文書處理軟體介紹

1、辦公室軟體Office software陳以德助理教授: 高醫(yī)大舊二棟 2101 07-3229746 轉(zhuǎn) 28 .tw學(xué)習(xí)目標(biāo) 辦公室軟體 文書處理 Writer v.s. Word 試算表 Calc v.s. Excel 簡(jiǎn)報(bào)軟體 Impress v.s. Power Point 小型資料庫(kù)Base v.s. Access 數(shù)學(xué)式子Math v.s. MathType 畫圖Draw v.s. Visio文書處理軟體介紹 文書處理軟體的功能與特點(diǎn) 游標(biāo)、捲動(dòng)軸與基本輸入功能 電子文件的基本結(jié)構(gòu) 版面設(shè)定 字體、字形大小、字型變化 格式、表格 插入功能 樣式 文書處理

2、軟體與Web Page文書處理軟體的功能與特點(diǎn)（一） 文書處理勝過傳統(tǒng)打字機(jī)的地方： 使列印和打字工作分離 修改容易 文書處理軟體的一般性功能 建立文件檔案 編輯版面 儲(chǔ)存、取回檔案 列印文件文書處理軟體的功能與特點(diǎn)（二） 現(xiàn)代文書處理軟體的特殊優(yōu)點(diǎn)： 所見即所得特性（WYSIWYG） 列印預(yù)覽功能 修改復(fù)原功能 拼字與文法檢查功能 結(jié)合其他軟體文件之功能 本課程以O(shè)pen Office 之 Writer為例游標(biāo)、捲動(dòng)軸與基本輸入功能基本上有兩種輸入模式：插入與取代，使用Insert鍵切換。游標(biāo)捲動(dòng)軸電子文件的基本結(jié)構(gòu) 頁(yè)（版面、分欄） 圖文區(qū)塊（文字排列方式） 段落、行 表格、圖片 文字（上

3、標(biāo)、下標(biāo)） 其他： 標(biāo)號(hào)、附註、索引、數(shù)學(xué)式子、圖表等等版面設(shè)定透過格式選項(xiàng)下的頁(yè)面可以叫出：上下左右3頁(yè)尾第一章頁(yè)首字體、字形大小、字型變化格式（一） 格式：處理文字、段落、分欄等設(shè)定格式（二）表格（一） 表格：處理電子文件裡的表格物件表格（二）表格結(jié)構(gòu)：儲(chǔ)存格、列、欄插入功能 透過插入功能，可以將文字編輯軟體與圖片、試算表等等應(yīng)用軟體結(jié)合。 插入手動(dòng)換行可以造成換頁(yè)、換欄的效果。 插入文字方塊可製作side bar。樣式（一） 段落樣式（樣式）：其實(shí)在一篇電子文件中，會(huì)使用到的字形、格式與段落設(shè)定是有限的，而且常常不出標(biāo)題、本文、簽名、附註等等分類，把常用的幾種分類的格式設(shè)定加以整合，就成

4、了樣式。 文件樣式（範(fàn)本）：一個(gè)使用者會(huì)使用到的電子文件種類一般也是相當(dāng)有限的，把使用者會(huì)用到的電子文件之固定內(nèi)容與相關(guān)樣式預(yù)先存起來，以便未來叫用而加速電子文件的完成，就稱為範(fàn)本文件。樣式（二）樣式（三）文件樣式（範(fàn)本）的建立：利用檔案選項(xiàng)下的另存新檔，透過改變檔案類型以建立文件樣式。文書處理軟體與Web Page Writer的文件可利用檔案選項(xiàng)下的，或者是透過設(shè)定另存新檔選項(xiàng)下的檔案格式， 將電子文件轉(zhuǎn)換成HTML(網(wǎng)頁(yè))或PDF格式。 目前Writer與Word所轉(zhuǎn)換出來的HTML檔案較手寫的HTML檔案大，Word只與IE的相容性高，並且有些特殊的文件格式無法轉(zhuǎn)換（例如：分欄文件），

5、但不失為一種建立網(wǎng)頁(yè)的好工具。 對(duì)於需求較低的文書處理需求，不妨考慮AbiWord或OpenOffice等軟體。試算表軟體Calc的畫面範(fàn)例試算表軟體簡(jiǎn)介（一） 將商業(yè)資料表示成表格狀之工作表稱為試算表（Spreadsheet)，其前身就是企業(yè)的帳簿。 試算表的基本單位是儲(chǔ)存格，儲(chǔ)存格內(nèi)可以存放數(shù)字、文字、公式等等。 儲(chǔ)存格位址是欄編號(hào)列編號(hào)：A1、B3、C9 試算表中最常用到的功能是自動(dòng)填滿功能，級(jí)數(shù)會(huì)自動(dòng)增加，一樣的資料會(huì)自動(dòng)填滿 另有加總(sum)、排序(rank)、平均(average)等功能試算表軟體簡(jiǎn)介（二） 公式使用到其他儲(chǔ)存格時(shí)，有 絕對(duì)參照($A$1$A$2) 相對(duì)參照（A1

6、+A2）兩種 現(xiàn)代的試算表，並可以結(jié)合商業(yè)圖表繪製功能，有效的表達(dá)出某因素變化時(shí)整體結(jié)果的改變（what-if分析）。 雖說主要是用在商業(yè)上，但是拿來整理實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)也很好用。簡(jiǎn)報(bào)軟體簡(jiǎn)報(bào)軟體繪圖軟體 簡(jiǎn)報(bào)軟體之功能與基本結(jié)構(gòu) 簡(jiǎn)報(bào)投影片製作要領(lǐng) Impress基本操作 投影片播放 動(dòng)畫效果 列印 投影片上網(wǎng) 繪圖軟體簡(jiǎn)介簡(jiǎn)報(bào)軟體之功能與基本結(jié)構(gòu) 簡(jiǎn)報(bào)軟體：用來製作、播放簡(jiǎn)報(bào)投影片的軟體系統(tǒng) 電子簡(jiǎn)報(bào)的結(jié)構(gòu)： 投影片（內(nèi)容包含文字、圖形、聲音等等） 投影片母片(背景） 投影片備註（備忘錄） 投影片大綱簡(jiǎn)報(bào)投影片製作要領(lǐng)（一） 一張投影片內(nèi)容不宜過多，投影片內(nèi)容以涵蓋講述重點(diǎn)為準(zhǔn)。 善用圖形表達(dá)。

7、字體宜大，顏色不宜使用過多。 注意軟體的內(nèi)定值。簡(jiǎn)報(bào)投影片製作要領(lǐng)（二）一張投影片內(nèi)容不要放太多，放太多內(nèi)容會(huì)讓聽眾眼花撩亂。一些演講的枝枝節(jié)節(jié)不需要全部放入投影片中，投影片上只要擺一些重點(diǎn)項(xiàng)目即可，那些枝枝節(jié)節(jié)的東西到時(shí)候口頭說明即可，這樣才能有效的發(fā)揮投影片的影響力圖形勝過千言萬語，如果可以用圖形來表達(dá)，就盡量使用圖形來表達(dá)，這樣會(huì)讓聽眾覺得印象深刻，而且有說服力。投影片的字，盡量弄得大一點(diǎn)，清楚一點(diǎn)，否則聽眾會(huì)看不清楚投影片的字。PowerPoint內(nèi)定的字體大小很不錯(cuò)，大標(biāo)題大約是40點(diǎn)左右，投影片大約是32到24點(diǎn)。另外，如果用投影機(jī)或廣播系統(tǒng)來播放投影片，也可以利用彩色來增加投影片

8、的吸引力。只不過不要弄巧成拙，弄得太過花俏，反而讓人無法專注於報(bào)告的內(nèi)容。Impress 基本操作（一） 利用格式選項(xiàng)內(nèi)的頁(yè)來設(shè)定投影片的大小（A4或螢?zāi)淮笮〉鹊龋?。Impress 基本操作（二）以插入投影片建立投影片基本上Impress的使用與Writer或Word的使用類似字體、字型、排列狀況、項(xiàng)目符號(hào)、行距、文字方塊.等等以檢視功能表在繪圖（投影片）、大綱等區(qū)域中切換以檢視裡面的背景來檢視各種投影片背景（母片）Impress有六種檢視投影片的模式Impress 基本操作（三） 以投影片母片來建構(gòu)整個(gè)簡(jiǎn)報(bào)投影片的標(biāo)準(zhǔn)格式： 投影片母片包含標(biāo)題區(qū)、物件區(qū)（內(nèi)容區(qū)）與相關(guān)圖形。 投影片母片的修

9、改影響整份簡(jiǎn)報(bào)的投影片（以檢視中的背景中的投影片母片來修改投影片母片）。 擷取電腦畫面按鍵： Print Screen：抓整個(gè)桌面 Alt-Print Screen：抓作用的視窗Impress 基本操作（四） 以插入或Copy-Paste來整合圖片、影像、聲音與其他軟體。 Impress 附有美工圖案(使用畫廊插入） 以繪圖功能完成簡(jiǎn)單的圖形繪製。 左邊的ICON 按久一點(diǎn)會(huì)出現(xiàn)選項(xiàng) Impress 是向量繪圖方式，需要注意物件順序Impress 基本操作（五）可以使用格式中的頁(yè)中的背景來套用背景。如writer、Word一般，可以利用檔案裡的開啟新檔來使用預(yù)先設(shè)計(jì)好的範(fàn)本。如果臨時(shí)要套用已經(jīng)

10、設(shè)計(jì)好的範(fàn)本，可用格式、樣式、投影片設(shè)計(jì)來變更（要更換整個(gè)投影片的樣式，請(qǐng)?jiān)谕队捌钙凶兏?。投影片播放（一?用簡(jiǎn)報(bào)投影片裡的投影片放映、F5 鍵或按對(duì)應(yīng)的icon來進(jìn)行放映。 設(shè)定放映簡(jiǎn)報(bào)投影片：用來設(shè)定畫筆、箭頭與播放開始點(diǎn)。投影片播放（二） 播放期間，按Shift+F5鍵可以叫出播放助手，更換畫筆或指標(biāo)等等。動(dòng)畫效果（一） 基本上可以分為投影片切換動(dòng)畫與內(nèi)容顯示動(dòng)畫。 投影片切換動(dòng)畫可用簡(jiǎn)報(bào)投影片中的投影片切換選項(xiàng)來設(shè)定， 內(nèi)容顯示動(dòng)畫可用簡(jiǎn)報(bào)投影片中的自訂動(dòng)畫選項(xiàng)來設(shè)計(jì)。 使用動(dòng)畫效果，要有物件的觀念。動(dòng)畫效果（二）-變換投影片換頁(yè)聲音（最好不要有聲音）套用運(yùn)作速度效果名稱動(dòng)畫效果

11、（三）-自訂動(dòng)畫動(dòng)畫效果動(dòng)畫出現(xiàn)順序動(dòng)畫範(fàn)例 簡(jiǎn)報(bào)軟體之功能與基本結(jié)構(gòu) 簡(jiǎn)報(bào)投影片製作要領(lǐng) PowerPoint 基本操作 投影片播放 動(dòng)畫效果 投影片上網(wǎng)9907001張永光藥學(xué)照片、聲音、學(xué)歷證件9901001陳水準(zhǔn)生物9902011于繼業(yè)生物9905001許同任公衛(wèi)列印（一） 利用檔案選項(xiàng)內(nèi)的列印來列印簡(jiǎn)報(bào)資料。列印（二） 選擇列印的其他按鈕，可以列印備註、講義、大綱等等講義 按檢視、講義頁(yè)可看到講義格式。 按版面配置可以設(shè)定講義格式 建議用四頁(yè)一張投影片上網(wǎng) 利用檔案選項(xiàng)內(nèi)的匯出來將簡(jiǎn)報(bào)投影片轉(zhuǎn)成網(wǎng)頁(yè)用的資料與圖形。 檔案、另存新檔可以轉(zhuǎn)換投影片格式。 常用的簡(jiǎn)報(bào)格式可以利用檔案選項(xiàng)內(nèi)

12、的另存新檔來存成簡(jiǎn)報(bào)樣式，以利爾後叫用。繪圖軟體簡(jiǎn)介 電腦繪圖軟體大致分為兩類： 點(diǎn)狀圖形（將圖形當(dāng)成點(diǎn)集合）：PhotoShop、小畫家 照片、掃瞄圖形處理 向量圖形（將圖形當(dāng)成幾何物件集合）：Visio、Corel Draw 商業(yè)圖形、科學(xué)、工程繪圖向量式繪圖軟體介紹 主要工具 幾何圖形（圓、方形等等）、線、曲線、箭頭、文字 線條顏色、填滿的顏色、線條粗細(xì) 附加功能 定位點(diǎn) Group（群組） 上下層次(順序) 線條自動(dòng)連接 物件（快取圖案等等） 旋轉(zhuǎn)圖素（點(diǎn)狀）繪圖軟體介紹 主要工具：幾何圖形工具、各種描繪工具（筆、刷子.） 附屬工具：著色工具、影像處理工具（色彩對(duì)換、水彩化等等） 小秘訣：Print Screen與Alt-Print Screen可以用來抓Windows 的畫面與視窗。然後使用paste來將抓取的圖形貼入系統(tǒng)加以編修。常用的圖形檔格式 JPEG：失真壓縮，1670萬色，適合儲(chǔ)存真實(shí)世界的照片。 GIF：不失真壓縮，256色，支