文書(shū)檔案管理制度(演示版)

1、 太平人壽銀行保險(xiǎn)部太平人壽銀行保險(xiǎn)部 2001.11.20(一一)總則總則為使銀行保險(xiǎn)部文書(shū)檔案管理制度化，以增進(jìn)文書(shū)處理的質(zhì)量和效率，特制定本制度。(二二)范圍范圍本制度所稱(chēng)文書(shū)檔案管理，指總公司銀行保險(xiǎn)部及各二級(jí)機(jī)構(gòu)銀行保險(xiǎn)系列與外界往來(lái)的文書(shū)，以及與公司內(nèi)部各部門(mén)之間來(lái)往的文書(shū)，自收（發(fā)）文到歸檔全部過(guò)程之辦理與控制。(三三)承辦承辦總公司銀行保險(xiǎn)部各項(xiàng)文書(shū)的收發(fā)由下屬業(yè)務(wù)發(fā)展部綜合內(nèi)勤統(tǒng)一辦理，各分公司則分別由其下屬業(yè)務(wù)發(fā)展室內(nèi)務(wù)助理崗辦理。 (四四)文書(shū)類(lèi)別文書(shū)類(lèi)別工作通知書(shū)工作通知書(shū): 總公司銀行保險(xiǎn)部對(duì)各分支機(jī)構(gòu)發(fā)布工作指示、要求或 通知時(shí)使用。簽報(bào)：簽報(bào)：分公司對(duì)總公司、下級(jí)

2、對(duì)上級(jí)請(qǐng)示或報(bào)告時(shí)使用。函：函：發(fā)布規(guī)章或臨時(shí)性規(guī)定及對(duì)外單位行文時(shí)使用。通報(bào)通報(bào)：就主管業(yè)務(wù)向特定對(duì)象宣布時(shí)使用。工作聯(lián)系單：工作聯(lián)系單：公司內(nèi)部各部門(mén)間業(yè)務(wù)聯(lián)系時(shí)使用。公司正式文件公司正式文件：以太平人壽保險(xiǎn)有限公司名義行文的正式文件。合同和協(xié)議文本合同和協(xié)議文本：銀行保險(xiǎn)與銀行等合作單位簽定的合同及協(xié)議文本。會(huì)議材料和會(huì)議紀(jì)要會(huì)議材料和會(huì)議紀(jì)要：銀行保險(xiǎn)主持或出席的各種會(huì)議材料及形成的會(huì)議紀(jì)要。其他資料和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)其他資料和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)：產(chǎn)品資料、培訓(xùn)資料；部門(mén)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、各種報(bào)表等。聲像和圖書(shū)資料聲像和圖書(shū)資料：銀行保險(xiǎn)的業(yè)務(wù)書(shū)籍、參考資料、聲像資料等。（五）文書(shū)處理流程及歸檔（五）文書(shū)處理流

3、程及歸檔收文、傳閱和歸檔l總公司銀行保險(xiǎn)部綜合內(nèi)勤或分公司銀行保險(xiǎn)內(nèi)務(wù)助理在收到文件后，做好收文登記并粘貼好文件簽批傳閱單（格式附后）交部門(mén)經(jīng)理批閱（當(dāng)日內(nèi)完成）。l批閱完畢根據(jù)批示內(nèi)容進(jìn)行處理,并按照批示時(shí)限進(jìn)行文件的追蹤，全部辦理完畢后將文件歸檔。l傳閱文件應(yīng)等全部傳閱人員在文件簽批傳閱單上簽字后（收文后兩日內(nèi)完成）再將文件歸檔處理。l每年一月、七月對(duì)半年的歸檔文件整理裝訂成冊(cè)并在封面上做好目錄。發(fā)文、追蹤和歸檔=總公司銀行保險(xiǎn)部對(duì)分支機(jī)構(gòu)發(fā)文統(tǒng)一由綜合內(nèi)勤辦理 。分公司在收到總公司發(fā)文后應(yīng)在當(dāng)日內(nèi)交部門(mén)負(fù)責(zé)人落實(shí)具體經(jīng)辦人員，經(jīng)辦人員必須在文件要求的日期內(nèi)完成工作并將結(jié)果反饋至總公司。=

4、分公司銀行保險(xiǎn)系列向總公司銀行保險(xiǎn)部發(fā)出的文件，統(tǒng)一由分公司內(nèi)務(wù)助理崗辦理。總公司綜合內(nèi)勤負(fù)責(zé)分公司來(lái)文的接收、請(qǐng)示、處理工作，并在文件要求的時(shí)限內(nèi)完成處理意見(jiàn)的反饋。=總、分公司所有發(fā)文必須由銀行保險(xiǎn)負(fù)責(zé)人（重大事件須由分管總經(jīng)理）、經(jīng)辦人簽字后方可發(fā)出，綜合內(nèi)勤（或內(nèi)務(wù)助理）負(fù)責(zé)通知書(shū)的編號(hào)、發(fā)出和歸檔。=所有通知書(shū)或簽報(bào)、通報(bào)和函按收到和發(fā)出分類(lèi)，在每年的一、四、七、十月份對(duì)季度的收發(fā)文按編號(hào)裝訂成冊(cè)并在封面上做好目錄?？偣臼瘴目偣臼瘴? 簽報(bào)、通報(bào)、函簽報(bào)、通報(bào)、函=按照來(lái)文類(lèi)別和來(lái)文單位（系統(tǒng)內(nèi)和系統(tǒng)外）匯集，一個(gè)來(lái)文單位一年的文件立成一卷(也可根據(jù)實(shí)際情況將幾個(gè)同類(lèi)或相近的來(lái)文

5、單位歸為一個(gè)來(lái)文單位)，案卷封面上標(biāo)明收文單位名稱(chēng)、年號(hào)及文件名稱(chēng)，如“總公司（2001）銀行保險(xiǎn)部分公司簽報(bào)匯集”。=若簽報(bào)在辦理完畢后形成了新的工作通知書(shū)（如批復(fù)），則將這類(lèi)收文與新的發(fā)文歸在一起，立在發(fā)文匯集卷內(nèi)。分公司收文分公司收文 - 工作通知書(shū)、通報(bào)、函工作通知書(shū)、通報(bào)、函 按來(lái)文類(lèi)別，將系統(tǒng)內(nèi)來(lái)文與系統(tǒng)外來(lái)文分開(kāi)，以來(lái)文順序號(hào)排列，將一年的來(lái)文立成一卷，案卷標(biāo)題與發(fā)文匯集相同。如“xx分公司（2001）銀行保險(xiǎn)工作通知書(shū)收文匯集”。 收（發(fā)）文檔的匯集管理 總公司發(fā)文總公司發(fā)文- 工作通知書(shū)、通報(bào)、函工作通知書(shū)、通報(bào)、函總公司銀行保險(xiǎn)部所有發(fā)文按對(duì)內(nèi)（發(fā)往本系統(tǒng)以?xún)?nèi)）和對(duì)外（發(fā)往

6、系統(tǒng)外其他單位）分類(lèi)，每一季度做一次整理歸檔，理出目錄，以一年度匯集成卷冊(cè)，并按發(fā)文順序號(hào)排列,案卷標(biāo)題與發(fā)文匯集相同。分公司發(fā)文分公司發(fā)文 - 簽報(bào)、通報(bào)、函簽報(bào)、通報(bào)、函（見(jiàn)后頁(yè)“簽報(bào)”部分）通報(bào)和函的發(fā)文匯集管理同簽報(bào)。簽報(bào)簽報(bào)=內(nèi)部簽報(bào)的處理及歸檔內(nèi)部簽報(bào)的處理及歸檔=經(jīng)辦人因特殊事件的處理，需簽請(qǐng)經(jīng)理核示時(shí)，以?xún)?nèi)部簽報(bào)用紙繕寫(xiě)（內(nèi)部簽報(bào)格式附后）。簽報(bào)經(jīng)經(jīng)理核示后，由經(jīng)辦人員交綜合內(nèi)勤（或內(nèi)務(wù)助理）依示辦理。=綜合內(nèi)勤（或內(nèi)務(wù)助理）追蹤簽報(bào)的批辦情況，處理完畢后將辦理結(jié)果復(fù)印留存，并于當(dāng)日將處理結(jié)果反饋至經(jīng)辦人。=綜合內(nèi)勤（或內(nèi)務(wù)助理）編號(hào)填記于簽報(bào)及簽報(bào)事務(wù)備查表（格式附后）后，將

7、簽報(bào)歸檔。=分公司發(fā)往總公司的簽報(bào)處理及歸檔分公司發(fā)往總公司的簽報(bào)處理及歸檔=分公司因請(qǐng)示工作發(fā)往總公司銀行保險(xiǎn)部的簽報(bào)，統(tǒng)一由分公司內(nèi)務(wù)助理崗辦理。所有發(fā)出的簽報(bào)按順序號(hào)排列，并與總公司的批復(fù)歸在一起，每季度整理一次，以一年度匯集成冊(cè)，并在封面上做好目錄。=總公司收到的來(lái)自各分公司的簽報(bào)，由總公司銀行保險(xiǎn)部綜合內(nèi)勤統(tǒng)一辦理。按來(lái)文機(jī)構(gòu)分類(lèi)，以順序號(hào)排列，并將總公司的批復(fù)與來(lái)文歸在一起，每季度整理一次，以一年度匯集成冊(cè)，并在封面上作好目錄。=綜合內(nèi)勤（或內(nèi)務(wù)助理）每年一、四、七、十月份對(duì)每季度的內(nèi)部簽報(bào)按編號(hào)裝訂成冊(cè)，會(huì)同簽報(bào)事務(wù)備查表一起歸檔。所有收（發(fā)）文要將主件、附件、批復(fù)收集齊全，保持

8、文件、材料的完整所有收（發(fā)）文要將主件、附件、批復(fù)收集齊全，保持文件、材料的完整性。性。協(xié)議協(xié)議l公司與各銀行分行、支行簽定的合作協(xié)議，若協(xié)議內(nèi)容為合作意向書(shū)，未涉及具體合作細(xì)節(jié)，公司留存一份；若協(xié)議內(nèi)容包含具體合作細(xì)節(jié)和手續(xù)費(fèi)，公司至少留存貳份；若為兼業(yè)代理合同除公司留存貳份，另外還須交保監(jiān)會(huì)一份。l綜合內(nèi)勤（或內(nèi)務(wù)助理）根據(jù)不同銀行將協(xié)議分類(lèi)、歸檔。l若為兼業(yè)保險(xiǎn)合同，保監(jiān)會(huì)在審批結(jié)束將核準(zhǔn)備案的與不予核準(zhǔn)備案的兼業(yè)代理清單下發(fā)至公司后，綜合內(nèi)勤（或內(nèi)務(wù)助理）應(yīng)按照上報(bào)序號(hào)連同清單一并歸檔并做好備忘錄。公司正式文件公司正式文件以太平人壽保險(xiǎn)有限公司名義行文的正式文件，按收（發(fā)）文順序號(hào)登記

9、，單獨(dú)立卷，每半年整理一次，以一年度匯集成卷并做好目錄。工作聯(lián)系單工作聯(lián)系單公司內(nèi)部各部門(mén)之間聯(lián)系一般性工作必要時(shí)以工作聯(lián)系單形式繕寫(xiě)，每份聯(lián)系單遞交相關(guān)部門(mén)時(shí)，銀行保險(xiǎn)綜合內(nèi)勤（或內(nèi)務(wù)助理）應(yīng)留存復(fù)印件備查并負(fù)責(zé)追蹤。 會(huì)議材料=銀行保險(xiǎn)內(nèi)部會(huì)議或由銀行保險(xiǎn)主持或出席各種大、小型會(huì)議所形成的文字材料，是本部門(mén)文件材料的重要組成部分。會(huì)議結(jié)束后由會(huì)議記錄人員負(fù)責(zé)整理（日常會(huì)議、小型會(huì)議1個(gè)工作日內(nèi)；大型會(huì)議2個(gè)工作日內(nèi)）會(huì)議紀(jì)要及相關(guān)會(huì)議材料交綜合內(nèi)勤（或內(nèi)務(wù)助理）；綜合內(nèi)勤（或內(nèi)務(wù)助理）進(jìn)行編號(hào)、歸檔，同時(shí)將會(huì)議紀(jì)要發(fā)給相關(guān)人員。=綜合內(nèi)勤（或內(nèi)務(wù)助理）于每年一月對(duì)年度的會(huì)議紀(jì)要整理裝訂成冊(cè)

10、并在封面上做好目錄。 其他資料及業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)其他資料及業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)=市場(chǎng)上同業(yè)產(chǎn)品相關(guān)資料和信息、公司產(chǎn)品相關(guān)資料和信息、各種培訓(xùn)教材等資料每年一月份對(duì)全年的資料進(jìn)行整理、裝訂成冊(cè)并制作目錄。=部門(mén)述職報(bào)告、工作計(jì)劃表、銀行保險(xiǎn)經(jīng)營(yíng)管理匯報(bào)表、部門(mén)KPI表和KPI分析報(bào)告等資料在每年一、七月份對(duì)半年的資料根據(jù)序號(hào)重新裝訂成冊(cè)并在封面上做好目錄。 書(shū)籍及聲像制品管理書(shū)籍及聲像制品管理=銀行保險(xiǎn)部的業(yè)務(wù)書(shū)籍、參考資料、聲像資料等被指定為公共參考圖書(shū)，由專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管。=新購(gòu)圖書(shū)應(yīng)由圖書(shū)保管人員登記書(shū)名、出版社、著作者、冊(cè)數(shù)、出版日期、購(gòu)買(mǎi)日期、金額及其他有關(guān)資料，并報(bào)送公司行政管理部門(mén)登記。圖書(shū)每半年清點(diǎn)一

11、次。=本部門(mén)員工欲借閱書(shū)籍應(yīng)填寫(xiě)工作聯(lián)系單向管理員取書(shū)，重要業(yè)務(wù)書(shū)籍或借閱時(shí)間超過(guò)兩天以上的一般書(shū)籍須由經(jīng)理簽字許可。=員工借出圖書(shū)不得圈點(diǎn)、劃線、涂寫(xiě)、撕剪，如有破損或遺失等情況，一律照原圖書(shū)版本購(gòu)賠或照原價(jià)賠償。=銀行保險(xiǎn)部的聲像資料原則上不予外借，特殊情況須負(fù)責(zé)人簽字方可借出。本制度自頒布之日起開(kāi)始實(shí)施，如有未盡事宜可隨時(shí)修改。（七）附則七）附則（六）調(diào)卷（六）調(diào)卷經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要需調(diào)閱已歸檔的一般文件時(shí)，應(yīng)以工作聯(lián)系單形式說(shuō)明調(diào)閱期限及用途，交綜合內(nèi)勤（或內(nèi)務(wù)助理）備案追蹤；如系機(jī)密文件，須報(bào)負(fù)責(zé)人在工作聯(lián)系單上簽字方可調(diào)閱。附：附：1）文書(shū)編號(hào)規(guī)則說(shuō)明和示例）文書(shū)編號(hào)規(guī)則說(shuō)明和示例

12、 2）相關(guān)文書(shū)的格式（一）（二）（三）相關(guān)文書(shū)的格式（一）（二）（三）編號(hào)規(guī)則編號(hào)規(guī)則：機(jī)構(gòu)名稱(chēng) + 年份 + 文書(shū)名稱(chēng)縮略字+順序號(hào)例如：上海銀保（2001）簽字第001號(hào) 北京銀保（2001）函字第005號(hào) 依此類(lèi)推。文書(shū)名稱(chēng)縮略字文書(shū)名稱(chēng)縮略字:工作通知書(shū): 工簽報(bào): 簽通報(bào): 報(bào)函: 函附一附一: 文書(shū)編號(hào)規(guī)則和示例文書(shū)編號(hào)規(guī)則和示例相關(guān)文書(shū)格式相關(guān)文書(shū)格式(一一)附二附二:太平人壽銀行保險(xiǎn)太平人壽銀行保險(xiǎn)工作通知書(shū)工作通知書(shū)總公司銀保工字第xxx號(hào)主送:抄送:經(jīng)辦人:簽發(fā)人:太平人壽銀行保險(xiǎn)太平人壽銀行保險(xiǎn) 簽簽 報(bào)報(bào) (機(jī)構(gòu)地區(qū)名)銀保簽字第xxx號(hào)經(jīng)辦人:簽發(fā)人:主送:抄送:注：通報(bào)和函的格式類(lèi)似，不再隨附。注：通報(bào)和函的格式類(lèi)似，不再隨附。相關(guān)文書(shū)格式相關(guān)文書(shū)格式(二二)