檔案數(shù)字化管理體系建設(shè)問題研究

1、檔案數(shù)字化管理體系建立問題研究摘 要檔案數(shù)字化管理體系由于具有檔案管理歸集整理速度快、準(zhǔn)確度高以及管理費(fèi)用投入較少等一系列的優(yōu)點(diǎn)，因此已經(jīng)成為檔案管理工作的主流形式。本文首先分析了檔案數(shù)字化管理體系的主要技術(shù)優(yōu)勢(shì)，進(jìn)而總結(jié)了我國(guó)在檔案數(shù)字化管理體系建立中存在的制約問題，并重點(diǎn)提出了完善檔案數(shù)字化管理體系建立的可行措施，可以為相關(guān)企事業(yè)單位進(jìn)展檔案數(shù)字化管理體系建立提供合理的參考。關(guān)鍵詞檔案；數(shù)字化；管理引言隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷開展，各種辦公應(yīng)用軟件不斷出現(xiàn)，為實(shí)現(xiàn)辦公管理的智能化以及自動(dòng)化提供了良好的根底。對(duì)于檔案管理而言，計(jì)算機(jī)技術(shù)以及信息技術(shù)同樣帶來了新的變革，檔案數(shù)字化管理已經(jīng)逐步成為檔

2、案管理的主流形式。檔案數(shù)字化管理技術(shù)，主要是通過將文字、圖像視頻、聲音等資料或者是紙質(zhì)檔案資料的掃描文件經(jīng)過編輯處理后存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫中的技術(shù)。在檔案管理工作中應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)，不僅可以對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理工作流程進(jìn)展優(yōu)化整合，同時(shí)可以有效的擴(kuò)大檔案資料容量，降低檔案資源管理本錢投入，進(jìn)步檢索查閱的效勞程度，對(duì)于創(chuàng)新檔案管理體制，推動(dòng)檔案管理工作的開展具有重要的作用。1、檔案數(shù)字化管理工作的技術(shù)優(yōu)勢(shì)分析1有助于優(yōu)化檔案歸檔管理程序。在信息技術(shù)時(shí)代信息量高速增長(zhǎng)，檔案管理工作任務(wù)量日益繁重，由于數(shù)字化的檔案管理體系可以確保信息搜集傳遞渠道的快捷暢通，因此可以及時(shí)的將這些檔案管理歸檔保存，可以大幅進(jìn)步檔案歸

3、集整理效率。此外，通過數(shù)字化的檔案管理體系，可以通過信息網(wǎng)絡(luò)進(jìn)展檔案資料的及時(shí)傳遞，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案資料的遠(yuǎn)程歸檔管理。2降低檔案管理的本錢投入。傳統(tǒng)的檔案管理工作主要是由人工對(duì)紙質(zhì)檔案資料進(jìn)展整理歸檔，這種粗放的檔案管理形式，所消耗的檔案管理辦公費(fèi)用是宏大的，隨著信息量的增大只能通過增加辦公人員來完成檔案管理任務(wù)。通過檔案數(shù)字化管理體系建立，檔案的載體形式轉(zhuǎn)變?yōu)榇鎯?chǔ)盤、光盤以及效勞器，有效的節(jié)約了檔案管理費(fèi)用與占地空間，因此可以降低檔案管理辦公本錢以及庫房管理本錢，進(jìn)步檔案管理經(jīng)濟(jì)效益。3有助于檔案資料的檢索查詢。數(shù)字化的檔案管理體系取代傳統(tǒng)的人工紙質(zhì)檔案管理形式之后，檔案資料的統(tǒng)計(jì)工作效率以及

4、工作質(zhì)量得到了大幅進(jìn)步。同時(shí)由于數(shù)字化的檔案管理體系都配套建立了數(shù)據(jù)庫以及共享網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，因此有助于檔案資料的在線傳輸、交流以及檢索使用。此外，檔案資料管理數(shù)字化可以實(shí)現(xiàn)檢索的智能化，檔案資料的檢索效率、檢索范圍得到了拓展，有助于進(jìn)步檔案資料的利用程度。4有助于檔案資料的及時(shí)更新。數(shù)字化的檔案管理體系施行，檔案資料的歸集整理效率大大進(jìn)步，而且全過程都是采用計(jì)算機(jī)進(jìn)展信息數(shù)據(jù)資料的處理，因此可以優(yōu)化檔案資料信息系的工作程序，各種檔案資料可以及時(shí)上傳至數(shù)據(jù)庫，因此可以大幅進(jìn)步檔案資料的時(shí)效性。2、數(shù)字化檔案管理體系建立的制約問題分析1硬件以及軟件體系建立程度落后。開展檔案數(shù)字化管理體系的建立離不開硬

5、件以及軟件設(shè)施的支持，但是由于部分單位的檔案管理經(jīng)費(fèi)投入缺乏，計(jì)算機(jī)配置數(shù)量缺乏、機(jī)房建立程度落后，網(wǎng)絡(luò)設(shè)備缺乏，造成了檔案數(shù)字化管理體系建立工作推進(jìn)緩慢。其次，在軟件系統(tǒng)設(shè)施的建立上，對(duì)于檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)軟件的選擇把關(guān)不嚴(yán)，檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)軟件功能不全，數(shù)據(jù)資料檢索查閱困難，造成檔案數(shù)字化管理體系整體建立程度較低。2數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)軟件與辦公管理軟件的兼容性較差。由于檔案資料主要是在企事業(yè)單位或者是高?？蒲袡C(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)、管理活動(dòng)中形成的資料文件，但是由于辦公管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)未能有效的兼容，在信息資料數(shù)據(jù)格式以及信息傳輸渠道上還存在較多問題，電子檔案資料無法直接由管理系統(tǒng)傳遞至檔案管

6、理系統(tǒng)進(jìn)展歸檔保存，這不僅增加了中間不必要的處理環(huán)節(jié)，同時(shí)也制約了檔案信息資料在兩套系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)共享。3檔案數(shù)字化管理的平安影響因素較多。檔案數(shù)字化管理體系的建立雖然有助于電子檔案文件資料的傳遞、整理以及歸檔保存，但是同時(shí)也存在著較多的平安風(fēng)險(xiǎn)因素。例如電子檔案資料文件對(duì)于存儲(chǔ)硬件設(shè)備依賴較為嚴(yán)重，假設(shè)存儲(chǔ)設(shè)備不穩(wěn)定那么會(huì)造成數(shù)據(jù)信息資料的喪失。此外，由于電子檔案數(shù)字化體系中軟件系統(tǒng)容易被木馬或者是病毒破壞，造成數(shù)據(jù)文件喪失、損壞等問題的發(fā)生。4檔案管理工作人員才能程度不高。建立檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，對(duì)于檔案管理工作人員的綜合才能程度要求較高，但是現(xiàn)階段由于管理部門對(duì)于檔案管理工作重視程度缺乏

7、，檔案管理工作人員未經(jīng)過系統(tǒng)的教育培訓(xùn)，檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)理論根底缺乏，對(duì)于計(jì)算機(jī)以及檔案管理系統(tǒng)軟件的應(yīng)用才能較差，制約了檔案數(shù)字化管理體系建立的順利開展。3、檔案數(shù)字化管理體系建立措施研究1強(qiáng)化檔案管理部門硬件以及軟件系統(tǒng)等根底設(shè)施的建立，為檔案數(shù)字化管理體系建立提供良好的根底。檔案數(shù)字化管理體系的建立，離不開各項(xiàng)軟硬件等設(shè)施的根底，因此應(yīng)該將硬件設(shè)施支撐、軟件系統(tǒng)以及網(wǎng)絡(luò)工程等內(nèi)容的建立作為檔案數(shù)字化管理體系建立的根底工作來開展。首先，對(duì)于檔案數(shù)字化管理體系硬件設(shè)施的建立，應(yīng)該增加資金投入確保機(jī)房、計(jì)算機(jī)、辦公設(shè)備以及網(wǎng)絡(luò)通信設(shè)備的齊全，強(qiáng)化硬件環(huán)境的建立質(zhì)量。其次，應(yīng)該根據(jù)單位檔案管理工

8、作的實(shí)際情況，選擇功能齊全、適用性強(qiáng)以及兼容性較好的專業(yè)軟件作為檔案管理系統(tǒng)軟件，同時(shí)結(jié)合單位內(nèi)部的辦公網(wǎng)絡(luò)共建檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。通過完善的軟硬件系統(tǒng)設(shè)施建立，推動(dòng)檔案數(shù)字化管理體系建立工作的順利開展。2標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn)的建立檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)。對(duì)于檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)，應(yīng)該綜合分析檔案專業(yè)管理要求、信息傳遞要求，完善功能設(shè)計(jì)以及系統(tǒng)模塊設(shè)計(jì)。首先在檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)功能的設(shè)計(jì)上，應(yīng)該確保具有檔案資料歸集整理、組卷編目、檢索查詢以及匯總統(tǒng)計(jì)等功能。對(duì)于檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)模塊的詳細(xì)設(shè)計(jì)，應(yīng)該涵蓋檔案資料文件管理、立卷管理、檔案著錄、檔案利用、打印輸出、系統(tǒng)設(shè)置等功能模塊，同時(shí)針對(duì)資料信息管理必須設(shè)置

9、好輸入、查詢、編輯以及歸檔工具提供能，以便于資料的及時(shí)更新。對(duì)于檔案資料的檢索查詢功能模塊，應(yīng)該提強(qiáng)將檔案資料的發(fā)文號(hào)、文件名稱、文件生成日期、發(fā)文單位及備注作為檢索要素，同時(shí)設(shè)置權(quán)限界定，以便于為經(jīng)過授權(quán)的檢索使用者提供全面準(zhǔn)確的效勞。3強(qiáng)化對(duì)于檔案數(shù)字化管理體系的平安管理。由于檔案數(shù)字化管理體系需要將大量的檔案信息資料置于數(shù)據(jù)庫以及網(wǎng)絡(luò)共享平臺(tái)之中，因此檔案資料的管理也存在著較多的平安隱患，必須這些信息資料進(jìn)展全面的平安防護(hù)。首先，對(duì)于重要的檔案信息資料以及數(shù)據(jù)文件，應(yīng)該進(jìn)展屢次備份處理，并置于不同的存儲(chǔ)設(shè)備或者是數(shù)據(jù)庫之中進(jìn)展資料的保存。其次，對(duì)于檔案數(shù)字化管理體系的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境應(yīng)該進(jìn)展凈化

10、處理，通過安裝平安防護(hù)軟件，并設(shè)置好防護(hù)墻的訪問設(shè)置等措施，防止由于病毒或者是木馬程序造成數(shù)據(jù)庫的破壞。第三，對(duì)于涉及到單位商業(yè)機(jī)密或者是重要的科研資料，應(yīng)該做好檔案資料文件的加密處理，對(duì)這些資料采用專業(yè)的密鑰技認(rèn)證技術(shù)進(jìn)展保密處理，同時(shí)在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上嚴(yán)格設(shè)置訪問權(quán)限，防止涉密資料泄密問題的發(fā)生。通過這些措施，確保檔案數(shù)字化管理體系的平安可靠，為檔案數(shù)字化管理體系建立提供良好的根底。4進(jìn)步檔案管理工作隊(duì)伍的整體素質(zhì)程度。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，各個(gè)單位的信息量成指數(shù)形式的增長(zhǎng)，檔案管理工作任務(wù)量大大增加，同時(shí)隨著數(shù)字化檔案管理工作的應(yīng)用施行，對(duì)于檔案管理工作人員的才能程度也提出了較高的要求。為了確保檔案管理工作的順利開展，在檔案管理工作隊(duì)伍人才構(gòu)造的設(shè)置上，應(yīng)該選擇檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)修養(yǎng)深沉，同時(shí)又可以純熟使用計(jì)算機(jī)以及軟件的復(fù)合型人才充實(shí)到檔案管理工作隊(duì)伍之中，以對(duì)人才構(gòu)造進(jìn)展優(yōu)化。其次，應(yīng)該重視相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)、軟件應(yīng)用才能以及分析才能的系統(tǒng)培訓(xùn)，作為知識(shí)密集型的管理崗位，必須全面的進(jìn)步檔案管理工作人員的才能程度。4、結(jié)語在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，數(shù)字化檔案管理體系已經(jīng)成為檔案管理工作的根本應(yīng)用形式，同