時(shí)間管理Seminar材料

1、時(shí)間計(jì)劃管理BY:石小莫導(dǎo)論：認(rèn)識(shí)時(shí)間導(dǎo)論：認(rèn)識(shí)時(shí)間第一篇：第一篇：高效時(shí)間管理的高效時(shí)間管理的10個(gè)方法個(gè)方法第二篇：時(shí)間管理小貼士第二篇：時(shí)間管理小貼士?jī)?nèi)容目錄內(nèi)容目錄世界上最偉大的魔術(shù)師就是 非常公平-每人每天都是24小時(shí) 無(wú)可取代-金錢，名譽(yù)，地位都無(wú)法取代 無(wú)法積蓄-無(wú)法像金錢一樣進(jìn)行積累儲(chǔ)蓄 永逝性-逝去的時(shí)光無(wú)法倒流時(shí)間的本性*推薦電影：童夢(mèng)奇緣 主演：劉德華為什么要做時(shí)間管理？ 不能管理時(shí)間，便什么都不能管理！-杜拉克 時(shí)間管理決定了你的工作品質(zhì)和生活品質(zhì)！ 時(shí)間是一個(gè)人最重要的資產(chǎn)！年收入（元）年工作時(shí)間（天）日工作時(shí)間（小時(shí)）每天價(jià)值（元）每小時(shí)價(jià)值（元）每分鐘價(jià)值（元）2

2、0,000247880.97 10.12 0.17 40,0002478161.94 20.24 0.34 60,0002478242.91 30.36 0.51 80,0002478323.89 40.49 0.67 100,0002478404.86 50.61 0.84 時(shí)間價(jià)值表（2012年）時(shí)間的長(zhǎng)度我們是決策不了的時(shí)間的長(zhǎng)度我們是決策不了的 但是我們可以拓寬它的寬度！但是我們可以拓寬它的寬度！時(shí)間管理小故事 螞蟻與蚱蜢 螞蟻們正利用冬日的暖陽(yáng)，曬它們夏季所收集的食物。有一只快餓壞的蚱蜢剛好經(jīng)過(guò)，哀求螞蟻們施舍一些食物給他。 螞蟻們不解得問(wèn)：你為什么不在夏季儲(chǔ)存一些食物呢？蚱蜢回答說(shuō)

3、：在夏季里，我并沒有閑著，我整天都忙著唱歌！螞蟻們嘲笑地告訴他在：假如你笨到整個(gè)夏天都在唱歌，那么你就活該在冬天忍受饑餓！什么是時(shí)間管理？結(jié)語(yǔ)當(dāng)你能澄清目標(biāo)，判定事情的輕重緩急，以及習(xí)澄清目標(biāo)，判定事情的輕重緩急，以及習(xí)慣性地先做重要的事情慣性地先做重要的事情時(shí)，就能靈活地支配時(shí)間。寓言中，蚱蜢在夏季終日唱歌，忘了追求自己的目標(biāo)，因而在冬日來(lái)臨時(shí)措手不及，結(jié)果被螞蟻嘲笑。時(shí)間管理是如何面對(duì)時(shí)間的流動(dòng)而進(jìn)行自我的管理 時(shí)間管理是：控制自已的時(shí)間與工作，而不是讓它們控制自已。時(shí)間管理是：控制自已的時(shí)間與工作，而不是讓它們控制自已。要預(yù)先規(guī)劃時(shí)間每年 每月 每周 每日人生的六大領(lǐng)域規(guī)劃事業(yè)+財(cái)富+家

4、庭生活+學(xué)習(xí)成長(zhǎng)+人際關(guān)系+健康休閑以周為平衡點(diǎn)，每周總結(jié)工作，規(guī)劃生活周 周 周 周 周 周 周 周 周目 一 二 三 四 五 六 日 總標(biāo) 結(jié)1.生命規(guī)劃高效時(shí)間管理的高效時(shí)間管理的10個(gè)方法個(gè)方法*找到目標(biāo)與實(shí)際的差距，制定計(jì)劃開始行動(dòng)工作中，個(gè)人的目標(biāo)來(lái)源于公司的目標(biāo)以行動(dòng)配合計(jì)劃以行動(dòng)配合計(jì)劃將目標(biāo)寫下來(lái)- 是什么目標(biāo)? 要達(dá)致什么的成果? 行動(dòng) 要做些什么? 次序 - 哪些應(yīng)該先做/ 哪些為后? 訂下完成日期及排列優(yōu)先次序時(shí)間估計(jì) 每項(xiàng)的行動(dòng)需要多長(zhǎng)時(shí)間? 靈活性 有沒有預(yù)留時(shí)間給不可估計(jì)的突發(fā)事情時(shí)間表 甚么時(shí)候處理甚么事項(xiàng)？面對(duì)業(yè)務(wù)目標(biāo)，首先按照工作分解法結(jié)構(gòu)（Work Bre

5、akdown Structure,WBS)將項(xiàng)目的目標(biāo)分解為實(shí)現(xiàn)該目標(biāo)所需完成的多項(xiàng)任務(wù)橫向到邊即百分百原則指WBS分解不能出現(xiàn)漏項(xiàng),也不能包含不在項(xiàng)目范圍之內(nèi)的任何產(chǎn)品或活動(dòng) 縱向到底指WBS分解要足夠細(xì),以滿足任務(wù)分配、檢測(cè)及控制的目的60%計(jì)劃內(nèi)（日計(jì)劃）20%意外活動(dòng)20%本能需求及社會(huì)活動(dòng)平均平均8080歲壽命歲壽命 1-20、60-80 不計(jì)，余40 1年為1寸 睡眠 8小時(shí) 13.3年 26.7一日三餐 2.5小時(shí) 4.2年 22.5交通 1.5小時(shí) 2.5年 20電話 1小時(shí) 1.7年 18.3看電視、上網(wǎng) 3小時(shí) 5年 13.3看報(bào)、聊天 3小時(shí) 5年 8.3刷牙、洗臉、洗澡

6、 1小時(shí) 1.7年 6.6休假、白日夢(mèng) 鬧情緒、身體不適2小時(shí) 3.3年 3.33.3時(shí)間大盜 缺少計(jì)劃及優(yōu)先順序 事必躬親 溝通不良 不會(huì)說(shuō)不 不速之客（人/事） 人性的弱點(diǎn)缺乏自制力 懶惰，拖延，猶豫. 會(huì)議病 3S整理不佳 做事方法欠優(yōu)化 亞健康導(dǎo)致效率低下 總結(jié)你的時(shí)間掌控總結(jié)你的時(shí)間掌控有效管控有效管控1216 “yes”救命救命！你在時(shí)間管理上需改進(jìn)812“yes”當(dāng)心！當(dāng)心！你需要重新審視你的時(shí)間行動(dòng)指南48“yes”可以可以！方向正確，但需要提高沖勁04“yes”恭喜！恭喜！堅(jiān)持并保留你的方法巴雷德巴雷德80/20定理定理以80%的時(shí)間處理20%的重要事情；僅用20%的時(shí)間處理

7、80%無(wú)關(guān)緊要、瑣碎的事。集中精力在能獲得最大回饋的事件上，別花費(fèi)時(shí)間在與成功無(wú)益的事情上。緊急緊急不緊急不緊急重重要要A A（碎石型的事務(wù)）（碎石型的事務(wù)）危機(jī)急迫的問(wèn)題有期限壓力的計(jì)劃B B（石塊型的事務(wù)）（石塊型的事務(wù)）發(fā)掘新機(jī)會(huì)規(guī)劃改進(jìn)產(chǎn)能建立伙伴關(guān)系防患于未然不不重重要要C C（細(xì)沙型的事務(wù)）（細(xì)沙型的事務(wù)）不速之客的接待某些信件、文件、電話的處理某些會(huì)議的出席某些必要而不重要的會(huì)議、活動(dòng)D D（水型的事務(wù)）（水型的事務(wù)）一些可做可不做的雜事一些不必要的應(yīng)酬有趣的活動(dòng)如果往一個(gè)空杯裝以下四種東西，要怎樣才裝得多呢？2.要事第一*碎石石塊細(xì)沙水碎石石塊細(xì)沙水-艾森豪威爾法則艾森豪威爾法

8、則A 重要而且緊急 緊急但不重要D 不重要不緊急重要但不緊急緊急性時(shí)間管理四象限時(shí)間管理四象限（ABC法則和4D原則）盡量避免其數(shù)量擴(kuò)大盡量避免其數(shù)量擴(kuò)大盡量減少盡量減少盡量避免！盡量避免！重點(diǎn)關(guān)注！重點(diǎn)關(guān)注！Do it now?。崔k）Do it latter！ (定出時(shí)間）主動(dòng)制定計(jì)劃Dont do it。（別去做了）Delegate授權(quán)別人去做（刪除，轉(zhuǎn)移，簡(jiǎn)化，定時(shí)） 有效運(yùn)用時(shí)間，提高工作效率的精髓即在于：分清輕重緩急，設(shè)定優(yōu)先順序。分清輕重緩急，設(shè)定優(yōu)先順序。 美國(guó)伯利恒鋼鐵公司總裁查理斯施瓦伯向效率專家艾維利請(qǐng)教“如何更好地執(zhí)行計(jì)劃”的方法。艾維利聲稱可以在10分鐘內(nèi)就給施瓦伯一

9、樣?xùn)|西，這東西能把公司的業(yè)績(jī)提高50%，然后他遞給施瓦伯一張空白紙，說(shuō)：“請(qǐng)?jiān)谶@張紙上寫下你明天要做的6件最重要的事?！?施瓦伯用了5分鐘寫完。艾維利接著說(shuō)：“現(xiàn)在用數(shù)字標(biāo)明每件事情對(duì)于你和你的公司的重要性次序。”施瓦伯又花了5分鐘。艾維利說(shuō)：“好了，把這張紙放進(jìn)口袋，明天早上第一件事是把紙條拿出來(lái)，做第一項(xiàng)最重要的。不要看其他的，只是第一項(xiàng)。著手辦第一件事，直至完成為止。然后用同樣的方法對(duì)待第2項(xiàng)、第3項(xiàng)直到你下班為止。如果只做完第一件事，那不要緊，你總是在做最重要的事情?！卑S利最后說(shuō)：“每一天都要這樣做您剛才看見了，只用10分鐘時(shí)間你對(duì)這種方法的價(jià)值深信不疑之后，叫你公司的人也這樣干。這

10、個(gè)試驗(yàn)?zāi)銗圩龆嗑镁妥龆嗑茫缓蠼o我寄支票來(lái)，你認(rèn)為值多少就給我多少?！?一個(gè)月后，施瓦伯給艾維利寄去一張2.5萬(wàn)美元的支票，還有一封信。信上說(shuō)，那是他一生中最有價(jià)值的一課。 5年之后，這個(gè)當(dāng)年不為人知的小鋼鐵廠一躍而成為世界上最大的獨(dú)立鋼鐵廠。人們普遍認(rèn)為艾維利提出的方法功不可沒。 人們有個(gè)不按重要性順序辦事的傾向。多數(shù)人寧可做令人愉快的或是方便的事，但是沒有其他辦法比按重要性辦事更能有效利用時(shí)間和提升效率了。艾維艾維利時(shí)間管理法利時(shí)間管理法重要重要級(jí)別級(jí)別時(shí)間時(shí)間 今日事項(xiàng)要事第一今日事項(xiàng)要事第一 （根據(jù)事項(xiàng)重要程度按（根據(jù)事項(xiàng)重要程度按A A、B B、C C分級(jí)標(biāo)注）分級(jí)標(biāo)注）做到做到打打

11、周績(jī)效評(píng)估會(huì)議周績(jī)效評(píng)估會(huì)議 2 2小時(shí)小時(shí)天津代理商來(lái)參觀公司天津代理商來(lái)參觀公司 1 1小時(shí)小時(shí)新產(chǎn)品新聞發(fā)布會(huì)新產(chǎn)品新聞發(fā)布會(huì) 3 3小時(shí)小時(shí)知名記者專訪知名記者專訪 1 1小時(shí)小時(shí)杭州大客戶到訪杭州大客戶到訪 2 2小時(shí)小時(shí)核心員工離職核心員工離職 2 2小時(shí)小時(shí)與總經(jīng)理開會(huì)與總經(jīng)理開會(huì) 2 2小時(shí)小時(shí)電話溝通華南工作電話溝通華南工作 1 1小時(shí)小時(shí) 完成日目標(biāo)（百分比完成日目標(biāo)（百分比% %）：）：周日設(shè)定下周一目標(biāo)周日設(shè)定下周一目標(biāo)時(shí)機(jī)：下班以前重重要要級(jí)級(jí)別別時(shí)時(shí)間間 今日事項(xiàng)要事第一今日事項(xiàng)要事第一 （根據(jù)事項(xiàng)重要程度按（根據(jù)事項(xiàng)重要程度按A A、B B、C C分級(jí)標(biāo)注）分級(jí)標(biāo)

12、注）原因說(shuō)明原因說(shuō)明B1B1周績(jī)效評(píng)估會(huì)議周績(jī)效評(píng)估會(huì)議 2 2小時(shí)小時(shí)是自己直接掌控的會(huì)議，來(lái)得及就開，來(lái)是自己直接掌控的會(huì)議，來(lái)得及就開，來(lái)不及明天再開，可以調(diào)整時(shí)間不及明天再開，可以調(diào)整時(shí)間C1C1天津代理商來(lái)參觀公司天津代理商來(lái)參觀公司 1 1小時(shí)小時(shí)可以授權(quán)給其他部門接待可以授權(quán)給其他部門接待A1A1新產(chǎn)品新聞發(fā)布會(huì)新產(chǎn)品新聞發(fā)布會(huì) 3 3小時(shí)小時(shí)最大價(jià)值，錯(cuò)過(guò)沒有機(jī)會(huì)，必須本人最大價(jià)值，錯(cuò)過(guò)沒有機(jī)會(huì)，必須本人B3B3知名記者專訪知名記者專訪 1 1小時(shí)小時(shí)有好處，重視，但可壓縮時(shí)間或電話有好處，重視，但可壓縮時(shí)間或電話A2A2杭州大客戶到訪杭州大客戶到訪 2 2小時(shí)小時(shí)衣食父母衣食

13、父母A3A3核心員工離職核心員工離職 2 2小時(shí)小時(shí)員工內(nèi)部客戶，核心員工員工內(nèi)部客戶，核心員工B2B2與總經(jīng)理開會(huì)與總經(jīng)理開會(huì) 2 2小時(shí)小時(shí)可以和總經(jīng)理調(diào)整時(shí)間，企業(yè)內(nèi)部事務(wù)可以和總經(jīng)理調(diào)整時(shí)間，企業(yè)內(nèi)部事務(wù)C2C2電話溝通華南工作電話溝通華南工作 1 1小時(shí)小時(shí)可以授權(quán)，或改期做可以授權(quán)，或改期做 完成日目標(biāo)（百分比完成日目標(biāo)（百分比% %）：）：周日設(shè)定下周一目標(biāo)周日設(shè)定下周一目標(biāo) 3、每日管理 記錄每天的時(shí)間，記錄比記憶更重要 列出每天要做的事情，管理消耗掉的時(shí)間 4、任務(wù)清單 記錄“誰(shuí)”做，完成期限，明確任務(wù) 5、檢查追蹤 按照記錄的時(shí)間，對(duì)任務(wù)“按時(shí)”追蹤檢查 按照記錄的時(shí)間，對(duì)

14、承諾“準(zhǔn)時(shí)”完成高效時(shí)間管理的高效時(shí)間管理的10個(gè)方法個(gè)方法有效執(zhí)行計(jì)劃專注逐個(gè)完成任務(wù)拒絕拖延不要一次關(guān)注太多業(yè)務(wù)完成一項(xiàng)再開始另一項(xiàng)立即原則化零為整檢查實(shí)施效果，處理未完成的事項(xiàng)推遲堅(jiān)持處理掉刪除 妥善處理干擾狀況頻繁切換絕不是一個(gè)好主意完成一項(xiàng)劃掉一項(xiàng)時(shí)的成就感很棒上司同事環(huán)境集中處理電話，郵件等迷你任務(wù)從自己不喜歡的做起完成后報(bào)告任務(wù)時(shí)要有所準(zhǔn)備（材料，問(wèn)題）帕金森定律帕金森定律時(shí)間管理隱含著你可以為一項(xiàng)工作安排過(guò)多的時(shí)間，如果你給自己安排了充裕的時(shí)間從事一項(xiàng)活動(dòng)，你會(huì)放慢你的節(jié)奏以使用掉所有分配的時(shí)間工作會(huì)自動(dòng)地膨脹占滿所有可用的時(shí)間化整為零把工作分成若干部分，定出期限因持續(xù)干擾中斷

15、工作引起能力的降低因?yàn)樵絹?lái)越長(zhǎng)的助跑時(shí)間越來(lái)越弱的注意力100%時(shí)間干擾能力 即使只是在工作上短暫分心，要再?gòu)谋淮驍嗟牡胤介_始，就必須再花時(shí)間重新進(jìn)入狀況。 把這些能力損失總加起來(lái)，最多可達(dá) 28% 的時(shí)間因此而浪費(fèi)了。鋸齒效應(yīng)妥善處理干擾狀況妥善處理干擾狀況1. 面對(duì)同事的請(qǐng)求2.減少環(huán)境影響 平等協(xié)商技巧 學(xué)會(huì)傾聽 樂于助人 即使現(xiàn)在不可以也提供一下可選擇的解決方案 適當(dāng)拒絕把握好時(shí)間和談話內(nèi)容態(tài)度要友善適當(dāng)?shù)男袆?dòng)暗示準(zhǔn)備好授權(quán) 郵件：提醒窗口蹦出來(lái)一次看一次關(guān)閉此功能（建議項(xiàng)，因人而異）上網(wǎng)：查一個(gè)信息而已，看到旁邊的購(gòu)物信息不由自主點(diǎn)進(jìn)去做網(wǎng)絡(luò)的主人，而非奴隸電話&會(huì)議：控制好

16、內(nèi)容和時(shí)間桌面： （紙質(zhì)和電子）有條理的文件物品歸檔整理，定期清理更新 （電子）適當(dāng)保存&備份建議文檔分類：即辦，跟進(jìn)，信息，垃圾6、日清日新當(dāng)日事當(dāng)日畢，做到的打鉤沒做到的大權(quán)，總結(jié)成果7、杜絕拖延凡是設(shè)定期限，不要去等待8、條理整潔能做到的事情馬上決定 待做到的事情記入日志保留的東西立即歸檔 做不出決定的先扔掉9、馬上行動(dòng)立即記錄，天天反省，馬上改進(jìn)10、授權(quán)管理就是將你的事交由別人去完成，授權(quán)就是復(fù)制自己高效時(shí)間管理的高效時(shí)間管理的10個(gè)方法個(gè)方法問(wèn)題又來(lái)了，你又去救火了！，你的問(wèn)題Maybe是：必須是你么？每次都不得不是你么？適當(dāng)授權(quán)適當(dāng)授權(quán)授權(quán)是指把由你全權(quán)負(fù)責(zé)的一項(xiàng)任務(wù)委托

17、給別人，通過(guò)培訓(xùn)，信任和情感 支持給某人更多的權(quán)利和責(zé)任。授權(quán)需要克服的障礙：授權(quán)需要克服的障礙： 舍得把自己喜歡的業(yè)務(wù)分派給別人 克服害怕局面失控的恐懼心理給自己和別人發(fā)展的機(jī)會(huì)，節(jié)約整體的時(shí)間授權(quán)前授權(quán)前哪些任務(wù)根本完不成哪些任務(wù)需他人協(xié)助或他人進(jìn)行哪些任務(wù)只有我能完成重新考慮該項(xiàng)目可行性授權(quán)別人協(xié)助或進(jìn)行作個(gè)人任務(wù)優(yōu)先排序選擇重點(diǎn)發(fā)展人員參與找對(duì)被授權(quán)人，為對(duì)方的成長(zhǎng)性設(shè)想解釋重要性提供培訓(xùn)&支持訂出需要的結(jié)果&限期規(guī)定別人的權(quán)利范圍及規(guī)則詢問(wèn)別人的意見及疑問(wèn)適當(dāng)及時(shí)跟進(jìn)肯定成就, 提高士氣為提高效率防止拖延，遺漏等惡習(xí)，可以利用業(yè)務(wù)List,日歷欄和便簽紙Memo , 手機(jī)提醒，手機(jī)軟件（Iphone Timetracker), OUTLOOK軟件中的智能提示功能等。OUTLOOK可活用功能以任務(wù)為例，可以設(shè)置任務(wù)的起始點(diǎn)，重復(fù)提醒等功能，設(shè)定后任務(wù)會(huì)在郵件界面的右下角待辦事項(xiàng)欄中出現(xiàn)，還可設(shè)置優(yōu)先等級(jí)。收到的郵件后點(diǎn)擊題目后的紅旗，該事項(xiàng)也會(huì)插線在