會議管理制度--2005年度

1、海南椰島集團湖北公司會議管理制度行政管理制度第 2 版生效日期：1、 目 的為提高會議績效，規(guī)范公司管理，特制訂本制度。2、 適用范圍本制度適用于海南椰島集團湖北公司的全體員工。3、會議的分類與內容3.1內部會議：要求四人以上（含4人）開會，會議開始前先宣喊公司精神、員工職責，起到振奮精神、增強團隊意識的目的。會議分類會議等級頻 次時 間主持人參會人會議通知下發(fā)時間會議內容公司級會議季/年度述職大會A+1次/季下一季度當月2日人力行政中心經(jīng)理各部門經(jīng)理提前7天以上1、 各部門經(jīng)理輪流述職演講；述職提問與回答。2、 總經(jīng)理進行大會總結。全員大會A+2-3次/年另行通知人力行政中心經(jīng)理/事業(yè)部總監(jiān)

2、全員提前7天以上另行通知?？偛?事業(yè)部會議晨會B1次/天8：30行政主管/專員部門人員/1、 形式：演講/讀書/團隊游戲等；2、 臨時性通知。部門內周會B1次/周周一部門經(jīng)理部門人員/1、 上周工作小結；2、 部門工作研討；3、 本周工作計劃與安排?？绮块T周協(xié)調會A1次/周周六上午10：00-11：00部門經(jīng)理輪流主持各部門經(jīng)理/1、 匯報本周工作完成情況和下周工作計劃。2、 需其它部門協(xié)調的問題及研討。部門經(jīng)理月會A1次/月26日9：00-12：00（如遇周日，提前一天）總經(jīng)理或總監(jiān)各部門經(jīng)理提前1天1、 上月部門工作小結；2、 專項工作問題研討；3、 下月部門工作計劃；4、 總經(jīng)理布置下月

3、部門工作任務。片區(qū)/市場部會議晨會B1次/天8：30片區(qū)經(jīng)理/部長部門人員/1、當日工作安排。晚會B1次/天下午下班前片區(qū)經(jīng)理/部長部門人員/1、當日工作總結；2、工作問題研討。周會B1次/周周一晚片區(qū)經(jīng)理/部長部門人員/1、 匯報總結上周工作情況；2、 研討市場情況；3、 學習公司精神；4、 調整本周工作計劃。市場部部長半月會A2次/月每月2、17日片區(qū)經(jīng)理各市場部部長提前1天1、 匯報總結上半月工作情況；2、 研討市場情況；3、 學習公司新的市場精神；4、 決定下半月工作要點及計劃。片區(qū)經(jīng)理月會A1次/月每月30日事業(yè)部總監(jiān)事業(yè)部總監(jiān)、片區(qū)經(jīng)理、助理提前2天1、 匯報上月工作情況；2、 研

4、討市場問題；3、 學習新的公司精神；4、 擬定下月工作思路與策略。3.2外部會議：經(jīng)銷商會議：由事業(yè)部負責組織與召開，會期視會議內容定，在公司指定地點舉行。其它會議：需臨時召開的會議，由組織者書面申請，經(jīng)事業(yè)部總監(jiān)批準后，由申請者或人力行政中心組織實施。3.3會議費用標準：晨會、晚會、部門會議，不得發(fā)生費用。片區(qū)經(jīng)理會議：由事業(yè)部協(xié)助安排就餐，但費用自理。員工大會：便餐200元/桌，聚餐300元/桌，不得發(fā)生“的士費”，其他費用按財務管理制度執(zhí)行。其它特殊安排的會議，經(jīng)費需上報總經(jīng)理批準后實施。4、會議流程：4.1業(yè)務單元月度例會會議流程會前準備工作：會議主持人及參會人員應分別做好會議準備工作

5、，包括會議議程、匯報總結提綱、發(fā)言要點、研討的問題、工作計劃草案等，并形成書面文字，由片區(qū)/事業(yè)部于會前一天將會議議程通知參會人；另安排專人做會議記錄。會中流程：.1主持人：片區(qū)經(jīng)理會由事業(yè)部總監(jiān)主持，部長會由市場部部長輪流進行。.2工作匯報：參照月工作報告的格式內容。.3總監(jiān)或經(jīng)理傳達公司相關政策、指導思想等，學習公司的精神。.4研討片區(qū)/市場部的市場問題及制定解決方案。.5經(jīng)理/部長小結工作推進情況及下階段工作計劃。會后總結與評估：主持部門總結會議內容，評估會議績效，便于下次會議時改進。不定期組織學習、培訓、現(xiàn)場觀摩宣銷活動或民主生活會。會后上下級進行單獨溝通或問題探討。上報片區(qū)/市場部相

6、關市場資料。5.2總部/事業(yè)部月度會議流程會前準備工作：會議主持人及參會人員應分別做好會議準備工作，包括會議議程、匯報總結提綱、發(fā)言要點、研討的問題、工作計劃草案等，由總經(jīng)理室/總監(jiān)于會議前一天將會議討論議題通知參會人員，并下發(fā)會議通知單；由總經(jīng)理行政助理或事業(yè)部總監(jiān)指定專人做好會議記錄。會中流程：.1主持人：總經(jīng)理/總監(jiān)或部門經(jīng)理輪流主持。.2上月部門工作小結。.3專項工作問題研討。.4下月部門工作計劃。.5總經(jīng)理/總監(jiān)布置下月部門工作任務。會后總結與評估：主持人總結會議內容，評估會議績效，便于下次會議時改進。會后由總經(jīng)理/總監(jiān)指定專人負責跟進會上達成的各項指令或要求。6、會議規(guī)范6.1各項

7、會議的通知應提前發(fā)出。固定日期的例會，如遇到節(jié)假日應提前；會議的時間、地點若不固定，則由會議召集人事先決定后通知。6.2規(guī)定例會除非有重要事由，均須確實依照時間進行。6.3總經(jīng)理組織的會議結束后，由總經(jīng)理行政助理根據(jù)會議宗旨和精神撰寫會議紀要，經(jīng)總經(jīng)理審閱通過后，印發(fā)給與會人員和會議內容涉及的有關部門，以便更好地貫徹執(zhí)行會議精神。6.4會議紀要原則2個工作日內簽發(fā)。各片區(qū)的會議紀要限3個工作日內呈報事業(yè)部。6.5為了使會議精神具體落實到實處，會議議定事項及領導對會議紀要的批示應指定人員檢查督辦。6、主持會議須知6.1控制開會時間。6.2充分了解會議目的，始終把握會議主題，積極引導會議討論。6.

8、3善于引導與會人員積極參與討論。6.4如討論出現(xiàn)混亂時，主持人應以指名方式組織發(fā)言。6.5若討論內容偏離主題，應在說明理由后，中止討論。6.6讓與會者自由地表述意見，盡量公平地給每一個與會者發(fā)言的機會，不能根據(jù)個人好惡指定發(fā)言。6.7對每人的發(fā)言，不能以個人偏見或感情用事加以指責。6.8在會議過程中，應隨時注意整理歸納各種意見。6.9會議結論應獲得參會人員全體認可，如有必要應宣讀記錄。7、參加會議須知7.1應將會議通知的目的、宗旨、議題及有關資料（會議通知單）認真地予以研究，并準備提問、詢問或發(fā)表意見。7.2嚴格遵守開會時間，準時出席。如因故不能出席，須事先通知會議主持人。7.3發(fā)言力求簡要明

9、確，注意發(fā)言時間。7.4只要有利于公司整體利益，應毫無保留地發(fā)表意見。7.5凡與會議主題無關的話題，應盡量避免。7.6對于與自己相反的意見，也應認真聽取。7.7在反駁他人意見時，應注意態(tài)度和語氣。7.8不能因細節(jié)問題爭吵不休或糾纏不清。7.9切忌喋喋不休，應讓他人也有發(fā)言機會。7.10應服從多數(shù)人的決定。8、內部會議紀律8.1參會人員須準時到達會議地點，不得遲到、早退，若因故不能參加會議的，須向上級申請，經(jīng)同意后方可。對于會議期間遲到、早退的人員，處罰如下：會議等級員工/主管級經(jīng)理/助理級總監(jiān)級A+50100200A3050100B102050對于無故不參加會議者，A+級會議視為曠工一天，B級會議視為曠工半天，其處罰按考勤管理制度執(zhí)行。8.2會議期間，所有手機、小靈通須調至振動狀態(tài)或關機。8.