企業(yè)文件材料歸檔范圍與保管期限參照表

1、20092009年年11 11月月昌平區(qū)檔案局昌平區(qū)檔案局 企業(yè)檔案定義企業(yè)檔案定義 企業(yè)檔案工作企業(yè)檔案工作 分類設(shè)置分類設(shè)置 歸檔范圍歸檔范圍 整理方法及流程整理方法及流程 企業(yè)檔案管理企業(yè)檔案管理企業(yè)檔案定義企業(yè)檔案定義企業(yè)檔案企業(yè)檔案-是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)和管理活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)和企業(yè)有保存價(jià)值的各種形式的文件企業(yè)有保存價(jià)值的各種形式的文件材料材料 企業(yè)檔案企業(yè)檔案不僅記錄了企業(yè)的建設(shè)不僅記錄了企業(yè)的建設(shè)史、成長(zhǎng)史、改革史、發(fā)展史，見(jiàn)證史、成長(zhǎng)史、改革史、發(fā)展史，見(jiàn)證了我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的重要過(guò)程和重了我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的重要過(guò)程和重大

2、歷史事件，是我們國(guó)家寶貴的歷史大歷史事件，是我們國(guó)家寶貴的歷史文化財(cái)富，而且記錄了企業(yè)各個(gè)方面、文化財(cái)富，而且記錄了企業(yè)各個(gè)方面、各個(gè)環(huán)節(jié)的真實(shí)情況，是企業(yè)擴(kuò)大生各個(gè)環(huán)節(jié)的真實(shí)情況，是企業(yè)擴(kuò)大生產(chǎn)和銷售、加強(qiáng)經(jīng)營(yíng)和管理、維護(hù)權(quán)產(chǎn)和銷售、加強(qiáng)經(jīng)營(yíng)和管理、維護(hù)權(quán)利和利益、保持發(fā)展和穩(wěn)定的可靠憑利和利益、保持發(fā)展和穩(wěn)定的可靠憑證與有力依據(jù)，是企業(yè)資產(chǎn)和生產(chǎn)要證與有力依據(jù)，是企業(yè)資產(chǎn)和生產(chǎn)要素的重要組成部分素的重要組成部分 企業(yè)檔案工作就是企業(yè)圍繞文件企業(yè)檔案工作就是企業(yè)圍繞文件材料使之有序化和服務(wù)于企業(yè)生產(chǎn)、材料使之有序化和服務(wù)于企業(yè)生產(chǎn)、發(fā)展等過(guò)程所開(kāi)展的工作發(fā)展等過(guò)程所開(kāi)展的工作企業(yè)檔案工作企業(yè)

3、檔案工作企業(yè)檔案工作原則企業(yè)檔案工作原則w 企業(yè)檔案是企業(yè)資產(chǎn)的重要組成部分，企企業(yè)檔案是企業(yè)資產(chǎn)的重要組成部分，企業(yè)檔案工作是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理的基業(yè)檔案工作是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理的基礎(chǔ)工作礎(chǔ)工作w 檔案綜合管理：檔案綜合管理：w 應(yīng)以統(tǒng)一管理為原則，建立綜合檔案室應(yīng)以統(tǒng)一管理為原則，建立綜合檔案室 ，堅(jiān)持資源整合和資源開(kāi)發(fā)堅(jiān)持資源整合和資源開(kāi)發(fā)建立檔案管理體系：建立檔案管理體系：設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)或部門(mén)設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)或部門(mén)明確分管領(lǐng)導(dǎo)明確分管領(lǐng)導(dǎo)成立專兼職檔案員隊(duì)伍成立專兼職檔案員隊(duì)伍配備適用的檔案庫(kù)房配備適用的檔案庫(kù)房企業(yè)檔案工作原則企業(yè)檔案工作原則w 建立健全檔案管理制度：建立健全檔案管理制

4、度：w 企業(yè)應(yīng)在各項(xiàng)工作和活動(dòng)中建立健全文件材料歸檔企業(yè)應(yīng)在各項(xiàng)工作和活動(dòng)中建立健全文件材料歸檔和檔案管理工作，為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理和持續(xù)和檔案管理工作，為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理和持續(xù)發(fā)展提供有效服務(wù)，滿足企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)在證據(jù)、責(zé)發(fā)展提供有效服務(wù)，滿足企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)在證據(jù)、責(zé)任和信息等方面的需要任和信息等方面的需要w 建立文件材料歸檔制度，明確企業(yè)文件材料的歸檔建立文件材料歸檔制度，明確企業(yè)文件材料的歸檔范圍、時(shí)間、要求，保證歸檔文件材料齊全、完整、范圍、時(shí)間、要求，保證歸檔文件材料齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)準(zhǔn)確、系統(tǒng)w 建立健全檔案管理、借閱、保密、移交等相關(guān)制度，建立健全檔案管理、借閱、保密、移交

5、等相關(guān)制度，確保檔案的安全確保檔案的安全企業(yè)檔案工作原則企業(yè)檔案工作原則w 企業(yè)應(yīng)建立分管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)、各部門(mén)和企業(yè)應(yīng)建立分管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)、各部門(mén)和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)體系和以檔案項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)體系和以檔案部門(mén)為核心、各專職和兼職檔案人員為基部門(mén)為核心、各專職和兼職檔案人員為基礎(chǔ)的檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)礎(chǔ)的檔案管理工作網(wǎng)絡(luò) w 企業(yè)應(yīng)對(duì)檔案工作職責(zé)進(jìn)行劃分，明確企企業(yè)應(yīng)對(duì)檔案工作職責(zé)進(jìn)行劃分，明確企業(yè)、檔案部門(mén)、檔案工作領(lǐng)導(dǎo)、檔案人員業(yè)、檔案部門(mén)、檔案工作領(lǐng)導(dǎo)、檔案人員和文件形成者責(zé)任和文件形成者責(zé)任企業(yè)檔案工作體制企業(yè)檔案工作體制 w 根據(jù)企業(yè)規(guī)模和檔案工作實(shí)際需要設(shè)置檔根據(jù)企業(yè)規(guī)模

6、和檔案工作實(shí)際需要設(shè)置檔案部門(mén)。檔案部門(mén)統(tǒng)一管理企業(yè)各類檔案，案部門(mén)。檔案部門(mén)統(tǒng)一管理企業(yè)各類檔案，行使對(duì)企業(yè)檔案工作的監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查行使對(duì)企業(yè)檔案工作的監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查職能（大型企業(yè)應(yīng)設(shè)立具有獨(dú)立職能的檔職能（大型企業(yè)應(yīng)設(shè)立具有獨(dú)立職能的檔案機(jī)構(gòu)）案機(jī)構(gòu)）w 根據(jù)工作需要在檔案部門(mén)配備專職檔案人根據(jù)工作需要在檔案部門(mén)配備專職檔案人員，在各部門(mén)、各項(xiàng)目管理部門(mén)配備專職員，在各部門(mén)、各項(xiàng)目管理部門(mén)配備專職或兼職檔案人員或兼職檔案人員 企業(yè)檔案工作體制企業(yè)檔案工作體制 企業(yè)檔案工作部門(mén)職責(zé)：企業(yè)檔案工作部門(mén)職責(zé)：w （一）貫徹執(zhí)行（一）貫徹執(zhí)行檔案法檔案法等有關(guān)法律、法規(guī)和方針等有關(guān)法律、法規(guī)和

7、方針政策，制訂本企業(yè)文件材料歸檔和檔案保管、利用、政策，制訂本企業(yè)文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關(guān)規(guī)章制度鑒定、銷毀、移交等有關(guān)規(guī)章制度w （二）統(tǒng)籌規(guī)劃并負(fù)責(zé)本企業(yè)檔案的收集、整理、保（二）統(tǒng)籌規(guī)劃并負(fù)責(zé)本企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用工作管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用工作w （三）指導(dǎo)本企業(yè)各部門(mén)文件材料的形成、積累、整（三）指導(dǎo)本企業(yè)各部門(mén)文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作理和歸檔工作w （四）監(jiān)督、指導(dǎo)本企業(yè)所屬機(jī)構(gòu)（含境外機(jī)構(gòu)）的（四）監(jiān)督、指導(dǎo)本企業(yè)所屬機(jī)構(gòu)（含境外機(jī)構(gòu)）的檔案工作檔案工作三納入、四參加、四同步三納入、四參加、四同步三納入：三納入：

8、將檔案工作將檔案工作納入企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)工作議事日程納入企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)工作議事日程納入企業(yè)規(guī)章制度及工作流程納入企業(yè)規(guī)章制度及工作流程納入企業(yè)有關(guān)人員的經(jīng)濟(jì)責(zé)任制或崗位責(zé)任制納入企業(yè)有關(guān)人員的經(jīng)濟(jì)責(zé)任制或崗位責(zé)任制三納入、四參加、四同步三納入、四參加、四同步四參加：四參加：企業(yè)檔案部門(mén)或檔案人員企業(yè)檔案部門(mén)或檔案人員參加產(chǎn)品鑒定參加產(chǎn)品鑒定科研課題審定科研課題審定基建項(xiàng)目驗(yàn)收基建項(xiàng)目驗(yàn)收設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收或引進(jìn)項(xiàng)目接收設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收或引進(jìn)項(xiàng)目接收負(fù)責(zé)檢查歸檔的文件材料齊全、完整、準(zhǔn)確、負(fù)責(zé)檢查歸檔的文件材料齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)系統(tǒng) 三納入、四參加、四同步三納入、四參加、四同步四同步：四同步： 企業(yè)下達(dá)項(xiàng)目計(jì)劃任務(wù)

9、與提出項(xiàng)目文企業(yè)下達(dá)項(xiàng)目計(jì)劃任務(wù)與提出項(xiàng)目文件材料的歸檔要求同步件材料的歸檔要求同步 檢查項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)度與檢查項(xiàng)目文件材檢查項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)度與檢查項(xiàng)目文件材料積累情況同步料積累情況同步 驗(yàn)收、鑒定項(xiàng)目成果與驗(yàn)收、鑒定項(xiàng)驗(yàn)收、鑒定項(xiàng)目成果與驗(yàn)收、鑒定項(xiàng)目文件材料歸檔情況同步目文件材料歸檔情況同步 項(xiàng)目總結(jié)與項(xiàng)目文件材料完成歸檔同項(xiàng)目總結(jié)與項(xiàng)目文件材料完成歸檔同步步 分類設(shè)置分類設(shè)置 設(shè)置設(shè)置10個(gè)一級(jí)類目個(gè)一級(jí)類目 黨群工作類黨群工作類 行政管理類行政管理類 經(jīng)營(yíng)管理類經(jīng)營(yíng)管理類 生產(chǎn)技術(shù)管理類生產(chǎn)技術(shù)管理類 科學(xué)技術(shù)研究類科學(xué)技術(shù)研究類 產(chǎn)品類產(chǎn)品類 基本建設(shè)類基本建設(shè)類 設(shè)備儀器類設(shè)備儀器類 會(huì)計(jì)

10、檔案類會(huì)計(jì)檔案類 干部職工檔案類干部職工檔案類 特大型企業(yè)或生產(chǎn)程序特殊的企特大型企業(yè)或生產(chǎn)程序特殊的企業(yè)，有些檔案難以歸入上述十大類目業(yè)，有些檔案難以歸入上述十大類目時(shí)，可根據(jù)實(shí)際需要增設(shè)一級(jí)類目時(shí)，可根據(jù)實(shí)際需要增設(shè)一級(jí)類目分類原則分類原則分類原則分類原則-是以全部檔案為對(duì)象，依據(jù)企業(yè)是以全部檔案為對(duì)象，依據(jù)企業(yè)管理職能，結(jié)合檔案內(nèi)容及其形成特點(diǎn)，管理職能，結(jié)合檔案內(nèi)容及其形成特點(diǎn)，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，便于科學(xué)管理保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，便于科學(xué)管理與開(kāi)發(fā)利用與開(kāi)發(fā)利用企業(yè)檔案示意圖室藏檔案室藏檔案黨群工作類黨群工作類行政管理行政管理類經(jīng)營(yíng)管理類經(jīng)營(yíng)管理類生產(chǎn)技術(shù)管理類生產(chǎn)技術(shù)管理類產(chǎn)

11、品類產(chǎn)品類科學(xué)技術(shù)研究類科學(xué)技術(shù)研究類基本建設(shè)類基本建設(shè)類設(shè)備儀器類設(shè)備儀器類會(huì)計(jì)檔案類會(huì)計(jì)檔案類干部職工檔案類干部職工檔案類 企業(yè)在籌備、成立、經(jīng)營(yíng)、管理及產(chǎn)權(quán)變企業(yè)在籌備、成立、經(jīng)營(yíng)、管理及產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的文件材料應(yīng)列動(dòng)過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的文件材料應(yīng)列入入歸檔范圍歸檔范圍 歸檔的文件材料主要包括紙質(zhì)、光盤(pán)、磁歸檔的文件材料主要包括紙質(zhì)、光盤(pán)、磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等各種載體形式帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等各種載體形式明確文件材料的歸檔范圍明確文件材料的歸檔范圍 歸檔時(shí)間歸檔時(shí)間 1 1、管理性文件材料一般應(yīng)在辦理完畢、管理性文件材料一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年上

12、半年歸檔后的第二年上半年歸檔 2 2、工業(yè)企業(yè)產(chǎn)品、科研課題、基建項(xiàng)、工業(yè)企業(yè)產(chǎn)品、科研課題、基建項(xiàng)目文件材料在其項(xiàng)目鑒定、竣工后或財(cái)務(wù)決目文件材料在其項(xiàng)目鑒定、竣工后或財(cái)務(wù)決算后三個(gè)月內(nèi)歸檔，周期長(zhǎng)的可分階段、單算后三個(gè)月內(nèi)歸檔，周期長(zhǎng)的可分階段、單項(xiàng)歸檔項(xiàng)歸檔 3、外購(gòu)設(shè)備儀器或引進(jìn)項(xiàng)目的文件材、外購(gòu)設(shè)備儀器或引進(jìn)項(xiàng)目的文件材料在開(kāi)箱驗(yàn)收或接收后即時(shí)登記，安裝調(diào)料在開(kāi)箱驗(yàn)收或接收后即時(shí)登記，安裝調(diào)試后歸檔試后歸檔 4、企業(yè)職工外出參加公務(wù)活動(dòng)形成的、企業(yè)職工外出參加公務(wù)活動(dòng)形成的文件材料應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)歸檔文件材料應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)歸檔 歸檔時(shí)間歸檔時(shí)間 5、會(huì)計(jì)文件材料在會(huì)計(jì)年度終了后

13、、會(huì)計(jì)文件材料在會(huì)計(jì)年度終了后由會(huì)計(jì)部門(mén)整理歸檔，保管一年后向檔案由會(huì)計(jì)部門(mén)整理歸檔，保管一年后向檔案部門(mén)移交部門(mén)移交 6、磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物、磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等形式的文件材料應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)歸等形式的文件材料應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)歸檔檔歸檔時(shí)間歸檔時(shí)間 歸檔要求歸檔要求 1、遵循文件材料形成規(guī)律，保持其有機(jī)聯(lián)系、遵循文件材料形成規(guī)律，保持其有機(jī)聯(lián)系 2、歸檔的文件材料應(yīng)為原件，文件材料歸檔、歸檔的文件材料應(yīng)為原件，文件材料歸檔后不得更改后不得更改 3、歸檔文件材料的載體和字跡應(yīng)符合耐久性、歸檔文件材料的載體和字跡應(yīng)符合耐久性要求要求 4、交接雙方應(yīng)認(rèn)真核對(duì)移交清冊(cè)，并履行

14、簽、交接雙方應(yīng)認(rèn)真核對(duì)移交清冊(cè)，并履行簽字手續(xù)，移交清冊(cè)各留一份以備查考字手續(xù)，移交清冊(cè)各留一份以備查考 檔案整理及流程檔案整理及流程黨群工作類黨群工作類 行政管理類行政管理類經(jīng)營(yíng)管理類經(jīng)營(yíng)管理類 生產(chǎn)技術(shù)管理類生產(chǎn)技術(shù)管理類（不立卷：文件級(jí)整理方式不立卷：文件級(jí)整理方式）件的概念件的概念一般以每份文件為一件一般以每份文件為一件文件正本與定稿為一件文件正本與定稿為一件正文與附件為一件正文與附件為一件原件與復(fù)制件為一件原件與復(fù)制件為一件（件（件歸檔文件的整理單位）歸檔文件的整理單位）轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件文件可有不同的稿本構(gòu)成一件文件可有不同的稿本構(gòu)成一件一類介紹信托裱后可

15、合訂視為一件一類介紹信托裱后可合訂視為一件會(huì)議記錄、簡(jiǎn)報(bào)、信息等可合訂視為一件會(huì)議記錄、簡(jiǎn)報(bào)、信息等可合訂視為一件（也可以各為一件）（也可以各為一件）請(qǐng)示為一件請(qǐng)示為一件批復(fù)為一件批復(fù)為一件發(fā)文稿紙及有領(lǐng)導(dǎo)重要批示或有處理結(jié)果發(fā)文稿紙及有領(lǐng)導(dǎo)重要批示或有處理結(jié)果的文件處理單與被處理文件合為一件的文件處理單與被處理文件合為一件報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)( (本本) )為一件為一件文件的基本特征文件的基本特征北北 京京 市市 昌昌 平平 區(qū)區(qū) 檔檔 案案 局局昌檔文200819號(hào) . 關(guān)于加強(qiáng)社區(qū)檔案管理工作的通知關(guān)于加強(qiáng)社區(qū)檔案管理工作的通知 各鎮(zhèn)、辦事處，各社區(qū)：(主送機(jī)關(guān)主

16、送機(jī)關(guān)) 。(正文正文) 附件：社區(qū)文件材料歸檔范圍和保管期限表 二二OO八年四月十日八年四月十日 北京市昌平區(qū)檔案局北京市昌平區(qū)檔案局(蓋蓋 章章)發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)發(fā)文字號(hào)發(fā)文字號(hào)公文標(biāo)題或題名公文標(biāo)題或題名成文日期成文日期附件標(biāo)題附件標(biāo)題機(jī)關(guān)印章機(jī)關(guān)印章整整 理理 流程流程1、分、分 類類2、排列裝訂、排列裝訂按成文日期分開(kāi)年度按成文日期分開(kāi)年度分開(kāi)機(jī)構(gòu)分開(kāi)機(jī)構(gòu)劃定文件保管期限劃定文件保管期限3、編、編 號(hào)號(hào)4、加蓋填寫(xiě)歸檔章、加蓋填寫(xiě)歸檔章全全 宗宗 號(hào)號(hào)年年 度度保管期限保管期限頁(yè)頁(yè) 數(shù)數(shù)室編件號(hào)室編件號(hào)館編件號(hào)館編件號(hào)機(jī)構(gòu)機(jī)構(gòu)( (問(wèn)題問(wèn)題) )5、編、編 目目6、填寫(xiě)備考表

17、、填寫(xiě)備考表7、裝盒并填寫(xiě)盒面盒脊、裝盒并填寫(xiě)盒面盒脊8、歸檔文件目錄打印編號(hào)、歸檔文件目錄打印編號(hào)9、填寫(xiě)目次表、填寫(xiě)目次表10、裝訂歸檔文件目錄、裝訂歸檔文件目錄第一步：分類第一步：分類采用采用年度年度保管期限保管期限問(wèn)題或機(jī)構(gòu)問(wèn)題或機(jī)構(gòu)分類方法分類方法 w 首先按成文日期把文件材料按年度分開(kāi)首先按成文日期把文件材料按年度分開(kāi)w 其次每個(gè)年度內(nèi)文件材料按機(jī)構(gòu)或問(wèn)題把分開(kāi)其次每個(gè)年度內(nèi)文件材料按機(jī)構(gòu)或問(wèn)題把分開(kāi)（黨務(wù)工作（黨務(wù)工作 、組織工作、共青團(tuán)工作等）、組織工作、共青團(tuán)工作等） 把每一個(gè)機(jī)構(gòu)或問(wèn)題的文件分為：把每一個(gè)機(jī)構(gòu)或問(wèn)題的文件分為：永久永久 長(zhǎng)期長(zhǎng)期 短期短期永久永久 定期定期第

18、二步：排列裝訂第二步：排列裝訂w 首先，排列同一份文件的不同稿本。首先，排列同一份文件的不同稿本。排列排列次序?yàn)椋喊l(fā)文稿紙（文件處理單）、正本、次序?yàn)椋喊l(fā)文稿紙（文件處理單）、正本、附件（被轉(zhuǎn)發(fā)文）、定稿、復(fù)制件。附件（被轉(zhuǎn)發(fā)文）、定稿、復(fù)制件。 裝訂：歸檔文件以件為單位裝訂。裝訂：歸檔文件以件為單位裝訂。已裝已裝訂完整的文件可以保持原狀。文件一般訂完整的文件可以保持原狀。文件一般采用左側(cè)兩釘裝訂方法，較厚的文件也采用左側(cè)兩釘裝訂方法，較厚的文件也可以三孔一線裝訂法?？梢匀滓痪€裝訂法。左上角一訂左上角一訂左側(cè)兩訂左側(cè)兩訂三孔一三孔一線裝訂線裝訂(正面正面)反面系蝴蝶結(jié)反面系蝴蝶結(jié)w 其次，排

19、列歸檔文件的順序。其次，排列歸檔文件的順序。每一每一個(gè)機(jī)構(gòu)內(nèi)按問(wèn)題結(jié)合時(shí)間排列。個(gè)機(jī)構(gòu)內(nèi)按問(wèn)題結(jié)合時(shí)間排列。介紹信、信息、會(huì)議記錄、簡(jiǎn)報(bào)等的介紹信、信息、會(huì)議記錄、簡(jiǎn)報(bào)等的合訂文件，排列時(shí)以最后一份文件的合訂文件，排列時(shí)以最后一份文件的形成時(shí)間為此件的形成日期。形成時(shí)間為此件的形成日期。會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、案件材料等成套會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、案件材料等成套性文件一般可按時(shí)間順序集中排列在最性文件一般可按時(shí)間順序集中排列在最后一份文件的時(shí)間位置，但每一份文件后一份文件的時(shí)間位置，但每一份文件各為一件。各為一件。沒(méi)有具體月份的文件排在年末，沒(méi)有具沒(méi)有具體月份的文件排在年末，沒(méi)有具體日期的文件排在月末

20、。體日期的文件排在月末。w 在同一年度內(nèi)，同一保管期限下，機(jī)構(gòu)在同一年度內(nèi)，同一保管期限下，機(jī)構(gòu)之間順序排列，大流水編號(hào)。不同年度，之間順序排列，大流水編號(hào)。不同年度，重新起號(hào)。重新起號(hào)。第三步：編號(hào)第三步：編號(hào)頁(yè)號(hào)為每一件歸檔文件的頁(yè)碼。頁(yè)號(hào)為每一件歸檔文件的頁(yè)碼。文件中有圖文的頁(yè)面為一頁(yè)。文件中有圖文的頁(yè)面為一頁(yè)。(1)(1)當(dāng)歸檔文件上有頁(yè)碼時(shí)，無(wú)需重編；當(dāng)歸檔文件上有頁(yè)碼時(shí)，無(wú)需重編；(2)(2)當(dāng)歸檔文件上無(wú)頁(yè)碼時(shí)，需要使用鉛筆當(dāng)歸檔文件上無(wú)頁(yè)碼時(shí)，需要使用鉛筆編頁(yè)號(hào)。一般使用阿拉伯?dāng)?shù)字，每件從編頁(yè)號(hào)。一般使用阿拉伯?dāng)?shù)字，每件從“1”1”開(kāi)始流水編制，正頁(yè)編在文件的右開(kāi)始流水編制，正

21、頁(yè)編在文件的右下角，反頁(yè)編在文件的左下角；下角，反頁(yè)編在文件的左下角；(3)(3)文件有不同稿本時(shí)，每個(gè)稿本可單獨(dú)編文件有不同稿本時(shí)，每個(gè)稿本可單獨(dú)編頁(yè)號(hào)，再相加為總頁(yè)數(shù)，也可流水編制；頁(yè)號(hào)，再相加為總頁(yè)數(shù)，也可流水編制；(4)(4)發(fā)文稿紙、文件處理單計(jì)算總頁(yè)數(shù)，可發(fā)文稿紙、文件處理單計(jì)算總頁(yè)數(shù)，可不編頁(yè)號(hào)，直接加不編頁(yè)號(hào)，直接加“1”1”即可；即可； 另附加蓋歸檔章的白紙不計(jì)頁(yè)數(shù)。另附加蓋歸檔章的白紙不計(jì)頁(yè)數(shù)。第四步：加蓋并填寫(xiě)歸檔章第四步：加蓋并填寫(xiě)歸檔章 使用紅色印油加蓋歸檔章，填寫(xiě)內(nèi)使用紅色印油加蓋歸檔章，填寫(xiě)內(nèi)容時(shí)要使用符合檔案保護(hù)要求的書(shū)寫(xiě)材容時(shí)要使用符合檔案保護(hù)要求的書(shū)寫(xiě)材料。

22、料。全全 宗宗 號(hào)號(hào)年年 度度保管期限保管期限頁(yè)頁(yè) 數(shù)數(shù)室編件號(hào)室編件號(hào)館編件號(hào)館編件號(hào)機(jī)構(gòu)機(jī)構(gòu)( (問(wèn)題問(wèn)題) )全全 宗宗 號(hào)號(hào)年年 度度保管期限保管期限頁(yè)頁(yè) 數(shù)數(shù)室編件號(hào)室編件號(hào)館編件號(hào)館編件號(hào)機(jī)構(gòu)機(jī)構(gòu)( (問(wèn)題問(wèn)題) )全全 宗宗 號(hào)號(hào)年年 度度保管期限保管期限頁(yè)頁(yè) 數(shù)數(shù)室編件號(hào)室編件號(hào)館編件號(hào)館編件號(hào)機(jī)構(gòu)機(jī)構(gòu)( (問(wèn)題問(wèn)題) )北北 京京 市市 昌昌 平平 區(qū)區(qū) 檔檔 案案 局局昌檔文200819號(hào) . 關(guān)于加強(qiáng)社區(qū)檔案管理工作的通知關(guān)于加強(qiáng)社區(qū)檔案管理工作的通知右右中中左左全全 宗宗 號(hào)號(hào)年年 度度保管期限保管期限頁(yè)頁(yè) 數(shù)數(shù)室編件號(hào)室編件號(hào)館編件號(hào)館編件號(hào)機(jī)構(gòu)機(jī)構(gòu)( (問(wèn)題問(wèn)題)

23、)另附白紙，右上另附白紙，右上角加蓋歸檔章角加蓋歸檔章全全 宗宗 號(hào)號(hào)年年 度度保管期限保管期限頁(yè)頁(yè) 數(shù)數(shù)室編件號(hào)室編件號(hào)館編件號(hào)館編件號(hào)機(jī)構(gòu)機(jī)構(gòu)( (問(wèn)題問(wèn)題) )檔案館給定的，檔案館給定的，沒(méi)有為空沒(méi)有為空2008總頁(yè)數(shù)總頁(yè)數(shù)空空按問(wèn)題結(jié)合時(shí)間按問(wèn)題結(jié)合時(shí)間排好的順序號(hào)排好的順序號(hào)機(jī)構(gòu)名稱機(jī)構(gòu)名稱永永全全 宗宗 號(hào)號(hào)3232年年 度度20082008保管期限保管期限永永頁(yè)頁(yè) 數(shù)數(shù)1515室編件號(hào)室編件號(hào)1 1館編件號(hào)館編件號(hào)機(jī)構(gòu)機(jī)構(gòu)( (問(wèn)題問(wèn)題) )黨辦黨辦全全宗宗號(hào)號(hào)目目錄錄號(hào)號(hào)案案卷卷號(hào)號(hào)件件號(hào)號(hào)責(zé)任者責(zé)任者文號(hào)文號(hào)題題 名名日期日期頁(yè)頁(yè)數(shù)數(shù)開(kāi)開(kāi)放放備備注注第五步：編目第五步：編目歸

24、檔文件目錄歸檔文件目錄101010123北京市昌北京市昌平區(qū)沙河平區(qū)沙河鎮(zhèn)黨委鎮(zhèn)黨委北京市昌北京市昌平區(qū)沙河平區(qū)沙河鎮(zhèn)黨委鎮(zhèn)黨委北京市北京市昌平區(qū)昌平區(qū)沙河鎮(zhèn)沙河鎮(zhèn)昌平區(qū)沙河鎮(zhèn)昌平區(qū)沙河鎮(zhèn)20082008年年工作總結(jié)工作總結(jié)20082008年大事記年大事記 與三元公司簽訂的與三元公司簽訂的土地征用協(xié)議土地征用協(xié)議 200812312008123120080000200800002008120020081200252510108 8黨辦黨辦黨辦黨辦政府辦政府辦323232ee昌沙黨發(fā)昌沙黨發(fā)200825號(hào)號(hào)1、有文號(hào)、有文號(hào)照實(shí)錄入；照實(shí)錄入；2、沒(méi)有為、沒(méi)有為空?？铡２蛔悴蛔?位用位用0補(bǔ)齊，

25、沒(méi)有月補(bǔ)齊，沒(méi)有月份排在年末份排在年末沒(méi)有具體日期沒(méi)有具體日期的排在月末的排在月末自擬題名自擬題名加加 電子文件電子文件標(biāo)識(shí)，有標(biāo)識(shí)，有填寫(xiě)填寫(xiě)e，沒(méi)，沒(méi)有為空有為空空空用用8位阿拉伯?dāng)?shù)字表位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，不能出現(xiàn)示，不能出現(xiàn) 、或或 等等第六步：填寫(xiě)備考表第六步：填寫(xiě)備考表盒內(nèi)文件情況說(shuō)明盒內(nèi)文件情況說(shuō)明說(shuō)明人說(shuō)明人: : . . 年年 月月 日日備備 考考 表表張三張三2009 4 152009 4 15主要填寫(xiě)本盒主要填寫(xiě)本盒內(nèi)文件的缺損、內(nèi)文件的缺損、修改、補(bǔ)充、修改、補(bǔ)充、移出銷毀等情移出銷毀等情況。（協(xié)議與況。（協(xié)議與補(bǔ)充協(xié)議可相補(bǔ)充協(xié)議可相互指引）互指引）由檔案員由檔案員簽名簽名填寫(xiě)裝填寫(xiě)裝盒日期盒日期第七步：裝