公司內(nèi)部控制守則——合同協(xié)議合同書

1、第13部分公司內(nèi)部控制規(guī)范一一合同13. 1崗位責(zé)任與授權(quán)批準(zhǔn)制度13. 1. 1合同崗位責(zé)任制度內(nèi)控制度名稱合同崗位責(zé)任制度執(zhí)行部門內(nèi)控制度編號(hào)監(jiān)督部門制度受控狀態(tài)生效日期第1章總則第1條目的為對(duì)合同實(shí)施內(nèi)部控制，確保合同的擬定、審批與執(zhí)行分開，并互相制約與監(jiān)督，特制定本制度。第2條適用范圍本制度適用于公司中與合同管理有關(guān)的崗位及職責(zé)權(quán)限的設(shè)置。第2章崗位設(shè)置及主要職責(zé)第3條合同業(yè)務(wù)崗位的設(shè)置合同業(yè)務(wù)崗位至少應(yīng)該包括法務(wù)部經(jīng)理、各部門負(fù)責(zé)人、法律顧問、業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員、財(cái)物人員、合同協(xié)議檔案管理員及印章管 理人員七個(gè)崗位。第4條各崗位的主要職責(zé)1 .法務(wù)部經(jīng)理的主要職責(zé)(1)審核公司合同管理制度

2、。(2)參與重大合同的談判。(3)審核公司格式合同和各部門合同文本。(4)審核公司合同臺(tái)賬和有關(guān)合同糾紛的法律訴訟文件。2 .各部門負(fù)責(zé)人的主要職責(zé)(1)協(xié)助擬定主營業(yè)務(wù)格式合同。(2)監(jiān)督本部門合同的簽訂及履行情況。(3)負(fù)責(zé)超出業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員權(quán)限的合同談判。(4)草擬與本部門業(yè)務(wù)相關(guān)的合同文本內(nèi)容。(5)初審業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員與對(duì)方擬定的合同條款。3 .法律顧問的主要職責(zé)(1)負(fù)責(zé)合同糾紛的仲裁及訴訟活動(dòng)。(2)參與法律關(guān)系復(fù)雜的合同談判。(3)協(xié)助各部門處理合同中的糾紛。(4)查證擬簽約對(duì)象的合法身份及法律資格。(5)監(jiān)督、指導(dǎo)各部門起草及修訂合同文本。(6)協(xié)助業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員依法簽訂、變更和解除

3、合同。(7)審查業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員與對(duì)方擬定的合同具體條款及合同協(xié)議履行情況。(8)草擬公司合同管理制度、公司主營業(yè)務(wù)格式合同和公司重大或特殊合同。4 .業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員的主要職責(zé)(1)對(duì)擬簽約對(duì)象進(jìn)行資格調(diào)查。(2)定期匯報(bào)合同的履行情況。(3)辦理合同變更、清結(jié)手續(xù)。(4)在授權(quán)委托的范圍內(nèi)簽訂合同。(5)與合同協(xié)議對(duì)方協(xié)商解決合同糾紛。(6)與合同協(xié)議對(duì)方商討合同條款，負(fù)責(zé)擬定合同。5 .財(cái)務(wù)人員的主要職責(zé)(1)調(diào)查擬簽約對(duì)象的資信狀況。(2)按照合同協(xié)議約定條款收付款項(xiàng)。(3)按照合同協(xié)議約定條款辦理財(cái)務(wù)手續(xù)。(4)按照合同協(xié)議約定條款履行賠償責(zé)任。6 .合同檔案管理員的主要職責(zé)(1)設(shè)置公司合

4、同臺(tái)賬。(2)建立和保管合同檔案。7 .印章管理人員的主要職責(zé)保管合同專用章。第3章合同業(yè)務(wù)不相容的崗位及基本要求8 5條不相容崗位的職責(zé)1 .合同的擬定與審批。2 .合同的審批與執(zhí)行。第6條合同業(yè)務(wù)人員的基本要求1 .對(duì)外合同的簽訂應(yīng)由法定代表人或其授權(quán)的人簽章。2 .合同簽訂時(shí)，必須要加蓋單位印章或合同專用章才能生效。3 .法定代表人也可以由公司章程等文件規(guī)定能夠代表公司行使職權(quán)的主要負(fù)責(zé)人擔(dān)任。第4章附則第7條本制度由財(cái)務(wù)部會(huì)同公司其他有關(guān)部門解釋。第8條本制度自年月日起實(shí)施。編制日期審核日期批準(zhǔn)日期修改標(biāo)記修改處數(shù)修改日期13. 1. 2合同訂立權(quán)限分級(jí)授予制度內(nèi)控制度名稱合同訂立權(quán)限

5、分級(jí)授予制度執(zhí)行部門內(nèi)控制度編號(hào)監(jiān)督部門制度受控狀態(tài)生效日期第1章總則第1條為明確公司合同訂立中的各級(jí)權(quán)限，規(guī)范公司合同訂立行為，加強(qiáng)對(duì)合同使用的監(jiān)督，防范和降低因合同的簽訂給公司 帶來的風(fēng)險(xiǎn)，特制定本制度。第2條規(guī)范公司合同訂立前的擬定、審批及合同訂立后的簽章工作，以符合中華人民共和國公司法和中華人民共和國合 同法等法律法規(guī)及規(guī)范性文件有關(guān)規(guī)定，確保合同的順利履行，維護(hù)公司的合法權(quán)益。第2章適用范圍第3條本制度所稱合同指公司與自然人、法人及其他組織設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)的合同或協(xié)議。第4條本制度適用于公司所有的書面合同審批，包括冠以合同、合約、協(xié)議、契約、意向書等名稱的規(guī)范性文件的審批

6、。第5條本制度中所稱部門指代表公司洽談、簽訂合同協(xié)議的各業(yè)務(wù)、各職能部門。第6條本制度中所稱業(yè)務(wù)經(jīng)辦人是合同談判、簽訂及履行的第一責(zé)任人，并有責(zé)任保證合同最終文本與經(jīng)各級(jí)審批后的合同文本在條款內(nèi)容上的一致性。第3章合同訂立前的授權(quán)審批第7條合同分類1. 一般性合同：合同標(biāo)的在萬元資金支出或萬元資金收入以下的合同。2.重大合同：合同標(biāo)的超出萬元資金支出或萬元資金收入的合同。第8條公司對(duì)外簽訂合同均由董事長授權(quán)總經(jīng)理代表公司行使職權(quán)。第9條總經(jīng)理職責(zé)1 .總經(jīng)理審批公司所有格式合同和各部門的合同文本。2 .總經(jīng)理負(fù)責(zé)公司對(duì)外重大合同的簽章，并審核超出各部門負(fù)責(zé)人審核權(quán)限的合同。3 .總經(jīng)理授權(quán)業(yè)務(wù)

7、經(jīng)辦人員代表公司簽訂合同。4 10條法務(wù)部經(jīng)理審核公司格式合同和各部門合同文本。第11條各部門負(fù)責(zé)人職責(zé)1 .負(fù)責(zé)草擬與本部門業(yè)務(wù)相關(guān)的合同文本。2 .協(xié)助法律顧問擬定公司主營業(yè)務(wù)格式合同。3 .初步審核業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員與對(duì)方商定的合同具體條款。4 12條法律顧問職責(zé)1 .監(jiān)督、指導(dǎo)各部門起草及修訂合同文本。2 .草擬公司主營業(yè)務(wù)格式合同或公司重大、特殊合同。第4章授權(quán)審批流程第13條原則上，在業(yè)務(wù)談判、雙方達(dá)成一致意見后，各部門應(yīng)盡可能使用公司制定的格式合同或部門合同文本。第14條法律顧問草擬的格式合同應(yīng)經(jīng)法務(wù)部經(jīng)理、總經(jīng)理審核批準(zhǔn)后形成正式書面協(xié)議，變更程序亦同。第15條各部門草擬的合同文本應(yīng)

8、經(jīng)法律顧問審查、法務(wù)部經(jīng)理審核、總經(jīng)理審批后形成正式書面協(xié)議，變更程序亦同。第16條業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員與合同對(duì)方擬定的一般性合同，需經(jīng)所屬部門負(fù)責(zé)人初審、法律顧問審查后正式訂立合同，變更程序亦 同。第17條業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員與合同對(duì)方擬定的重大合同，需經(jīng)所屬部門負(fù)責(zé)人初審、法律顧問審查、法務(wù)部經(jīng)理審核、總經(jīng)理審批 后方能訂立正式合同，變更程序亦同。第5章附則第18條本制度由公司法務(wù)部制定并負(fù)責(zé)解釋。第19條本制度報(bào)總經(jīng)理審批通過后生效。第20條本制度自年月日實(shí)施。編制日期審核日期批準(zhǔn)日期修改標(biāo)記修改處數(shù)修改日期13. 2合同編審管控規(guī)范13. 2. 1合同風(fēng)險(xiǎn)防范制度內(nèi)控制度名稱合同風(fēng)險(xiǎn)防范制度執(zhí)行部門內(nèi)

9、控制度編號(hào)監(jiān)督部門制度受控狀態(tài)生效日期第1章總則第1條目的1.為確保合同的簽訂符合國家及行業(yè)有關(guān)規(guī)定和公司自身利益，防范合同簽訂過程中的舞弊、欺詐等風(fēng)險(xiǎn)，特制定本制度。2.為使公司從被動(dòng)地應(yīng)付和處理合同糾紛轉(zhuǎn)變到主動(dòng)地預(yù)防合同糾紛，增強(qiáng)公司的應(yīng)變、發(fā)展和競爭能力，避免經(jīng)濟(jì)損失， 特制定本制度。第2條適用范圍本制度適用于公司合同訂立的風(fēng)險(xiǎn)管理。第2章規(guī)范合同過程各崗位的權(quán)責(zé)第3條合同訂立前的資格審查1 .合同訂立前由財(cái)務(wù)人員負(fù)責(zé)調(diào)查擬簽約對(duì)象的資信狀況。2 .由合同的業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負(fù)責(zé)對(duì)擬簽約對(duì)象進(jìn)行資格調(diào)查。3 .每月月初，公司應(yīng)定期對(duì)經(jīng)營活動(dòng)中經(jīng)常簽訂購銷合同的人員和經(jīng)營管理層進(jìn)行培訓(xùn)。4 .法

10、務(wù)部經(jīng)理負(fù)責(zé)審核公司格式合同和各部門合同文本的合法性、合理性。5 .法務(wù)部經(jīng)理負(fù)責(zé)審核公司合同臺(tái)賬和有關(guān)合同糾紛的法律訴訟文件的合法性、合理性。6 .法律顧問負(fù)責(zé)查證擬簽約對(duì)象的合法身份及法律資格。第4條合同訂立前的內(nèi)容談判1 .合同的相關(guān)業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負(fù)責(zé)與合同對(duì)方商討合同條款，負(fù)責(zé)擬定合同。2 .法律顧問負(fù)責(zé)協(xié)助業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員依法簽訂、變更和解除合同。3 .法律顧問負(fù)責(zé)審查業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員與合同對(duì)方擬定的合同具體條款。第5條合同訂立前的文本擬定1 .法律顧問負(fù)責(zé)草擬合同管理制度、主營業(yè)務(wù)格式合同以及重大或特殊合同。2 .法律顧問應(yīng)嚴(yán)格審查對(duì)方當(dāng)事人的主體資格、資信情況和履約能力。對(duì)合同條款要認(rèn)真推敲

11、，防止發(fā)生歧義和誤解，對(duì)資 金數(shù)額巨大、產(chǎn)權(quán)交易等抵押合同和生產(chǎn)經(jīng)營合同要依照有關(guān)法律規(guī)定及時(shí)辦理抵押登記和鑒證手續(xù)，以保證合同的合法性、嚴(yán)密性和完備性。3 .各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)草擬與本部門業(yè)務(wù)相關(guān)的合同文本內(nèi)容。第6條合同訂立后的履行1 .合同簽訂后，各部門負(fù)責(zé)人要及時(shí)監(jiān)督本部門合同的簽訂及履行情況，法律顧問實(shí)時(shí)檢查合同履行情況，各業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負(fù) 責(zé)定期匯報(bào)合同的履行情況。2 .合同訂立后由財(cái)務(wù)人員按照合同約定條款辦理財(cái)務(wù)手續(xù)、收付款項(xiàng)并履行賠償責(zé)任。3 .公司應(yīng)建立合同檔案和合同報(bào)表制度，總結(jié)合同管理中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。第7條合同違約后的自我保護(hù)1 .對(duì)于合同的違約行為，公司應(yīng)及時(shí)申請(qǐng)仲裁或向人民法

12、院提起訴訟。2 .對(duì)合同欺詐行為，公司要及時(shí)采取措施，盡量減少和避免損失，并請(qǐng)求有關(guān)部門予以處罰。第3章制定風(fēng)險(xiǎn)防范的各項(xiàng)措施第8條合同訂立前的風(fēng)險(xiǎn)防范1 .公司應(yīng)爭取合同的起草權(quán)，斟酌選用對(duì)自己有利的措施。2 .合同訂立前應(yīng)認(rèn)真審查簽約對(duì)象的主體資格和信用等級(jí)，減少交易風(fēng)險(xiǎn)。第9條合同內(nèi)容詳細(xì)化的風(fēng)險(xiǎn)防范1 .對(duì)于合同本身內(nèi)容，公司應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)了解合同性質(zhì)，減少合同在以后的履行中和使用法律條款爭議帶來的經(jīng)濟(jì)損失。2 .合同中涉及到的價(jià)款支付，如果是先款后貨，經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)就會(huì)轉(zhuǎn)移到需求方；如果采用先付定金的方式，可減少供方的風(fēng)險(xiǎn)； 如果采用先貨后款的方式，公司應(yīng)對(duì)需求方的整體實(shí)力、信譽(yù)度、付款時(shí)

13、間的長短及手續(xù)交接做好詳細(xì)調(diào)查。3 .合同的各項(xiàng)內(nèi)容應(yīng)盡量細(xì)化，用詞要精確，避免歧義，防止合同章履行后發(fā)生爭議，難以確定尚未履行的章商品的價(jià)款。4 .合同中應(yīng)明確規(guī)定雙方應(yīng)承擔(dān)的義務(wù)、違約的責(zé)任，明確違約金和賠償金的數(shù)額或計(jì)算方法，避免以后發(fā)生爭議引起的經(jīng) 濟(jì)損失。5 .公司應(yīng)讓法律專業(yè)人員參與合同的簽訂，或委托公證、鑒證機(jī)關(guān)進(jìn)行公證或鑒證。對(duì)重大項(xiàng)目的合同，公司應(yīng)聘請(qǐng)律師進(jìn) 行咨詢解決或由公司常年法律顧問負(fù)責(zé)，預(yù)防合同糾紛。第10條合同資料的妥善保存1 .下級(jí)合同歸口管理部門應(yīng)當(dāng)定期對(duì)合同進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、歸集，并編制合同報(bào)表，報(bào)上級(jí)合同歸口管理部門，由上級(jí)對(duì)下級(jí)合同 訂立情況進(jìn)行檢查。2 .根據(jù)法

14、律規(guī)定及公司需要，審核通過后的合同文本應(yīng)及時(shí)上報(bào)，經(jīng)國家有關(guān)主管部門審查或備案。3 .審核通過的合同報(bào)總經(jīng)理審批后，應(yīng)統(tǒng)一分類并進(jìn)行連續(xù)編號(hào)，且由合同檔案管理人員專人保管。第4章附則第11條本制度由公司法務(wù)部制定并負(fù)責(zé)解釋。第12條本制度報(bào)總經(jīng)理審批通過后生效。第13條本制度自年月日起實(shí)施。編制日期審核日期批準(zhǔn)日期修改標(biāo)記修改處數(shù)修改日期13. 2. 2合同編制制度內(nèi)控制度名稱合同編制制度執(zhí)行部門內(nèi)控制度編號(hào)監(jiān)督部門制度受控狀態(tài)生效日期第1章總則第1條目的為確保合同行為符合國家法律法規(guī)，避免公司遭受外部處罰、經(jīng)濟(jì)損失和信譽(yù)損失，對(duì)合同編制前的資格審查、 本擬定進(jìn)行規(guī)范，特制定本制度。內(nèi)容談判和

15、文第2條適用范圍本制度適用于公司各類格式合同的編制管理。第2章合同編制前的資格審查第3條選擇合同對(duì)方公司應(yīng)對(duì)合同標(biāo)的的生產(chǎn)商、價(jià)格及變化趨勢、質(zhì)量、供貨期和市場分布等方面進(jìn)行綜合分析論證，掌握市場情況，合理選擇 合同對(duì)方。第4條合同編制前的資格審查1 .公司應(yīng)當(dāng)對(duì)擬簽約對(duì)象的民事主體資格、注冊(cè)資本、資金運(yùn)營、技術(shù)和質(zhì)量指標(biāo)保證能力、市場信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量等方面進(jìn) 行資格審查。2 .對(duì)于重大合同或法律關(guān)系復(fù)雜的合同，公司應(yīng)當(dāng)指定法律、技術(shù)、財(cái)會(huì)、審計(jì)等專業(yè)人員參加談判，必要時(shí)可以聘請(qǐng)外部 專家參與。對(duì)于談判過程中的重要事項(xiàng)應(yīng)當(dāng)予以記錄。3 .對(duì)于合同對(duì)方，公司應(yīng)確定其是否具有對(duì)合同的履約能力和獨(dú)立承

16、擔(dān)民事責(zé)任的能力，并查證對(duì)方簽約人的合法身份和法 律資格。第3章編制合同文本第5條合同前的內(nèi)容談判1 .合同編制內(nèi)容至少應(yīng)該包含以下條款：合同編號(hào)、日期、合同內(nèi)容、合同范圍、雙方的權(quán)利和義務(wù)、協(xié)議期限、支付數(shù)額、 支付方式、違約責(zé)任以及不可抗力條款等。2 .合同內(nèi)容和合同范圍條款應(yīng)明確，避免范圍界定不明給公司造成經(jīng)濟(jì)損失。3 .雙方的權(quán)利和義務(wù)條款要特別注明，避免給公司造成經(jīng)濟(jì)損失。4 .對(duì)協(xié)議期限、支付數(shù)額和支付方式條款要具體詳細(xì)地說明，確保合同的有效履行。5 .違約責(zé)任條款第一不要遺漏；第二要全面；第三幅度可以高，但不要太高，因?yàn)樘邥?huì)導(dǎo)致條款無效，失去約束力。6 .不可抗力條款盡量列舉其

17、具體范圍、證明條件和通知期限。第6條確定合同的形式1 .在磋商過程中，電子郵件、傳真或口頭等方式協(xié)商的合同，最后應(yīng)以簽訂正式合同確認(rèn)書為準(zhǔn)。2 .為避免合同風(fēng)險(xiǎn)，即使通過傳真、信件、電報(bào)、電子郵件書面方式協(xié)商一致的，最后應(yīng)集中歸納到一份紙面合同上，避免 電子文件（電子郵件、電子數(shù)據(jù)、傳真）的缺陷。第7條合同編制的權(quán)責(zé)1 .合同文本擬定原則上由承辦部門起草。2 .公司應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)合同文本的擬定。3 8條合同文本擬定的規(guī)定1 .合同文本原則上由承辦部門起草。2 .重大合同或特殊合同應(yīng)當(dāng)由公司的法律部門參與起草，必要時(shí)可聘請(qǐng)外部專家參與起草。3 .由對(duì)方起草的合同，公司應(yīng)指定專人認(rèn)真審查合同，確保

18、合同內(nèi)容準(zhǔn)確反映公司訴求。4 .國家或行業(yè)有示范合同文本的，公司可以優(yōu)先選用，但在選用時(shí)，對(duì)涉及權(quán)利義務(wù)關(guān)系的條款應(yīng)當(dāng)進(jìn)行認(rèn)真審查，并根據(jù) 公司的實(shí)際需要進(jìn)行修改。第9條合同編制的流程1 .各部門負(fù)責(zé)人根據(jù)部門合同文本的業(yè)務(wù)范圍，起草部門業(yè)務(wù)合同文本，并遞交給法律顧問進(jìn)行審核。2 .法律顧問對(duì)各部門遞交的業(yè)務(wù)合同文本進(jìn)行審核，并出具書面意見。3 .各部門負(fù)責(zé)人根據(jù)法律顧問出具的書面意見，修改合同文本，并遞交給上級(jí)主管進(jìn)行審核、審批。4 .各部門負(fù)責(zé)人將重新修改后的合同文本遞交給法律顧問、法務(wù)部經(jīng)理、總經(jīng)理審核、審批后，各部門負(fù)責(zé)人根據(jù)審核、審 批的意見編制正式的合同文本。5 .各部門負(fù)責(zé)人將編

19、制的正式合同文本遞交給法律顧問、法務(wù)部經(jīng)理和總經(jīng)理審核、審批，審批通過后，各部門負(fù)責(zé)人可以 使用正式合同文本。第4章附則第10條本制度由公司行政部制定并負(fù)責(zé)解釋。第11條本制度配套辦法由財(cái)務(wù)部會(huì)同公司其他有關(guān)部門另行制定。第12條本制度報(bào)總經(jīng)理審批通過后生效。第13條本制度自年月日起實(shí)施。編制日期審核日期批準(zhǔn)日期修改標(biāo)記修改處數(shù)修改日期13. 3合同訂立管控規(guī)范14. 3. 1合同保密制度內(nèi)控制度名稱合同保密制度執(zhí)行部門內(nèi)控制度編號(hào)監(jiān)督部門制度受控狀態(tài)生效日期第1條為保守公司合同的秘密，維護(hù)公司的利益，特制定本制度。第2條本制度適用于本公司全體員工，公司所有人員都有保守公司秘密的義務(wù)。第3條密

20、級(jí)確定公司合同秘密的密級(jí)分為“絕密”、“機(jī)密”和“秘密”三級(jí)，屬于公司秘密合同及相關(guān)文件、資料，應(yīng)當(dāng)在文件的右上角標(biāo) 明密級(jí)。1. “絕密”合同是指此類合同文件資料的泄密會(huì)使公司的利益受到特別嚴(yán)重的損害，直接影響公司權(quán)益的重要決策文件及資料，包括但不限于總經(jīng)理與有關(guān)人員商議的戰(zhàn)略、經(jīng)營、人事等重要的合同文檔信息，此項(xiàng)密級(jí)由總經(jīng)理確定。2. “機(jī)密”合同是指此類合同文件資料的泄密會(huì)使公司受到嚴(yán)重的損害，主要是指公司在履行規(guī)劃、投資論證報(bào)告、財(cái)務(wù)報(bào) 表、統(tǒng)計(jì)資料、審計(jì)報(bào)告、重要會(huì)議記錄、公司經(jīng)營情況時(shí)簽訂合同的相關(guān)文件資料。3. “秘密”合同是指此類合同文件資料的泄露會(huì)使公司的利益受到損害，主要指

21、公司正式文件、文書檔案、經(jīng)濟(jì)往來文書、 人事檔案、合同協(xié)議、協(xié)議職員工資性收入、尚未進(jìn)入市場或未公開的各類信息。第4條各類密級(jí)合同保存期限1 .保密等級(jí)的劃分由擬定文件或報(bào)告的部門負(fù)責(zé)人或分管領(lǐng)導(dǎo)確定，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由部門負(fù)責(zé)人組織實(shí)施。2 .對(duì)公司所產(chǎn)生的合同事項(xiàng)應(yīng)當(dāng)及時(shí)確定密級(jí)，最遲不得超過 10個(gè)工作日。3 . “絕密”級(jí)文件的保密期限為永久，“機(jī)密”級(jí)文件的保密期限為10年，“秘密”級(jí)文件的保密期限為 3年,第5條各類密級(jí)合同的保密措施1. “絕密”合同相關(guān)文件資料的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復(fù)制、摘抄、保存和銷毀，應(yīng)由總經(jīng)理委托專人執(zhí)行。2. “機(jī)密”合同相關(guān)文件資料，未經(jīng)過總經(jīng)理批

22、準(zhǔn)，不得復(fù)制或摘抄；收發(fā)、傳遞和外出攜帶“機(jī)密”相關(guān)文件資料應(yīng)由指 定人員擔(dān)任，并在設(shè)備完善的保險(xiǎn)裝置中保存。3. “秘密”合同相關(guān)文件資料，在對(duì)外交往與合作中需要提供時(shí)，應(yīng)當(dāng)事先經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。4. “秘密”合同相關(guān)文件資料，應(yīng)選擇具有保密條件的場所，根據(jù)需要，限定參加人員范圍，對(duì)參加涉及密級(jí)事項(xiàng)的人員予 以指定，并確定其內(nèi)容是否傳達(dá)及傳達(dá)范圍。第6條解除和降低密級(jí)1 .解密和降低密級(jí)由合同文檔管理人員提供清單，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。2 .解密和降低密級(jí)操作應(yīng)由總經(jīng)理委托專人監(jiān)管，合同文檔管理人員具體實(shí)施。3 .合同文檔解密后一律當(dāng)場銷毀。4 .銷毀程序?yàn)椋嚎偨?jīng)理委托專人按清單一一核對(duì)正確無誤后

23、，用碎紙機(jī)或燃燒的方式進(jìn)行銷毀。第7條責(zé)任與獎(jiǎng)懲1 .給予當(dāng)事人辭退并追究其法律責(zé)任或酌情賠償經(jīng)濟(jì)損失的處分(1)利用職權(quán)強(qiáng)制他人違反保密規(guī)定的。(2)故意或過失泄露公司秘密，給公司造成嚴(yán)重后果或重大經(jīng)濟(jì)損失的。(3)違反本保密制度規(guī)定，為他人竊取、刺探、收買或違章提供公司秘密的。2 .給予當(dāng)事人警告的處分(1)已泄露公司秘密但已采取補(bǔ)救措施的。(2)違反保密措施中規(guī)定的內(nèi)容，泄露公司秘密，尚未給公司造成嚴(yán)重后果或經(jīng)濟(jì)損失的。3 .其他情況的處理(1)不遵守保密制度，泄露秘密，尚未造成不良影響或損失的，給予通報(bào)批評(píng)及以上處罰。(2)不遵守保密制度，泄露公司秘密，造成不良影響或損失的，或泄露公司

24、“機(jī)密”級(jí)別以上信息資料，即使未造成不良影響或損失的，給予降職降薪及以上處罰。(3)不遵守保密制度，泄露公司秘密，造成嚴(yán)重影響和損失的，或泄露公司“絕密”級(jí)別以上信息資料，即使未造成不良影 響或損失的，應(yīng)給予解除勞動(dòng)合同及以上處罰。(4)出賣公司秘密的或利用公司秘密為已謀利的，除賠償公司經(jīng)濟(jì)損失外，還要交司法部門處理。第8條本制度由行政部負(fù)責(zé)制定、解釋和修改。第9條本制度報(bào)總經(jīng)理審批通過后生效。第10條本制度自年月日起實(shí)施。編制日期審核日期批準(zhǔn)日期修改標(biāo)記修改處數(shù)修改日期13. 3. 2合同檔案管理規(guī)定內(nèi)控制度名稱合同檔案管理規(guī)定執(zhí)行部門內(nèi)控制度編號(hào)監(jiān)督部門制度受控狀態(tài)生效日期第1章總則第1條

25、目的1 .為加強(qiáng)合同文檔的管理工作，提高檔案管理水平，逐步實(shí)現(xiàn)公司合同管理工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，特制定本規(guī)定。2 .為文檔使用過程中便于對(duì)文檔進(jìn)行移交、保留、發(fā)放和借閱，特制定本規(guī)定。第2條適用范圍1 .本規(guī)定主要是用來規(guī)范合同檔案的接收、保管、使用流程。2 .本規(guī)定所指的合同檔案是公司在業(yè)務(wù)經(jīng)營中形成的以工程、銷售項(xiàng)目為中心的資料總和。第2章合同檔案管理的原則3 3條合同檔案的管理實(shí)行信息化管理，由公司合同管理主管部門集中統(tǒng)一管理，以確保檔案的完整、安全和有效利用。4 4條合同管理主管部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、整理、保管公司所有合同文檔，并負(fù)責(zé)監(jiān)督指導(dǎo)各業(yè)務(wù)分公司、各部門的合 同管理

26、工作。5 5條各業(yè)務(wù)分公司、各部門應(yīng)分別建立健全合同文檔的形成、積累、整理、歸檔工作體系，并確定一名網(wǎng)絡(luò)人員負(fù)責(zé)合同文 檔管理。第3章合同檔案管理的分類和歸檔第6條合同檔案管理的分類1 .普通合同檔案合同標(biāo)的在萬元資金支出或萬元資金收入以下的合同。2.重要合同檔案合同標(biāo)的超出萬元資金支出或萬元資金收入以下的合同。第7條合同的歸檔1 .凡是有法律效用的文件材料，合同履行完畢后，合同主管部門經(jīng)辦人應(yīng)向兼職管理員對(duì)自己審查的合同辦理關(guān)閉手續(xù)并進(jìn) 行歸檔，實(shí)行合同全過程的閉環(huán)管理。2 .凡是有機(jī)密性的文件，由專職合同管理員審核合同，應(yīng)由兼職合同管理員提交專職合同管理員辦理關(guān)閉手續(xù)并進(jìn)行歸檔， 實(shí)行合同

27、全過程的閉環(huán)管理。3 .合同一般性附件、合同簽收記錄、履行情況記錄等在合同履行完畢后一個(gè)月內(nèi)歸檔，并將上年度的合同報(bào)表上報(bào)法律事務(wù) 部。4 .合同主管部門及法律部門均應(yīng)按照公司合同管理辦法要求建立管理臺(tái)賬。5 .對(duì)于重大合同的簽訂，合同主管部門應(yīng)按照公司合同實(shí)施管理實(shí)施細(xì)則報(bào)公司主管部門按規(guī)定程序辦理。第8條合同檔案歸檔的主要工具1. “合同存檔登記臺(tái)賬”：用于各單位登錄所接收的文檔，作為文檔立卷的記錄，是核查案卷管理情況的匯總憑據(jù)和索引。2. “合同文檔使用登記臺(tái)賬”：作為文檔借閱、復(fù)印、發(fā)送、移交等使用過程的記錄，是原始憑證。3. “合同文檔清單”：主要用來對(duì)成套文檔或種類、頁數(shù)較多的文檔

28、進(jìn)行詳細(xì)列明。4. “合同文檔管理評(píng)審表”作為文檔管理的監(jiān)督工具，是管理評(píng)審工作的原始憑證，也是考核文檔管理工作的依據(jù)。第4章合同檔案管理的過程管理第9條合同檔案的存檔管理1 .合同檔案管理員獲得新文檔后，應(yīng)及時(shí)登記“合同文檔存檔登記臺(tái)賬”，確定合同編號(hào)、規(guī)范管理，分年度整理歸檔，顯 著標(biāo)明合同的簡要內(nèi)容，并逐個(gè)建立檔案，與合同有關(guān)的是文書要附在合同卷內(nèi)歸檔，履行完畢后，按檔案保管期限保管。2 .合同檔案管理員可根據(jù)檔案的重要程度，建立不同的“合同文檔存檔登記臺(tái)賬”。3 .合同檔案密級(jí)按“絕密”、“機(jī)密”和“秘密”三種進(jìn)行，合同檔案管理單位只能提升送交單位預(yù)定的密級(jí)。4 .合同檔案的復(fù)印發(fā)送、

29、原件轉(zhuǎn)移需要核定使用單位是否有權(quán)保留；原件借閱和復(fù)印借閱兩種形式都要求到期歸還；復(fù)印借 閱的文檔歸還后，可由文檔管理單位視情況銷毀或保留復(fù)印件。5 .合同保密文檔應(yīng)加蓋密級(jí)印章，可起到保密提示作用。6 .合同檔案管理員應(yīng)及時(shí)清理合同文檔產(chǎn)生和使用過程中，產(chǎn)生的一些中間文檔或暫時(shí)性文檔。7 .合同文檔的保存條件要采取防火、防潮、防有害生物等措施，以確保合同文檔的安全。8 .合同管理組要加強(qiáng)對(duì)合同檔案的統(tǒng)計(jì)工作，要以原始記錄為依據(jù)，編制合同統(tǒng)計(jì)清單。第10條合同檔案的移交和查閱1 .各分公司在正式簽署合同后需將合同正本原件移交合同管理組。2 .合同關(guān)閉后各分公司應(yīng)由指定的網(wǎng)絡(luò)管理員將全套合同資料向

30、合同管理組移交。3 .合同項(xiàng)目終止后各分公司需將該項(xiàng)目的所有技術(shù)資料匯總成冊(cè)，經(jīng)分公司業(yè)務(wù)經(jīng)理鑒定，具有長久保存價(jià)值的技術(shù)資料向合同管理組移交。4 .移交的合同文檔必須注明合同編號(hào)并保證齊全、完整，必須層次分明，符合其形成規(guī)律。5 .合同文檔移交時(shí)，必須編制檔案移交清冊(cè)并當(dāng)面清點(diǎn)。以雙方簽字認(rèn)可后方為完成交接手續(xù)。6 .各分公司、各部門員工可在合同管理組查閱合同文檔，確實(shí)因工作需要需借出查閱，需經(jīng)分公司、部門主管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意 后，方可在合同管理組辦理相關(guān)借閱手續(xù)，以影印件借出。合同原件無特殊情況不得外借。第11條合同檔案管理違規(guī)管理的懲罰辦法1 .保存的合同文檔每半年清理核對(duì)一次，如有遺失、損

31、毀，要查明原因，及時(shí)處理，并追究相關(guān)人員責(zé)任。2 .借閱人不得涂改、偽造、撕毀合同檔案材料，違者視情節(jié)予以處罰。3 .合同文檔的密級(jí)為機(jī)密，任何人不得擅自將合同對(duì)外公開，違者視情節(jié)予以處罰。第4章附則4 12條本規(guī)定由公司行政部會(huì)同法務(wù)部制定并負(fù)責(zé)解釋。5 13條本規(guī)定自年月日起實(shí)施。6 14條相關(guān)文件表單1 . “合同文檔存檔登記臺(tái)賬”和“合同文檔使用登記臺(tái)賬”。2 . “合同文檔清單”和“合同文檔管理評(píng)審表”。編制日期審核日期批準(zhǔn)日期修改標(biāo)記修改處數(shù)修改日期13. 4合同履行管控規(guī)范14. 4. 1合同變更管理方法內(nèi)控制度名稱合同變更管理辦法執(zhí)行部門內(nèi)控制度編號(hào)監(jiān)督部門制度受控狀態(tài)生效日期

32、第1條目的為確保合同的有效履行，及早發(fā)現(xiàn)合同協(xié)議中不規(guī)范、不合理的情況，維護(hù)公司合法權(quán)益，避免或減少因違約或糾紛給公司帶 來的損失，特制定本辦法。第2條適用范圍本辦法適用于公司所有合同的變更管理。第3條合同變更的程序1.業(yè)務(wù)經(jīng)辦人在合同履行過程中如果發(fā)現(xiàn)合同條款欠妥，需要進(jìn)行變更，則應(yīng)向部門經(jīng)理申請(qǐng)變更合同。2 .各部門經(jīng)理和法律顧問負(fù)責(zé)對(duì)業(yè)務(wù)經(jīng)辦人提出的變更合同的申請(qǐng)進(jìn)行審核。3 .法律顧問負(fù)責(zé)向總經(jīng)理提出變更合同意見。4 .變更合同意見經(jīng)總經(jīng)理審批后，由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人向合同對(duì)方提出變更或解除合同的要求。5 .業(yè)務(wù)經(jīng)辦人和合同對(duì)方協(xié)商變更合同的條款，并將達(dá)成合同的書面協(xié)議遞交給部門經(jīng)理、法律顧問進(jìn)行審核，審核無誤后， 由總經(jīng)理審批。6 .合同變更的書面協(xié)議得到各部門經(jīng)理和法律顧問的審核、總經(jīng)理審批后，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人和合同對(duì)方簽訂合同變更的書面協(xié)議。7 .合同檔案管理人員負(fù)責(zé)保管合同變更的書面協(xié)議及材料。第4條變更合同到期無法履