用友ERP培訓教程賬務系統(tǒng)初始化及日常處理

1、第5章 賬務系統(tǒng)初始化及日常處理學習目標 了解賬務系統(tǒng)的特點，熟悉賬務系統(tǒng)的業(yè)務流程和數(shù)據(jù)流程。掌握賬務系統(tǒng)的初始化中會計科目設置、錄入期初余額及設置各種分類、檔案資料的方法;掌握賬務系統(tǒng)日常業(yè)務處理中憑證處理和記賬的方法;熟悉出納管理的內容和處理方法;掌握賬務系統(tǒng)的期末業(yè)務的內容和處理方法。5.1 賬務系統(tǒng)概述 賬務系統(tǒng)是會計電算化信息系統(tǒng)的一個子系統(tǒng)，在整個會計電算化信息系統(tǒng)中既是中樞，又是根本的系統(tǒng)，它綜合、全面、概括地反映企業(yè)各個方面的會計工作內容，其他各子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)必須傳輸?shù)劫~務系統(tǒng)，同時還要把賬務系統(tǒng)中的某些數(shù)據(jù)傳輸給其他子系統(tǒng)以供利用。許多單位的會計電算化工作往往都是從賬務處理系

2、統(tǒng)開始的。 對于實際業(yè)務比擬簡單、數(shù)據(jù)量較少的小型企業(yè)，只使用賬務系統(tǒng)，按照制單、審核、記賬、查詢、結賬的業(yè)務流程進行即可。如果企業(yè)業(yè)務比擬復雜，建議使用賬務系統(tǒng)提供的各種輔助功能進行管理，如工程、部門、個人往來、客戶與供給商往來管理等。 賬務處理是指會計憑證和賬簿的組織、記賬方法、記賬程序的相互結合方式。憑證、賬簿組織是指會計憑證和賬簿的種類、格式以及憑證、賬簿與各種賬簿之間的關系。記賬方法是指在會計賬簿中登記經(jīng)濟業(yè)務的方法。記賬程序是指從填制憑證，登記賬簿到編制報表的整個過程的程序。 賬務處理系統(tǒng)的業(yè)務流程 由于各單位的情況不同，所采用的會計憑證和賬簿種類、格式、記賬方法、記賬程序也有所不

3、同，從而形成了不同的賬務處理形式，主要包括:記賬憑證核算形式、匯總記賬憑證核算形式、科目匯總表核算形式、日記總賬核算形式、多欄式日記賬核算形式等。不同的賬務處理形式有不同的處理流程，其差異主要在于登記總賬的方法和依據(jù)不同。目前，我國會計實務中采用最多的是科目匯總表核算形式?？颇繀R總表核算形式的處理過程主要有以下幾個步驟:1根據(jù)原始憑證或原始憑證匯總表編制記賬憑證。會計人員在收集、整理、匯總原始憑證的根底上，根據(jù)原始憑證匯總表編制有關的記賬憑證。2登記日記賬。出納根據(jù)收款憑證和付款憑證，登記現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬。3登記各種明細賬。會計人員依據(jù)原始憑證或原始憑證匯總表和記賬憑證登記各種明細分

4、類賬。4根據(jù)記賬憑證編制科目匯總表并登記總分類賬。會計人員依據(jù)記賬憑證定期編制科目匯總表，依據(jù)科目匯總表登記分類賬。5編制會計報表。月末會計人員依據(jù)日記賬、明細賬、總分類賬的有關數(shù)據(jù)編制會計報表。科目匯總表核算形式的會計業(yè)務處理流程如圖5-1所示。 原始憑證記賬憑證原始憑證匯總原始憑證科目匯總表會計報表銀行對賬單匯總填制編制登記匯總登記登記核對核對核對核對有關部門明細賬總賬現(xiàn)金日記賬表銀行日記賬表銀行圖5-1 會計業(yè)務處理流程圖 賬務處理系統(tǒng)特點1時序性強。賬務處理系統(tǒng)有嚴格的業(yè)務處理順序。從填制記賬憑證、審核記賬憑證，登記日記賬、明細賬，登記總賬到編制會計報表要嚴格按順序執(zhí)行。2數(shù)據(jù)量大。賬

5、務處理系統(tǒng)涉及大量的會計科目、會計憑證及一系列會計賬表，它相對其他管理系統(tǒng)而言處理的數(shù)據(jù)量較大。3數(shù)據(jù)接口多。賬務處理系統(tǒng)是整個會計電算化信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)交換的核心，它與會計電算化信息系統(tǒng)其他子系統(tǒng)之間存在數(shù)據(jù)接口。一方面賬務處理系統(tǒng)從其他管理子系統(tǒng)取得大量數(shù)據(jù)，如固定資產管理系統(tǒng)為賬務處理系統(tǒng)提供大量原始憑證及記賬憑證;另一方面其他子系統(tǒng)也從賬務處理系統(tǒng)取得數(shù)據(jù)，如工資管理系統(tǒng)從賬務處理系統(tǒng)取得賬戶設置等信息，賬務處理系統(tǒng)與其他管理系統(tǒng)的有機結合形成了完整的會計電算化信息系統(tǒng)。4通用性強。賬務處理系統(tǒng)比擬容易實現(xiàn)通用化。這主要是由于賬務處理系統(tǒng)在數(shù)據(jù)處理過程中，一方面必須遵守一系列法律、法規(guī)和準

6、那么，如會計法、會計準那么、會計制度、會計根底工作標準等;另一方面必須遵循一定的會計原理和規(guī)那么，如復式記賬方法、總賬發(fā)生額及余額必須等于下屬明細賬發(fā)生額及余額之和等等。正是由于賬務處理系統(tǒng)這一特點，目前市場上可以看到大量的通用賬務處理核算軟件。 賬務處理系統(tǒng)的目標 一般來說，賬務處理系統(tǒng)的目標應包括以下內容:1及時、準確地采集和輸入各種憑證，保證進入電算化系統(tǒng)的會計數(shù)據(jù)及時、準確和全面。2高效、正確地完成記賬過程。3隨時輸出各個會計期間的各種賬表，及時提供會計信息。4建立賬務處理系統(tǒng)與其他管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，實現(xiàn)會計數(shù)據(jù)的及時傳遞和數(shù)據(jù)共享。 此外，為了充分發(fā)揮計算機處理的優(yōu)勢，增強賬務處理

7、系統(tǒng)的核算和輔助管理功能，賬務處理系統(tǒng)往往還增加了往來核算管理、部門核算管理、自動轉賬管理等功能。 賬務處理系統(tǒng)數(shù)據(jù)流程 賬務處理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流程可描述如下:1會計人員通過鍵盤錄入記賬憑證、原始憑證或系統(tǒng)自動獲取機制憑證，然后將有關憑證寫入臨時憑證文件。2會計人員對臨時憑證文件進行審核。3根據(jù)臨時憑證文件中的已審核的憑證進行記賬，并將臨時憑證文件中已記賬的憑證刪除。4根據(jù)企業(yè)銀行對賬文件和對賬單文件進行對賬。5根據(jù)匯總文件和歷史憑證文件輸出日記賬和明細賬以及會計報表，根據(jù)匯總文件輸出總賬。 賬務處理系統(tǒng)數(shù)據(jù)流程圖，如圖5-2所示。會計部門錄入憑證臨時記賬憑證文件審核匯總文件錄入對賬單輸出賬表歷史

8、憑證文件登記企業(yè)銀行對賬文件銀行對賬輸出對賬單文件 圖5-2 賬務處理系統(tǒng)數(shù)據(jù)流程圖 賬務處理系統(tǒng)的功能 一般來說，賬務處理系統(tǒng)的根本功能應包括系統(tǒng)設置初始化、憑證管理、記賬結賬、查詢、打印輸出、系統(tǒng)維護等。其根本功能模塊結構如圖5-3所示。賬務處理系統(tǒng)系統(tǒng)維護打印輸出查 詢記賬結賬憑證管理系統(tǒng)設置數(shù)據(jù)備份記賬憑證憑證查詢登記賬簿憑證輸入科目設置數(shù)據(jù)恢復打印賬簿賬簿查詢結 賬憑證審核憑證類別科目余額科目匯總自動轉賬賬簿設置其他查詢初始余額其他設置圖5-3 賬務處理系統(tǒng)根本功能模塊結構圖 5.2 賬務系統(tǒng)的初始化 總賬系統(tǒng)的啟動 總賬系統(tǒng)初始設置就是結合本企業(yè)的實際情況，將一個通用的賬務核算系統(tǒng)

9、改造為適合本企業(yè)核算要求的“專用賬務核算系統(tǒng)。在使用總賬系統(tǒng)之前，需要先啟動注冊系統(tǒng)。總賬系統(tǒng)的啟動建立在整個軟件系統(tǒng)的根底設置之上，具體操作步驟如下:1進入操作系統(tǒng)之后，單擊“開始“程序“用友U8管理軟件“財務系統(tǒng)“總賬;2如圖5-4，選擇賬套“888沈陽市華旭集團，選擇會計年度“2005，輸入操作日期“2005-06-26，用戶名“李樂及相應的密碼，然后單擊“確定。 圖5-4注冊總賬 設置業(yè)務處理控制參數(shù)憑證 具體操作步驟如下：如圖5-5所示，在“設置菜單中單擊“選項。 圖5-5 選項憑證如圖5-5所示，單擊“憑證選項卡，在“制單控制中，選中“制單序時控制、“支票控制、“資金及往來赤字控制

10、及“允許修改、作廢他人填制的憑證復選框。在“憑證控制中，選擇“打印憑證頁腳姓名、“憑證審核控制到用戶、“出納憑證必須經(jīng)由出納簽字復選框。 在“外幣核算中，選擇“固定匯率單項選擇按鈕。選中“預算控制方式，單擊“確定。 “制單序時控制是指系統(tǒng)默認憑證保存時不按憑證號順序排列而按日期順序排列，如不按序時制單將出現(xiàn)憑證假喪失現(xiàn)象。如有特殊需要，可將其改為不按序時制單，那么在制單時憑證號必須按日期順序排列。 選擇了“資金及往來赤字控制，那么在制單時，當現(xiàn)金、銀行科目的最新余額出現(xiàn)負數(shù)時，系統(tǒng)將予以提示。 假設某科目為其他系統(tǒng)的受控科目，一般來說，為了防止重復制單，應只允許其受控系統(tǒng)來使用該科目進行制單，

11、總賬系統(tǒng)是不能使用此科目進行制單的，所以在這里不選“可以使用其他系統(tǒng)受控科目。但如果希望在總賬系統(tǒng)中也能使用這些科目填制憑證，那么應選擇此項。 選擇“支票控制，在制單時錄入了未在支票登記簿中登記的支票號，系統(tǒng)將提供登記支票的功能。 “出納憑證必須經(jīng)由出納簽字是指出納人員可通過出納簽字功能對制單員填制的帶有現(xiàn)金銀行科目的憑證進行檢查核對，主要核對出納憑證的出納科目的金額是否正確，審查認為錯誤或有異議的憑證，應交與填制人員修改后再核對一次。 選擇“制單權限控制到科目，還應通過“明細權限去設置相應制單科目權限。選擇“憑證審核控制到用戶，還應通過“明細權限去設置用戶審核權限。選擇“明細賬查詢權限控制到

12、科目，還應通過“明細權限去設置明細賬科目查詢權限見“賬薄選項。 “固定匯率即在制單時，一個月只按一個固定匯率折算本位幣金額?！案訁R率即在制單時，按當日匯率折算本位幣金額。在此設置只決定制單時使用何種匯率，具體匯率應在外幣設置時輸入。賬簿 具體操作步驟如下: 如圖5-6所示，單擊“賬簿選項卡。明細賬打印方式選擇“按年排頁。 圖5-6 選項賬薄 按月排頁:即打印時從所選月份范圍的起始月份起將明細賬按順序排頁，再從第一頁開始將其打印輸出，打印起始頁號為“1頁。這樣假設選擇月份范圍不是第一個月，那么打印結果的頁號必然從“1頁開始。 按年排頁:即打印時從本會計年度的第一個會計月份開始將明細賬按順序排頁

13、，再將打印月份范圍所在的頁打印輸出，打印起始頁號為所打印月份在全年總排序頁中的頁號。這樣，假設所選擇月份范圍不是第一個月，那么打印結果的頁號有可能不是從“1頁開始。會計日歷 具體操作步驟如下:如圖5-7所示，單擊“會計日歷選項卡。確定會計日歷，確定會計年度為2005年，啟用日期為2005年6月1日。 圖5-7 選項會計日歷 啟用日期不能在賬套啟用日期之前。錄入?yún)R率后不能修改啟用日期。已錄入期初余額包括輔助期初余額后，不能修改啟用日期。已制單的月份不能修改啟用日期，其他系統(tǒng)中已制單的月份不能修改啟用日期。新年度進入系統(tǒng)后，不能修改啟用日期。其他 具體操作步驟如下:如圖5-8所示，單擊“其他選項卡

14、。小數(shù)位均輸入“2。在“部門排序方式、“個人排序方式和“工程排序方式中，均選擇“按編碼排序單項選擇按鈕，單擊“確定。 圖5-8 建賬選項其他 賬套名稱、單位名稱、賬套路徑、行業(yè)性質等賬套信息只在這里顯示，假設要修改，可到“系統(tǒng)管理中去修改。 設置會計科目 具體操作步驟如下:在“總賬系統(tǒng)窗口中，“設置菜單下，單擊“會計科目，翻開“會計科目對話框，如圖5-9所示。 圖5-9“會計科目對話框 單擊“增加按鈕，進入“會計科目新增對話框。如圖5-9所示，輸入科目編碼“130101，輸入科目名稱“報刊費，選擇賬頁格式為“金額式，如果有輔助核算的科目可以選擇輔助核算選項，單擊“確定。 如果所用的會計科目與所

15、在行業(yè)會計制度規(guī)定的一級會計科目根本上一致，那么可以在建立賬套時選擇預置標準會計科目。這樣在會計科目初始設置時只需對局部不同的會計科目進行修改，對缺少的會計科目進行增加處理即可。如果所使用的會計科目與會計制度規(guī)定的會計科目相差較多，那么可在系統(tǒng)初始化設置時選擇不預留行業(yè)會計科目，這樣可以根據(jù)自身的需要自行設置全部的會計科目。增加的會計科目編碼長度及每段位數(shù)要符合編碼規(guī)那么，編碼不能重復，不能越級;科目一經(jīng)使用，即已輸入余額或憑證，不允許作科目升級處理，即只能增加同級科目，而不能再增設下級科目。 為了加快建立會計科目的速度和準確性，我們可以對下級科目或者同級性質相近的科目進行復制，這樣只需稍作改

16、動即可完成增加工作。具體操作步驟如下: 如圖5-10所示，在會計科目中，選擇“100201工行存款后，在“編輯菜單中單擊“復制，進入“會計科目_新增對話框。 圖5-10 復制會計科目如圖5-11所示，如果企業(yè)新增會計科目為“100202中行存款，將科目編碼和名稱分別改為“100202和“中行存款，單擊“確定即可。 圖5-11復制會計科目 如果某一科目的下級與另一個或者幾個科目的下級內容相同，我們還可以將某一科目的下級成批復制到另一個科目作為下級。具體操作步驟如下:在會計科目中選擇“編輯菜單后，單擊“成批復制，彈出對話框如圖5-12所示。圖5-12成批復制在“成批復制對話框中，輸入被復制的科目編

17、碼“5101，在要復制的科目編碼中輸入“5401，在“數(shù)量核算復選框前打上“后單擊“確認。 如果要對已設置完成的會計科目的名稱、編碼及輔助工程等內容進行修改，應在會計科目未使用之前在會計科目的修改功能中完成。但需要注意的是，已經(jīng)使用的末級會計科目不能修改科目編碼，非末級會計科目的編碼不能修改或刪除，已有數(shù)據(jù)的會計科目，應先將該科目及下級科目余額清零后再修改，被封存的科目在制單時不可以使用，只有處于修改狀態(tài)才能設置匯總打印和封存。成批修改會計科目時，可使用“、“按鈕，直接查找科目進行修改。修改會計科目具體操作步驟如下:在會計科目中單擊“修改按鈕，進入“會計科目修改對話框。選擇要修改的內容進行修改

18、后，單擊“確定即可。 當在同一張憑證中，某一方向的末級科目有多筆同向的分錄，而又需要將它們按科目匯總成一筆進行打印時，那么可以將該科目設置匯總打印。具體操作步驟如下: 在會計科目中，選擇科目“550301”后雙擊，進入“會計科目修改對話框。 如圖5-13所示，單擊“匯總打印，在“匯總到下拉列表框中選擇“550301”后，單擊“確定即可。 圖5-13匯總打印如果科目已制單或已錄入期初余額，那么不能刪除。被指定為現(xiàn)金銀行科目的會計科 目不能被刪除，如果想刪除必須先取消指定?！皠h除將不能恢復是指不能自動恢復，以后如需恢復該科目可通過“增加功能來完成。具體操作步驟如下: 會計科目中，選擇要刪除的科目后

19、，單擊“刪除按鈕。 在彈出的對話框中，單擊“確定即可。 輔助賬類必須設在末級科目上，但為了查詢或出賬方便，可在其上級和末級科目上同時設置輔助賬類。具體操作步驟如下： “會計科目窗口中，選擇“113101”，單擊“修改按鈕。如圖5-14所示，選中“輔助核算中的“客戶往來復選框后，單擊“確定即可。 圖5-14輔助核算 指定會計科目是指定出納的專管科目。指定科目后，才能執(zhí)行出納簽字，從而實現(xiàn)現(xiàn)金、銀行管理的保密性，才能查看現(xiàn)金、銀行存款日記賬。一般情況下，現(xiàn)金科目要設為日記賬;銀行存款科目要設為銀行賬和日記賬。具體操作步驟如下： 如圖5-15所示的在“會計科目窗口中，選擇“編輯菜單，單擊“指定科目。

20、選擇“銀行總賬科目后，在左框中選中“1002銀行存款，單擊“，將其添加到右側“已選科目文本框中，單擊“確認即可。 圖5-15 指定會計科目 外幣種類 單位如果有外幣核算業(yè)務，那么需要進行外幣設置。具體操作步驟如下:1在“設置中選擇“外幣及匯率。2如圖5-16所示，單擊“增加，輸入幣符、幣名，輸入?yún)R率小數(shù)位，確定固定匯率，輸入記賬匯率“，單擊“確認。 圖5-16外幣設置 設置操作權限用友ERPU8應用系統(tǒng)采用了集中權限管理方式，可分“在系統(tǒng)管理中設置功能權限和“在總賬系統(tǒng)中進行數(shù)據(jù)權限分配兩局部。在總賬管理中，加強了對操作員的權限控制功能。在原有制單權限、科目權限、審核權限的根底上，增加部門等輔

21、助核算的制單、查詢權限；增加憑證類別制單、查詢權限。填制憑證時，增加是否可查詢他人憑證控制，如不可查詢他人憑證，那么在填制憑證時，應過濾掉其他人填制的憑證。1 設置功能操作權限在使用總賬系統(tǒng)前要先在系統(tǒng)管理中設置相應的操作員，并賦予總賬系統(tǒng)全部功能或部分功能的操作權限。2分配數(shù)據(jù)操作權限新建賬套時選擇“是否需要數(shù)據(jù)權限控制的選項，并且必須在系統(tǒng)管理中定義角色或用戶，并分配完功能級權限后才能在這里進行“數(shù)據(jù)權限分配。具體操作步驟如下：選擇“設置，單擊“數(shù)據(jù)權限分配。如圖5-17所示，在“權限瀏覽窗口，選擇數(shù)據(jù)權限類型：“記錄級權限或“字段級權限。選擇相應的業(yè)務對象，如科目。在用戶中選擇“張悅。

22、執(zhí)行“授權后，單擊“保存。 圖5-18為設置金額權限。 圖5-17 設置操作權限 圖5-18金額權限設置總賬套打工具總賬套打工具用于設置打印憑證、賬簿時的套打格式。套打紙是指用友公司為賬務專門印制的各種憑證、賬簿的標準表格線，選擇套打打印時，系統(tǒng)只將憑證、賬簿的數(shù)據(jù)內容打印到相應的套打紙上，而不打印各種表格線。用套打紙打印憑證速度快，且美觀。套打調整最小單位為。具體操作步驟如下列圖5-19所示。 圖5-19 套打工具設置憑證類別 實行會計電算化以后，根據(jù)單位核算和管理的要求，需要對記賬憑證進行分類。設置憑證類別后利于憑證的管理、記賬和匯總。但是，無論如何分類都不會影響記賬結果。具體操作步驟如下

23、:在總賬菜單中，選擇“設置，單擊“憑證類別。如圖5-20所示，選中“收款憑證、付款憑證、轉賬憑證后，單擊“確定。圖5-20 憑證類別如圖5-21所示，雙擊“收款憑證后的“限制類型欄，選擇“借方必有，在“限制科目欄中輸入限制科目。圖5-21設置憑證類別 如圖5-22所示，在科目參照中選擇“1001現(xiàn)金和“1002銀行存款后，單擊“確定。其他兩種“憑證類別操作同“收款憑證。 圖5-22 科目參照 設置工程目錄一個單位工程核算的種類可能多種多樣，如在建工程、對外投資、技術開發(fā)、融資本錢、在產品本錢、課題、合同訂單為了滿足企業(yè)的實際需要，可定義多類工程核算，將具有相同特性的一類工程定義成一個工程大類，

24、一個工程大類可以核算多個工程。為了便于管理，企業(yè)還可以對這些工程進行分類管理，如將存貨、本錢對象、現(xiàn)金流量、工程本錢等作為核算的工程目錄。系統(tǒng)要求在建立會計科目時先設置相關的工程核算科目，然后再定義工程目錄。“工程目錄功能用于工程大類的設置及工程目錄及分類的維護。企業(yè)可以在此增加或修改工程大類、工程核算科目、工程分類、工程欄目結構，以及工程目錄。預制現(xiàn)金流量工程，現(xiàn)金流量工程增加指定現(xiàn)金流入、現(xiàn)金流出方向，提供統(tǒng)計表、明細表的查詢功能。1 定義工程大類定義工程大類的內容包括：1工程大類名稱：工程大類名稱是該類工程的總稱，而不是會計科目名稱。2定義工程級次：工程級次即工程編碼規(guī)劃，工程分類最多分

25、8級，總級長度不超過22位，單級長度不能超過9位。3定義工程欄目：編輯工程欄目的名稱和各欄目的屬性。系統(tǒng)默認的欄目有“工程編號、“工程名稱、“是否結算及“所屬分類碼，用戶可根據(jù)需要，編輯欄目內容。 工程大類就是工程核算的分類類別。如產品銷售收入按產品工程核算，其工程大類定義為產品核算。必須將需進行工程核算的科目設置為工程大類后，才能定義工程和目錄。具體操作步驟如下:在總賬主菜單中選擇“設置中的“編碼檔案后，單擊“工程檔案。如圖5-23所示，單擊“增加，進入“工程大類定義增加對話框。圖5-23工程檔案如圖5-24所示，輸入新工程大類名稱“生產本錢，單擊“下一步。圖5-24定義工程大類如圖5-25

26、所示，選擇“定義工程級次后，單擊“下一步。圖5-25定義工程級次如圖5-26所示，選擇“定義工程欄目后，單擊“完成。 圖5-26 定義工程欄目工程大類的名稱是該類工程的總稱，而不是會計科目名稱。如在建工程按具體工程工程核算，其工程大類名稱為工程工程而不是在建工程。用于定義工程欄目所輸入內容的數(shù)據(jù)類型，可為字符型、整數(shù)型、實數(shù)型、日期型。字符型是表示該數(shù)據(jù)為漢字、英文字母或數(shù)字，整數(shù)型表示該數(shù)據(jù)只能是整數(shù)，實數(shù)型表示該數(shù)據(jù)可以輸入小數(shù)，日期型表示該數(shù)據(jù)為日期。已輸入數(shù)據(jù)的欄目最好不要刪除，否那么這些欄目的數(shù)據(jù)將無法再查到。 指定核算科目就是具體指定涉及到工程大類的科目。指定核算科目之前，必須在總

27、賬系統(tǒng)的會計科目設置中，將需要進行工程核算的科目的輔助核算屬性設置為工程核算。一個工程大類可指定多個科目，一個科目只能指定一個工程大類。具體操作步驟如下: 如圖5-27所示，單擊“核算科目，選擇要核算的工程后，按“確定即可。 圖5-27指定核算科目 為了便于統(tǒng)計，可以對同一工程大類下的工程進行進一步劃分，這就需要進行工程分類的定義。不能隔級錄入分類編碼。假設某工程分類下已定義工程，那么不能刪除，也不能定義下級分類，必須先刪除工程，再刪除該工程分類或定義下級分類。非末級工程分類不能刪除。具體操作步驟如下: 如圖5-28所示，選中“工程分類定義單項選擇按鈕，單擊右下角的“增加按鈕。輸入分類編碼“1

28、”，分類名稱“自行開發(fā)，單擊“確定即可。 圖5-28 定義工程分類 在定義工程目錄中，“維護功能用于錄入各個工程的名稱及定義的其他數(shù)據(jù)，因此平時工程目錄變動應及時在本功能中進行調整。在每年年初應將已結算或不用的工程刪除。標識結算后的工程將不能再使用。具體操作步驟如下: 如圖5-29所示，選中“工程目錄單項選擇按鈕，進入“工程目錄對話框，單擊“維護。 圖5-29 定義工程目錄 如圖5-30所示，在“工程目錄維護對話框中，單擊“增加，增加一條新的目錄。 輸入工程編號“101”，工程名稱“A1軟件產品，“是否結算欄為空，所屬分類碼選擇“1自行開發(fā)，然后再單擊“確定，然后單擊“退出后返回。圖5-30

29、“工程目錄維護對話框 錄入期初余額 如果是第一次使用賬務處理系統(tǒng)，必須使用“錄入期初余額功能，將經(jīng)過整理的手工賬科目的期初余額錄入計算機。如果系統(tǒng)中已有上年的數(shù)據(jù)，在使用“結轉上年余額功能后，上年各賬戶余額將自動結轉到本年。 如果某科目為數(shù)量、外幣核算，應錄入期初數(shù)量、外幣余額，而且必須先錄入本幣余額，再錄入數(shù)量和外幣余額。非末級會計科目的余額不用錄入，系統(tǒng)將根據(jù)其下級明細科目自動匯總計算填入。其數(shù)據(jù)欄為黃色。出現(xiàn)紅字余額用負號輸入。修改余額時，直接輸入正確數(shù)據(jù)，然后單擊“刷新即可。通常，初始余額確定后不能再修改，即憑證記賬后，期初余額變?yōu)闉g覽只讀狀態(tài)，不能再進行修改。具體操作步驟如下: 在“

30、總賬系統(tǒng)菜單中，選擇“設置，單擊“期初余額，進入“期初余額錄入窗口，如圖5-31所示，將光標定在“現(xiàn)金1001科目的期初余額欄，輸入期初余額“”。圖5-31 “期初余額錄入窗口只要求錄入最末級科目的余額和累計發(fā)生數(shù)，上級科目的余額和累計發(fā)生數(shù)由系統(tǒng)自動計算。借貸方累計發(fā)生額直接錄入，期初余額在輔助項中錄入。具體操作步驟如下:在圖5-31“期初余額錄入窗口中，雙擊“1191其他應收款科目的期初余額欄。如圖5-32，5-33所示，在“個人往來期初窗口，單擊“增加按鈕，輸入日期“2005-5-31，憑證號“付-78，部門“市場部，個人“李寧，摘要“出差借款及金額“600，單擊“退出即可。圖5-32

31、“個人往來期初窗口 圖5-33“個人往來期初 如果某科目涉及客戶供給商輔助核算，那么必須按輔助項錄入期初余額。錄入余額時應分別按不同情況處理。如在總賬系統(tǒng)中進行客戶、供給商往來核算，那么其操作規(guī)程與錄入個人往來余額相似。如使用應收應付系統(tǒng)，那么應該到應收應付系統(tǒng)中錄入客戶、供給商賬類的科目的明細期初余額。在總賬系統(tǒng)中，只能錄入這些科目的總余額。使用應收應付系統(tǒng)，假設往來科目還有其他輔助核算，如部門核算或工程核算，那么只能錄入這些科目下各部門總余額或各工程的總余額。在總賬系統(tǒng)中錄入期初余額的具體操作步驟如下:在“期初余額表中雙擊“113101應收客戶的期初余額，進入“客戶往來期初余額錄入窗口。如

32、圖5-34所示，單擊“增加按鈕，修改日期為“2005-5-31，在“類別中選擇“轉轉賬憑證，輸入憑證號為“118，單擊“確定。 圖5-34 輸入日期和憑證號 如圖5-35所示，在客戶對話框中單擊“ 按鈕選擇客戶“萬科。圖5-35 選擇客戶如圖5-36所示，輸入摘要“銷售商品后，單擊“選入按鈕。圖5-36 輸入摘要如圖5-37所示，輸入金額“，業(yè)務員選擇“張洪巖，輸入票號“P102，單擊“退出。如果在應收應付系統(tǒng)中錄入期初余額，那么在總賬系統(tǒng)中，先錄入單位往來科目的總余額，然后在應收應付系統(tǒng)中輸入期初余額，最后進行總賬與應收應付系統(tǒng)余額對賬。 圖5-37 輸入金額及業(yè)務員4.錄入供給商往來科目余

33、額 具體操作步驟如下:在“期初余額錄入窗口中，在期初余額表“212101應付供給商期初余額處雙擊，進入“供給商往來期初對話框。如圖5-38所示，單擊“增加，日期為“2005-05-31，憑證號為“轉-45，供給商為“海達，摘要為“購置商品，金額為“，業(yè)務員為“李寧，票號為“g001，單擊“退出。 圖5-38 “供給商往來期初對話框 如果某項科目涉及工程輔助核算，那么必須按輔助項錄入期初余額。具體操作步驟如下:在“期初余額錄入窗口中，雙擊“直接材料41010101的期初余額，進入“工程核算期初窗口。如圖5-39所示，單擊“增加，在“工程參照對話框中，點擊“參照按鈕，選擇“A1軟件產品，單擊“確定

34、，確定余額方向“借方，輸入期初余額為“155，單擊“退出。 圖5-39 “工程核算期初窗口 一般情況下，軟件默認資產類科目的余額方向為借方，負債及所有者權益科目的余額方向為貸方。但是有一局部調整科目，如“壞賬準備、“累計折舊等科目的余額方向與同類科目默認的余額方向相反。在建立會計科目時如果沒有對這些科目的余額方向進行調整的話，那么就需要在此處把方向調整正確?？傎~科目與其下級明細科目的方向必須一致。余額的方向應以科目屬性或類型為準，不以當前余額方向為準。具體操作步驟如下:如圖5-40所示，將光標定在“累計折舊科目行上。 圖5-40 調整余額方向單擊“方向，屏幕彈出對話框，確定需調整的方向，如:借

35、貸，單擊“是。 期初余額試算不平衡，將不能記賬，但可以填制憑證。已經(jīng)記過賬，那么不能再錄入、修改期初余額，也不能執(zhí)行“結轉上年余額的功能。所以應進行試算平衡，具體操作步驟如下: 如圖5-41所示，錄入完所有余額后，在“期初余額錄入對話框中單擊“試算按鈕，可查看期初余額試算平衡表，檢查余額是否平衡，如平衡，單擊“確認返回。 圖5-41試算平衡表 在錄入期初數(shù)據(jù)時，不經(jīng)意當中會發(fā)生總賬與輔助總賬、總賬與明細賬數(shù)據(jù)錯誤，為了及時做到賬賬核對，盡快修正錯誤的賬務數(shù)據(jù)，企業(yè)應該進行期初對賬。對賬方法為總賬上下級、明細賬與總賬之間對賬，總賬與輔助賬之間對賬。具體操作步驟如下: 如圖5-42所示，單擊“對賬

36、按鈕，在彈出的對話框中單擊“開始按鈕，對當前期初余額進行對賬。 如果對賬后發(fā)現(xiàn)有錯誤，可單擊“顯示對賬錯誤按鈕，系統(tǒng)將把對賬中發(fā)現(xiàn)的問題列出來。 圖5-42 對賬 5.3 日常業(yè)務處理 日常業(yè)務處理主要是通過輸入和處理各種記賬憑證，完成記賬工作，查詢、打印輸出各種賬頁，對部門、工程、個人往來進行管理。5.3.1 憑證處理1.填制憑證 1根本信息 憑證類別為初始設置時已定義的憑證類別代碼或名稱。采用自動編號時，計算機自動按月按類別連續(xù)進行編號。采用序時控制時，憑證日期應大于或等于啟用日期，不能超過業(yè)務日期。由于系統(tǒng)默認憑證保存時不按憑證號順序排列而按日期順序排列，如不按序時制單將出現(xiàn)“憑證假喪失

37、現(xiàn)象。如有特殊需要可將其改為按序時制單，那么在制單時憑證號必須按日期順序排列。憑證一旦保存，其憑證類別、憑證編號不能修改。具體操作步驟如下: 在“總賬系統(tǒng)窗口下，在菜單中選擇“憑證，單擊“填制憑證進入“填制憑證對話框。 如圖5-43所示，單擊“增加按鈕，在憑證類別框中，點擊“ 按鈕，選擇“付款憑證，輸入制單日期“2005-06-28，輸入附單據(jù)數(shù)。 圖5-43 “填制憑證對話框如圖5-44所示，輸入摘要“提取現(xiàn)金，在科目名稱處可翻開參照鈕，選擇“1001現(xiàn)金，單擊“確定，輸入借方金額“8000，按回車鍵。 圖5-44 輸入憑證正文中不同行的摘要可以相同也可以不同，但不能為空。每行摘要將隨相應的

38、會計科目在明細賬、日記賬中出現(xiàn)。當前新增分錄完成后，按回車鍵，系統(tǒng)將摘要自動復制到下一分錄行。會計科目通過科目編碼或科目助記碼輸入，科目編碼必須是末級的科目編碼。金額不能為“零;紅字以“-號表示。 2輸入輔助核算信息待核銀行賬工程 選擇了支票控制，即該結算方式設為支票管理，銀行賬輔助信息不能為空，而且該方 式的票號應在支票登記簿中有記錄。對于實行支票管理的用戶，在支票領用時，最好在支票登記簿中予以登記，以便系統(tǒng)能自動勾銷未報的支票。假設支票登記簿中未登記該支票，那么應在支票錄入對話框中登記支票借用信息，同時填上報銷日期。當輸入的科目需要進行部門核算時，要求選擇對應的部門名稱。具體操作步驟如下:

39、 “100201科目為銀行科目，彈出“輔助項對話框，參照選擇結算方式“現(xiàn)金支票，輸入票號“xj001，選擇發(fā)生日期“，如圖5-45所示,單擊“確認返回。圖5-45 輸入銀行輔助信息輸入貸方金額“8000后，單擊“保存，在提示對話框中，單擊“是?；氐綉{證輸入窗口，單擊“保存，系統(tǒng)顯示“憑證已成功保存，單擊“確定。3輸入輔助核算信息部門輔助賬科目 輸入部門名稱有三種方法:一是直接輸入部門名稱;二是輸入部門代碼;三是參照輸入。不管采用哪種方法，都要求在部門目錄中預先定義好要輸入的部門，否那么系統(tǒng)會發(fā)出警告，要求先到部門目錄中對該部門進行定義后，再進行制單。具體操作步驟如下: 如圖5-46，完成憑證頭

40、局部操作，輸入“550305科目時，該科目為部門輔助賬科目，在彈出的“輔助賬對話框中輸入輔助信息，參照選擇部門“經(jīng)理辦，單擊“確認返回，繼續(xù)完成其他輸入操作。 圖5-46 部門輔助賬科目 4輸入輔助核算信息個人往來科目 當輸入的科目需要登記個人往來賬時，要求輸入對應的部門和往來個人。當輸入一個不存在的個人姓名時，應先編輯該人姓名及其他資料。在錄入個人信息時，假設不輸“部門名稱只輸“個人名稱時，系統(tǒng)將根據(jù)所輸個人名稱自動輸入其所屬部門。具體操作步驟如下:完成借方信息輸入操作后，當輸入貸方信息時，119101科目為個人往來科目，需要在“輔助項對話框中輸入輔助信息。選擇部門“市場部，個人“李寧，選擇

41、發(fā)生日期“，如圖5-47所示,單擊“確認。輸入貸方金額“600，單擊“保存。 圖5-47 個人往來科目 5輸入輔助核算信息單位往來科目 當輸入的科目需要登記往來賬時，要求輸入對應的單位代碼和業(yè)務員姓名。單位往來包括供給商往來和客戶往來。如果往來單位不屬于已定義的往來單位，那么要正確輸入新往來單位的輔助信息，系統(tǒng)會自動追加到往來單位的目錄中。具體操作步驟如下: 如圖5-48所示，當輸入分錄貸方科目時，113101科目為單位往來科目，需要在“輔助項對話框中輸入輔助項信息。 選擇單位“萬科，業(yè)務員“李寧，發(fā)生日期“，單擊“確認。輸入貸方金額為“，單擊“保存即可。 圖5-48 單位往來科目 6輸入輔助

42、核算信息數(shù)量金額核算科目 系統(tǒng)根據(jù)數(shù)量單位自動計算出金額，并將金額先放在借方，如果方向不符，可將光標移動到貸方后，按空格鍵即可調整金額方向。假設空過輔助信息，軟件仍可繼續(xù)操作，不顯示出錯警告，但可能導致數(shù)量輔助賬的對賬不平。具體操作步驟如下: 當輸入分錄的貸方科目時，“510101科目為數(shù)量金額核算科目，需要在“輔助項對話框中輸入輔助信息，如圖5-49所示。 輸入數(shù)量“600，單價“32，單擊“確認。 圖5-49數(shù)量金額核算科目 7輸入輔助核算信息外幣核算科目 如果還有其他輔助核算，那么先輸入其他輔助核算后，再輸入外幣核算信息。匯率欄中內容是固定的，不能輸入或修改。如使用變動匯率，匯率欄中顯示

43、最近一次匯率，可以直接在匯率欄中修改。具體操作步驟如下: 如圖5-50所示，當輸入分錄的借方科目時，“100202科目為外幣核算科目，需要在憑證增加的“外幣欄中輸入相應的信息。 圖5-50 外幣核算科目 輸入外幣“10000，輸入完畢后，系統(tǒng)會自動計算填列金額“81800，繼續(xù)完成其他操作步驟。 8輸入輔助核算信息工程核算科目 當輸入的科目是工程核算科目時，屏幕彈出輔助信息輸入窗口，要求輸入工程核算信息。具體操作步驟如下: 如圖5-51所示，當輸入分錄的借方科目時，“41010102科目為工程核算科目，系統(tǒng)要求輸入相應的輔助信息，在“工程名稱框中，選擇“A1軟件產品，單擊“確認按鈕。然后繼續(xù)完

44、成其他操作步驟。 圖5-51 工程核算科目 憑證輸入時盡管系統(tǒng)提供了多種控制措施，但錯誤是在所難免的，記賬憑證的錯誤必然影響系統(tǒng)的核算結果。為更正錯誤，可以通過系統(tǒng)提供的修改功能對錯誤憑證進行修改:未經(jīng)審核的錯誤憑證可以通過“制單功能直接修改;已經(jīng)審核的憑證應先取消審核后，再通過“制單進行修改。如果采用制單序時控制，那么在修改制單日期時，不能在上一張憑證的制單日期之前。如果選擇不允許修改或作廢他人填制的憑證權限控制，那么不能修改或作廢他人填制的憑證。外部系統(tǒng)傳過來的憑證不能在總賬系統(tǒng)進行修改，只能在生成該憑證的系統(tǒng)中進行修改。如果涉及銀行存款科目的分錄已錄入支票信息，并對該支票做報銷處理，修改

45、操作將不影響“支票登記簿中的內容。具體操作步驟如下: 在“填制憑證窗口中，通過“查詢功能找到要修改的憑證，將光標定在要修改的地方即可直接修改。雙擊要修改的輔助項，如工程，可直接修改“輔助項對話框中的相關內容。在當前金額的相反方向，按空格鍵可直接修改金額方向。單擊“增行，可在當前分錄前增加一條新的分錄。 假設當前分錄的金額為其他所有分錄的借貸方差額，那么在金額處按“=鍵即可。單擊“保存，保存當前修改。 制作紅字沖銷憑證將錯誤憑證沖銷后，需要再編制正確的藍字憑證進行補充。通過紅字沖銷法增加的憑證，應視同正常的憑證進行保存和管理。具體操作步驟如下:如圖5-52所示，在“制單菜單中單擊“沖銷憑證。 圖

46、5-52 沖銷憑證 如圖5-53所示，在對話框中選擇制單月份“，選擇憑證類別并輸入憑證號，單擊“確定，系統(tǒng)自動生成一張紅字沖銷憑證。 圖5-53 沖銷憑證 作廢憑證仍保存憑證內容及編號，只顯示“作廢字樣。作廢憑證不能修改，不能審核。在記賬時，已作廢的憑證應參與記賬，否那么月末無法結賬，但不對作廢憑證作數(shù)據(jù)處理，相當于一張空憑證。賬簿查詢時，查不到作廢憑證的數(shù)據(jù)。假設當前憑證已作廢，可單擊“編輯菜單下的“作廢/恢復，取消作廢標志，并將當前憑證恢復為有效憑證。具體操作步驟如下: 在“填制憑證中，找到要作廢的憑證，在“制單菜單中單擊“作廢。 圖5-54 憑證整理 如果作廢憑證不想保存時，可通過“整理

47、憑證功能，將其徹底刪除，并對未記賬憑證重新編號。憑證整理只能對未記賬憑證進行整理。已記賬憑證作憑證整理時，應先恢復本月月初的記賬狀態(tài)，再作憑證整理。具體操作步驟如下:如圖5-54所示，在“制單菜單中選擇“整理憑證。如圖5-55所示，選擇要整理的月份，如“，單擊“確定。 圖5-55 選擇憑證期間如圖5-56所示，單擊“全選后，單擊“確定。圖5-56作廢憑證表如圖5-57所示，單擊“是即刪除作廢憑證并對憑證號進行了整理。 圖5-57憑證整理 具體操作步驟如下: 在“填制憑證界面中，單擊“查詢，顯示如圖5-58。 選擇憑證類別:“付款憑證;輸入憑證號，其他欄目可為空。單擊“確定，即可找到符合查詢條件

48、的憑證。 圖5-58 查詢憑證 在各個會計分錄間移動光標，備注欄將動態(tài)顯示出該分錄的輔助信息。 單擊憑證右下方相應圖標，顯示當前分錄是第幾條分錄。 單擊“余額，顯示當前光標所在科目包含所有已保存的記賬憑證的最新余額。 當光標定在憑證的某條分錄上時，在“查看菜單中單擊“聯(lián)查明細賬，顯示該筆業(yè)務發(fā)生科目的明細賬?？颇孔远x項內容:單擊憑證右下方的圖標，顯示當前科目的自定義項內容。外部系統(tǒng)制單信息:假設當前憑證為外部系統(tǒng)生成的憑證，可將鼠標移到記賬憑證的標題處，單擊鼠標左鍵，顯示當前憑證來自哪個子系統(tǒng)，憑證反映的業(yè)務類型與業(yè)務號。當光標在某一分錄上時，單擊憑證右下方相應的圖標，那么顯示生成該分錄的原

49、始單據(jù)類型，單據(jù)日期及單據(jù)號。假設當前憑證是由外部系統(tǒng)制單生成的，那么單擊“查看菜單中的“聯(lián)查原始單據(jù)，將顯示生成這張憑證的原始單據(jù)。假設當前憑證有多張分單，單擊“查看菜單中的“查找分單，輸入分單頁號，可查看到該張分單。 記賬憑證全部輸入完畢并進行審核簽字后，可以進行匯總并同時生成一張“記賬憑證匯總表。進行匯總的憑證可以是已記賬的憑證，也可以是未記賬的憑證，因此，財務人員可以在憑證未記賬前，隨時查看企業(yè)當前的經(jīng)營狀況和其他財務信息。在憑證匯總表中，系統(tǒng)提供快速定位功能和查詢光標所在行專項明細賬功能，如果要查詢其他條件的科目匯總表，可再調用查詢功能。具體操作步驟如下:在“總賬系統(tǒng)窗口中選擇“憑證

50、，單擊“科目匯總，出現(xiàn)憑證匯總條件窗口，輸入月份“，輸入憑證類別“全部，選擇范圍“未記賬憑證，其他條件為空，單擊“匯總，可得如圖5-59所示界面。 圖5-59 匯總憑證如圖5-60所示，顯示2005年06月份所有未記賬憑證的匯總表。 圖5-60憑證匯總表 在填制、審核、出納簽字各處均可通過“打印按鈕執(zhí)行，但正式存檔憑證的打印必須通過“憑證菜單中的“打印憑證功能完成。具體操作步驟如下:在“總賬系統(tǒng)菜單中選擇“憑證，單擊“打印憑證，如圖5-61所示，在憑證類別中選擇“付款憑證，憑證格式為“金額式，制單人“張悅，單擊“打印設置，根據(jù)需要重新調整行高和列寬，單擊“打印即可。 圖5-61 憑證打印 5.

51、3.2 簽字審核1. 出納簽字會計憑證填制完成之后，如果該憑證是出納憑證，且在系統(tǒng)“選項中選擇“出納憑證必須經(jīng)由出納簽字，那么應由出納核對簽字。出納憑證由于涉及企業(yè)現(xiàn)金的收入與支出，應加強對出納憑證的管理。出納人員可以通過“出納簽字功能對制單員填制的帶有現(xiàn)金或銀行科目的憑證進行檢查核對，主要核對出納憑證的出納科目的金額是否正確。審查認為錯誤或有異議的憑證，應交與填制人員修改后再核對。 出納簽字是為了加強企業(yè)現(xiàn)金收入和支出的管理。具體操作步驟如下: 如圖5-62所示，以出納身份進入總賬系統(tǒng)，在“憑證菜單中，單擊“出納簽字，輸入月份“，單擊“全部復選按鈕，單擊“確認。 如圖5-63所示，在“出納簽字對話框中，雙擊某一待簽字憑證或者選中后單擊“確定。 圖5-63 出納簽字憑證 如圖5-64所示，在出現(xiàn)的一張憑證中單擊“簽字按鈕，憑證底部“出納處自動簽上出納人姓名，單擊“退出。 圖5-64 出納簽字憑證一經(jīng)簽字，就不能被修改、刪除，只有取消簽字后才可以修改或刪除，取消簽字只能由出納人自己進行。在確定憑證無誤時可以使用“簽字菜單中的“成批出納簽字功能，