組織與參加會(huì)議ppt課件

1、 版權(quán)所有版權(quán)所有 2011 華堅(jiān)科技學(xué)校華堅(jiān)科技學(xué)校2011 華堅(jiān)科技學(xué)校華堅(jiān)科技學(xué)校P2富幫國(guó)際集團(tuán)有限哦給你公司富幫國(guó)際集團(tuán)有限哦給你公司 掌握組織領(lǐng)導(dǎo)者、與會(huì)者的責(zé)任理解會(huì)議的議程學(xué)會(huì)如何制作備忘錄2011 華堅(jiān)科技學(xué)校華堅(jiān)科技學(xué)校P3富幫國(guó)際集團(tuán)有限哦給你公司富幫國(guó)際集團(tuán)有限哦給你公司 目錄目錄2011 華堅(jiān)科技學(xué)校華堅(jiān)科技學(xué)校P4富幫國(guó)際集團(tuán)有限哦給你公司富幫國(guó)際集團(tuán)有限哦給你公司 組織領(lǐng)導(dǎo)者組織領(lǐng)導(dǎo)者的責(zé)任的責(zé)任 會(huì)議控制會(huì)議控制 會(huì)議引導(dǎo)會(huì)議引導(dǎo) 促進(jìn)討論促進(jìn)討論 應(yīng)付應(yīng)付“隱秘議程隱秘議程” 作出決定作出決定 備好會(huì)議紀(jì)要備好會(huì)議紀(jì)要2011 華堅(jiān)科技學(xué)校華堅(jiān)科技學(xué)校P5富幫

2、國(guó)際集團(tuán)有限哦給你公司富幫國(guó)際集團(tuán)有限哦給你公司 主持會(huì)議主持會(huì)議、維持會(huì)議秩序并確保小組的積極工作（應(yīng)明確會(huì)議的任務(wù)和會(huì)議小組類型）2011 華堅(jiān)科技學(xué)校華堅(jiān)科技學(xué)校P6富幫國(guó)際集團(tuán)有限哦給你公司富幫國(guó)際集團(tuán)有限哦給你公司 會(huì)議控制 會(huì)議控制的方式和組織取決于召開會(huì)議的原因。控制應(yīng)當(dāng)著眼于建立行為標(biāo)準(zhǔn)，以這些標(biāo)準(zhǔn)徇會(huì)議的結(jié)果，并在必要時(shí)進(jìn)行調(diào)整。 2011 華堅(jiān)科技學(xué)校華堅(jiān)科技學(xué)校P7富幫國(guó)際集團(tuán)有限哦給你公司富幫國(guó)際集團(tuán)有限哦給你公司 決定討論主題；明確討論范圍；確保人們圍繞主題依次發(fā)言；盡可能做到公正、盡全力避免與會(huì)者的爭(zhēng)論；確保其他成員了解會(huì)議的進(jìn)展情況。有效的會(huì)議主持人應(yīng)有效的會(huì)議主

3、持人應(yīng)遵循的五個(gè)基本原則遵循的五個(gè)基本原則2011 華堅(jiān)科技學(xué)校華堅(jiān)科技學(xué)校P8富幫國(guó)際集團(tuán)有限哦給你公司富幫國(guó)際集團(tuán)有限哦給你公司 引導(dǎo) 必須能夠發(fā)起會(huì)議，并確保以良好的秩序進(jìn)行主題的問(wèn)題的討論。 介紹會(huì)議議題解決問(wèn)題過(guò)程）： 1識(shí)別主題/問(wèn)題； 2交換和開發(fā)建議； 3評(píng)價(jià)不同方案； 4選擇行動(dòng)計(jì)劃確保每個(gè)人都明確自己的責(zé)任）。2011 華堅(jiān)科技學(xué)校華堅(jiān)科技學(xué)校P9富幫國(guó)際集團(tuán)有限哦給你公司富幫國(guó)際集團(tuán)有限哦給你公司 促進(jìn)討論 主席應(yīng)當(dāng)經(jīng)營(yíng)以提出恰當(dāng)問(wèn)題的方式激勵(lì)與會(huì)者掌握主席應(yīng)當(dāng)經(jīng)營(yíng)以提出恰當(dāng)問(wèn)題的方式激勵(lì)與會(huì)者掌握提問(wèn)技巧）提問(wèn)技巧） 如何促進(jìn)討論：如何促進(jìn)討論： 1提問(wèn)的措辭避免提問(wèn)的

4、措辭避免“是或是或“不是的答案；不是的答案； 2提出簡(jiǎn)短的問(wèn)題；提出簡(jiǎn)短的問(wèn)題； 3采用緊扣主題的問(wèn)題；采用緊扣主題的問(wèn)題； 4采用只涉及一個(gè)方面的問(wèn)題。采用只涉及一個(gè)方面的問(wèn)題。2011 華堅(jiān)科技學(xué)校華堅(jiān)科技學(xué)校P10富幫國(guó)際集團(tuán)有限哦給你公司富幫國(guó)際集團(tuán)有限哦給你公司 應(yīng)付“隱密議程” 應(yīng)努力保持討論集中，而不使其演變成與會(huì)者之間的個(gè)人沖突。否則會(huì)轉(zhuǎn)移群體的注意力，而影響會(huì)議任務(wù)的完成。 2011 華堅(jiān)科技學(xué)校華堅(jiān)科技學(xué)校P11富幫國(guó)際集團(tuán)有限哦給你公司富幫國(guó)際集團(tuán)有限哦給你公司 作出決定 除了正式的投票表決方式，主席應(yīng)采取一致同意的方法，或者恰如其分地引出解決問(wèn)題的最佳方案。2011 華

5、堅(jiān)科技學(xué)校華堅(jiān)科技學(xué)校P12富幫國(guó)際集團(tuán)有限哦給你公司富幫國(guó)際集團(tuán)有限哦給你公司 做紀(jì)要和后續(xù)計(jì)劃 會(huì)議結(jié)果后，主席的責(zé)任是確保備好會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議決定的后續(xù)行動(dòng)計(jì)劃。 2011 華堅(jiān)科技學(xué)校華堅(jiān)科技學(xué)校P13富幫國(guó)際集團(tuán)有限哦給你公司富幫國(guó)際集團(tuán)有限哦給你公司 權(quán)威決策法： 由主席決定；快速、高效；但是成員可能沒(méi)有表態(tài)或贊成；多數(shù)/投票表決決策法： 一般認(rèn)為比較公正；投票時(shí)機(jī)很關(guān)鍵；可能分裂群體成員；少數(shù)人會(huì)不同意，因此可能不承擔(dān)責(zé)任；趨同決策法： 根據(jù)群體的大致傾向決策；成員高度參與；過(guò)長(zhǎng)要求聽取所有成員的意見，盡管他們實(shí)際上尚未形成明確觀點(diǎn)）；或許有時(shí)難以達(dá)到。達(dá)成一致決策法： 每個(gè)人都完

6、全同意；難以達(dá)成一致，實(shí)際上通常不必如此。2011 華堅(jiān)科技學(xué)校華堅(jiān)科技學(xué)校P14富幫國(guó)際集團(tuán)有限哦給你公司富幫國(guó)際集團(tuán)有限哦給你公司 與會(huì)者的責(zé)任與會(huì)者的責(zé)任 態(tài)度 預(yù)備 認(rèn)識(shí)群體過(guò)程2011 華堅(jiān)科技學(xué)校華堅(jiān)科技學(xué)校P15富幫國(guó)際集團(tuán)有限哦給你公司富幫國(guó)際集團(tuán)有限哦給你公司 態(tài)度 樹立對(duì)會(huì)議的積極態(tài)度，敞開思想并聽取別人的意見。會(huì)議能為你提供各種機(jī)會(huì)： 1受益于別人的知識(shí)和觀點(diǎn)； 2從同事的背景和經(jīng)歷中獲取最大量的信息； 3對(duì)所執(zhí)行政策和決策的參與感； 4更好地了解和正確評(píng)價(jià)你的同事，在你們中間形成團(tuán)隊(duì)工作精神； 5與別人交換你的個(gè)人思想； 6以別人的眼光評(píng)價(jià)你的個(gè)人觀點(diǎn)、信念和態(tài)度。 2

7、011 華堅(jiān)科技學(xué)校華堅(jiān)科技學(xué)校P16富幫國(guó)際集團(tuán)有限哦給你公司富幫國(guó)際集團(tuán)有限哦給你公司 預(yù)備 保證自己做好準(zhǔn)備和了解會(huì)議主題。2011 華堅(jiān)科技學(xué)校華堅(jiān)科技學(xué)校P17富幫國(guó)際集團(tuán)有限哦給你公司富幫國(guó)際集團(tuán)有限哦給你公司 認(rèn)識(shí)群體議程 對(duì)對(duì)“群體過(guò)程和群體功能的認(rèn)識(shí)有助于樹立正確的態(tài)度群體過(guò)程和群體功能的認(rèn)識(shí)有助于樹立正確的態(tài)度更好的參與。更好的參與。 有效的會(huì)議參與者的特征：有效的會(huì)議參與者的特征： 1注意考慮其他有關(guān)的人；注意考慮其他有關(guān)的人； 2認(rèn)識(shí)到交互作用過(guò)程必須是雙向的，要靈活和寬容；認(rèn)識(shí)到交互作用過(guò)程必須是雙向的，要靈活和寬容； 3注意交流障礙的存在，努力克服他們；注意交流障礙

8、的存在，努力克服他們； 4辯證和分析地思考的能力；辯證和分析地思考的能力； 5有能力和意愿以適應(yīng)別人的語(yǔ)言，清晰扼要地講話；有能力和意愿以適應(yīng)別人的語(yǔ)言，清晰扼要地講話； 6具有適當(dāng)?shù)臅r(shí)間意識(shí)，既包括何時(shí)、如何發(fā)言、也要具有適當(dāng)?shù)臅r(shí)間意識(shí)，既包括何時(shí)、如何發(fā)言、也要考慮會(huì)議安排和地點(diǎn)；考慮會(huì)議安排和地點(diǎn)； 7具有合作與調(diào)解的愿望，以實(shí)現(xiàn)群體目標(biāo)；具有合作與調(diào)解的愿望，以實(shí)現(xiàn)群體目標(biāo)； 8認(rèn)識(shí)積極傾聽的必要性。認(rèn)識(shí)積極傾聽的必要性。2011 華堅(jiān)科技學(xué)校華堅(jiān)科技學(xué)校P18富幫國(guó)際集團(tuán)有限哦給你公司富幫國(guó)際集團(tuán)有限哦給你公司 認(rèn)識(shí)群體議程 應(yīng)何時(shí)參與？ 當(dāng)你感到有些東西可講時(shí)： 1準(zhǔn)備好即時(shí)參與；

9、 2分幾次發(fā)言，而不是一次把話都說(shuō)完； 3保持靈敏狀態(tài)，準(zhǔn)備發(fā)言。2011 華堅(jiān)科技學(xué)校華堅(jiān)科技學(xué)校P19富幫國(guó)際集團(tuán)有限哦給你公司富幫國(guó)際集團(tuán)有限哦給你公司 工作人員與成員的職責(zé)工作人員與成員的職責(zé) 會(huì)議之前 會(huì)議期間 會(huì)議之后 主席1、提出和理解計(jì)劃處理 1、準(zhǔn)時(shí)開始 1、核實(shí)秘書或記錄員 的業(yè)務(wù)項(xiàng)目 2、清楚地介紹主題 準(zhǔn)備的備忘錄草稿 2、批準(zhǔn)議程草案 3、獲得有力的發(fā)言 2、監(jiān)控進(jìn)展3、確使與會(huì)者得知會(huì)議 4、維持秩序 目的、時(shí)間和地點(diǎn)， 5、有效的決策 可能的話包括會(huì)議 議程4、保證房間的合理布置 -座位安排、文件、 飲水、煙灰缸，等等 2011 華堅(jiān)科技學(xué)校華堅(jiān)科技學(xué)校P20富幫

10、國(guó)際集團(tuán)有限哦給你公司富幫國(guó)際集團(tuán)有限哦給你公司 會(huì)議之前 會(huì)議期間 會(huì)議之后 秘書或記錄員1、從以前的記錄或新的 1、提前到達(dá) 1、起草備忘錄 信息源收集資料 2、將房間準(zhǔn)備就緒 2、交主席批準(zhǔn)2、起草會(huì)議議程，有邏 3、提供所有必要文件 3、兩天內(nèi)發(fā)給與會(huì)者 輯性的主次順序安排 4、記錄進(jìn)程 4、必要時(shí)根據(jù)備忘錄3、得到主席的批準(zhǔn) 5、避免不明確的討論或 和監(jiān)督者的要求發(fā)布4、發(fā)送會(huì)議通知和議程 通過(guò)含糊不清的決策 指示 6、協(xié)助主席 2011 華堅(jiān)科技學(xué)校華堅(jiān)科技學(xué)校P21富幫國(guó)際集團(tuán)有限哦給你公司富幫國(guó)際集團(tuán)有限哦給你公司 會(huì)議之前 會(huì)議期間 會(huì)議之后 會(huì)議成員1、通知秘書/主席列入議

11、 1、準(zhǔn)時(shí)出席 1、閱讀、審核備忘錄 程的事項(xiàng) 2、按照會(huì)議要求發(fā)言 2、執(zhí)行行動(dòng)計(jì)劃、必2、閱讀所有文件 3、記錄會(huì)議決定及需 要時(shí)匯報(bào)情況3、如果合適，準(zhǔn)備自己 要采取的行動(dòng) 的支持性文件4、向秘書說(shuō)明需要糾正的 論點(diǎn)2011 華堅(jiān)科技學(xué)校華堅(jiān)科技學(xué)校P22富幫國(guó)際集團(tuán)有限哦給你公司富幫國(guó)際集團(tuán)有限哦給你公司 會(huì)議的議程應(yīng)當(dāng)是表明需要討論的業(yè)務(wù)事項(xiàng)的順序。 作為一般原則，例行公事的項(xiàng)目放在會(huì)議議程開始，然后再安排商務(wù)中的新問(wèn)題。這個(gè)事項(xiàng)過(guò)后是要求考慮的新項(xiàng)目。當(dāng)議程中包括一些比較簡(jiǎn)短或緊急的項(xiàng)目時(shí)，先安排它們，余下的會(huì)議時(shí)間專注于比較費(fèi)時(shí)的事項(xiàng)。 議程順序 議程準(zhǔn)備和支持文件2011 華堅(jiān)科技學(xué)校華堅(jiān)科技學(xué)校P23富幫國(guó)際集團(tuán)有限哦給你公司富幫國(guó)際集團(tuán)有限哦給你公司 如何制作備忘錄 會(huì)議之前 會(huì)議期間 會(huì)議之后 避免做的事2011 華堅(jiān)科技學(xué)校華堅(jiān)科技學(xué)校P24富幫國(guó)際集團(tuán)有限哦給你公司富幫國(guó)際集團(tuán)有限哦給你公司 優(yōu)點(diǎn)優(yōu)點(diǎn) 1、本錢、本錢租演播室召開一小時(shí)的電視會(huì)議、比從各租演播室召開一小時(shí)的電視會(huì)議、比從各地召集人們到一起開會(huì)要節(jié)省地召集人們到一起開會(huì)要節(jié)省10倍甚至倍甚至12倍。倍。 2、即時(shí)、即時(shí)在較短時(shí)間內(nèi)通