第五章 調查研究與現狀分析.教學教程課件電子教案

1、第五章第五章 調查研究與現狀分析調查研究與現狀分析5.1 調查研究的組織與步驟5.2 業(yè)務流程分析5.3 數據流程分析5.4 功能與數據的交互分析5.5 組織信息管理現狀的分析與評價目錄目錄第五章第五章 需求分析需求分析5.1 調查研究的組織與步驟 5.1.1 調查研究的組織 系統(tǒng)調查涉及面廣，任務重，由于組織信息系統(tǒng)的復雜性，為了獲得對組織管理的全面認識，調查研究必須在一定的組織下，按科學的方法和步驟進行。5.1.1 調查研究的組織 在組織上應注意以下問題： 1.成立調查研究機構 2.做好計劃和用戶培訓 3.采用工程化組織 4.主動溝通及親和友善的工作方式5.1.2 調查研究的步驟 系統(tǒng)調查

2、的原則有： 1.自上而下全面展開 2.全面展開與重點調查相結合 3.深入細致的調查研究 系統(tǒng)調查必須按一定的原則進行，才能保證信息的翔實、全面，防止片面性和局部性，這是正確分析企業(yè)信息管理現狀的基礎。5.1.3 調查研究的內容和方法 調查研究應該圍繞組織內部的信息流動過程進行。組織中的信息流是物流過程和控制過程的反映，而物流和控制涉及到企業(yè)生產、經營、管理等各個方面，因而調查的內容也應該包括這些方面的內容。調查研究的內容 調查內容主要包括調查內容主要包括 1 1）組織機構和功能業(yè)務組織機構和功能業(yè)務 2 2）組織目標和發(fā)展戰(zhàn)略組織目標和發(fā)展戰(zhàn)略 3 3）工藝流程和發(fā)展戰(zhàn)略工藝流程和發(fā)展戰(zhàn)略 4

3、 4）管理方式和具體業(yè)務的管理方法管理方式和具體業(yè)務的管理方法 5 5）業(yè)務流程與工作方式業(yè)務流程與工作方式 6 6）數據與數據流程數據與數據流程 7 7）決策方式與決策過程決策方式與決策過程 8 8）占有資源與限制因素占有資源與限制因素 9 9）存在的問題和改進意見存在的問題和改進意見常用的調查研究的方法 問卷調查法 召開調查會 業(yè)務實踐 專家訪談 電子問卷5.2 業(yè)務流程分析 5.2.15.2.1 業(yè)務流程分析的內容業(yè)務流程分析的內容業(yè)務功能分析業(yè)務功能分析 業(yè)務功能分析是在調查研究的基礎上，按照企業(yè)組織業(yè)務功能分析是在調查研究的基礎上，按照企業(yè)組織結構，詳細列出企業(yè)功能。結構，詳細列出企

4、業(yè)功能。業(yè)務關系分析業(yè)務關系分析 業(yè)務關系分析的內容包括流程中各個活動間的邏輯聯(lián)業(yè)務關系分析的內容包括流程中各個活動間的邏輯聯(lián)系、時序關系、數據聯(lián)系、資源約束和活動的相關性等系、時序關系、數據聯(lián)系、資源約束和活動的相關性等上分析各個活動之間的關系等。上分析各個活動之間的關系等。業(yè)務流程優(yōu)化業(yè)務流程優(yōu)化 按計算機信息處理的要求，分析哪些過程存在冗余信按計算機信息處理的要求，分析哪些過程存在冗余信息處理，哪些活動可以變串行處理為并行處理，變事后息處理，哪些活動可以變串行處理為并行處理，變事后監(jiān)督為事前或事中控制，產生更為合理的流程。監(jiān)督為事前或事中控制，產生更為合理的流程。5.2.2 業(yè)務流程圖

5、業(yè)務流程一般采用業(yè)務流程圖（Transaction Flow Diagram,TFD）來表示，就是用一些規(guī)定的符號和連線來表示某個具體的業(yè)務過程。業(yè)務流程圖的繪制一般是按照業(yè)務處理的實際過程和步驟進行。1. 基本符號 業(yè)務流程圖的符號只有6個，分別代表了信息系統(tǒng)中的最基本概念和處理功能。業(yè)務處理單位業(yè)務處理功能報表和表格文件存檔信息收集和統(tǒng)計信息傳遞過程2. 業(yè)務流程圖舉例 下圖是某汽車配件公司銷售業(yè)務路程。這個流程中，顧客發(fā)訂單給銷售部門，銷售部門經過訂單檢查，把不合格的訂單反饋給客戶，對合格訂單，通過核對庫存記錄，缺貨訂單通過缺貨統(tǒng)計，向采購部門發(fā)出缺貨通知，并登記缺貨記錄。對于可供貨訂單

6、，登記客戶檔案，開出備貨單，通知倉庫備貨。同時保存訂單數據，并進行銷售統(tǒng)計。圖5-2 汽車配件公司銷售部門流程圖顧客顧客校驗訂校驗訂單單顧客檔案顧客檔案處理備貨單處理備貨單缺貨記錄缺貨記錄庫存記錄庫存記錄訂 單 存訂 單 存底底發(fā)訂發(fā)訂單單開備貨單開備貨單缺貨統(tǒng)計缺貨統(tǒng)計銷售統(tǒng)計銷售統(tǒng)計銷售部銷售部門門訂單訂單可供貨 訂可供貨 訂單單不合格訂不合格訂單單備貨備貨單單缺 貨 訂缺 貨 訂單單銷售統(tǒng)計銷售統(tǒng)計表表缺 貨 通缺 貨 通知知倉庫倉庫采購部采購部門門3. 業(yè)務流程圖舉例5.2.3 業(yè)務流程建模與分析工具 業(yè)務流程模型的建立對于企業(yè)生產經營活動的優(yōu)業(yè)務流程模型的建立對于企業(yè)生產經營活動的優(yōu)

7、化有重要意義，依靠模型，可以迅速地對復雜地企業(yè)化有重要意義，依靠模型，可以迅速地對復雜地企業(yè)經營活動進行全面的分析，建立資源、組織、人和過經營活動進行全面的分析，建立資源、組織、人和過程之間的關系，從而指導信息系統(tǒng)的開發(fā)。目前，對程之間的關系，從而指導信息系統(tǒng)的開發(fā)。目前，對于業(yè)務流程的建模和分析出現了很多工具，有力的支于業(yè)務流程的建模和分析出現了很多工具，有力的支持了信息系統(tǒng)開發(fā)。如持了信息系統(tǒng)開發(fā)。如IBM WBIIBM WBI、CIMOSACIMOSA、GRAI-GIMGRAI-GIM、ARISARIS、FirstSTEPFirstSTEP、IDEFIDEF等，都是近年來出現的比較等，都

8、是近年來出現的比較有代表性的業(yè)務流程建模工具。我們以有代表性的業(yè)務流程建模工具。我們以IBM WBIIBM WBI為例，為例，介紹這些工具的功能和使用。介紹這些工具的功能和使用。oWBI Workbench（核心）涵蓋了全部業(yè)務流程模型建立的整個（核心）涵蓋了全部業(yè)務流程模型建立的整個周期，（流程建模工具周期，（流程建模工具Process Modeler）oWBI Workbench Server多用戶環(huán)境中，可以用多用戶環(huán)境中，可以用WBI Workbench可以將業(yè)務流程模型自動地轉換為可以將業(yè)務流程模型自動地轉換為MQ Workflow所要求地所要求地FDL模模型描述語言，在型描述語言，

9、在MQ Workflow流程處理引擎中執(zhí)行流程處理引擎中執(zhí)行oWBI Monitor實時地監(jiān)控流程運行情況，發(fā)現潛在問題，并重實時地監(jiān)控流程運行情況，發(fā)現潛在問題，并重新利用新利用WBI Workbench對路程進行優(yōu)化對路程進行優(yōu)化IBM WBI(WebSphere Business Integration Workbench and Monitor) 是用來定義、分析和監(jiān)控業(yè)務流程的軟件包，包括：是用來定義、分析和監(jiān)控業(yè)務流程的軟件包，包括：經過這個過程地循環(huán)，達到最優(yōu)的業(yè)務流程處理和運作模式。經過這個過程地循環(huán)，達到最優(yōu)的業(yè)務流程處理和運作模式。1.流程建模工具WBI Workbench

10、 Workbench提供四個組件，分別為用戶提供不提供四個組件，分別為用戶提供不同的建模方式選擇同的建模方式選擇oBusiness Modeler (包括包括Enterprise Modeling、Business Analysis、Workflow Translation)oUML ModeleroXform DesigneroXML Mapper 流程監(jiān)控工具：流程監(jiān)控工具：WBI Business Process MonitorWBI Business Process Monitor, ,包括以下幾種工具包括以下幾種工具: :o Adiminstration Utilityo Workf

11、low Dashboardo Business Dashboardo Repositoryo Web Publisher WBI Workbench Server它提供了倉儲庫管它提供了倉儲庫管理和理和Web發(fā)布的功能，實現流程設計協(xié)同和發(fā)布的功能，實現流程設計協(xié)同和流程信息的快速存取。包含以下兩個組件：流程信息的快速存取。包含以下兩個組件：WBI Workbench Server兩個組件5.3 數據流程分析 在數據流程分析中，要根據業(yè)務流程調查的結果，拋開物質要素的成分，對數據的收集、加工和傳遞過程進行全面分析，以保證數據采集全面、處理高效、傳遞通暢、利用充分。5.3.1 數據流程分析的內容

12、數據的分析有以下方式： 1.圍繞系統(tǒng)目標進行分析 2.信息環(huán)境分析 3.圍繞現行業(yè)務流程進行分析 4.數據的邏輯分析5.3.1 數據流程分析的內容數據流程分析的內容包括： 1.數據匯總 2.數據特征分析 3.數據流程分析5.3.2 數據流程圖 數據流程分析的主要工具是數據流程圖。數據流程圖是現有數據流程的抽象，它舍棄了具體的組織結構、物流、場所等信息，僅從信息流動的角度考察業(yè)務執(zhí)行的過程。數據流程圖具有兩個特征： 1.抽象性 2.概括性數據流程圖的繪制要注意以下幾點： 1.數據處理與業(yè)務處理過程相對應。 2.數據流程圖的確定要和業(yè)務人員反復 討論。 3.對數據流要進行分析和優(yōu)化。 按業(yè)務流程圖

13、理出的業(yè)務流程順序，將按業(yè)務流程圖理出的業(yè)務流程順序，將數據處理過程繪制成數據流程圖。對于每個數據處理過程繪制成數據流程圖。對于每個具體業(yè)務，再進一步細化，通過更詳細的數具體業(yè)務，再進一步細化，通過更詳細的數據流程圖描繪更具體的數據處理過程。據流程圖描繪更具體的數據處理過程。繪制數據流程圖時具體的做法是：數據流程圖數據流程圖數據流程圖數據流程圖數據流程圖“自頂向下，分層繪制”示意圖數據流程圖成績單成績單學生基本信息學生基本信息教師基本信息教師基本信息課程信息課程信息教學計劃教學計劃教室基本信息教室基本信息班級基本信息班級基本信息成績單成績單課程表課程表課程表課程表專業(yè)信息專業(yè)信息數據流程圖.數

14、據流程圖數據流程圖數據流程圖數據流程圖父 圖子 圖數據流程圖數據流程圖5.3.3 數據字典5.3.3 數據字典5.3.3 數據字典5.3.3 數據字典5.3.3 數據字典 內容：內容：（1 1）名稱、編號、簡述）名稱、編號、簡述（2 2）來源、去向）來源、去向（3 3）數據流的組成）數據流的組成（4 4）數據流量及高峰流量）數據流量及高峰流量編號F03-08名稱：領料單領料單簡述：車間開出的領料單車間開出的領料單來源：車間車間去向：發(fā)料處理模塊發(fā)料處理模塊數據流組成： 材料編號材料編號+ 材料材料名稱名稱+領用數量領用數量+日期日期+領領用單位用單位數據流量：10份份/時時高峰流量：20份份/

15、時時（上午（上午9:0011:00）5.3.3 數據字典編 號：P02-03名 稱：計算電費簡 述：計算應交納的電費輸入數據流：數據流電費價格，來源于數據存儲文件價格表；數據流電量和用戶類別，來源于處理邏輯“讀電表數字處理”和數據存儲“用戶文件”。處 理：根據數據流“用電量”和“用戶信息”，檢索“用戶文件”，確定該用戶類別；再根據已確定的該用戶類別，檢索數據存儲“價格表文件”，以確定該用戶的收費標準，得到單價；用單價和用電量相乘得該用戶應交納的電費。數據流組成：數據流“電費”，一是去外部實體“用戶”，二是寫入數據存儲“用戶電費帳目”。輸出的數據流：10份/時處 理 頻 率：對每個用戶每月處理一

16、次。5.3.3 數據字典編 號：F03-08名 稱：庫存帳簡 述：存放配件的庫存量和單價組 成：配件編號+配件名稱+單價+庫存量+備注。關鍵字：配件編號。相關聯(lián)的處理：P02、P03。5.3.3 數據字典編 號：S03-01名 稱：用戶簡 述：購置本單位配件的用戶輸入的數據流：D03-06、D03-08。輸出的數據流：D03-01 。5.3.3 數據字典5.3.3 數據字典5.4 功能與數據的交互分析 在對實際系統(tǒng)的管理功能、業(yè)務流程、數據分析都有了詳細了解之后，就可以在此基礎上進行系統(tǒng)化分析，以便整體考慮新系統(tǒng)的功能。功能/數據分析就是進行這種分析的工具，通過U/C矩陣的建立和分析，可以子系

17、統(tǒng)的劃分和數據資源分布的合理性。 5.4.1 U/C矩陣o U/C矩陣是一個進行內容分析的二維表，縱坐標和矩陣是一個進行內容分析的二維表，縱坐標和橫坐標表示要分析的兩個變量，二維表中的橫坐標表示要分析的兩個變量，二維表中的U,C表示表示兩個變量之間的關系。兩個變量之間的關系。 o U/C矩陣中，矩陣中，U（Use）表示該功能為數據的使用表示該功能為數據的使用者，即某個功能使用某類數據，者，即某個功能使用某類數據，C(Create)表示該功表示該功能為數據的生產者或創(chuàng)建者。能為數據的生產者或創(chuàng)建者。o 建立建立U/C矩陣首先要進行系統(tǒng)化，自頂向下的劃分，矩陣首先要進行系統(tǒng)化，自頂向下的劃分，具體

18、確定每一個功能和數據，最后把功能和數據之具體確定每一個功能和數據，最后把功能和數據之間的關系填到二維表中，就建立了間的關系填到二維表中，就建立了U/C矩陣。矩陣。 5.4.2 U/C矩陣的求解oU/C矩陣建立之后，還要進行完備性、一致性檢矩陣建立之后，還要進行完備性、一致性檢驗。驗。oU/C矩陣不僅適用于功能矩陣不僅適用于功能/ /數據分析，也適用于其數據分析，也適用于其他方面的管理分析。他方面的管理分析。 U/C矩陣的求解是通過表上作業(yè)來完成的。矩陣的求解是通過表上作業(yè)來完成的。U/C矩矩陣的行或者列之間沒有固定的順序，通過行或者列陣的行或者列之間沒有固定的順序，通過行或者列的調整，使得矩陣

19、中的的調整，使得矩陣中的C C盡量靠近對角線，然后以盡量靠近對角線，然后以C C為標準劃分子系統(tǒng)，即構成了為標準劃分子系統(tǒng)，即構成了U/C矩陣的解，據此矩陣的解，據此可以進行系統(tǒng)的功能劃分和資源分布?？梢赃M行系統(tǒng)的功能劃分和資源分布。 U/C矩陣圖5.4.3系統(tǒng)邏輯功能劃分與數據資源分布1系統(tǒng)邏輯功能的劃分 在上述U/C矩陣求解的基礎上，根據功能的實際業(yè)務需要，沿對角線用方框把相對集中的數據聯(lián)系框起來。小方框的劃分是任意的，但必須把所有的“C”都包含在小方框內，每個小方框既沒有重疊也不會遺漏任何一個數據和功能。在實際劃分中，可參考業(yè)務處理的要求和分析員個人的習慣進行。在子系統(tǒng)劃分以后，仍然存在

20、著子系統(tǒng)以外的“U”元素，表明存在著跨子系統(tǒng)的數據使用，即子系統(tǒng)間的數據聯(lián)系。 U/C矩陣圖2數據資源的分布 5.4.3系統(tǒng)邏輯功能劃分與數據資源分布 所有數據使用關系，即表中的“U”被分割成兩類，一類在小方框內，表示數據只在一個子系統(tǒng)內產生和使用，可以考慮把數據放在子系統(tǒng)的計算機設備中處理；另一類數據使用關系“U”在小方框之外，表示不同子系統(tǒng)間存在著數據聯(lián)系，需要考慮數據在網絡中的分布和傳遞問題。這里的子系統(tǒng)是系統(tǒng)的一個基本框架，并不是系統(tǒng)的功能模塊。 5.5 組織信息管理現狀的分析與評價 5.5.1 信息管理現狀分析與評價的內容 現狀分析和評價是為了獲得關于現行系統(tǒng)的總體認識。分析現有信息

21、管理手段的水平，對新系統(tǒng)方案的需求給出明確的評價。分析和評價的內容包括： 5.5.2 分析與評價的指標 評價指標體系，主要有：評價指標體系，主要有：（1 1）企業(yè)的信息化基礎設施水平。）企業(yè)的信息化基礎設施水平。（2 2）企業(yè)的信息技術應用的范圍和深度。）企業(yè)的信息技術應用的范圍和深度。（3 3）企業(yè)信息資源開發(fā)和利用程度。）企業(yè)信息資源開發(fā)和利用程度。（4 4）通過信息管理增加企業(yè)產品和服務的技術含量和信息附）通過信息管理增加企業(yè)產品和服務的技術含量和信息附加值的能力。加值的能力。（5 5）企業(yè)管理再造，包括企業(yè)生產、經營、管理和決策水平）企業(yè)管理再造，包括企業(yè)生產、經營、管理和決策水平的信

22、息化。的信息化。（6 6）以信息管理為基礎的制度創(chuàng)新，如制度、規(guī)范、監(jiān)督等）以信息管理為基礎的制度創(chuàng)新，如制度、規(guī)范、監(jiān)督等手段手段（7 7）信息化人才。）信息化人才。5.5.3 分析和評價方法 o事件跟蹤事件跟蹤對系統(tǒng)運行中發(fā)生的關鍵事件們進行跟蹤，記錄對系統(tǒng)運行中發(fā)生的關鍵事件們進行跟蹤，記錄偶然和意外發(fā)生的對工作產生較大影響的事件。偶然和意外發(fā)生的對工作產生較大影響的事件。 o 效果比較效果比較從信息處理速度、差錯率、活動的集成、數據從信息處理速度、差錯率、活動的集成、數據冗余和共享程度等，以及信息對提高整個工作效率中的作用方冗余和共享程度等，以及信息對提高整個工作效率中的作用方面面 o

23、 人的因素評價人的因素評價用戶意見和對現行系統(tǒng)的看法用戶意見和對現行系統(tǒng)的看法 o 綜合研究綜合研究綜合各方面因素，探討現行系統(tǒng)存在不足的原綜合各方面因素，探討現行系統(tǒng)存在不足的原因以及進行新系統(tǒng)開發(fā)仍然缺少的因素，并按照不同的流程和因以及進行新系統(tǒng)開發(fā)仍然缺少的因素，并按照不同的流程和組織分別給出相應的評價結果組織分別給出相應的評價結果 5.5.4 分析評價的步驟 1尋找現有流程中增加管理成本的主要原因，尋找現有流程中增加管理成本的主要原因，組織結構設計不合理的環(huán)節(jié)，分析現存管理業(yè)務組織結構設計不合理的環(huán)節(jié)，分析現存管理業(yè)務的功能、制約因素以及關鍵問題；的功能、制約因素以及關鍵問題； 2根據

24、市場、技術變化的特點及企業(yè)的現實情根據市場、技術變化的特點及企業(yè)的現實情況，分清問題的輕重緩急，找出需要重點解決的況，分清問題的輕重緩急，找出需要重點解決的重點問題；重點問題；3根據市場的發(fā)展趨勢以及客戶對產品、服務根據市場的發(fā)展趨勢以及客戶對產品、服務需求的變化，對關鍵環(huán)節(jié)以及各環(huán)節(jié)的重要性做需求的變化，對關鍵環(huán)節(jié)以及各環(huán)節(jié)的重要性做出明確定位；出明確定位；4確定每個管理環(huán)節(jié)需要改進的具體內容。確定每個管理環(huán)節(jié)需要改進的具體內容。 5.6 小 結 組織的信息戰(zhàn)略應該依據于組織的戰(zhàn)略。信息組織的信息戰(zhàn)略應該依據于組織的戰(zhàn)略。信息戰(zhàn)略目標確定以后，要制定一個集成的信息系統(tǒng)的戰(zhàn)略目標確定以后，要制定一個集成的信