信息交流控制程序2

1、深圳XX電容器有限公司程 序 文 件文件編號(hào)HRP0001修訂序號(hào)000制訂部門人事行政部頁(yè)碼第4之1頁(yè)發(fā)行日期2006/06/20信息交流控制程序發(fā)行部門發(fā)行章1總經(jīng)理7市場(chǎng)部2質(zhì)量管理部8工程部3產(chǎn)品事業(yè)部9設(shè)備部4人事行政部10制造部5采購(gòu)部11品管部6生管部序號(hào)修訂日期修訂摘要制訂審查核準(zhǔn)0002006/06/20新制定王斌王斌制訂審查會(huì)簽核準(zhǔn)深圳XX電容器有限公司程序文件文件編號(hào)HRP0001制訂部門人事行政部頁(yè)碼第4之2頁(yè)修訂序號(hào)000發(fā)行日期2006/06/20信息交流控制程序1. 目的：為了及時(shí)、準(zhǔn)確地收集、傳遞及反饋有關(guān)信息，作好信息的管理，特制定本程序2. 適用范圍：適用于

2、本公司內(nèi)部信息的傳遞與處理，以及與外部信息的交流3. 定義：3.1 內(nèi)部信息：來(lái)源于公司內(nèi)部的信息(如：會(huì)議通知、公告、建議等)3.2 外部信息：來(lái)源于公司外部的信息(如：政策法規(guī)、客戶投訴等)4. 權(quán)責(zé)：4.1 人事行政部：4.1.1 負(fù)責(zé)統(tǒng)籌公司對(duì)內(nèi)、對(duì)外相關(guān)信息的傳遞與處理4.1.2 負(fù)責(zé)建立信息傳遞的渠道4.2 各部門：4.2.1 負(fù)責(zé)工作范圍內(nèi)信息的傳遞與交流4.2.2 負(fù)責(zé)對(duì)相關(guān)信息的收集4.2.3 負(fù)責(zé)緊急信息的傳遞和處理4.3 文管中心：負(fù)責(zé)建立信息庫(kù)，保存和管理相關(guān)的信息5. 流程及作業(yè)：5.1 流程圖：無(wú)5.2 作業(yè)說(shuō)明5.2.1 信息分類5.2.1.1. 外部信息(1)

3、客戶的環(huán)境投訴與公司內(nèi)的環(huán)境信息、地方監(jiān)測(cè)站、環(huán)保局、環(huán)境技術(shù)監(jiān)督局、認(rèn)證機(jī)構(gòu)等監(jiān)測(cè)或檢查的結(jié)果及反饋的信息(2) 政策法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)類信息，如環(huán)境法律法規(guī)、條例、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)等(3) 相關(guān)方反饋的信息及投訴等，相關(guān)方如客戶、供方、外包方等(4) 其它外部信息，如各部門直接從外部獲取的有關(guān)環(huán)境要求、品質(zhì)與環(huán)境管理等方面的信息5.2.1.2. 內(nèi)部信息(1) 正常信息，如方針、目標(biāo)、指針、檢驗(yàn)監(jiān)測(cè)記錄，內(nèi)部審核與管理評(píng)審報(bào)告以及體系正常運(yùn)行時(shí)其它記錄等深圳XX電容器有限公司程序文件文件編號(hào)HRP0001制訂部門人事行政部頁(yè)碼第4之3頁(yè)修訂序號(hào)000發(fā)行日期2006/06/20信息交流控制程序(2) 潛在

4、不合格信息，如體系內(nèi)部審核的不合格報(bào)告，糾正和預(yù)防措施處理單等(3) 緊急信息，如出現(xiàn)環(huán)境事故、火災(zāi)、化學(xué)危險(xiǎn)品泄漏等情況下的信息與記錄(4) 其它內(nèi)部信息，如員工的建議等5.2.2 信息的收集與處理信息可采用書面文件、記錄、討論交流信息、電子媒體信息、通訊信息等方式予以傳遞5.2.2.1 外部信息的收集與處理(1) 人事行政部負(fù)責(zé)地方監(jiān)測(cè)站、環(huán)保局、環(huán)境技術(shù)監(jiān)督局、認(rèn)證機(jī)構(gòu)等的監(jiān)測(cè)、檢查結(jié)果及反饋信息的收集，并傳遞到公司相關(guān)部門，當(dāng)監(jiān)測(cè)或檢查結(jié)果出現(xiàn)不合格情況時(shí)，按照不符合、糾正與預(yù)防措施程序的要求進(jìn)行處理(2) 政策法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)類的信息由各相關(guān)部門負(fù)責(zé)收集、更新、整理，并按照文件控制程序保存

5、(3) 各部門直接從外部獲取的其它類信息，如客戶抱怨、生產(chǎn)技術(shù)、工程技術(shù)、環(huán)境管理信息等，在三天內(nèi)反饋到管理代表，由管理代表指定相關(guān)負(fù)責(zé)部門分類、整理，根據(jù)需要傳遞到各相關(guān)部門5.2.2.2 內(nèi)部信息的收集與處理(1) 正常信息的處理：各部門依據(jù)相關(guān)文件的規(guī)定直接收集并傳遞日常正常信息；管理代表按照相應(yīng)程序文件的規(guī)定傳遞方針、目標(biāo)和指針、管理方案、內(nèi)部審核結(jié)果、更新的法律法規(guī)等信息(2) 潛在不合格信息的處理按照不符合、糾正與預(yù)防措施程序執(zhí)行(3) 緊急信息則由發(fā)現(xiàn)部門迅速傳遞給管理代表，再由管理代表指定相關(guān)部門按照應(yīng)急準(zhǔn)備與響應(yīng)控制程序緊急處理(4) 其它內(nèi)部信息的處理：提供者應(yīng)及時(shí)反饋給相

6、關(guān)單位或管理代表進(jìn)行處理5.2.3 信息庫(kù)的建立和應(yīng)用5.2.3.1. 文管中心負(fù)責(zé)建立公司的信息庫(kù)，不斷匯集各方面反饋的信息，按照信息載體的不同（如法律、法規(guī)等）分別存放，確保已獲取信息的完整性和可用性深圳XX電容器有限公司程序文件文件編號(hào)HRP0001制訂部門人事行政部頁(yè)碼第4之4頁(yè)修訂序號(hào)000發(fā)行日期2006/06/20信息交流控制程序5.2.3.2 各部門根據(jù)合同評(píng)審、采購(gòu)、生產(chǎn)、監(jiān)視和測(cè)量等不同過(guò)程的需要，提供各部門所需信息，各部門也可根據(jù)索引對(duì)上述各類信息進(jìn)行歸納、分析，尋找體系持續(xù)改進(jìn)的機(jī)會(huì)5.2.3.3 對(duì)體系運(yùn)行過(guò)程中各類記錄的控制按照記錄控制程序執(zhí)行5.2.3.4 各部門應(yīng)健全收發(fā)文制度，對(duì)接收、傳遞的信息予以記錄5.2.4與相關(guān)方交流重要環(huán)境因素方面的信息見(jiàn)公司與相關(guān)方重要環(huán)境因素交流一覽表，交流后的信息記錄于對(duì)外信息記錄中