合同管理程序

1、LAGM/已YW-0蛤同管理程序1目的為明確審批資格及合同管理權(quán)責(zé)，規(guī)范合同管理流程，防范和化解經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，有效維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本程序。2范圍適用于公司本部、專(zhuān)業(yè)子（分）公司對(duì)外簽訂的各類(lèi)合同、協(xié)議的全過(guò)程管理,3職責(zé)3.1 專(zhuān)業(yè)子（分）公司負(fù)責(zé)各自職責(zé)和授權(quán)范圍內(nèi)非標(biāo)準(zhǔn)文本合同的草擬，組織本公司業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的常規(guī)合同談判和履行。3.2 綜合管理部a）負(fù)責(zé)制定、修訂公司主營(yíng)業(yè)務(wù)格式合同的標(biāo)準(zhǔn)文本；b）組織合同簽訂前的評(píng)審；c）對(duì)重大合同評(píng)審，參與重大合同的談判，防范法律風(fēng)險(xiǎn)；d）歸口管理經(jīng)濟(jì)合同糾紛、仲裁及訴訟等法律事務(wù)；e）管理合同臺(tái)賬、檔案、合同專(zhuān)用章。3.3 商務(wù)運(yùn)營(yíng)部a）負(fù)責(zé)組織戰(zhàn)

2、略合作框架協(xié)議、重大合同的談判；b）組織供銷(xiāo)集體定價(jià)及業(yè)務(wù)合同執(zhí)行的全程監(jiān)管；c）負(fù)責(zé)外貿(mào)合同的翻譯，外文版合同的草擬。3.4 財(cái)務(wù)管理部負(fù)責(zé)對(duì)合同中財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)條款評(píng)審，負(fù)責(zé)合同預(yù)算執(zhí)行控制。3.5 風(fēng)險(xiǎn)管理部負(fù)責(zé)合同管理全過(guò)程風(fēng)險(xiǎn)控制措施的監(jiān)管。3.6 人力資源部負(fù)責(zé)確定合同管理相關(guān)人員的崗位要求，組織合同管理人員的培訓(xùn)及調(diào)整。3.7 黨政工作部負(fù)責(zé)公司辦公品及低值易耗品等采購(gòu)合同的簽訂。4程序4.1 合同管理人員4.1.1 合同經(jīng)辦人是合同談判、簽訂及履行的第一責(zé)任人，并有責(zé)任保證合同最終文本與經(jīng)各級(jí)審批后的合同文本在條款內(nèi)容上的一致性。4.1.2 人力資源部制定合同管理員崗位說(shuō)明書(shū)識(shí)別合同

3、管理崗位所需的管理技能、經(jīng)驗(yàn)、培訓(xùn)、工作經(jīng)歷，監(jiān)督、調(diào)整公司合同管理崗位，保證不相容崗位的設(shè)置，并根據(jù)需要加以調(diào)整。4.1.3 公司對(duì)外合同的簽訂應(yīng)由法定代表人或其授權(quán)的人簽章，按公司法人授權(quán)委托管理辦法分級(jí)授權(quán)，未經(jīng)授權(quán)崗位不得參與合同管理。4.2 合同文本擬定4.2.1 綜合管理部制定合同文本編制審核流程對(duì)合同編制前對(duì)方的資格審查、內(nèi)容談判和文本擬定進(jìn)行規(guī)范，明確合同文本管理權(quán)責(zé)、流程，確保合同文本行為符合國(guó)家法律法規(guī)，避免公司遭受外部處罰、經(jīng)濟(jì)損失和信譽(yù)損失。4.2.2 各專(zhuān)業(yè)子（分）公司擬定合同過(guò)程中，與合同對(duì)方充分溝通，必要時(shí)按合同談判流程組織相應(yīng)規(guī)格的談判，在合同談判過(guò)程中，談判人

4、應(yīng)認(rèn)真了解對(duì)方當(dāng)事人的情況，包括對(duì)方的主體資格、經(jīng)營(yíng)范圍、履約能力和資信情況等信息，保留談判記錄。4.2.3 合同分常規(guī)合同和特殊合同，常規(guī)合同指業(yè)務(wù)正常運(yùn)行的批次合同；特殊合同指除常規(guī)合同外的重大合同，如大型業(yè)務(wù)合同、新開(kāi)發(fā)業(yè)務(wù)合同、戰(zhàn)略合作業(yè)務(wù)合同（協(xié)議）、涉外合同等。4.2.4 常規(guī)合同應(yīng)使用綜合管理部審批后的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)合同文本，未經(jīng)公司審批，任何人無(wú)權(quán)變更合同文本。特殊合同由各專(zhuān)業(yè)子（分）公司根據(jù)合同文本編制審核流程的規(guī)定草擬合同文本，經(jīng)綜合管理部審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)后，擬定正式合同文本。4.3 合同評(píng)審4.3.1 合同評(píng)審的組織形式a）各專(zhuān)業(yè)子（分）公司擬定的正式合同文本，在正式簽訂前由綜

5、合管理部組織合同評(píng)審。b）特殊合同必須實(shí)行內(nèi)部評(píng)審、會(huì)簽制。4.3.2 合同評(píng)審的部門(mén)及其職責(zé)a）商務(wù)運(yùn)營(yíng)部負(fù)責(zé)對(duì)各專(zhuān)業(yè)子（分）公司提供的談判資料和調(diào)研報(bào)告以及合同對(duì)方提供的資信調(diào)查資料進(jìn)行審核。b）風(fēng)險(xiǎn)管理部負(fù)責(zé)對(duì)屬本部門(mén)審核范圍內(nèi)的事項(xiàng)進(jìn)行合法性和合規(guī)性的審核以及確定與本部門(mén)業(yè)務(wù)相關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)是否能被規(guī)避或有效降低。c）財(cái)務(wù)管理部負(fù)責(zé)對(duì)合同是否符合財(cái)稅法規(guī)和公司財(cái)務(wù)制度，以及合同支付條款是否合理、可行進(jìn)行審核。d）綜合管理部負(fù)責(zé)對(duì)合同條款的合規(guī)性、完備性、嚴(yán)密性、合法性和準(zhǔn)確性進(jìn)行審核，確定合同是否有利于我方以及法律風(fēng)險(xiǎn)是否被有效降低或避免。4.3.3 合同評(píng)審記錄合同內(nèi)部評(píng)審、會(huì)簽前，綜合管

6、理部將合同文本及相關(guān)文件以紙質(zhì)或電子版發(fā)至相關(guān)部門(mén)，并作會(huì)議紀(jì)要詳細(xì)記錄部門(mén)評(píng)審意見(jiàn)，參會(huì)人員在合同審批表中簽署意見(jiàn)。4.3.4 合同評(píng)審意見(jiàn)處置4.3.4.1 合同評(píng)審參加部門(mén)全部通過(guò)時(shí)，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，簽訂合同。4.3.4.2 合同評(píng)審中，參加部門(mén)提出異議或修訂意見(jiàn)時(shí)，合同擬定部門(mén)應(yīng)：a）按合同文本編制審核流程修訂合同；b）按合同談判流程與合同對(duì)方溝通或組織談判，協(xié)商條款內(nèi)容；c）終止合同4.3.4.3 合同擬定部門(mén)修訂合同后，綜合管理部需再次組織評(píng)審，直至評(píng)審部門(mén)全部通過(guò)后方可提交總經(jīng)理審批。4.4 合同簽訂法人代表或法人授權(quán)委托人按合同登記流程簽訂合同，按合同專(zhuān)用章管理制度加蓋公司合同

7、專(zhuān)用印章，合同簽訂完畢后，綜合管理部合同管理員填寫(xiě)合同專(zhuān)用章登記表。4.5 合同履行監(jiān)管合同簽訂后，相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人及合同經(jīng)辦人要及時(shí)監(jiān)督本部門(mén)合同的履行情況。4.5.1 法律監(jiān)管綜合管理部實(shí)時(shí)檢查合同履行情況，各合同經(jīng)辦人負(fù)責(zé)定期匯報(bào)合同的履行情況。4.5.2 財(cái)務(wù)監(jiān)管合同訂立后由財(cái)務(wù)人員按照合同約定條款辦理財(cái)務(wù)手續(xù)、收付款項(xiàng)并作月度資金報(bào)表以及收益分析，對(duì)每項(xiàng)合同履行的財(cái)務(wù)狀況監(jiān)管。4.5.3 業(yè)務(wù)監(jiān)管商務(wù)運(yùn)營(yíng)部按業(yè)務(wù)調(diào)度程序及經(jīng)營(yíng)分析例會(huì)制度定期對(duì)業(yè)務(wù)進(jìn)展監(jiān)管，填寫(xiě)業(yè)務(wù)調(diào)度記錄。4.5.4 風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)管風(fēng)險(xiǎn)管理部按風(fēng)控制度對(duì)合同的可控風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行監(jiān)管，定期出具業(yè)務(wù)監(jiān)控報(bào)告。4.6 合同變更、違約等

8、法律事項(xiàng)處理合同在履行期間發(fā)生變更、轉(zhuǎn)讓、中止、解除等情形時(shí)，應(yīng)向綜合管理部法律顧問(wèn)進(jìn)行咨詢(xún)。在合同履行中，合同變更、違約管理按合同變更、違約管理制度執(zhí)行。4.7 合同關(guān)閉4.7.1 合同關(guān)閉要求合同履行結(jié)束，各專(zhuān)業(yè)子（分）公司對(duì)照合同文件和公司相關(guān)程序文件來(lái)關(guān)閉合同，核實(shí)或確認(rèn)合同各方已按要求執(zhí)行完畢，對(duì)合同項(xiàng)下所有項(xiàng)目的合同文件進(jìn)行整理歸檔，執(zhí)行合同關(guān)閉制度條款要求。4.7.2 合同關(guān)閉階段合同關(guān)閉通常分兩階段進(jìn)行：初始關(guān)閉和最終關(guān)閉。各專(zhuān)業(yè)子（分）公司在完成合同各方面主要義務(wù)，尚有未完成結(jié)算或未盡法律事項(xiàng)之前須進(jìn)行初始關(guān)閉，待全部合同義務(wù)和合同執(zhí)行糾紛結(jié)束后，可進(jìn)行最終關(guān)閉，執(zhí)行合同關(guān)閉

9、制度條款要求。若合同存在法律糾紛或未盡事宜按，同法律糾紛處理流程執(zhí)行，留有法律糾紛的合同不予關(guān)閉。4.7.3 合同關(guān)閉考核綜合管理部每季度對(duì)各專(zhuān)業(yè)子（分）公司的合同關(guān)閉進(jìn)行考核，按照合同關(guān)閉制度的要求執(zhí)行。4.8 合同保密4.8.1 公司合同的密級(jí)分為“絕密”、“機(jī)密”和“秘密”三級(jí)，涉及合同管理的人員按合同保密管理制度對(duì)合同采取保密措施，防止機(jī)密泄露。4.8.2 綜合管理部按合同保密管理制度考核合同保密工作，作為考核專(zhuān)業(yè)項(xiàng)目之一。4.9 合同檔案管理合同檔案的接收、移交、保管、發(fā)放和借閱按合同檔案管理制度規(guī)范合同檔案管理，合同管理員填寫(xiě)合同管理臺(tái)帳保留合同管理記錄。5相關(guān)文件公司法人授權(quán)委托

10、管理辦法合同文本編制審核制度合同談判流程合同登記流程合同專(zhuān)用章管理制度合同變更、違約管理制度合同關(guān)閉制度合同法律糾紛處理流程（需法務(wù)人員到崗編制）合同保密管理制度合同檔案管理制度6相關(guān)記錄合同審批表業(yè)務(wù)調(diào)度記錄«_業(yè)務(wù)監(jiān)控報(bào)告合同專(zhuān)用章登記表合同管理臺(tái)帳業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)總經(jīng)理合同管理流程合同管理流程與風(fēng)險(xiǎn)控制不相容責(zé)任部門(mén)/責(zé)任人的職責(zé)分工與審批權(quán)限劃分綜合管理部各專(zhuān)業(yè)子（分）公司發(fā)生合同業(yè)務(wù)1進(jìn)行業(yè)務(wù)合同談判起草合同:相關(guān)部門(mén)外部單位如果合同未經(jīng)開(kāi)始適當(dāng)審核或超管理制度內(nèi)容不完整、權(quán)D1審核合同而導(dǎo)致企業(yè)資產(chǎn)或股東審批審批權(quán)益遭受損失未恰當(dāng)履行或監(jiān)控不當(dāng)而導(dǎo)致違約損失或因合同糾紛處D2損D

11、3詐行為而導(dǎo)致?lián)p失或因合同安全措施不當(dāng),可能導(dǎo)致商業(yè)越授權(quán)審批，可能會(huì)產(chǎn)生重大差錯(cuò)或舞弊、欺利義務(wù)不明確或未簽訂書(shū)面如果合同條款理不當(dāng)，可能導(dǎo)致企業(yè)權(quán)益受如果合同信息下發(fā)合同相關(guān)進(jìn)行合同審批履行合同出現(xiàn)確認(rèn)問(wèn)題的重要程度，提出解決問(wèn)題的參考意見(jiàn)>!解決問(wèn)題接下頁(yè)合同管理流程與風(fēng)險(xiǎn)控制業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)不相容責(zé)任部門(mén)/責(zé)任人的職責(zé)分工與審批權(quán)限劃分階段總經(jīng)理綜合管理部各專(zhuān)業(yè)子（分）公司相關(guān)部門(mén)外部單位秘密泄露或因合同不進(jìn)行檢查，導(dǎo)致合同承辦部門(mén)不按相關(guān)制度開(kāi)展合同管理，進(jìn)而可能造成合同執(zhí)行或簽訂違法、違規(guī)D3匯總提交.合同資料文進(jìn)行合同文1資料保存F3*J件進(jìn)行合同定期統(tǒng)計(jì)歸集1;進(jìn)行合同定期；或不定期檢查：合同管理流程控制表合同管理流程控制控制事項(xiàng)詳細(xì)描述及說(shuō)明階段控制D1D21 .財(cái)務(wù)管理部對(duì)合同中有關(guān)付款的條款進(jìn)行審核，并提出審核意見(jiàn)2 .合同簽訂后，各專(zhuān)業(yè)子（分）公司將合同交綜合管理部進(jìn)行編號(hào)、備案D33.綜合管