字201805號-關(guān)于下發(fā)會議管理制度的通知201897

1、XXX集團(tuán)XXXF限公司（通知）簽發(fā)人:XX)201805號關(guān)于下發(fā)XXX會議管理制度的通知公司各部（室）：為更好落實行政辦公“精細(xì)化”、“標(biāo)準(zhǔn)化”，加強(qiáng)會議管理，通過合理組織來規(guī)范會議流程，提高會議室使用效率，提升會議效率和質(zhì)量，保障各項會議高效高質(zhì)的開展，特制定XX康團(tuán)XXX有限公司會議管理制度，自下發(fā)之日起請遵照執(zhí)行。特此通知。附件:1、XX法議管理制度2、會議紀(jì)要模板3、周例會匯報模板4、會議紀(jì)要解決事項統(tǒng)計跟進(jìn)表XXX集團(tuán)XXX有限公司二。一八年九月十二日XXX集團(tuán)XXX有限公司2018年9月12日印發(fā)校隊：打?。汗灿∪莞郊?xxXI團(tuán)XX*T限公司會議管理制度為更好落實行政辦公

2、“精細(xì)化”、“標(biāo)準(zhǔn)化”，加強(qiáng)會議管理，通過合理組織來規(guī)范會議流程，提高會議室使用效率，提升會議效率和質(zhì)量，保障各項會議高效高質(zhì)的開展，特制定XXX!團(tuán)XXX有限公司會議管理制度，請遵照執(zhí)行。第一部分會議類型第一條目的1.1會議是一種形式和手段，是工作方法而不是目的。會議圍繞某一特定目標(biāo)而展開，通過信息的上傳下達(dá)、相互溝通、訊息傳遞、和交換，從而達(dá)到預(yù)期效果。比如：決策決定、解決問題、方案改善、各部門緊密協(xié)作等。第二條會議主要類型2.1 總經(jīng)理室辦公會議原則上至少每月召開一次。由總經(jīng)理召集和主持，總經(jīng)理室成員參加，綜管辦負(fù)責(zé)人及與會議議題相關(guān)的部門負(fù)責(zé)人列席。會議主要討論決定本單位重要工作事項，

3、內(nèi)容包括：傳達(dá)事業(yè)部最新精神及重要工作部署，研究決策經(jīng)營管理中的重大事項，討論決定本單位發(fā)展規(guī)劃、計劃，重要人事任免，制度流程建設(shè)，表彰或處罰，階段性工作布置，有關(guān)情況通報以及其他需要會議研究、共商、通氣的事項等?？偨?jīng)理室辦公會議紀(jì)要要經(jīng)總經(jīng)理簽發(fā)后，應(yīng)及時抄送公司分管領(lǐng)導(dǎo)及公司相關(guān)部門負(fù)責(zé)人。2.2 經(jīng)營管理例會原則上每月召開一次。由總經(jīng)理召集和主持，總經(jīng)理室辦公會議成員、各部門負(fù)責(zé)人參加。會議主要內(nèi)容包括：總結(jié)上階段主要工作，部署下階段重點工作；開展工作交流、通報相關(guān)事項；營銷、工程、合約、技發(fā)、前期等生產(chǎn)部門匯報重點工作推進(jìn)情況；研究資金安排，統(tǒng)籌月度資金投放、融資及回款等工作。2.3

4、季度工作會議原則上每季度召開一次。公司總經(jīng)理室及部門負(fù)責(zé)人參加。會議主要內(nèi)容包括：傳達(dá)集團(tuán)、事業(yè)部最新精神及重要工作部署；總結(jié)上階段主要工作，部署下階段重點工作。2.4 業(yè)務(wù)專題會議由總經(jīng)理或分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)工作需要適時召開，相關(guān)部門負(fù)責(zé)人參加。會議內(nèi)容主要為本單位對有關(guān)事項的決策做準(zhǔn)備，或研究協(xié)調(diào)落實有關(guān)工作，或就某一項目的工作進(jìn)行專題交流、研究和部署等。按照XXX1團(tuán)房地產(chǎn)開發(fā)項目全景計劃經(jīng)營管理辦法要求，結(jié)合項目開發(fā)建設(shè)全周期運營計劃節(jié)點管理，圍繞立項啟動、產(chǎn)品定位、規(guī)劃設(shè)計、資金平衡、施工銷售、項目開盤、驗收交房、后評估、年度預(yù)決算等重大節(jié)點和事項，組織召開相應(yīng)的專題會議。2.5 項目周工

5、作例會原則上每周二上午召開項目工作周例會。公司分管領(lǐng)導(dǎo)及營銷、工程、合約、技發(fā)、前期等生產(chǎn)部門參會，匯報上周重點工作推進(jìn)情況及本周重點計劃，包括需要協(xié)調(diào)配合事宜。會上項目負(fù)責(zé)人牽頭對會議紀(jì)要進(jìn)行記錄，形成會議材料并流轉(zhuǎn)各部門。2.6 其他會議結(jié)合實際工作需要，適時組織召開各部門交流會議、各類專題會議、黨工團(tuán)會議以及交流培訓(xùn)會議等。第二部分會議流程第一條組織會議的規(guī)定1.1 事業(yè)部工作會、公司重要會議及綜合性會議會務(wù)工作由公司綜管辦負(fù)責(zé)；專題性會議會務(wù)由相關(guān)部門負(fù)責(zé)；專題培訓(xùn)講座由發(fā)起部門進(jìn)行負(fù)責(zé)。1.2 各部門向事業(yè)部條線匯報及提交會議討論決定的事項，一般要有書面匯報材料，并提前1至2個工作日

6、送至事業(yè)部辦公室，同時抄送公司綜管辦。1.3 各類會議需要明確主題，充分準(zhǔn)備，注重實效，有條件的要盡可能運用現(xiàn)代通信和技術(shù)手段召開視頻、電話會議。1.4 舉辦會議要認(rèn)真執(zhí)行集團(tuán)及事業(yè)部規(guī)定，厲行節(jié)約，反對鋪張浪費。會務(wù)工作會會場選擇會議通知邀請函會議材料準(zhǔn)備會場布置會務(wù)人員分作餐預(yù)定1.6會議坐席安排：246810會議桌357911會議室門（圖一）53客方124會議桌42主方135會議室門（圖二）4會5231議13桌254會議室門客方（圖三）在：上為主萬，E為客方注.A為上級領(lǐng)導(dǎo)，E為土方鞭導(dǎo)口匚（圖四）（注：圖1-4均為中國政府慣例，為右高左低；如遇商務(wù)國際會議，則按國際慣例，為右局左低。）

7、第二條會前準(zhǔn)備2.1 會場落實應(yīng)按會議日期提前落實會場。在綜管辦提前1-2天報備會議使用時間、主題、參會人員。需要視頻連接的會議可申請視頻會議室，其他各類會議的可根據(jù)情況另行選定會場。2.2 會議通知會議至少提前1-2天確定會議時間、地點、會議主持、參會人員名單、明確會議主題，綜管辦將確認(rèn)會議事項后及時用微信/短信/電話通知參會人員參會，如有需要發(fā)言匯報工作的，明確匯報內(nèi)容及發(fā)言順序。2.3 會議材料準(zhǔn)備會議材料由參會部門/人員按照議程要求及時間要求準(zhǔn)備。匯報材料以PPT形式準(zhǔn)備。涉及領(lǐng)導(dǎo)講話稿，凡專業(yè)性的文稿一般由各部室待擬，交綜管辦核改后報領(lǐng)導(dǎo)審定。2.4 會前會場布置2.4.1 提前半天

8、將會議室桌簽（如需）、桌椅按參會人員級別和人數(shù)進(jìn)行擺放。2.4.2 會場物品準(zhǔn)備。相機(jī)、電腦、視頻、投影、話筒、電源連接、錄音筆、激光筆、茶水、抽紙、煙灰缸、筆、紙等物品按需擺放并啟用。2.4.3 預(yù)先協(xié)調(diào)公司與事業(yè)部、各城市公司視頻、話筒等連接是否順暢，確保投影清晰度及畫面效果最優(yōu)。2.4.4 會場燈光、空調(diào)提前半小時開啟調(diào)試。2.4.5 綜管辦會議管理人提前10分鐘進(jìn)行參會人員催場，如重要會議綜管辦做好會議記錄拍照或攝像留念工作。第三條會中管理3.1 重要會議期間茶水由綜管辦行政人員負(fù)責(zé)，每20分鐘進(jìn)行沏水工作，原則上參會人員需自帶水杯。3.2 視頻會議需信息化管理人員密切關(guān)注會議室動態(tài)，

9、及時排解視頻會議過程中出現(xiàn)的畫面聲音不流暢、無畫面無聲音等突發(fā)狀況。3.3 文字及歸檔處理總經(jīng)理召開專題會議記錄由綜管辦指派專人記錄，經(jīng)營類或業(yè)務(wù)專題會議由發(fā)起會務(wù)人員根據(jù)會議召開情況擬寫會議紀(jì)要，會議紀(jì)要需在24小時內(nèi)出具，相關(guān)部門會簽，交由上級領(lǐng)導(dǎo)審核后做好存檔工作。第四條會后處理4.1 會議結(jié)束后，綜管辦會議管理人員應(yīng)立即進(jìn)行清場工作。做好關(guān)閉視頻設(shè)備、燈光、空調(diào)，投影、錄音筆、桌椅還原、清潔會場工作。檢查會場內(nèi)是否有其他物品遺留并迅速交還失主。4.2 會后反省。如有不足，及時總結(jié)、完善及改進(jìn)。第三部分會議室管理第一條目的1.1加強(qiáng)會議室管理，提高會議室使用效率，避免資源浪費，保障各部門

10、正常使用。第二條對接事業(yè)部會議，實行O酸定制度2.1 會議申請?zhí)崆?-2天在事業(yè)部O膾議室預(yù)定欄中申請或請事業(yè)部條線對接人員申請。2.2 預(yù)定內(nèi)容盡量精準(zhǔn)詳細(xì)：會議日期、起止時間、視頻/非視頻、會議名稱、會議地點、參會人員、參會領(lǐng)導(dǎo)、會議發(fā)起人、發(fā)起部門等。2.3 “參會領(lǐng)導(dǎo)”務(wù)必寫全，”會議室申請時長”不得與實際情況相差過大，一般情況下嚴(yán)禁單個會議占用一整天。2.4 會議預(yù)定提交申請后，由事業(yè)部辦公室進(jìn)行審批后方可使用，并做好視頻提前試連接工作。第三條會議室預(yù)定及使用安排3.1 一般情況下，以會議室預(yù)訂的先后順序安排會議室的使用。3.2 如遇特殊情況，如集團(tuán)/事業(yè)部視頻會、公司重要緊急會等，

11、按照“集團(tuán)/事業(yè)部會議優(yōu)先于公司部門會議”的原則協(xié)調(diào)會議室使用安排。3.3 部門會議之間如需協(xié)調(diào)會議室使用安排的，由部門之間本著重要、緊急優(yōu)先的原則，經(jīng)辦公室與會議部門協(xié)商后，調(diào)整使用順序。第四條會議道具做好申請登記4.1 借用電腦筆記本、激光筆、錄音筆、桌簽等道具以及開通會議視頻等事項必須提前與辦公室信息化管理員申請。4.2 借用道具必須登記借用人信息及借/還時間，嚴(yán)禁隨意取用。第五條會議室的使用管理5.1 會議室使用期間，會務(wù)工作由會議發(fā)起方或參會的主要部門安排人員負(fù)責(zé)。主要包括場型擺設(shè)、人員催場、茶水、投影播放、會議記錄等。5.2 重要會議可聯(lián)系綜管辦做好會務(wù)工作的配合。5.3 參會人員

12、應(yīng)自覺保持會議室清潔。5.4 會議用水方面，一般會議均由會議發(fā)起方負(fù)責(zé)，參會人員自帶水杯；特殊重要會議，請聯(lián)系綜管辦做好相關(guān)配合工作。5.5 會議時間請按預(yù)約時間使用，盡量不占用后面其他部門開會預(yù)約時間。第六條會議室設(shè)備管理8.1 禁止使用部門及個人擅自挪用會議室各種音像設(shè)備。8.2 因擅自更改、拆裝設(shè)備造成損壞的部門及個人應(yīng)照價賠償。8.3 如發(fā)現(xiàn)音像設(shè)備有故障不能正常使用，請?zhí)崆案嬷k公室信息化管理人員進(jìn)行維護(hù)維修，確保會議正常進(jìn)行。第四部分會議紀(jì)律第一條目的1.1為嚴(yán)明會議記錄，維持會場秩序，保持會議的質(zhì)量和效果。第二條會議紀(jì)律2.1 參會人員必須提前5-10分鐘進(jìn)入會場，做好會前準(zhǔn)備。

13、2.3 會議遲到人員處罰100元，綜管辦人員遲到處罰200元，會后將處罰金交至綜管辦負(fù)責(zé)人，綜管辦負(fù)責(zé)人做好登記及現(xiàn)金保管。2.4 因特殊情況確實無法參會人員，應(yīng)提前向總經(jīng)理請假，經(jīng)批準(zhǔn)后方可視為請假，同時告知綜管辦負(fù)責(zé)人，出具請假批準(zhǔn)信息。2.5 會議通知明確要求著裝及佩戴司徽的，應(yīng)遵照會議通知要求進(jìn)行2.6 會議期間要認(rèn)真聆聽，不得做與會議無關(guān)的事情，不得無故中途退場，有緊急特殊事宜須向總經(jīng)理室成員請示，方可離開會場。2.7 會議期間請將手機(jī)調(diào)整到靜音或震動狀態(tài)，如需接聽電話，應(yīng)當(dāng)走出會場外接聽。2.8 發(fā)言人員在會前做好準(zhǔn)備工作，發(fā)言要簡明扼要，不講與主題無關(guān)的內(nèi)容，盡量在規(guī)定時間內(nèi)匯報

14、工作。2.9 如有保密會議，未經(jīng)會議組織者許可，嚴(yán)禁隨意將會議內(nèi)容外泄，否則將視情節(jié)程度酌情給予一定的處罰。第三條本規(guī)定適用于各類會議和培訓(xùn)。第五部分會議紀(jì)要第一條、會議紀(jì)要歸檔范圍、會議分類及責(zé)任部門2.10 司綜管辦負(fù)責(zé)出具會議紀(jì)要的會議：公司總經(jīng)理室辦公會、公司年度、季度、月度工作會、項目投資決策會。2.11 司項目、技發(fā)、合約、前期、財務(wù)等部門發(fā)起會務(wù)的部門負(fù)責(zé)出具會議紀(jì)要的會議：各類專題工作會，如立項啟動、項目周例會、產(chǎn)品定位、規(guī)劃設(shè)計、動態(tài)成本分析、資金平衡、營銷策劃、銷售排布、項目開盤、驗收交房、后評估、年度預(yù)決算等運營專題管理類會議。2.12 司總經(jīng)理室參加的專題會議紀(jì)要移交綜管辦歸檔，職能部門內(nèi)部組織的會議紀(jì)要自行歸檔，抄送綜管辦報備歸檔。第二條、會議紀(jì)要管理及跟進(jìn)辦法2.13 時出具會議紀(jì)要，會議召開完畢1個工作日內(nèi)出具會議紀(jì)要，2天內(nèi)會簽完畢，3個工作日內(nèi)移交綜管辦統(tǒng)一歸檔。2、依據(jù)XXX1團(tuán)西北事業(yè)部文件保密制度相關(guān)規(guī)定，公司綜管辦須對會議紀(jì)要進(jìn)行密級劃分，根據(jù)會議紀(jì)要安排專人督辦會議事項的落實情況。3、會議成果由綜管辦績效運營專人定期跟進(jìn)，定期出具解決事項統(tǒng)計表，強(qiáng)化節(jié)點執(zhí)行情況，確認(rèn)成果落實到位。本制度自2018年9月12日起執(zhí)行。xxXk團(tuán)xx