采購與付款業(yè)務(wù)

1、采購與付款業(yè)務(wù)小組成員：一、采購業(yè)務(wù)企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第7號第二條 本指引所稱采購，是指購買物資（或勞務(wù)）及支付款項(xiàng)等相關(guān)活動。第三條 企業(yè)采購業(yè)務(wù)至少應(yīng)當(dāng)關(guān)注下列風(fēng)險：（一）采購計(jì)劃安排不合理，市場變化預(yù)測不準(zhǔn)確，造成庫存短缺或積壓，可能導(dǎo)致企業(yè)生產(chǎn)停滯或資源浪費(fèi)。（二）供應(yīng)商選擇不當(dāng)，采購定價機(jī)制不科學(xué)，可能導(dǎo)致采購物資質(zhì)次價高，出現(xiàn)舞弊或遭受欺詐。（三）采購驗(yàn)收不規(guī)范，付款審核不嚴(yán)，可能導(dǎo)致采購物資、資金損失或信用受損。二、企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第7號相關(guān)條文第二章 購買第五條 企業(yè)的采購權(quán)限應(yīng)當(dāng)集中，避免多頭采購或分散采購，以提高采購業(yè)務(wù)效率，堵塞管理漏洞。企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)具體情況對辦理采

2、購業(yè)務(wù)的人員定期進(jìn)行崗位輪換。重要和技術(shù)性較強(qiáng)的采購業(yè)務(wù)，應(yīng)當(dāng)組織相關(guān)專家進(jìn)行論證，實(shí)行集體決策和審批。企業(yè)不得由同一機(jī)構(gòu)辦理采購業(yè)務(wù)全過程。第六條 企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立采購申請制度，依據(jù)購置商品或服務(wù)的類型，確定歸口管理機(jī)構(gòu)，授予相應(yīng)的請購權(quán)，明確相關(guān)部門或人員的職責(zé)權(quán)限及相應(yīng)的請購和審批程序。企業(yè)可以根據(jù)實(shí)際需要設(shè)置專門的請購部門，對需求部門提出的采購需求進(jìn)行審核，并進(jìn)行歸類匯總，統(tǒng)籌安排企業(yè)的采購計(jì)劃。具有請購權(quán)的機(jī)構(gòu)對于預(yù)算內(nèi)采購項(xiàng)目，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度辦理請購手續(xù)；對于超預(yù)算和預(yù)算外采購項(xiàng)目，應(yīng)先履行預(yù)算調(diào)整程序，由具備相應(yīng)審批權(quán)限的部門或人員審批后，再行辦理請購手續(xù)。第七條 企業(yè)應(yīng)當(dāng)

3、建立科學(xué)的供應(yīng)商評估制度，確定合格供應(yīng)商清單，定期對供應(yīng)商提供商品的質(zhì)量、價格、交貨及時性、供貨條件及其資信、經(jīng)營狀況等進(jìn)行綜合評價，根據(jù)評價結(jié)果對供應(yīng)商進(jìn)行合理選擇和調(diào)整。企業(yè)對于新增供應(yīng)商，可委托具有相應(yīng)資質(zhì)的中介機(jī)構(gòu)進(jìn)行資信調(diào)查。二、企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第7號相關(guān)條文第二章 購買 第八條 企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)市場情況和采購計(jì)劃合理選擇采購方式。大宗采購應(yīng)當(dāng)采用招標(biāo)方式，合理確定招投標(biāo)的范圍、標(biāo)準(zhǔn)、實(shí)施程序和評標(biāo)規(guī)則；一般物品或勞務(wù)等的采購可以采用詢價或定向采購的方式并簽訂合同協(xié)議；小額零星物品或勞務(wù)等的采購可以采用直接購買等方式。第九條 企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立采購物資定價機(jī)制，采取協(xié)議采購、招標(biāo)采購、詢比

4、價采購等多種方式合理確定采購價格，最大限度地減小市場變化對企業(yè)采購價格的影響。大宗采購等必須采用招投標(biāo)方式確定采購價格，其他商品或勞務(wù)的采購，應(yīng)當(dāng)根據(jù)市場行情制定最高采購限價，并對最高采購限價適時調(diào)整。第十條 企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)確定的供應(yīng)商、采購方式、采購價格等情況擬訂采購合同，準(zhǔn)確描述合同條款，明確雙方權(quán)利、義務(wù)和違約責(zé)任，按照規(guī)定權(quán)限簽訂采購合同。企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)生產(chǎn)建設(shè)進(jìn)度需要和采購物資特性，選擇合理的運(yùn)輸工具和運(yùn)輸方式，辦理運(yùn)輸、投保等事宜。二、企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第7號相關(guān)條文第二章 購買 第十一條 企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立嚴(yán)格的采購驗(yàn)收制度，由專門的驗(yàn)收機(jī)構(gòu)或驗(yàn)收人員對采購項(xiàng)目的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等

5、相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行驗(yàn)收，出具驗(yàn)收證明。涉及大宗和新、特物資采購的，還應(yīng)對其進(jìn)行專業(yè)測試。驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)的異常情況，負(fù)責(zé)驗(yàn)收的機(jī)構(gòu)或人員應(yīng)當(dāng)立即向企業(yè)有權(quán)管理的相關(guān)機(jī)構(gòu)報(bào)告，相關(guān)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)查明原因，及時處理。第十二條 企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)物資采購供應(yīng)過程的管理，依據(jù)采購合同中確定的主要條款跟蹤合同履行情況，對有可能影響生產(chǎn)或工程進(jìn)度的異常情況，應(yīng)出具書面報(bào)告并及時提出解決方案。企業(yè)應(yīng)當(dāng)做好采購業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)的記錄，實(shí)行全過程的采購登記制度。二、企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第7號相關(guān)條文第三章 付款第十三條 企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)采購付款的管理，嚴(yán)格審核采購預(yù)算、合同、相關(guān)單據(jù)憑證、審批程序等相關(guān)內(nèi)容，審核無誤后及時辦理付款。企業(yè)應(yīng)當(dāng)

6、重視采購付款的過程控制和跟蹤管理，發(fā)現(xiàn)異常情況的，應(yīng)當(dāng)拒絕付款，避免出現(xiàn)資金損失和信用受損。企業(yè)應(yīng)當(dāng)合理選擇付款方式，防范付款方式不當(dāng)帶來的法律風(fēng)險，保證資金安全。第十四條 企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)預(yù)付賬款和定金的管理。涉及大額預(yù)付款項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)定期進(jìn)行追蹤核查，綜合分析預(yù)付賬款的期限、占用款項(xiàng)的合理性、不可收回風(fēng)險等情況，發(fā)現(xiàn)有疑問的預(yù)付款項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)及時采取措施，盡可能避免預(yù)付款項(xiàng)資金風(fēng)險和損失。二、企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第7號相關(guān)條文第三章 付款 第十五條 企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對購買、驗(yàn)收、付款業(yè)務(wù)的會計(jì)系統(tǒng)控制，詳細(xì)記錄供應(yīng)商情況、請購申請、采購合同、采購?fù)ㄖⅡ?yàn)收證明、入庫憑證、商業(yè)票據(jù)、款項(xiàng)支付等情況，確保會計(jì)

7、記錄、采購記錄與倉儲記錄核對一致。企業(yè)應(yīng)當(dāng)指定專人通過函證等方式，定期與供應(yīng)商核對應(yīng)付賬款、應(yīng)付票據(jù)、預(yù)付賬款等往來款項(xiàng)。第十六條 企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立退貨管理制度，對退貨條件、退貨手續(xù)、貨物出庫、退貨貨款回收等做出明確規(guī)定，及時收回退貨貨款。涉及符合索賠條件的退貨，應(yīng)在索賠期內(nèi)及時辦理索賠。三、企業(yè)案例講述以晉城藍(lán)焰煤業(yè)股份有限公司為例三、企業(yè)案例講述晉城藍(lán)焰煤業(yè)股份有限公司（以下簡稱晉城煤業(yè)）采購與付款管理制度1.采購管理的組織機(jī)構(gòu)和職責(zé)i. 股份公司財(cái)務(wù)部的相關(guān)職責(zé)ii.股份公司財(cái)務(wù)部計(jì)劃部門相關(guān)職責(zé)iii.股份公司秘書處下屬法律工作室的相關(guān)職責(zé)iv.股份公司設(shè)備租賃部相關(guān)職責(zé)v.供應(yīng)分公司采購

8、部門的相關(guān)職責(zé)vi.供應(yīng)分公司財(cái)務(wù)部門的相關(guān)職責(zé)vii.供應(yīng)分公司監(jiān)控辦的相關(guān)職責(zé)viii.各礦物資供應(yīng)部門的相關(guān)職責(zé)ix.各礦財(cái)務(wù)部門的相關(guān)職責(zé)三、企業(yè)案例講述采購管理崗位分工原則要求 單位應(yīng)當(dāng)建立采購與付款業(yè)務(wù)的崗位責(zé)任制，明確相關(guān)部門和崗位的職責(zé)、權(quán)限，確保辦理采購與付款業(yè)務(wù)的不相容崗位相互分離、制約和監(jiān)督。采購與付款業(yè)務(wù)不相容崗位至少包括：請購與審批；采購與付款；采購合同的訂立與審計(jì)（評審）；采購、驗(yàn)收與相關(guān)會計(jì)記錄；付款的申請、審批與執(zhí)行。三、企業(yè)案例講述單位不得由同一部門或個人辦理采購與付款業(yè)務(wù)的全過程。單位應(yīng)當(dāng)配備合格的人員辦理采購與付款業(yè)務(wù)。辦理采購與付款業(yè)務(wù)的人員應(yīng)當(dāng)具備良好

9、的業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德。單位對于重要和技術(shù)性較強(qiáng)的采購業(yè)務(wù)，應(yīng)當(dāng)組織專家進(jìn)行論證，實(shí)行集體決策和審批，防止出現(xiàn)決策失誤而造成嚴(yán)重?fù)p失。嚴(yán)禁未經(jīng)授權(quán)的機(jī)構(gòu)或人員辦理采購與付款業(yè)務(wù)。單位應(yīng)當(dāng)按照請購、審批、采購、驗(yàn)收、付款等規(guī)定的程序辦理采購與付款業(yè)務(wù)，并在采購與付款各環(huán)節(jié)設(shè)置相關(guān)的記錄、填制相應(yīng)的憑證，建立完整的采購登記制度，加強(qiáng)請購手續(xù)、采購訂單（或采購合同，下同）、驗(yàn)收證明、入庫憑證、采購發(fā)票等文件和憑證的相互核對工作。三、企業(yè)案例講述2.授權(quán)審批規(guī)定I. 單位應(yīng)當(dāng)對采購與付款業(yè)務(wù)建立嚴(yán)格的授權(quán)批準(zhǔn)制度，明確審批人對采購與付款業(yè)務(wù)的授權(quán)批準(zhǔn)方式、權(quán)限、程序、責(zé)任和相關(guān)控制措施，規(guī)定經(jīng)辦人辦理采

10、購與付款業(yè)務(wù)的職責(zé)范圍和工作要求。II.審批人應(yīng)當(dāng)根據(jù)采購與付款業(yè)務(wù)授權(quán)批準(zhǔn)制度的規(guī)定，在授權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行審批，不得超越審批權(quán)限。III.經(jīng)辦人應(yīng)當(dāng)在職責(zé)范圍內(nèi)，按照審批人的批準(zhǔn)意見辦理采購與付款業(yè)務(wù)。對于審批人超越授權(quán)范圍審批的采購與付款業(yè)務(wù)，經(jīng)辦人員有權(quán)拒絕辦理，并及時向?qū)徟说纳霞壥跈?quán)部門報(bào)告。IV.授權(quán)審批內(nèi)容可以參見下表：三、企業(yè)案例講述審批部門及人員審批部門及人員 審批事項(xiàng)審批事項(xiàng)礦礦運(yùn)供應(yīng)分公司運(yùn)供應(yīng)分公司股份本部股份本部高管層高管層董事會董事會供應(yīng)科供應(yīng)科財(cái)務(wù)科財(cái)務(wù)科分管副礦長分管副礦長礦長礦長采購部采購部財(cái)務(wù)部財(cái)務(wù)部設(shè)備租賃部設(shè)備租賃部機(jī)電部機(jī)電部財(cái)務(wù)部財(cái)務(wù)部分管副總經(jīng)理分管副

11、總經(jīng)理總經(jīng)理總經(jīng)理總經(jīng)理辦公會總經(jīng)理辦公會董事長董事長全體成員全體成員年度材料采購計(jì)劃年度材料采購計(jì)劃提出提出 審核審核審核審核匯總匯總 審核審核審核審核 審議審議 審批審批月度材料采購計(jì)劃月度材料采購計(jì)劃年度采購計(jì)劃內(nèi)年度采購計(jì)劃內(nèi)提出提出 審核審核 分管領(lǐng)導(dǎo)審批分管領(lǐng)導(dǎo)審批 年度采購計(jì)劃外金額在年度采購計(jì)劃外金額在5050萬元人民幣以內(nèi)萬元人民幣以內(nèi)提出提出 審核審核審核審核主管領(lǐng)導(dǎo)審批主管領(lǐng)導(dǎo)審批 年度采購計(jì)劃外金額在年度采購計(jì)劃外金額在5050萬元萬元100100萬人民幣之間萬人民幣之間提出提出 審核審核審核審核審核審核 審核審核審批審批 年度采購計(jì)劃外金額在年度采購計(jì)劃外金額在100

12、100萬元萬元500500萬人民幣之間萬人民幣之間提出提出 審核審核審核審核審核審核 審核審核審核審核審批審批 年度采購計(jì)劃外金額在年度采購計(jì)劃外金額在500500萬元萬元30003000萬人民幣之間萬人民幣之間提出提出 審核審核審核審核審核審核 審核審核審核審核審核審核 審批審批 年度采購計(jì)劃外金額在年度采購計(jì)劃外金額在30003000萬人民幣以上萬人民幣以上提出提出 審核審核審核審核審核審核 審核審核審核審核審核審核 審批審批年度設(shè)備配件采購計(jì)劃年度設(shè)備配件采購計(jì)劃提出提出 審核審核審核審核 匯總匯總審核審核審核審核審核審核 審議審議 審批審批月度設(shè)備配件采購計(jì)劃月度設(shè)備配件采購計(jì)劃年度采

13、購計(jì)劃內(nèi)年度采購計(jì)劃內(nèi)提出提出 審核審核 審核審核審核審核分管領(lǐng)導(dǎo)審批分管領(lǐng)導(dǎo)審批 年度采購計(jì)劃外金額在年度采購計(jì)劃外金額在5050萬元人民幣以內(nèi)萬元人民幣以內(nèi)提出提出 審核審核審核審核 審核審核審核審核主管領(lǐng)導(dǎo)審批主管領(lǐng)導(dǎo)審批 年度采購計(jì)劃外金額在年度采購計(jì)劃外金額在5050萬元萬元100100萬人民幣之間萬人民幣之間提出提出 審核審核審核審核 審核審核審核審核審核審核審批審批 年度采購計(jì)劃外金額在年度采購計(jì)劃外金額在100100萬元萬元500500萬人民幣之間萬人民幣之間提出提出 審核審核審核審核 審核審核審核審核審核審核審核審核審批審批 年度采購計(jì)劃外金額在年度采購計(jì)劃外金額在50050

14、0萬元萬元30003000萬人民幣之間萬人民幣之間提出提出 審核審核審核審核 審核審核審核審核審核審核審核審核審核審核 審批審批 年度采購計(jì)劃外金額在年度采購計(jì)劃外金額在30003000萬人民幣以上萬人民幣以上提出提出 審核審核審核審核 審核審核審核審核審核審核審核審核審核審核 審批審批采購合同簽訂、變更審采購合同簽訂、變更審批批單項(xiàng)合同額單項(xiàng)合同額5050萬元人民幣，且屬于業(yè)務(wù)單位采購范圍的萬元人民幣，且屬于業(yè)務(wù)單位采購范圍的比價比價 審核審核審批審批 單項(xiàng)合同額單項(xiàng)合同額5030003000萬元人民幣萬元人民幣 主管領(lǐng)導(dǎo)審查主管領(lǐng)導(dǎo)審查 主管領(lǐng)導(dǎo)審查主管領(lǐng)導(dǎo)審查 審核審核 審議審議審批審批

15、 預(yù)付款審批預(yù)付款審批5050萬元以下，且屬于業(yè)務(wù)單位采購范圍的萬元以下，且屬于業(yè)務(wù)單位采購范圍的 審批審批 5050萬元以下，且屬股份公司采購范圍的萬元以下，且屬股份公司采購范圍的 主管領(lǐng)導(dǎo)審批主管領(lǐng)導(dǎo)審批 審核審核 5050萬元以上萬元以上 主管領(lǐng)導(dǎo)審核主管領(lǐng)導(dǎo)審核 審核審核審批審批 付款審批付款審批業(yè)務(wù)單位采購項(xiàng)目業(yè)務(wù)單位采購項(xiàng)目提出提出審議審議審批審批 股份公司材料采購項(xiàng)目股份公司材料采購項(xiàng)目 審議審議審核審核 審核審核 股份公司設(shè)備配件采購項(xiàng)目股份公司設(shè)備配件采購項(xiàng)目 審議審議 審核審核 采購付款審批權(quán)力矩陣采購付款審批權(quán)力矩陣三、企業(yè)案例講述3.采購與付款管理內(nèi)控程序圖：采購計(jì)劃的

16、制定與實(shí)施內(nèi)控程序1.公司各業(yè)務(wù)單位根據(jù)公司的生產(chǎn)計(jì)劃、基本建設(shè)計(jì)劃、更新及大修等專項(xiàng)資金計(jì)劃、庫存管理、廠商情況等編制需用計(jì)劃，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，根據(jù)物資采購主體的不同分別報(bào)業(yè)務(wù)單位采購部門、股份公司設(shè)備租賃部和供應(yīng)分公司。三、企業(yè)案例講述2.供應(yīng)分公司匯總各業(yè)務(wù)單位的材料需用計(jì)劃，形成公司的材料采購計(jì)劃；設(shè)備租賃部匯總各單位的設(shè)備、配件需用計(jì)劃，報(bào)股份公司財(cái)務(wù)部的計(jì)劃管理部門形成公司的設(shè)備、配件采購計(jì)劃；各業(yè)務(wù)單位的供應(yīng)部門匯總本單位自購物資的需用計(jì)劃，形成自購材料采購計(jì)劃；所有采購計(jì)劃經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后交由采購人員實(shí)施采購。3.供應(yīng)分公司、設(shè)備租賃部、各業(yè)務(wù)單位的供應(yīng)部門根據(jù)采購項(xiàng)目、金額

17、不同，分別實(shí)施比價、邀請招標(biāo)和公開招標(biāo)的采購。4.供應(yīng)分公司、設(shè)備租賃部、各業(yè)務(wù)單位的供應(yīng)部門負(fù)責(zé)與供方簽訂訂貨合同，并按照合同管理辦法實(shí)施審批和備案。5.對到貨物資，由倉儲部門實(shí)施驗(yàn)收，并出具驗(yàn)收報(bào)告，對驗(yàn)收不合格的物資要協(xié)同相關(guān)部門進(jìn)行處理。6.采購部門每月匯總、上報(bào)應(yīng)付款項(xiàng)目，財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核，對驗(yàn)收合格，符合付款手續(xù)的項(xiàng)目編制付款計(jì)劃，在付款計(jì)劃經(jīng)過審批后執(zhí)行付款結(jié)算。三、企業(yè)案例講述4.需用計(jì)劃與采購計(jì)劃的制定與實(shí)施內(nèi)控要求1.采購計(jì)劃必須按照公司生產(chǎn)計(jì)劃、基本建設(shè)計(jì)劃、更新及大修等專項(xiàng)資金計(jì)劃、庫存管理、廠商情況及采購管理的實(shí)際編制，使用單位編制需用計(jì)劃，各計(jì)劃編制主體審核匯總后編

18、制公司采購年、月采購計(jì)劃。2.采購計(jì)劃的編制請購單位根據(jù)生產(chǎn)實(shí)際、工程預(yù)算、參酌庫存情況，真實(shí)、準(zhǔn)確填寫所需材料、設(shè)備及配件的名稱、數(shù)量、規(guī)格型號、需求日期及注意事項(xiàng)，需要圖紙的必須提供必要的圖紙，經(jīng)請購單位主要領(lǐng)導(dǎo)或主要領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)人簽字后，遞送至供應(yīng)部門。生產(chǎn)維修材料采購計(jì)劃隊(duì)組材料需用計(jì)劃：由各生產(chǎn)隊(duì)組每月月底以前進(jìn)行編制，并同時向本單位供應(yīng)部門報(bào)送，以作為各礦、廠、處供應(yīng)部門對生產(chǎn)隊(duì)組進(jìn)行材料分配的依據(jù)，以及編制自購材料采購計(jì)劃和股份公司材料需用計(jì)劃的基礎(chǔ)資料。自購材料采購計(jì)劃：由各礦、廠、處供應(yīng)部門每月5日前在匯總隊(duì)組材料需用計(jì)劃中屬礦、廠、處采購權(quán)限的材料的基礎(chǔ)上進(jìn)行編制，以作為供應(yīng)分

19、公司向礦、廠、處分配自購材料采購資金和礦、廠、處供應(yīng)部門組織自購材料采購訂貨的依據(jù)。自購材料為晉城煤業(yè)公司材料采購目錄以外的材料。三、企業(yè)案例講述股份公司材料需用計(jì)劃：由各礦、廠、處供應(yīng)部門每月5日前匯總各生產(chǎn)隊(duì)組報(bào)送的隊(duì)組材料需用計(jì)劃中所需股份公司采購的材料，編制需要計(jì)劃，并同時向供應(yīng)分公司報(bào)送，以作為供應(yīng)分公司向各礦、廠、處分配股份公司材料的依據(jù)和編制股份公司材料采購計(jì)劃的基礎(chǔ)資料。股份公司材料采購計(jì)劃：由供應(yīng)分公司每月10日前匯總各礦、廠、處報(bào)送的股份公司材料需用計(jì)劃的基礎(chǔ)上進(jìn)行編制，以作為供應(yīng)分公司采購股份公司材料的依據(jù)。三、企業(yè)案例講述3.基本建設(shè)材料采購計(jì)劃基本建設(shè)計(jì)劃指基本建設(shè)和

20、更新、大修等專項(xiàng)資金工程所需材料的供應(yīng)計(jì)劃(施工單位自購材料除外)。分施工單位材料需用計(jì)劃、自購材料采購計(jì)劃、股份公司材料需用計(jì)劃和股份公司材料采購計(jì)劃。施工單位材料需用計(jì)劃：由施工單位在工程開工前13個月(主要材料3個月，一般材料1個月)，分單位工程按施工圖預(yù)算進(jìn)行編制，并同時向建設(shè)單位供應(yīng)部門報(bào)送，以作為建設(shè)單位供應(yīng)部門向施工單位分配材料的依據(jù)。自購材料采購計(jì)劃：由建設(shè)單位供應(yīng)部門按公司下放的采購權(quán)限，在匯總施工單位材料需用計(jì)劃的基礎(chǔ)上進(jìn)行編制，作為建設(shè)單位供應(yīng)部門組織自購材料采購訂貨的依據(jù)。自購材料為晉城煤業(yè)公司材料采購目錄以外的材料。三、企業(yè)案例講述股份公司材料需用計(jì)劃：由建設(shè)單位供應(yīng)

21、部門在匯總施工單位材料需用計(jì)劃的基礎(chǔ)上，分單位工程按施工圖預(yù)算在工程開工前l(fā)3個月進(jìn)行編制，并同時向供應(yīng)分公司報(bào)送，以作為供應(yīng)分公司采購和向建設(shè)單位分配股份公司材料的依據(jù)。股份公司材料采購計(jì)劃：基本建設(shè)的股份公司材料采購計(jì)劃由供應(yīng)分公司在編制生產(chǎn)維修股份公司材料采購計(jì)劃時，匯總基本建設(shè)的需要統(tǒng)一進(jìn)行編制實(shí)施。三、企業(yè)案例講述4.設(shè)備采購計(jì)劃各單位每年要在10月份提出下年度設(shè)備購置建議計(jì)劃，對申請采購的主要設(shè)備要說明理由、主要技術(shù)參數(shù)、選型原則、價格和現(xiàn)有設(shè)備的使用現(xiàn)狀。使用單位對設(shè)備的選型應(yīng)充分考慮設(shè)備的安全性、經(jīng)濟(jì)性、通用化、標(biāo)準(zhǔn)化。選購的礦用設(shè)備應(yīng)證件齊全。對主提升機(jī)、主通風(fēng)機(jī)、主排水泵、

22、空壓機(jī)、主變壓器、綜采綜掘設(shè)備、洗煤廠咽喉設(shè)備、大精稀機(jī)床設(shè)備、特種設(shè)備及 30萬元以上的其他生產(chǎn)、生活、醫(yī)療等主要設(shè)備，需調(diào)研的由使用單位組織進(jìn)行調(diào)研，編制出技術(shù)方案或可行性報(bào)告。公司設(shè)備管理部門組織有關(guān)業(yè)務(wù)處室人員對設(shè)備使用單位提出的技術(shù)方案或可行性報(bào)告進(jìn)行技術(shù)、經(jīng)濟(jì)論證，提出審查意見后，報(bào)送公司財(cái)務(wù)部計(jì)劃部門。公司財(cái)務(wù)部的計(jì)劃部門審核匯總后形成年度采購計(jì)劃。三、企業(yè)案例講述5.配件采購計(jì)劃各單位要根據(jù)正常生產(chǎn)維修配件消耗定額，設(shè)備大、中修計(jì)劃，認(rèn)真組織編制配件年度需用計(jì)劃及年度補(bǔ)充需用計(jì)劃。編制配件全年需用計(jì)劃前，要認(rèn)真清查配件庫存，堅(jiān)持“先利庫”原則，充分利用配件庫存資源和期貨資源。編

23、制配件需用計(jì)劃要充分考慮本公司自制資源，同時編制自制計(jì)劃，堅(jiān)持能自制不外委的原則，盡可能減少流動資金。各單位編制的各項(xiàng)配件需用計(jì)劃資金必須控制在設(shè)備管理部門下達(dá)的配件承包指標(biāo)以內(nèi)，不得超儲、超耗。各單位每月二十四日前編制好下月配件需用計(jì)劃，月計(jì)劃包括自制加工配件計(jì)劃。三、企業(yè)案例講述臨時計(jì)劃只限生產(chǎn)臨時急需件，否則不予安排。年度需用計(jì)劃要經(jīng)各單位機(jī)電部門領(lǐng)導(dǎo)，分管礦長，礦長簽字后，由機(jī)電部門負(fù)責(zé)分別報(bào)公司機(jī)電技術(shù)部和設(shè)備租賃部，機(jī)電技術(shù)部審核后交由設(shè)備租賃部統(tǒng)一匯總報(bào)財(cái)務(wù)部計(jì)劃部門編制年度配件采購計(jì)劃，并按照審批權(quán)限報(bào)上級主管部門審批。各單位月度配件需要計(jì)劃，需經(jīng)機(jī)電科長簽字后，于二十五日前經(jīng)

24、配件庫主管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后，報(bào)送公司機(jī)電技術(shù)部和設(shè)備租賃部，機(jī)電技術(shù)部審核后交由設(shè)備租賃部統(tǒng)一匯總報(bào)財(cái)務(wù)部計(jì)劃部門編制月度配件采購計(jì)劃，并按照審批權(quán)限報(bào)上級主管部門審批。三、企業(yè)案例講述6.采購計(jì)劃的調(diào)整材料采購計(jì)劃的調(diào)整：由于生產(chǎn)任務(wù)變動、工程或設(shè)計(jì)變動、計(jì)劃不周、需用材料發(fā)生變化，使用單位要及時對已報(bào)出的計(jì)劃提出補(bǔ)充和調(diào)整，一般應(yīng)在報(bào)送計(jì)劃后10天內(nèi)提出，否則，供應(yīng)部門不保證供應(yīng)，如在提出調(diào)整計(jì)劃時，供應(yīng)部門已組織進(jìn)貨，造成超儲積壓由使用單位負(fù)責(zé)。計(jì)劃的補(bǔ)充和調(diào)整需要說明原因，并經(jīng)過原申報(bào)計(jì)劃審批領(lǐng)導(dǎo)審批后方可進(jìn)行計(jì)劃的補(bǔ)充和調(diào)整。設(shè)備采購計(jì)劃的調(diào)整：如因數(shù)量、規(guī)格型號、資金、設(shè)計(jì)變更或因其

25、它原因不再需要，采購人員不能隨意變動，必須有財(cái)務(wù)部下達(dá)的經(jīng)過審批的調(diào)整函，調(diào)整后進(jìn)行采購。三、企業(yè)案例講述5.采購管理內(nèi)控要求 1.材料及設(shè)備、配件采購實(shí)施招標(biāo)和比價兩種方式，要嚴(yán)格執(zhí)行晉城煤業(yè)招標(biāo)投標(biāo)和比價管理辦法。具體管理要求參見附件晉城煤業(yè)材料采購招標(biāo)投標(biāo)管理辦法、晉城煤業(yè)材料比價采購管理辦法和晉城煤業(yè)設(shè)備、配件采購及設(shè)備修理招標(biāo)投標(biāo)管理辦法。2.采購方式的確定進(jìn)入基本建設(shè)程序項(xiàng)目的鋼材、水泥、黃砂、電纜等主要材料的采購，單項(xiàng)合同估算價100萬元人民幣以上的應(yīng)采用公開招標(biāo)方式；單品種同型號同規(guī)格合同估算價10萬元100萬元人民的可采用邀請招標(biāo)方式；除規(guī)定的材料采購招標(biāo)范圍以外的實(shí)行比價采

26、購（比價管理辦法規(guī)定的特殊情況除外）。進(jìn)入生產(chǎn)程序的主要原材料、輔助材料的采購，單品種同型號同規(guī)格合同估算價在100萬元人民幣以上的，應(yīng)采用公開招標(biāo)方式；多品種型號規(guī)格合同估算價100萬人民幣以上和單品種同型號同規(guī)格合同估算價10萬元100萬元人民幣的可采用邀請招標(biāo)方式；除規(guī)定的材料采購招標(biāo)范圍以外的實(shí)行比價采購（比價管理辦法規(guī)定的特殊情況除外）。資金在100萬元人民幣以上的設(shè)備、配件采購，采用公開招標(biāo)方式；資金在10萬元100萬元人民幣的設(shè)備、配件采購，采用邀請招標(biāo)方式；資金在10萬元人民幣以下的設(shè)備、配件采購，實(shí)行比價采購（比價管理辦法規(guī)定的特殊情況除外）。國債、基建、安全改造項(xiàng)目無論資金

27、大小全部采用公開招標(biāo)方式。三、企業(yè)案例講述3.材料采購內(nèi)控要求嚴(yán)格按計(jì)劃組織采購，不準(zhǔn)無計(jì)劃或超計(jì)劃進(jìn)貨。嚴(yán)格執(zhí)行招標(biāo)和比價程序，不符合程序不準(zhǔn)簽訂訂貨合同。嚴(yán)格執(zhí)行“比質(zhì)比價，擇優(yōu)選購”的原則，除僅有唯一供貨單位或企業(yè)生產(chǎn)建設(shè)有特殊要求外，要選擇兩個以上的供貨廠商進(jìn)行比較，同時要綜合分析質(zhì)量、價格、運(yùn)輸費(fèi)用、付款方式、供貨能力、信譽(yù)等情況，力爭取得最佳綜合經(jīng)濟(jì)效益。所選擇的供貨廠商必須是合格供方。在采購過程中要堅(jiān)持比質(zhì)比價、擇優(yōu)選購、集體決策、公平、公開、公正的原則，提高透明度，杜絕和防止不正當(dāng)行為的發(fā)生。嚴(yán)格按照采購權(quán)限的劃分進(jìn)行采購，不準(zhǔn)越權(quán)采購，否則追究有關(guān)部門和人員的責(zé)任。三、企業(yè)案

28、例講述4.設(shè)備及配件采購內(nèi)控要求公司設(shè)備、配件的采購要貫徹落實(shí)中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法和中華人民共和國合同法及有關(guān)的法律、法規(guī)，并要結(jié)合公司的實(shí)際情況。公司設(shè)備、配件的采購遵循“嚴(yán)格按計(jì)劃采購，無計(jì)劃不采購”的原則。公司設(shè)備、配件采購要本著“質(zhì)量第一，兼顧價格，擇優(yōu)選廠，優(yōu)質(zhì)優(yōu)價”的原則。已經(jīng)定型的煤礦專用設(shè)備，為便于管理，不宜頻繁變型。對專業(yè)性、技術(shù)性很強(qiáng)的設(shè)備，設(shè)計(jì)工藝一經(jīng)確定，設(shè)備廠家就別無選擇的項(xiàng)目，從委托設(shè)計(jì)開始就一次性連設(shè)計(jì)帶設(shè)備一起招標(biāo)，以免設(shè)計(jì)定型后，設(shè)備就無法再進(jìn)行招標(biāo)。設(shè)計(jì)部門在提供設(shè)備清單時，應(yīng)只選型，不選廠。對選型后就視同選廠的產(chǎn)品，只給出技術(shù)參數(shù)和技術(shù)要求即可。業(yè)務(wù)部

29、門對分管業(yè)務(wù)的專用設(shè)備的技術(shù)質(zhì)量負(fù)責(zé)，可對分管的設(shè)備進(jìn)行選型和提出設(shè)備要求，同時也可以確定三家以上的供貨商，但不能指定某一家的產(chǎn)品。同種類的主要機(jī)電設(shè)備采購時，若招標(biāo)采購時間間隔不超過三個月的，不再重復(fù)招標(biāo)（遇產(chǎn)品價格或相關(guān)原料價格調(diào)整時除外）。特種行業(yè)專業(yè)設(shè)備（如公安、消防車等），國家或地方行政部門有文件規(guī)定，指定生產(chǎn)廠商供貨的。煤礦專用機(jī)型或系統(tǒng)配套的補(bǔ)套產(chǎn)品，必須是特定唯一的配套廠生產(chǎn)的產(chǎn)品。三、企業(yè)案例講述5.合格供方管理材料、設(shè)備及配件采購部門要做好合格供方（合格供貨廠商）的評審和檔案管理工作，要按照一體化管理體系的要求，認(rèn)真收集合格供方的有關(guān)資料進(jìn)行存檔，合格供方的評審工作每年由晉

30、城煤業(yè)供應(yīng)分公司、設(shè)備租賃部和業(yè)務(wù)單位供應(yīng)部門按照各自的采購權(quán)限每年評審一次。未經(jīng)評審確定為合格供方的不準(zhǔn)向其采購訂貨，公開招標(biāo)的除外。具體管理要求參見附件晉城煤業(yè)供應(yīng)商準(zhǔn)入制度。三、企業(yè)案例講述6.采購驗(yàn)收內(nèi)控要求1.所有入庫物資必須是有計(jì)劃憑合同采購，入庫依據(jù)材料采購計(jì)劃、訂貨合同、到貨情況的通知和隨貨所附的有關(guān)資料或憑證進(jìn)行驗(yàn)收。2.入庫材料的驗(yàn)收一般材料由倉庫專職驗(yàn)收員驗(yàn)收。主要材料和專業(yè)性較強(qiáng)、技術(shù)要求高的材料由倉庫驗(yàn)收員、保管員、計(jì)劃員、有關(guān)人員共同驗(yàn)收。民爆器材必須由倉庫專職驗(yàn)收員、保管員共同驗(yàn)收。直達(dá)各使用單位的，由各使用單位組織本單位倉庫驗(yàn)收員、保管員和有關(guān)人員驗(yàn)收。3.設(shè)備

31、配件驗(yàn)收設(shè)備直達(dá)使用單位的，由使用單位進(jìn)行驗(yàn)收，到總庫的由總庫驗(yàn)收，驗(yàn)收后，出具驗(yàn)收報(bào)告，送交分管人員作為付款，索賠依據(jù)。大型專用設(shè)備，不管到使用單位或到總庫的，都要經(jīng)有關(guān)部門按技術(shù)協(xié)議和合同進(jìn)行驗(yàn)收。配件入庫前實(shí)行訂貨人、工程技術(shù)人員、配件管理人員“三結(jié)合”的驗(yàn)收辦法進(jìn)行驗(yàn)收。三、企業(yè)案例講述4.驗(yàn)收時間控制一般材料、設(shè)備及配件入庫后3日內(nèi)驗(yàn)收完畢。專業(yè)性較強(qiáng)、技術(shù)要求高和大宗材料，及重要設(shè)備及配件入庫后7日內(nèi)驗(yàn)收完畢。進(jìn)口材料原則上當(dāng)日驗(yàn)收完畢，遇特殊情況，可2日內(nèi)驗(yàn)收完畢。5.數(shù)量驗(yàn)收控制計(jì)重材料一律按凈重驗(yàn)收。按重量供貨的，要進(jìn)行過磅稱重；按理論換算供貨的，應(yīng)采取與供方同樣換算方式進(jìn)行

32、計(jì)重，并作好驗(yàn)收記錄。對關(guān)系穩(wěn)定，供貨信譽(yù)可靠，證件齊全，包裝完整，拆包易損的，可抽查總數(shù)的1020，最低不少于5。計(jì)件材料全部拆包清點(diǎn)件數(shù)。對包裝一致，包裝完整的，其箱(包)內(nèi)數(shù)量，不少于抽查總數(shù)的515。特殊材料的數(shù)量驗(yàn)收，按國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行。6.質(zhì)量驗(yàn)收控制通過感覺器官或使用一般測試儀器檢驗(yàn)就可決定質(zhì)量的材料，驗(yàn)收人員自行檢驗(yàn)。技術(shù)復(fù)雜、性能要求高的材料，由專職檢驗(yàn)人員進(jìn)行檢驗(yàn)。因檢測條件所限，自己不能檢驗(yàn)的或需進(jìn)行物理化學(xué)試驗(yàn)的材料，可請用料單位或?qū)I(yè)檢驗(yàn)部門代驗(yàn)，并提供檢驗(yàn)報(bào)告。三、企業(yè)案例講述7.進(jìn)口材料必須按照國家規(guī)定政策、辦法進(jìn)行檢驗(yàn)。8.倉庫要設(shè)立(建立)并嚴(yán)格執(zhí)行驗(yàn)收登記和

33、報(bào)告制度設(shè)立到貨驗(yàn)收記錄簿。 記錄物資到貨驗(yàn)收情況。庫房設(shè)置“待驗(yàn)收區(qū)”。待檢、檢后待判定、不合格材料存放在“待驗(yàn)收區(qū)”內(nèi)，并分別做好標(biāo)識。建立驗(yàn)收報(bào)告制度。驗(yàn)收員要在規(guī)定時間填寫驗(yàn)收報(bào)告單，上報(bào)供應(yīng)部門計(jì)劃員(采購員)，并分別做好標(biāo)識。驗(yàn)收單據(jù)必須格式統(tǒng)一，印章齊全。9.驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)的數(shù)量(扣除國家規(guī)定誤差范圍部分)或質(zhì)量問題，驗(yàn)收員在驗(yàn)收報(bào)告單上加注說明，上報(bào)供應(yīng)部門計(jì)劃員(采購員)，由計(jì)劃員(采購員)和監(jiān)控管理員會同供貨廠商共同處理。保管員按處理意見對不合格物資做好處置.三、企業(yè)案例講述7.付款審批與執(zhí)行內(nèi)控要求1.凡按照計(jì)劃采購的材料、設(shè)備及配件，經(jīng)驗(yàn)收合格并開據(jù)到貨驗(yàn)收單后，方可辦理貨款結(jié)算手續(xù)。未經(jīng)驗(yàn)收或驗(yàn)收不合格和未開據(jù)到貨驗(yàn)收單的不準(zhǔn)辦理貨款結(jié)算手續(xù)。2.貨款結(jié)算采購物資在結(jié)算時必須取得以下憑證：增值稅專用發(fā)票或普通發(fā)票、運(yùn)輸發(fā)票、到貨驗(yàn)收單一式兩份（供應(yīng)分公司直達(dá)各單位的物資，必須加蓋財(cái)務(wù)印章）、訂貨合同、質(zhì)量證明書、資金跟蹤卡等。各業(yè)務(wù)部門根據(jù)取得的合法原始憑證，編制物資到貨驗(yàn)收通知單 (簡稱：采通)。編制人員接到采購手續(xù)后，先要審核原始憑證是否齊全，是否符合稅法及有關(guān)規(guī)定