采購管理培訓(xùn)課程

1、采購管理關(guān)于采購系統(tǒng)采購管理系統(tǒng)，是通過采購訂貨、倉庫收料、采購?fù)素?、購貨發(fā)票處理、供應(yīng)商管理、價格及供貨信息資料等功能綜合運用的管理系統(tǒng)，對采購物流和資金流的全過程進行有效的雙向控制和跟蹤，實現(xiàn)完善的企業(yè)物資供應(yīng)信息管理。 采購管理系統(tǒng)的主要特點包括： 靈活的業(yè)務(wù)流程處理 嚴密的業(yè)務(wù)控制 豐富的采購管理信息 良好的擴展性靈活的業(yè)務(wù)流程處理采購管理系統(tǒng)采用靈活的設(shè)計理念，以滿足用戶豐富繁雜的業(yè)務(wù)需要。主要體現(xiàn)在：系統(tǒng)預(yù)置現(xiàn)購、賒購兩種采購處理流程，可以滿足企業(yè)中大多數(shù)采購業(yè)務(wù)的處理；提供靈活的業(yè)務(wù)流程管理，使業(yè)務(wù)處理流程靈活方便。 用戶可根據(jù)自己的實際需要，選用不同的單據(jù)流程；采購流程清晰，單

2、據(jù)可拆分，單據(jù)的業(yè)務(wù)處理、批處理、管理功能分別實現(xiàn)而又協(xié)調(diào)統(tǒng)一，可以方便靈活地處理業(yè)務(wù)；單據(jù)之間聯(lián)系緊密，設(shè)置了關(guān)聯(lián)、鉤稽等多種聯(lián)系，以滿足用戶不同的業(yè)務(wù)需要；嚴密的業(yè)務(wù)控制采購管理系統(tǒng)提供采購價格資料、供應(yīng)商供貨信息等多方面的內(nèi)部控制手段，從而保證小企業(yè)進行規(guī)范化的運作以及相關(guān)業(yè)務(wù)政策得到強而有力的執(zhí)行。對于采購價格，系統(tǒng)在物料屬性中提供物料基本采購價格，還通過采購價格資料提供復(fù)雜采購價格管理，可以滿足企業(yè)對采購價格靈活管理的需求，另外系統(tǒng)還提供最高限價控制等多種控制手段；系統(tǒng)通過采購價格資料提供物料與供應(yīng)商對應(yīng)代碼和名稱的設(shè)置，實現(xiàn)基本供貨信息管理，從而使得供應(yīng)商的管理更加科學(xué)合理。豐富的

3、采購管理信息一方面，采購系統(tǒng)在各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)提供了相應(yīng)的輔助信息供具體的業(yè)務(wù)人員進行查詢，如在采購訂單上可以查詢即時庫存、可用庫存、采購價格、歷史采購價格等多種業(yè)務(wù)信息。這些業(yè)務(wù)信息既可以輔助操作人員進行快速的錄入，也可以輔助業(yè)務(wù)人員準確掌握的業(yè)務(wù)信息；另一方面，系統(tǒng)提供了豐富的管理報表。系統(tǒng)為各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)管理人員提供了相應(yīng)的明細報表、匯總報表以及業(yè)務(wù)跟蹤報表，業(yè)務(wù)管理人員可以通過報表查詢相應(yīng)的業(yè)務(wù)進展情況；另外，系統(tǒng)還提供多種分析報表，如采購價格分析等，主要輔助決策人員進行決策。良好的擴展性小企業(yè)在長期的發(fā)展中，都會形成自己特定的管理模式，而且不同行業(yè)的企業(yè)在管理上都會具有不同的行業(yè)特色

4、。這些個性化管理部分有一部分可以規(guī)范化從而使之符合標準業(yè)務(wù)流程和業(yè)務(wù)模板。還有一部分個性化管理往往是小企業(yè)競爭力形成的一個重要的方面，對于標準商業(yè)化軟件來說也需要做出考慮。采購管理系統(tǒng)考慮到小企業(yè)中個性化管理，提供了采購主數(shù)據(jù)（供應(yīng)商、物料等）的自定義、單據(jù)自定義、流程靈活應(yīng)用、套打自定義、靈活的系統(tǒng)參數(shù)配置等多種定制功能，從而可以讓企業(yè)在標準的流程基礎(chǔ)之上進行定制，以滿足企業(yè)的個性化需求。采購與其他系統(tǒng)的接口與倉存系統(tǒng)的接口采購系統(tǒng)的采購入庫單是倉存系統(tǒng)中的一種重要庫存交易單據(jù)，它會更新相應(yīng)倉庫的即時庫存。與存貨核算系統(tǒng)的接口采購系統(tǒng)中的采購入庫單是進行入庫核算的原始依據(jù)之一，入庫核算之后的

5、入庫成本將反填到采購入庫單的單價中，核算完成的采購入庫單將根據(jù)憑證模板生成相應(yīng)的憑證；采購系統(tǒng)的采購發(fā)票也將作為確認采購結(jié)算的原始依據(jù)之一，可以按照憑證模板生成相應(yīng)的應(yīng)付或現(xiàn)購支付憑證。采購業(yè)務(wù)模式及應(yīng)用系統(tǒng)將采購管理分為現(xiàn)購、賒購業(yè)務(wù)類型。不同業(yè)務(wù)類型其業(yè)務(wù)的處理過程以及財務(wù)收支核算的過程有差異，所以對應(yīng)在系統(tǒng)中也會有不同的業(yè)務(wù)處理流程?，F(xiàn)購業(yè)務(wù)流程說明現(xiàn)購是指在采購時一手交錢、一手交貨的采購業(yè)務(wù)，這種業(yè)務(wù)適用于面向企業(yè)的現(xiàn)金交易采購業(yè)務(wù)，下面的內(nèi)容是介紹現(xiàn)購的業(yè)務(wù)操作步驟。序號處理說明責任部門責任人1業(yè)務(wù)人員依據(jù)采購價格，向供應(yīng)商下達采購訂單，并跟蹤訂單執(zhí)行情況。業(yè)務(wù)員可以根據(jù)實際情況進行

6、訂單變更或手工關(guān)閉訂單。采購部采購業(yè)務(wù)人員2倉管人員收貨并直接填寫采購入庫單，倉管人員也可以依據(jù)采購訂單、采購發(fā)票生成采購入庫單。倉庫倉管人員3會計收到已經(jīng)審核的采購入庫單，按照采購入庫單開票和付款，現(xiàn)購的采購發(fā)票同采購入庫單確認之后就表示付款完成。財務(wù)部會計4采購過程中發(fā)生的費用，在制作采購發(fā)票時，可以選擇計入成本費用或不計入成本費用，計入成本費用的最終入庫核算時作為入庫成本的一部分來算單位成本，運費中的稅金可以通過運費稅金列進行單獨處理，入庫核算時作為稅金專項處理；不計入成本則不影響入庫單位成本，直接計入期間費用。具體錄制方式可參照單據(jù)介紹 財務(wù)部會計5現(xiàn)購中的采購入庫單和采購發(fā)票必須進行

7、鉤稽。鉤稽一方面用于核對入庫和開票一致性，即保證開了票的已經(jīng)入庫；另一方面能將入庫和對應(yīng)的發(fā)票（采購發(fā)票）進行匹配，通過匹配從而在入庫單和發(fā)票之間建立一種關(guān)聯(lián)，然后依據(jù)這種關(guān)聯(lián)進行費用分配和入庫核算。財務(wù)部會計賒購業(yè)務(wù)流程說明賒購是一種最常見的采購業(yè)務(wù)，是購銷雙方利用商業(yè)信用進行購銷交易的一種業(yè)務(wù)。在工商業(yè)企業(yè)中最常用的一種采購業(yè)務(wù)，下面介紹賒購的業(yè)務(wù)步驟。序號處理說明責任部門責任人1業(yè)務(wù)人員依據(jù)采購價格，向供應(yīng)商下達采購訂單，并跟蹤訂單執(zhí)行情況；業(yè)務(wù)人員也可以根據(jù)實際情況進行訂單變更或手工關(guān)閉訂單。采購部采購業(yè)務(wù)人員2倉管人員收貨完畢之后，倉管人員直接填寫采購入庫單；倉管人員還可以依據(jù)采購訂

8、單、采購發(fā)票直接下推制作采購入庫單。倉庫倉管人員3會計收到已經(jīng)確認的采購入庫單，按照采購入庫單進行開票確認應(yīng)付款，之后再根據(jù)應(yīng)付情況進行具體付款業(yè)務(wù)。財務(wù)部會計4采購過程中發(fā)生的費用，在制作采購發(fā)票時，可以選擇計入成本費用或不計入成本費用，計入成本費用的最終入庫核算時作為入庫成本的一部分來算單位成本，運費中的稅金可以通過運費稅金列進行單獨處理，入庫核算時作為稅金專項處理；不計入成本則不影響入庫單位成本，直接計入期間費用。財務(wù)部會計5賒購中的采購入庫單和采購發(fā)票必須進行鉤稽。鉤稽一方面用于核對入庫和開票一致，即保證開了票的已經(jīng)入庫；另一方面能將入庫和對應(yīng)的發(fā)票（采購發(fā)票）進行匹配，通過匹配從而在

9、入庫單和發(fā)票之間建立一種關(guān)聯(lián)，然后依據(jù)這種關(guān)聯(lián)進行費用分配和入庫核算。財務(wù)部會計退購業(yè)務(wù)流程說明企業(yè)會因為物料的質(zhì)量問題、交期、運輸損壞、發(fā)運錯誤等原因，需要將物料直接退還跟供應(yīng)商，退貨一般包括退料申請、退料出庫和退票幾個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，下面說明退貨的流程。序號處理說明責任部門責任人1倉管人員可以依據(jù)采購訂單、原藍字采購入庫單、紅字采購發(fā)票關(guān)聯(lián)生成紅字采購入庫單，也可以直接編制紅字采購入庫單。倉庫倉管人員2如果原來采購過程中貨物已經(jīng)入庫并且開具了采購發(fā)票，則會計需要根據(jù)紅字采購入庫單開具紅字采購發(fā)票。紅字采購發(fā)票還可以依據(jù)采購訂單和原藍字采購發(fā)票生成。財務(wù)部會計3如果采購過程中貨物已經(jīng)入庫并且開具了

10、采購發(fā)票，則可以紅字采購入庫單、紅字采購發(fā)票進行鉤稽核對，也可以藍字采購入庫單、藍字采購發(fā)票一起鉤稽；如果采購過程中貨物已經(jīng)入庫，并且根據(jù)藍字采購發(fā)票開具了紅字采購發(fā)票，則藍字采購入庫單、藍字采購發(fā)票、紅字采購發(fā)票進行鉤稽核對。財務(wù)部會計4如果原來的采購過程中貨物已經(jīng)入庫但沒有開具采購發(fā)票，則會計需要將紅字采購入庫單和原來藍字采購入庫單進行對等核銷。如果是部分退料，則需要先將藍字采購入庫單拆單，然后再進行對等核銷。財務(wù)部會計5如果原來的采購過程中只開具了采購發(fā)票，但是貨物沒有入庫，則會計需要將紅字采購發(fā)票和原來的藍字采購發(fā)票進行對等核銷。如果只是部分退料則需要將原來的藍字采購發(fā)票進行拆單，然后

11、再將紅字采購發(fā)票和拆單后的藍字采購發(fā)票進行對等核銷。財務(wù)部會計采購單據(jù)通用操作說明業(yè)務(wù)系統(tǒng)中包括很多單據(jù)，這些單據(jù)的許多信息是相同的，現(xiàn)將各個單據(jù)中通用的信息說明綜合起來，形成這個章節(jié)，一來可以幫助初次使用者快速綜合了解單據(jù)的各項基本編制原則以及操作說明，二來在對具體單據(jù)進行說明時，可以著重強調(diào)各單據(jù)的關(guān)鍵性信息的說明，增強單據(jù)信息的可讀性。采購單據(jù)編制的通用說明單據(jù)日期的輸入新增單據(jù)時系統(tǒng)的默認日期取當前系統(tǒng)日期，如下圖所示。當賬套期間與系統(tǒng)日期不一致時，會出現(xiàn)以下三種情況：1選擇此項，在新增單據(jù)時，單據(jù)日期取系統(tǒng)日期，如：當系統(tǒng)日期為2007-03-06，而賬套業(yè)務(wù)期間是第二期，則新增單據(jù)

12、的單據(jù)日期顯示為2007-03-06。2 沒有選擇此選項時，當系統(tǒng)日期大于賬套期間最后一天，則系統(tǒng)取賬套期間的最后一天，如：當前系統(tǒng)日期為2007-03-06，而賬套業(yè)務(wù)期間是第二期，則新增單據(jù)的單據(jù)日期顯示為2007-02-28即賬套期間的最后一天。3 沒有選擇此選項時，當系統(tǒng)日期小于賬套期間第一天，則不管選不選擇該選項，默認日期為賬套期間的第一天，如：當前系統(tǒng)日期為2007-03-06，而賬套期間為第四期，則新增單據(jù)的單據(jù)日期顯示為2004-04-01即賬套期間的第一天。注：當系統(tǒng)日期與賬套的期間一致，如系統(tǒng)日期為2007-03-06，賬套期間也為2007年第三期，則無論選不選擇該選項，新

13、增單據(jù)時都取系統(tǒng)日期為單據(jù)日期。此外用戶也可對日期進行修改。但不可以輸入已結(jié)賬期間的日期。單據(jù)編號的輸入每張單據(jù)都有獨立的編號，系統(tǒng)根據(jù)在基礎(chǔ)設(shè)置單據(jù)設(shè)置中的編碼規(guī)則自動生成每張單據(jù)的編號，如果用戶選中“允許手工錄入”，那可以在制作單據(jù)時手工修改系統(tǒng)提供的單據(jù)編號，反之用戶不能修改單據(jù)編號。選擇供應(yīng)商或客戶在采購和銷售系統(tǒng)的各個業(yè)務(wù)單據(jù)中，均需要選擇供應(yīng)商或客戶單位名稱，可以通過點擊欄目右側(cè)的圖標打開往來單位列表，通過列表分類查找；也可以輸入供應(yīng)商或客戶的部分代碼，系統(tǒng)會自動彈出浮動窗口，窗口中顯示與代碼相近的所有供應(yīng)商或客戶名稱，即可進行模糊查詢，更方便用戶使用。如果查找后確認往來單位資料尚

14、未定義，可以直接在列表窗口中新增往來單位。選擇源單類型和選單號在采購系統(tǒng)中，采購入庫單和采購發(fā)票這兩張單據(jù)均有這兩項內(nèi)容，銷售系統(tǒng)中，銷售訂單、銷售出庫單和銷售發(fā)票這三張單據(jù)均有這兩項內(nèi)容，換句話說，只要是可以同其他單據(jù)建立關(guān)聯(lián)的單據(jù)，均有這兩項內(nèi)容。下面就這兩項內(nèi)容作詳細介紹。選擇“源單類型”同可關(guān)聯(lián)單據(jù)相關(guān)，比如采購發(fā)票可以同訂單或入庫單關(guān)聯(lián)，入庫單可以同訂單和采購發(fā)票關(guān)聯(lián)，銷售訂單可以同銷售報價單關(guān)聯(lián)，銷售出庫單可以同銷售訂單、銷售發(fā)票、產(chǎn)品入庫、外購入庫關(guān)聯(lián)，銷售發(fā)票可以同銷售訂單、銷售出庫關(guān)聯(lián)，也因此可關(guān)聯(lián)的單據(jù)都可以在源單類型中看到。在制作單據(jù)時，如果此單需要同其他單據(jù)建立關(guān)聯(lián)，那

15、就選擇源單類型，然后選擇選單號，系統(tǒng)會將所有符合源單類型的單據(jù)以列表窗口形式顯示，用戶可以快速查找相關(guān)聯(lián)的源單，建立兩單據(jù)之間的關(guān)聯(lián)，在選定一個單號后雙擊，系統(tǒng)會將選定的源單回填到單據(jù)制作窗口中，方便快速錄單，當然，如果用戶想快速查找關(guān)聯(lián)源單，可以先選擇好供應(yīng)商，然后系統(tǒng)會過濾此供應(yīng)商的所有源單，進一步縮小查找范圍，進一步加快錄單速度。選擇物料在所有業(yè)務(wù)單據(jù)中，均需要輸入物料，可以選擇輸入物料代碼或物料名稱，系統(tǒng)會根據(jù)已輸入的部分物料代碼或者物料名稱進行過濾篩選，并以浮動窗口形式顯示，同時顯示該物料的不同規(guī)格型號，方便用戶隨時查找和選擇。這種形式也叫做模糊查找。當然可以通過F7打開物料窗口按列

16、表顯示，方便查找。選擇倉庫在各個業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的出入庫單據(jù)中，都必須輸入“倉庫”，為了更好的區(qū)分倉庫代表的業(yè)務(wù)類型，單據(jù)錄入界面中倉庫可能會冠以業(yè)務(wù)說明，比如發(fā)貨倉庫、收料倉庫、調(diào)出倉庫、調(diào)入倉庫、組裝件倉庫、子件倉庫等等?？赏ㄟ^F7打開倉庫窗口按列表顯示。列表中會依據(jù)單據(jù)支持的倉庫類型來顯示。輸入物料單位和輸入物料數(shù)量輸入物料單位和物料數(shù)量要一起說明，在輸入物料后，系統(tǒng)會自動填入基本物料單位和物料單位，基本物料單位和物料單位的關(guān)系下面說明，這里要說的是輸入物料數(shù)量時，系統(tǒng)會根據(jù)物料單位直接換算填寫基本單位數(shù)量，如果物料數(shù)量不是按照當前顯示的物料單位作為單位統(tǒng)計的數(shù)量，那可以在錄單界面修改物料單位

17、，系統(tǒng)也會根據(jù)物料單位和數(shù)量自動換算基本物料單位和數(shù)量的?；締挝幻Q、基本單位數(shù)量、單位和數(shù)量之間的關(guān)系關(guān)于這四項內(nèi)容的關(guān)系要從物料的基本資料介紹開始，在下圖中，選擇物料所屬的計量單位組，同時確定此物料的基本計量單位以及采購、銷售、倉庫的計量單位，在所有涉及到物料的單據(jù)體中，根據(jù)所屬系統(tǒng)確定以哪種計量單位作為數(shù)量輸入單位，舉例說明，假如采購系統(tǒng)的計量單位不是基本計量單位，那么在采購系統(tǒng)中的單據(jù)里輸入數(shù)量時，系統(tǒng)根據(jù)輸入的數(shù)量換算成基本單位數(shù)量，并反映在基本單位數(shù)量列中?；氐竭@四列的關(guān)系上進行說明，所有單據(jù)的單據(jù)體中，都包含這四項內(nèi)容，其中，單位和數(shù)量是可以編輯和輸入的，單位默認狀態(tài)下顯示的是

18、物料的所屬系統(tǒng)單位，但可以在錄單界面隨時修改此單位，數(shù)量在輸入后，會自動根據(jù)單位和基本單位換算出基本單位數(shù)量，也就是說，基本單位名稱和基本單位數(shù)量這兩項內(nèi)容不能夠編輯和修改，內(nèi)容是根據(jù)單位和數(shù)量，以及計量單位組的換算關(guān)系而計算得出的。一旦發(fā)生業(yè)務(wù)，物料的基本計量單位不能修改，但物料的采購、銷售、倉庫的計量單位可隨時修改。幣別指訂單結(jié)算使用哪種貨幣。 系統(tǒng)默認為本位幣，用戶可以修改。財務(wù)處理匯兌損益，業(yè)務(wù)系統(tǒng)中主要處理外幣核算和結(jié)算，不提供通財務(wù)系統(tǒng)匯兌損益的結(jié)算；采購系統(tǒng)中訂單和發(fā)票可以處理外幣核算。銷售系統(tǒng)中，訂單、發(fā)票和報價單均可以處理外幣核算業(yè)務(wù)。匯率即當前幣別的匯率，取自幣別基礎(chǔ)資料信

19、息，用戶可以根據(jù)實際情況改為業(yè)務(wù)發(fā)生日匯率。結(jié)算方式：即訂單結(jié)算采用何種處理方式，訂單的結(jié)算方式可以在被發(fā)票引用后直接填入，保持信息的連續(xù)跟進。用戶可以（1）直接手工錄入結(jié)算方式代碼；（2）使用快捷鍵F7；（3）選擇查看查看查看編碼，系統(tǒng)將彈出“項目”查詢窗口，提供所有基礎(chǔ)資料中結(jié)算方式列示，用戶查詢后選擇所需要的結(jié)算方式信息。結(jié)算日期：指該筆業(yè)務(wù)結(jié)算時的日期，用戶手工錄入。摘要、備注、地址、開戶行等：指該筆業(yè)務(wù)的輔助性說明，用戶通過業(yè)務(wù)摘要庫維護摘要，備注、地址、開戶行等信息都是作為單據(jù)的輔助性說明，并可以直接在打印單據(jù)時選擇這些信息。主管、部門、保管、驗收、業(yè)務(wù)員：是指提出該筆單據(jù)業(yè)務(wù)涉及

20、到的部門、主管、職員，用戶可以由三種方式選擇（1）直接手工輸入代碼；（2）使用快捷鍵F7；（3）選擇查看查看編碼，系統(tǒng)將彈出“核算項目相關(guān)信息”查詢窗口，用戶查詢后選擇所需要的信息，其中部門和業(yè)務(wù)員在基礎(chǔ)資料中可以關(guān)聯(lián)，在選擇部門后，系統(tǒng)自動代入業(yè)務(wù)員。制單、審核、記賬、審核日期：這四項內(nèi)容是由系統(tǒng)根據(jù)當前單據(jù)的編制人、審核人、記賬人和日期自動填入的，主要作用是記錄單據(jù)的操作人和操作日期。變更、變更日期：當在訂單中使用變更功能時，系統(tǒng)根據(jù)當前單據(jù)的變更人、和日期自動填入的，主要作用是記錄單據(jù)的變更人和變更日期。采購單據(jù)操作的通用說明單據(jù)保存的最高限價預(yù)警說明。采購系統(tǒng)中的采購訂單、采購發(fā)票在保

21、存時會檢查一些內(nèi)容，比如所有必錄項是否都已經(jīng)填入內(nèi)容、采購最高限價預(yù)警等，在基礎(chǔ)設(shè)置系統(tǒng)參數(shù)業(yè)務(wù)參數(shù)中，有一項“采購最高限價預(yù)警”，如果選擇此項，那單據(jù)中物料價格會參考供應(yīng)商供貨信息預(yù)設(shè)的采購最高價，如果超過此價，保存單據(jù)時會報警，反之則不予提示。想了解關(guān)于價格管理的詳細內(nèi)容，可參考采購價格管理章節(jié)。單據(jù)必錄項提示采購訂單中的信息很多，但在錄單時可以選擇性的輸入部分內(nèi)容，先說明哪些項目是必須填入的，簡稱必錄項；采購訂單的必錄項包括供應(yīng)商、日期、編號、采購方式、幣別、匯率、物料代碼、單位、數(shù)量、交貨日期；細心的你可能發(fā)現(xiàn)在訂單編輯界面中，上面所提的這些信息后面均有一項內(nèi)容(*)，這個標志就代表此

22、項信息是必錄項，你可以不必記住訂單必錄項，通過這個標示在保存前檢查是否有遺漏的未填寫信息即可。單據(jù)保存后新增單據(jù)保存還有個選項需要說明，點擊菜單查看選項保存后立即新增，選擇這項，那在訂單制作保存后，系統(tǒng)立刻進入下一張訂單的編制界面，用戶可以直接錄單，這適用于連續(xù)錄單，；如果不選擇此項信息，那么用戶錄單保存后，系統(tǒng)停留在編制的訂單界面，用戶可在此基礎(chǔ)上進一步修改剛錄制的訂單，當然，在點擊工具欄上的新增厚，同樣可以編制一張新訂單。這個功能在每個單據(jù)編輯界面都可以隨時改變，以適應(yīng)不同用戶的操作習慣和要求。小提示：部分用戶在第一次錄單時不清楚上面選項的作用，在保存單據(jù)后不知道到哪里可以查看到剛編制的單

23、據(jù)，這種情況可以通過打開單據(jù)序時簿查看，如果希望單據(jù)保存后依然可以方便的檢查和瀏覽，那可以不使用保存后新增這個選項。單據(jù)刪除點擊單據(jù)上工具欄的【刪除】，即可直接刪除未審核的單據(jù)。單據(jù)可查看的信息數(shù)據(jù)采購系統(tǒng)的單據(jù)錄入過程中，可能需要參考很多庫存信息和價格信息，因此在單據(jù)編制界面的菜單中提供相關(guān)信息的查找，用戶可以隨時查看供應(yīng)商或物料的基礎(chǔ)資料、物料的價格管理信息、當前物料的庫存信息及歷史價格信息等，通過點擊菜單查看即可調(diào)出這些信息。需要詳細說明的是價格，單據(jù)可以查看采購價格資料中的物料價格，還可以查看物料的發(fā)票歷史價格，通過獲取采購價格這個功能，可以直接將采購價格資料中的物料價格直接填入單據(jù)明

24、細項中。復(fù)制單據(jù)及批量復(fù)制用戶日常工作中，錄入單據(jù)的工作量很大，系統(tǒng)提供復(fù)制單據(jù)和批量復(fù)制單據(jù)的功能，可以最大程度地減少錄入單據(jù)的工作量，這是為用戶貼心考慮的一個實用功能。下面說以下復(fù)制的具體實現(xiàn)方式。單據(jù)編輯界面和單據(jù)序時簿查詢界面有兩個復(fù)制單據(jù)的功能，在編輯界面的復(fù)制是一對一的復(fù)制，且復(fù)制后還要錄入和確認其他無法復(fù)制的信息；在序時簿查詢界面是多對多的復(fù)制，復(fù)制后的單據(jù)即是一張已完整保存的單據(jù)，這就是在編制訂單時復(fù)制和序時簿里的批量復(fù)制的區(qū)別。下面說以下復(fù)制的具體規(guī)則：在單據(jù)序時簿上只提供整單復(fù)制的功能；單據(jù)復(fù)制時單據(jù)號自動順序遞增，即不能復(fù)制原單的單據(jù)號；復(fù)制單據(jù)日期自動默認為當前系統(tǒng)日期

25、； 復(fù)制時默認為被復(fù)制的單據(jù)的必錄項是齊全的，不進行必錄項的檢查； 所有的單據(jù)，無論被復(fù)制單據(jù)的狀態(tài)如何，都可以進行單據(jù)復(fù)制，且復(fù)制后的單據(jù)都處于可編輯的狀態(tài)，且、等字段應(yīng)置為空值，源單據(jù)為作廢狀態(tài)的復(fù)制后的單據(jù)為正常單據(jù)；復(fù)制相當于手工新增，如果被復(fù)制單據(jù)是關(guān)聯(lián)生成的，則不復(fù)制該單據(jù)的源單據(jù)號碼；在初始化設(shè)置中，不提供復(fù)制功能；一旦出現(xiàn)保存時條件不能滿足，不能保存時（例如不允許負庫存，卻出現(xiàn)了負庫存），系統(tǒng)中斷目前單據(jù)的處理，并由用戶選擇是否繼續(xù)進行其他單據(jù)的復(fù)制處理。以下內(nèi)容是批量復(fù)制的操作說明：在序時簿界面中，用鼠標選中一張任何狀態(tài)的單據(jù)或其某個條目、或者使用快捷鍵Shift選中多張單據(jù)

26、，使用復(fù)制選擇操作復(fù)制所選單據(jù)。在當前采購訂單界面上，單擊【復(fù)制】或選擇操作復(fù)制所選單據(jù)，系統(tǒng)會自動按所選單據(jù)生成同樣數(shù)目的新單據(jù)，并給予復(fù)制提示信息表。小提示：復(fù)制單據(jù)，如果是源單的關(guān)聯(lián)信息，比如采購收貨單中的應(yīng)收數(shù)量，就不被復(fù)制到新的單據(jù)中，換句話說，復(fù)制后的采購收貨單中的應(yīng)收數(shù)量為0，不記錄原單據(jù)同其他單據(jù)的關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)和信息。復(fù)制當前分錄用戶日常工作中，同一張單據(jù)中，往往有很多行與行之間差別不大的數(shù)據(jù)，使用該功能可以最大程度地減少錄入單據(jù)的工作量，這是為用戶貼心考慮的一個實用功能。下面說一下復(fù)制當前分錄的具體實現(xiàn)方式。只有在單據(jù)編輯界面才能使用此功能，使用該功能可以將選中行的數(shù)據(jù)復(fù)制到單據(jù)

27、末行，下面說一下復(fù)制當前分錄的具體規(guī)則：該功能使用的前提條件是單據(jù)表體中光標所在的行必須有數(shù)據(jù)。這里的數(shù)據(jù)是指：該行至少已錄入“物料代碼”。當單據(jù)表體某一行有數(shù)據(jù)，光標落在該行任意一個可編輯的列中，在操作選項中點擊“復(fù)制當前行”功能，系統(tǒng)將自動將光標所在行的內(nèi)容，復(fù)制到當前單據(jù)最后一行。各行的關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)列不在復(fù)制的范圍內(nèi)。復(fù)制行的各列可以依據(jù)現(xiàn)有的各單據(jù)表體的設(shè)計規(guī)則，對于可編輯的列，可以手工修改單據(jù)在新增、保存時，該功能亮顯，可以使用。審核后，該功能灰選，不能使用。最后一行指：例如：現(xiàn)在表體已經(jīng)有3行數(shù)據(jù)，第二行為空白行，將光標放在第一行的可編輯列里，使用該功能，復(fù)制的行處于第4行，而不是第2

28、行。批量填充用戶日常工作中，同一張單據(jù)中，往往有很多列的數(shù)據(jù)是相同的，例如倉庫、備注列。使用該功能可以最大程度地減少錄入單據(jù)的工作量，這也是為用戶貼心考慮的一個實用功能。下面說一下批量填充的具體實現(xiàn)方式。只有在單據(jù)編輯界面才能使用此功能，使用該功能可以將選中行的數(shù)據(jù)復(fù)制到單據(jù)末行，下面說一下復(fù)制當前分錄的具體規(guī)則：當單據(jù)表體某一行有數(shù)據(jù)，光標落在該行任意一個可編輯的列中，點擊“批量填充”功能，系統(tǒng)將自動將光標所在列的內(nèi)容，填充到當前單據(jù)該行下面所有有數(shù)據(jù)的行的相同列中。批量填充功能只能填充光標所在行的下面行的相同列，對于其上面行相同列不起作用。單據(jù)表體中就會出現(xiàn)同一列中有些行能編輯，有些行不能

29、編輯，對于不能編輯的行，該功能不起作。復(fù)無論單據(jù)處于何種狀態(tài)，當光標落在“輔助屬性”列時，該功能灰選，不能使用。單據(jù)在新增、保存時，該功能亮顯，可以使用。審核后，該功能灰選，不能使用。說明：單據(jù)中，如果單據(jù)中的物料代碼列使用該功能，系統(tǒng)將自動將光標所在列的物料代碼，填充到當前單據(jù)該行下面所有有數(shù)據(jù)的行的相同列中。相當于手工錄入該物料。審核與反審核在KIS業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，提供單據(jù)審核和反審核功能。審核就是在當前單據(jù)界面、新增并保存了一張單據(jù)后，（1）單擊工具條上的【審核】；（2）選擇查看審核；（3）直接使用快捷鍵F4，系統(tǒng)會自動審核該張單據(jù)，并給予相應(yīng)提示信息；另外，對已審核的單據(jù)選擇查看反審核、或

30、者直接使用快捷鍵Shift+F4，系統(tǒng)會自動反審核該單據(jù)，并給予相應(yīng)提示。另外在單據(jù)序時簿上，也可以進行單據(jù)的審核、反審核操作。方法是：1）單擊工具條上的【審核】；（2）選擇查看審核；（3）直接使用快捷鍵F4；（4）在右鍵菜單中選擇審核來進行審核。作廢和反作廢在KIS專業(yè)版中，提供單據(jù)的作廢和反作廢功能，單據(jù)在編制完成后，未審核的狀態(tài)下，單據(jù)可以執(zhí)行作廢操作，單據(jù)作廢后不參與報表的統(tǒng)計匯總。具體操作是新增并保存了一張單據(jù)后，打開單據(jù)序時簿，（1）單擊工具條上的【查看】【作廢】系統(tǒng)會作廢該張單據(jù)，并給予相應(yīng)提示信息；，對已作廢的單據(jù)選擇查看反審核，系統(tǒng)會自動反作廢該單據(jù)，并給予相應(yīng)提示。需要說明

31、的是，作廢單據(jù)可以讓此單據(jù)在當月期間報表匯總時不包括作廢單據(jù)，同時結(jié)賬時不檢查作廢單據(jù)是否審核。如果對已結(jié)賬期間的作廢單據(jù)進行反作廢操作，需要首先更改單據(jù)日期，然后才可以審核和加以使用。前單后單查詢在KIS專業(yè)版中，提供單據(jù)的前單后單查詢功能。通過單據(jù)上方的工具欄上的“前單”、“后單”按鈕可對前后單據(jù)進行快速查詢。用戶還可通過點擊“后單”旁的下拉箭頭，打開最近所訪問的單據(jù)。前單后單順序：a如果是通過打開單據(jù)進入單據(jù)界面，則前單后單是針對此單據(jù)的錄入順序而言；b如果是通過序時薄進入單據(jù)界面，則前單后單是針對當前序時薄的單據(jù)順序而言；c如果是通過報表穿透查詢進入單據(jù)界面，則前單和后單隱藏不顯示。前

32、單后單查看時，根據(jù)權(quán)限控制查看單據(jù)。即沒有權(quán)限查看的單據(jù)，通過前單后單查詢時不能查看。物料參考信息在單據(jù)表中包含物料字段的業(yè)務(wù)單據(jù)中，提供物料【參考】功能。點擊單據(jù)的工具欄上【參考】，即可在單據(jù)右側(cè)出現(xiàn)物料參考信息窗口，再次點擊【參考】，信息窗口即可隱藏。物料參考信息包含以下信息：基本信息：包含物料代碼、物料名稱、輔助屬性、批號、單位、倉庫、安全庫存信息庫存信息：包含即時庫存、安全庫存采購信息：包含最近價格、最低價格、最高價格、上期結(jié)存，均為不含稅價格銷售信息：包含最近價格、最低價格、最高價格，均為含稅價格圖片：物料圖片信息采購序時簿查詢操作說明單據(jù)狀態(tài)設(shè)定在進入單據(jù)序時簿之前，首要步驟是進行

33、所有已存在單據(jù)的篩選查詢工作。 這項工作非常重要，是進行單據(jù)批量處理和管理控制的前提條件。 只有查詢確定的單據(jù)，下面的處理工作才會相對通暢和嚴謹。單擊采購入庫單序時簿，即進入“過濾”界面，在這個界面中用戶可以設(shè)置單據(jù)的查詢條件、排序關(guān)鍵字、保存查詢方案、對已篩選的單據(jù)進行數(shù)據(jù)的重新提取，此外針對查詢結(jié)果，系統(tǒng)還可以實現(xiàn)對顯示表格的設(shè)置功能。對于一般查詢，系統(tǒng)提供比較簡單的查詢方式，即按單據(jù)的期間、審核與否等等單據(jù)狀態(tài)特征進行單據(jù)的查詢的設(shè)置，即可按單據(jù)狀態(tài)查詢單據(jù)。在“條件查詢”界面的右下方，可以設(shè)置單據(jù)狀態(tài)，系統(tǒng)預(yù)先對每種狀態(tài)設(shè)置了默認選擇，用戶也是通過選擇下拉列表框中的選項的方式來設(shè)置。采

34、購入庫單序時簿的狀態(tài)設(shè)置包括時間、審核標志、作廢標志、記賬標志、紅藍字六種過濾條件。以上各種單據(jù)狀態(tài)查詢可以任意組合查詢，如可查詢當日未審核單據(jù)、或本期已關(guān)閉單據(jù)等等。當設(shè)置完單據(jù)狀態(tài)查詢條件后，用戶可勾選界面左下角的下次直接以該方案進入序時簿，保存作為自己的過濾方案。則下次再次進入該序時簿時，直接按照設(shè)定的過濾方案輸出結(jié)果，不再彈出過濾界面。單擊【確定】，便進入了序時薄的主界面，系統(tǒng)把符合查詢條件的所有單據(jù)，顯示在當前界面。如果客戶需要設(shè)置其他的過濾條件，可以執(zhí)行查看過濾數(shù)據(jù)功能調(diào)出“條件過濾”界面來重新定義過濾條件。核心采購業(yè)務(wù)三方關(guān)聯(lián)三方關(guān)聯(lián)是指企業(yè)核心業(yè)務(wù)單據(jù)訂單入庫單發(fā)票在執(zhí)行三方單

35、據(jù)關(guān)聯(lián)時的關(guān)聯(lián)取數(shù)規(guī)則，在實際業(yè)務(wù)應(yīng)用中指，通過這三張業(yè)務(wù)核心單據(jù)，系統(tǒng)會綜合入庫單的數(shù)量和訂單的價格完成發(fā)票的關(guān)聯(lián)取數(shù)。企業(yè)通過三方關(guān)聯(lián)，可以簡化單據(jù)操作，明晰單據(jù)流轉(zhuǎn)，并實現(xiàn)業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)的標準化管理，從而為企業(yè)決策提供管理控制和數(shù)據(jù)支持。下面說一下具體的業(yè)務(wù)操作，采購系統(tǒng)中，采購訂單作為企業(yè)業(yè)務(wù)的采購起點，入庫單和發(fā)票可以通過訂單關(guān)聯(lián)生成，同時入庫單和發(fā)票可以互相關(guān)聯(lián)生成對方，也就是說，采購發(fā)票可以關(guān)聯(lián)采購訂單生成，同時如果這筆業(yè)務(wù)已經(jīng)入庫并開具采購入庫單，那采購發(fā)票也可以通過采購入庫單關(guān)聯(lián)生成，反之，如果采購入庫單在制作時，這筆業(yè)務(wù)已經(jīng)開具發(fā)票，那采購入庫單也可以通過引用訂單或者采購發(fā)票關(guān)聯(lián)

36、生成。三方關(guān)聯(lián)主要實現(xiàn)了三張業(yè)務(wù)核心單據(jù)的數(shù)據(jù)統(tǒng)一集中，通過發(fā)票可以匯總訂單和入庫單的關(guān)鍵性數(shù)據(jù)，從流程上可以實現(xiàn)閉環(huán)管理。系統(tǒng)還提供各單據(jù)序時簿中上查下查功能，用以反映整筆業(yè)務(wù)的完整信息，業(yè)務(wù)報表中也可以反映業(yè)務(wù)單據(jù)的流轉(zhuǎn)和信息查詢；舉例說明采購訂單制單指南通過主界面采購管理采購訂單，打開采購訂單編輯界面，在這里主要用于制作新的采購訂單，如果要對單據(jù)進行修改、審核、關(guān)閉或下查等操作，可通過訂單序時簿進行操作，下一節(jié)會做具體講解，采購訂單上包含的業(yè)務(wù)和管理信息非常多，單據(jù)頭部分用來描述針對該業(yè)務(wù)處理過程共性的業(yè)務(wù)信息，如單據(jù)編碼、單據(jù)日期等；單據(jù)體部分用來描述不同物料的基本信息和單據(jù)信息，如每

37、條物料數(shù)量、每條物料價格等等。有關(guān)單據(jù)的基本操作方法請您查看編制單據(jù)的通用說明一節(jié)，此處不再贅述（下同）。需要特別說明的內(nèi)容如下： 單價代表不含稅單價， 訂單關(guān)聯(lián)到發(fā)票（即包括直接關(guān)聯(lián)和三方關(guān)聯(lián)），取訂單上的稅率，如果取不到訂單稅率，則根據(jù)系統(tǒng)選項“采購系統(tǒng)稅率取數(shù)來源”取相應(yīng)的稅率 如果先錄入金額，系統(tǒng)會根據(jù)選項（菜單“查看”“選項”“調(diào)整金額后倒算單價”選項）決定是否倒算，如果倒算則按照實際含稅單價金額/(1折扣率)/數(shù)量進行倒算； 實際含稅單價含稅單價（1折扣率），用戶不能修改 稅額=單價*折扣率*稅率稅額根據(jù)前面幾項內(nèi)容自動計算，同時允許用戶修改，系統(tǒng)不會據(jù)此重新計算改變其他項的數(shù)據(jù)。

38、 金額=單價*數(shù)量*（1折扣率） 金額指當前物料的不含稅實際金額，系統(tǒng)根據(jù)以下公式計算得出，用戶可以修改，金額數(shù)量含稅單價（1折扣率）/(1+稅率)； 價稅合計=金額+銷項稅額。也可手工錄入，并且可以通過稅率來計算出稅額和金額，同時計算出單價和含稅單價。 如果用戶在單據(jù)上選擇了，單價和稅額字段不會進行重新計算。 交貨日期，在訂單的每條物料記錄中，都有一個交貨日期，這個日期系統(tǒng)默認為空，且為必錄項。這個日期的作用是可以作為預(yù)計入庫日期的依據(jù)，通過序時簿中按此字段查找，可以過濾出當前某期間內(nèi)待入庫的訂單列表。同時這個字段也是關(guān)系到采購訂單到期交貨預(yù)警的重要字段。這個字段需用戶手工輸入且必須要大于制

39、單日期，否則系統(tǒng)會提示。用戶也可雙擊進入日歷界面選擇日期。交貨日期注意點：1.用戶保存訂單時此欄位為空則提示用戶必須輸入。2. 訂單在輸入第一行記錄的交貨日期后，再輸入第二行的交貨日期欄位時，光標跳到此欄位自動帶出第一行的記錄。用戶可進行修改，第三行的交貨日期欄位自動帶出第二行的記錄以此類推。3.按F6支持批量填充。交貨日期可以設(shè)置：在【選項】-【交貨日期設(shè)置】中可以進行設(shè)置。提供兩個選項：1.手工錄入，系統(tǒng)默認；2.單據(jù)日期+XX天，可由用戶根據(jù)自己的業(yè)務(wù)進行設(shè)置。如設(shè)置好后，系統(tǒng)將按設(shè)置的時間，自動攜帶出交貨日期時間。 入庫數(shù)量，在訂單的單據(jù)體中，這個數(shù)量是系統(tǒng)自動生成的，不可修改，數(shù)量取

40、自引用此訂單的入庫單物料數(shù)量，也就是說，這個數(shù)量只跟引用此訂單生成的采購入庫單的物料數(shù)量有關(guān)。 開票數(shù)量，在訂單的單據(jù)體中，這個數(shù)量是系統(tǒng)自動生成的，不可修改，數(shù)量取自引用此訂單的采購發(fā)票物料數(shù)量，也就是說，這個數(shù)量只跟引用此訂單生成的采購發(fā)票的物料數(shù)量有關(guān)。 采購建議號，在訂單的單據(jù)體中，這個字段是系統(tǒng)自動生成的，不可修改。是通過采購計劃表下推生成采購訂單時，將采購計劃表中的采購建議號自動攜帶到這個字段中。 訂單的單價權(quán)限，系統(tǒng)提供單價修改權(quán)限來滿足企業(yè)對單價的管理要求，如果用戶沒有單價的修改權(quán)限，系統(tǒng)會參照采購價格資料中的“單據(jù)關(guān)聯(lián)時采購價格的獲取”部分將價格攜帶到訂單中的單價、金額等字段

41、，這兩個字段用戶不能夠修改和錄入。 最近采購價格攜帶：在錄入采購訂單時可以自動跳出對應(yīng)物料的對應(yīng)供應(yīng)商對應(yīng)單位的最近一次采購單價，并可以修改。在“采購訂單”界面選擇查看選項勾選采購訂單審核時更新基礎(chǔ)資料采購單價，則以后每次最新一張采購訂單被審核后其物料單價自動反寫到基礎(chǔ)資料的采購價格中，不勾選則不做任何操作。 BOM，即BOM單關(guān)聯(lián)，通過清單選擇一個或多個組裝件物料，系統(tǒng)能自動根據(jù)成品的數(shù)量計算出每種明細子件的所需數(shù)量，并自動將子件清單和各子件數(shù)量自動帶入表體，提高錄單效率。此外，這些數(shù)量和物料明細也可以手工干預(yù)！詳細介紹請見下節(jié)說明。采購訂單與BOM通過清單選擇一個或多個組裝件物料，系統(tǒng)能自

42、動根據(jù)成品的數(shù)量計算出每種明細子件的所需數(shù)量，并自動將子件清單和各子件數(shù)量自動帶入表體，提高錄單效率。此外，這些數(shù)量和物料明細也可以手工干預(yù)！1）點擊工具欄BOM，出現(xiàn)如下圖所示的【BOM關(guān)聯(lián)生成】界面，點擊左下角【添加BOM】。2）進入【核算項目物料】界面，如下圖所示。選擇組裝件并雙擊。3）返回【BOM關(guān)聯(lián)生成】界面，選中組裝件物料，如下圖所示。在數(shù)量欄中輸入需要采購的數(shù)量。點擊【生成】。4）返回采購訂單界面，組裝件的明細物料、單位及數(shù)量均已顯示在訂單中，如下圖所示采購訂單的關(guān)閉和反關(guān)閉訂單在業(yè)務(wù)全部完成后，也可以說是訂單在被后續(xù)單據(jù)完全引用關(guān)聯(lián)后，系統(tǒng)會自動將此訂單置于執(zhí)行完畢狀態(tài)，是否完

43、全引用關(guān)聯(lián)的判斷依據(jù)是關(guān)聯(lián)數(shù)量大于或等于訂單數(shù)量，訂單在自動關(guān)閉后不可以再作反關(guān)閉操作。訂單關(guān)閉的作用主要有以下三種，1、 在查詢訂單時，可以察看不同執(zhí)行狀態(tài)的單據(jù)，比如已關(guān)閉、未關(guān)閉，這樣可以直接把已經(jīng)完全執(zhí)行的訂單分類，在查找時更準確的定位。2、 在制作發(fā)票或入庫單時，選擇源單為訂單時，系統(tǒng)會只把未關(guān)閉的訂單顯示出來，已關(guān)閉的訂單不會看到，這樣可以有效減低查找工作量，尤其在訂單數(shù)據(jù)量比較大的情況下，訂單關(guān)閉會大大提高關(guān)聯(lián)源單時的查找定位。3、 在結(jié)轉(zhuǎn)新賬套時，系統(tǒng)會把未關(guān)閉的單據(jù)結(jié)轉(zhuǎn)到新賬套，已關(guān)閉的單據(jù)會保留在舊賬套中，不帶入新賬套。在了解訂單關(guān)閉的作用后，下面說一下手工關(guān)閉訂單的應(yīng)用情

44、況，假定由于某種原因，在收到訂單的部分物料的情況下，企業(yè)或供應(yīng)商一方想中止訂單的執(zhí)行，這時候可以使用手工關(guān)閉訂單實現(xiàn)操作。通過手工執(zhí)行訂單關(guān)閉，將單據(jù)轉(zhuǎn)為已執(zhí)行完畢狀態(tài)，也可以說，人為的將訂單作關(guān)閉處理，這種類型的訂單可以執(zhí)行反關(guān)閉操作，隨時修改成未關(guān)閉狀態(tài)。手工關(guān)閉訂單的操作方式是，在當前單據(jù)界面審核單據(jù)，選擇查看關(guān)閉，或直接使用快捷鍵F6，系統(tǒng)會執(zhí)行關(guān)閉該張單據(jù)，操作并給予相應(yīng)提示信息。對于當前已被手工關(guān)閉的單據(jù)，可以執(zhí)行反關(guān)閉，以使單據(jù)返回審核狀態(tài)。方法是選擇查看反關(guān)閉、或者直接使用快捷鍵Shift+F6，系統(tǒng)會執(zhí)行反關(guān)閉操作，并給予相應(yīng)提示信息。采購訂單批量關(guān)閉與反關(guān)閉批量關(guān)閉或反關(guān)閉

45、，主要適用于以下場景，比如在使用采購訂單一段時間后，訂單數(shù)量比較大，在引用訂單作為源單，做源單查找時，由于訂單太多，造成查找信息量過大，影響錄單，很多四五個月前的訂單，未完成后續(xù)完全引用，同時也不再繼續(xù)執(zhí)行，但依然顯示在源單查找的窗口中，這時，可以通過過濾條件，將5個月以前的所有未關(guān)閉的訂單篩選出來，通過批量關(guān)閉來結(jié)束這些訂單?？梢詧?zhí)行關(guān)閉操作的訂單必須已經(jīng)審核，操作如下：在序時簿界面中，用鼠標選中一張單據(jù)或其某個條目、或者使用快捷鍵Shift選中多張單據(jù)，選擇操作關(guān)閉，系統(tǒng)會執(zhí)行關(guān)閉所選一張或多張單據(jù)，并逐條給予成功與否的提示信息。 對于當前已被手工關(guān)閉的單據(jù)，可以執(zhí)行反關(guān)閉，以使單據(jù)返回審

46、核狀態(tài)。方法是選擇操作反關(guān)閉，系統(tǒng)會執(zhí)行反關(guān)閉操作，并逐條給予成功與否的提示信息。 采購訂單變更訂單變更功能，主要指已有關(guān)聯(lián)單據(jù)生成的訂單或已關(guān)閉的訂單，可以變更物料的數(shù)量，也可以追加新物料且不影響已經(jīng)執(zhí)行的流程，如訂單中物料未被任何單據(jù)關(guān)聯(lián)，變更時可以刪除該物料。 主要的應(yīng)用場景，由于業(yè)務(wù)不規(guī)范和為了將就客戶，導(dǎo)致的訂單變更需求在小企業(yè)中是比較常見的。而專業(yè)版9.1中的系統(tǒng)設(shè)置是，已有關(guān)聯(lián)單生成的訂單，必須將關(guān)聯(lián)單據(jù)刪除后，才能更改訂單，非常麻煩?！白兏卑粹o在訂單新增、保存時不顯示，審核后顯示，沒有關(guān)聯(lián)單據(jù)且沒有關(guān)閉的，該按鈕灰選。有關(guān)聯(lián)單據(jù)的訂單或已關(guān)閉的訂單，該按鈕亮選，能夠使用變更功

47、能。當訂單執(zhí)行變更功能時，訂單表體(僅指變更時訂單現(xiàn)有的數(shù)據(jù))的“數(shù)量”列，變成可修改狀態(tài)，其他表體單元格鎖定不能修改；表頭、表尾信息也不能修改。數(shù)量改動后，系統(tǒng)要根據(jù)采購、銷售訂單表體各列現(xiàn)有的計算公式，重新計算各列的值?？梢孕略鑫锪?，新增物料的單元格按正常新增錄入方式錄入。變更完成后，點保存即可完成變更和審核功能；保存時系統(tǒng)要對變更后的數(shù)量與已執(zhí)行的數(shù)量進行比對，變更后訂單數(shù)量小于等于執(zhí)行數(shù)量的，系統(tǒng)默認該訂單關(guān)閉。變更后訂單數(shù)量大于執(zhí)行數(shù)量的，系統(tǒng)默認該訂單沒有關(guān)閉。系統(tǒng)參數(shù)業(yè)務(wù)參數(shù)中有“只允許刪改本人錄入的單據(jù)”的選項，訂單變更功能應(yīng)該也要受控于此參數(shù)。變更功能實際上具有修改審核雙重功

48、能，因此，用戶在進行數(shù)據(jù)授權(quán)時，某一用戶一旦被授予“變更”權(quán)限，那么系統(tǒng)將自動授予其“修改”和”審核“權(quán)限。查詢采購訂單執(zhí)行情況當訂單已經(jīng)執(zhí)行，可選擇關(guān)聯(lián)查詢訂單執(zhí)行情況查詢到該訂單的具體執(zhí)行情況。訂單的執(zhí)行單據(jù)為：采購入庫單中所有的源單單號為采購訂單的單據(jù)，以及與這些采購入庫單有關(guān)聯(lián)關(guān)系的紅字采購入庫單；例如：外購入庫單（紅字,單號001）關(guān)聯(lián)外購入庫單（A）生成時，如果外購入庫單(A)與采購訂單（B）有關(guān)聯(lián)關(guān)系，那么采購訂單（B）的執(zhí)行情況包含外購入庫單（紅字,單號001）。采購訂單序時簿采購訂單序時簿是以列表的形式顯示所有采購訂單的賬簿，單擊采購訂單序時簿，即進入“過濾”界面，用戶可以按

49、照訂單中的信息進行過濾，還可以加入單據(jù)的狀態(tài)特征進行過濾，比如單據(jù)期間、單據(jù)審核與否、單據(jù)是否關(guān)閉等，用戶在了解過濾功能后，可以通過過濾選項的定義和搭配，快速找到需要的訂單類型，形成自己的查找習慣，并可勾選界面左下角的下次直接以該方案進入序時簿，保存作為自己的過濾方案。則下次再次進入該序時簿時，直接按照設(shè)定的過濾方案輸出結(jié)果，不再彈出過濾界面。在采購訂單序時簿中，可以對采購訂單作各種操作和跟蹤，比如單據(jù)的作廢、刪除、關(guān)閉等，也可以通過對訂單的下查，追蹤業(yè)務(wù)到采購入庫單和采購發(fā)票。訂單序時簿的作用，不僅僅在于把訂單以列表形式顯示，并過濾查找，還在于實現(xiàn)在訂單編輯界面中不能完成的的批量處理功能和管

50、理功能，比如批量復(fù)制、關(guān)閉。批量復(fù)制請參照單據(jù)操作的通用說明。采購入庫制單指南通過主界面采購管理采購入庫單，打開采購入庫單編輯界面，在這里主要用于制作新的采購入庫單，如果要對單據(jù)進行修改、審核、關(guān)閉或下查等操作，可通過采購入庫單序時簿進行操作，下一節(jié)會做具體講解，采購入庫單上包含的業(yè)務(wù)和管理信息非常多，單據(jù)頭部分用來描述針對該業(yè)務(wù)處理過程共性的業(yè)務(wù)信息，如單據(jù)編碼、單據(jù)日期等；單據(jù)體部分用來描述不同物料的基本信息和單據(jù)信息，如每條物料數(shù)量、每條物料價格等等。有關(guān)單據(jù)的基本操作方法請您查看編制單據(jù)的通用說明一節(jié)，此處不再贅述（下同）。需要特別說明的內(nèi)容如下： 收料倉庫：專業(yè)版單據(jù)均實現(xiàn)了表體倉庫

51、，收料倉庫能顯示和錄入所有倉庫（被禁用倉除外），但不能全部錄入虛倉，表體必須有一個倉庫為實倉。且收料倉庫為必錄項。錄入物料代碼后系統(tǒng)會根據(jù)規(guī)則取一個默認倉庫，用戶也可以手工修改。 應(yīng)收數(shù)量：即當前所關(guān)聯(lián)單據(jù)傳遞過來的、按所選單位計量的數(shù)量，用戶不能設(shè)置。 取得方法是：如果該張單據(jù)是通過關(guān)聯(lián)采購訂單生成的，則數(shù)量是自動關(guān)聯(lián)訂單上相關(guān)物料數(shù)量扣除了其他的收料通知單、采購入庫單等單據(jù)的關(guān)聯(lián)數(shù)量之后的數(shù)量，用戶不能修改。如果紅字采購入庫單通過關(guān)聯(lián)藍字采購入庫單生成的，則數(shù)量是自動關(guān)聯(lián)源單據(jù)上相關(guān)物料數(shù)量扣除之前紅字入庫單關(guān)聯(lián)數(shù)量之后的剩余數(shù)量，用戶不能修改。如果該張單據(jù)是手工、或關(guān)聯(lián)發(fā)票生成的，則該字

52、段為空白。 實收數(shù)量：即指實際收到的數(shù)量，如果該張單據(jù)是手工生成的，則該字段為空白，由用戶根據(jù)實際入庫數(shù)量錄入。如果該張單據(jù)是通過關(guān)聯(lián)采購訂單或藍字采購入庫單生成的，則數(shù)量與“應(yīng)收數(shù)量”一致，用戶根據(jù)實際入庫數(shù)量調(diào)整。如果該張單據(jù)是通過關(guān)聯(lián)發(fā)票生成的，則數(shù)量是自動關(guān)聯(lián)源單據(jù)相關(guān)物料數(shù)量，用戶根據(jù)實際入庫數(shù)量調(diào)整。 開票數(shù)量：即為出庫單關(guān)聯(lián)生成發(fā)票的數(shù)量，采用常用計量單位和基本計量單位表示。 批號：對于批次管理的物料而言，出入庫單是批號管理的主要單據(jù)，在物料選用批次管理的核算方法后，在采購入庫單中可以輸入批號也可自動生成批號，如果物料不是采用批次管理的核算方法，這個項目不能錄入。如果紅字采購入庫

53、單是通過關(guān)聯(lián)藍字采購入庫單生成的，則批號取自所選的源單據(jù)的批號信息，用戶可以修改。注：專業(yè)版對物料采用批號管理，也就是說允許同一物料兩次入庫采用同一批號，因此在采購入庫時，可以通過調(diào)用F7查看已有批號并選擇。 保質(zhì)期：即具體確定的保質(zhì)期限，系統(tǒng)將物料屬性中的保質(zhì)期自動帶入，用戶也可以修改。 不進行保質(zhì)期管理的物料該字段不能錄入。 有效期至：系統(tǒng)默認按照“有效期至生產(chǎn)/采購日期保質(zhì)期”公式進行計算；可以手工錄入，手工錄入時更改有效期至需要重算生產(chǎn)/采購日期，更改保質(zhì)期和生產(chǎn)/采購日期重算有效期至；關(guān)聯(lián)介紹單據(jù)的關(guān)聯(lián)生成：新增采購入庫單時，可以直接通過導(dǎo)航中點擊采購入庫單，選擇工具欄的【新增】打開

54、空白的采購入庫單編輯界面。系統(tǒng)還可以通過引用源單制作采購入庫單，有兩種引用形式：1、通過引用采購發(fā)票制作采購入庫單，2、通過引用采購訂單制作采購入庫單，在流程導(dǎo)航中所有單據(jù)新增，只能實現(xiàn)單據(jù)的上拉式關(guān)聯(lián)，即在目標單據(jù)上，顯示選中選擇源單類型和選單號，供用戶選擇相關(guān)的源單據(jù)來生成該目標單據(jù)。 通過引用生成的單據(jù)，都可以通過采購入庫單序時簿對單據(jù)的引用關(guān)系進行查詢，具體可打開采購入庫單序時簿通過工具欄上的上查下查實現(xiàn)。采購入庫單關(guān)聯(lián)采購訂單生成，采購入庫單更新庫存后，會將入庫數(shù)量反寫回采購訂單的入庫數(shù)量；紅藍單介紹：如果要編制紅字采購入庫單，通過單擊工具欄上的【紅字】或選擇編輯紅字單據(jù)，此時單據(jù)體

55、中所有信息均以紅色顯示。藍字采購入庫單可以通過關(guān)聯(lián)采購訂單和采購發(fā)票生成，紅字采購入庫單可以通過關(guān)聯(lián)藍字采購入庫單、紅字采購發(fā)票生成，將相關(guān)單據(jù)作為源單據(jù)，根據(jù)用戶選擇的源單據(jù)自動生成紅字采購入庫單， 其中能夠被引用的采購訂單、藍字采購入庫單、采購發(fā)票等必須是已審核、尚未關(guān)聯(lián)完畢的單據(jù)；其他操作與手工新增一致。紅字采購入庫單關(guān)聯(lián)原藍字入庫單生成：如果原采購入庫單上查存在關(guān)聯(lián)訂單，則在保存時反寫采購入庫單的選單數(shù)量，更新庫存時反寫訂單的入庫數(shù)量；如果原采購入庫單不關(guān)聯(lián)訂單，則在保存時反寫原采購入庫單的關(guān)聯(lián)數(shù)量。采購入庫單序時簿采購入庫單序時簿是以列表的形式顯示所有采購入庫單的賬簿，單擊采購入庫單

56、序時簿，即進入“過濾”界面，用戶可以按照單據(jù)信息、單據(jù)期間、單據(jù)審核與否、單據(jù)是否關(guān)閉等過濾選項搭配定義，快速找到需要的入庫單類型，形成自己的查找習慣，并可勾選界面左下角的下次直接以該方案進入序時簿，保存作為自己的過濾方案。則下次再次進入該序時簿時，直接按照設(shè)定的過濾方案輸出結(jié)果，不再彈出過濾界面。關(guān)于過濾條件的介紹和過濾方案的使用技巧，可參照序時簿查詢操作說明。采購入庫單序時簿的作用，不僅僅在于把入庫單以列表形式顯示并過濾查找，還在于實現(xiàn)在入庫單編輯界面中不能完成的的批量處理功能和管理功能，比如批量復(fù)制、核銷等。批量復(fù)制請參照單據(jù)操作的通用說明。查詢鉤稽單據(jù)在采購入庫單和采購發(fā)票的單據(jù)序時簿界面提供了發(fā)票與采購入庫單之間的鉤稽關(guān)系查詢功能，使采購發(fā)票能關(guān)聯(lián)查詢相鉤稽的采購入庫單；同時采購入庫單也能顯示相鉤稽的采購發(fā)票。采購發(fā)票與采購入庫單、銷售發(fā)票與銷售出庫單之間的關(guān)系非常緊密，它們之間的鉤稽不僅是確定收入與成本的關(guān)系，更是業(yè)務(wù)流動和資金流動的連結(jié)紐帶；此外，還有發(fā)票與發(fā)票、出入庫單與出入庫單之間的對等核銷，也是鉤稽的一種。 所以詳細查詢鉤稽關(guān)系的功能是非常必要和及時的。該功能的實現(xiàn)很簡單，