某公司文書管理辦法

1、公司文書管理辦法第一章 總 則第一條 為使公司的公文處理工作規(guī)化、制度化、科學(xué)化，提高公司公文辦理的質(zhì)量與效率，根據(jù)公司管理實(shí)際，特制定本管理辦法。第二條 公司公文是公司頒布規(guī)章制度、指導(dǎo)和洽談工作、請(qǐng)示和回復(fù)問題、報(bào)告情況制定計(jì)劃、交流總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、記載活動(dòng)的重要工具。第三條 公文處理是指公文的辦理、管理、 整理（立卷）、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。第四條 公文處理應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事、精密、高效的原則，做到與時(shí)、準(zhǔn)確、安全。第五條 公司總經(jīng)理辦公室是公文處理的綜合處理部門。第二章 公文種類第六條 公文分類根據(jù)公司需要，方便管理與識(shí)別，將公文分為五大類：一、一類公文：指紅頭文件，主要用于公司下

2、發(fā)各種正式的規(guī)章制度、通知、決定、指示、決議、通告以與向上級(jí)相關(guān)單位送達(dá)或傳遞的請(qǐng)示、報(bào)告、意見、通報(bào)等公文。一類公文統(tǒng)一由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)印制、用印、發(fā)送、歸檔；其它部門一律不得自行向上、向下或?qū)ν庥“l(fā)此類公文。二、二類公文：指紅頭公函，主要用于公司與平行的或不相隸屬的單位之間互相商洽工作、詢問和答復(fù)問題所使用的正式公文。二類公文統(tǒng)一由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)印制、用印、發(fā)送、歸檔；其他部門因工作需要可通過總經(jīng)理辦公室印發(fā)此類公文。三、三類公文：指對(duì)外非紅頭公文，主要用于公司或各對(duì)口部門與外部相關(guān)單位之間，不用紅頭文件、公函形式傳遞的各種公文。三類公文均由擬文部門負(fù)責(zé)印制、發(fā)送、保管，辦公室負(fù)責(zé)指導(dǎo)

3、、修正。四、四類公文：指部非紅頭公文，主要用于各部門在公司部向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作或與部門之間傳達(dá)工作信息而不用紅頭文件、公函形式傳遞的各種文件。五、五類公文：指部門擬定的各種規(guī)章制度與工程標(biāo)書、合同等公文。第六條公文版式制定標(biāo)準(zhǔn)一、公文格式公司行文統(tǒng)一使用統(tǒng)一格式和標(biāo)準(zhǔn)版頭。二、文頭部分由文件版頭、發(fā)文字號(hào)、橫格線組成。三、行文部分由文件標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、結(jié)束語、附件、落款、成文時(shí)間、印鑒組成。四、文尾部分由主題詞、抄報(bào)抄送、打印校對(duì)、印發(fā)部門日期組成。五、公文排版：（一）公文文字一律從左到右橫寫橫排。（二）使用字體：文件標(biāo)題2號(hào)黑體加粗，主題詞3號(hào)黑體，正文與其它四號(hào)宋體。六、頁面設(shè)置（一

4、）一類和二類公文頁面設(shè)置為：上、下邊距為25。4，左邊距為28，右邊距為26。（二）三類、四類、五類公文頁面設(shè)置原則上為電腦自動(dòng)默認(rèn)設(shè)置，即：上、下邊距為25。4，左、右邊距為31。7。裝訂要求：一類和二類公文必須在左側(cè)上下雙釘勻稱裝訂；三類、四類和五類公文可根據(jù)版面裝訂。上邊距為37，下邊距和左、右邊距均為27，行距1。5倍行距。七、使用紙公文用紙：除單位特殊要求外，各類公文均采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型（210*297）打印紙（或復(fù)印紙）。八、序號(hào)排列層次“一、”、“（一）”、“1、”、“（1）”。第三章 發(fā)文程序第七條 公文發(fā)文程序?yàn)椋簲M稿、核稿、送審、樣稿、傳閱、簽發(fā)、打印、發(fā)文、歸檔等。一 擬

5、稿。根據(jù)公司工作需要和領(lǐng)導(dǎo)的意見，由主辦部門指定專人草擬文稿。草擬文稿必須從公司整體工作角度出發(fā)，不抵觸法律法規(guī)，操作性強(qiáng)，文字精煉，避免出現(xiàn)差錯(cuò)與語義分歧，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)要正確。二 審核。文稿擬就后，擬稿人填寫“公司發(fā)文用紙”，詳細(xì)寫明文件標(biāo)題、附件名稱、發(fā)送圍、抄送單位、印刷份數(shù)、密級(jí)、擬稿單位與擬稿人等；然后附同草稿一起送交部門經(jīng)理(對(duì)文稿容、質(zhì)量負(fù)責(zé))審核。三 送審。主辦部門領(lǐng)導(dǎo)審核后送主管總經(jīng)理或總經(jīng)理，由主管總經(jīng)理或總經(jīng)理對(duì)草稿的條文進(jìn)行修正。四 樣稿。領(lǐng)導(dǎo)核正后，由主辦部門送至總經(jīng)理辦公室，由辦公室文秘打印出樣稿，辦公室主任簽署處理意見后，辦公室文秘送至相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽批意見。五 傳閱。辦公

6、室文秘根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)簽批的意見對(duì)擬發(fā)文件進(jìn)行相關(guān)部門的傳閱。六 簽發(fā)。經(jīng)傳閱后的文稿由辦公室負(fù)責(zé)整理并報(bào)送總經(jīng)理簽發(fā)。七 打印。總經(jīng)理簽發(fā)后的文稿由辦公室文秘負(fù)責(zé)統(tǒng)一編號(hào)、打印初稿，擬稿人負(fù)責(zé)校對(duì)并在發(fā)文用紙上簽名；核定后由辦公室文秘負(fù)責(zé)印刷、裝訂、登記和發(fā)文。八 用印。除會(huì)議紀(jì)要外，所有對(duì)外發(fā)出的文件都應(yīng)由總經(jīng)理辦公室加蓋公司印章，并做好登記、簽收手續(xù)。對(duì)印刷質(zhì)量不好的文件，印信管理員有權(quán)拒絕蓋印。九 歸檔。公司所有發(fā)文，擬文單位應(yīng)有存檔，并將文件原稿(經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字)審核稿件連同正本一份送辦公室檔案室存檔。有領(lǐng)導(dǎo)指示的，還應(yīng)附批復(fù)件。第八條 分發(fā)原則。分發(fā)公文應(yīng)做到準(zhǔn)確、迅速、安全、，并嚴(yán)格履行登記

7、手續(xù)。發(fā)送公司各部門和各分（支）機(jī)構(gòu)的公文，一般采用電子文檔形式，由辦公室復(fù)核編擬后通過電子發(fā)送。由部門起草對(duì)外發(fā)送的文件，由主辦部門寄送并報(bào)辦公室備案。第四章 收文管理第九條 收文辦理指對(duì)收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。公司收文處理由辦公室負(fù)責(zé)。各分支機(jī)構(gòu)收文處理由各機(jī)構(gòu)綜合勤負(fù)責(zé)。公司各部門要明確負(fù)責(zé)收文處理的人員。第十條簽收、登記。收到公文后，辦公室經(jīng)辦人員必須嚴(yán)格辦理簽收、登記手續(xù)。（一） 凡注明公司有關(guān)部門收，簽收、登記后直接交有關(guān)部門處理，并辦理部門簽收手續(xù)。（二） 其他公文一律交由總經(jīng)理辦公室人員拆封、登記、辦理。第十一條 審核、擬辦、批辦

8、（一） 審核。對(duì)收到的各分支機(jī)構(gòu)報(bào)送的需辦理的公文，辦公室公文管理人員應(yīng)當(dāng)與時(shí)審核。審核的重點(diǎn)是：是否應(yīng)由本級(jí)公司辦理；是否符合行文規(guī)則；容是否符合國家法律、法規(guī)與其他有關(guān)規(guī)定；涉與其他部門或單位職權(quán)的事項(xiàng)是否已協(xié)商、會(huì)簽；文種使用、公文格式是否規(guī)。（二） 擬辦。對(duì)行業(yè)協(xié)會(huì)、地方政府有關(guān)部門等上級(jí)單位的來文，辦公室公文管理人員應(yīng)與時(shí)提出擬辦意見送公司領(lǐng)導(dǎo)批示；對(duì)各分支機(jī)構(gòu)報(bào)送的公文經(jīng)審核對(duì)符合本辦法規(guī)定的公文，總經(jīng)理辦公室公文管理人員應(yīng)與時(shí)提出擬辦意見送呈公司領(lǐng)導(dǎo)批示。對(duì)不符合本辦法規(guī)定的下級(jí)公文，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可以退回呈報(bào)單位并說明理由。（三） 批辦。辦公室根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)批示與批辦要求，與時(shí)將

9、公文送達(dá)閱辦部門負(fù)責(zé)人簽閱，并同承辦部門負(fù)責(zé)人履行好文件移交登記手續(xù)，對(duì)需要兩個(gè)以上部門辦理的事項(xiàng)，應(yīng)明確主辦部門；對(duì)緊急和重要公文，要提出辦理要求，明確辦理時(shí)限。第十二條 承辦。承辦部門收到交辦的公文后，應(yīng)當(dāng)抓緊辦理，不得延誤、推諉。緊急公文應(yīng)當(dāng)按時(shí)限要求辦理，確有困難的應(yīng)與時(shí)向有關(guān)部門或機(jī)構(gòu)說明情況。特急件要求隨到隨辦，當(dāng)天之辦完；緊急件要求在三個(gè)工作日辦完；一般文件應(yīng)在五個(gè)工作日辦完。來文來電有辦理時(shí)限要求的必須按要求辦理完畢。對(duì)不屬于本部門職權(quán)圍或者不宜由本部門辦理的公文，應(yīng)與時(shí)退回總經(jīng)理辦公室并說明理由。第十三條 在公文辦理中有涉與其他部門職權(quán)的事項(xiàng)，承辦部門應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)部門協(xié)商；

10、如有分歧，承辦部門負(fù)責(zé)人要出面協(xié)調(diào)，如仍不能取得一致，可以報(bào)請(qǐng)公司領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)或裁定。第十四條 審批公文時(shí)，對(duì)有具體請(qǐng)示事項(xiàng)的，主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見、和審批日期，其他審批人如對(duì)主批人簽署的意見無異議，可圈閱并視為同意；沒有請(qǐng)求事項(xiàng)的圈閱即表示已閱至知。第十五條 催辦。（一） 送領(lǐng)導(dǎo)批示或者 交有關(guān)部門辦理的公文，辦公室和各機(jī)構(gòu)公文管理人員要負(fù)責(zé)催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重點(diǎn)公文重點(diǎn)催辦，一般公文定期催辦。（二） 承辦人員對(duì)不能與時(shí)處理或答復(fù)的文電，應(yīng)當(dāng)先以、便函等形式主動(dòng)與對(duì)方溝通情況，說明原因；需延時(shí)處理的必須經(jīng)所在部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得無故延誤。（三） 對(duì)重要文件應(yīng)與時(shí)了解和反饋執(zhí)行情況。第五

11、章 公文管理第十六條 公文由辦公室或各分支機(jī)構(gòu)公文管理人員統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。第十七條 各級(jí)分支機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)建立健全本機(jī)關(guān)公文處理的有關(guān)制度。第十八條 對(duì)上級(jí)單位（機(jī)關(guān)）制發(fā)的公文，除絕密級(jí)和注明不準(zhǔn)翻印的以外，經(jīng)公司總經(jīng)理或公文管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，可以翻印。翻印時(shí)應(yīng)當(dāng)注明翻印的機(jī)關(guān)、日期、分?jǐn)?shù)和印發(fā)圍。第十九條 公文復(fù)印件作為正式公文使用時(shí)，應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)印機(jī)關(guān)證明章。第二十條 公文被撤銷，視作自始不產(chǎn)生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。第二十一條 對(duì)秘密公文的管理，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照管理相關(guān)要求執(zhí)行。傳遞帶密級(jí)的公文，必須采取措施，確保秘密安全。利用計(jì)算機(jī)、 機(jī)等傳輸秘密公文

12、，文件須設(shè)置密碼，絕密級(jí)公文不得利用計(jì)算機(jī)、 機(jī)傳輸。轉(zhuǎn)發(fā)帶密級(jí)的文件，應(yīng)注明相應(yīng)的密級(jí)和期限。在一般發(fā)文中，不得直接引用絕密文件的標(biāo)題、文號(hào)、日期和容。銷毀秘密公文應(yīng)當(dāng)?shù)街付▓鏊?，?人以上監(jiān)銷，確保不漏銷，不丟失。對(duì)銷毀的級(jí)以上的公文應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記。第二十二條 機(jī)構(gòu)合并時(shí)，全部公文應(yīng)當(dāng)隨之合并管理。機(jī)構(gòu)撤銷時(shí)，需要?dú)w檔的公文整理（立卷）后按有關(guān)規(guī)定移交有關(guān)檔案部門。員工調(diào)離工作崗位時(shí)，應(yīng)當(dāng)將本人暫存、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退。第二十三條 公司各類公文在未經(jīng)批準(zhǔn)的情況下，不得擴(kuò)大傳閱圍和隨意復(fù)印，不得外泄到其他單位。附 則第二十四條 各分支機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)本辦法結(jié)合自身實(shí)際制定實(shí)施細(xì)則，并報(bào)

13、總公司辦公室備案。第二十五條 本辦法由總公司辦公室負(fù)責(zé)解釋和修訂。第二十六條 本辦法自發(fā)布之日起施行。印鑒管理制度第一條 全公司的公章、介紹信制發(fā)、公章檔案的建立分別由、負(fù)責(zé)。第二條 發(fā)給各部門的印章與業(yè)務(wù)專用章,由各單位負(fù)責(zé)人和專職業(yè)務(wù)管理,應(yīng)分別對(duì)所管印章使用的嚴(yán)肅性、正確性負(fù)責(zé)。第三條 公章的銷毀,必須經(jīng)董事長（總經(jīng)理）批準(zhǔn),有兩人以上監(jiān)銷并做好登記。第四條 各部門出差人員需開具介紹信,必須按出差管理的有關(guān)規(guī)定分別由部門負(fù)責(zé)人或主管領(lǐng)導(dǎo)簽字。印信管理人員在蓋章前,必須認(rèn)真審核用信用章手續(xù)是否完備。若手續(xù)不全,用印、用信領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不符或與政策相違背,印信管理人員有權(quán)拒絕辦理。第五條 嚴(yán)禁開具

14、空白介紹信。用便函開出的證明必須一式兩份已備存查。第六條 印信應(yīng)嚴(yán)加保管,如有失職、差錯(cuò)、丟失或違章亂用,一經(jīng)發(fā)現(xiàn),需追查有關(guān)人員的責(zé)任并按章懲處。 企業(yè)用印申請(qǐng)單編號(hào)：2012- 日期： 年 月 日申請(qǐng)部門申請(qǐng)人用印事由擬用印鑒 公章 合同章 其他：批準(zhǔn)人部門經(jīng)理辦公室主任財(cái)務(wù)總監(jiān)總經(jīng)理 注：本單由辦公室管理。 企業(yè)用印申請(qǐng)單編號(hào)：2012- 日期： 年 月 日申請(qǐng)部門申請(qǐng)人用印事由擬用印鑒 公章 合同章 其他：批準(zhǔn)人部門經(jīng)理辦公室主任財(cái)務(wù)總監(jiān)總經(jīng)理 注：本單由辦公室管理。企業(yè)報(bào)刊、函電收發(fā)制度第一條 全公司公私報(bào)刊、外來、外發(fā)公啟、函電由收發(fā)室負(fù)責(zé)收發(fā)第二條 外發(fā)函、電要求 1、各部門因公

15、需外發(fā)函、電,經(jīng)辦人員應(yīng)根據(jù)與時(shí)將文件發(fā)出，對(duì)于需要的文件要做好措施。2、對(duì)于公司部規(guī)章制度類文件的外發(fā)，在發(fā)出時(shí)要填寫登記表。第三條 報(bào)刊訂購與收發(fā) 1、報(bào)刊訂購 (1)訂購時(shí)間:半年全年(2)訂購手續(xù):不論單位和個(gè)人,均需先到收發(fā)室查閱報(bào)刊目錄,再將需要訂購的報(bào)刊代號(hào)、名稱、出版日期、單價(jià)、訂購份數(shù)、期數(shù)填寫清楚交收發(fā)員核對(duì)算價(jià),確認(rèn)無誤后,當(dāng)面繳款開票。公費(fèi)訂購報(bào)刊由收發(fā)員持訂單到財(cái)務(wù)部門辦理付款托收手續(xù)。歸口管理報(bào)刊公費(fèi)訂購的單位除按上述要求填寫預(yù)訂單外,尚須填寫報(bào)刊分發(fā)清單,詳細(xì)寫明各種報(bào)刊分發(fā)到哪些單位或領(lǐng)導(dǎo)。 2、報(bào)刊收發(fā) (1)收發(fā)員每天對(duì)郵局送來的報(bào)刊應(yīng)對(duì)照郵局分送清單分類清

16、點(diǎn),發(fā)現(xiàn)有差錯(cuò)應(yīng)與時(shí)登記并要求補(bǔ)缺、退余 (2)收發(fā)員收到郵局送來的報(bào)刊后應(yīng)與時(shí)分發(fā),不得耽擱延誤。收發(fā)員清點(diǎn)分發(fā)報(bào)刊時(shí)間為1小時(shí),任何人不得進(jìn)入收發(fā)室。(3)各單位應(yīng)固定專人按時(shí)領(lǐng)取報(bào)刊和公啟函電、領(lǐng)取時(shí),要對(duì)照分發(fā)清單點(diǎn)核實(shí)簽名,發(fā)現(xiàn)差錯(cuò),應(yīng)當(dāng)面向收發(fā)員提出增補(bǔ)退換要求,并進(jìn)行差錯(cuò)登記。當(dāng)面未提出,則視為分發(fā)無差錯(cuò)。 第四條 收發(fā)員應(yīng)堅(jiān)守工作崗位,節(jié)假日、星期日應(yīng)有人值班,休星期日應(yīng)采取換休形式。第五條 收發(fā)室外應(yīng)經(jīng)常保持整齊清潔。 第六條 收發(fā)室由行政部門負(fù)責(zé)管理,其工作質(zhì)量由行政部門進(jìn)行檢查、考核、并承擔(dān)責(zé)任。登記表日 期 容寄送地址收件人備 注公司檔案管理制度第一章 總則第一條 為了

17、規(guī)公司檔案管理，特制定本制度。第二條 本制度適用于公司與所屬各單位檔案管理。第二章 檔案管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置與基本要求第三條 檔案劃分與管理部門一、公司設(shè)立檔案室，隸屬于辦公室，并設(shè)置檔案管理員，負(fù)責(zé)檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。公司制定明確的檔案管理員崗位職責(zé)，檔案管理員必須嚴(yán)格履行職責(zé)。二、公司檔案根據(jù)其重要性和程度分為公司級(jí)和部門級(jí)，公司級(jí)檔案應(yīng)按標(biāo)準(zhǔn)規(guī)進(jìn)行分類，有規(guī)的檔案編號(hào)和標(biāo)簽，并建立電子與紙分類目錄。第四條 各部門資料管理一、公司所屬各部門必須設(shè)兼職的資料管理員，制定明確的資料管理員崗位職責(zé)，規(guī)部門檔案管理，實(shí)行部門檔案與公司檔案歸口管理。二、各部門根據(jù)部門資料性質(zhì)結(jié)合公司檔案管理

18、辦法，實(shí)行統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)分類管理。三、檔案的借閱和移交、銷毀，必須按照公司管理規(guī)定執(zhí)行。第三章檔案保管第五條 檔案封面應(yīng)逐項(xiàng)按照規(guī)定用碳素鋼筆或中性筆書寫，字跡要工整，清晰，封面題名應(yīng)能準(zhǔn)確反映出卷文件材料的容。檔案文件禁止使用鉛筆、圓珠筆、復(fù)寫紙。第六條 檔案必須遵循文件材料形成的規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的聯(lián)系，區(qū)分不同的價(jià)值，便于保管和利用。第七條 要確保檔案的完整，破損的檔案文件要進(jìn)行修復(fù)處理。第八條 檔案盒表面為檔案目錄，檔案盒文件沒有提名的，由檔案人員根據(jù)容擬定標(biāo)題。第九條 檔案各級(jí)分類應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應(yīng)簡明扼要，以充分表示檔案容性質(zhì)為原則，并要一定疇，不能籠統(tǒng)含糊。（如：證照

19、類目、制度類目、文件類目、合同類目等）。第十條 公司檔案的分類：一、計(jì)劃性文件資料：包括公司戰(zhàn)略規(guī)劃、經(jīng)營計(jì)劃、各職能部門的工作計(jì)劃等。二、批示性文件材料：包括公司各類標(biāo)準(zhǔn)、指標(biāo)，如考核標(biāo)準(zhǔn)，計(jì)劃指標(biāo)等；公司生產(chǎn)經(jīng)營過程中的各類命令、工作指示、調(diào)度命令等。三、法規(guī)性文件：包括政府、行業(yè)、上級(jí)制定和頒發(fā)的各種需公司貫徹和執(zhí)行的規(guī)定、要求、標(biāo)準(zhǔn)等文件；公司部檔案管理制度的各類規(guī)章制度。四、公司重大決議：包括由公司股東大會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)議與其他重要的行政辦公會(huì)議所形成的文件和會(huì)議材料、會(huì)議記錄等。五、總結(jié)性文件：包括公司經(jīng)營活動(dòng)中年度、季度、月度的工作總結(jié)；下屬單位的工作總結(jié)與單項(xiàng)性

20、的各種總結(jié)報(bào)告。六、憑證性材料：包括公司各職能部門在經(jīng)營活動(dòng)中形成的各類原始記錄、憑證、臺(tái)帳等。如產(chǎn)量記錄、質(zhì)量記錄、設(shè)備保養(yǎng)維護(hù)記錄，以與材料能源消耗等、產(chǎn)品銷售、合同書、協(xié)議書等原始記錄和文本。七、匯報(bào)性材料：包括公司向各上級(jí)主管單位的匯報(bào)材料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)報(bào)表等；公司領(lǐng)導(dǎo)在外部公共場所發(fā)言或發(fā)布的各類文書資料等。八、勞資人事資料：包括公司的人事任命、人事調(diào)整、認(rèn)識(shí)考勤、人才引進(jìn)和培訓(xùn)考核、工資核定記錄等相關(guān)資料。九、調(diào)研性資料：包括市場調(diào)研、開發(fā)調(diào)研、行業(yè)與競爭對(duì)手資料、供應(yīng)商經(jīng)銷商資料、公司部各策劃方案的技術(shù)經(jīng)濟(jì)論證材料等。十、聲像制品資料：包括經(jīng)營活動(dòng)中、文化活動(dòng)中、以與員工在外學(xué)

21、習(xí)、考察時(shí)或外單位提供的以聲像形式記錄下來的對(duì)公司經(jīng)營活動(dòng)產(chǎn)生作用的各種資料。十一、證件性文書資料：包括法人營業(yè)執(zhí)照、土地使用許可證、產(chǎn)品檢疫證、衛(wèi)生許可證、出口許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、各類榮譽(yù)牌匾和證書、資產(chǎn)資料如汽車使用和房屋建筑等批文證照。十二、饋贈(zèng)性資料：包括上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、名人、友人、協(xié)作單位提供和贈(zèng)送的題詞、書畫、文獻(xiàn)資料、有紀(jì)念意義的各種工藝制品等。第十一條 檔案的收集一、凡屬本檔案管理制度第十條所涵蓋的文件資料，均應(yīng)歸檔統(tǒng)一管理，各部門應(yīng)做好資料的分類立卷，交到辦公室統(tǒng)一歸檔，每年歸檔一次；會(huì)計(jì)歸檔類在年度終結(jié)后，由財(cái)務(wù)部門編造清冊，每兩年歸檔一次。二、銀行票據(jù)由財(cái)務(wù)部立卷留存；各類報(bào)

22、表（應(yīng)收帳報(bào)表、銷售報(bào)表等）報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱后由專人回收并即刻銷毀，只財(cái)務(wù)部立卷留存。三、各類外來文件、資料由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)立卷留存；部文件原則上各部門傳閱后，即由總經(jīng)理辦公室回收立卷留存。四、公司員工應(yīng)注意隨時(shí)收集各種信息資料，并與時(shí)匯總到各部門檔案管理員，員工因公外出參觀學(xué)習(xí)考察和參加個(gè)各種會(huì)議回到公司后，應(yīng)將相關(guān)資料全部移交檔案管理員。五、凡已辦理完畢的具有保存價(jià)值的各種文件資料，均應(yīng)在三日遞交辦公室立卷歸檔。第四章、歸檔與保存年限第十二條 歸檔的文件資料，應(yīng)按自然形成，保持歷史聯(lián)系的原則和歸檔要求特征與文件容進(jìn)行歸檔，在一個(gè)卷要按問題或者文件形成的時(shí)間，系統(tǒng)的排列并填寫卷目錄。第十三條

23、歸檔的同類文件資料在卷應(yīng)按保存期限分別裝訂，保存期限分為定期和永久。定期按文件材料的保持價(jià)值分為1年，5年，10年。一、永久保存：（1）公司章程、合同（2）股東名冊（3）組織規(guī)程與辦事細(xì)則（4）董事會(huì)與股東會(huì)記錄（5）財(cái)務(wù)報(bào)表（6）政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件（7）不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)與其他債權(quán)憑證（8）工程設(shè)計(jì)圖（9）公司規(guī)章制度（10）其他經(jīng)核定須永久保存的文書二、10年保存：（1）預(yù)算、決算書類（2）會(huì)計(jì)憑證（3）事業(yè)計(jì)劃資料（4）其他經(jīng)核定須保存10年的文書三、1年至5年保存：（1）期滿或解除之合約（2）其他經(jīng)核定保存5年的文書四、1年以下暫時(shí)保存：（1）結(jié)案后無長期保存必要的資料。第十四條 歸檔的文件資

24、料種類，份數(shù)以與每份的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整，每份文件的正文與附件，印件與定稿，請(qǐng)示與批復(fù)，轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件，多種文字形成的同一文件，均不得分開。第五章、檔案日常管理第十五條 檔案密級(jí)與借閱審批權(quán)限一、絕密：一級(jí)，容的核心部分。包括在一定時(shí)期、一定圍需要絕對(duì)的，一旦泄密會(huì)使企業(yè)遭受嚴(yán)重危害和重大損失的。必須總經(jīng)理以上級(jí)別審批才能借閱。二、：二級(jí)，容的重要部分。包括在一定時(shí)期、一定圍需要的，一旦泄密會(huì)使企業(yè)遭受較大危害和損失的。須總經(jīng)理室成員、工管中心主任室成員以上級(jí)別審批才能借閱。三、秘密：三級(jí)，容的一部分。一旦泄露會(huì)使企業(yè)遭受一定危害和損失的。須經(jīng)主管部門經(jīng)理以上級(jí)別審批才能借閱。四、部：四級(jí)，沒有

25、公布于社會(huì)的文件，只限于部有關(guān)人員使用借閱。第十六條 借閱手續(xù)：一、各部門經(jīng)辦人員因需要借閱檔案時(shí)，應(yīng)由其部門負(fù)責(zé)人出示書面借閱單向檔案員借閱，經(jīng)辦人必須在公司借閱登記表上簽字。二、檔案員接到借閱條，經(jīng)核查后，取出該項(xiàng)檔案，并在借閱登記表上注明借出日期和歸還日期，以備與時(shí)催還。三、檔案歸還時(shí)，經(jīng)檔案員核查無異后，檔案即歸入檔夾，填寫歸還日期，取消借閱記錄。四、借閱人不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借的檔案，不得在文件上圈點(diǎn)、畫線和涂改，未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)印和摘抄檔案。五、借閱人確因工作原因需要復(fù)印文件或摘抄文件，需借閱部門負(fù)責(zé)人書面請(qǐng)示，經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。六、借閱人應(yīng)于規(guī)定期限歸還。如有其他人借閱同一

26、檔案時(shí)，應(yīng)變更借閱登記，不得私自授受。第十七條 移交手續(xù)：一、需要進(jìn)行移交的檔案，需由檔案員編制檔案移交登記表，報(bào)公司負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)并指定其監(jiān)交人后，方可進(jìn)行移交。二、檔案移交登記表需注明：移交檔案目錄、公司負(fù)責(zé)人意見、移交方簽章、接收方簽章、移交時(shí)間、移交原因。檔案移交登記表一式兩份，移交方和接收方各一份并永久保管。第十八條 銷毀手續(xù)：一、公司任何個(gè)人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。二、每年保管期限已滿的檔案由檔案員編制紙質(zhì)和電子的檔案銷毀登記表，報(bào)公司負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)，并指定其監(jiān)銷人后方可進(jìn)行銷毀。檔案銷毀登記表需注明：銷毀檔案目錄、公司負(fù)責(zé)人意見、銷毀時(shí)間。檔案銷毀登記表需永久保管。三

27、、保管期限已滿但仍不能銷毀的檔案有下列四種：未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)；未了事項(xiàng)；正在進(jìn)行項(xiàng)目建設(shè)的建設(shè)單位、經(jīng)核定仍有保存參考價(jià)值者。應(yīng)單獨(dú)抽出立卷，直到事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。四、凡屬于密級(jí)的檔案資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀；一般的檔案資料，由總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)后方可銷毀。五、在銷毀公司檔案資料時(shí)，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專人監(jiān)督銷毀。第十九條 一、檔案室的任務(wù)是集中統(tǒng)一管理公司已形成的全部文件資料檔案，維護(hù)檔案的完整和安全，任何無關(guān)人員未經(jīng)許可不得入。二、檔案員應(yīng)忠于職守，遵守紀(jì)律，保守秘密，樹立全心全意為公司各項(xiàng)工作服務(wù)的思想，主動(dòng)，準(zhǔn)確，迅速地為利用者提供檔案資料。三、愛護(hù)檔

28、案室的一切設(shè)施設(shè)備，任何人未經(jīng)許可不得使用與隨意翻動(dòng)。第六章、附則第二十條 本制度最終解釋權(quán)、修改權(quán)歸融信企業(yè)辦公室，第二十一條 本制度從發(fā)布之日起實(shí)施。附表檔案員職責(zé)1、負(fù)責(zé)收集、統(tǒng)計(jì)、整理、立卷、鑒定、保管公司檔案；積極開展檔案的提供利用工作；2、認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理的相關(guān)規(guī)定、技術(shù)和業(yè)務(wù)知識(shí)，掌握歸檔的基本方法，保證檔案質(zhì)量。3、定期擦拭檔案架，保持檔案清潔，以防蟲蛀腐朽，如有破損或褪色的資料，應(yīng)當(dāng)與時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制，裝訂部分過窄或有字跡的資料，要用紙加以襯邊。紙面過大的書寫材料，要按卷宗大小折疊整齊，對(duì)字跡難以辨認(rèn)的資料，應(yīng)當(dāng)附上抄件。4、歸檔要注意整潔，歸檔前要先對(duì)文件資料進(jìn)行分類，再把文件資料按類別分組后分別裝入卷宗，以便歸檔時(shí)所有資料都能隨手而得，避免盲目查找。5、做好工作，并采取防盜、防火、防水、防潮、防塵、防鼠、防高溫、防強(qiáng)光等措施。6、每年進(jìn)行一次檔案清理，編制或更新文件索引，以便查找。檔案借閱申請(qǐng)單職務(wù)部門所借檔案借閱時(shí)間借閱原因部門領(lǐng)導(dǎo)檔案負(fù)責(zé)人檔案借閱申請(qǐng)單職務(wù)部門所借檔案借閱時(shí)間借閱原因部門領(lǐng)導(dǎo)檔案負(fù)責(zé)人檔案借閱申請(qǐng)單職務(wù)部門所借檔案借閱時(shí)間借閱原因部門領(lǐng)導(dǎo)檔案負(fù)責(zé)人檔案銷毀申請(qǐng)單銷毀檔案目錄銷毀原因銷毀時(shí)間申請(qǐng)人檔案負(fù)責(zé)人意見檔案銷毀申請(qǐng)單銷毀檔案目錄銷毀原因銷毀時(shí)間申請(qǐng)人檔案負(fù)責(zé)人意見檔案銷毀申請(qǐng)單銷毀檔案目錄銷毀原因銷毀時(shí)間申