第二節(jié) 公文格式

1、第二節(jié)第二節(jié) 公文的格式公文的格式國務(wù)院辦公廳在國務(wù)院辦公廳在20002000年年8 8月月2424日發(fā)布了日發(fā)布了國家行政機關(guān)公文處理辦法國家行政機關(guān)公文處理辦法，這一，這一法規(guī)于法規(guī)于20012001年年1 1月月1 1日正式施行。國家質(zhì)日正式施行。國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局又發(fā)布了量技術(shù)監(jiān)督局又發(fā)布了中華人民共和中華人民共和國國家標(biāo)準(zhǔn)國國家標(biāo)準(zhǔn)國家行政機關(guān)公文格式國家行政機關(guān)公文格式。這一國家標(biāo)準(zhǔn)成為了公文的法定格式。這一國家標(biāo)準(zhǔn)成為了公文的法定格式。 依據(jù)依據(jù)中華人民共和國國家中華人民共和國國家標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn)國家行政機關(guān)公文格國家行政機關(guān)公文格式式的規(guī)定，將組成公文的的規(guī)定，將組成公文的各格式要素劃

2、分為各格式要素劃分為眉首、主眉首、主體、版記體、版記三個部分。三個部分。置于公文首頁置于公文首頁紅色反線以上紅色反線以上的各要素統(tǒng)稱的各要素統(tǒng)稱眉首。眉首。 又稱印制編又稱印制編號，是將同號，是將同一文稿印制一文稿印制若干份時，若干份時，每份公文的每份公文的順序編號順序編號。 注意事項：注意事項： 絕密、機密級的公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號；絕密、機密級的公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號； 其他要收回保管或銷毀的公文也應(yīng)編制份其他要收回保管或銷毀的公文也應(yīng)編制份數(shù)序號；數(shù)序號； 可根據(jù)公文的份數(shù)決定編幾位，如印可根據(jù)公文的份數(shù)決定編幾位，如印1000份，序號就為份，序號就為4位數(shù)，至少不少于位數(shù)，至少不少于2位數(shù)

3、。位數(shù)。 秘密等級秘密等級( (可以簡稱為密級可以簡稱為密級) )是標(biāo)識公文保是標(biāo)識公文保密程度的一種標(biāo)志。密程度的一種標(biāo)志。 公文的保密程度分為絕密、機密、秘密三級。公文的保密程度分為絕密、機密、秘密三級。絕密級事項保密時間不超過絕密級事項保密時間不超過3030年；機密級事項年；機密級事項保密時間不超過保密時間不超過2020年；秘密級事項保密時間不年；秘密級事項保密時間不超過超過1010年。年。 “絕密絕密”是最重要的黨和國家秘密，是最重要的黨和國家秘密，泄露會使國家安全遭受特別嚴(yán)重泄露會使國家安全遭受特別嚴(yán)重?fù)p害；損害；“機密機密”的泄露會使國家安全遭的泄露會使國家安全遭受嚴(yán)重?fù)p害；受嚴(yán)重

4、損害；“秘密秘密”的泄露會使國家安全遭的泄露會使國家安全遭受到損害。受到損害。如需同時標(biāo)識如需同時標(biāo)識密級和保密期限，密級和保密期限，密級和保密期限密級和保密期限之間用之間用“”隔隔開。開。 緊急程度是對公文送緊急程度是對公文送達(dá)時限的要求。緊急達(dá)時限的要求。緊急公文應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明公文應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明“特急特急”、“急件急件”的字樣。如果是以電的字樣。如果是以電報的形式下發(fā)的公文，報的形式下發(fā)的公文，緊急程度分為緊急程度分為特提、特提、特急、加急、平急特急、加急、平急四四個等級。個等級。發(fā)文機關(guān)發(fā)文機關(guān)標(biāo)識是公文責(zé)任者名稱的標(biāo)注，即標(biāo)識是公文責(zé)任者名稱的標(biāo)注，即人們通常所稱的人們通常所稱的“紅頭紅頭

5、”。它是由發(fā)文機關(guān)它是由發(fā)文機關(guān)全稱全稱或或規(guī)范化簡稱規(guī)范化簡稱加加“文件文件”二字組成的。二字組成的。發(fā)文機關(guān)發(fā)文機關(guān)全稱全稱應(yīng)以批準(zhǔn)該機關(guān)成立的應(yīng)以批準(zhǔn)該機關(guān)成立的文件核文件核定的名稱定的名稱為準(zhǔn)。為準(zhǔn)。 聯(lián)合行文聯(lián)合行文時應(yīng)使主時應(yīng)使主辦機關(guān)名稱在前，辦機關(guān)名稱在前，“文件文件”二字置于二字置于發(fā)文機關(guān)名稱右側(cè)；發(fā)文機關(guān)名稱右側(cè)；如聯(lián)合行文機關(guān)過如聯(lián)合行文機關(guān)過多，多，必須保證公文必須保證公文首頁顯示正文首頁顯示正文。發(fā)文字號，簡稱文號，又發(fā)文字號，簡稱文號，又稱公文編號，是指發(fā)文機稱公文編號，是指發(fā)文機關(guān)同一年度公文排列的順關(guān)同一年度公文排列的順序號，由序號，由發(fā)文機關(guān)代字發(fā)文機關(guān)代字

6、、年份年份和和序號序號組成。發(fā)文字組成。發(fā)文字號組成的三部分的順序號組成的三部分的順序不不可任意顛倒調(diào)換?？扇我忸嵉拐{(diào)換。 注意事項：注意事項：（1 1）發(fā)文年度和發(fā)文順序號用）發(fā)文年度和發(fā)文順序號用阿拉伯?dāng)?shù)字阿拉伯?dāng)?shù)字書寫，發(fā)文年書寫，發(fā)文年度號標(biāo)注在六角括號內(nèi)。度號標(biāo)注在六角括號內(nèi)。（2 2）發(fā)文年度應(yīng)標(biāo)）發(fā)文年度應(yīng)標(biāo)全稱全稱，不能簡稱，例如，不能簡稱，例如，“20082008”不能簡寫為不能簡寫為“0808”。（3 3）發(fā)文順序號分年度從）發(fā)文順序號分年度從1 1號起，按公文的簽發(fā)時間的號起，按公文的簽發(fā)時間的先后先后依次編號，不能跳號，不留有空號，不隨意編號，依次編號，不能跳號，不留有

7、空號，不隨意編號，不編虛位（即不編虛位（即“1”1”不編為不編為“001”001”），不加），不加“第第”字字。（4 4）行政機關(guān)之間）行政機關(guān)之間聯(lián)合行文聯(lián)合行文，標(biāo)注主辦機關(guān)的發(fā)文字號。，標(biāo)注主辦機關(guān)的發(fā)文字號。（5 5）如果一個機關(guān)的文件數(shù)量較多，還可在發(fā)文字號中如果一個機關(guān)的文件數(shù)量較多，還可在發(fā)文字號中加上一個加上一個類別標(biāo)志類別標(biāo)志，反映文件業(yè)務(wù)內(nèi)容的類別或歸屬。，反映文件業(yè)務(wù)內(nèi)容的類別或歸屬。 簽發(fā)人是指代表行政機關(guān)批準(zhǔn)發(fā)出公文的機簽發(fā)人是指代表行政機關(guān)批準(zhǔn)發(fā)出公文的機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人。關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人。簽發(fā)人標(biāo)識僅在上報的公文中才出現(xiàn)簽發(fā)人標(biāo)識僅在上報的公文中才出現(xiàn)（即上行文）。（即上行文）。

8、標(biāo)識簽發(fā)人姓名，主要目的是為標(biāo)識簽發(fā)人姓名，主要目的是為上級單位的領(lǐng)導(dǎo)人了解下級單位誰對上報事件負(fù)上級單位的領(lǐng)導(dǎo)人了解下級單位誰對上報事件負(fù)責(zé)。責(zé)。簽發(fā)人是對公文內(nèi)容負(fù)責(zé)的一種標(biāo)志。簽發(fā)人是對公文內(nèi)容負(fù)責(zé)的一種標(biāo)志。 如有多個簽發(fā)人如有多個簽發(fā)人( (會簽人會簽人) )，主辦單主辦單位簽發(fā)人姓名位簽發(fā)人姓名置于第置于第1 1行，其他簽發(fā)人姓行，其他簽發(fā)人姓名名從第從第2 2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機關(guān)順序依次順排按發(fā)文機關(guān)順序依次順排主體要素是指公文首頁紅色反線以下至主體要素是指公文首頁紅色反線以下至公文末頁主題詞以上的各個要素。公文末頁主題詞以上的各個要

9、素。 主體部分，主體部分，又稱行文部分，通常由又稱行文部分，通常由標(biāo)題、標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件、成文日期、公文主送機關(guān)、正文、附件、成文日期、公文生效標(biāo)識、附注生效標(biāo)識、附注等項目構(gòu)成。等項目構(gòu)成。標(biāo)題是指標(biāo)明某一公文主要內(nèi)容的標(biāo)題是指標(biāo)明某一公文主要內(nèi)容的概概括性名稱括性名稱。公文標(biāo)題要公文標(biāo)題要準(zhǔn)確、簡要準(zhǔn)確、簡要地概括公文的地概括公文的主要內(nèi)容。主要內(nèi)容。完整的公文標(biāo)題由完整的公文標(biāo)題由“發(fā)文機關(guān)名稱發(fā)文機關(guān)名稱+ +事事由由+ +公文文種公文文種”三部分構(gòu)成。三部分構(gòu)成。 公文的標(biāo)題可以省略發(fā)文機關(guān)，構(gòu)成公文的標(biāo)題可以省略發(fā)文機關(guān)，構(gòu)成“事事由由+ +文種文種”的形式。的形式。如：

10、如：關(guān)于印發(fā)關(guān)于印發(fā)20112012學(xué)年第一學(xué)學(xué)年第一學(xué)期期末考試安排表的通知期期末考試安排表的通知 公文的標(biāo)題也可以省略事由，構(gòu)成公文的標(biāo)題也可以省略事由，構(gòu)成“發(fā)文發(fā)文機關(guān)機關(guān)+ +文種文種”的形式。的形式。如：如：成都市公安局公告成都市公安局公告 標(biāo)題較長，需標(biāo)題較長，需要要回行時，要回行時，要做到詞意完整，做到詞意完整，排列對稱，間排列對稱，間距恰當(dāng)距恰當(dāng)。撰寫公文標(biāo)題應(yīng)注意的事項撰寫公文標(biāo)題應(yīng)注意的事項所有公文標(biāo)題均所有公文標(biāo)題均不可省略文種不可省略文種。除簡。除簡單的周知性公文外一般也不省略事由單的周知性公文外一般也不省略事由。（如如公告公告、通告通告）公文標(biāo)題中公文標(biāo)題中一般不使

11、用標(biāo)點符號，一般不使用標(biāo)點符號，除除法規(guī)、規(guī)章名稱等可加書名號外。法規(guī)、規(guī)章名稱等可加書名號外。（如：如：關(guān)于學(xué)習(xí)中國共產(chǎn)黨黨員領(lǐng)導(dǎo)干關(guān)于學(xué)習(xí)中國共產(chǎn)黨黨員領(lǐng)導(dǎo)干部廉潔從政若干準(zhǔn)則的通知部廉潔從政若干準(zhǔn)則的通知 ）主送機關(guān)即公文的主送機關(guān)即公文的主要受文機關(guān)主要受文機關(guān)，是負(fù)，是負(fù)責(zé)承辦或答復(fù)該文內(nèi)容的機關(guān)。也叫做責(zé)承辦或答復(fù)該文內(nèi)容的機關(guān)。也叫做“上款上款”、“抬頭抬頭”。確定主送機關(guān)確定主送機關(guān)要要根據(jù)各級行政機關(guān)的行文關(guān)系，各自的根據(jù)各級行政機關(guān)的行文關(guān)系，各自的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍來確定。隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍來確定。 確立主送機關(guān)的注意事項確立主送機關(guān)的注意事項上行文上行文，一般只寫一個主

12、送機關(guān)。，一般只寫一個主送機關(guān)。 下行文下行文，有，有專發(fā)性專發(fā)性和和普發(fā)性普發(fā)性兩種。兩種。 專發(fā)性的公文專發(fā)性的公文是指專門向某一個機關(guān)下發(fā)的公文，是指專門向某一個機關(guān)下發(fā)的公文，只能有一個主送機關(guān)；只能有一個主送機關(guān)； 普發(fā)性的公文，普發(fā)性的公文，主送機關(guān)可以主送機關(guān)可以不止不止一個，但在排一個，但在排列主送機關(guān)名稱時，要按照黨、政、軍、群的順序列主送機關(guān)名稱時，要按照黨、政、軍、群的順序排列；或者使用泛稱，如排列；或者使用泛稱，如“公司直屬各部門公司直屬各部門”；面；面向機關(guān)全體人員或者社會群體的，或者公務(wù)是周知向機關(guān)全體人員或者社會群體的，或者公務(wù)是周知的、重大的公布性公文，常常不寫

13、主送機關(guān)。的、重大的公布性公文，常常不寫主送機關(guān)。如果主送機關(guān)名稱如果主送機關(guān)名稱過多過多，使得公文首頁不，使得公文首頁不能顯示正文，就要將主送機關(guān)名稱移至版記能顯示正文，就要將主送機關(guān)名稱移至版記中的主題詞之下，抄送之上。中的主題詞之下，抄送之上。 公文公文不得越級主送不得越級主送，如因特殊情況，必需，如因特殊情況，必需越級行文時，應(yīng)抄送被越過的上級機關(guān)。越級行文時，應(yīng)抄送被越過的上級機關(guān)。 正文正文是公文的是公文的核心部分核心部分，用來表述公，用來表述公文的具體內(nèi)容，除了個別的簡短的公文文的具體內(nèi)容，除了個別的簡短的公文外，正文內(nèi)容一般分外，正文內(nèi)容一般分開頭、主體、結(jié)尾開頭、主體、結(jié)尾三

14、部分。三部分。 附件是公文正文附屬材料的順序和名附件是公文正文附屬材料的順序和名稱的標(biāo)注。公文正文中有一些內(nèi)容，如稱的標(biāo)注。公文正文中有一些內(nèi)容，如圖圖表、名單、規(guī)章制度表、名單、規(guī)章制度等，如穿插在公文正等，如穿插在公文正文中，往往隔斷公文前后意思的聯(lián)系而造文中，往往隔斷公文前后意思的聯(lián)系而造成閱讀上的不便。這時需要將其從公文正成閱讀上的不便。這時需要將其從公文正文中抽出而作為公文的附件單獨表述。文中抽出而作為公文的附件單獨表述。公文的附件是正文內(nèi)容的組成部分，與公文的附件是正文內(nèi)容的組成部分，與公文正文一樣公文正文一樣具有同等效力具有同等效力。 公文如有附件，要標(biāo)注公文如有附件，要標(biāo)注名稱

15、名稱。如有多個。如有多個附件，要標(biāo)注附件，要標(biāo)注序號序號，使用，使用阿拉伯?dāng)?shù)字阿拉伯?dāng)?shù)字。附件應(yīng)當(dāng)與主件附件應(yīng)當(dāng)與主件裝訂裝訂在一起，因故不能與在一起，因故不能與主件裝訂在一起，要在附件的首頁左上角注主件裝訂在一起，要在附件的首頁左上角注明公文的發(fā)文字號，與文件同時發(fā)送。明公文的發(fā)文字號，與文件同時發(fā)送。成文日期是公文生效的成文日期是公文生效的法定法定時間，時間，一是發(fā)出日期（一般文件）；二一是發(fā)出日期（一般文件）；二是簽發(fā)日期；三是是簽發(fā)日期；三是通過日期（會議文件）。通過日期（會議文件）。這這是公是公文的一項重要內(nèi)容。公文如果沒文的一項重要內(nèi)容。公文如果沒有生效時間，在某種意義上說就有生效

16、時間，在某種意義上說就是一紙空文。是一紙空文。成文日期要用成文日期要用漢字漢字小寫數(shù)字小寫數(shù)字，不能用，不能用阿拉伯?dāng)?shù)字阿拉伯?dāng)?shù)字或或阿拉阿拉伯?dāng)?shù)字與漢字混用伯?dāng)?shù)字與漢字混用，同時年、月、日要同時年、月、日要齊全。由于印章要齊全。由于印章要加蓋在成文日期上，加蓋在成文日期上，成文日期要依印章成文日期要依印章的位置而定。的位置而定。 印章是公文效印章是公文效力的表現(xiàn)形式，是力的表現(xiàn)形式，是公文效力最權(quán)威的公文效力最權(quán)威的憑證。對于公文來憑證。對于公文來講，除了講，除了會議紀(jì)要會議紀(jì)要或以電報形式發(fā)出或以電報形式發(fā)出的的以外，都必須加以外，都必須加蓋印章。蓋印章。 加蓋印章應(yīng)注意的事項加蓋印章應(yīng)注

17、意的事項聯(lián)合聯(lián)合上報上報的非法規(guī)性公文，由的非法規(guī)性公文，由主辦機關(guān)主辦機關(guān)加蓋印章；聯(lián)合加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)下發(fā)的公文，聯(lián)合的發(fā)的公文，聯(lián)合的發(fā)文機關(guān)文機關(guān)均要均要加蓋印章。加蓋印章。不要不要漏蓋漏蓋或蓋得或蓋得模糊不清模糊不清，這都是不，這都是不符合要求的。不能符合要求的。不能留白太大留白太大，上面，上面不不能壓正文能壓正文，下面最好，下面最好“騎年壓月騎年壓月”，注意不能將印章注意不能將印章蓋歪蓋歪。 附注是對公文的附注是對公文的發(fā)放范圍、使用發(fā)放范圍、使用時需注意的事項時需注意的事項的說明。如的說明。如“此件此件發(fā)至縣團(tuán)級發(fā)至縣團(tuán)級”、“此件可見報此件可見報”等。等。需要注意的是附注需要

18、注意的是附注不是對公文內(nèi)容不是對公文內(nèi)容的注釋或解釋的注釋或解釋。 公文版面公文版面最后一面，主最后一面，主題詞以下的各題詞以下的各個要素稱為版?zhèn)€要素稱為版記要素。記要素。 主題詞主題詞是用來揭示公文內(nèi)容和歸屬類是用來揭示公文內(nèi)容和歸屬類別的關(guān)鍵性詞語，便于公文檢索查詢的規(guī)別的關(guān)鍵性詞語，便于公文檢索查詢的規(guī)范化詞。范化詞。 標(biāo)注主題詞是標(biāo)注主題詞是文書部門和檔案部門相文書部門和檔案部門相互銜接的一項工作互銜接的一項工作。 主題詞的主題詞的選詞范圍選詞范圍通常是由公文制發(fā)通常是由公文制發(fā)機關(guān)的最高行政機關(guān)負(fù)責(zé)制定的發(fā)布的公機關(guān)的最高行政機關(guān)負(fù)責(zé)制定的發(fā)布的公文文主題詞表主題詞表。標(biāo)引主題詞的注

19、意事項標(biāo)引主題詞的注意事項要掌握選詞原則，選用最能反映公文要掌握選詞原則，選用最能反映公文主題內(nèi)容的詞語，主題內(nèi)容的詞語，一般不超過七個一般不超過七個。 要使用主題詞表，標(biāo)注主題詞要使用主題詞表，標(biāo)注主題詞不可自不可自作決定作決定。 標(biāo)引時遵循標(biāo)引時遵循“先內(nèi)容、后形式先內(nèi)容、后形式”的原的原則或：則或：“類別詞（內(nèi)容）、類屬詞（歸類別詞（內(nèi)容）、類屬詞（歸屬）、文種屬）、文種”。 抄送機關(guān)抄送機關(guān)是指收是指收受公文并了解公文受公文并了解公文的內(nèi)容但的內(nèi)容但不承擔(dān)主不承擔(dān)主辦和答復(fù)責(zé)任辦和答復(fù)責(zé)任的機的機關(guān)，關(guān)，即除主送機關(guān)之外即除主送機關(guān)之外需要協(xié)助辦理或知曉公需要協(xié)助辦理或知曉公文內(nèi)容的其

20、他機關(guān)。文內(nèi)容的其他機關(guān)。抄抄送機關(guān)通常看作送機關(guān)通?？醋鞔未我氖芪臋C關(guān)。的受文機關(guān)。 標(biāo)注抄送機關(guān)的注意事項標(biāo)注抄送機關(guān)的注意事項抄送機關(guān)標(biāo)識在主題詞之下，抄送機關(guān)標(biāo)識在主題詞之下，抄送機關(guān)間抄送機關(guān)間要用逗號隔開，最后一個抄送機關(guān)后標(biāo)句要用逗號隔開，最后一個抄送機關(guān)后標(biāo)句號，可以防止號，可以防止私加抄送機關(guān)或變造公文私加抄送機關(guān)或變造公文。 印發(fā)機關(guān)是指公文的印發(fā)機關(guān)是指公文的印制主管部門，一般印制主管部門，一般是各機關(guān)的辦公廳是各機關(guān)的辦公廳( (室室) )或文秘部門?；蛭拿夭块T。印發(fā)日印發(fā)日期不同于發(fā)文時間期不同于發(fā)文時間。公文印制份數(shù)公文印制份數(shù)根據(jù)公文的發(fā)根據(jù)公文的發(fā)放范圍，即實放范圍，即實際需要量而定際需要量而定印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期標(biāo)注在印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期標(biāo)注在抄送機關(guān)之下。印發(fā)機關(guān)如抄送機關(guān)之下。印發(fā)機關(guān)如果字?jǐn)?shù)果字?jǐn)?shù)太多太多，可以自行簡化。，可以