采購流程初步方案說課講解

1、采購流程初步方案二、人員配置 供應(yīng)商開發(fā)一名 價格談判、供應(yīng)商審核以及驗收一名（主管） 跟單一名 助理一名三、采購流程1. 采購申請采購申請（書面和電子文檔）1.（1）固定資產(chǎn)或大項目/大金額采購（例如5，000元以上）需求部門或個人根據(jù)需要某種或某些物料， 必須按照規(guī)定的格式填寫請購單，內(nèi)容要素：請購物品的序列編號、請購的所屬部門、申請日期、用途、品名、數(shù)量、規(guī)格（請購物品的樣品或圖紙或技術(shù)資料需作為附件形式附在請購單背面）、預(yù)估金額、需求時間、特殊要求備注、請購人/部門、主管簽字、采購部簽字、財務(wù)審核及總/副總經(jīng)理簽字。（如表1、）1.（2）一般物資采購，包括定期采購以及零星貨品、耗材采購

2、（例如5，000 元以下）請購表的內(nèi)容要素：申請日期、請購部門、品類、用途、品名、數(shù)量、規(guī)格、預(yù)估金額、到貨時間以及特殊需求的備注，無需總經(jīng)理/副總經(jīng)理簽字。（如表2、）請購人或部門在采購部簽字接收后應(yīng)備份留底請購單。當遇上特殊或緊急狀況，請購人所屬部門主管無法及時簽字確認時，可以通過能留有字面信息的聯(lián)系方式進行確認，交采購部門簽字后補手續(xù)。請購部門如有指定品牌或供應(yīng)商需提交書面說明作為附件附于請購單背面。請購單如有更改需請購方報之相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)確認簽字方可提交到采購部。2. 采購部規(guī)范化接收請購單采購部規(guī)范化接收請購單采購人員在接受請購單時必須要對字跡、簽字、物品要求等各方面進行審核。如物料規(guī)格圖

3、紙信息不全、相關(guān)簽字不全等將不予受理。采購部受理前應(yīng)及時從庫存部獲取庫存信息，避免重復(fù)采購造成庫存積壓。對于不符合相關(guān)規(guī)定的請購單，由采購部及時以書面形式通知請購方并說明其原因。對于緊急請購項目作優(yōu)先級處理。無法達到請購部門的規(guī)定時限內(nèi)完成采購任務(wù)的應(yīng)給予及時通知，以便作出及時調(diào)整。3. 詢價、議價、招標供應(yīng)商詢價、議價、招標供應(yīng)商3（1）. 制定詢價表單模板 要素包括品名、數(shù)量、規(guī)格型號、質(zhì)量要求、單價、稅率、稅價合計、付款方式、交期、包裝要求、配送方式、運費、售后服務(wù)、質(zhì)保期。另附上一份供求雙方的保密協(xié)議。（如表3、）3（2）. 大金額項目線上招標詢價 遵循本公司現(xiàn)有流程操作3（3）. 小

4、金額項目線下詢價采購員收集相關(guān)供應(yīng)商信息進行初步篩選后交由采購部經(jīng)理審核；采購員通過對篩選出的生產(chǎn)商或供貨服務(wù)商直接詢價，按三方報價的原則；要求采購員完成詢價單的填寫；由采購部主管進行審核篩選；將詢價所有信息資料共享提交請購部門以及領(lǐng)導(dǎo)，并讓其書面確認，如詢價不通過將重新返回上一流程進行3（4）. 比價、議價環(huán)節(jié)對于老產(chǎn)品，采購員可以通過以往的該產(chǎn)品的報價進行比對對于新品項，采購員應(yīng)通過多家供應(yīng)商的報價進行比對（如見表4、）比價議價的結(jié)果匯總并交由領(lǐng)導(dǎo)審核確認3(5). 供應(yīng)商審核評定流程 有采購主管對供應(yīng)商的審核標準、考核方案的制定，以其實施 經(jīng)理對考核結(jié)果的審核及審批 合格供應(yīng)商被列入供應(yīng)

5、商信息庫 根據(jù)不同品項、不同規(guī)模的采購對供應(yīng)商的審核評定的體系依據(jù)有所不同， 可以根據(jù)本企業(yè)的以服務(wù)為主的特性將供應(yīng)商分為A、B、C三個等級 A等級- 戰(zhàn)略型供應(yīng)商 B等級- 合作型供應(yīng)商 C等級- 應(yīng)急型供應(yīng)商 對A級戰(zhàn)略型供應(yīng)商的審核可以按照相關(guān)的質(zhì)量體系標準來進行評估以及評 分量化審核 （詳見附件表） 對B級合作型供應(yīng)商的審核按照本公司的需要進行5S考核 關(guān)于C級應(yīng)急型供應(yīng)商基本屬于小規(guī)模的經(jīng)銷商或貿(mào)易商，公司對其通過對 零星采購貨品的質(zhì)量、服務(wù)誠信度、票據(jù)的合法性來作為檢驗的要素。4. 樣品定制流程樣品定制流程4 (1). 常規(guī)流程采購部門及時提供詳細準確的產(chǎn)品數(shù)據(jù)以及相關(guān)圖紙給供應(yīng)商

6、或生產(chǎn)商與供應(yīng)商簽訂打樣合同（如見表5、）生產(chǎn)商在規(guī)定的時間內(nèi)完成打樣環(huán)節(jié)；在打樣期間采購方采購員實時進行跟蹤、督導(dǎo)，如有偏差及時進行調(diào)整改進；供應(yīng)商在合同規(guī)定時間內(nèi)完成打樣，必須及時提供給采購方；采購部門將樣品交由請購部門進行確認，簽字交由上級領(lǐng)導(dǎo)審批確認后， 由采購經(jīng)理制定購貨合同4（2）. 訂單分流的方法（在單項訂單量大以及有合適的老供應(yīng)商的情況下）在原有公司供應(yīng)商信息庫里搜尋合適的供應(yīng)商操作訂單上50%的份額， 協(xié)商要求免費打樣（基于已有一定程度的合作關(guān)系基礎(chǔ)上）同時將訂單上另50%的份額交給已通過比價議價環(huán)節(jié)篩選出來的新供應(yīng)商，此方法的優(yōu)勢在于以舊帶新， 既可以節(jié)省打樣費又可以開發(fā)出

7、新的合格的供應(yīng)商來為我公司服務(wù)。5. 購貨合同購貨合同5（1）. 對于新的供應(yīng)商，如所采購的屬于生產(chǎn)制造類產(chǎn)品例如工作服、定制辦公家具、櫥柜以及以及廣告宣傳品等， 需先實施小批量試生產(chǎn)的簽訂合同，如滿足本公司各方面的需求再簽訂批量合同。5（2）. 對于老供應(yīng)商，根據(jù)以往的考核業(yè)績來確定是否需要簽訂試生產(chǎn)合同或直接量產(chǎn)合同5（3）.關(guān)于付款方式公司的帳期為30天，但對于采購數(shù)額大且金額大的采購項目也可以有另一種方式：50%預(yù)付款 + 30%到貨款 + 20%驗收合格款 6. 跟單流程跟單流程6（1）. 由采購部跟單人員在采購合同生效即日起，開始對供應(yīng)商的供貨進度、產(chǎn)品質(zhì)量、抽檢、數(shù)量核對、包裝規(guī)

8、格進行實時跟蹤檢驗、督導(dǎo)，并做好跟單記錄，及時反饋給采購經(jīng)理。（如見表6、）6（2）. 如發(fā)現(xiàn)問題或偏差及時要求供應(yīng)商進行修正，如質(zhì)量出現(xiàn)重大偏差或由于供應(yīng)商單方面的問題造成嚴重的供貨逾期，必須及時反饋給采購經(jīng)理，由采購經(jīng)理直面供應(yīng)商就彌補各項損失一案進行談判6（3）. 采購跟單員在供應(yīng)商預(yù)計出貨的前幾天需要核對產(chǎn)品的數(shù)量、質(zhì)量、包裝符合度、發(fā)貨單的收貨地址、收貨時間以及供應(yīng)商的開票信息。u 另外，必須注意任何價格信息都不得出現(xiàn)在除詢價單、合同單以外的單據(jù)中。 6. 質(zhì)檢質(zhì)檢、收貨、收貨流程流程 根據(jù)采購物料的不同品項，其質(zhì)檢的項目、標準等方面都是不同的，對于采購部來說應(yīng)該有如下的流程：6（1

9、）. 將物料庫中所有物料根據(jù)品類正確歸類，根據(jù)物料庫中現(xiàn)有的產(chǎn) A. 按照工藝流程基本分為：制造加工類貿(mào)易供貨類 B. 按照材質(zhì)基本分為：醫(yī)藥化學(xué)品試劑類紡織品類紙類木材加工類塑料制品類電子類印刷制品類 C. 按照用途基本分為文化辦公類體育娛樂類五金交電類休閑用品類人體潔護類辦公用具類家用清潔類6（2）. 根據(jù)不同的品類建立相對應(yīng)的質(zhì)檢體系及標準基于目前公司在QC部門的投入力度，尚無法實現(xiàn)對所有品項的定項質(zhì)量體系，所以只能采用一種通用驗貨的模式。（如見表7、）另外，目前在我之前的工作經(jīng)歷中可以對服裝類、塑料制品類、家具類、印刷/禮品/包裝類提供質(zhì)檢參照表6（3）. 采購跟單員根據(jù)規(guī)范的驗貨質(zhì)檢

10、流程對供應(yīng)商的產(chǎn)品進行貨品的10-15% 的抽檢對于量非常小的貨品可以全數(shù)質(zhì)檢如現(xiàn)場質(zhì)檢發(fā)現(xiàn)廢品率超標，必須及時通知采購經(jīng)理，并同時對供應(yīng)商的供貨產(chǎn)品做更深入的檢驗，對所有不合格貨品做實樣拍照留底質(zhì)檢完成必須由供貨商簽字、蓋章，一式兩份（供貨商、公司采購部各一份），如果在本公司倉庫進行質(zhì)檢，供貨商不在現(xiàn)場時，必須將質(zhì)檢報告以掃描件電郵或傳真的方式發(fā)給供貨商并附上所有不合格產(chǎn)品的照片，要求供應(yīng)商簽字、蓋章確認后將其掃描件回傳給公司采購部6（4）. 采購經(jīng)理確認收貨在跟單員確認質(zhì)檢合格的情況下，采購經(jīng)理協(xié)同請購部門進行二次質(zhì)檢確認簽字。確認無誤后，入庫歸類（根據(jù)固定資產(chǎn)、一般耗材、辦公用品劃分）表

11、1、固定資產(chǎn)購置申請表企業(yè)名稱企業(yè)名稱 編號編號 申請日期申請日期 申請部門申請部門 品名 預(yù)估金額 規(guī)格型號規(guī)格型號 數(shù)量 到貨時間 用途用途備注 申請人：申請人： 部門主管：部門主管： 采購部簽字：采購部簽字： 財務(wù)審核：財務(wù)審核： 總經(jīng)理：總經(jīng)理： 表2、耗材購置申請表 部門部門品類品類用途用途品名品名數(shù)量數(shù)量規(guī)格規(guī)格預(yù)估金額預(yù)估金額到貨時間到貨時間備注備注1 2 3申請人：申請人： 部門主管：部門主管： 采購部簽字：采購部簽字： 財務(wù)審核：財務(wù)審核： 表3、詢價單報價截止日：報價截止日： 詢價單編號：詢價單編號： 序號序號品名規(guī)格型號數(shù)量單價/單位稅率稅價合計備注1 2 3 采購單位采

12、購單位 購貨要求質(zhì)量要求 付款方式 包裝要求 售后服務(wù) 質(zhì)保期 購方信息公司名稱 地址 聯(lián)系人 職務(wù) 郵箱 聯(lián)系電話 傳真 網(wǎng)址 報價單位報價單位報價方要求運費 配送方式 供貨周期 報價方信息公司名稱 地址 聯(lián)系人 職務(wù) 郵箱 聯(lián)系電話 傳真 網(wǎng)址 表4、 比價/招標匯總表物料物料名稱名稱規(guī)規(guī) 格格單單位位包裝包裝標準標準公司名稱公司名稱一次報價一次報價二次報二次報價價工期工期付款付款方式方式聯(lián)系人聯(lián)系人選定選定廠家廠家 采購部意見：采購部意見： 經(jīng)辦人：經(jīng)辦人： 采購部：采購部： 請購部：請購部： 副總副總： 財務(wù)部：財務(wù)部： 總經(jīng)理：總經(jīng)理：企業(yè)名稱： 制表時間： 年 月 日表5、打樣合同

13、上海一兆韋德購貨打樣合同甲方：上海一兆韋德（以下內(nèi)容簡稱甲方）乙方: 上海*有限公司（以下內(nèi)容簡稱乙方）序號產(chǎn)品名稱產(chǎn)品材質(zhì)外形尺寸打樣周期試樣單價稅率價稅合計備注123合計：0.00公司票據(jù)信息采集表公司名稱（全稱） 電話:傳真:開戶銀行名稱開戶銀行帳號:稅務(wù)登記證:注：1.本合同計算貨幣為人民幣（RMB)；2.本合同只針對當前甲方已提供資料（ 包括3D圖檔、CAD(2D圖紙）、PDF圖紙、樣品及訂制模具要求等）進行生產(chǎn)及報價；3.在本簽訂后如甲方變更，增加或減少之前提供的資料要求信息都有可能會對本報價單的金額有所影響需另行追加協(xié)議；4.本打樣合同的內(nèi)容為最終的打樣報價，付款方式為甲方在乙方

14、供貨前付清所有本合同的款項；5.本訂單合同在簽署蓋章后立即生效，甲乙雙方任何一方以單方面毀約將賠付另一方合同總金額叁倍的違約金；6.乙方承擔交貨至甲方過程中的交通運輸費（僅指上海市內(nèi)）；8.自合同生效日起甲方必須按照合同規(guī)定日期付款，如付款逾期，甲方將承擔一切不良后果并賠付乙方因付款逾期造成的損失。甲方簽章：乙方簽章：簽約日期：簽約日期：表6、跟單表跟單員：跟單員： 跟單項目跟單項目 距訂單投放日距訂單投放日 供貨商供貨商 已生產(chǎn)數(shù)量 抽檢數(shù)量 抽檢合格數(shù)抽檢合格數(shù) 包裝狀況 預(yù)計完成日 檢測結(jié)論檢測結(jié)論 跟單日期： 訂單號： 記錄編號：供應(yīng)商調(diào)查評估表供應(yīng)商調(diào)查評估表1企業(yè)名稱：2公司地址：

15、3公司法人 姓名: 電話/傳真: 手機: 4業(yè)務(wù)負責人 姓名: 電話/傳真: 手機: 5品質(zhì)負責人姓名: 電話/傳真: 手機: 6企業(yè)性質(zhì)： 國營 私營 國外獨資 股份制 中外合資 貿(mào)易商/代理商 其他： 7企業(yè)成立時間：8企業(yè)占地面積：9主要客戶及銷售市場：10年產(chǎn)量/年產(chǎn)值（萬元）：11職工總數(shù): 人, 其中職員 人， 工人 : 人，QC 人12最低訂購量 ：13主要生產(chǎn)產(chǎn)品 :名稱 生產(chǎn)線（條）或其它 每（日/月）產(chǎn)量 A： B：C：14主要生產(chǎn)設(shè)備 ：名稱 ： 數(shù)量 :名稱 ： 數(shù)量 :名稱 :數(shù)量 : A: D： G: B:E：H: C:F：I:15主要檢測設(shè)備 ：名稱 ： 數(shù)量名稱

16、： 數(shù)量名稱： 數(shù)量 A: D： G: B:E：H: C:F：I:16是否能夠提供樣件 (Y/N):17新產(chǎn)品開發(fā)能力 (Y/N)： 18經(jīng)常地對關(guān)鍵崗位工作人員進行培訓(xùn) (Y/N)： 19是否通過ISO9000認證及其它體系認證 (Y/N):結(jié)論可用可用 不可用不可用可用可用 不可用不可用可用可用 不可用不可用品管部建議:采購部建議:生產(chǎn)工程部建議:是否使用此供應(yīng)商可用可用 批準:不可用不可用供應(yīng)商質(zhì)量系統(tǒng)供應(yīng)商質(zhì)量系統(tǒng)審核計分方法審核計分方法級別分數(shù)說明A100 85 優(yōu)良系統(tǒng)巳完全實踐及合乎所有要求，并有進行持續(xù)改善活動，有文件記錄顯示過去的改善表現(xiàn)B84 70 滿意 對有關(guān)系統(tǒng)有很多具

17、體證據(jù)，并能合乎公司的質(zhì)量要求，但在某些項目未能滿足要求C69 50 輕微缺陷對系統(tǒng)需要作出改善，使系統(tǒng)運作更有成效D49 25嚴重缺陷對系統(tǒng)須作大幅度的改善，以能合乎公司的質(zhì)量要求E24 0 不接納 沒有實質(zhì)的質(zhì)量系統(tǒng)，對改善計劃沒有具體落實，也未能顯示適當文件供應(yīng)商調(diào)查評分表供應(yīng)商調(diào)查評分表評估項目評估項目判定標準判定標準評估結(jié)果評估結(jié)果管 理 系 統(tǒng)1 供應(yīng)商是否已經(jīng)通過國際質(zhì)量的認證（ISO9001/ISO14001等)有 否2 供應(yīng)商是否有認可的組織結(jié)構(gòu)圖？有 否3 供應(yīng)商是否有公司運作的正式文件或流程圖？有 否4 質(zhì)量記錄和樣辦的保存是否足夠？有 否設(shè) 計 控 制5 是否有與產(chǎn)品關(guān)

18、聯(lián)的設(shè)計輸入文件及存檔記錄？有 否6 是否擁有一定資格的人員并為其配備充分的資源？有 否7 所有設(shè)計能及時地滿足顧客的要求嗎？有 否8 是否有效控制外來文件？有 否9 所有使用的文件及記錄是最新的版本嗎？有 否10 各部門是否保存了工程更改在生產(chǎn)中實施日期的記錄？有 否11 有設(shè)計記錄并包括設(shè)計失效時必要的糾正和預(yù)防措施嗎？有 否 進 料 及 采 購12 是否所有進料都進行來料檢驗？o有 否13 是否有進料的檢查程序文件？有 否14 產(chǎn)品的原材料是否有供貨商提供的規(guī)格及相關(guān)證書？有 否15 進料是否有清楚的標識，防止與不良品混淆？有 否16 供應(yīng)商是否定期評審本身的供貨商？有 否制 程 控 制

19、17 是否每個制程及成品都有作業(yè)方法及檢查項目的文件？有 否18 在每一個檢查點是否有顯示相關(guān)的要求或文件？有 否19 制程中的檢查/測試項目是否足夠并有保持清楚的記錄？有 否20 生產(chǎn)大貨之前是否進行相應(yīng)的首件簽署? 有 否21 是否具備有效的程序處理不合格物品與好貨隔離開來？有 否22 未經(jīng)驗證的材料用于生產(chǎn)線時,是否有明確的標識和記錄?有 否23 供方是否按質(zhì)量計劃和形成文件的程序進行最終檢驗和試驗?有 否24 處理、儲存及包裝是否足夠保持產(chǎn)品的質(zhì)量？有 否生 產(chǎn) 和 設(shè) 備25 是否生產(chǎn)過相關(guān)的產(chǎn)品？有 否26 是否有足夠的人力和設(shè)備投入生產(chǎn)？有 否27 供應(yīng)商是否按訂單進行生產(chǎn)計劃活

20、動？有 否28 生產(chǎn)設(shè)備是否有定期保養(yǎng)？有 否29 供應(yīng)商是否有保存檢驗、測量和試驗設(shè)備的校準記錄？有 否30 在制程控制中，所使用的儀器是否有定期校正？有 否不 良 品 控 制31 當發(fā)現(xiàn)不良品的時候，有否制定計劃進行糾正措施？有 否32 有關(guān)質(zhì)量問題，管理層是否有被知會？有 否33 當有懷疑的不良品被巳運送，是否及時通知客戶或召回？有 否34 沒有通過某種檢驗或試驗的產(chǎn)品,是否執(zhí)行不合格品控制程序?有 否35 如果不良品需要重做或挑選，是否依據(jù)正常的檢查批核程序？有 否36 當處理不良品及實行糾正及預(yù)防措施時，有否相應(yīng)文件記述此程序，以防止同類事件再發(fā)生？有 否37 是否對從顧客工廠、工程部門及代理商退回的產(chǎn)品進行分析？并保存了分析記錄？必要時可提供此記錄？有 否38 當顧客要求時，是否建立了