OA系統(tǒng)功能說明書(共15頁)

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上OA系統(tǒng)功能說明書作 者：李 浩日 期：2010-09-16 制作單位：重慶炳卓科技有限公司1. 引言1.1 編寫目的本說明書是為軟件設計人員和用戶對系統(tǒng)功能需求的描述和定義，將指導OA系統(tǒng)的開人工作。1.2 預期讀者本說明書的預期讀者是開發(fā)小組成員及各部門經(jīng)理。1.3 背景本項目全稱：炳卓科技辦公自動化系統(tǒng)系統(tǒng)提出者：重慶炳卓科技有限公司系統(tǒng)開發(fā)者：炳卓科技軟件開發(fā)部試用單位：重慶炳卓科技有限公司1.4 參考資料OA ：Office Automation 辦公自動化 2. 任務目標2.1 目標系統(tǒng)實現(xiàn)目標：Ø 提供信息發(fā)布平臺Ø 實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部資源

2、共享Ø 加強員工間的交流，提高整體工作效率Ø 提供工作流程的自動化管理Ø 提供各種工作記錄，以備查詢Ø 數(shù)據(jù)分析查詢，方便領導對公司情況的及時了解、提供決策支持。2.2 設計原則系統(tǒng)設計原則：Ø 穩(wěn)定性Ø 實用性Ø 通用性Ø 安全性Ø 可擴充、可維護性3. 系統(tǒng)概述辦公自動化（Office Automation，簡稱OA）是20世紀70年代中期發(fā)達國家迅速發(fā)展起來的一門綜合性技術。辦公自動化就是用信息技術把辦公過程電子化、數(shù)字化，就是要創(chuàng)造一個集成的辦公環(huán)境，使所有的辦公人員都在同一個桌面環(huán)境下一起工作。

3、本系統(tǒng)分為信息交流平臺、人力資源管理、公共事務、考勤管理、綜合行政、工作流程管理、客戶管理、個人設置、系統(tǒng)設置和輔助辦公十個部分。系統(tǒng)層次結(jié)構(gòu)圖：4. 系統(tǒng)功能描述4.1 信息交流平臺4.1.1 信息發(fā)布在集團或公司內(nèi)部建立一個有效的信息發(fā)布平臺，用于發(fā)布新聞、通知、公告等內(nèi)容，以方便員工能夠及時地了解公司發(fā)展動態(tài)。信息類型主要有新聞、通知、公告三種類型。主要功能：Ø 發(fā)布信息：新建信息，編輯信息時允許上傳附件和編輯圖片（編輯圖片指可以調(diào)控圖片在新聞中的布局）。發(fā)布信息時需要判斷是否需要審核，可以根據(jù)具體的工作流來處理，發(fā)布時可以設置用戶是該信息是全局的還是局部的，如果是全局的則全體

4、用戶均可以看到該信息，如果是局部的則只有指定的用戶可以看到該信息。Ø 管理信息：主要是指對信息進行修改和刪除操作。Ø 查詢信息：根據(jù)條件對信息進行查找。4.1.2 電子郵件實現(xiàn)公司內(nèi)部和外部郵件收發(fā)功能。主要功能：Ø 發(fā)送郵件：可以發(fā)送內(nèi)部郵件和外部郵件，提供批量發(fā)送功能。Ø 收件箱：接受個人郵件，可以進行查看、回復、刪除、排序和轉(zhuǎn)發(fā)操作，執(zhí)行刪除操作郵件并沒有真正刪除，只是把郵件信息從收件箱轉(zhuǎn)移到已刪除郵件里。Ø 發(fā)件箱：記錄自己已發(fā)郵件，可以進行查看、刪除和排序操作。Ø 草稿箱：記錄已擬稿但并沒有發(fā)送的郵件信息。可以進行查看、刪除

5、和排序操作。Ø 已刪除：記錄從收件箱中通過刪除操作的郵件信息，可以進行查看、刪除和排序操作，這里執(zhí)行刪除操作郵件會徹底刪除。Ø 郵件模板：用戶可以實際需求制定郵件樣式，比如產(chǎn)品報價、技術支持、個性信函賀卡等各種類型的郵件。4.1.3 消息發(fā)送消息發(fā)送主要包括內(nèi)部消息發(fā)送和手機消息發(fā)送兩個部分。內(nèi)部消息發(fā)送主要用于內(nèi)部員工溝通交流，也用于系統(tǒng)的事務消息發(fā)送如工作跟蹤督辦，主要是系統(tǒng)對用戶的一些提示信息。手機短信發(fā)送指通過本系統(tǒng)可以將消息發(fā)送到目標者的手機上，以方便提高工作效率。內(nèi)部消息發(fā)送實現(xiàn)主要功能：Ø 發(fā)送消息：新建消息，支持圖片消息，并將消費發(fā)送到指定人員，可

6、以批量發(fā)送消息。Ø 已收消息：記錄收到的消息內(nèi)容，可以進行查看、回復、刪除、排序和轉(zhuǎn)發(fā)操作。Ø 已發(fā)消息：記錄自己發(fā)送的消息內(nèi)容，可以進行查看、刪除和排序操作。手機短信發(fā)送實現(xiàn)主要功能：Ø 建立短信發(fā)送服務平臺：這是向手機發(fā)送短信的基礎，本系統(tǒng)自建短信發(fā)送服務不需要通過第三平臺發(fā)送。Ø 發(fā)送短信：新建短信，編輯發(fā)送內(nèi)容，并將短信發(fā)送到指定的手機號上。支持短信群發(fā)功能。Ø 已發(fā)信息：記錄短信發(fā)送信息，可以進行查看、刪除和排序操作。4.1.4 網(wǎng)上交流網(wǎng)上交流主要包括：Ø 論壇：員工討論區(qū)域Ø 投票：公司針對某一個決定或某一觀點

7、可以進行內(nèi)部員工投票。Ø 實時通訊：實時聊天工具Ø 領導信箱：主要是對內(nèi)部員工開放的行政信箱，解決員工的疑問，傾聽員工建議。任何員工都能向領導信箱發(fā)信，并且要由專人負責回復。主要功能是查看和回復。Ø 網(wǎng)絡會議：當組織需要與異地員工或分支機構(gòu)開會時，無需將員工召回而費時費力，可以通過視頻會議來實現(xiàn)遠程即時溝通，提供工作效率。4.1.5 網(wǎng)絡硬盤網(wǎng)絡硬盤是實現(xiàn)資源共享的基礎，用戶可以把一些文件放置到這里，以方便其他用戶查看。主要功能：Ø 文件夾管理：擁有權限的用戶可以對文件夾進行新增、修改和刪除操作。一般用戶只能進行查看和排序操作。Ø 文件管理：擁

8、有權限的用戶可以進行查看、上傳、下載和刪除操作。一般根據(jù)具體的文件夾的安全性和保密性來設置其訪問權限4.1.6 通訊錄用來存放常用聯(lián)系信息，可以分為公共通訊錄和個人通訊錄。主要功能：Ø 分組管理：管理員可以根據(jù)聯(lián)系人類型建立分組信息，以存放不同類型的聯(lián)系人信息。對于已存在的分組信息可以進行修改和刪除操作。公共通訊錄一般人只有查看權限，個人通訊錄用戶擁有所有權限。Ø 聯(lián)系人管理：添加、查看、修改和刪除聯(lián)系人信息。公共通訊錄一般人只有查看權限，個人通訊錄用戶擁有所有權限。Ø 查詢：根據(jù)某些條件查詢出對應聯(lián)系人的信息。4.2 人力資源管理4.2.1 部門設置按照公司的實

9、際組織結(jié)構(gòu)，來創(chuàng)建和設置各部門的上下級關系。主要功能：Ø 添加部門信息：添加新部門信息并設置其上級部門，如果沒有上級部門則不需設置。Ø 修改部門信息：修改已存在的部門信息。Ø 刪除部門信息：刪除已存在的部門信息。Ø 查看部門信息：通樹形結(jié)構(gòu)來顯示各部門信息。除查看部門信息外，其它操作都需要有相應權限的用戶來完成。4.2.2 崗位設置根據(jù)公司的實際崗位情況，來創(chuàng)建崗位信息并設置部門對應的崗位信息。主要功能：Ø 添加崗位：添加新的崗位信息。Ø 修改崗位：修改已存在的崗位信息。Ø 刪除崗位：刪除已存在的崗位信息。Ø 查看

10、崗位：以列表的形式顯示所有崗位信息。Ø 設置崗位：設置各部門對應的崗位信息，部門和崗位之間是1對多的關系。4.2.3 人事檔案管理管理員工及對應的人事合同信息。主要功能：Ø 員工管理：添加、修改、刪除員工信息。Ø 員工查詢：根據(jù)條件查詢員工信息（條件：姓名、年齡、入職日期等等）。查詢結(jié)果以列表的形式顯示，在列表中可以查詢某一員工的具體信息。Ø 人事合同：添加、修改、刪除員工人事合同信息。Ø 人事合同查詢：根據(jù)條件查詢?nèi)耸潞贤畔ⅲl件：姓名、合同日期等等）。查詢結(jié)果以列表的形式顯示，在列表中可以查詢某一員工人事合同的具體信息。4.2.4 培訓記

11、錄記錄公司對員工的培訓情況。主要功能：Ø 培訓記錄管理：添加、修改、刪除員工培訓情況。需要相應權限的人來完成。Ø 培訓記錄查詢：根據(jù)具體條件查詢員工的培訓情況。4.2.5 獎罰記錄記錄公司對員工的獎罰情況。主要功能：Ø 獎罰記錄管理：添加、修改、刪除員工的獎罰情況。需要相應權限的人來完成。Ø 獎罰記錄查詢：根據(jù)具體條件來查詢員工的獎罰情況。4.2.6 職位變更記錄員工的職位變更情況。主要功能：Ø 職位變更管理：添加、修改、刪除、員工的職位變更情況。Ø 職位變更查詢：根據(jù)具體條件來查詢員工職位變更情況。4.3 公共事務4.3.1 工作計

12、劃工作計劃主要實現(xiàn)企業(yè)員工、部門領導在不同階段制定的工作計劃和工作目標，并提供查詢和維護。同時對工作計劃的全過程進行有效控制和跟蹤，完善工作計劃流程。主要包括：Ø 員工工作計劃：員工每周填寫工作計劃，并上報部門主管。Ø 部門工作計劃：部門主管每月填寫月工作計劃，并上報公司領導或計劃部門。Ø 部門主管：查看、匯總和管理員工工作計劃。Ø 領導及計劃部門：查看、匯總和管理各部門工作計劃。Ø 查詢：公司領導及其員工可以查詢上周及上月工作計劃。4.3.2 工作任務工作任務是企業(yè)日常工作任務或項目的工作計劃任務，系統(tǒng)通過工作任務流程，實現(xiàn)工作流程自動化。工

13、作任務可設定分類、優(yōu)先級、重要性、緊急程度等屬性，可按項目、部門、成員等對象進行任務分配。通過工作流程的自動化，實現(xiàn)更好、更快的進行任務的過程。主要功能：Ø 制定工作任務：由相關人員制定某一工作任務，根據(jù)設計需要并將某一工作流程應用的工作任務中。Ø 工作任務的計劃安排：計劃安排實現(xiàn)對日常工作計劃的安排、下達、負責人員的指定，同時支持進行計劃的再分解操作。實現(xiàn)工作由上到下，由總到分的統(tǒng)一安排管理（注：該操作是在工作流程中完成的）。Ø 工作任務的跟蹤檢查：系統(tǒng)對已經(jīng)安排的工作任務自動跟蹤檢查，對于提交完成的工作申請進行核準，從而實現(xiàn)對于工作任務時間進度、工時進度、任務

14、進度的多種跟蹤檢查。Ø 工作任務的報告日志：系統(tǒng)提供的報告日志可以使工作任務負責人方便的進行相關報告的提交，為將來的工作考評提供了準確、翔實的數(shù)據(jù)。Ø 工作任務功能查詢：可以使管理者對于任務進展情況進行直接、準確的監(jiān)控管理。4.3.3 工作日程工作日程可以按天來計劃自己的工作內(nèi)容或行程安排，便于用戶統(tǒng)籌安排工作。主要內(nèi)容：Ø 新建日程：根據(jù)實際需求新建工作日程，系統(tǒng)會根據(jù)時間提示日程是否沖突，創(chuàng)建時可以設置提示方式（內(nèi)部短信提示或手機短信提示）。Ø 日程管理：可以查看、排序、修改和刪除某一日程。Ø 查詢?nèi)粘蹋焊鶕?jù)條件可以查詢對應的日程信息。4.

15、3.4 工作日志可以每天在網(wǎng)上記錄下當天工作的內(nèi)容和心得，便于日后查閱和總結(jié)?？梢栽O置不同的權限查看同事或者下屬的日記，以在線監(jiān)督指導。可以將自己的日記導出系統(tǒng)作為工作檔案永久保存下來。主要功能：Ø 新建日志：系統(tǒng)提供一個文本編輯工具以方便用戶記錄當天的工作情況。Ø 日志管理：可以查看、排序、修改、刪除和導出工作日志。Ø 查詢?nèi)罩荆焊鶕?jù)條件可以查詢對應的日志信息。4.3.5 公文管理公文管理包括發(fā)文管理、收文管理和公文處理三個部門。發(fā)文流程主要是上級及有關部門需協(xié)調(diào)和解決的問題進行的一系列流程，本流程對發(fā)文的全過程進行有效控制和跟蹤，實現(xiàn)完善的發(fā)文流程。 發(fā)文流程

16、：Ø 擬稿：擬稿人進行填寫主題詞、文件標題、主送部門、抄送部門、報抄部門、附件、機密程度、緊急程度等內(nèi)容，然后發(fā)送審核人進行審核。Ø 審核：對擬稿人填寫的內(nèi)容進行審核，審核完簽字后發(fā)送簽發(fā)人進行簽發(fā)。Ø 簽發(fā)：對審核后的公文進行簽發(fā)。由簽發(fā)人進行簽字后送辦理人進行辦理。Ø 辦理：公文管理部門對簽發(fā)后的公文進行會簽、打印、辦理和存檔。Ø 查詢：可根據(jù)公文的機密程度（一般、機密、絕密）進行有選擇的查詢。發(fā)文流程可以根據(jù)企業(yè)需要隨時進行調(diào)整，流程結(jié)束后由文件及相關信息直接歸檔。歸檔后的文件可以按機密等級分權限進行查詢。查詢權限由用戶管理員來指定。 收

17、文流程主要是處理收到上級部門或其它部門的公文，對收文進行登記和維護，并提供查詢。同時對收文的全過程進行有效控制和跟蹤，實現(xiàn)完善的的收文流程等。收文流程：Ø 收文登記：登記人將收到的公文進行登記整理，公文進行擬辦狀態(tài)。Ø 擬辦：待擬辦的公文自動發(fā)送到擬辦人，由擬辦人直接簽署處理意見，擬辦完成后公文直接轉(zhuǎn)入批辦狀態(tài)。Ø 批辦：待批辦的公文自動發(fā)送到批辦人，由批辦人直接簽署處理意見，批辦完成的公文直接返回公文管理部門。Ø 注辦：當公文處理完成后，由承辦單位或個人填寫公文辦理結(jié)果，并進行歸檔處理。Ø 查詢：相關人員可以對收到的公文及其信息進行查詢。 公

18、文處理功能是公文管理員處理收發(fā)文的公用操作或終端用戶遇到有文件需要處理時的選擇項。 主要功能：Ø 催辦：在收文或發(fā)文的處理過程中，如果有逾期仍未注辦或有催辦要求的公文，通過計算機網(wǎng)絡發(fā)送催辦單。如果主辦單位和協(xié)辦單位有多個，則通過選擇單位名錄批量發(fā)送催辦單。當自動催辦功能開啟后，催辦可自動進行。Ø 督辦：實現(xiàn)督辦事宜的流程管理和督辦事宜的存檔，并提供查詢，同時對督辦事宜的全過程進行有效控制和跟蹤，實現(xiàn)完善的督辦事宜流程等。Ø 歸檔：由具有豐富經(jīng)驗的管理人員對辦結(jié)的文件進行鑒定，把具有保存價值的文件存入檔案數(shù)據(jù)庫。并移交檔案管理部門。Ø 廢棄：將無保留價值

19、、待銷毀的文件送入公文管理信息系統(tǒng)的“廢紙簍”。允許隨時翻檢，必要時可以“撿回”廢棄的文件重新利用。Ø 銷毀：對存儲在“廢紙簍”中無保留價值的文件進行刪除，以免占用寶貴的存儲空間。一旦實行了銷毀，被刪除的公文信息則不能在“撿回”了。4.4 考勤管理4.4.1 考勤設置設置和維護公司上下班時間。4.4.2 個人考勤4.4.2.1 上下班登記員工自己記錄上下時間，時間以系統(tǒng)服務器時間為準。4.4.2.2 外出登記員工外出登記4.4.2.3 請假登記員工請假登記4.4.2.4 出差登記員工出差登記4.4.2.5 加班登記員工加班登記4.4.2.6 考勤查詢員工可以查詢自己進期內(nèi)的考勤情況。

20、4.4.3 考勤查看領導查詢近期內(nèi)所有員工的考勤情況。4.4.4 今日外出人員顯示今天外出員工信息，方便領導查詢。4.5 綜合行政4.5.1 會議管理 實現(xiàn)會議室管理、會議審批、準備、記錄、查詢的功能。在會議召開前可以對會議的議題和內(nèi)容進行審批和準備，準備內(nèi)容包括合理地安排會議的參加人員、時間、場地、內(nèi)容議題，準備會議文件，以電子郵件或打印會議單的方式發(fā)放會議通知等。對已召開的會議可以對出席情況、議題討論結(jié)果、會議決議等內(nèi)容作記錄并整理會議紀要。 會議流程：Ø 起草會議：由起草人填寫會議計劃，其中包括會議的內(nèi)容、開會時間、地點等內(nèi)容，發(fā)送給會議安排人進行安排。Ø 會議安排：

21、會議安排人收到會議計劃，進行會議的安排，并填寫會議的安排情況等信息，然后進行開會。Ø 會議總結(jié)：會議的總結(jié)人進行會議的總結(jié)并提交會議紀要，發(fā)送給領導進行審批。Ø 領導審批：領導收到會議的總結(jié)后進行審批，審批完成后進行會議數(shù)據(jù)自動存檔。Ø 查詢：可根據(jù)會議的機密程度（一般、機密、絕密）進行有選擇的查詢。 4.5.2 資產(chǎn)管理對單位的固定資產(chǎn)進行有效管理，包括資產(chǎn)登記、資產(chǎn)查詢、資產(chǎn)折舊等，可以隨時查詢單位現(xiàn)有資產(chǎn)，按照設置進行資產(chǎn)折舊，查詢現(xiàn)有資產(chǎn)的實際價值。資產(chǎn)管理包括對辦公用品和固定資產(chǎn)的管理。4.5.3 文檔管理 檔案管理主要實現(xiàn)對機構(gòu)或系統(tǒng)的各種檔案和資料進

22、行分類管理、歸檔保存，可以大大減輕檔案室、檔案館的工作量。 主要功能：Ø 檔案輸入：由檔案管理員輸入檔案記錄，系統(tǒng)自動存盤。Ø 檔案管理：管理員可以對檔案進行修改、增加、刪除操作。Ø 查詢：查詢分為一般查詢、機密查詢、絕密查詢?nèi)N，管理員可以根據(jù)三種不同的查詢設置不同的用戶。4.5.4 車輛管理車輛管理主要是實現(xiàn)對車輛的使用、維護進行統(tǒng)一的管理，并提供各種查詢，能夠進行數(shù)據(jù)統(tǒng)計和分析等。主要功能：Ø 車輛使用及維護：車輛管理員來登記車輛使用記錄和車輛維護記錄，包括用車情況和費用詳細，登記完成后自動生成車輛使用及維護情況匯總表。Ø 查詢：查看車輛

23、使用情況匯總表，查看車輛使用和維護的詳細記錄。Ø 統(tǒng)計分析：可以根據(jù)需要對車輛的使用情況及費用情況進行分類匯總 。4.5.5 圖書管理對單位內(nèi)部書籍進行管理，在圖書查詢中能夠及時查詢到圖書的具體情況，方便員工借閱。主要功能：Ø 新書登記Ø 圖書查詢Ø 借閱登記Ø 返還登記4.6 工作流程管理工作流是整個系統(tǒng)的核心部分，用戶可以根據(jù)實際工作需要創(chuàng)建各種工作流如審批流程、采購流程、上報流程等，在實際工作任務中只需要將創(chuàng)建后的流程應用到具體工作任務中，該任務就會根據(jù)流程的定義來自動執(zhí)行。主要功能：Ø 創(chuàng)建工作流：根據(jù)系統(tǒng)提供的流程設計器來新建流程，流程設計器中提供了流程起始節(jié)點、節(jié)點、路由（線條）和某些已經(jīng)存在的流程。