Word2013論文等長篇文檔排版

1、Word長篇文檔排版1引言1 引言在寫作長篇文檔的時候，經常需要根據特定的格式要求對文檔進行排版，使文章更加的規(guī)范、整潔、美觀。Word是廣為使用的文檔排版軟件，使用Word能夠對文章進行專業(yè)排版，并且操作簡單，易于使用。在實際排版使用中，有一套較為實用的排版流程，現總結成文，同時以Word2013為基礎，對Word長篇文檔排版中經常遇到的問題加以說明。Word長篇文檔排版的一般步驟為1：1、設置頁面布局；2、設置文檔中將要使用的樣式；3、制作各章標題；4、設置頁眉頁腳；5、正文中圖片、表格和公式的自動編號及正文引用；6、參考文獻的標注及引用。 142設置頁面布局2 設置頁面布局2.1 基本設

2、置文檔的頁面頁面布局是排版的第一步，利用它可以規(guī)范文檔在使用哪種幅面的紙張，文檔的書寫范圍，裝訂線等信息，設置文檔的頁面布局在Word2013的【頁面布局】選項卡，如圖 21。在圖中1區(qū)可以分別設置頁邊距等信息，需要更詳細的設置單擊2區(qū)的右下箭頭，打開【頁面設置】詳細對話框，如圖 22。圖 21 設置文檔的頁面布局 圖 22 頁面設置常用選項【頁邊距】選項卡中，可以根據需要設置上下左右邊距及裝訂線位置，頁邊距各參數的含義如圖 23，【紙張】選項卡中可以設置頁面紙張類型，一般選“A4”即可，【版式】選項卡可以設置有關節(jié)的相關信息及頁眉頁腳的布局。圖 23 頁邊距各參數含義2.2 讓文字更清晰長篇

3、文檔一般很多文字，年紀大的人閱讀起來比較吃力，為使用文字更清晰，一般采用增大字號的方法，但效果并不理想，其實在頁面設置中調整字與字、行與行之間的間距，即使不增大字號，也能使內容看起來更清晰，具體步驟如圖圖 24。圖 24 設置文檔網絡讓文字更清晰3定義文檔中將要使用的樣式 3 定義文檔中將要使用的樣式樣式是文檔中文字的呈現風格，通過定義常用樣式，可以使相同類型的文字呈現風格高度統(tǒng)一，同時可以對文字快速套用樣式，簡化排版工作，而且，Word中許多自動化功能（如目錄）都需要使用樣式功能。對于常用的樣式，還可以先定義到一個模板文件中，創(chuàng)建屬于自己的風格，以后只需基于該模板新建文檔，就不需要重新定義樣

4、式，讓寫作者更關注文檔內容本身。3.1 樣式的設置Word2013中已經定義了大量樣式，一般在使用中只需要對預定義樣式進行適當修改即可滿足需求。樣式的設置方法為，【開始】選項卡中，在需要修改的樣式名上【右鍵】|【修改】，即可進入修改樣式對話框，如圖 31。在修改樣式對話框中，可以修改樣式名稱，樣式基準等，單擊左下角的格式，可以定義該樣式的字體段落等格式，常用的設置如圖中序號所標，可以根據具體要求進行適當修改，其中，可以為某樣式設置快捷鍵，以后只需要選中文字并按快捷鍵即可快速套用樣式。需要指出的是，“正文”樣式是Word中的最基礎的樣式，不要輕易修改它，一旦它被改變，將會影響所有基于“正文”樣式

5、的其他樣式的格式。另外，盡量利用Word內置樣式，尤其是標題樣式，可使相關功能（如目錄）更簡單。圖 31修改樣式3.2 樣式的保存與載入所有常用的樣式定義好以后，為避免以重復工作，可以將樣式保存起來，一般的方法是保存到模板，方法為【文件】|【另存為】|文件類型選擇“Word模板(*.dotx)”，重命名為一個自己熟悉的名字保存到適當位置。以后要使用這個模板，只需要雙擊該模板文件，即可基于該模板快速建立一個新文檔，并且可以使用之前定義的相關樣式。4制作各章標題及頁眉頁腳4 制作各章標題及頁眉頁腳4.1 帶編號的多級標題一般論文等長篇文檔需要在各章節(jié)前加上編號，形如本文檔標題結構，定義章節(jié)編號的功

6、能可通過【開始】|【段落】面板中的按鈕|【定義新的多級列表】打開定義新的多級列表對話框，如圖 41。1、在1處單擊“更多”按鈕，展開右側面板；2、在2處選中級別1；3、在3處設置級別的編號樣式；4、在4處設置編號的對齊方式；5、在5處設置級別1鏈接的樣式為標題1；6、類似設置好級別2，級別3等，一般到級別3即可，這樣就能在開始面板上看到如圖 42中定義好的帶編號的多級標題，以后，只需要對標題文字應用相應的標題樣式，即可自動編號。圖 41定義新多級列表圖 42 帶編號的多級標題樣式小技巧：有的論文要求一級標題為“第一章”，二級標題為“1.1”，這個可以在定義多級編號的時候，選擇編號樣式為“一，二

7、，”即可，但會出現圖片題注中出現“一.1”這樣的別扭顯示，一般的作法是在定義多級編號的時候仍然選擇“1，2”樣式，并在標題1樣式中將前面的編號設置為隱藏文字，然后手動敲上去第一章等字樣，可解決此問題。4.2 利用定義好的多級標題生成目錄很簡單，【引用】|【目錄】|【自定義目錄】，打開目錄對話框，如圖 43。圖 43目錄在1處可以設置目錄中顯示的級別，一般選擇3，另外，如果要自定義目錄中文字的格式，可在2處單擊【修改】，即可進行相應的修改。標題有變化時，只需要在生成的目錄上【右鍵】|【更新目錄】即可。5定義頁眉和頁腳5 定義頁眉和頁腳5.1 為各章分節(jié)分節(jié)為頁眉頁腳的基礎，有關頁眉頁腳的要求一般

8、都要先通過分節(jié)才能實現，如奇偶頁不同等，同時，分節(jié)也是很多其它操作的基礎，如縱向版面與橫向版面混排。分節(jié)符的插入在【頁面布局】|【分隔符】|點擊相應的分節(jié)符即可。此處順便說一下縱向版面與橫向版面混排的問題，有的圖片或表格可能太大，無法在縱向版面中放下，需要臨時切換成橫向版面，操作過程如下：1）在該片面前后各插入一個分節(jié)符，2）在頁面設置中設置該頁版面為橫向即可。5.2 插入頁眉和頁腳然后回到文檔開始（快捷鍵Ctrl+Home）【插入】|【頁眉】，出現【設計】選項卡，第一頁一般不需要頁眉，直接點擊【下一節(jié)】，先點擊【鏈接到上一條頁眉】，取消選中，避免修改后第一節(jié)頁眉跟著修改。下面以頁眉中插入章標

9、題為例進行說明。在頁眉中，點擊【引用】|【交叉引用】，出現交叉引用對話框，如圖 51。1處引用類型中選標題，2處引用內容中選標題文字，3處選中頁眉所在章節(jié)，4處點擊插入即可，然后跟正文一樣設置頁眉的格式，對齊方式等。如果要在頁眉中加入其它內容，如頁碼或其它文字等，方法與上述一致，善用交叉引用即可。圖 51通過交叉引用在頁眉中加入章標題在插入頁眉的時候，有的頁面不需要頁眉，即可刪掉了還是會在頁面處增加一條橫線，實際是為頁眉文字加了一條下邊框，雖然刪除了文字，段落符號還在，所以橫線還在，去除的方法就是：1、選中頁眉中的段落標記，【開始】|【邊框與底紋】2、在打開的邊框與底紋對話框中，去掉下邊框即可

10、。插入頁腳的方法與頁眉類型，只要注意，要先取消【鏈接到前一條頁腳】再進行修改，以免影響前一節(jié)頁腳的內容。另外，插入頁碼的時候，要選中頁碼文字|【設置頁碼格式】，如圖 52。在1處設置為起始頁碼，2處設置為1。圖 52設置頁碼格式6圖片、表格和公式的編號及引用6 圖片、表格和公式的編號及引用6.1 圖片與表格的編號及引用在Word2013中，圖片與表格的編號及引用比較簡單，主要利用題注，交叉引用即可。因為圖片與表格類似，區(qū)別就是表格題注在表格上面，圖片題注在圖片下面，這個可以在插入題注的時候選擇，所以，在此以圖片為例。插入圖片的一般過程如下：1、【插入】|【圖片】，選中需要插入的圖片；2、右鍵單

11、擊圖片|【插入題注】，彈出題注對話框，如圖 61。在1處新建標簽，如“圖”，在2處設置編號，如需要在編號中加入段落編號，勾選相應選項即可，在3處輸入圖名。圖 61插入圖片題注3、在需要引用圖編號的地方，【插入】|【交叉引用】，引用類型選擇圖，引用內容選擇標簽和編號，插入即可完成引用。表格類似，在此不再贅述。6.2 公式的插入、編號及引用公式的插入一般利用MathType工具，雖然Word2013中內置了公式編輯器，遠沒有MathType方便。插入公式可選擇【MathType】|【Inline】，彈出公式編輯器，在該編輯器中編輯好公式后關閉編輯器，即可將公式返回Word。一般論文中對公式的排版要

12、求是公式單行居中，公式編號居右，當然，可以加大量的空格及手工調整實現，不過Word顯然提供了更好的工具，那就是制表位。要使用制表位，先通過【視圖】|勾選【標尺】，將標尺顯示出來（如圖 62），然后單擊1處圖標變成居中制表位，再在2處適當位置單擊添加一個居中制表位，類似的添加一個居右制表位。圖 62 插入制表位為公式添加編號，需要先規(guī)范編號的格式，本文以公式編號中需包含章節(jié)號為例，如果不需要包含章節(jié)號更簡單，此處不再贅述?！綧athType】|【Insert Number】下拉按鈕|【Format】，彈出如圖 63對話框，在1處定義是否包含章編號及格式，2處定義此格式應用于整個文檔。章編號對應于

13、Chapter Number，勾選即可。但這里的章編號并不是Word里面的章編號，而且MathType的章編號，可以通過控制【MathType】|【Chapter&Sections】|【Insert Break】添加章編號，如圖 64。圖 63 公式編號格式化圖 64 插入公式章編號這樣就定義了公式的編號格式，接下來，將光標移動到公式右側，【MathType】|【Insert Number】，即可插入公式編號。利用之前定義的制表位，在公式前單擊Tab鍵，公式即可居中，在編號前單擊Tab鍵，編號即可居右。同時，為了保存制表位的設置，使每個公式位置相同，可將公式段落定義為新的樣式，保存到模板中。定

14、義完成的效果如式： 引用公式時，只需在引用的位置，【MathType】|【Insert Reference】，然后雙擊要引用的公式編號即可。7參考文獻的編號與引用7 參考文獻的編號與引用一般論文都要引用一定數量的參考文獻，標注參考文獻的方法比較多，很多人推薦用尾注或腳注的方法，雖然比較麻煩，不失為一個好方法，此處增加一條刪除腳注橫線的方法：【視圖】|【普通視圖】|【引用】|【顯示備注】|【查看腳注】|【腳注分隔符、腳注延續(xù)分隔符】，刪除即可。使用腳注或尾注的方法自動化程度高，但可定義性小，很多時候無法滿足需要。其實有一種簡單些的方法，依然是利用交叉引用。1、新建一頁，并插入分節(jié)符，作為參考文獻列表