溝通管理 會(huì)議溝通

1、第六章第六章會(huì)議溝通會(huì)議溝通【學(xué)習(xí)目標(biāo)學(xué)習(xí)目標(biāo)】 掌握如何明確會(huì)議的目的 掌握會(huì)議有效組織策略 了解會(huì)議的形式 掌握熟悉組織會(huì)議的基本步驟【引導(dǎo)案例引導(dǎo)案例】團(tuán)隊(duì)間的團(tuán)隊(duì)間的“遠(yuǎn)程遠(yuǎn)程”合作合作會(huì)議的目的會(huì)議的目的會(huì)議溝通會(huì)議溝通是指群體或組織中為傳遞信息、達(dá)成共識(shí)相互交流意見(jiàn)的一種形式。是一種成本較高的溝通方式，溝通的時(shí)間一般比較長(zhǎng)，常用于解決較重大、較復(fù)雜的問(wèn)題一種常見(jiàn)的群體活動(dòng)。交流信息，總結(jié)推廣經(jīng)驗(yàn)交流信息，總結(jié)推廣經(jīng)驗(yàn)布置工作，予以指導(dǎo)布置工作，予以指導(dǎo) 達(dá)成共識(shí)，解決問(wèn)題達(dá)成共識(shí)，解決問(wèn)題群策群力，做出決策群策群力，做出決策會(huì)議的目的會(huì)議的目的交流信息交流信息: :政策和指示傳達(dá)給

2、下屬政策和指示傳達(dá)給下屬, ,反饋信息反饋信息給與指導(dǎo)給與指導(dǎo): :培訓(xùn)培訓(xùn)解決問(wèn)題解決問(wèn)題: :澄清誤會(huì)，解決問(wèn)題澄清誤會(huì)，解決問(wèn)題作出決策作出決策: :參與討論、決策參與討論、決策會(huì)議的目的會(huì)議的目的為什么會(huì)議如此重要為什么會(huì)議如此重要? ?為什么會(huì)議會(huì)失敗為什么會(huì)議會(huì)失敗? ? 如何在會(huì)前作充分的準(zhǔn)備如何在會(huì)前作充分的準(zhǔn)備? ?如何計(jì)劃會(huì)議如何計(jì)劃會(huì)議影響會(huì)議成效的因素有哪些？影響會(huì)議成效的因素有哪些？什么是有效會(huì)議溝通的策略？什么是有效會(huì)議溝通的策略？ 經(jīng)常困惑人們的會(huì)議溝通問(wèn)題經(jīng)常困惑人們的會(huì)議溝通問(wèn)題談判談判目的是解決雙方在利益上的沖突，采用互動(dòng)的方式討論，力求達(dá)成目的是解決雙方在

3、利益上的沖突，采用互動(dòng)的方式討論，力求達(dá)成一致的意見(jiàn)。一致的意見(jiàn)。通知通知目的是為了傳播信息，采取單項(xiàng)的方式，一般沒(méi)有討論。目的是為了傳播信息，采取單項(xiàng)的方式，一般沒(méi)有討論。解決問(wèn)題解決問(wèn)題目的是為了利用團(tuán)體的力量解決問(wèn)題。通常，要將待解決的問(wèn)題擺目的是為了利用團(tuán)體的力量解決問(wèn)題。通常，要將待解決的問(wèn)題擺在桌面上，與會(huì)者應(yīng)提出解決的方法。在這類會(huì)議上，人們奪回未在桌面上，與會(huì)者應(yīng)提出解決的方法。在這類會(huì)議上，人們奪回未探求解決的方法而努力，不會(huì)停留在過(guò)去的狀態(tài)中。探求解決的方法而努力，不會(huì)停留在過(guò)去的狀態(tài)中。決策決策目的是為了在不同的方案中權(quán)衡利弊做出抉擇。與會(huì)者不僅會(huì)討論目的是為了在不同的方

4、案中權(quán)衡利弊做出抉擇。與會(huì)者不僅會(huì)討論和決策，而且還要遵守會(huì)議的決議。和決策，而且還要遵守會(huì)議的決議。交流交流目的是在于集思廣益，常采用目的是在于集思廣益，常采用“頭腦風(fēng)爆法頭腦風(fēng)爆法”討論，即安排討論，即安排5-75-7人，人，每一位與會(huì)者都可以將自己對(duì)問(wèn)題的看法，并從相互間的發(fā)言中得每一位與會(huì)者都可以將自己對(duì)問(wèn)題的看法，并從相互間的發(fā)言中得到啟發(fā)，激發(fā)靈感，產(chǎn)生創(chuàng)意。這類會(huì)議鼓勵(lì)討論。到啟發(fā)，激發(fā)靈感，產(chǎn)生創(chuàng)意。這類會(huì)議鼓勵(lì)討論。會(huì)議的類型及有效組織策略 會(huì)議的類型有效會(huì)議組織有效會(huì)議組織 會(huì)前的原則及策略會(huì)前的原則及策略1 1）明確會(huì)議的必要性。）明確會(huì)議的必要性。 2 2）確定會(huì)議的目

5、標(biāo)）確定會(huì)議的目標(biāo) 3 3）擬定會(huì)議的議程）擬定會(huì)議的議程 4 4）準(zhǔn)備會(huì)議文件）準(zhǔn)備會(huì)議文件 5 5）分發(fā)預(yù)閱資料）分發(fā)預(yù)閱資料 6 6）確定會(huì)議的主持人）確定會(huì)議的主持人 7 7）確定與會(huì)人員）確定與會(huì)人員 8 8）與會(huì)者的座次方式）與會(huì)者的座次方式會(huì)議的有效組織策略會(huì)議的有效組織策略談判及有效組織策略談判及有效組織策略（1）談判策略一：談判目標(biāo)的選擇（2）談判策略二：預(yù)測(cè)需要和滿足需要（3）談判策略三：談判相關(guān)資料的準(zhǔn)備（4）談判策略四：談判中要進(jìn)退有度（5）談判策略五：談判中的回答技巧 會(huì)場(chǎng)布置會(huì)場(chǎng)布置禮堂型禮堂型U型型圓桌型圓桌型長(zhǎng)桌型長(zhǎng)桌型課堂式課堂式V型型有效會(huì)議組織有效會(huì)議組織

6、 會(huì)中的原則及策略會(huì)中的原則及策略 會(huì)議中的角色安排會(huì)議中的角色安排 會(huì)議議程的控制會(huì)議議程的控制 （1 1）時(shí)間控制）時(shí)間控制（2 2）順序控制）順序控制 （3 3）會(huì)議記錄的撰寫(xiě)）會(huì)議記錄的撰寫(xiě) 會(huì)后的原則及策略會(huì)后的原則及策略 通知及有效組織策略通知及有效組織策略 會(huì)議的有效組織策略會(huì)議的有效組織策略 對(duì)于指示性通知，要注意把要求和措施部分交待清楚，可以分條也可用小標(biāo)題的形式，這樣才能便于下級(jí)執(zhí)行。會(huì)議性的通知大家都見(jiàn)過(guò)，一般就是目的、會(huì)議的名稱、內(nèi)容、參加人員、會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)等，要注意的是要把這些寫(xiě)正確，通知錯(cuò)時(shí)間地點(diǎn)就是你的失職了。通知還有批轉(zhuǎn)性通知、轉(zhuǎn)發(fā)性通知，這類的通知就是有話則

7、長(zhǎng)，無(wú)話則短，也就是要簡(jiǎn)明扼要，直接陳述事宜即可。 協(xié)調(diào)解決問(wèn)題及有效組織策略協(xié)調(diào)解決問(wèn)題及有效組織策略會(huì)議的有效組織策略會(huì)議的有效組織策略 無(wú)論是情緒性沖突還是實(shí)質(zhì)性沖突都是產(chǎn)生于個(gè)人或部門之間存在誤解、工作方式方法上的差異、對(duì)有限資源的爭(zhēng)奪或彼此間缺乏合作精神，所以作為管理者應(yīng)擅于傾聽(tīng)下屬的抱怨和意見(jiàn)，針對(duì)問(wèn)題的根源采取行動(dòng)，或解除誤會(huì)，或調(diào)整差異，或優(yōu)化資源配置，或樹(shù)立互利共贏意識(shí)，建立合作體系。會(huì)議的有效組織策略會(huì)議的有效組織策略決策及有效組織策略決策及有效組織策略 權(quán)威決策權(quán)威決策 少數(shù)服從多數(shù)決策少數(shù)服從多數(shù)決策 共識(shí)決策共識(shí)決策 無(wú)異議決策無(wú)異議決策 會(huì)議的有效組織策略會(huì)議的有效

8、組織策略 交流及有效組織策略交流及有效組織策略（1 1）確定議題）確定議題 （2 2）會(huì)前準(zhǔn)備）會(huì)前準(zhǔn)備 （3 3）確定人選）確定人選 （4 4）明確分工）明確分工 （5 5）規(guī)定紀(jì)律）規(guī)定紀(jì)律 （6 6）掌握時(shí)間）掌握時(shí)間 會(huì)議形式會(huì)議形式 見(jiàn)面會(huì)議見(jiàn)面會(huì)議 網(wǎng)絡(luò)會(huì)議網(wǎng)絡(luò)會(huì)議 如果已經(jīng)有每周的例會(huì)如果已經(jīng)有每周的例會(huì) 如果會(huì)議的成本過(guò)高如果會(huì)議的成本過(guò)高 如果還有比開(kāi)會(huì)更好的方法如果還有比開(kāi)會(huì)更好的方法 如果沒(méi)什么特別重要的事如果沒(méi)什么特別重要的事 如果你是唯一能做決策且知道該怎樣正確處理的如果你是唯一能做決策且知道該怎樣正確處理的人人 如果必須把信息同是傳達(dá)給很多人如果必須把信息同是傳達(dá)給

9、很多人 如果需要當(dāng)眾表?yè)P(yáng)或批評(píng)一些人如果需要當(dāng)眾表?yè)P(yáng)或批評(píng)一些人 如果要讓多些人參與決策的問(wèn)題如果要讓多些人參與決策的問(wèn)題 如果需要聽(tīng)取部門匯報(bào)工作如果需要聽(tīng)取部門匯報(bào)工作 如果要給小組委派任務(wù)如果要給小組委派任務(wù) 開(kāi)會(huì)的原則開(kāi)會(huì)的原則案例： 老張是某個(gè)系統(tǒng)集成公司的項(xiàng)目經(jīng)理。他身邊的員工始老張是某個(gè)系統(tǒng)集成公司的項(xiàng)目經(jīng)理。他身邊的員工始終在抱怨公司的工作氛圍不好，溝通不足。老張非常希終在抱怨公司的工作氛圍不好，溝通不足。老張非常希望能夠通過(guò)自己的努力改善這一狀況，因此要求項(xiàng)目組望能夠通過(guò)自己的努力改善這一狀況，因此要求項(xiàng)目組成員無(wú)論如何每周必須按時(shí)參加例會(huì)并發(fā)言，但對(duì)例會(huì)成員無(wú)論如何每周必須

10、按時(shí)參加例會(huì)并發(fā)言，但對(duì)例會(huì)具體應(yīng)如何進(jìn)行，老張卻不知如何規(guī)定。很快項(xiàng)目組成具體應(yīng)如何進(jìn)行，老張卻不知如何規(guī)定。很快項(xiàng)目組成員就開(kāi)始抱怨例會(huì)的目的不明，時(shí)間太長(zhǎng)，效率太低，員就開(kāi)始抱怨例會(huì)的目的不明，時(shí)間太長(zhǎng)，效率太低，缺乏效果等等，而且由于例會(huì)上一件相左，很多組員開(kāi)缺乏效果等等，而且由于例會(huì)上一件相左，很多組員開(kāi)始互相爭(zhēng)吵，甚至影響到了人際關(guān)系得融洽。為此，老始互相爭(zhēng)吵，甚至影響到了人際關(guān)系得融洽。為此，老張非?？鄲?。張非常苦惱。 案例分析題案例分析題老張的難題請(qǐng)分析：產(chǎn)生問(wèn)題可能的原因如何有效地組織例會(huì)怎樣提高項(xiàng)目例會(huì)的效率 針對(duì)上述情況，分析問(wèn)題產(chǎn)生的可能原因。針對(duì)上述情況，分析問(wèn)題產(chǎn)生

11、的可能原因。 (1)(1)缺乏對(duì)項(xiàng)目組成員的溝通需求和溝通風(fēng)格分析缺乏對(duì)項(xiàng)目組成員的溝通需求和溝通風(fēng)格分析 (2)(2)缺乏完整的會(huì)議規(guī)程、目的、議程，職責(zé)不清缺乏完整的會(huì)議規(guī)程、目的、議程，職責(zé)不清(3)(3)會(huì)議缺乏控制，導(dǎo)致會(huì)議效率低下，缺乏效果會(huì)議缺乏控制，導(dǎo)致會(huì)議效率低下，缺乏效果 (4)(4)會(huì)議沒(méi)有產(chǎn)生記錄；會(huì)議沒(méi)有產(chǎn)生記錄； (5)(5)會(huì)議沒(méi)有產(chǎn)生相應(yīng)的行動(dòng)；會(huì)議沒(méi)有產(chǎn)生相應(yīng)的行動(dòng)； (6)(6)溝通方式單一；溝通方式單一； (7)(7)沒(méi)有進(jìn)行沖突管理；沒(méi)有進(jìn)行沖突管理； 你認(rèn)為應(yīng)該怎樣提高項(xiàng)目例會(huì)的效率你認(rèn)為應(yīng)該怎樣提高項(xiàng)目例會(huì)的效率 (1)(1)總體安排：事先制定一個(gè)例

12、會(huì)制度。在項(xiàng)目溝通計(jì)劃中，確定例會(huì)的時(shí)間總體安排：事先制定一個(gè)例會(huì)制度。在項(xiàng)目溝通計(jì)劃中，確定例會(huì)的時(shí)間，參會(huì)人員范圍及一般議程；，參會(huì)人員范圍及一般議程； (2)(2)懂得放棄：放棄可開(kāi)可不開(kāi)的會(huì)議。懂得放棄：放棄可開(kāi)可不開(kāi)的會(huì)議。 (3)(3)明確目的和期望：明確會(huì)議的目的和期望結(jié)果。明確會(huì)議的目的，是集體明確目的和期望：明確會(huì)議的目的和期望結(jié)果。明確會(huì)議的目的，是集體討論一些想法，還是互通消息，或者解決一個(gè)面臨的問(wèn)題。要明確會(huì)議的期討論一些想法，還是互通消息，或者解決一個(gè)面臨的問(wèn)題。要明確會(huì)議的期望，是達(dá)到信息同步還是要生成一個(gè)明確的解決方案。望，是達(dá)到信息同步還是要生成一個(gè)明確的解決方

13、案。 (4)(4)發(fā)布通知：會(huì)前發(fā)布會(huì)議通知，通知中明確會(huì)議的目的、時(shí)間、地點(diǎn)、參發(fā)布通知：會(huì)前發(fā)布會(huì)議通知，通知中明確會(huì)議的目的、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議議程和議題。一種被廣泛采用的方法是：廣泛征求意見(jiàn)，少數(shù)會(huì)人員、會(huì)議議程和議題。一種被廣泛采用的方法是：廣泛征求意見(jiàn)，少數(shù)人討論，核心人員決策。項(xiàng)目中不是每個(gè)會(huì)議都需要全體人員參加的，根據(jù)人討論，核心人員決策。項(xiàng)目中不是每個(gè)會(huì)議都需要全體人員參加的，根據(jù)會(huì)議議題確定參會(huì)人員范圍。事先得到議題和議程，可以讓參會(huì)人員提前準(zhǔn)會(huì)議議題確定參會(huì)人員范圍。事先得到議題和議程，可以讓參會(huì)人員提前準(zhǔn)備備 (5)(5)提前發(fā)送資料：會(huì)議之前將會(huì)議資料發(fā)到參會(huì)

14、人員手中。對(duì)于需要背景資提前發(fā)送資料：會(huì)議之前將會(huì)議資料發(fā)到參會(huì)人員手中。對(duì)于需要背景資料支持的會(huì)議，提前發(fā)送資料給參會(huì)人員，可以提前閱讀，會(huì)上直接討論，料支持的會(huì)議，提前發(fā)送資料給參會(huì)人員，可以提前閱讀，會(huì)上直接討論，節(jié)約會(huì)議時(shí)間；節(jié)約會(huì)議時(shí)間； (6)(6)借助設(shè)備：一些需要異地成員參加或需要演示的場(chǎng)合，可以借助視頻設(shè)備借助設(shè)備：一些需要異地成員參加或需要演示的場(chǎng)合，可以借助視頻設(shè)備等外部設(shè)備使會(huì)議達(dá)到更好的效果；等外部設(shè)備使會(huì)議達(dá)到更好的效果； (7)(7)設(shè)定主持人：明確會(huì)議規(guī)則，指定主持人，明確主持人職責(zé)，會(huì)議主持人設(shè)定主持人：明確會(huì)議規(guī)則，指定主持人，明確主持人職責(zé)，會(huì)議主持人對(duì)會(huì)議進(jìn)行有效控制，并營(yíng)建一個(gè)良好的會(huì)議氣氛。對(duì)會(huì)議進(jìn)行有效控制，并營(yíng)建一個(gè)良好的會(huì)議氣氛。 針對(duì)上述情況，你認(rèn)為除了項(xiàng)目例會(huì)之外，老張還可以針對(duì)上述情況，你認(rèn)為除了項(xiàng)目例會(huì)之外，老張還可以采取哪些措施來(lái)促進(jìn)有效的溝通？采取哪些措施來(lái)促進(jìn)有效的溝通？ (1)(1)首先應(yīng)對(duì)項(xiàng)目組成員的溝通需求和溝通風(fēng)格進(jìn)行分首先應(yīng)對(duì)項(xiàng)目組成員的溝通需求和溝通風(fēng)格進(jìn)行分析析 (2)(2)采用不同的溝通方式。做到因人而異，因時(shí)而異，采用不同的溝通方式。做到因人而異，因時(shí)而異，針對(duì)不同的人不同的事采用最合適最有效的溝通方式；針對(duì)不同的人不同的事采用最合適最有效的溝通方式； (3)(3)采用多種方式進(jìn)行溝通。除項(xiàng)目例會(huì)外