電子文件管理與歸檔暫行辦法

1、電子文件管理與歸檔暫行辦法為適應(yīng)現(xiàn)代化辦公的要求，加強(qiáng)公司系統(tǒng)內(nèi)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電子文件、聲像文件（資料）的科學(xué)管理，更好地服務(wù)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，服務(wù)企業(yè)，防范各類風(fēng)險(xiǎn)，提高經(jīng)濟(jì)效益，根據(jù)中華人民共和國檔案法和電子文件歸檔 與管理規(guī)范的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司工作實(shí)際，制定如下暫行辦法。1. 有關(guān)規(guī)定具有保存價(jià)值的電子文件是公司檔案資料的一部分，必須納入歸檔范 圍，經(jīng)過收集、鑒定和整理后移交歸檔至檔案管理部門保存并提供利用， 以維護(hù)公司檔案的齊全、完整和系統(tǒng)。電子文件歸檔和電子檔案管理以真 實(shí)、可靠、完整、可用為目標(biāo)，貫徹全過程管理和統(tǒng)一管理的原則。（1）電子文件， 指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成， 以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁

2、帶、 磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò) 上傳送的文件。（2）歸檔電子文件，指具有參考和利用價(jià)值并作為檔案保存的電子文 件。（3）背景信息，指描述生成電子文件的職能活動(dòng)、電子文件的作用、 辦理過程、結(jié)果、上下文關(guān)系以及對其產(chǎn)生影響的歷史環(huán)境等信息。（4）元數(shù)據(jù)，指描述電子文件數(shù)據(jù)屬性的數(shù)據(jù)，包括文件的格式、編 排結(jié)構(gòu)、硬件和軟件環(huán)境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符 集等數(shù)據(jù)。5）邏輯歸檔，指在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，不改變原存儲(chǔ)方式和位置而實(shí)現(xiàn)的將電子文件的管理權(quán)限向檔案室移交的過程。（6）物理歸檔，指把計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中的電子文件集中傳輸至獨(dú)立的或可 脫機(jī)保存的載

3、體（磁帶、磁盤、光盤等）上，向檔案室移交并由檔案室集 中管理的過程。2. 管理職責(zé)（1）檔案管理部門制定電子文件歸檔規(guī)章制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，對本單位各部室在業(yè)務(wù)工作 中形成的電子文件接收歸檔，對電子檔案進(jìn)行保管、統(tǒng)計(jì)、提供利用等管 理工作，定期對電子檔案進(jìn)行真實(shí)可讀性檢查，對存在持續(xù)可讀風(fēng)險(xiǎn)的電 子檔案進(jìn)行長期保存管理。公司檔案管理部門對所屬各單位電子文件歸檔和電子檔案管理工作進(jìn) 行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。各單位檔案部門定期向公司檔案管理部門備份重要 文件電子檔案目錄。（2）信息化部門職責(zé)負(fù)責(zé)在業(yè)務(wù)系統(tǒng)規(guī)劃、設(shè)計(jì)、開發(fā)、實(shí)施、運(yùn)維等過程中落實(shí)電子文 件歸檔要求，將電子文件歸檔要求在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中予以實(shí)現(xiàn)。為

4、電子文件歸 檔及電子檔案管理提供信息技術(shù)支持。負(fù)責(zé)檔案信息化管理軟件系統(tǒng)的運(yùn) 行維護(hù)。（3）各業(yè)務(wù)部室職責(zé)協(xié)助檔案管理部門編制本部室形成的電子文件歸檔范圍，負(fù)責(zé)本部室 形成的電子文件收集、整理并及時(shí)移交歸檔。3. 電子文件的歸檔范圍和保管期限電子文件的歸檔范圍應(yīng)包括各業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各種結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu) 化數(shù)據(jù)及以獨(dú)立文檔形式存在的具有保存價(jià)值的信息記錄，其來源包括但 不限于公司0A辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)等。應(yīng)歸檔的不同類型的電子文件：（1）文本文件用文字處理技術(shù)形成的文字文件、表格文件等。（2）圖像文件采用掃描儀、 數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備獲得的靜態(tài)圖像文件。（3）影像文件用數(shù)碼攝像機(jī)等視頻設(shè)備獲

5、得的動(dòng)態(tài)圖像文件。（4）音頻文件用音頻電子設(shè)備獲得的文件。（ 5）圖形文件采用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖等設(shè)備獲得的靜態(tài)圖 形。（6）文件媒體文件由計(jì)算機(jī)媒體技術(shù)制作的文件，其中包括前五 種信息類型中的兩種以上的信息形式。（7）程序文件公司組織開發(fā)的計(jì)算機(jī)應(yīng)用程序軟件文件（數(shù)據(jù)庫 備份文件）。（8）其它應(yīng)歸檔的重要電子文件。 電子檔案保管期限可參照企業(yè)文件材料檔案保管期限中的規(guī)定執(zhí)行。綜合考慮電子檔案占用庫房等物理空間相對較少的特點(diǎn)，其保管期限可在 紙質(zhì)檔案保管期限的基礎(chǔ)上適當(dāng)延長。4. 電子文件的歸檔時(shí)間（1）0A平臺中流轉(zhuǎn)的電子公文辦理完畢后的第二年上半年歸檔。電子公文的打印文本隨紙質(zhì)文件歸檔時(shí)

6、間完成2）業(yè)務(wù)系統(tǒng)形成電子文件歸檔時(shí)間可根據(jù)業(yè)務(wù)的特點(diǎn)、電子文件數(shù)量確定歸檔時(shí)間。形成數(shù)量少的電子文件歸檔時(shí)間可適當(dāng)延長，但最長不 得超過一年；形成數(shù)量大的電子文件應(yīng)將歸檔時(shí)間設(shè)置為季、月或周。5. 電子文件的歸檔要求（1） 選擇合適的電子文件存儲(chǔ)格式。電子公文建議使用 PDF格式，數(shù) 碼照片使用JPG格式，電子音視頻文件使用 WAV/MP、AVI/MPEG2格式，以 利于向電子檔案存儲(chǔ)格式轉(zhuǎn)換。（2）業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)銜接，業(yè)務(wù)系統(tǒng)中形成的電子文 件、可通過業(yè)務(wù)系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)的接口實(shí)現(xiàn)邏輯歸檔。無系統(tǒng)接口的 數(shù)據(jù)，可進(jìn)行物理歸檔（離線移交） ，即把電子文件集中下載到可脫機(jī)保存

7、的載體上，向檔案部門移交。特殊存儲(chǔ)格式需一并移交相應(yīng)系統(tǒng)軟件，確 保電子檔案可讀。（ 3 ）電子文件在收集、歸檔傳遞的過程中必須安全可控，防止傳遞過 程中電子文件丟失、信息損失或發(fā)生非法篡改，以保證電子文件的真實(shí)性。1 ）提交歸檔的電子文件應(yīng)屬于歸檔范圍并已辦理完畢。2）電子文件歸檔前應(yīng)確定電子文件的原始性、真實(shí)性、完整性及有效 性，確定電子文件來源可靠。3）業(yè)務(wù)系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)邏輯歸檔的，應(yīng)確認(rèn)電子文件在傳遞 過程中不會(huì)被非法截獲或篡改，在到達(dá)電子檔案管理系統(tǒng)后不會(huì)被非法篡 改、丟失、替換等。4）通過載體移交、拷貝、郵件發(fā)送等方式收集的，應(yīng)通過現(xiàn)場多人監(jiān)督等方式確保移交過程中電子文件不

8、被非法篡改。(4) 歸檔電子文件同時(shí)存在相應(yīng)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件時(shí)，應(yīng) 在內(nèi)容、相關(guān)說明及描述上保持一致。(5) 具有永久保存價(jià)值的文本或圖形形式的電子文件，如沒有紙質(zhì)等 拷貝件，必須制成紙質(zhì)或縮微品等。歸檔時(shí)，應(yīng)同時(shí)保存文件的電子版本、 紙質(zhì)版本或縮微品。(6) 把應(yīng)歸檔的電子文件集中制成歸檔數(shù)據(jù)集，拷貝至耐久性的載體 上，完成物理歸檔。(7) 歸檔電子文件載體可以為只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫 光盤、硬磁盤等。禁用軟磁盤、 U盤作為歸檔電子文件保存載體。(8) 存儲(chǔ)歸檔電子文件的載體或包裝盒上應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽內(nèi)填寫編 號、名稱、密級、保管期限、硬件及軟件。(9) 將相應(yīng)的電子文

9、件機(jī)讀目錄、其他說明等一同歸檔并附歸檔電子 文件登記表。(10) 歸檔時(shí)要檢查歸檔電子文件載體有無劃痕、是否清潔；有無病 毒；核實(shí)歸檔電子文件的完整性和有效性；核實(shí)登記表、軟件、說明資料 等是否齊全。( 1 1 )歸檔電子文件移交手續(xù)驗(yàn)收合格后，收集保管部室部門(人員) 在歸檔電子文件入庫登記表上簽字或蓋章。一式兩份，一份交歸檔電子文 件形成部室，一份由檔案室保存。6. 歸檔電子文件的整理編目1)同一全宗內(nèi)的電子檔案按照“類別 -年度 -保管期限”分類整理2)關(guān)系密切的文書類電子檔案應(yīng)排列在一起，電子文件號采用“類別年度-保管期限-機(jī)構(gòu)-件號子件號”的方法標(biāo)識，并確保編號的唯一 性。( 3)關(guān)

10、系密切的數(shù)碼照片應(yīng)排列在一起，每張數(shù)碼照片應(yīng)編寫文字說 明，包括時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事由和拍攝者等要素。照片類電子檔案的電 子文件號采用“類別年度-保管期限-照片組號張?zhí)枴钡姆椒?biāo)識，并 確保編號的唯一性。7. 歸檔電子文件的保管歸檔載體應(yīng)作防寫處理，避免擦、劃、觸摸記錄涂層。歸檔電子文件的單片載體應(yīng)裝盒，豎立存放，避免擠壓。歸檔電子文件的載體應(yīng)遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場、強(qiáng)熱源，并與有害氣體隔離。 當(dāng)公務(wù)或其他事務(wù)處理過程只產(chǎn)生電子文件時(shí)，應(yīng)采取嚴(yán)格的安全措 施，保證電子文件不被非正常改動(dòng)。同時(shí)應(yīng)隨時(shí)對電子文件進(jìn)行備份，存 儲(chǔ)于能夠脫機(jī)保存的載體上。歸檔電子文件的形成單位和檔案室每年應(yīng)對電子文件的讀取及處理設(shè) 備的更新情況進(jìn)行一次檢查登記。設(shè)備環(huán)境更新時(shí)應(yīng)確認(rèn)庫存載體與新設(shè) 備的兼容性，如不兼容，應(yīng)進(jìn)行歸檔電子文件的載體轉(zhuǎn)換工作，原載體保 留時(shí)間不得少于 3 年。期滿后，廢棄的載體做好銷毀工作，防止資料外泄。對歸檔電子文件磁性載體每滿 2 年，光盤每滿 4 年進(jìn)行一次抽樣機(jī)讀 檢驗(yàn)，抽樣率不低于 10%，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)采取措施。對磁性載體上的歸檔電子文件，每 4 年應(yīng)轉(zhuǎn)存一次。原載體同時(shí)保留 時(shí)間不少于 4 年。期滿后，廢棄的載體做好銷毀工作，防止資料外泄8. 歸檔電子文件的利用電子文件的使用參照紙質(zhì)文件的管理要求，