第三章IT項目計劃編制

1、第三章IT項目計劃編制第3章 IT 項目計劃編制管理科學(xué)與工程專業(yè)教授中國軟科學(xué)學(xué)會理事國際信息系統(tǒng)協(xié)會中國分會理事 Tel: 64712318Emails: , Beijing University of Technology本章目錄創(chuàng)建WBSIT項目綜合計劃IT項目范圍計劃IT項目進度計劃IT項目資源計劃IT項目人力資源和溝通計劃編制IT項目質(zhì)量計劃IT項目風(fēng)險計劃IT項目采購計劃案例討論Beijing University of Technology引言 制定項目計劃是項目經(jīng)理的一項重要職責，是項目管理的核心。項目計劃編制的過程稱為項目規(guī)劃，項目計劃是編制過程

2、的結(jié)果，是項目思想的具體化，體現(xiàn)了項目準備做什么，什么時候做、由誰去做、如何做、在什么地點做，是對未來行動方案的一種說明和闡釋。 項目計劃的編制主要包括以下內(nèi)容：項目分解、綜合計劃編制、范圍計劃編制、進度計劃編制、資源計劃編制、成本計劃編制等。Beijing University of Technology1 創(chuàng)建WBS 工作分解結(jié)構(gòu)(Work Breakdown Structure WBS)是一種以結(jié)果為導(dǎo)向的任務(wù)分析方法，用于分析所涉及的工作。WBS把整個復(fù)雜項目分解成為若干個代表某一工作單元的工作包，然后再對簡單的工作包進行資源分配。 WBS的三個基本要素：WBS的結(jié)構(gòu)、WBS的代碼和W

3、BS的報告Beijing University of Technology1.1 WBS結(jié)構(gòu)設(shè)計 WBS通常是一種面向“成果”的“樹”，其最底層是細化后的“可交付成果”，該樹組織確定了項目的整個范圍。但WBS的形式并不限于“樹”狀，還有多種形式。下圖是WBS的一個分層分解過程，它是將項目按照其內(nèi)在結(jié)構(gòu)或?qū)嵤┻^程的順序進行逐層分解而形成的結(jié)構(gòu)示意圖。Beijing University of Technology1.1 WBS結(jié)構(gòu)設(shè)計-工作包工作包是WBS結(jié)構(gòu)底層，它包含了管理所需的最低層次的信息，是項目的最小可控單元。在這一層次，應(yīng)能夠滿足用戶對交流或監(jiān)控的需要。工作包是短期任務(wù)，可能包含不同

4、的工作種類，有明確的起點和終點，消耗一定的資源并占用一定的成本。每個工作包都是一個控制點，按照技術(shù)說明的要求在預(yù)算內(nèi)按期進行控制。實際工作表明，一個工作包的工期應(yīng)該不超過10天。如果一個工作包的工期超過10天，就應(yīng)該在這個工期內(nèi)設(shè)立檢查或監(jiān)視點，一般3至5天設(shè)立一個檢查或監(jiān)視點，以便使進度和問題在不太長的時間內(nèi)發(fā)現(xiàn)。 工作包的特點： 與上一層相應(yīng)單元關(guān)聯(lián)，與同組其他工作包關(guān)系。 責任可以落實到具體單位或個人。 能夠確定工期，時間跨度最短。 能夠確定實際預(yù)算、人員和資源需求。Beijing University of Technology1.1 WBS結(jié)構(gòu)設(shè)計-WBS分解類型 基于可交付成果劃分

5、WBS分解類型：上層一般為可交付成果的導(dǎo)向，下層一般為可交付成果的工作內(nèi)容。 基于工作過程劃分WBS分解類型：上層按照工作的流程分解，下層按照工作的內(nèi)容劃分。 注意事項：工作分解結(jié)構(gòu)圖一旦確定下來，除非特殊情況，應(yīng)當不能隨便加以改動。如遇到需要改動的情況，就需要召開各方會議，如部門主管、項目經(jīng)理、執(zhí)行人員、客戶和承包商等參與的大會，就項目目標，工作分解結(jié)構(gòu)等問題共同協(xié)商，達成一致意見。Beijing University of Technology1.2 WBS編碼設(shè)計 工作分解中，由高層向下層用多位碼編排，要求每項工作有唯一的編碼，這些號碼的全體叫做編碼系統(tǒng)。 在進行編碼時，如果在一個既定層

6、次上，應(yīng)該盡量將同一代碼用于類似的信息，這樣可以使編碼更容易理解。 Beijing University of Technology1.2 WBS編碼設(shè)計無線局域網(wǎng)組網(wǎng)工程項目的WBS編碼示意圖Beijing University of Technology1.2 WBS編碼設(shè)計無線局域網(wǎng)組網(wǎng)工程項目的WBS列表式Beijing University of Technology1.3WBS設(shè)計方法、步驟和原則 WBS設(shè)計的方法主要有類比法、自上而下法、自下而上法 類比法 類比法是以一個類似項目的WBS模板為基礎(chǔ)，制定本項目的工作分解結(jié)構(gòu)。 自上而下法 自上而下法常常被視為構(gòu)建WBS的常規(guī)方法，

7、即從整個項目開始，逐步將它們分解成下一級的多個子項。這個過程就是要不斷地增加級數(shù)，細化工作任務(wù)。 自下而上法 自下而上法是要讓項目團隊成員從一開始就盡可能的確定項目有關(guān)的各項具體任務(wù)，然后將各項具體任務(wù)進行整合，并歸并到一個整體活動或WBS的上一級內(nèi)容當中去。這種方法一般都很費時，但這種方法對于WBS的創(chuàng)建來說效果好。Beijing University of TechnologyWBS設(shè)計步驟設(shè)計步驟 （1）總項目；（2）子項目或主體工作任務(wù)；（3）主要工作任務(wù)；（4）次要工作任務(wù)；（5）小工作任務(wù)或工作元素。WBS設(shè)計原則設(shè)計原則（1）功能或技術(shù)的原則：考慮到每一階段到底需要什么樣的技術(shù)或

8、專家；（2）組織結(jié)構(gòu)：考慮項目的分解應(yīng)適應(yīng)組織管理的需要；（3）地理位置：主要是考慮處于不同地區(qū)的子項目；（4）系統(tǒng)或子系統(tǒng)原則：根據(jù)項目在某些方面的特點或差異將項目分為幾 個不同的子項 WBS注意事項注意事項（1）工作分解后的任務(wù)應(yīng)該是可管理的、可定量檢查的、可分配任務(wù)的和獨立的；（2）復(fù)雜工作至少應(yīng)分解成二項任務(wù)；（3）應(yīng)該表示出任務(wù)間的聯(lián)系，但不必表示出順序關(guān)系；（4）最低層的工作應(yīng)具有可比性；（5）工作分解應(yīng)與任務(wù)描述同時進行，包括管理活動、承包商的活動等。Beijing University of Technology2 IT項目綜合計劃 n 計劃并非是一個有著明顯開端和結(jié)尾的單獨事

9、件，它是一個隨著組織周圍環(huán)境變化而不斷適應(yīng)、不斷發(fā)展的過程。在不斷變化的競爭環(huán)境中，計劃工作的一個重要任務(wù)就是在充分利用機會的同時，使風(fēng)險降低到最低程度。n 制定項目綜合計劃需要回答下述六個問題（5W1H）：WHAT：做什么？計劃的目標與內(nèi)容WHY：為什么做？計劃的原因WHO：誰去做？執(zhí)行計劃的人員WHERE：何地做？執(zhí)行的地點WHEN：何時做？完成的時間HOW：怎么做？完成計劃的方式、手段Beijing University of Technology2.1 編制項目綜合計劃過程 項目綜合計劃編制的主要內(nèi)容和常用方法：p估量機會 p確立項目目標 p擬定前提條件 p擬定和選擇可行的行動計劃 p

10、制訂計劃 p用預(yù)算使計劃數(shù)字化 Beijing University of Technology2.2 編制項目綜合計劃內(nèi)容 項目綜合計劃的交付物可以是文件形式也可以是表格形式。項目內(nèi)容的幾大方面：項目介紹 管理介紹組織介紹 預(yù)算介紹 技術(shù)介紹 Beijing University of Technology3 IT項目范圍計劃 項目范圍計劃編制是編制一個項目范圍的書面說明，用于項目決策。項目范圍計劃編制的過程是將完成項目產(chǎn)品所需進行的項目工作（項目范圍）逐步明確和歸檔的過程。 Beijing University of Technology3.1 項目范圍計劃依據(jù) n項目范圍計劃編制開始于最

11、初的輸入，有產(chǎn)品描述、項目許可、約束條件和假定。產(chǎn)品描述。產(chǎn)品描述是描述項目產(chǎn)品或項目所提供服務(wù)的特征的文檔。 產(chǎn)品描述。產(chǎn)品描述是描述項目產(chǎn)品或項目所提供服務(wù)的特征的文檔。 約束條件。約束條件是制約項目管理隊伍選擇的因素。 假定。假定影響項目計劃的各個方面的因素，這些假定是漸進明細的一部分，項目團隊經(jīng)常確定、歸檔和驗證所用的假定，并作為他們計劃編制的一部分。 Beijing University of Technology3.2. 項目范圍計劃技術(shù)項目范圍計劃技術(shù)n 對上述輸入進行處理的技術(shù)工具有：產(chǎn)品分析、收益/成本分析、備選方案識別技術(shù)和專家評定等。產(chǎn)品分析。產(chǎn)品分析是為了對項目產(chǎn)品有一

12、個更好的理解，可使用多種技術(shù)來進行分析，其中包括產(chǎn)品分解分析系統(tǒng)工程、價值工程、價值分析、功能分析、質(zhì)量函數(shù)等技術(shù)。成本/收益分析。成本/收益分析就是對各種項目和產(chǎn)品方案可見的或潛在的成本和收益進行估算，然后用投資收益率或投資回收期等財務(wù)指標評價各方案的相對優(yōu)越性。備選方案識別技術(shù)。備選方案識別技術(shù)是指可供識別、確定方案的所有技術(shù)，最常用的有頭腦風(fēng)暴法、橫向思維法等。專家評定?？烧垖＜覍Ω鞣桨高M行評定，這些專家可以是來自項目執(zhí)行組織、內(nèi)部的其他部門，也可以是來自咨詢公司、行業(yè)或?qū)I(yè)團體、技術(shù)協(xié)會等。通過評定，編制范圍說明、詳細依據(jù)和范圍管理計劃。Beijing University of Te

13、chnology3.3 項目范圍計劃編制項目范圍計劃編制 范圍說明。范圍說明是確認或建立一個對項目范圍的共識，作為未來項目決策的基準文檔。 詳細依據(jù)。詳細依據(jù)包括項目有關(guān)假定和約束條件的文檔，項目管理的其他過程可能會使用這些文檔。 范圍管理計劃。范圍管理計劃包括的內(nèi)容有：如何管理項目范圍以及如何將變更納入到項目范圍之內(nèi)；項目范圍穩(wěn)定性的評價，包括項目范圍變化的可能原因、頻率和幅度。 Beijing University of Technology4 IT項目進度計劃 項目進度計劃（Schedule）是在工作分解的基礎(chǔ)上對項目活動做出的一系列時間安排。制定項目進度計劃的目的就是控制時間和節(jié)約時間

14、，通過安排項目各項活動的時間計劃和人員安排，它可以保證按時獲利以補償已經(jīng)發(fā)生的費用支出、協(xié)調(diào)資源，從而使資源在需要時可以被利用、預(yù)測在不同時間上所需要的資金和資源的級別以便賦予項目不同的優(yōu)先級并滿足嚴格的完工時間約定。 Beijing University of Technology4 IT項目進度計劃n 項目進度計劃方法項目進度計劃方法 ： 常見的項目進度計劃方法有里程碑法和甘特圖法。里程碑法是最簡單的一種進度計劃方法，僅表示主要可交付成果的計劃開始和完成時間及關(guān)鍵的外部界面。 n在項目進度計劃編制時參考以下依據(jù)：在項目進度計劃編制時參考以下依據(jù)：項目網(wǎng)絡(luò)圖?；顒映掷m(xù)時間的估算。資源需求。作

15、業(yè)制度安排。約束條件。項目活動的提前和滯后要求。Beijing University of Technology4 IT項目進度計劃n項目進度計劃的編制過程：項目進度計劃的編制過程： 項目描述 項目分解 工作描述 制定工作責任分配表 確定工作先后關(guān)系 繪制網(wǎng)絡(luò)圖 工作時間估計 進度安排Beijing University of Technology5 IT項目資源計劃定義：項目資源是完成項目所必需的各種實際投入。 分類用途觀使用觀資源觀人力資源原材料資源工具與場地資源無限制資源限制性資源可持續(xù)使用資源消耗性資源雙重限制資源Beijing University of Technology6 IT

16、項目人力資源和溝通計劃 IT項目是智力密集、勞動密集型項目，受人力資源影響最大，項目成員的結(jié)構(gòu)、責任心、能力和穩(wěn)定性對信息系統(tǒng)項目的質(zhì)量以及是否成功有決定性作用。 項目溝通管理是整個項目活動過程中的神經(jīng)中樞，順暢有效的溝通是項目成功的基礎(chǔ)，它貫穿了項目管理的各個領(lǐng)域。溝通是人與人之間的信息交流，是組織與組織之間的信息交流，也可以是人與組織之間的信息交流。但人與人之間的信息交流是最基本的項目溝通方式。 Beijing University of Technology6.1 人力資源計劃的編制人力資源計劃的編制n人力資源計劃的編制包括人力使用計劃的編制和人力的招聘、調(diào)整、培訓(xùn)及解聘計劃的編制。人力

17、資源使用計劃是人力資源計劃的主要部分，它不僅決定人力其他計劃，而且影響其他資源計劃。 n人力資源計劃內(nèi)的信息因項目規(guī)模不同而異，但應(yīng)考慮的內(nèi)容包括：項目團隊組建。在計劃項目團隊成員招募過程中，會出現(xiàn)諸如人力資源來自組織內(nèi)部還是外部、團隊成員是同地辦公還是遠距離辦公等問題需要在計劃中體現(xiàn)。為了保證人力的使用，應(yīng)該在項目開始之前進行招聘、調(diào)整和培訓(xùn)工作，在項目完成或暫時停工時進行解聘或調(diào)整工作。應(yīng)該按照實際需要和環(huán)境等因素確定培訓(xùn)和調(diào)整時間的長短，及早安排招聘、調(diào)整和培訓(xùn)方案，由人力計劃向前安排。Beijing University of Technology6.2 項目溝通管理計劃編制項目溝通管

18、理計劃編制n 項目溝通管理計劃在制定之前首先要進行溝通的需求分析。項目溝通信息的來源是指項目溝通中所交流信息的生成者和發(fā)布者（兩者可能是同一主體），項目溝通信息的最終用戶是項目溝通中所交流信息的接受者。 n 項目溝通計劃編制涉及到對于項目全過程的溝通工作、溝通方法、溝通渠道等各個方面的計劃和安排，通過該過程可以確定項目干系人的信息需求和溝通需求，也就是確定何人在何時需要何種信息，以及如何將信息傳遞給他們。Beijing University of Technology6.2 項目溝通管理計劃編制項目溝通管理計劃編制n 項目溝通計劃編制工作是貫穿于項目全過程的一項工作，大致可以按照下面幾個方面的

19、順序進行：（1）確定項目溝通的目標。（2）根據(jù)溝通需求確定溝通計劃內(nèi)容。（3）確定項目溝通的技術(shù)。（4）確定信息收集渠道和歸檔格式。（5）確定信息分發(fā)渠道以及信息的發(fā)布與使用權(quán)限。（6）準備發(fā)布信息的描述。（7）信息發(fā)生的日程表。（8）約束條件和假設(shè)前提。（9）更新和修訂溝通計劃的方法。Beijing University of Technology7 IT項目質(zhì)量計劃項目質(zhì)量計劃 在項目開始時，項目經(jīng)理就應(yīng)該擬定質(zhì)量設(shè)計標準和工作計劃，以確定如何實現(xiàn)項目質(zhì)量的目標，項目經(jīng)理打算怎么樣控制質(zhì)量。項目質(zhì)量計劃是通過工作分解結(jié)構(gòu)得來的。利用樹狀圖表技術(shù)，分解成更低一層的活動，到項目的質(zhì)量能被識別為

20、止。項目經(jīng)理確保這些活動能夠按順序記錄和執(zhí)行，以提高產(chǎn)品和服務(wù)的質(zhì)量，滿足客戶的需要和期望。Beijing University of Technology7.1 項目質(zhì)量計劃內(nèi)容項目質(zhì)量計劃內(nèi)容n 項目質(zhì)量計劃一般包括以下內(nèi)容：質(zhì)量計劃的目的;領(lǐng)導(dǎo)職責;合同評審;采購;設(shè)計控制;過程控制;不合格品處理;培訓(xùn);質(zhì)量審核。Beijing University of Technology7.2項目質(zhì)量計劃編制 效益/成本分析 基本水平標準 流程圖因果圖 試驗設(shè)計 Beijing University of Technology8 IT項目風(fēng)險計劃n 項目風(fēng)險計劃是項目管理的一整套計劃，主要包括定義

21、項目組及成員風(fēng)險管理的行為方案及方式，確定風(fēng)險判斷依據(jù)，選擇合適的風(fēng)險管理方法等。它是項目風(fēng)險管理的基礎(chǔ)部分，包括了對項目潛在的意外損失進行識別、分析和計劃。n 由于IT項目的緊迫性、獨特性、不確定性和復(fù)雜性，決定了IT項目比傳統(tǒng)項目具有更大的風(fēng)險。特別因IT項目常常面臨時間短、預(yù)算緊、人員少、任務(wù)急的局面，項目經(jīng)理要成功完成項目，必須盡早識別潛在的問題，做好風(fēng)險計劃。Beijing University of Technology8.1 IT項目風(fēng)險特點 nIT項目需要風(fēng)險管理是由IT項目自身特點決定的。 主要表現(xiàn)為：IT項目具有比普通項目更高的不確定性。IT項目的目標一般不像工程或其他項目那樣的比較清楚的定義，甚至在項目啟動時還沒有完全定義好；IT項目需求不斷變化，范圍常常延伸，界限很難劃清；系統(tǒng)的銜接、過程的嵌入