Office基礎教程集

1、第1章 Office 2007基礎 Office 2007的特點的特點理解理解Office 2007應用程序工作界面應用程序工作界面創(chuàng)建新文檔的方法創(chuàng)建新文檔的方法打開文檔的方法打開文檔的方法保存文檔的方法保存文檔的方法恢復文檔恢復文檔操作的撤銷、恢復和重復操作的撤銷、恢復和重復獲得幫助的途徑獲得幫助的途徑1.1 Office 2007的特點 l Microsoft Office是微軟公司推出的辦公自動化組合套件。Office 2007是該系列產品的最新版本，它被稱為Office產品的一次變革。l Office系列軟件憑借其強大的功能、人性化的操作界面，在全世界擁有眾多的使用者。其中，Word

2、作為一款優(yōu)秀的字處理軟件，主要用于編排文檔，數(shù)據(jù)處理軟件Excel以其卓越的性能，可快速完成對各種數(shù)據(jù)的分析及報表制作。PowerPoint強大的幻燈片制作功能，可使幻燈片制作變得更加簡單，而作品卻更具專業(yè)性。工作區(qū)Office按鈕標題欄狀態(tài)欄功能區(qū)標題欄顯示了程序名稱、當前編輯的文檔名和一些控制按鈕。 單擊該按鈕，可在彈出的菜單中執(zhí)行新建、打開、保存、打印，以及關閉文檔及程序的操作。用于放置一些在文檔編輯時使用頻率較高的命令。 快速訪問工具欄用于執(zhí)行各種命令，取代先前的下拉菜單和工具欄。工作區(qū)就是文檔的編輯窗口。 狀態(tài)欄用于顯示文檔的一些信息。 1.2 理解Office 2007應用程序工作

3、界面1.3 創(chuàng)建新文檔的方法 l1.3.1 啟動程序時創(chuàng)建新文檔 當用戶啟動Word、Excel、PowerPoint時，系統(tǒng)都會創(chuàng)建一個缺省的新文檔。 l1.3.2 根據(jù)模板創(chuàng)建新文檔 所謂模板，是指其中定義了標題格式、背景圖案、表項，甚至某些通用文字的一類文件。單擊窗口左側的“Office按鈕”，在彈出的菜單中選擇“新建”選項，打開“新建文檔”對話框1根據(jù)模板創(chuàng)建新文檔的操作如下：選定所要使用的模板在列表框中選擇一種文檔類型選中“文檔”單選鈕單擊“創(chuàng)建”按鈕 23451.4 打開文檔的方法 l1.4.1 利用“打開”對話框打開文檔 單擊“Office按鈕”，在打開的菜單中選擇“打開”菜單，

4、打開 “打開”對話框選中要打開的文檔單擊“打開”按鈕123l1.4.2 幾個常用文件夾的意義 “我最近的文檔”：該文件夾保存了用戶最近打開過的文件?！白烂妗保涸撐募A用來快束訪問桌面上各快捷方式或文件夾?！拔业奈臋n”：該文件夾保存用戶常用的文件，以便快速訪問?！拔业碾娔X”：使用戶快速打開我的電腦中的文件?！熬W(wǎng)上鄰居”：使用戶快速訪問網(wǎng)上鄰居中的文件。通過單擊“查找范圍”下拉列表框，用戶可選擇其他文件夾 l1.4.3 打開最近編輯的文檔 單擊窗口左上角的“Office按鈕”，在彈出的菜單中顯示了最近打開文件列表。要打開最近操作過的文檔，可直接在該列表中進行選擇 在Windows系統(tǒng)的“開始”“我

5、最近的文檔”菜單中存放了用戶最近曾經操作過的文檔名稱?！拔易罱奈臋n”列表中顯示的不僅是Word文檔，還有其他類型的文檔，在選擇時要注意區(qū)分 l1.4.4 打開電腦中的文檔 用戶在資源管理器中雙擊某個擴展名為.docx的文件，系統(tǒng)會自動啟動Word 2007，并打開該文檔。 l1.4.5 打開多個文檔的方法 選中多個相鄰文件的方法是：單擊第一個文件名，按住【Shift】鍵的同時再單擊最后一個要打開的文件名。 選中不連續(xù)的多個文件的方法是：單擊第一個文件名，按住【Ctrl】鍵后單擊其他要打開的文件名。 1.5 保存文檔的方法 l1.5.1 正式存盤 單擊“快速訪問工具欄”上的“保存”按鈕或單擊“

6、Office按鈕”，選擇“保存”命令，Word將活動文檔按原名字存盤。輸入文件名稱單擊“保存”按鈕如果文檔為新建文檔，則系統(tǒng)將打開“另存為”對話框123l1.5.2 按新的文件名、文檔格式或新的位置存盤 若要把文檔按新名字、新格式或新的位置保存，需單擊Office按鈕，在彈出的菜單中選擇“另存為”菜單，此時系統(tǒng)也將打開“另存為”對話框。 l1.5.3 關閉文檔與退出程序 要關閉一個文檔，可單擊Office按鈕，在彈出的菜單中選擇“關閉”選項，或按快捷鍵【Ctrl+F4】，此時，系統(tǒng)將關閉文檔窗口，但并不退出Office程序。 要退出Office程序，可單擊程序標題欄右側的“關閉”按鈕，按快捷鍵

7、【Alt+F4】，或單擊Office按鈕，在彈出的菜單中選擇“退出Word”選項。 如果文檔已被修改而未被保存，關閉前系統(tǒng)將提示是否保存對該文檔所做的修改。要保存對文檔所做的修改，可單擊“是”按鈕，否則單擊“否”按鈕。若要放棄當前的操作，可單擊“取消”按鈕。 1.6 恢復文檔 l1使用“文檔恢復”任務窗格 在異常關閉后再次啟動時，Word 2007會自動在文檔的左側出現(xiàn)“文檔恢復”任務窗格，提供對上次所操作的文檔的恢復及保存功能 若打開一份Word文檔失敗時，Word 2007會提供文檔修復功能。單擊“打開”按鈕右側的倒三角按鈕，在彈出的下拉列表中選擇“打開并修復”選項 在“打開”對話框中選擇

8、要修復的文檔名稱12l2調整“自動保存時間間隔” 單擊Office按鈕，在彈出的菜單中單擊“Word選項”按鈕，打開“Word選項”對話框在左側的列表中選擇“保存”選項在右側的“保存自動恢復信息時間間隔”后的編輯框中設置保存間隔時間 1231.7 操作的撤銷、恢復和重復 l1.7.1 撤銷操作 如果只撤銷最后一步操作，可在“快速訪問工具欄”中單擊“撤銷”按鈕。要撤銷多步操作，可一直重復單擊“撤銷”按鈕，或單擊“撤銷”按鈕右側的三角按鈕在彈出的列表中拖動鼠標，選擇要撤銷的一系列操作12l1.7.2 恢復操作 執(zhí)行過“撤銷”操作后，如果用戶又想恢復被撤銷的操作，可單擊“恢復”按鈕。 要想恢復多步操作，可重復單擊“恢復”按鈕，還可以單擊“恢復”按鈕右側的三角按鈕，在彈出的下拉列表中選擇要“恢復”的操作，無論用戶單擊列表中的哪一項，該項操作以及其后的所有操作都將被恢復。 只有在進行了“撤銷”操作后，“恢復”命令才生效，否則，在“快速訪問工具欄”中不顯示該按鈕，或該按鈕顏色為灰色。 l1.7.3 重復一項操作 重復操作是在沒有撤銷過的情況下重復最后做的一次操作。 假設用戶改變了某一段落的格式，另外幾個段落也要進行同樣的格式設置，那么用戶就可以選定每個段落，并單擊“快速訪問工具欄”上的按鈕重復操作。 1.8 獲得幫助的途徑 l1.8.1 使用幫助窗