Excel技巧與財(cái)務(wù)工作

1、 主要內(nèi)容EXCEL的再認(rèn)識(shí)EXCEL在財(cái)務(wù)工作中應(yīng)用的主要內(nèi)容EXCEL工作表常用技巧EXCEL的再認(rèn)識(shí) EXCEL不是一個(gè)簡單的表格處理軟件，而是一個(gè)數(shù)據(jù)管理的平臺(tái)，主要表現(xiàn)在：l 強(qiáng)大的數(shù)據(jù)計(jì)算功能l 基本的邏輯判斷能力l 靈活多樣的報(bào)表格式定義l 強(qiáng)大的數(shù)據(jù)管理能力l 簡便的操作方法EXCEL在財(cái)務(wù)工作中應(yīng)用的主要內(nèi)容l在會(huì)計(jì)處理方面：賬簿數(shù)據(jù)的整理、數(shù)據(jù)的檢索與查詢、 統(tǒng)計(jì)報(bào)表的編制l在財(cái)務(wù)管理方面：財(cái)務(wù)報(bào)表分析、財(cái)務(wù)決策模型的構(gòu)建EXCEL工作表常用技巧l如何將表格加密l如何進(jìn)行標(biāo)題打印l單元格中顏色和底紋的取消打印l讓不同類型數(shù)據(jù)用不同顏色顯示l如何進(jìn)行行列轉(zhuǎn)置l如何在不相鄰的單

2、元格中快速輸入相同的數(shù)據(jù)lVLOOKUP函數(shù)詳解l中、英文輸入法智能化地出現(xiàn) l快捷鍵使用 技巧一 EXCEL表格加密1、打開需要加密的電子表格。2、選“另存為”出現(xiàn)一個(gè)對(duì)話框，選擇工具下拉菜單里面的，“常規(guī)選項(xiàng)“彈出“常規(guī)選項(xiàng)對(duì)話框”。3、根據(jù)你的需要分別在“打開權(quán)限密碼”和“修改權(quán)限密碼”中輸入密碼，點(diǎn)“確定”退出4、將表格保存。對(duì)單元格加密對(duì)單元格加密先選定任意一個(gè)單元格，點(diǎn)右鍵，選設(shè)置單元格格式。點(diǎn)開保護(hù)選項(xiàng)卡，我們會(huì)發(fā)現(xiàn)這里的鎖定默認(rèn)情況下就選中了。也就是說在默認(rèn)情況下，一旦鎖定了工作表，所有的單元格就鎖定了。選中所有的單元格（Ctrl+A），點(diǎn)右鍵，選設(shè)置單元格格式。然后在保護(hù)選項(xiàng)

3、卡上把鎖定勾去掉。然后選中需要保護(hù)的單元格，把它的鎖定勾上點(diǎn)開審閱選項(xiàng)卡，點(diǎn)保護(hù)工作簿。在允許此工作表的所有用戶進(jìn)行下面，可以選用戶進(jìn)行做哪些操作。一般留著默認(rèn)選項(xiàng)即可，然后按確定。 注：如果在這里設(shè)置了密碼，以后解開鎖定時(shí)就要 輸入密碼工作表保護(hù)的口令忘記了怎么辦呢？ 選定工作表，選擇“編輯”-“復(fù)制”，然后將其粘貼到一個(gè)新的工作薄中，即可超越工作表的保護(hù)。密碼忘記了怎么辦呢密碼忘記了怎么辦呢打開 “頁面設(shè)置”對(duì)話框，單擊“工作表”選項(xiàng)卡，接下來只需在“打印標(biāo)題頂端標(biāo)題行”文本框中輸入“標(biāo)題”，或用鼠標(biāo)將工作表中的首行拖過來也可以，以后就該表格首行就會(huì)打印在每頁了。 技巧二 如何進(jìn)行標(biāo)題打印

4、技巧三 單元格中顏色和底紋的取消打印1、單擊“文件”菜單中的“頁面設(shè)置”命令，彈出“頁面設(shè)置”對(duì)話框。2、單擊“工作表”選項(xiàng)卡，在“打印”框下選中“單色打印”復(fù)選框，然后單擊“確定”按鈕即可。技巧四 如何根據(jù)需要設(shè)置單元格格式舉例說明舉例說明 1. 在應(yīng)收賬款賬齡分析表中，如果想讓賬齡小于30天的以“紅色”顯示，大于30天小于60天的以“藍(lán)色”顯示，60天以上的用“棕色”顯示。首先，打開“應(yīng)收賬款賬齡分析表”工作簿，選中“賬齡”所在列，執(zhí)行“格式條件格式”命令，打開“條件格式”對(duì)話框。單擊“突出顯示單元格規(guī)則”按鈕，選中“小于”選項(xiàng)，在對(duì)話框中設(shè)定單元格的值“30”，設(shè)置為“紅色文本”格式。然

5、后，仿照上面的操作設(shè)置好其它條件（大于30天小于60天的以“藍(lán)色”顯示，60天以上的用“棕色”顯示”）。 設(shè)置完成后，按下“確定”按鈕。 首先，打開“應(yīng)收賬款賬齡分析表”工作簿，選中“賬齡”所在列，執(zhí)行“格式條件格式”命令，打開“條件格式”對(duì)話框。單擊“新建規(guī)則”按鈕，選中“使用公式確定要設(shè)置格式的單元格”選項(xiàng)，在對(duì)話框中輸入公式如下圖舉例說明舉例說明 2. 在奇數(shù)行中的單元格顯示黃色，偶數(shù)行中不顯示顏色。在奇數(shù)行中的單元格顯示黃色，偶數(shù)行中不顯示顏色。結(jié)果如右圖方法一：方法一：先將需要轉(zhuǎn)換行列位置的單元格選定右鍵選擇“復(fù)制”然后在復(fù)制區(qū)域之外選定粘貼區(qū)域右鍵“選擇性粘貼”命令，選中“轉(zhuǎn)置”選

6、項(xiàng)，點(diǎn)擊“確定”按鈕，這樣就可完成表格行列轉(zhuǎn)置。技巧五 如何進(jìn)行行列轉(zhuǎn)置方法二：方法二：如下圖為sheet1中的原始資料格式在新表格的A1單元格輸入：=INDEX(Sheet1!$A$1:$C$11,COLUMN(),ROW()將公式拉到K3，結(jié)果如下圖：以上兩個(gè)方法都可將列值轉(zhuǎn)換成行值，兩個(gè)方法優(yōu)缺點(diǎn)主要有： 1.方法一，操作簡單，比較容易掌握，可以隨時(shí)隨地粘貼數(shù)據(jù)，不需要有EXCEL函數(shù)基礎(chǔ)，但如果數(shù)據(jù)變更較頻繁，操作起來就有點(diǎn)麻煩了。 2.方法二，操作不容易掌握，函數(shù)中對(duì)單元格地址引用要求比較嚴(yán)格（有興趣的同學(xué)可以自己嘗試改變單元格的引用方式來對(duì)比結(jié)果的變化），這種方法只要將函數(shù)設(shè)置好，

7、結(jié)果表中的數(shù)據(jù)會(huì)隨原始表的數(shù)據(jù)改變而改變。技巧六 如何在不相鄰的單元格中快速輸入相同的數(shù)據(jù)選中要輸入相同數(shù)據(jù)的單元格，輸入數(shù)據(jù)后按CRTL+ENTER組合。 舉例：要快速在舉例：要快速在A1A1、B3B3、C5C5中輸入中輸入“我愛你我愛你”首先按住首先按住CRTLCRTL鍵選中鍵選中A1A1、B3B3、C5C5三個(gè)單元格，然后輸入三個(gè)單元格，然后輸入“我愛你我愛你”按按CRTL+ENTERCRTL+ENTER，這時(shí)以上三個(gè)單元格中就都，這時(shí)以上三個(gè)單元格中就都是是“我愛你我愛你”了了技巧七 VLOOKUP函數(shù)詳解定義：在表格或數(shù)值數(shù)組的首列查找指定的數(shù)值，并由此返回表格或數(shù)組中該數(shù)值所在行中

8、指定列處的數(shù)值。 這里所說的“數(shù)組”，可以理解為表格中的一個(gè)區(qū)域。數(shù)組的列序號(hào)：數(shù)組的“首列”，就是這個(gè)區(qū)域的第一縱列，此列右邊依次為第2列、3列。假定某數(shù)組區(qū)域?yàn)锽2:E10，那么，B2:B10為第1列、C2:C10為第2列。VLOOKUP函數(shù)語法：VLOOKUP（查找值，區(qū)域，列序號(hào)，邏輯值）“查找值”：為需要在數(shù)組第一列中查找的數(shù)值，它可以是數(shù)值、引用或文字符串。“區(qū)域”：數(shù)組所在的區(qū)域，如“B2:E10”，也可以使用對(duì)區(qū)域或區(qū)域名稱的引用，例如數(shù)據(jù)庫或數(shù)據(jù)清單?！傲行蛱?hào)”：即希望區(qū)域（數(shù)組）中待返回的匹配值的列序號(hào)，為1時(shí)，返回第一列中的數(shù)值，為2時(shí)，返回第二列中的數(shù)值，以此類推；若列

9、序號(hào)小于1，函數(shù)VLOOKUP 返回錯(cuò)誤值 #VALUE!；如果大于區(qū)域的列數(shù)，函數(shù)VLOOKUP返回錯(cuò)誤值 #REF!?！斑壿嬛怠保簽門RUE或FALSE。它指明函數(shù) VLOOKUP 返回時(shí)是精確匹配還是近似匹配。如果為 TRUE 或省略，則返回近似匹配值，也就是說，如果找不到精確匹配值，則返回小于“查找值”的最大數(shù)值；如果“邏輯值”為FALSE，函數(shù) VLOOKUP 將返回精確匹配值。如果找不到，則返回錯(cuò)誤值 #N/A。如果“查找值”為文本時(shí)，“邏輯值”一般應(yīng)為 FALSE 。假設(shè)在Sheet1中存放小麥、水稻、玉米、花生等若干農(nóng)產(chǎn)品的銷售單價(jià)： A B1 產(chǎn)品名稱 單價(jià)2 小麥 0.56

10、3 水稻 0.484 玉米 0.395 花生 0.51100 大豆 0.45 Sheet2為銷售清單，每次填寫的清單內(nèi)容不盡相同：要求在Sheet2中輸入農(nóng)產(chǎn)品名稱、數(shù)量后，根據(jù)Sheet1的數(shù)據(jù)，自動(dòng)生成單價(jià)和銷售額。設(shè)下表為Sheet2： A B C D 1 產(chǎn)品名稱 數(shù)量 單價(jià) 金額 2 水稻 1000 0.48 480 3 玉米 2000 0.39 780 在D2單元格里輸入公式：=C2*B2 ；在C2單元格里輸入公式：=VLOOKUP（A2，Sheet1!A2:B100，2，F(xiàn)ALSE） 。如用語言來表述，就是：在Sheet1表A2:B100區(qū)域的第一列查找Sheet2表單元格A2的

11、值，查到后，返回這一行第2列的值。這樣，當(dāng)Sheet2表A2單元格里輸入的名稱改變后，C2里的單價(jià)就會(huì)自動(dòng)跟著變化。當(dāng)然，如Sheet1中的單價(jià)值發(fā)生變化，Sheet2中相應(yīng)的數(shù)值也會(huì)跟著變化。 說到VLOOKUP函數(shù)，相信大家都會(huì)使用，而且都使用得很熟練了。不過，有幾個(gè)細(xì)節(jié)問題，大家在使用時(shí)還是留心一下的好。一VLOOKUP的語法VLOOKUP函數(shù)的完整語法是這樣的：VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)1括號(hào)里有四個(gè)參數(shù)，是必需的。最后一個(gè)參數(shù)range_lookup是個(gè)邏輯值，我們常常輸入一個(gè)0字，或者Fa

12、lse;其實(shí)也可以輸入一個(gè)1字，或者true。兩者有什么區(qū)別呢？前者表示的是完整尋找，找不到就傳回錯(cuò)誤值N/A；后者先是找一模一樣的，找不到再去找很接近的值，還找不到也只好傳回錯(cuò)誤值N/A。這對(duì)我們其實(shí)也沒有什么實(shí)際意義，只是滿足好奇而已，同學(xué)們可以體驗(yàn)體驗(yàn)。技巧八技巧八 讓中、英文輸入法智能化地出現(xiàn)讓中、英文輸入法智能化地出現(xiàn) 選中需要輸入中文的單元格區(qū)域，執(zhí)行“數(shù)據(jù)有效性”命令，打開“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話框，切換到“輸入法模式”標(biāo)簽下，按“模式”右側(cè)的下拉按鈕，選中“打開”選項(xiàng)后，“確定”退出。 以后當(dāng)選中需要輸入中文的單元格區(qū)域中任意一個(gè)單元格時(shí)，中文輸入法(輸入法列表中的第1個(gè)中文輸入法)自動(dòng)打開，當(dāng)選中其它單元格時(shí)，中文輸入法自動(dòng)關(guān)閉。 技巧九技巧九 快捷鍵使用快捷鍵使用常用快捷鍵： ctrl+c復(fù)制 ctrl+x剪切 ctrl+v粘貼 ctrl+z撤銷 ctrl+s保存 ctrl+f 查找替換 F12，另存 F2，可以直接編輯當(dāng)前單元格，也就是進(jìn)入編輯狀態(tài) 切換不同的sheet頁，CTRL+PAGEDOWN切換到右面一個(gè)sheet，CTRL+PAGEUP切換到左面移動(dòng)到下一工作簿或窗口