英語書信格式模板

1、 第十章第十章 醫(yī)用函件醫(yī)用函件 (Medical Correspondence) 英文書信的種類Contents英文書信的格式幾種常用的信件英文書信的種類 書信是一種應用非常廣泛的應用文形式之一。書信是一種應用非常廣泛的應用文形式之一。英文書信的種類很多，但可以把它們歸為英文書信的種類很多，但可以把它們歸為兩大類兩大類，一類是私人書信（一類是私人書信（personal letters），另一類是商），另一類是商務書信（務書信（business letters），），英文書信主要包括自英文書信主要包括自薦信、申請信、邀請信、投訴信、證明信、感謝薦信、申請信、邀請信、投訴信、證明信、感謝信、介紹

2、信、說明書、推薦信、求職信、祝賀信信、介紹信、說明書、推薦信、求職信、祝賀信等。等。一、信封的格式一、信封的格式英文書信的格式Block Format (齊頭式)Indented Format (右縮式)英文信封的格式 Li Ying Wuhan University Medicine School No. 93 Donghu Road, Wuchang Wuhan, Hubei 430071 Peoples Republic of China Professor Lawerence S. Cohen Yale University School of Medicine 333 Cedar S

3、treet New Haven, Connecticut 06510 U.S.A寄信人姓名和地址收信人姓名和地址StampBlock Format (齊頭式)英文信封的格式 Zhao Min Sichun University Chengdu, Sichuan 610041 P.R. of China Mr. Steven Chung No. 252, Long St. San Francisco U.S.A寄信人姓名和地址收信人姓名和地址StampIndented Format (右縮式)英文信封的格式 Li MingPeking UniversityBeijing 100871Song L

4、iWuhan UniversityMedicine SchoolNantong, Jiangsu 226000 Personal 或Private (私函）Confidential (密函）Immediate或Urgent或Rush （急件）打印或書寫AIR MAIL(航空)REGISTERED MAIL(掛號)EXPRESS(快遞郵件)Photo Enclosed(內有照片)Return Postage Guaranteed(保付退還郵資)Introducing/Recommending/To introduce(茲介紹某人)注意事項注意事項英文信封的格式如信件需由某單位或某人轉交給收信人，

5、則需在收信人姓如信件需由某單位或某人轉交給收信人，則需在收信人姓名下一行加上名下一行加上 C/O (care of) 后跟轉交人的姓名地址。如宋后跟轉交人的姓名地址。如宋力托李宇轉交一封信給李明，信封格式為：力托李宇轉交一封信給李明，信封格式為： Li MingC/O Li YuPeking UniversityBeijing 100871Song LiWuhan UniversityMedicine SchoolNantong, Jiangsu 226000英文地址的寫法英文地址的英文地址的寫寫法和中文相反，口法和中文相反，口決決：由小到大：由小到大，分數行寫。分數行寫。( (號號弄弄巷巷路

6、路/ /街街城市城市國國家家) )號 No. (Number)樓 F (Floor)室 Rm. (Room)弄 Aly (Alley)巷 Ln. (Lane)路 Rd. (Road)街 St. (Street)段 Sec. (Section)大街, 林蔭道 BLVD (Boulevard)醫(yī)院 HOSP (Hospital)區(qū) Dist. (District)縣 County市 City大道 Ave. (Avenue)省 Province國家名英文地址的寫法 地址的書寫順序是由小到大地址的書寫順序是由小到大: 第一行寫第一行寫寄信人的寄信人的單位名稱；單位名稱；第二行第二行寫寄信人的門牌號碼，

7、寫街道名寫寄信人的門牌號碼，寫街道名稱稱;第三行第三行先寫縣市、城鎮(zhèn)名稱，再寫省或州名稱，先寫縣市、城鎮(zhèn)名稱，再寫省或州名稱，往右空兩個字母的位置，再寫上郵編。如果是寄往往右空兩個字母的位置，再寫上郵編。如果是寄往國外的信件，國外的信件，第四行第四行寫寄信人所在國家的名稱。寫寄信人所在國家的名稱。練習 George Wang will write a letter to his pen pal, Mike Clinton. Mikes address is: 1025 Long Street, San Francisco, CA 94101, U.S.A. And Georges addres

8、s is: 23, Alley4, Lane130, Sec.II Nanking East Rd. Taipei, Taiwan, R.O.C. Please write an envelope for him.練習 George Wang 23, Alley4, Lane130, Sec.II Nanking East Rd. Taipei, Taiwan 104 R.O.C. Mike Clinton 1025 Long Street, San Francisco, CA 94101 U.S.A 一封正式的英文書信通常包括下面幾個組成部分：一封正式的英文書信通常包括下面幾個組成部分：l

9、信頭信頭 (Heading)l 日期日期 (Date)l 信內地址信內地址 (Inside Address)l 對收信人的稱呼對收信人的稱呼 (Salutation)l 正文正文 (Body)l 結束語結束語 (Complimentary Close)l 寫信人的簽名寫信人的簽名 (Signature)l 附件附件 (Enclosure) 副本轉送副本轉送 (Carbon Copies) 再啟再啟 (Postscript)英文書信的格式英文書信的基本原則英文書信的基本原則英文書信的基本原則 英文書信的書寫可概括為7個C原則：Completeness （完整）, Clarity（清楚）, Con

10、creteness（具體）, Conciseness（簡明）, Correctness（正確）, Courtesy（謙恭）, Consideration（諒解）。書信的段落排列可用縮進式或齊頭式。(Heading) 信頭一般包括寫信人的單位名稱、通信地址和寫信日期。信頭一般包括寫信人的單位名稱、通信地址和寫信日期。通常寫在第一頁的右上角通常寫在第一頁的右上角（縮進式書信）（縮進式書信）。行首可以齊頭寫，。行首可以齊頭寫，也可以逐行縮進寫。也可以逐行縮進寫。 同時，信頭也可以同時，信頭也可以寫在書信第一頁的左上角（齊頭式書寫在書信第一頁的左上角（齊頭式書信）。在電腦普及的今天，齊頭式更為常見，因

11、為這樣輸入信）。在電腦普及的今天，齊頭式更為常見，因為這樣輸入較為方便。較為方便。 一些正式信函的信頭還包括寫信人或單位的電話號碼、一些正式信函的信頭還包括寫信人或單位的電話號碼、傳真和郵政編碼等。西方國家中有些信頭甚至還有單位負責傳真和郵政編碼等。西方國家中有些信頭甚至還有單位負責人的姓名、職務和職稱。信頭的目的是使收信人一看便知道人的姓名、職務和職稱。信頭的目的是使收信人一看便知道書信來自何處，何時發(fā)出，便于復信和查閱。書信來自何處，何時發(fā)出，便于復信和查閱。 寫信頭時，先寫發(fā)信人的地址，然后寫其他項目和發(fā)信寫信頭時，先寫發(fā)信人的地址，然后寫其他項目和發(fā)信日期。日期。具體次序是具體次序是：

12、先寫門牌號和街名；再寫區(qū)名、市、省、：先寫門牌號和街名；再寫區(qū)名、市、省、國家名；國家名前加上郵政編碼，國家名稱后面可以加上電國家名；國家名前加上郵政編碼，國家名稱后面可以加上電話號碼，最后寫發(fā)信日期。話號碼，最后寫發(fā)信日期。(Heading)例如： 123 Tianhe RoadTianhe DistrictGuangzhou 510620Guangdong ProvinceP. R. C.March 15, 2002Foreign Languages DepartmentCollege of Foreign LanguagesBeijing UniversityBeijing 100044

13、Peoples Republic of ChinaTel:86ug. 20, 2009 (美式美式)579 Qianwangang Road Huangdao, Qingdao, Shandong Peoples Republic of China 20 Aug., 2009 (英式英式) 并列式并列式斜列式斜列式英文日期的寫法日期應寫在寄信人地址下方，表達方式各不相同。日期應寫在寄信人地址下方，表達方式各不相同。通常英式按日通常英式按日/ /月月/ /年的順序，而美式按月日年的順年的順序，而美式按月日年的順序。序。注意：年份寫全，不可省略；月份用英文單詞表示，注意

14、：年份寫全，不可省略；月份用英文單詞表示，不可用數字替代（一般信函可縮寫，較正式的公函不可用數字替代（一般信函可縮寫，較正式的公函需寫全）；日期用阿拉伯數字基數詞表示即可，如需寫全）；日期用阿拉伯數字基數詞表示即可，如May 7, 2006; 23 September, 2005。英文日期的寫法 年份應完全寫出，不能簡寫。 月份要用英文名稱，不要用數字代替。 月份名稱多用公認的縮寫式。但 May, June, July, 因為較短，不可縮寫。 寫日期時，可用基數詞1，2，3，4，5，28，29，30，31等，也可用序數詞 lst, 2nd, 3rd, 4th, 5th, 28th, 29th,

15、 30th, 31st等。但最好用基數詞，簡單明了。 英文日期的寫法 位置：美式：在信頭和收信人名稱地址之間英式：通常在收信人名稱地址之下 均可以齊頭，也可以靠右寫法：美式：月-日-年英式：日-月-年年之前用逗號。日期可有下列幾種寫法： Oct. 20, 2004； 10 May., 2004； 3rd June, 2004； Sept. 16th, 2004其中，最為通用。美式日期舉例美式日期舉例 Interstate Products, Inc. 511 Interstate Court Sarasota, FL 34240 USA Date: April 4, 20- Shandong

16、Foreign Trade (Holdings) Corporation Limited 51,TAIPING ROAD QINGDAO, 266001 CHINA 美式：日期在信頭和收信人名稱地址之間英式日期舉例英式日期舉例OFFICE SYSTEMS PTY. LTD. 124 Oak Street Tel (61-2)419 3209 Chatswood Fax (61-2)419 4011 England E-mail .uk Aqueous Technologies 291 Caxton Street Sante Fe U.S.A 18 November, 20- Dear Sir

17、or Madam, 英式：通常在收信人名稱地址之下信內地址信內地址 信內地址即收信人的姓名和地址，它要寫在信紙的左上角，低于寫信人地址和發(fā)信日期一兩行寫。其書寫順序是，先寫收信人姓名、頭銜和單位名稱，占一二行，然后寫地址，可占二至四行。（格式與寄信人地址一樣） 公務信件要寫明信內地址，寫給至親好友的信，信內地址常常省略。Mr. William Wood81 Fifth StreetWashington D.C. 10038U.S.A.Mr. William Wood 81 Fifth Street Washington D.C. 10038 U.S.A. 并列式并列式斜列式斜列式Junior

18、Class 1Dept. of EducationShandong UniversityNo.579 Qianwan RoadQingdao, Shandong 266000Apr. 6, 2008信頭信頭寄信人寄信人的地址的地址和日期和日期Zhiyuan Middle School,No.579 Qianwan RoadQingdao, Shandong 266000信內地址收信人地址Dear Miss Wang,對收信人的稱呼Learning from Mr. Zhou, a teacher in正文正文每段開每段開頭右縮頭右縮進約五進約五個字母個字母Sincerely yours,Li

19、Wei結束語結束語及簽名及簽名正文下正文下一、二一、二行處行處Encl: Personal Resume 對收信人的稱呼對收信人的稱呼 (Salutation) 對收信人的稱呼另行寫在收信人地址下空兩行對收信人的稱呼另行寫在收信人地址下空兩行處，處，從左邊頂格寫從左邊頂格寫。稱呼后用逗號。稱呼后用逗號“，”，美國還，美國還通用冒號通用冒號“：”。私人書信中通常直呼收信人的名私人書信中通常直呼收信人的名字。事務書信中則要寫收信人的姓氏或姓名全稱。字。事務書信中則要寫收信人的姓氏或姓名全稱。 男士的姓名前要加男士的姓名前要加Mr.；未婚女性加；未婚女性加Miss，已，已婚女性的姓氏前加婚女性的姓氏

20、前加Mrs.，婚姻狀況不詳的女性姓氏，婚姻狀況不詳的女性姓氏前加前加Ms.。有職業(yè)頭銜的也可以加在姓氏前，如冠。有職業(yè)頭銜的也可以加在姓氏前，如冠以以Prof.、Dr.等。大部分信件在稱呼前加等。大部分信件在稱呼前加Dear。很。很熟的朋友間有時也可不用這個詞。熟的朋友間有時也可不用這個詞。對收信人的稱呼對收信人的稱呼 (Salutation)收信人收信人稱呼稱呼示例示例男士男士Mr.Dear Mr. Lee未婚女性未婚女性MissDear Miss Harison已婚女性已婚女性Mrs.Dear Mrs. Harison婚姻狀況不詳的女性婚姻狀況不詳的女性Ms.Dear Ms. Richar

21、ds有職業(yè)頭銜有職業(yè)頭銜如冠以如冠以Prof.、Dr.等等Dear Prof. Smith,單位負責人，但不知其姓氏單位負責人，但不知其姓氏可只寫頭銜可只寫頭銜Dear Supervisor機關、學校、企業(yè)單位等機關、學校、企業(yè)單位等Dear Sir/Madam或或Gentlemen如是寄給婦女團體，用如是寄給婦女團體，用Dear Madam， Ladies或或Madams幾個收信人，而且不知道收幾個收信人，而且不知道收信人的頭銜和姓名信人的頭銜和姓名To Whom It May Concern （“致有關人士或致有關人士或單位單位”, “敬啟者敬啟者”）（這樣的信沒有信內地址）（這樣的信沒有

22、信內地址）對收信人的稱呼對收信人的稱呼 (Salutation)例如： Dear Mr. Lee: Dear Ms. Richards: Dear Prof. Smith, Dear Dr. Stein, Dear Mom, Dear Jack, Cathy, 正文是信的主要內容。正文從稱呼下隔2-3行開始，段與段之間也隔2-3行。齊頭式（美式結構）：每行左邊的第一個字母都垂直對齊。稱呼、落款等也都頂格寫?？s進式（英式結構）：每段第一行第一個字母縮進3-5個字母，其余各行都靠左對齊。且所有段落的縮進距離必須保持一致。稱呼頂格寫，落款則在中間偏右的位置。齊頭式和縮進式都可用。但在同一封信里只用一

23、種格式。 正文正文 (Body) 與中文信件不同的是，英文書信的正文的開頭不是先寫一些問候語，再闡明寫信的目的，而是直接說明寫信人的身份及寫信的目的，然后提出寫信人的情況、想法或要求，并加以必要的解釋或說明，結尾表達希望祝愿等。語言要得體，簡單明了，措詞禮貌。 書信正文的第一句話或第一段通常被稱為起首語。一般說來，人們習慣用一些客套的寫法作為書信正文的起始，即先將對方來信的日期、主題加以簡單描述，以便使對方一看便知該信是回答哪一封信的。如果是第一次給別人寫信，也可用開頭語作必要的自我介紹，并表明自己寫信的主要目的。正文正文 (Body)正文正文 (Body)例如：齊頭式：Dear Kate,I

24、 wonder if you can lend me your MLA Handbook for Academic Writing. I am in the process of writing my graduation thesis, and need to consult the book now and then for standard formatting. Thus I might need to keep the book for about a month and a half, and I hope that would not bring any inconvenienc

25、e to you. I assure you that I will maintain the book in good condition.If possible, please give me a call and I will come by yourhouse to pick up the book. Thanks a lot.Yours,Judy正文正文 (Body)例如：例如：縮進式縮進式：Dear Kate, I wonder if you can lend me your MLA Handbook forAcademic Writing. I am in the process

26、 of writing mygraduation thesis, and need to consult the book now andthen for standard formatting. Thus I might need to keep thebook for about a month and a half, and I hope that wouldnot bring any inconvenience to you. I assure you that I willmaintain the book in good condition. If possible, please

27、 give me a call and I will come by your house to pick up the book. Thanks a lot. Yours, Judy 結束語是一種客套語。結束語是一種客套語。寫在正文右下方（縮進寫在正文右下方（縮進式）或左下方（齊頭式）。結束語式）或左下方（齊頭式）。結束語開頭字母要大寫，開頭字母要大寫，末尾用逗號。結束語也稱敬語，使用時也應因人而末尾用逗號。結束語也稱敬語，使用時也應因人而異，取決于發(fā)信人與收信人之間的關系或熟悉程度。異，取決于發(fā)信人與收信人之間的關系或熟悉程度。結束語可以用結束語可以用Yours sincerely （英式

28、），（英式）， Sincerely yours （美式）以及（美式）以及Sincerely等。等。結束語結束語 (Complimentary Close)在公務信件中，發(fā)信人常用的結束語有：在公務信件中，發(fā)信人常用的結束語有：Yours respectfully, Respectfully yours, Respectfully,（敬上）敬上）Yours faithfully, Faithfully yours, Faithfully, （您的誠實的）（您的誠實的）Yours truly, Very truly yours, （您的忠實的）（您的忠實的）Yours sincerely, Sin

29、cerely yours, (您的忠實的您的忠實的) Yours等。等。私人信件中，發(fā)信人常用的結束語有：私人信件中，發(fā)信人常用的結束語有：Sincerely yours, Lovely yours, Your lovely, Your loving son / daughter等。等。結束語結束語 (Complimentary Close)寫給機關、團體或不認識的人：寫給機關、團體或不認識的人：Yours truly, Truly yours, Yours faithfully, Yours sincerely寫給長者或上級：寫給長者或上級：Yours respectfully, Respe

30、ctfully yours, Yours obediently 朋友或親戚：朋友或親戚：Yours, Ever yours, Yours ever, Yours affectionately, Lovingly yours, (Much) Love, With Love, Your devoted friend參考參考P335寫信人的簽名寫信人的簽名 (Signature) 寫信人的簽名寫在結束語下寫信人的簽名寫在結束語下1-21-2行，與結束語行，與結束語對齊。私人書信中，可根據自己與收信人關系的親對齊。私人書信中，可根據自己與收信人關系的親疏程度，署全名或只寫名不寫姓。疏程度，署全名或只寫

31、名不寫姓。如果不是給很熟如果不是給很熟悉的人寫信，簽名一般須寫出全名。簽名最好是寫悉的人寫信，簽名一般須寫出全名。簽名最好是寫信人的親筆，手寫后可附打印的全名。有人在姓名信人的親筆，手寫后可附打印的全名。有人在姓名下寫職稱。下寫職稱。例如：例如：Sincerely yours, Tom WhiteYours truly, George LeeYours, GretelWith Love, Hans寫信人的簽名寫信人的簽名 (Signature)Yours faithfully, Ciba-Geigy Chemicals Co. P Pa am m L Lo ot ti is s Pam Lot

32、is Inspection coordinator Yours faithfully, P Pa am m L Lo ot ti is s Pam Lotis Inspection coordinator For Ciba-Geigy Chemicals Co. Yours faithfully, L L. . V Va an n L Li in nd de e L. Van Linde Manager, QAD Software Co. 結束語手寫簽名打印簽名職務公司名稱附件附件 (Enclosure)附件指附在信內的文件、信函的抄件、支票、匯款附件指附在信內的文件、信函的抄件、支票、匯款單

33、等。如有附件，在信箋末頁下方寫上單等。如有附件，在信箋末頁下方寫上Enclosure，其縮寫詞為其縮寫詞為enc. 或或encl.。如附件為兩個或兩個以上，。如附件為兩個或兩個以上，應注明數目。例如，有三個附件，即寫應注明數目。例如，有三個附件，即寫Enclosures(3)（也可寫為（也可寫為3 encl.）。）。如果附件重要，還需編號說明。如：如果附件重要，還需編號說明。如：Enclosures: 2 copies of translation 1 copy of Annual Report附件附件 (Enclosure)副本轉送副本轉送信件若有副本轉送，應在左下角注明信件若有副本轉送，應

34、在左下角注明CC.。（。（附件附件之下，左對齊）之下，左對齊）如將復印送給別人，則注明：如將復印送給別人，則注明：cc: Dr. Li或或Copy to: Dr. Li。如抄送對象多，可逐一注。如抄送對象多，可逐一注明：明：Copies to: Dr. William L. Carton, Dr. John T. Dull。 1. 明抄：明抄：cc Marketing Department 2. 暗抄：暗抄：bcc Mr. Simpson Carbon copy,收信收信人知道被抄送人知道被抄送Blind carbon copy, 收信人不知道被抄送，只出現(xiàn)在發(fā)給被抄送人的信件里附件附件 (E

35、nclosure)附言附言附言（附言（P. S. 或或p. s.）寫在簽字下）寫在簽字下1-2行處。寫完行處。寫完后，再寫姓名的手寫字母。后，再寫姓名的手寫字母。附言用來補充正文中遺漏的話，一般應盡量少用，附言用來補充正文中遺漏的話，一般應盡量少用，正式的文件中更應避免使用。正式的文件中更應避免使用。(P.S.=postscript)附件附件 (Enclosure)例如：例如：Sincerely yours(Signature)Wang LiP.S. We are especially interested in cardiac pacing, and would greatly apprec

36、iate it if you could send us information on this subject. W. L.幾種常用的信件幾種常用的信件一、求學信一、求學信三、求職信三、求職信四、合作、互訪四、合作、互訪五、學術會議函件五、學術會議函件六、向國外期刊、出版社投稿六、向國外期刊、出版社投稿二、推薦信二、推薦信幾種常用的信件幾種常用的信件一、求學信一、求學信（一）英文求學申請信的格式和正文內容（一）英文求學申請信的格式和正文內容 英文求學信與普通信函的格式一樣。求學信是為了申請上某所學校而寫給該校招生辦公室或有關人員的信。申請到國外大學學習，首先要與學校有關部門或人員聯(lián)系，索取入

37、學申請表和有關資料，然后填好申請表并寄回學校。國外大學一般都要求申請人提供學歷證書（如畢業(yè)證和學位證明）和在校學習期間的成績單，成績單必須由申請人所在學校提供并直接寄往所申請的大學。如果申請人沒有獲得國外大學的獎學金或其他經濟資助，就要有經濟擔保證明。幾種常用的信件幾種常用的信件求學申請信一般包括如下內容：求學申請信一般包括如下內容：1 1、簡單介紹個人的情況，包括學歷、工作經歷、研究、簡單介紹個人的情況，包括學歷、工作經歷、研究經歷等；經歷等；2 2、說明所申請的專業(yè)、攻讀的學位和希望入學的時間；、說明所申請的專業(yè)、攻讀的學位和希望入學的時間；3 3、請學校寄入學申請表和有關資料；、請學校寄

38、入學申請表和有關資料；4 4、請學校介紹入學條件和要求；、請學校介紹入學條件和要求；5 5、若申請經濟資助，可要求學校寄經濟資助申請表；、若申請經濟資助，可要求學校寄經濟資助申請表；6 6、信中要寫上申請人的通信地址和電話，以便對方回、信中要寫上申請人的通信地址和電話，以便對方回復。復。 幾種常用的信件幾種常用的信件（二）英文求學申請信正文部分的行文技巧（二）英文求學申請信正文部分的行文技巧1 1、簡短的開場白明確陳述寫信的目的，即申請什么專業(yè)、簡短的開場白明確陳述寫信的目的，即申請什么專業(yè)和學位，從何得知申請信息等；入學申請應明確說明申請和學位，從何得知申請信息等；入學申請應明確說明申請何類

39、性質或何種學位的課程，準備何時入學等；何類性質或何種學位的課程，準備何時入學等；2 2、主體段用來概述自己的情況，包括年齡、專業(yè)、學歷、主體段用來概述自己的情況，包括年齡、專業(yè)、學歷、資歷、特長、興趣等，給對方留下深刻的印象。即使附有資歷、特長、興趣等，給對方留下深刻的印象。即使附有履歷也應在主題段總結說明自己的基本情況，強調自己具履歷也應在主題段總結說明自己的基本情況，強調自己具備充分的申請資格。備充分的申請資格。3 3、結束段主要用來請對方關照，說明附件。根據需要，、結束段主要用來請對方關照，說明附件。根據需要，還可以在主題段與結束段之間增補段落，說明其他具體情還可以在主題段與結束段之間增

40、補段落，說明其他具體情況，如外語水平、獲獎情況、經濟能力等。況，如外語水平、獲獎情況、經濟能力等。幾種常用的信件幾種常用的信件（三）寫英文求學申請信時應注意的問題（三）寫英文求學申請信時應注意的問題1、行文技巧、行文技巧 求學信寫作重點是提供個人資料，說明自己的基本情求學信寫作重點是提供個人資料，說明自己的基本情況，況，不要一味強調自己申請的原因和自己的需求不要一味強調自己申請的原因和自己的需求。寫作時。寫作時申請人應把自己的實力、專長、特點等闡明清楚，以此來申請人應把自己的實力、專長、特點等闡明清楚，以此來說服讀者，讓對方感到你值得他們?yōu)槟闾峁┻@次求學機會，說服讀者，讓對方感到你值得他們?yōu)槟?/p>

41、提供這次求學機會，要知道對方是不會因為你需要就為你提供求學機會的。要知道對方是不會因為你需要就為你提供求學機會的。幾種常用的信件幾種常用的信件2、語言表達、語言表達 在介紹個人情況時，為了引起讀者的重視，不要頻繁在介紹個人情況時，為了引起讀者的重視，不要頻繁地使用形容詞最高級來評價自己。地使用形容詞最高級來評價自己。對自己的評價應本著實對自己的評價應本著實事求是的原則，充分說明自己的客觀情況，事求是的原則，充分說明自己的客觀情況，不要夸大其詞，不要夸大其詞，過分標榜，要能使人閱后感到真實可信，否則只能適得其過分標榜，要能使人閱后感到真實可信，否則只能適得其反。另外，不要用一些私人化的非正式的表

42、達方式。反。另外，不要用一些私人化的非正式的表達方式。幾種常用的信件幾種常用的信件3、說服勸誘策略、說服勸誘策略 求學申請信的目的在于是收信人了解申請人的要求和求學申請信的目的在于是收信人了解申請人的要求和與此相關的情況，以便對方做出有利于申請人的決定，申與此相關的情況，以便對方做出有利于申請人的決定，申請人在態(tài)度上應坦誠真摯，不卑不亢，這樣才會起到積極請人在態(tài)度上應坦誠真摯，不卑不亢，這樣才會起到積極的效果。為了達到這一目的，一般采用自我推銷或自我評的效果。為了達到這一目的，一般采用自我推銷或自我評價策略（價策略（self-appraisal），不要采用自我美化（），不要采用自我美化（sel

43、f-glorification）、吹捧對方和自我貶低策略（）、吹捧對方和自我貶低策略（self-degradation）。）。 總之，在寫求學申請信時，既要按照一定的格式，遵總之，在寫求學申請信時，既要按照一定的格式，遵循一定的要求，又要避免落入俗套，同時寫出個人的優(yōu)勢循一定的要求，又要避免落入俗套，同時寫出個人的優(yōu)勢和特點。和特點。幾種常用的信件幾種常用的信件幾種常用的信件幾種常用的信件例如：Directions: Study the following paragraph carefully and write a letter of about 200 words. Your name

44、is Li Jin, a student of the Department of Applied Physics, Tsinghua University. You hope to further your study in Boston University (Massachusetts, USA) upon your graduation next year. Now you are writing to the office of graduate admissions to ask for the Application Form and other relative materia

45、ls. The following points should also be covered by letter: 1. your personal information 2. the reason why you choose Boston University 3. a brief study plan 例文： Department of Applied Physics Tsinghua University Beijing, China Sept. 11th, 1999 Office of Graduate Admissions Boston University Massachus

46、etts, USA Dear Sir or Madam, I am writing in the hope that I may obtain an opportunity to further my study in Applied Physics toward master degree in your university. My name is Li Jin, an undergraduate student of the Department of Applied Physics, Tsinghua University (China). Next year in the summe

47、r, I will graduate and get my BS degree. I plan to continue my study and research in this field under the instructions of first-class professors and in a dynamic academic atmosphere. I chose Boston University because there are a congenial team of researchers, an array of databases and research proje

48、cts in your School of Physics. I believe my interests are extremely congruent with the strengths of the School. And my solid academic background will meet your general entrance requirements for graduate study. I will appreciate it very much if you could send me the Graduate Application Forms, the Ap

49、plication Form for Scholarships/Assistantships, a detailed introduction to the School of Physics, and other relevant information. My mailing address is shown on the top of this letter. I am looking forward to hearing from you soon. Sincerely yours, Li Jin 二、推薦信（二、推薦信（A letter of recommendation） 推薦信是

50、一個人為推薦另一個人去接受某個職位或參推薦信是一個人為推薦另一個人去接受某個職位或參與某項工作而寫的信件。特定含義下指本科生或碩士研究與某項工作而寫的信件。特定含義下指本科生或碩士研究生到其他（一般是國外）大學研究生院攻讀碩士或博士學生到其他（一般是國外）大學研究生院攻讀碩士或博士學位時，請老師所寫的推薦信。位時，請老師所寫的推薦信。 一般說來，美國大部分學校要求外籍學生申請入學時一般說來，美國大部分學校要求外籍學生申請入學時有有2-32-3封推薦信，由教授或工作（學習）單位負責人撰寫，封推薦信，由教授或工作（學習）單位負責人撰寫，直接寄往簡章上所指定的單位（招生辦公室、研究生院或直接寄往簡章

51、上所指定的單位（招生辦公室、研究生院或系），不能與申請入學表通信寄去。信件作者應該熟悉學系），不能與申請入學表通信寄去。信件作者應該熟悉學生，并且有一定知名度。生，并且有一定知名度。幾種常用的信件幾種常用的信件 入學推薦信的內容，一般是申請人的學習成績、學習入學推薦信的內容，一般是申請人的學習成績、學習態(tài)度、工作情況、英語水平，還可以提及申請者的學習潛力、態(tài)度、工作情況、英語水平，還可以提及申請者的學習潛力、培養(yǎng)前途以及個人素質。推薦者的態(tài)度也是很重要的內容。培養(yǎng)前途以及個人素質。推薦者的態(tài)度也是很重要的內容。此外，推薦信還應該包括聯(lián)系方式，以便用人單位可以了解、此外，推薦信還應該包括聯(lián)系方式

52、，以便用人單位可以了解、確認情況。確認情況。推薦信一般分為三個部分：推薦信一般分為三個部分：(1)(1)介紹推薦人和提及與自己的熟悉程度；介紹推薦人和提及與自己的熟悉程度； (2)(2)對推薦人的評價；對推薦人的評價； (3)(3)提及推薦者綜合素質有關的內容。提及推薦者綜合素質有關的內容。 幾種常用的信件幾種常用的信件 幾種常用的信件幾種常用的信件寫推薦信時，必然會提及被推薦人的品性（characters）。介紹每個獨特的個性用詞也十分講究，下列characters是一些跨國企業(yè)或國外大學所欣賞的形容詞:1、Scholastic aptitude（學習方面的才能） aNative intel

53、lectual ability（天賦） bImagination（想象力） cCreativity（創(chuàng)造力） dCapacity for analytical thinking（分析思考能力） eIntellectual curiosity; spirit of inquiry（好奇心） f Ability to work independently（獨立學習工作的能力） gMemory（記憶力） hAccuracy（準確性） iMethodology（研究方法） j Capability for abstract reasoning（抽象推理的能力） kPotential as a rese

54、archer（研究的潛力） l Potential as a teacher（教學的潛力） mAbility to express his ideas orally and in writing（口頭或文字的表達能力） 幾種常用的信件幾種常用的信件2、Academic performance（學業(yè)上的表現(xiàn)）（學業(yè)上的表現(xiàn)） aBreadth of general knowledge（知識豐富）（知識豐富） bKnowledge of literature in his field（本專業(yè)領（本專業(yè)領域知識）域知識） cGrade or achievement（成績或成就）（成績或成就） dIn

55、dustry, diligence（勤勉）（勤勉） eParticipation in discussion（討論積極）（討論積極） fAcademic maturity（學業(yè)上的成熟）（學業(yè)上的成熟） 幾種常用的信件幾種常用的信件3、Languages（語言能力）（語言能力） aAbility to speak, understand, read and write the English language（聽、說、讀、寫英文的能力）（聽、說、讀、寫英文的能力） bAbility to read significant literature in other languages than E

56、nglish（英語以外的語言閱讀能力）（英語以外的語言閱讀能力） 幾種常用的信件幾種常用的信件4、Character（品行）（品行） aHonesty;integrity（誠實）（誠實） bSincerity（誠懇）（誠懇） cSense of responsibility（責任感）（責任感） dCooperation（合作）（合作） eEnthusiasm（熱誠）（熱誠） fConscientiousness（自覺性）（自覺性） gEthical and moral standards（倫理與道德標準）（倫理與道德標準） hReliability; dependability（可靠性）（可靠

57、性） 幾種常用的信件幾種常用的信件例如：Dear Professor Smith, It is my pleasure to recommend my student Mr. Wang Gang foradmission to your department for pursuing a master degree inaccounting. I am engaged in accounting teaching at a university in Beijing China,I enjoy my work and all of my Chinese students, who are so

58、 cleverand friendly. However Mr. Wang Gang excels almost any others. Heis not only outstanding in the field of accounting but also gifted forthe English language, for he seems to understand almost every wordI say in class. As concern as his personality, I find him honest, responsible, andcooperative

59、. I bet youll like him too. I recommend himenthusiastically. If you need further information regarding Mr. WangGang, do not hesitate to contact me. Best regards, Sincerely yours, Brown 幾種常用的信件幾種常用的信件三、求職信三、求職信求職信的作用是向招聘者推銷自己，爭取面談機會。求職信的作用是向招聘者推銷自己，爭取面談機會。寫求職信忌用鉛筆、紅筆，信箋要樸素大方；皺折紙、香寫求職信忌用鉛筆、紅筆，信箋要樸素大方；

60、皺折紙、香水紙、公司和機關的信箋，都會大大降低函件的效用性。水紙、公司和機關的信箋，都會大大降低函件的效用性。求職信的主要內容求職信的主要內容：寫信的原因；自我介紹，提供推薦人；要求面談。寫信的原因；自我介紹，提供推薦人；要求面談。其中，自我介紹是重點內容，一般包括：姓名、年齡、性其中，自我介紹是重點內容，一般包括：姓名、年齡、性別等一般情況；受教育情況；專業(yè)受訓練情況；能力；業(yè)別等一般情況；受教育情況；專業(yè)受訓練情況；能力；業(yè)績；個性；工作、學習習慣；奮斗目標等?？?；個性；工作、學習習慣；奮斗目標等。幾種常用的信件幾種常用的信件寫求職信應注意四個原則：寫求職信應注意四個原則：（1 1）禮貌：