修正事務(wù)管理手冊文書處理部分

1、修正事務(wù)管理手冊文書處理部分壹、總述一、本手冊所稱文書，係指處理公務(wù)或與公務(wù)有關(guān)，不論其形式或性質(zhì)如何之一切紀錄資料。凡機關(guān)與機關(guān)或機關(guān)與人民往來之公文書，機關(guān)內(nèi)部通行之文書，以及公文以外之文書而與公務(wù)有關(guān)者，均包括在內(nèi)。二、特種文書，如司法機關(guān)之裁判書、行政機關(guān)之訴願決定書、外交機關(guān)之對外文書、僑務(wù)機關(guān)與海外僑胞、僑團間往來之文書、軍事機關(guān)部隊有關(guān)作戰(zhàn)及情報所需之特定文書或其他適用特定業(yè)務(wù)性質(zhì)之文書，均得依據(jù)需要自行規(guī)定。三、本手冊所稱文書處理，係指文書自收文或交辦起至發(fā)文、歸檔止之全部流程。關(guān)於文書之簡化、流程管理、保密、公務(wù)登錄、文書用具及處理標準等事項，均依本手冊之規(guī)定為之。四、機關(guān)公

2、文以電子文件行之者，其交換機制、電子認證及中文碼傳送原則等，依文書及檔案管理電腦化作業(yè)規(guī)範辦理。五、機關(guān)公文以電子文件處理者，其資訊安全管理措施，應(yīng)依行政院及所屬各機關(guān)資訊安全管理要點及行政院及所屬各機關(guān)資訊安全管理規(guī)範辦理。各機關(guān)如有其他特殊需求，得依需要自行訂定相關(guān)規(guī)範。六、機關(guān)對人民、法人或其他非法人團體之文書以電子文件行之者，除依機關(guān)公文傳真作業(yè)辦法及機關(guān)公文電子交換作業(yè)辦法辦理外，得視需要，另訂處理原則。七、文書除稿本外，必要時得視其性質(zhì)及適用範圍，區(qū)分為正本、副本、抄本（件）或影印本或譯本。正本及副本，均用規(guī)定公文紙繕印，蓋用印信或章戳，以電子文件行之者，得不蓋用印信或章戳，但應(yīng)附

3、加電子簽章。抄本及譯本，無須加蓋機關(guān)印信或章戳，其文面應(yīng)分別標示抄本(件)或譯本。八、為加速文書處理，各機關(guān)依行政機關(guān)分層負責(zé)實施要項之規(guī)定及上級機關(guān)之指示，將本機關(guān)各單位職掌範圍內(nèi)之文書，分別情形，訂定分層負責(zé)明細表（格式如附件一），經(jīng)核定後，由各層主管依授權(quán)核判。分層負責(zé)明細表未規(guī)定之事項，機關(guān)首長亦得授權(quán)單位主管處理。九、各機關(guān)實施分層負責(zé)，視其組織大小及業(yè)務(wù)繁簡，以劃分三層為原則，不得少於二層或超過四層。分層負責(zé)明細表之規(guī)定，並應(yīng)根據(jù)實際情況檢討修正。十、各層決定之案件，其對外行文所用名義，應(yīng)分別規(guī)定。凡性質(zhì)以用本機關(guān)為宜者，雖可授權(quán)第二層或第三層決定，仍以機關(guān)名義行文。案件如根據(jù)法令

4、對來文照例準駁，或根據(jù)前案照例催辦、催覆或其他適合以單位名義行文者，可由第二層或第三層逕行決定，並得以該單位名義行文。十一、依分層負責(zé)之規(guī)定處理文書，如遇臨時特別案件，必須為緊急之處理時，次一層主管得依其職掌，先行處理，再補陳核判。十二、第二層、第三層直接處理之案件，必要時得敘明來（受）文機關(guān)、案由及處理情形、發(fā)文日期字號等，定期列表陳報首長核閱。下級機關(guān)被授權(quán)處理之案件，亦得比照此項方式辦理。貳、公文製作十三、公文程式之類別說明如下：（一）公文分為令、呈、咨、函、公告、其他公文六種：、令：公布法律、發(fā)布法規(guī)命令及人事命令時使用。、呈：對總統(tǒng)有所呈請或報告時使用。、咨：總統(tǒng)與國民大會、立法院公

5、文往復(fù)時使用。、函：各機關(guān)處理公務(wù)有下列情形之一時使用：（） 上級機關(guān)對所屬下級機關(guān)有所指示、交辦、批復(fù)時。（） 下級機關(guān)對上級機關(guān)有所請求或報告時。（） 同級機關(guān)或不相隸屬機關(guān)間行文時。（） 民眾與機關(guān)間之申請及答復(fù)時。、公告：各機關(guān)就主管業(yè)務(wù)，向公眾或特定之對象宣布週知時使用。其方式得張貼於機關(guān)之公布欄、電子公布欄，或利用報刊等大眾傳播工具廣為宣布。如需他機關(guān)處理者，得另行檢送。、其他公文：（）書函：甲、於公務(wù)未決階段需要磋商、徵詢意見或通報時使用。乙、代替過去之便函、備忘錄、簡便行文表，其適用範圍較函為廣泛，舉凡答復(fù)簡單案情，寄送普通文件、書刊，或為一般聯(lián)繫、查詢等事項行文時均可使用，其

6、性質(zhì)不如函之正式性。 （）開會通知單：召集會議時使用。（）公務(wù)電話紀錄：凡公務(wù)上聯(lián)繫、洽詢、通知等可以電話簡單正確說明之事項，經(jīng)通話後，發(fā)話人如認有必要，可將通話紀錄作成兩份並經(jīng)發(fā)話人簽章，以一份送達受話人簽收，雙方附卷，以供查考。（）其他定型化處理之公文。（二）公文程式之類別除上述外，尚有下列類別，得視公務(wù)性質(zhì)使用之：、手令或手諭：機關(guān)長官對所屬有所指示或交辦時使用。、簽：承辦人員就職掌事項，或具幕僚性質(zhì)之機關(guān)首長對上級機關(guān)有所陳述、請示、請求、建議時使用。、報告：公務(wù)用報告如調(diào)查報告、研究報告、評估報告等；或機關(guān)所屬人員就個人事務(wù)有所陳請時使用。、箋函或便箋：以個人或單位名義於洽商或回復(fù)公

7、務(wù)時使用。、聘書：聘用人員時使用。、證明書：對人、事、物之證明時使用。、證書或執(zhí)照：對個人或團體依法令規(guī)定取得特定資格時使用。、契約書：當事人雙方意思表示一致，成立契約關(guān)係時使用。、提案：對會議提出報告或討論事項時使用。、紀錄：記錄會議經(jīng)過、決議或結(jié)論時使用。、節(jié)略：對上級人員略述事情之大要，亦稱綱要。起首用敬陳者，末署職稱、姓名。、說帖：詳述機關(guān)掌理業(yè)務(wù)辦理情形，請相關(guān)機關(guān)或部門予以支持時使用。、其他有需要之文書。（三）上述各類公文屬發(fā)文通報週知性質(zhì)者，以登載機關(guān)電子公布欄為原則；另公務(wù)上不須正式行文之會商、聯(lián)繫、洽詢、通知、傳閱、表報、資料蒐集等，得以發(fā)送電子郵遞方式處理。十四、公文結(jié)構(gòu)及

8、作法說明如下：（一）公布法律、發(fā)布法規(guī)命令及人事命令：、公布法律、發(fā)布法規(guī)命令：（）令文可不分段，敘述時動詞一律在前，例如：甲、訂定施行細則。 乙、修正辦法第條條文。 丙、廢止辦法。（）多種法律之制定或廢止，同時公布時，可併入同一令文處理；法規(guī)命令之發(fā)布，亦同。（）公、發(fā)布應(yīng)以刊登政府公報或新聞紙方式為之，並得於機關(guān)電子公布欄公布；必要時，並以公文分行各機關(guān)。、人事命令：（）人事命令：任免、遷調(diào)、獎懲。（）人事命令格式由人事主管機關(guān)訂定。（二）函：、行政機關(guān)之一般公文以函為主，製作要領(lǐng)如下：（）文字敘述應(yīng)儘量使用明白曉暢，詞意清晰之文字，以達到公文程式條例第八條所規(guī)定簡、淺、明、確之要求。（）

9、文句應(yīng)正確使用標點符號。（）文內(nèi)避免層層套敘來文，祇摘述要點。（）應(yīng)絕對避免使用艱深費解、無意義或模稜兩可之詞句。（）應(yīng)採用語氣肯定、用詞堅定、互相尊重之語詞。（）函的結(jié)構(gòu)，採用主旨、說明、辦法三段式，案情簡單可用主旨一段完成者，勿硬性分割為二段、三段；說明、辦法兩段段名，均可因事、因案加以活用。、分段要領(lǐng)：（）主旨：為全文精要，以說明行文目的與期望，應(yīng)力求具體扼要。（）說明：當案情必須就事實、來源或理由，作較詳細之敘述，無法於主旨內(nèi)容納時，用本段說明。本段段名，可因公文內(nèi)容改用經(jīng)過、原因等名稱。（）辦法：向受文者提出之具體要求無法在主旨內(nèi)簡述時，用本段列舉。本段段名，可因公文內(nèi)容改用建議、請

10、求、擬辦、核示事項等名稱。（）各段規(guī)格：甲、每段均標明段名，段名之上不冠數(shù)字，段名之下加冒號：。乙、主旨一段不分項，文字緊接段名冒號之下書寫。丙、說明辦法如無項次，文字緊接段名冒號之下書寫；如分項條列，應(yīng)另行低格書寫為一、二、三、，（一）（二）（三），、，（）（）（）。丁、說明、辦法中，其分項條列內(nèi)容過於繁雜、或含有表格型態(tài)時，應(yīng)編列為附件。、行政規(guī)則以函檢發(fā)，多種規(guī)則同時檢發(fā)，可併入同一函內(nèi)處理；其方式以公文分行或登載政府公報或機關(guān)電子公布欄。但應(yīng)發(fā)布之行政規(guī)則，依本點（一）、所定法規(guī)命令之發(fā)布程序辦理。（三）公告：、公告一律使用通俗、簡淺易懂之文字製作，絕對避免使用艱深費解之詞彙。、公告文

11、字必須加註標點符號。、公告內(nèi)容應(yīng)簡明扼要，非必要者如各機關(guān)來文日期、文號及會商研議過程等，不必在公告內(nèi)層層套用敘述。、公告之結(jié)構(gòu)分為主旨、依據(jù)、公告事項（或說明）三段，段名之上不冠數(shù)字，分段數(shù)應(yīng)加以活用，可用主旨一段完成者，不必勉強湊成兩段、三段。、公告分段要領(lǐng)：（）主旨應(yīng)扼要敘述，公告之目的和要求，其文字緊接段名冒號之下書寫。（）依據(jù)應(yīng)將公告事件之原由敘明，引據(jù)有關(guān)法規(guī)及條文名稱或機關(guān)來函，非必要不敘來文日期、字號。有兩項以上依據(jù)者，每項應(yīng)冠數(shù)字，並分項條列，另行低格書寫。（）公告事項（或說明）應(yīng)將公告內(nèi)容分項條列，冠以數(shù)字，另行低格書寫。使層次分明，清晰醒目。公告內(nèi)容僅就主旨補充說明事實經(jīng)

12、過或理由者，改用說明為段名。公告如另有附件、附表、簡章、簡則等文件時，僅註明參閱某某文件，公告事項內(nèi)不必重複敘述。、公告登載時，得用較大字體簡明標示公告之目的，不署機關(guān)首長職稱、姓名。、一般工程招標或標購物品等公告，得用定型化格式處理，免用三段式。、公告除登載於機關(guān)電子公布欄者外，張貼於機關(guān)公布欄時，必須蓋用機關(guān)印信，於公告兩字下闢出空白位置蓋印，以免字跡模糊不清。（四）其他公文：、書函之結(jié)構(gòu)及文字用語比照函之規(guī)定。、定型化公文格式由各機關(guān)自行訂定。惟對於文別不得擅加或變更。（五）上述各類公文以電子文件行之者，得使用橫行格式製作(見附錄五)。十五、公文用語規(guī)定如下：（一）期望及目的用語，得視需

13、要酌用請、希、查照、鑒核或核示、備查、照辦、辦理見復(fù)、轉(zhuǎn)行照辦等。（二）準駁性、建議性、採擇性、判斷性之公文用語，必須明確肯定。（三）直接稱謂用語：、有隸屬關(guān)係之機關(guān)：上級對下級稱貴；下級對上級稱鈞；自稱本。、對無隸屬關(guān)係之機關(guān)：上級稱大；平行稱貴；自稱本。、對機關(guān)首長間：上級對下級稱貴；自稱本；下級對上級稱鈞長，自稱本。、機關(guān)（或首長）對屬員稱臺端。、機關(guān)對人民稱先生、女士或通稱君、臺端；對團體稱貴，自稱本。、行文數(shù)機關(guān)或單位時，如於文內(nèi)同時提及，可通稱為貴機關(guān)或貴單位。（四）間接稱謂用語：、對機關(guān)、團體稱全銜或簡銜，如一再提及，必要時得稱該；對職員稱職稱。、對個人一律稱先生女士或君。十六、

14、簽、稿之撰擬說明如下：（一）簽稿之一般原則： 、性質(zhì)：（）簽為幕僚處理公務(wù)表達意見，以供上級瞭解案情、並作抉擇之依據(jù)，分為下列兩種：甲、機關(guān)內(nèi)部單位簽辦案件：依分層授權(quán)規(guī)定核決，簽?zāi)┎槐財⒚麝惸衬抽L官字樣。乙、具有幕僚性質(zhì)的機關(guān)首長對直屬上級機關(guān)首長之簽，文末得用右陳長官字樣。（）稿為公文之草本，依各機關(guān)規(guī)定程序核判後發(fā)出。、擬辦方式：（）先簽後稿：甲、制定、訂定、修正、廢止法令案件。乙、有關(guān)政策性或重大興革案件。丙、牽涉較廣，會商未獲結(jié)論案件。丁、擬提決策會議討論案件。戊、重要人事案件。己、其他性質(zhì)重要必須先行簽請核定案件。（）簽稿併陳：甲、文稿內(nèi)容須另為說明或?qū)σ酝幚砬樾雾氉眉游鍪鲋讣?/p>

15、。乙、依法準駁，但案情特殊須加說明之案件。丙、須限時辦發(fā)不及先行請示之案件。（）以稿代簽為一般案情簡單，或例行承轉(zhuǎn)之案件。、作業(yè)要求：（）正確：文字敘述和重要事項記述，避免錯誤和遺漏，內(nèi)容主題應(yīng)避免偏差、 歪曲。切忌主觀、偏見。（）清晰：文義清楚、肯定。（）簡明：用語簡練，詞句曉暢，分段確實，主題鮮明。（）迅速：自蒐集資料，整理分析，至提出結(jié)論，應(yīng)在一定時間內(nèi)完成。（） 整潔：簽稿均應(yīng)保持整潔，字體力求端正。（） 一致：機關(guān)內(nèi)部各單位撰擬簽稿，文字用語、結(jié)構(gòu)格式應(yīng)力求一致，同一案情的處理方法不可前後矛盾。（） 完整：對於每一案件，應(yīng)作深入廣泛之研究，從各種角度、立場考慮問題，與相關(guān)單位協(xié)調(diào)聯(lián)繫

16、。所提意見或辦法，應(yīng)力求周詳具體、適切可行；並備齊各種必需之文件，構(gòu)成完整之幕僚作業(yè)，以供上級採擇。（二）簽之撰擬：、款式：（） 先簽後稿：簽應(yīng)按主旨、說、擬辦三段式辦理。（） 簽稿併陳：視情形使用簽，如案情簡單，可使用便條紙，不分段，以條列式簽擬。（） 一般存參或案情簡單之文件，得於原件文中空白處簽擬。、撰擬要領(lǐng)：（）主旨：扼要敘述，概括簽之整個目的與擬辦，不分項，一段完成。（）說明：對案情之來源、經(jīng)過與有關(guān)法規(guī)或前案，以及處理方法之分析等，作簡要之敘述，並視需要分項條列。（）擬辦：為簽之重點所在，應(yīng)針對案情，提出具體處理意見，或解決問題之方案。意見較多時分項條列。（）簽之各段應(yīng)截然劃分，說

17、明一段不提擬辦意見，擬辦一段不重複說明。、本手冊所訂簽之作法舉例，具有幕性質(zhì)之下級機關(guān)首長對直屬上級機關(guān)首長行文時應(yīng)一致採用，至各機關(guān)內(nèi)部單位簽辦案件得參照自行規(guī)定。（三）稿之撰擬：、草擬公文按文別應(yīng)採之結(jié)構(gòu)撰擬。、撰擬參考要領(lǐng)：（） 按行文事項之性質(zhì)選用公文名稱如令、函、書函、公告等。（） 一案須辦數(shù)文時，請參考下列原則辦理：甲、設(shè)有幕僚長之機關(guān)，分由機關(guān)首長及幕僚長署名之發(fā)文，分稿擬辦。乙、一文之受文者有數(shù)機關(guān)時，內(nèi)容大同小異者，同稿併敘，將不同文字列出，並註明某處文字針對某機關(guān)；內(nèi)容小同大異者，用同一稿面分擬，如以電子方式處理者，可用數(shù)稿。（）函之正文，除按規(guī)定結(jié)構(gòu)撰擬外，並請注意下列事

18、項：甲、訂有辦理或復(fù)文期限者，請在主旨內(nèi)敘明。乙、承轉(zhuǎn)公文，請摘敘來文要點，不宜在稿內(nèi)書：照錄原文，敘至某處字樣，來文過長仍請儘量摘敘，無法摘敘時，可照規(guī)定列為附件。丙、概括之期望語請核示、請查照、請照辦等，列入主旨，不在辦法段內(nèi)重複；至具體詳細要求有所作為時，請列入辦法段內(nèi)。丁、說明、辦法分項條列時，每項表達一意。戊、文末首長簽署、敘稿時，為簡化起見，首長職銜之下可僅書姓，名字則以表示。己、須以副本分行者，請在副本項下列明；如要求副本收受者作為時，則請在說明段內(nèi)列明。庚、如有附件，請在說明段內(nèi)敘述附件名稱及份數(shù)。參、處理程序十七、文書處理程序一般原則如下：（一） 各機關(guān)之文書作業(yè)，均應(yīng)按照同

19、一程序集中於文書單位處理。惟機關(guān)之組織單位不在同一處所及以電子文件行之者，不在此限。（二） 公文之機密性、時間性，由各機關(guān)依業(yè)務(wù)性質(zhì)及實際需要自行區(qū)分，以作為公文處理作業(yè)之依據(jù)。（三） 文書處理，應(yīng)隨到隨辦、隨辦隨送，不得積壓。（四） 各機關(guān)得視實際需要，採用收發(fā)文同號，但以符合工作簡化為原則。（五） 文書除各種報表、簿冊、附件譯文及以電子文件行之者，得採由左而右之橫行格式外，應(yīng)用由右而左之直行格式。（六） 任何文書均須記載年、月、日、時；文書中記載年份，一律以中華民國紀元為準，惟外文或譯件，得採用西元紀年。（七）文書處理過程中之有關(guān)人員，均應(yīng)於文面適當位置蓋章或簽名，並註明時間（例如十一月八

20、日十六時，得縮記為1108/1600），以明責(zé)任。簽名必須清晰，以能辨明為何人所簽。（八）各機關(guān)在辦公時間外，遇有公文收受，應(yīng)由值日人員按照值日及值夜規(guī)則之規(guī)定辦理。（九）機關(guān)內(nèi)部各單位間文書之傳遞，均應(yīng)視業(yè)務(wù)繁簡及辦公室分布情形，設(shè)置送文簿或以電子方式簽收為憑；另公文之陳核流程並得以線上簽核方式處理。（十）組織龐大所屬單位較多而分散辦公之機關(guān)，應(yīng)設(shè)立公文交換中心，定時集中交換，以加速公文之傳遞。（十一）機關(guān)公文電子交換收發(fā)文處理原則如下：、機關(guān)公文電子交換，係指將文件資料透過電腦及電信網(wǎng)路，予以傳遞收受者。各機關(guān)對於適合電子交換之機關(guān)公文，於設(shè)備、人員能配合時，應(yīng)以電子交換行之。機關(guān)公文電子

21、交換機制分為三類：（） 第一類：屬經(jīng)由第三者（公文電子交換服務(wù)中心）集中處理，具有電子認證、收方自動回復(fù)、加密（電子數(shù)位信封）等功能，並提供交換紀錄儲存、正副本分送及怠慢處理等加值服務(wù)者。（） 第二類：屬點對點直接電子交換，並具有電子認證、收方自動回復(fù)、加密（電子數(shù)位信封）等功能者。（） 第三類：屬發(fā)文方登載於電子公布欄，並得輔以電子郵遞告之，不另行文者。加密（電子數(shù)位信封）之功能，各機關(guān)得視安全控管之需要自行選用。上述三類機制之選用由各機關(guān)視公文性質(zhì)，自行考量決定。、各機關(guān)應(yīng)由文書單位或單位收發(fā)負責(zé)辦理機關(guān)公文電子交換作業(yè)。但依公文性質(zhì)、行文單位及時效，有適當控管程序者，可指定專人辦理。、各

22、機關(guān)應(yīng)於機關(guān)網(wǎng)站上設(shè)置電子公布欄專區(qū)，供第三類電子交換機制公文登載之用，便利各界查詢、參考。、登載電子公布欄之公文應(yīng)註明登載期限，超過期限者，應(yīng)自電子公布欄專區(qū)移除。 、各機關(guān)公文電子交換作業(yè)收文、發(fā)文、登載電子公布欄之相關(guān)紀錄及文稿，得視需要予以儲存。、各機關(guān)對於其他機關(guān)電子公布欄所登載之資訊，應(yīng)視內(nèi)容性質(zhì)自行下載使用並為必要之處理。(十二) 機關(guān)公文電子交換收發(fā)文處理程序如下：、公文電子交換收文處理程序：識別通行、電子認證、收文確認、收文列印、檢視處理、分文、編號、登錄、傳送等。、公文電子交換發(fā)文處理程序：列印全文、繕校、列示清單、識別通行、電子認證、發(fā)文傳送、發(fā)文確認、加蓋已電子交換章戳

23、、檢視發(fā)送結(jié)果、處理失敗訊息等。 (十三) 機關(guān)公文受文對象為人民、法人、或其他非法人團體，其公文電子交換收、發(fā)文程序，由發(fā)文機關(guān)依業(yè)務(wù)需要與受文對象相互約定，但應(yīng)採電子認證方式處理，並得視需要增加其他安全管制措施。(十四) 人民、法人或其他非法人團體於參加政府機關(guān)公文電子交換作業(yè)時，應(yīng)符合機關(guān)公文電子交換作業(yè)辦法、文書及檔案管理電腦化作業(yè)規(guī)範及相關(guān)規(guī)定。(十五) 線上簽核係指公文以電子方式在安全之網(wǎng)路作業(yè)環(huán)境下，進行線上傳遞、簽核工作。文書之陳核採線上簽核者，應(yīng)採用電子認證、權(quán)限控管或其他安全管制措施，以確保電子文件之可認證性。公文線上簽核應(yīng)注意事項如下：、可判別文件簽章人。、可標示公文時效

24、性。、應(yīng)提供代理人設(shè)定之功能。、應(yīng)詳實記錄各會簽意見。、應(yīng)詳實記錄各陳核流程人員之修改與批註文字。十八、文書處理流程圖示如下：共三十頁 第三十頁（ 簽稿併陳 ）交辦（主動辦理）（ 以稿代簽 ）辦會（ 批存文件 ）來 文創(chuàng) 稿陳提稿退辦會檔歸文發(fā)印用對校印繕行判稿核稿擬示批核陳辦擬文分文收肆、收文處理十九、簽收應(yīng)注意事項如下：（一）外收發(fā)人員收到公文或函電，除普通郵遞信件外，應(yīng)先將送件人所持之送文簿或清單逐一查對點收，並就原簿、單，註明收到時間蓋戳退還；如無送文簿、單，應(yīng)填給送件回單。機關(guān)如未設(shè)外收發(fā)單位者，應(yīng)指定專人辦理。（二）外收發(fā)人員收到之文件應(yīng)登錄於外收文簿，其係急要文件、機密件、電報或

25、附有現(xiàn)金、票據(jù)等者，應(yīng)隨收隨送總收文人員，其餘普通文件應(yīng)依性質(zhì)定時彙送。文件封套上指定收件人姓名者，應(yīng)另用送文簿登錄，並比照上述文件性質(zhì)，隨時或按時送達。（三）來人持同文件須面洽者，應(yīng)先以電話與承辦單位接洽，如有必要再引至承辦單位，其所持文件應(yīng)囑承辦單位補辦收文手續(xù)。（四）收件應(yīng)注意封口是否完整，如有破損或拆閱痕跡，應(yīng)當面會同送件人於送件簿、單上，註明退還或拒收。（五）人民持送之申請書件，應(yīng)先檢視是否符合規(guī)定，如手續(xù)不全應(yīng)指導(dǎo)其補齊後再行簽收。（六）電子交換收文人員應(yīng)輸入識別碼、通行碼或其他辨識方法實施身分辨識程序，並於電腦系統(tǒng)確認相符後，即時或定時進行收文作業(yè)，且應(yīng)立即傳送回復(fù)訊息，並依一般

26、收文作業(yè)程序繼續(xù)辦理。（七）電子交換收文人員應(yīng)注意傳遞交換之前置處理設(shè)備是否解開電子文件封包、儲存電子檔、確認發(fā)文單位，及檢查附件與文件有否疏漏或被竄改。（八）電子交換文人員於電子收文後須列印收受之公文，同時得由收方之電腦系統(tǒng)標明電子公文；如電子公文超過一頁以上時，須加印頁碼及騎縫標識。（九）收文方對發(fā)文方告知登載電子公布欄之訊息，應(yīng)依其訊息擷取相關(guān)資料，並為妥適處理。二十、拆驗應(yīng)注意事項如下：（一）總收文人員收到文件拆封後，除無須登錄者外，如為機密件或書明親啟字樣之文件，應(yīng)於登錄後，送由機關(guān)首長指定之機密件處理人員或收件人收拆；如為普通文件，應(yīng)即點驗來文及附件名稱、數(shù)量是否相符，如有錯誤或短

27、缺，除將原封套保留註明外，應(yīng)以電話或書面向原發(fā)文機關(guān)查詢。（二）應(yīng)檢視文內(nèi)之發(fā)文日期與送達日期或封套郵戳日期是否相稱，如相隔時日較長時，應(yīng)在文面註明收到日期。（三）公文附件如屬現(xiàn)金、有價證券、貴重或大宗物品，應(yīng)先送出納單位或承辦單位點收保管，並於文內(nèi)附件項下簽章證明。（四）附件應(yīng)不與公文分離為原則，由總收文人員裝訂於文後隨文附送；附件較多或不便裝訂者，應(yīng)裝袋附於文後，並書明號附件字樣。（五）附件未到而公文先到者，應(yīng)俟附件到齊後再分辦；公文如為急要文件，可先送承辦單位簽辦，其附件如逾正常時間未寄到時，應(yīng)速洽詢。（六）來文如屬訴願案、訴訟案、人民陳情案或申請案等，且有封套者，其封套應(yīng)釘附於文後，以

28、備查考；郵寄公文之封套所貼郵票，不得剪除。（七）來文如有誤投，應(yīng)退還原發(fā)文機關(guān)；其有時間性者得代為轉(zhuǎn)送，並通知原發(fā)文機關(guān)。（八）機密文件經(jīng)機關(guān)首長指定之處理人員拆封後，如須送總收文登錄掛號者，應(yīng)在原文加註本件陳奉親拆或本件由單位拆封，以資識別。（九）電子交換收文人員於檢視來文無誤後，應(yīng)按收文程序辦理；如發(fā)現(xiàn)來文有誤送或疏漏時，應(yīng)通知原發(fā)文機關(guān)另為處理。二十一、分文應(yīng)注意事項如下：（一）總收文人員收到來文經(jīng)拆驗後，應(yīng)彙送分文人員辦理分文。如係電子交換、傳真、電報或外文文電，應(yīng)按程序收文分辦。（二）分文人員應(yīng)視公文之時間性、重要性，依本機關(guān)之組織與職掌，認定承辦單位並分別在右上角加蓋單位戳後，依序

29、迅確分辦；對來文未區(qū)分等級而認定內(nèi)容確係急要者，應(yīng)加蓋戳記，以提高承辦人員之注意。（三）來文內(nèi)容涉及二個單位以上者，應(yīng)以來文所敘業(yè)務(wù)較多或首項業(yè)務(wù)之主辦單位為主辦單位，於收辦後再行會辦或協(xié)調(diào)分辦。（四）來文屬急要文件或案情重大者，應(yīng)先提陳核閱，然後再照批示分送承辦單位，如認有及時分送必要者，應(yīng)同時影印分送。（五）機關(guān)首長或單位主管交下之公文，分文時應(yīng)於公文上加註交下戳記。二十二、編號、登錄應(yīng)注意事項如下：（一）來文完成分文手續(xù)後即在來文正面適當位置加蓋收文日期編號戳，依序編號並將來文機關(guān)、文號、附件及案由摘要登錄於總收文登記表，分送承辦單位；急要公文應(yīng)提前編號登錄分送。（二）總收文登記表之格式

30、，得視機關(guān)實際之需要自行製作。（三）總收文號按年順序編號，年度中間如遇機關(guān)首長更動時，其編號仍應(yīng)持續(xù)，不另更換。（四）總收文人員於每日下班前二小時收到之文件，應(yīng)於當日編號登錄分送承辦單位。（五）機密件應(yīng)由機關(guān)首長指定之處理人員向總收文人員洽取總收文號填入該文件，並在總收文登記表案由欄內(nèi)註明密不錄由。（六）承辦單位因故遺失業(yè)經(jīng)收文編號之公文，經(jīng)原發(fā)文機關(guān)補發(fā)後要求補辦收文手續(xù)時，仍應(yīng)沿用原收文日期及原收文號。（七）電子交換收文人員於檢視來文無誤後，應(yīng)依序編收文號，加蓋收文日期章戳，登（轉(zhuǎn)）錄摘要資訊，並將相關(guān)電子檔與收文號連結(jié)。二十三、傳遞應(yīng)注意事項如下：（一）在機關(guān)內(nèi)傳遞屬於絕對機密、極機密文

31、件、急要文件或附有大量現(xiàn)金、有價證券及貴重物品之公文，應(yīng)由承辦人員親自持送。（二）內(nèi)部傳遞文件以下列各種為限：、各機關(guān)本於職權(quán)所訂定之內(nèi)部文件。、文書單位收受之外來文件。、各主辦單位間核擬核會之文件。、經(jīng)辦結(jié)外發(fā)之文件。、機關(guān)首長交辦之文件。（三）文件之遞送除急要文件應(yīng)隨到隨送外，普通件以每日上下午分批遞送為原則。二十四、單位收發(fā)應(yīng)注意事項如下：（一）各機關(guān)內(nèi)部單位應(yīng)視業(yè)務(wù)需要，指定專人擔任單位收發(fā)，並應(yīng)與文書主管單位及公文稽催單位保持密切聯(lián)繫，單位收發(fā)以設(shè)置一級為限。（二）單位收發(fā)人員收到文書主管單位送來之文件，經(jīng)點收並登錄後，立即送請主管（或副主管）批示或依其授權(quán)分送承辦人員。（三）承辦單

32、位收受之文件，認為非屬本單位承辦者，應(yīng)敘明理由經(jīng)單位主管核閱後，即時由單位收發(fā)退回分文人員改分，或逕行移送其他單位承辦並通知分文人員；受移單位如有意見，應(yīng)即簽明理由陳請首長裁定，不得再行移還，以免輾轉(zhuǎn)延誤。（四）未經(jīng)文書單位收文之文件，應(yīng)登錄送由文書主管單位補辦收文登錄手續(xù)。（五）會辦之文件，受會單位應(yīng)視同速件，並依收發(fā)文程序辦理。（六）經(jīng)核定之存查文件，應(yīng)銷號後歸檔。伍、文書核擬二十五、擬辦文書應(yīng)注意事項如下：（一） 對於單位收發(fā)送交之文書，或根據(jù)工作分配須辦理者，承辦人員應(yīng)即行擬辦，並將辦理情形登錄於公文電腦系統(tǒng)或記載於公文登記簿，以備查詢。（二） 機關(guān)首長或單位主管對主管業(yè)務(wù)認有辦理文書

33、之必要者，得以手諭或口頭指定承辦人員擬辦。（三） 負責(zé)主辦某項業(yè)務(wù)之人員，對其職責(zé)範圍內(nèi)之事件，認為必須以文書宣達意見或查詢事項時，得自行擬辦。（四） 擬辦文書，依法令規(guī)定必須先經(jīng)會議決定者，應(yīng)按規(guī)定提會處理。法令已有明文規(guī)定者，依規(guī)定擬稿送核，無法令規(guī)定而有慣例者依慣例。適用法令時，依法律優(yōu)於命令、後法優(yōu)於前法、特別法優(yōu)於普通法、後令優(yōu)於前令及下級機關(guān)之命令不得牴觸上級機關(guān)之命令等原則處理。（五） 處理案件，須先經(jīng)查詢、統(tǒng)計、核算、考驗、籌備、設(shè)計等手續(xù)者，應(yīng)先完成此項手續(xù)，如非短時間所能完成時，宜先將原由向?qū)Ψ秸f明。（六） 承辦人員對本案原有文卷或有關(guān)資料，應(yīng)詳予查閱，以為擬辦處理之依據(jù)或

34、參考。此項文卷或資料，必要時應(yīng)摘要附送主管，作為核決之參考。（七） 簽具意見，應(yīng)力求簡明具體，不得模稜兩可，或晦澀不清，尤應(yīng)避免未擬意見而僅用陳核或請示等字樣，以圖規(guī)避責(zé)任。（八） 重要或特殊案件，承辦人員不能擬具處理意見時，應(yīng)敘明案情簽請核示或當面請示後，再行簽辦。（九） 毋須答復(fù)或辦理之普通文件，得視必要敘明案情簽請存查。（十） 承辦人員擬辦案件，應(yīng)依輕重緩急，急要者提前擬辦，其他亦應(yīng)依序辦理，並均於規(guī)定時限完成，不得積壓。（十一）承辦人員對於來文或簽擬意見，如情節(jié)較繁或文字較長者，宜摘提要點，以眉註方式，書於該段文字之上，或於重要文句旁，用色筆劃出記號，以利核閱。（十二）承辦人員對於來文

35、之附件，有抽存待辦之必要者，應(yīng)於來文上書明附件抽存字樣，並簽名或蓋章，附件除書籍等另有指定單位保管者外，應(yīng)於用畢後歸檔。（十三）承辦人員簽陳時，須視公文性質(zhì)註明採用之電子交換機制為第一類、第二類或第三類，其中第三類交換機制需加註登載期限。二十六、應(yīng)先協(xié)調(diào)會商之文書，應(yīng)注意事項如下：（一） 凡案件與其他機關(guān)或單位之業(yè)務(wù)有關(guān)者，應(yīng)儘量會商。（二） 會商方式，應(yīng)依問題之繁簡難易及案件之輕重緩急，於下列各款斟酌選用之： 、以電話商詢或面洽，必要時並記錄備查（電話紀錄格式如附件二）。 、以簽稿送會有關(guān)單位。其送會單位較多者，宜採用簽稿會核單（簽稿會核單格式如附件三），會銜公文採用會銜公文會辦單（會銜公文

36、會辦單如附件四）。 、提例會討論。、約集有關(guān)單位人員定期舉行會議商討（開會通知單格式如附件五，其橫行格式如附件五之一）。、臨時約集有關(guān)人員小組會商。、自行持稿送會。、以書函洽商（書函作法舉例見附錄五）。（三）組織單位較多之機關(guān)，應(yīng)定期舉行會報，涉及兩個單位以上需會商之案件，可在會報中提出，經(jīng)決定作成紀錄後，辦稿時註明已提×年×月×日會報決定字樣，不再一一送會。二十七、陳核應(yīng)注意事項如下：（一）文件經(jīng)承辦人員擬辦後，應(yīng)即分別按其性質(zhì)，用公文夾遞送主管人員核決，如與其他單位有關(guān)者並應(yīng)先行會商或送會。（二）文書之核決，於稿面適當位置簽名或蓋章辦理，其權(quán)責(zé)區(qū)分如下：、初核

37、者係承辦人員之直接主管。、覆核者係承辦人員直接主管之上級核稿者。、會核者係與本案有關(guān)之主管人員（如無必要則免送會）。、決定者係依分層負責(zé)規(guī)定之最後決定人。（三）承辦人員對於承辦文件如未簽擬意見，應(yīng)交還重擬，再行陳核。（四）承辦人員擬有兩種以上意見備供採擇者，主管或首長應(yīng)明確擇定一種或另批處理方式，不可作模稜兩可之批示。二十八、擬稿參考事項如下：（一） 擬稿須條理分明，其措詞以切實、誠懇、簡明扼要為準，所有模稜空泛之詞、陳腐套語、地方俗語、與公務(wù)無關(guān)者等，均請避免。（二） 引敘來文或法令條文，以扼要摘敘足供參證為度，不宜僅以云云照敘，自圖省事，如必須提供全文，應(yīng)以電子文件、抄件或影印附送。（三）

38、 各種名稱如非習(xí)用有素，不宜省文縮寫，如遇譯文且關(guān)係重要者，請以括弧加註原文，以資對照。（四） 文稿表示意見，請以負責(zé)態(tài)度，或提出具體意見供受文者抉擇，不得僅作層轉(zhuǎn)手續(xù)，或用可否照準、究應(yīng)如何辦理等空言敷衍。（五） 擬稿以一文一事為原則，來文如係一文數(shù)事者，得分為數(shù)文答復(fù)。（六） 文稿內(nèi)遇有重要性之數(shù)字，宜用大寫。（七） 引敘原文其直接語氣均請改為間接語氣，如貴鈞等請改為××本該等。（八） 法規(guī)之制（訂）定、修正，於發(fā)布或轉(zhuǎn)發(fā)時，請於法規(guī)名稱之下註明公（發(fā)）布、核定或修正日期及文號。（九） 簽請載明年月日時及單位。（十） 擬辦復(fù)文或轉(zhuǎn)行之稿件，請敘入來文機關(guān)之發(fā)文日期及字號

39、，俾便查考。（十一）案件如已分行其他機關(guān)者，請於文末敘明，以免重複行文。（十二）文稿中多個機關(guān)名稱同時出現(xiàn)時，按照既定機關(guān)順序，由上而下依序排列。（十三）字跡請力求清晰，不得潦草，如有添註塗改，請於添改處蓋章。（十四）文稿分項或分條撰擬時，請分別冠以數(shù)字。上下左右空隙，力求勻稱，機關(guān)全銜、受文者、本文等請採用較大字體，以資醒目。（十五）文稿有一頁以上者請裝訂妥當，並於騎縫處蓋（?。T縫章或職名章，同時於每頁之左下角加註頁碼。（十六）承辦人員於辦稿時，請參考範例（見附錄五），分別填列下列各點：、文別：按照公文程式條例之類別及有關(guān)規(guī)定填列。、速別：係指希望受文機關(guān)辦理之速別。填最速件或速件等，普通

40、件不必填列。、密等及解密條件或保密期限：填絕對機密、極機密、機密、密，解密條件或保密期限於其後以括弧註記。如非機密件，則不必填列。、附件：請註明內(nèi)容名稱、媒體型式、數(shù)量及其他有關(guān)字樣。、正本或副本：分別逐一書明全銜，或以明確之總稱概括表示；其地址非眾所週知者， 請註明。機關(guān)內(nèi)部得以加發(fā)抄件之方式處理。、承辦單位：於稿面適當位置註明承辦單位之名稱。、承辦人員：由承辦人員於稿面適當位置簽名或蓋章，並註明辦稿之年月日時。、收文日期字號：於稿面適當位置列明收文日期字號，如數(shù)件併辦者，應(yīng)將各件之收文號一併填入（各件收文亦一併附於文稿之後），如為無收文之創(chuàng)稿，則填一創(chuàng)字。、檔號之分類號及保存年限：於稿面適

41、當位置列明，保存年限則參照檔案保存年限之規(guī)定填列。(十七) 下列特殊處理事項，由承辦人員斟酌情形，於稿面適當處予以註明：、刊登電子公布欄、公報或通訊。、登報或公告，註明刊登報名、位置、字體大小、日期或揭示地點。、公務(wù)登錄，由指定之人員或主管單位自行辦理。、有時間性之文件，指明繕印發(fā)出或送達時間。、會銜稿件，書明各會銜機關(guān)抽存之份數(shù)。、發(fā)後補判或先發(fā)後會之註明。、指定寄遞方法或投遞人，並按公文內(nèi)容、性質(zhì)，選取電子交換方式。、指定公文收受人員或拆封之人員。、為提升公務(wù)溝通效率，承辦人員得於文稿中述明聯(lián)絡(luò)方式。、其他。（十八）承辦人員辦稿時，處理附件之注意事項：、附件請檢點清楚，隨稿附送。、附件有二

42、種以上時，請分別標以附件一、附件二、。、附件除附卷者外，如係隨文附送，辦稿時，用檢送、檢附等字樣。、如需以原本發(fā)出，而原本僅一份時，請註明：原本隨文發(fā)出，抄本或影印本存卷。、如需以電子文件、抄本或影印本發(fā)出，辦稿時請書附電子檔、抄送或檢送××影印本等字樣，並註明原本存卷，另以電子檔、抄本或影印本發(fā)出。、發(fā)文附件宜儘量用電子文件。、附件如不及或不能隨稿附送時，請註明封發(fā)時，附件請向承辦人員或某某洽取字樣。、附件除隨文發(fā)出外，如尚有需要時，請註明附件請多繕××份，送×××。、有時間性之公文，其附件不及隨文送出者，請註明文先發(fā)，附

43、件另送，並與發(fā)文單位聯(lián)繫，洽知發(fā)文號碼，備於補送附件時註明。（十九）承辦人員其他注意事項：、緊急事項請先以電話洽辦，隨即補具公文。、各機關(guān)如有請示案件，按其性質(zhì)請主管單位研提意見。、簽稿送請核判如須附送參考資料或檔案且數(shù)量較多時，除標明附件號數(shù)外，並將重要處斜摺，露出上端或加籤條，以利查閱。、公文書或附件如係屬發(fā)文通報週知或需要收文機關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)者，以登載於電子公布欄為原則，附件以電子文件方式處理，避免層層轉(zhuǎn)送。、登載於電子公布欄之資訊，如對某些特定對象有所影響，或需其有所作為者，可另以書函或結(jié)合電子目錄服務(wù)之電子郵遞方式，告知前述訊息，以利其配合辦理。訊息中需明確告知登載之位址及內(nèi)容概要。另承辦人

44、員對適宜長期對外宣告之公文或其相關(guān)附件資料，應(yīng)洽網(wǎng)站管理人員長期登載。、來文內(nèi)有極顯明之錯誤字句，請電洽改正，或於抄發(fā)時在文旁改正，如摘敘入稿，則請逕行改正或避免錯誤之字句。二十九、核稿應(yīng)注意事項如下：（一）核稿人員對案情不甚明瞭時，可隨時洽詢承辦人員，或以電話詢問，避免用簽條往返，以節(jié)省時間及手續(xù)。（二）核稿時如有修改，應(yīng)注意勿將原來之字句塗抹，僅加勾勒，從旁添註，對於文稿之機密性、時間性、重要性或重要關(guān)鍵文字，認為不當而更改時必須簽章，以示負責(zé)。（三）上級主管對於下級簽擬或經(jīng)辦之稿件，認為不當者，應(yīng)就原稿批示或更改，不宜輕易發(fā)回重擬。三十、會稿應(yīng)注意事項如下：（一）凡先簽後稿之案件已於擬辦

45、時會核者，如稿內(nèi)所敘與會核時並無出入，應(yīng)不再送會，以節(jié)省時間及手續(xù)。（二）各單位於其他單位送會之簽稿，如有意見應(yīng)即提出，如未提出意見，一經(jīng)會簽，即認為同意，應(yīng)共同負責(zé)。（三）會稿單位對於文稿有不同意見時，應(yīng)由主辦單位綜合修改後，再送決定，會銜者亦同。（四）非政策性之緊急文稿，為爭取時效，得先發(fā)後會。三十一、閱稿應(yīng)注意事項如下：（一）簽稿是否相符。（二）前後案情是否連貫。（三）有關(guān)單位已否會洽。（四）程式、數(shù)字、名稱、標點符號及引用法規(guī)條文等是否正確。（五）文字是否通順。（六）措詞是否恰當。（七）有無錯別字。（八）對於文稿內(nèi)容如有不同意見，應(yīng)洽商主管單位或承辦人員改定，或加簽陳請長官核示，不宜逕

46、行批改。三十二、判行應(yīng)注意事項如下：（一）文稿之判行按分層負責(zé)之規(guī)定辦理。（二）宜注意每一文稿之內(nèi)容，各單位間文稿有無矛盾、重複及不符等情形。（三）對陳判之文稿，認為無繕發(fā)必要尚須考慮者，宜作不發(fā)或緩發(fā)之批示。（四）重要文稿之陳判，應(yīng)由主辦人員或單位主管親自遞送。（五）決行時，如有疑義，應(yīng)即召集承辦人員及核稿人員研議，即時決定明確批示。三十三、回稿、清稿應(yīng)注意事預(yù)如下：（一）稿件於送會或陳判過程中，如改動較多或較為重大，或有其他原因者，會核或核決人員宜回稿，將稿件退回原承辦人員閱後，再行送繕。（二）文稿增刪修改過多者，應(yīng)送還原承辦人員清稿。清稿後應(yīng)將原稿附於清稿之後，再陳核判。其已會核會簽者，

47、不必再會核簽。三十四、使用公文夾應(yīng)注意事項如下：（一）文書之陳核、陳判等過程中，均應(yīng)使用公文夾（格式為附件六），並以公文夾顏色做為機關(guān)內(nèi)部傳送速度之區(qū)分。（二）公文夾用較厚且較堅韌之紙張印製，機密件公文應(yīng)用特製之機密件袋。（三）公文夾之正面標明承辦人員之單位。（四）公文夾區(qū)分如下，各機關(guān)並得視實際需要自行訂定：、 最速件用紅色。、 速件用藍色。、 普通件用白色。、 機密件用黃色或特製之機密件袋。（五）公文夾之應(yīng)用，必須與夾內(nèi)文書之性質(zhì)相稱，最速件之使用比例應(yīng)予適當之控制。（六）各機關(guān)公文夾之尺寸及封面格式應(yīng)依下列規(guī)定辦理：、尺寸：公文夾未摺疊前之尺寸長寬為公分，四邊留公分由外向內(nèi)摺邊，摺疊後長

48、寬為公分。、封面格式：公文夾左側(cè)標明（機關(guān)）公文夾，中間下方標示承辦單位，右上角預(yù)留透明可插式空間，以標示會核單位或視需要加註其他例如提前核閱或即刻繕發(fā)等訊息，如標明速別者，所標明之速別須與公文夾顏色規(guī)定相符。陸、發(fā)文處理三十五、繕印應(yīng)注意事項如下：（一）各機關(guān)文書單位之分繕人員收到判行待發(fā)之文稿，應(yīng)注意稿件之緩急並詳閱文稿上之批註後，再核計字數(shù)登錄公文繕校分配表交繕，但由承辦單位製作傳送之電子文稿字數(shù)核計方式，由各機關(guān)自行訂定。（二）分繕人員收到待發(fā)之文稿如認為所註明發(fā)出之期限急迫，預(yù)計無法依限辦妥者，應(yīng)向承辦單位洽商改訂，並在稿面註明，以明責(zé)任。（三）凡機密性及重要性之文稿，應(yīng)指定專人負責(zé)

49、繕印。（四）分配繕印之文件，應(yīng)以當日繕印竣事為原則。（五）繕印人員對交繕之文稿，如認其不合程式或發(fā)現(xiàn)原稿有錯誤或可疑之處時，應(yīng)先請示主管或向承辦人員查詢洽請改正後再行繕印。（六）各機關(guān)對外行文，應(yīng)一律使用統(tǒng)一規(guī)格之公文紙（格式如附件七，其橫行格式如附件七之一）。（七）繕印人員對文件內(nèi)之金額、數(shù)字、人名、地名、日期或較重要之辭句不得因繕打錯誤而任意添註、塗改及挖補。（八）繕印文件宜力求避免獨字成行，獨行成頁。遇有畸零字數(shù)或單行時，宜儘可能緊湊。（九）繕印公文遇有未編訂發(fā)文字號之文稿，儘量先提取發(fā)文字號。（十）各機關(guān)繕印人員每日之工作量，參照行政院所屬各機關(guān)秘書（總務(wù)）人員員額設(shè)置標準有關(guān)規(guī)定辦理

50、。（十一）繕印人員遇行文單位兼有電子交換及非電子交換之文稿時，應(yīng)列示清單並將非電子交換公文列印，送請校對。三十六、校對應(yīng)注意事項如下：（一）公文繕印完畢後應(yīng)由校對人員負責(zé)校對，校對人員應(yīng)注意繕印公文之格式、內(nèi)容、標點符號與原稿是否相符。（二）機密及重要文件，應(yīng)指定專人負責(zé)校對。（三）校對人員發(fā)現(xiàn)繕印之文件有錯誤時，應(yīng)退回改正；不影響全文意旨者，得於改正後在改正處加蓋校對章；其以電子文件行之者，該電子檔須一併改正。（四）校對人員如發(fā)現(xiàn)原稿有疑義，或有明顯誤漏之處，或機密文書未註記解密條件或保密期限者，應(yīng)洽承辦人員予以改正；文內(nèi)之有關(guān)數(shù)字、人名、地名及時間等應(yīng)特加注意校對。（五）公文校對完畢，應(yīng)先

51、檢查受文單位是否相符及附件是否齊全後，於原稿加蓋校對人員章，並於登錄後送監(jiān)印人員蓋印。（六）重要公文及重要法案經(jīng)校對人員校對後，為慎重計宜送請承辦人員複校後再送發(fā)。（七）公文以電子文件行之者，校對人員除須核對內(nèi)容完全一致外，並應(yīng)注意其橫行格式是否相符，附件是否齊全。（八）校對電子交換文稿，應(yīng)於校對無誤後，列印全文作為抄件。（九）校對人員遇行文單位兼有電子交換及非電子交換之文稿時，應(yīng)詳加核對清單，並於校對無誤後，將非電子交換公文附於文稿內(nèi)，循發(fā)文程序作業(yè)。三十七、電子交換發(fā)文傳送作業(yè)應(yīng)注意事項如下：（一）電子交換發(fā)文人員發(fā)文前應(yīng)輸入識別碼、通行碼或其它識別方式實施身分辨識程序，並於電腦系統(tǒng)確認相

52、符後，始可進行發(fā)文作業(yè)。（二）電子交換發(fā)文人員發(fā)文傳送前應(yīng)依據(jù)文稿上註明之交換處理機制類別及安全管制措施項目，執(zhí)行公文電子交換作業(yè)。（三）電子交換發(fā)文人員應(yīng)於傳送後，確認電腦系統(tǒng)已發(fā)送之訊息。（四）電子交換文稿行文單位兼有電子交換及非電子交換者，應(yīng)於發(fā)送後檢視清單，並得在清單上標明已電子交換。（五）公文電子交換後，得於公文原稿加蓋已電子交換章戳，並將抄件併同原稿退件或歸檔。（六）電子交換發(fā)文人員於傳送後，至遲應(yīng)於次日在電腦系統(tǒng)檢視發(fā)送結(jié)果，並為必要之處理。（七）公文以電子交換者，其發(fā)送或登載日期應(yīng)配合公文上之發(fā)文日期立即處理，避免發(fā)文日期與發(fā)送或登載日期產(chǎn)生落差。三十八、蓋印及簽署應(yīng)注意事項如

53、下：（一）各機關(guān)任何文件，非經(jīng)機關(guān)首長或依分層負責(zé)規(guī)定授權(quán)各層主管判發(fā)者，不得蓋用印信。（二）監(jiān)印人員如發(fā)現(xiàn)原稿未經(jīng)判行或有其他錯誤，應(yīng)即退送補判或更正後再蓋印。（三）監(jiān)印人員於待發(fā)文件檢點無誤後，依下列規(guī)定蓋用印信：、發(fā)布令、公告、派令、任免令、獎懲令、聘書、訴願決定書、授權(quán)狀、獎狀、褒揚令、證明書、執(zhí)照、契約書、證券、匾額及其他依法規(guī)定應(yīng)蓋用印信之文件，均蓋用機關(guān)印信及首長職銜簽字章。、呈：用機關(guān)首長全銜、姓名，蓋職章。、函：上行文署機關(guān)首長職銜、姓名，蓋職章。平行文蓋職銜簽字章或職章。下行文蓋職銜簽字章。、書函、開會通知單、移文單及一般事務(wù)性之通知、聯(lián)繫、洽辦等公文，蓋用機關(guān)或承辦單位條

54、戳。、機關(guān)內(nèi)部單位主管依分層負責(zé)之授權(quán)，逕行處理事項，對外行文時，由單位主管署名，蓋單位主管職章或蓋條戳。、機關(guān)首長出缺由代理人代理首長職務(wù)時，其機關(guān)公文應(yīng)由首長署名者，由代理人署名。機關(guān)首長因故不能視事，由代理人代行首長職務(wù)時，其機關(guān)公文，除署首長姓名註明不能視事事由外，應(yīng)由代行人附署職銜、姓名於後，並加註代行二字。機關(guān)內(nèi)部單位基於授權(quán)行文，得比照辦理。、會銜公文如係發(fā)布命令應(yīng)蓋機關(guān)印信，其餘蓋機關(guān)首長職銜簽字章。（四）一般公文蓋用機關(guān)印信之位置，以在首頁中間偏右下方空白處用印為原則，簽署使用之章戳位置則於全文最後。（五）公文及原稿用紙在兩頁以上者，其騎縫處均應(yīng)蓋（?。T縫章。（六）附件以不蓋用印信為原則，但有規(guī)定須蓋用印信者，依其規(guī)定。（七）副本之蓋印與正本同，抄本（件）及譯本不必蓋印，但應(yīng)分別標示抄本（件）或譯本。（八）文件經(jīng)蓋印後，由監(jiān)印人員在原稿加蓋監(jiān)印人員章，送由發(fā)文單位辦理發(fā)文手續(xù)。（九）不辦文稿之文件，如需蓋用印信時，應(yīng)先由申請人填具蓋用印信申請表，其格式由機關(guān)自訂，惟內(nèi)容應(yīng)包括申請人簽章、蓋用印信之文別、受文者、主旨、用途、份數(shù)及蓋用日期等項目，陳奉核定後，始予蓋用印信。（十）監(jiān)印人員應(yīng)備置印信蓋用登記表，對已核定需蓋印之文件，應(yīng)予登錄並載明收（發(fā)）文字號，申請表應(yīng)妥為保存，以備查考。登記表及蓋用印信申請表，於新舊任交接時，應(yīng)隨同印信專案移交。（十一）監(jiān)印人員