OA辦公軟件操作手冊(cè)

1、第六章 系統(tǒng)初始設(shè)置系統(tǒng)管理員主要功能是維護(hù)協(xié)同管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行。系統(tǒng)管理員登錄可以對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行初始化設(shè)置，包括基礎(chǔ)設(shè)置、應(yīng)用設(shè)置、管理維護(hù)、公文應(yīng)用設(shè)置。A6協(xié)同管理系統(tǒng)中的操作者角色為兩類：系統(tǒng)管理員：系統(tǒng)管理員是A6協(xié)同系統(tǒng)的管理者，指負(fù)責(zé)建立系統(tǒng)基礎(chǔ)檔案，分配給用戶的操作權(quán)限，維護(hù)系統(tǒng)功能、配置關(guān)聯(lián)系統(tǒng)，使系統(tǒng)能夠正常工作的人員。系統(tǒng)管理員有菜單、用戶管理，模板定制等各項(xiàng)功能。系統(tǒng)文檔管理員：由系統(tǒng)管理員指定的唯一角色。負(fù)責(zé)系統(tǒng)中：文檔系統(tǒng)的管理，包括規(guī)劃系統(tǒng)的文檔體系結(jié)構(gòu)，授權(quán)分級(jí)的文檔管理員，分配文檔管理權(quán)限到部門和各級(jí)組織，也可將文檔專項(xiàng)授權(quán)給各種系統(tǒng)的角色。公文收發(fā)員：系統(tǒng)中多

2、人，由系統(tǒng)管理員在人員權(quán)限中設(shè)置，完成公文的收發(fā)和管理，一般是企業(yè)中的辦公室秘書或機(jī)要人員。公文收發(fā)員分為單位公文收發(fā)員和部門收發(fā)員HR的管理員：對(duì)單位的人員的基本檔案信息做記錄，并對(duì)人員的調(diào)動(dòng)、離任等事件進(jìn)行記錄。6.1 填寫公司信息【操作步驟】第一步：點(diǎn)擊IE瀏覽器，在瀏覽器地址欄內(nèi)輸入?yún)f(xié)同管理服務(wù)器的地址，例如：79第二步：輸入管理員用戶名、密碼；管理員名稱固定為：system管理員密碼：系統(tǒng)初始為system，在單位信息設(shè)置中可修改，建議在系統(tǒng)安裝完畢后修改。第三步：點(diǎn)擊“登錄”按鈕即可進(jìn)入管理員操作首頁。第四步：點(diǎn)擊首頁組織機(jī)構(gòu)設(shè)置，修改公司名稱，建立公

3、司基本信息和管理員密碼,點(diǎn)擊“確定”。如圖： 系統(tǒng)管理主界面如圖： 6.2 基礎(chǔ)設(shè)置6.2.1組織機(jī)構(gòu)設(shè)置主要功能：根據(jù)單位的實(shí)際情況，建立單位的組織機(jī)構(gòu)。功能鍵【新建部門】選擇上級(jí)部門點(diǎn)擊“新建部門”出現(xiàn)新建部門名稱對(duì)話框，輸入新建部門名稱點(diǎn)擊“確定”即可。同級(jí)別部門系統(tǒng)可以提供連續(xù)添加，按“繼續(xù)添加”鍵即可【刪除】先選擇要?jiǎng)h除的部門，然后點(diǎn)擊“刪除”即可，如果該部門或其下屬部門有人或其他相關(guān)記錄，系統(tǒng)會(huì)提示不能刪除?！疽苿?dòng)】選擇要移動(dòng)的部門，然后點(diǎn)擊“移動(dòng)”，出現(xiàn)移動(dòng)到對(duì)話框，選擇移動(dòng)到的部門點(diǎn)擊“確認(rèn)”按鈕即可，被移動(dòng)部門中的全部人員關(guān)系將同時(shí)移動(dòng)?！静块T列表】部門信息列表顯示單位中所有

4、部門的公文收發(fā)員和主管設(shè)置情況。用戶選擇人員部門名稱可以修改部門信息，單擊信息條可以進(jìn)行修改?！緲湫徒Y(jié)構(gòu)】點(diǎn)擊“組織結(jié)構(gòu)”樹型結(jié)構(gòu)用戶選擇任意部門名稱可以修改部門信息，單擊信息條可以進(jìn)行修改?！静块T排序上移】可以將部門移動(dòng)到上一級(jí)【部門排序下行】可以將部門移動(dòng)到下一級(jí)數(shù)據(jù)項(xiàng)【部門名稱】部門的名稱（必填項(xiàng)）?！静块T編號(hào)】部門的編號(hào), 每個(gè)部門一個(gè)唯一編號(hào)?！九?序 號(hào)】部門在整個(gè)組織結(jié)構(gòu)的排列序號(hào),可以修改, 修改后按照新的序號(hào)排列?！竟氖瞻l(fā)員】負(fù)責(zé)接收發(fā)給部門的公文。只能從本部門人員中選一人設(shè)定為公文收發(fā)員，在以后的公文管理中來進(jìn)行公文的收發(fā)?！静块T主管】可從全單位人員中選擇一個(gè)或多個(gè)設(shè)定為

5、部門主管?！静块T描述】簡(jiǎn)單的部門介紹。6.2.2職務(wù)級(jí)別設(shè)置主要功能：建立使用單位的職務(wù)級(jí)別, 職務(wù)級(jí)別指單位的管理級(jí)別，是一個(gè)線性結(jié)構(gòu)。功能鍵【新建職務(wù)級(jí)別】建立的新的職務(wù)?！静迦搿窟x擇某職務(wù)級(jí)別，可以在該職務(wù)級(jí)別和它的下級(jí)職務(wù)級(jí)別間插入新的職級(jí)。點(diǎn)擊“插入”出現(xiàn)新建職務(wù)級(jí)別對(duì)話框填寫職務(wù)級(jí)別名稱點(diǎn)擊“確定”即可?！緞h除】選擇要?jiǎng)h除的職務(wù)點(diǎn)擊“刪除”即可，如果該職務(wù)級(jí)別或其下屬職務(wù)級(jí)別有人或其他相關(guān)記錄，系統(tǒng)提示不能刪除。數(shù)據(jù)項(xiàng)【職務(wù)級(jí)別名稱】職務(wù)級(jí)別名稱，不能為空?！韭殑?wù)級(jí)別描述】職務(wù)級(jí)別的具體職責(zé)?！静僮鞑襟E】新建職務(wù)級(jí)別：第一步：點(diǎn)擊“新建職務(wù)級(jí)別”出現(xiàn)對(duì)話框，填寫職務(wù)級(jí)別名稱，點(diǎn)擊“

6、確定按鈕即可，系統(tǒng)缺省在最低級(jí)別下面掛接新建的職務(wù)級(jí)別。第二步：需要修改職務(wù)級(jí)別，點(diǎn)選某職務(wù)級(jí)別，可以修改該職務(wù)級(jí)別信息。6.2.3崗位名稱設(shè)置主要功能: 對(duì)實(shí)際使用中的崗位進(jìn)行設(shè)置。功能鍵【新建崗位】建立的新的工作崗位?！緞h 除】選擇某一崗位點(diǎn)擊“刪除”即可，如果所選崗位名稱已被員工信息引用，則該崗位不能刪除。數(shù)據(jù)項(xiàng)【崗位名稱】名稱，不能為空。【崗位描述】簡(jiǎn)單的崗位說明?！静僮鞑襟E】新建崗位第一步：點(diǎn)擊“新建崗位”按鈕出現(xiàn)新建崗位信息，填寫崗位名稱、崗位描述，點(diǎn)擊“確認(rèn)”按鈕即可。第二步：如果需要進(jìn)行修改, 點(diǎn)擊某一崗位名稱可以修改崗位。6.2.3人員及權(quán)限設(shè)置該圖錯(cuò)誤，需要更換。功能鍵【新

7、增人員】增加使用者，分配使用者各種權(quán)限，指定其職務(wù)崗位?！静?詢】下拉框選擇在職和離職人員進(jìn)行查看。數(shù)據(jù)項(xiàng)【人員編號(hào)】系統(tǒng)自動(dòng)生成?！救藛T序號(hào)】人員排列的序列號(hào)，系統(tǒng)默認(rèn)輸入順序?yàn)榕帕许樞?，缺省?99999，當(dāng)用戶改變?cè)撔蛄刑?hào)時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)按照序號(hào)進(jìn)行人員排序【真實(shí)姓名】使用者的真實(shí)名稱，不允許重名?！镜?錄 名】用戶使用的登錄帳號(hào)，不允許重復(fù)。【密 碼】用戶登錄的密碼，系統(tǒng)管理員可以統(tǒng)一設(shè)置為一個(gè)初始值，在用戶第一次登錄使用后，用戶可自行修改密碼?！舅鶎俨块T】選擇該用戶的部門?！緧徫幻Q】選擇該用戶的崗位?！韭殑?wù)級(jí)別】選擇該用戶的職務(wù)?！静块T主管】確定用戶是否為主管?！卷?xiàng)目創(chuàng)建權(quán)限】有：表示

8、可以進(jìn)行項(xiàng)目創(chuàng)建；否：表示不可以。【私人email】輸入該用戶的郵件地址，在發(fā)郵件可以直接使用?！臼欠耠x職】選擇該用戶的目前的在職狀態(tài)。權(quán)限設(shè)置解釋：權(quán) 限 名 稱含 義普通權(quán)限一般用戶操作權(quán)公文發(fā)起權(quán)普通權(quán)限新建公文全部功能系統(tǒng)全部功能操作權(quán)【操作步驟】第一步：點(diǎn)擊“新增人員”出現(xiàn)新增人員信息表格，填寫完了，如果想繼續(xù)新增人員，可點(diǎn)擊“確認(rèn)并繼續(xù)”；如果不想再新增人員，可點(diǎn)擊“確認(rèn)并退出”。第二步：如果需要?jiǎng)h除人員，選擇要?jiǎng)h除的人員點(diǎn)擊“刪除”即可；如果人員有相關(guān)數(shù)據(jù)，系統(tǒng)會(huì)提示不能刪除。第三步：如果需要進(jìn)行啟用、停用賬號(hào)員工的查詢，選擇查詢條件查詢：可按員工姓名或崗位名稱查詢。第四步：修改

9、人員及權(quán)限：選擇某一人員，可對(duì)該人員信息進(jìn)行修改，修改完了點(diǎn)擊“確認(rèn)并退出”按鈕進(jìn)行保存。注意：1人員基礎(chǔ)信息必須填寫。2如果要開放該用戶短信接收功能，請(qǐng)?zhí)顚懫涫謾C(jī)號(hào)碼。3為保證單位信息完整性，員工檔案不能刪除。6.2.4自定義組設(shè)置對(duì)于經(jīng)常性的工作合作的人員組，系統(tǒng)運(yùn)行將其組成小組。此處定義的自定義組即為系統(tǒng)組，個(gè)人定義的組為個(gè)人組，在“員工通訊錄”中進(jìn)行管理（請(qǐng)參照操作手冊(cè)）。功能建【新建組】建立新的合作組。【操作步驟】第一步：點(diǎn)擊“新建組”出現(xiàn)系統(tǒng)組信息，填寫組名、選擇組成員，然后點(diǎn)擊“確認(rèn)”按鈕。第二步：如果需要?jiǎng)h除：選擇組點(diǎn)擊“刪除”即可，有數(shù)據(jù)的組信息不允許刪除。第三步：需要修改組

10、信息：點(diǎn)擊某一組信息可以修改該組信息。6.2.4批量導(dǎo)入人員主要功能：實(shí)現(xiàn)人員的批量的導(dǎo)入, 解決大批量客戶錄入的工作。6.2.5雙首頁設(shè)置 主要功能：設(shè)置個(gè)人首頁和單位首頁各頻道顯示內(nèi)容l 單位首頁設(shè)置：共4個(gè)欄目，可分別對(duì)4個(gè)欄目進(jìn)行單位知識(shí)文檔、最新討論、公告調(diào)查、新聞?lì)l道、公共信息欄目設(shè)置l 個(gè)人首頁設(shè)置：共4個(gè)欄目，其中待處理信息、跟蹤信息是固定欄目，不能進(jìn)行配置；可以對(duì)其他兩個(gè)欄目進(jìn)行：常用文檔、我的日程、單位知識(shí)文檔、我的模板、關(guān)聯(lián)項(xiàng)目、關(guān)聯(lián)人員、最新討論、公告調(diào)查、關(guān)聯(lián)系統(tǒng)、新聞?lì)l道、日程事件、公共信息板塊設(shè)置。操作步驟：第一步：點(diǎn)擊單位首頁設(shè)置或個(gè)人首頁設(shè)置，進(jìn)入欄目設(shè)置頁面

11、，如下圖：第二步：選擇需要設(shè)置的欄目，點(diǎn)擊 選擇欄目 ，彈出欄目配置界面，選中需要設(shè)置的欄目，點(diǎn)擊“確認(rèn)”，欄目設(shè)置完成，如下圖：6.3 應(yīng)用設(shè)置6.3.1協(xié)同模板設(shè)置 功能鍵【新建協(xié)同模板】是在新建協(xié)同時(shí)套用的模板，主要包括保存、授權(quán)、流程查看、添加附件等功能模塊。【新建公文模板】公文模板分為發(fā)文流程和收文流程，模板的創(chuàng)建方式與協(xié)同相同?！緞h除】用來刪除創(chuàng)建的模板，模板被應(yīng)用時(shí)，不能刪除。數(shù)據(jù)項(xiàng)【標(biāo)題】模板的名稱。【流程】用戶創(chuàng)建新的流程，具體創(chuàng)建方式請(qǐng)參看“流程查看”?！境Ｓ酶袷健恐竻f(xié)同事項(xiàng)正文的常用格式，包括個(gè)人格式和系統(tǒng)格式。個(gè)人格式由普通用戶自己創(chuàng)建，系統(tǒng)格式由系統(tǒng)管理員建立?！绢A(yù)歸

12、檔至】為調(diào)用此協(xié)同或公文系統(tǒng)模板的用戶指定最終協(xié)同事件的歸檔保存位置，事件流程結(jié)束后系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)歸檔到“預(yù)歸檔至”中設(shè)置的某一單位文檔的文檔夾里，不需要再手動(dòng)設(shè)置存儲(chǔ)位置。【提醒】如果被授權(quán)人沒有預(yù)歸檔目錄的讀寫權(quán)限，在系統(tǒng)模板保存時(shí)，系統(tǒng)會(huì)給出提示性信息，然后彈出授權(quán)設(shè)置框，由系統(tǒng)管理員重新設(shè)置授權(quán)，直到所有授權(quán)用戶都具有讀寫該預(yù)歸檔的文件夾的權(quán)限，系統(tǒng)模板才能保存成功?！酒谙?跟蹤】設(shè)定協(xié)同事項(xiàng)每個(gè)接收者的處理期限，還可以進(jìn)行跟蹤?！局匾潭取勘硎驹摿鞒痰木o急重要性?！静僮鞑襟E】第一步：點(diǎn)擊新建協(xié)同模板, 填寫完標(biāo)題。第二步：建立流程, 管理根據(jù)實(shí)際工作的情況建立流程模板，可以根據(jù)職務(wù)、崗位

13、、部分、人員分別進(jìn)行建立，如圖:第三步：根據(jù)流程每個(gè)步驟，選擇定義好的節(jié)點(diǎn)第四步：添加附件，一個(gè)協(xié)同事項(xiàng)可以攜帶多個(gè)附件，但每個(gè)附件的大小不能超過51Mbytes。第五步：進(jìn)行授權(quán)，模板必須授權(quán)，只有被授權(quán)，用戶才能調(diào)用模板?？梢酝瑫r(shí)授權(quán)給具體的人員、一個(gè)或多個(gè)部門、崗位、組等。第六步：根據(jù)實(shí)際情況選擇“重要程度”, 設(shè)定是否進(jìn)行跟蹤,建立預(yù)歸檔。第七步：點(diǎn)擊“保存”按鈕，保存后，被授權(quán)使用的用戶將可以在創(chuàng)建協(xié)同時(shí)調(diào)用該模板。保存時(shí)系統(tǒng)會(huì)先判斷設(shè)置的授權(quán)用戶是否有“讀寫預(yù)歸檔目的文件夾”的權(quán)限，如果沒有權(quán)限系統(tǒng)會(huì)給出提示性信息，然后彈出授權(quán)設(shè)置框，由系統(tǒng)管理員重新設(shè)置授權(quán)，直到所有授權(quán)用戶都具

14、有讀寫該預(yù)歸檔的文件夾的權(quán)限，系統(tǒng)模板才能保存成功。協(xié)同模板流程查看支持用戶以圖形方式查看、修改流程、修改權(quán)限。點(diǎn)擊“流程查看”，如圖:修改流程步驟第一步：在流程圖中，單擊某個(gè)節(jié)點(diǎn)，即可修改或添加他后面的流程節(jié)點(diǎn)。第二步：添加節(jié)點(diǎn)時(shí)，管理員可以選擇具體的人員、一個(gè)或多個(gè)部門、職務(wù)級(jí)別、崗位、組，或是可變角色?？勺兘巧府?dāng)前節(jié)點(diǎn)或發(fā)起者的部門主管、上級(jí)部門的部門主管或下級(jí)部門的部門主管。對(duì)于定義的每個(gè)節(jié)點(diǎn)，系統(tǒng)缺省賦與其“協(xié)同”的處理權(quán)限，管理員可點(diǎn)擊節(jié)點(diǎn)下面的“修改”按鈕，重新賦與其新的權(quán)限和匹配范圍。選擇方式：指節(jié)點(diǎn)在應(yīng)用匹配過程中，是選擇匹配一人還是多人，如是多人，則可以在匹配結(jié)果中選擇多

15、人。節(jié)點(diǎn)人員所屬：指節(jié)點(diǎn)人員的選擇匹配范圍。下面舉例說明權(quán)限、選擇方式以及節(jié)點(diǎn)人員所屬的具體應(yīng)用。6.3.2協(xié)同節(jié)點(diǎn)權(quán)限系統(tǒng)允許自行建立協(xié)同的節(jié)點(diǎn)名稱和節(jié)點(diǎn)相關(guān)的操作和動(dòng)作。管理員也可以根據(jù)本單位的具體流程情況，預(yù)先設(shè)置一些常用的節(jié)點(diǎn)，供系統(tǒng)流程調(diào)用。名詞解釋【策略】是指流程的操作動(dòng)作，包括對(duì)流程正文的各種意見態(tài)度和可以執(zhí)行的動(dòng)作?！緝?nèi)容】提供對(duì)協(xié)同事件表態(tài)包括意見，正文修改和增加附件【控制】提供對(duì)協(xié)同事件節(jié)點(diǎn)進(jìn)行操作動(dòng)作系統(tǒng)初始節(jié)點(diǎn)【發(fā)起】協(xié)同節(jié)點(diǎn)首節(jié)點(diǎn)，用于協(xié)同的發(fā)起?！緦徟繀f(xié)同流程節(jié)點(diǎn)，用于事件審批，提供全部節(jié)點(diǎn)策略【知會(huì)】協(xié)同流程節(jié)點(diǎn)，用于事件告知，不提供修改正文撤銷,知會(huì),加簽,回

16、退,終止,繼續(xù)并歸檔,繼續(xù)并刪除功能【協(xié)同】協(xié)同流程節(jié)點(diǎn)，用于事件協(xié)作處理，不提供撤銷功能數(shù)據(jù)項(xiàng)【節(jié)點(diǎn)名稱】定義流程節(jié)點(diǎn)的名稱，不能為空【位置】定義節(jié)點(diǎn)所在流程的那個(gè)環(huán)節(jié)，首節(jié)點(diǎn)只允許流程開始使用；尾節(jié)點(diǎn)只允許流程結(jié)尾使用?！緝?nèi)容】定義該節(jié)點(diǎn)是否可以對(duì)流程填寫的內(nèi)容進(jìn)行修改，發(fā)表意見，【流程控制】規(guī)定節(jié)點(diǎn)可以做那些操作【操作步驟】第一步：管理員點(diǎn)擊“流程節(jié)點(diǎn)”，進(jìn)入如下圖，輸入節(jié)點(diǎn)名稱，定義節(jié)點(diǎn)位置第二步：定義節(jié)點(diǎn)內(nèi)容態(tài)度和動(dòng)作，點(diǎn)擊確定。6.3.3表單應(yīng)用設(shè)置表單管理員管理：對(duì)表單管理員進(jìn)行管理，建立或刪除管理員。操作步驟：第一步：點(diǎn)擊“表單管理員管理”，可瀏覽已建立的表單管理員列表，如下圖

17、：第二步：新建表單管理員：建立新的表單管理員，對(duì)表單管理人員進(jìn)行授權(quán)，確認(rèn)后，完成表單管理員的設(shè)置，如下圖：表單所屬管理：對(duì)表單的所屬人進(jìn)行設(shè)置和修改操作步驟：第一步：選擇表單所屬管理，可預(yù)覽已建立的表單，如下圖：第二步：修改所屬人：勾選要變更的表單，點(diǎn)擊“修改所屬人”，選擇人員并確認(rèn)，完成權(quán)限變更如下圖：表單日志管理：對(duì)表單的情況進(jìn)行記錄管理，并可對(duì)列表信息進(jìn)行打印和轉(zhuǎn)Excel下載瀏覽，如下圖：6.3.4系統(tǒng)格式設(shè)置系統(tǒng)管理員可以根據(jù)本單位的具體情況，預(yù)先設(shè)置一些常用的公文、協(xié)同、計(jì)劃、會(huì)議的正文格式，供用戶調(diào)用。對(duì)于本企業(yè)需要的復(fù)雜的表格單據(jù)，用戶可先在Word、Dreamweaver等

18、中制作，然后拷貝粘貼至本系統(tǒng)的新建格式即可。操作步驟：以協(xié)同為例：第一步：先點(diǎn)擊“協(xié)同”第二步：點(diǎn)擊“新建格式”，進(jìn)入新建格式界面，輸入名稱、選擇信息類型、輸入格式內(nèi)容，如下圖：6.3.5公共信息欄目設(shè)置設(shè)置公告、調(diào)查、討論和新聞?lì)愋?，可以方便日后查詢和歸檔。如【行政公告】、【單位內(nèi)部公告】。數(shù)據(jù)項(xiàng)【名稱】所設(shè)置的公告、調(diào)查、討論、新聞的類型的專題名稱，不能為空?！久枋觥亢?jiǎn)單描述?！臼跈?quán)】該類型的公共信息授權(quán)給相關(guān)的人員使用，不能為空?！局庙敗吭擃愋涂梢灾庙?shù)挠涗泜€(gè)數(shù)。如下圖：操作步驟（以新聞為例）第一步：點(diǎn)擊“新建新聞區(qū)”，系統(tǒng)列出所有新聞的類型第二步：輸入新聞?lì)愋偷拿Q，描述，并授權(quán)給新聞

19、的發(fā)布人員；設(shè)置新聞顯示的周期，在顯示周期內(nèi)，新聞標(biāo)志為“new”6.3.6公共資源設(shè)置公共資源是指使用單位的一些公用設(shè)施、設(shè)備、物品，如會(huì)議室、車輛等，被設(shè)置的公共資源可以被使用者以新建會(huì)議或他人日程的方式進(jìn)行預(yù)約或查看預(yù)約狀態(tài)。 6.3.7常用語設(shè)置主要功能：由系統(tǒng)管理員設(shè)置常用語，方便普通用于快捷調(diào)用。選擇一級(jí)菜單“應(yīng)用設(shè)置”“常用語設(shè)置”，點(diǎn)擊“新建常用語”，輸入新的常用語言。6.3.8郵件設(shè)置主要功能：設(shè)置企業(yè)郵箱的接收和發(fā)送帳號(hào)，同時(shí)設(shè)置企業(yè)中員工郵箱的容量。員工郵件最大容量設(shè)置: 系統(tǒng)管理員統(tǒng)一設(shè)置用戶的郵箱的最大容量，用戶每次接收郵件前會(huì)自動(dòng)檢測(cè)郵箱的占有情況，超出設(shè)置的容量會(huì)

20、自動(dòng)提示，并不能接收新郵件。企業(yè)郵件賬號(hào)設(shè)置: 設(shè)置一個(gè)郵件帳號(hào)，可以通過此帳號(hào)將協(xié)同和公文的標(biāo)題正文信息（不包括附件）轉(zhuǎn)移到郵件上。6.4 管理維護(hù)6.4.1系統(tǒng)開關(guān)配置對(duì)相應(yīng)的功能是否啟用進(jìn)行設(shè)置，如下圖功能項(xiàng)：【 恢復(fù)至默認(rèn)設(shè)置】 恢復(fù)至初始化時(shí)候的配置,即:購(gòu)買時(shí)配置,此功能也可以在你升級(jí)后更新至最新的配置文件或配置文件損壞后的恢復(fù)。【 檢測(cè)新配置】 檢測(cè)是否有新的配置信息,如果有則加載,多用于產(chǎn)品升級(jí)后。當(dāng)你第一進(jìn)入系統(tǒng)的時(shí)候,如果發(fā)現(xiàn)沒有任何配置,請(qǐng)點(diǎn)擊檢測(cè)新配置或者恢復(fù)至默認(rèn)配置。進(jìn)行系統(tǒng)運(yùn)行時(shí)各個(gè)模板啟動(dòng)的基本參數(shù)配置；實(shí)現(xiàn)復(fù)至初始化時(shí)候的配置；檢測(cè)是否有新的配置信息；當(dāng)你第一

21、進(jìn)入系統(tǒng)的時(shí)候,如果發(fā)現(xiàn)沒有任何配置,請(qǐng)點(diǎn)擊檢測(cè)新配置或者恢復(fù)至默認(rèn)配置 l 是否在登錄頁面中啟用驗(yàn)證碼：“是”表示登錄時(shí)需要進(jìn)行安全驗(yàn)證碼的輸入；反之不啟用 l 是否在OA系統(tǒng)中啟用語音提示：“是”表示所有在線短信提示加聲音；反之不啟用l 是否在OA系統(tǒng)中啟用雙首頁：“是” 表示首頁面采用個(gè)人首頁和單位首頁雙首頁展示信息；反之則只有個(gè)人首頁，這是兼容以前版本的模式。l 是否在OA系統(tǒng)中啟用數(shù)字登錄名：“是”表示用戶帳號(hào)可以是數(shù)字型；反之只能用字母開頭的文字。l 公文發(fā)起人可否自建流程：“是”表示公文擬文時(shí)用戶可以自己建立公文流程，反之只能套用公文流程模板 l 是否為公文單生成自動(dòng)編號(hào)：“是”

22、表示公文單的內(nèi)部文號(hào)采用自動(dòng)生成，反之不啟用l 外來文登記是否允許修改：“是”表示通過交換來的公文可以進(jìn)行正文修改，反之不可以修改l 公文單上是否顯示單位徽記：“是”表示可以在公文單上顯示單位徽記，反之不啟用 l 是否由A6進(jìn)行公文文號(hào)管理：“是”表示公文文號(hào)強(qiáng)制由系統(tǒng)定義的文號(hào)進(jìn)行管理，可完成對(duì)斷號(hào)進(jìn)行管理，反之不啟用，公文文號(hào)可手工輸入，斷號(hào)等只能人工管理。 l 公文交換默認(rèn)交換類型：發(fā)送至部門收發(fā)員表示公文發(fā)送由部門收發(fā)員進(jìn)行；發(fā)送至單位收發(fā)員表示公文發(fā)送由單位收發(fā)員進(jìn)行 6.4.2自定義權(quán)限設(shè)置主要功能系統(tǒng)可以自行定義權(quán)限，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)根據(jù)權(quán)限生成相應(yīng)的菜單點(diǎn)擊“應(yīng)用設(shè)置”選擇“自定義權(quán)

23、限設(shè)置”，根據(jù)實(shí)際情況選擇菜單，點(diǎn)擊“確定”，定義的權(quán)限會(huì)在人員設(shè)置中的權(quán)限中出現(xiàn)供人員權(quán)限設(shè)置。第一步：設(shè)置新的權(quán)限第二步：人員設(shè)置中人員權(quán)限選擇6.4.3關(guān)聯(lián)系統(tǒng)的設(shè)置主要功能：支持關(guān)聯(lián)系統(tǒng)圖標(biāo)的嵌入，支持鏈接收藏（相當(dāng)于IE收藏夾功能）,支持B/S結(jié)構(gòu)外部應(yīng)用系統(tǒng)的單點(diǎn)登錄。數(shù)據(jù)項(xiàng)【名稱】輸入新建外部系統(tǒng)連接的名稱（必須填寫）?！久枋觥繉?duì)新建的外部系統(tǒng)連接的詳細(xì)描述信息（必須填寫）?！綰RL】用戶點(diǎn)擊后連接的地址，包括身份驗(yàn)證地址（單點(diǎn)登錄）或網(wǎng)絡(luò)地址（鏈接收藏）。輸入新建外部連接的URL的地址，第一類是網(wǎng)絡(luò)鏈接收藏類地址（如：?jiǎn)挝痪W(wǎng)站網(wǎng)址），直接在URL地址欄中輸入；第二類是需要登錄的

24、外部B/S結(jié)構(gòu)系統(tǒng)的地址，即通過身份驗(yàn)證后，才可以訪問的網(wǎng)絡(luò)地址（如：企業(yè)郵箱、U8或其他外部系統(tǒng)等）?！舅鶎俜诸悺恐付ㄐ陆ǖ年P(guān)聯(lián)系統(tǒng)出現(xiàn)在用戶界面的內(nèi)部系統(tǒng)、外部系統(tǒng)還是常用鏈接中?！緢D標(biāo)】為新建的外部連接系統(tǒng)選擇一個(gè)顯示在用戶界面的鏈接小圖標(biāo)，即支持外部系統(tǒng)圖標(biāo)的嵌入。如果沒有上傳自己的圖標(biāo)，則采用系統(tǒng)默認(rèn)的圖標(biāo)?！靖呒?jí)選項(xiàng)】可以設(shè)置外部系統(tǒng)需要的參數(shù)。，如下圖設(shè)置：6.4.4性能清理主要功能: 對(duì)消息和流程進(jìn)行清理,優(yōu)化系統(tǒng)性能。1、消息清理：l 消息清理是將系統(tǒng)中的無存在價(jià)值的消息進(jìn)行清理，優(yōu)化系統(tǒng)性能。l 系統(tǒng)管理員根據(jù)發(fā)起時(shí)間來進(jìn)行清理，如下情況：n 距離當(dāng)前日期較長(zhǎng)的歷史消息（用

25、戶已接收到的在線消息）n 長(zhǎng)時(shí)間遺留在系統(tǒng)內(nèi)存中的未接受消息（用戶不登錄系統(tǒng)而使發(fā)出去的消息未被接收n 在清理操作之前根據(jù)發(fā)起日期條件查詢需要清理的消息數(shù)量n 消息清理不宜頻繁操作，一般1至3月執(zhí)行一次清理(依系統(tǒng)用戶數(shù)量而定) 2、流程清理流程清理是將系統(tǒng)中已存在較長(zhǎng)時(shí)間的流程進(jìn)行清理，達(dá)到系統(tǒng)性能優(yōu)化。 l 系統(tǒng)管理員應(yīng)根據(jù)發(fā)起時(shí)間或類型選擇需要清理的流程： 一般1年 ( 間隔時(shí)間根據(jù)用戶數(shù)量而定 ) 執(zhí)行一次清理較為合適。l 在清理操作之前可以設(shè)置條件，查詢需要清理流程的數(shù)量。l 當(dāng)需要清理的流程數(shù)據(jù)較多時(shí)（數(shù)萬條以上），建議分多次進(jìn)行操作。l 流程清理會(huì)占用大量的系統(tǒng)資源及較長(zhǎng)時(shí)間（依

26、清理的數(shù)量而定），建議在下班時(shí)間（夜間）操作。l 流程清理后的日志文件將會(huì)存放在目錄：文檔管理 / 我的文檔 / 流程清理檔案流程被清理后將不能恢復(fù)，請(qǐng)謹(jǐn)慎操作！【功能鍵】【查詢】查找和確定要清理消息的類型和時(shí)間的大致范圍【清理】清理已經(jīng)確定好的類型和時(shí)間范圍的消息【操作步驟】選擇范圍，點(diǎn)擊查詢。之后點(diǎn)擊清理6.4.5分區(qū)管理主要功能是在使用本系統(tǒng)時(shí)，根據(jù)日期劃分硬盤特定區(qū)域來存放附件；用戶在使用的時(shí)候，可以根據(jù)年度、季度建立分區(qū)，分別存放年數(shù)據(jù)或是季度數(shù)據(jù)。方便日后備份和回復(fù)功能鍵【新增分區(qū)】設(shè)置新的硬盤分區(qū)【卸載分區(qū)】刪除原有的分區(qū)【拆分分區(qū)】根據(jù)日期分解以建立好的分區(qū)操作步驟第一步：點(diǎn)擊

27、新增分區(qū)，輸入分區(qū)名稱，路徑。確定存放數(shù)據(jù)的時(shí)間段，即從那個(gè)日期開始存入該分區(qū)，到那個(gè)日期結(jié)束第二步：點(diǎn)擊確認(rèn)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)建立新分區(qū)，數(shù)據(jù)會(huì)從設(shè)置的開始日期存入該分區(qū)第三步：如果數(shù)據(jù)過多，需要進(jìn)行年存儲(chǔ)或是按照特定日期存儲(chǔ)，也可以在原分區(qū)上進(jìn)行拆分分區(qū)。點(diǎn)擊“拆分分區(qū)”，只需要進(jìn)行日期的劃分即可按照新的分區(qū)存儲(chǔ)6.4.6印章管理對(duì)于公文運(yùn)行過程中需要進(jìn)行蓋印公章， 公章的管理在系統(tǒng)管理員中的印章管理中統(tǒng)一進(jìn)行管理。用戶首先在印章前，首先進(jìn)行印章管理，然后用戶采用進(jìn)行簽章操作，點(diǎn)擊“管理維護(hù)”“印章管理”進(jìn)入。功能鍵【新建印章】建立印章的基本功能和授權(quán)用戶。數(shù)據(jù)項(xiàng)【印章名稱】印章的名稱?！臼褂妹?/p>

28、碼】使用印章的用戶的密碼?！居≌挛募坑≌聢D形文件的上傳。 6.4.6日志統(tǒng)計(jì)主要功能：系統(tǒng)記錄每日的使用情況，管理員可以單擊日歷中的某天，可以查看當(dāng)天的日志列表，同時(shí)可以設(shè)置各種條件來查看日志列表。功能鍵【打印】打印日志統(tǒng)計(jì)表?！巨D(zhuǎn)CSV下載】提供統(tǒng)計(jì)表以Excel格式下載。查詢每日日志：點(diǎn)擊日志具體日期，查看登錄和退出日志查詢?nèi)罩荆和ㄟ^選擇時(shí)間段，IP等選擇查看登錄和退出日志6.5 公文應(yīng)用設(shè)置6.5.1公文基礎(chǔ)設(shè)置 公文元素管理 主要說明:公文元素主要為公文單提供單元格定義,系統(tǒng)管理員可根據(jù)公文單需要對(duì)公文元素進(jìn)行停用和啟用，如果客戶需要其他公文元素且本系統(tǒng)未提供,系統(tǒng)管理

29、可選擇系統(tǒng)提供的”預(yù)留字符”更改其需要的公文元素.如圖操作步驟： 第一步：選擇一級(jí)菜單“公文應(yīng)用設(shè)置”，點(diǎn)擊“公文元素管理”，系統(tǒng)列出所有公文元素和可擴(kuò)展元素列表公文元素界面圖示第二步：點(diǎn)擊具體公文元素，直接修改，點(diǎn)擊“確認(rèn)” 公文單自定義功能說明: 根據(jù)客戶的實(shí)際需求定義公文單的格式，適應(yīng)各種單位文單的個(gè)性化，同時(shí)可以滿足多種公文類型采用不同單據(jù)的需要。功能鍵【新建收文單】建立收文文單樣式【新建發(fā)文單】建立發(fā)文文單樣式【收文單】列出所有收文單【發(fā)文單】列出所有發(fā)文單【默認(rèn)公文單】選擇公文單確認(rèn)在進(jìn)行公文應(yīng)用時(shí)首先所展示的文單樣式操作步驟第一步:選擇一級(jí)菜單“公文基礎(chǔ)設(shè)置”，點(diǎn)擊

30、“公文單定義”第二步：點(diǎn)擊新建收文單或是新建發(fā)文單，填寫公文單名稱.如圖第三步: 確定好公文單名稱，點(diǎn)擊下一步，系統(tǒng)列出所有公文元素，進(jìn)行選擇該公文單所需要的公文元素.第四步：選擇公文元素后，點(diǎn)擊“完成”，系統(tǒng)根據(jù)公文元素自動(dòng)展示一個(gè)默認(rèn)的公文單樣式。第五步：用戶下載公文單，將該公文單樣式的文件下載到本地，可以進(jìn)行修改公文單樣式，公文單樣式的修改必須是在dreamweaver下進(jìn)行修改。第六步：用戶將修改完畢的公文單上傳上來，形成A6系統(tǒng)可調(diào)用的公文單。第七步：當(dāng)用戶要在文單上增加單位LOGO時(shí)要將圖片命名為docform_logo.gif，建義圖片大小為200×50左右，拷貝到Pr

31、ogram FilesUFseeyonOAtomcat4webappsyyoaimages目錄中 公文節(jié)點(diǎn)權(quán)限根據(jù)實(shí)際的收文或是發(fā)文流程的具體工作，來確定流程中各個(gè)環(huán)節(jié)的名稱和所執(zhí)行的工作。首先系統(tǒng)已經(jīng)預(yù)設(shè)置一些基本的節(jié)點(diǎn)供公文使用，系統(tǒng)也允許自行建立流程中的節(jié)點(diǎn)名稱和節(jié)點(diǎn)相關(guān)的操作和動(dòng)作。管理員也可以根據(jù)本單位公文具體流程情況，預(yù)先設(shè)置一些常用的節(jié)點(diǎn)，供公文系統(tǒng)流程調(diào)用。系統(tǒng)初始定義公文流程節(jié)點(diǎn)【會(huì)簽】由多個(gè)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或負(fù)責(zé)人進(jìn)行簽署意見，核準(zhǔn) 。會(huì)簽節(jié)點(diǎn)可以進(jìn)行“態(tài)度”，“意見”，“意見隱藏”，“添加附件”，“修改正文”。其操作可以是“撤銷”，“知會(huì)”，“加簽”，“回退”，“終

32、止”，“暫存待辦” 【封發(fā)】進(jìn)行文件最終發(fā)送前的套用紅頭文件，文件歸檔,是流程中的最后節(jié)點(diǎn)，支持傳閱功能【簽發(fā)】由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或負(fù)責(zé)人進(jìn)行簽注生效，簽發(fā)節(jié)點(diǎn)可以進(jìn)行“態(tài)度”，“意見”，“意見隱藏”，“添加附件”，“修改正文”。其操作可以是“撤銷”，“知會(huì)”，“加簽”，“回退”，“終止”，“暫存待辦”【復(fù)核】在通過前對(duì)擬好的文件進(jìn)行多次核查，復(fù)核節(jié)點(diǎn)可以進(jìn)行“態(tài)度”，“意見”，“意見隱藏”，“添加附件”，“修改正文”。其操作可以是“撤銷”，“知會(huì)”，“加簽”，“回退”，“終止”，“暫存待辦”【審核】在通過前對(duì)擬好的文件進(jìn)行核查，審核節(jié)點(diǎn)可以進(jìn)行“態(tài)度”，“意見”，“意見隱藏”，“添加附件”，“修改正

33、文”。其操作可以是“撤銷”，“知會(huì)”，“加簽”，“回退”，“終止”，“暫存待辦”【審批】對(duì)即將發(fā)送的公文進(jìn)行審批核準(zhǔn)，審批節(jié)點(diǎn)可以進(jìn)行“態(tài)度”，“意見”，“意見隱藏”，“添加附件”，“修改正文”。其操作可以是“撤銷”，“知會(huì)”，“加簽”，“回退”，“終止”，“暫存待辦”【擬文】即擬稿，進(jìn)行公文的撰寫，擬文節(jié)點(diǎn)可以進(jìn)行“態(tài)度”，“意見”，“意見隱藏”，“添加附件”，“修改正文”。其操作可以是“撤銷”，“知會(huì)”，“加簽”，“回退”，“終止”，“暫存待辦”【登記】進(jìn)行公文收文的登記，登記節(jié)點(diǎn)可以進(jìn)行“態(tài)度”，“意見”，“意見隱藏”，“添加附件”。其操作可以是“撤銷”，“知會(huì)”，“加簽”，“回退”，“

34、終止”，“暫存待辦”【擬辦】公文收文流程中進(jìn)行公文文件的擬定辦理，擬辦人員可以進(jìn)行公文督辦的操作。操作步驟：第一步：選擇一級(jí)菜單“公文基礎(chǔ)設(shè)置”，點(diǎn)擊“公文節(jié)點(diǎn)權(quán)限”，輸入節(jié)點(diǎn)名稱第二步：選擇該節(jié)點(diǎn)是在發(fā)文還是收文流程中使用第三步：定義節(jié)點(diǎn)內(nèi)容態(tài)度和動(dòng)作，內(nèi)容是表示該節(jié)點(diǎn)是否可以進(jìn)行意見的表達(dá)，修改正文的權(quán)限，動(dòng)作是只該節(jié)點(diǎn)是否可以進(jìn)行撤銷流程，終止流轉(zhuǎn)，回退前節(jié)點(diǎn)，加簽知會(huì)給他人的具體操作。設(shè)置者勾選具體操作的名稱，點(diǎn)擊確定，完成節(jié)點(diǎn)設(shè)置。第四步：點(diǎn)擊公文元素權(quán)限設(shè)置，定義節(jié)點(diǎn)對(duì)公文元素的操作是編輯權(quán)限還是只讀權(quán)限 公文模板設(shè)置【新建公文模板】公文模板分為發(fā)文流程和收文流程，模

35、板的創(chuàng)建方式與協(xié)同相同。【刪除】用來刪除創(chuàng)建的模板，模板被應(yīng)用時(shí)，不能刪除。數(shù)據(jù)項(xiàng)【標(biāo)題】模板的名稱?！玖鞒獭坑脩魟?chuàng)建新的流程，具體創(chuàng)建方式請(qǐng)參看“流程查看”?！境Ｓ酶袷健恐竻f(xié)同事項(xiàng)正文的常用格式，包括個(gè)人格式和系統(tǒng)格式。個(gè)人格式由普通用戶自己創(chuàng)建，系統(tǒng)格式由系統(tǒng)管理員建立。【預(yù)歸檔至】為調(diào)用此協(xié)同或公文系統(tǒng)模板的用戶指定最終協(xié)同事件的歸檔保存位置，事件流程結(jié)束后系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)歸檔到“預(yù)歸檔至”中設(shè)置的某一單位文檔的文檔夾里，不需要再手動(dòng)設(shè)置存儲(chǔ)位置?！咎嵝选咳绻皇跈?quán)人沒有預(yù)歸檔目錄的讀寫權(quán)限，在系統(tǒng)模板保存時(shí)，系統(tǒng)會(huì)給出提示性信息，然后彈出授權(quán)設(shè)置框，由系統(tǒng)管理員重新設(shè)置授權(quán)，直到所有授權(quán)用戶

36、都具有讀寫該預(yù)歸檔的文件夾的權(quán)限，系統(tǒng)模板才能保存成功?！酒谙?跟蹤】設(shè)定協(xié)同事項(xiàng)每個(gè)接收者的處理期限，還可以進(jìn)行跟蹤?！局匾潭取勘硎驹摿鞒痰木o急重要性?！静僮鞑襟E】第一步：點(diǎn)擊新建協(xié)同模板, 填寫完標(biāo)題。第二步：建立流程, 管理根據(jù)實(shí)際工作的情況建立流程模板，可以根據(jù)職務(wù)、崗位、部分、人員分別進(jìn)行建立，如圖:第三步：根據(jù)流程每個(gè)步驟，選擇定義好的節(jié)點(diǎn)第四步：添加附件，一個(gè)協(xié)同事項(xiàng)可以攜帶多個(gè)附件，但每個(gè)附件的大小不能超過51M。第五步：進(jìn)行授權(quán)，模板必須授權(quán)，只有被授權(quán)，用戶才能調(diào)用模板?？梢酝瑫r(shí)授權(quán)給具體的人員、一個(gè)或多個(gè)部門、崗位、組等。第六步：根據(jù)實(shí)際情況選擇“重要程度”, 設(shè)定是否

37、進(jìn)行跟蹤,建立預(yù)歸檔。第七步：點(diǎn)擊“保存”按鈕，保存后，被授權(quán)使用的用戶將可以在創(chuàng)建協(xié)同時(shí)調(diào)用該模板。保存時(shí)系統(tǒng)會(huì)先判斷設(shè)置的授權(quán)用戶是否有“讀寫預(yù)歸檔目的文件夾”的權(quán)限，如果沒有權(quán)限系統(tǒng)會(huì)給出提示性信息，然后彈出授權(quán)設(shè)置框，由系統(tǒng)管理員重新設(shè)置授權(quán)，直到所有授權(quán)用戶都具有讀寫該預(yù)歸檔的文件夾的權(quán)限，系統(tǒng)模板才能保存成功。協(xié)同模板流程查看支持用戶以圖形方式查看、修改流程、修改權(quán)限。點(diǎn)擊“流程查看”，如圖:修改流程步驟第一步：在流程圖中，單擊某個(gè)節(jié)點(diǎn)，即可修改或添加他后面的流程節(jié)點(diǎn)。第二步：添加節(jié)點(diǎn)時(shí)，管理員可以選擇具體的人員、一個(gè)或多個(gè)部門、職務(wù)級(jí)別、崗位、組，或是可變角色?？勺兘巧府?dāng)前節(jié)點(diǎn)

38、或發(fā)起者的部門主管、上級(jí)部門的部門主管或下級(jí)部門的部門主管。對(duì)于定義的每個(gè)節(jié)點(diǎn)，系統(tǒng)缺省賦與其“協(xié)同”的處理權(quán)限，管理員可點(diǎn)擊節(jié)點(diǎn)下面的“修改”按鈕，重新賦與其新的權(quán)限和匹配范圍。選擇方式：指節(jié)點(diǎn)在應(yīng)用匹配過程中，是選擇匹配一人還是多人，如是多人，則可以在匹配結(jié)果中選擇多人。節(jié)點(diǎn)人員所屬：指節(jié)點(diǎn)人員的選擇匹配范圍。下面舉例說明權(quán)限、選擇方式以及節(jié)點(diǎn)人員所屬的具體應(yīng)用。6.5.2公文文號(hào)設(shè)置主要功能：對(duì)于要發(fā)文和收文中要填寫的公文文號(hào)的字，號(hào)等標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置，提供字增長(zhǎng)、單位統(tǒng)一編碼、部門增長(zhǎng)三種方式文號(hào)設(shè)置，便于公文登記和起草的使用。數(shù)據(jù)項(xiàng)【按字號(hào)編號(hào)】：按字來編號(hào)，通過字增長(zhǎng)來實(shí)現(xiàn)公文文號(hào)的設(shè)置【

39、單位統(tǒng)一編碼】：公文文號(hào)的自編號(hào)部分公用一個(gè)文號(hào)序列?！静块T統(tǒng)一編號(hào)】：由部門統(tǒng)一編號(hào)，實(shí)現(xiàn)部門增長(zhǎng)操作步驟第一步：在系統(tǒng)管理員操作頁面，選擇一級(jí)菜單“公文應(yīng)用設(shè)置”，點(diǎn)擊“公文文號(hào)設(shè)置”，進(jìn)行文號(hào)格式設(shè)置第二步：點(diǎn)擊“新建公文文號(hào)”，選擇按字號(hào)編號(hào)、單位統(tǒng)一編碼、部門增長(zhǎng)，設(shè)置編號(hào)的范圍。第三步：授權(quán)使用該文號(hào)的使用部門6.5.3套紅模板公文套紅是在整個(gè)公文正文確定后，在文件的首頁上端，以標(biāo)準(zhǔn)字體進(jìn)行標(biāo)注和編排。系統(tǒng)提供套紅模板樣式，用戶可以在word下自行編排的基本的格式，首先在系統(tǒng)外利用word工具制定完成用戶自行編輯第一步：新建word文件，點(diǎn)擊菜單中 插入-à書簽，輸入書簽

40、名稱，調(diào)整光標(biāo)，定位每個(gè)書簽位置第二步：調(diào)整每個(gè)書簽位置及字體、顏色、大小。第三步：將文件以.doc文件格式存放在用戶模板放置到：OAuploadDocumen注意：書簽在頁面上不可見.如圖 套紅模板管理 新增模板 新建新的套紅模板 ，下載標(biāo)準(zhǔn)模板 下載已有的標(biāo)準(zhǔn)套紅模板,，提供給用戶進(jìn)行自行修改操作步驟：第一步：選擇一級(jí)菜單“公文應(yīng)用設(shè)置”，點(diǎn)擊“套紅模板”第二步：點(diǎn)擊“新增模板”，彈出選擇部門界面，如下圖：點(diǎn)擊“確認(rèn)”，彈出文件上傳界面，上傳需要上傳的模板，如下圖6.5.4稿紙模版 說明：方便客戶直接調(diào)用稿紙，建立公文收文和發(fā)文. 功能鍵: 【新增模版】；點(diǎn)擊后，彈出選擇部門的對(duì)話框，選擇

41、部門后，再?gòu)谋镜厣蟼鞅４婧玫母寮埬０?，只有該部門人員有使用該稿紙模版的權(quán)限。 【下載標(biāo)準(zhǔn)模版】：從系統(tǒng)中下載標(biāo)準(zhǔn)的稿紙模版到本地，用戶可以根據(jù)自己的需要修改、定義稿紙模版，然后上傳到系統(tǒng)中進(jìn)行調(diào)用。6.5.5外部單位設(shè)置 外部單位設(shè)置主要用于公文外部交換，通過匹配相應(yīng)的接口實(shí)現(xiàn)不同單位間的公文交換。功能鍵： 【新建外部單位】：新建外部單位，如圖所示，進(jìn)行外部交換時(shí)，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)外部單位編碼和名稱匹配到相應(yīng)的單位進(jìn)行公文交換操作。 【刪除】：刪除已經(jīng)建立的外部單位。 【打印】：打印外部單位列表，包括編號(hào)、單位名稱、手機(jī)號(hào)、IP、端口和描述。 【交換中心設(shè)置】：設(shè)置交換中心的IP地址和密碼 【導(dǎo)入外

42、部單位】：從本地到如外部單位信息，方便客戶一次導(dǎo)入大量的外部單位信息。數(shù)據(jù)項(xiàng)：【外部單位代碼】公文交換時(shí)，外部交換將按照簽收單位的代碼匹配；外部單位編號(hào)區(qū)分大小寫（必須填寫）【外部單位名稱】：外部單位的名稱，（必須填寫）【外部單位密碼】：外部單位密碼，增加公文交換的安全性【外部單位手機(jī)】： 外部單位手機(jī)用于短信提示【外部單位 IP】：外部單位的IP地址【外部單位端口】：外部單位的端口號(hào)【外部單位描述】：關(guān)于外部單位的描述6.6 A6精靈主要功能: 支持OUTLOOK的個(gè)人郵件與A6協(xié)同之間的集成，可與2003OFFICE打通，實(shí)現(xiàn)WORD、EXCEL集成，完成獨(dú)立的功能操作。6.6.1安裝第一

43、步：在系統(tǒng)的登錄界面的右下角處“輔助程序安裝”，用戶點(diǎn)擊“輔助程序安裝”，出現(xiàn)所有系統(tǒng)提供的輔助程序列表，選擇“A6精靈客戶端控件”第二步：點(diǎn)擊“下載安裝”下載A6精靈安裝程序，保存在本地硬盤。安裝程序的名稱為“A6setup”第三步：運(yùn)行A6setup程序安裝A6精靈，在運(yùn)行安裝程序以前必須關(guān)閉所有IE瀏覽器。第四步：安裝完畢，再登錄協(xié)同系統(tǒng)時(shí)，協(xié)同系統(tǒng)的退出按鈕由變成，在退出時(shí)，變成托盤形式。6.6.2系統(tǒng)使用A6精靈提供以下協(xié)同工作系統(tǒng)功能：切換到首頁、新建協(xié)同、新建公文、切換到我的文檔、切換到單位文檔、登錄設(shè)置、退出系統(tǒng)。用戶鼠標(biāo)左鍵點(diǎn)擊精靈圖標(biāo)，顯示出操作菜單，如圖，可以逐一進(jìn)行功能

44、操作l 切換到首頁：直接進(jìn)入到系統(tǒng)的首頁，可以進(jìn)行首頁各種信息的查看l 新建協(xié)同：直接進(jìn)入?yún)f(xié)同新建，發(fā)送新的協(xié)同事項(xiàng)l 新建公文：選擇進(jìn)行發(fā)文、收文后，直接進(jìn)入公文的新建操作l 切換到我的文檔：進(jìn)入到文檔管理中的“我的文檔”瀏覽頁面l 切換到單位文檔：進(jìn)入到文檔管理中的“單位文檔”瀏覽頁面l 登錄設(shè)置：進(jìn)行登錄設(shè)置，設(shè)置開機(jī)登錄，自動(dòng)登錄和手工登錄三種方式l 退出系統(tǒng)6.6.3 Office打通使用安裝A6精靈后，word和excel文件中自動(dòng)會(huì)增加A6控件，可以通過控件自動(dòng)發(fā)送文件到A6上。點(diǎn)擊“A6控件”，系統(tǒng)出現(xiàn)和A6協(xié)同打通發(fā)送的操作，可以選擇進(jìn)入操作選擇。l 協(xié)同：進(jìn)入新建協(xié)同頁面中

45、，該文檔以附件形式存在l 收文：進(jìn)入新建收文頁面，該文件作為公文中收文的附件l 發(fā)文：進(jìn)入新建發(fā)文頁面，該文件作為公文中發(fā)文的附件l 我的文檔：上傳到我的文檔中，以文件形式保存第七章 插件應(yīng)用7.1 短信插件用友致遠(yuǎn)A6產(chǎn)品提供用友集團(tuán)的UFmobile的短信功能，可以實(shí)現(xiàn)手機(jī)短信的發(fā)送和接收，并可以將協(xié)同，公文等信息發(fā)送到手機(jī)上。短信插件包括：UFmobile設(shè)置、人員設(shè)置、短信統(tǒng)計(jì)、發(fā)送短信。使用Ufmobile短信功能必須首先安裝Ufmobile短信產(chǎn)品。7.1.1 UFmobile設(shè)置設(shè)置Ufmobile的服務(wù)器地址和端口號(hào)7.1.2 人員設(shè)置人員設(shè)置包括設(shè)置允許進(jìn)行短信轉(zhuǎn)移的人員和允

46、許進(jìn)行短信發(fā)送的人員【允許進(jìn)行短信轉(zhuǎn)移的人員】可以將協(xié)同、公文的消息轉(zhuǎn)移到手機(jī)上接收【短信發(fā)送控制】允許進(jìn)行短信發(fā)送，可以發(fā)送的人員即可以接收7.1.3 短信統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)提供直接發(fā)送短信和信息轉(zhuǎn)移的數(shù)量統(tǒng)計(jì)，同時(shí)提供按照人員進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，通過選擇要統(tǒng)計(jì)的人員，部門進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。7.1.4 短信發(fā)送安裝短信插件之后，在常用工具。員工通訊錄以及協(xié)同首頁會(huì)出現(xiàn)“短信”的字樣和圖標(biāo)，用戶可以選擇“發(fā)送短信”和點(diǎn)擊圖標(biāo)進(jìn)行短信發(fā)送。操作：點(diǎn)擊“發(fā)送短信”或是點(diǎn)擊短信圖標(biāo)“”，出現(xiàn)短信發(fā)送界面，進(jìn)行接收人的選擇后，直接發(fā)送短信。7.1.5短信回執(zhí)協(xié)同轉(zhuǎn)移1.發(fā)送協(xié)同，協(xié)同流程中要有設(shè)置了短信轉(zhuǎn)移，并且填

47、寫了手機(jī)號(hào)碼的人員2.人員收到短信“ 發(fā)起人 發(fā)起協(xié)同:"協(xié)同名稱"請(qǐng)回復(fù)以下信息：xxxx” xxxx為四位英文或數(shù)字混合3.人員回復(fù) XXXX到接受信息的號(hào)碼4.協(xié)同發(fā)起人收到在線信息“接收人 通過手機(jī)回復(fù)了您發(fā)出的 協(xié)同 “協(xié)同名稱”會(huì)議回執(zhí)1.發(fā)送會(huì)議，會(huì)議參加者中要有設(shè)置了短信轉(zhuǎn)移，并且填寫了手機(jī)號(hào)碼的人員2.人員收到短信息“ 發(fā)起人 發(fā)起會(huì)議:"會(huì)議名稱"，參加會(huì)議請(qǐng)回復(fù)：xxxx0，不參加會(huì)議請(qǐng)回復(fù)xxxx1” xxxx為四位英文或數(shù)字混合3.人員回復(fù) xxxx0 或者xxxx1到接收信息的號(hào)碼4.會(huì)議發(fā)起人收到在線信息“與會(huì)

48、著1 通過手機(jī)確定參加您發(fā)出的會(huì)議“會(huì)議名稱”或者“與會(huì)著1 通過手機(jī)確定不參加您發(fā)出的會(huì)議“會(huì)議名稱”。5.會(huì)議發(fā)起者的手機(jī)手到手機(jī)短信息“與會(huì)著1 通過手機(jī)確定參加您發(fā)出的會(huì)議“會(huì)議名稱”或者“與會(huì)著1 通過手機(jī)確定不參加您發(fā)出的會(huì)議“會(huì)議名稱”。6.按照使用者設(shè)置的提醒時(shí)間，在時(shí)間到的時(shí)候能收到短信提醒使用者即將開始的會(huì)議 計(jì)劃轉(zhuǎn)移1.發(fā)送計(jì)劃，主送人要有設(shè)置了短信轉(zhuǎn)移，并且填寫了手機(jī)號(hào)碼的人員2.人員收到短信息 “計(jì)劃發(fā)起人 發(fā)給您了 計(jì)劃名稱” 公共信息轉(zhuǎn)移1.發(fā)送公共信息，發(fā)布范圍中人員要有設(shè)置了的短信轉(zhuǎn)移，并且填寫了手機(jī)號(hào)碼的人員2.人員收到短信息“發(fā)

49、布人發(fā)布了 公共信息類型 ：公共信息名稱”7.2 U8插件主要功能是將協(xié)同系統(tǒng)中的表單和U8財(cái)務(wù)系統(tǒng)中的憑證進(jìn)行數(shù)據(jù)打通，是表單數(shù)據(jù)直接進(jìn)入到u8系統(tǒng)作為原始憑證7.2.1 系統(tǒng)管理員設(shè)置A6系統(tǒng)管理員所需要設(shè)置的內(nèi)容為：進(jìn)入組織機(jī)構(gòu)設(shè)置用友U8 7.2.2 U8管理授權(quán)首先打開A6協(xié)同系統(tǒng)管理員，進(jìn)入組織機(jī)構(gòu)設(shè)置做U8管理授權(quán)，可授權(quán)給多個(gè)部門和個(gè)人圖 U8管理授權(quán)7.2.3 設(shè)置U8服務(wù)器在系統(tǒng)管理中設(shè)置U8服務(wù)器。點(diǎn)擊“用友U8”U8插件設(shè)置，輸入服務(wù)器的IP和端口圖 U8插件設(shè)置注：輸入U(xiǎn)8服務(wù)器地址；端口號(hào)一般默認(rèn)為80；外部注冊(cè)號(hào)與”用友REP 8”中企業(yè)應(yīng)用集成設(shè)置-系統(tǒng)注冊(cè)中的

50、注冊(cè)編碼號(hào)一致如圖2.11、 打開 “用友REP-U8”-企業(yè)應(yīng)用平臺(tái), 進(jìn)入的企業(yè)應(yīng)用集成-設(shè)置系統(tǒng)注冊(cè)。圖 打開“企業(yè)應(yīng)用平臺(tái)”-中的系統(tǒng)注冊(cè)2、 輸入注冊(cè)編碼，此處的注冊(cè)編碼即為“外部注冊(cè)號(hào)”圖 輸入注冊(cè)編碼7.2.4 用戶設(shè)置方法U8用戶操作的步驟為：U8登錄設(shè)置-科目設(shè)置（基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表、科目設(shè)置）憑證定義憑證導(dǎo)出 U8登錄設(shè)置用戶設(shè)置登陸密碼和帳套，在OA中，安裝上U8插件后，出現(xiàn)U8的菜單，如圖在左側(cè)導(dǎo)航欄中點(diǎn)擊“U8登錄設(shè)置”，彈出的設(shè)置界面與登錄U8界面相同,如下圖；【用戶編號(hào)】輸入用戶在U8中的登錄名；【用戶密碼/密碼確認(rèn)】輸入在U8中密碼及確認(rèn)密碼；【請(qǐng)輸入登錄

51、U8的賬套號(hào)】：輸入賬套號(hào)；【請(qǐng)輸入賬套的年度】：選擇賬套的年度號(hào)；【U8服務(wù)器的名稱】：登錄U8服務(wù)器的名稱；【登錄日期】:當(dāng)前登錄日期最后“確定”即可。輸入相應(yīng)內(nèi)容點(diǎn)確認(rèn)，系統(tǒng)提示為“u8登錄信息設(shè)置成功”。7.2.5 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)定義U8基礎(chǔ)數(shù)據(jù)定義分2種，分為“從U8手動(dòng)新增”和“從U8自動(dòng)新增” 從U8手動(dòng)新增第一步：點(diǎn)擊“ 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表”，點(diǎn)擊“從U8手動(dòng)新增”圖 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表-從U8手動(dòng)新增第二步：打開用友”REPU8”企業(yè)應(yīng)用平臺(tái)，選擇數(shù)據(jù)交換 圖 打開用友”REPU8”企業(yè)應(yīng)用平臺(tái)-數(shù)據(jù)交換第三步：從“企業(yè)應(yīng)用平臺(tái)-數(shù)據(jù)交換中”導(dǎo)出對(duì)應(yīng)賬套中的部門檔案基礎(chǔ)資料圖 從“企

52、業(yè)應(yīng)用平臺(tái)-數(shù)據(jù)交換中”導(dǎo)出對(duì)應(yīng)賬套中的部門檔案基礎(chǔ)資料第四步：按U8基礎(chǔ)資料將資料按部門、人員等導(dǎo)入A6協(xié)同管理系統(tǒng)圖 按U8基礎(chǔ)資料將資料按部門、人員等導(dǎo)入?yún)f(xié)同系統(tǒng)圖 選擇人員導(dǎo)入 從U8自動(dòng)提取根據(jù)左側(cè)導(dǎo)航條選擇需要自動(dòng)提取的資料,點(diǎn)擊彈出對(duì)話框如圖一;圖一 選擇需要自動(dòng)提取的資料7.2.6 科目設(shè)置科目設(shè)置分為手動(dòng)新增和自動(dòng)新增如圖圖 科目設(shè)置 手動(dòng)新增科目第一步：打開用友REPU8 企業(yè)應(yīng)用平臺(tái)-數(shù)據(jù)交換如圖所示。圖 手動(dòng)增加科目第二步：輸入相應(yīng)注冊(cè)編碼后點(diǎn)執(zhí)行后如圖所示：圖 自動(dòng)科目設(shè)置第三步：輸入相應(yīng)文件名，點(diǎn)保存；再將從用友REPU8導(dǎo)出的數(shù)據(jù)導(dǎo)入到

53、協(xié)同系統(tǒng)如圖所示第四步：導(dǎo)入成功后顯示各科目如下圖 自動(dòng)新增第一步：點(diǎn)擊“從U8自動(dòng)提取”如下圖所示。第二步：選擇要提取的科目如下圖所示：第三步：導(dǎo)入成功后顯示個(gè)科目如下圖7.2.7 憑證定義1、在A6系統(tǒng)表單應(yīng)用表單模板設(shè)置中定義的表單，以報(bào)銷單為例如圖圖 設(shè)置報(bào)銷單模版2、在A6系統(tǒng)表單應(yīng)用表單流程綁定中綁定流程如下圖：圖 設(shè)置表單流程綁定3、流程節(jié)點(diǎn)中注意要設(shè)置一個(gè)“表單審核”節(jié)點(diǎn)如下圖圖 流程節(jié)點(diǎn)中社定“表單審核”節(jié)點(diǎn)4、表單模板設(shè)置后在用友U8憑證定義中顯示剛設(shè)置好的“報(bào)銷單”如圖圖 U8插件憑證定義中顯示的報(bào)銷單5、定義報(bào)銷單憑證。其中雙擊科目編碼錄入框中，彈出“科目

54、選擇”對(duì)話框，點(diǎn)擊科目公式后的提取表單中數(shù)字型的字段，主表字段不能和重復(fù)項(xiàng)字段進(jìn)行公式定義；一個(gè)字段只能出現(xiàn)一次，不允許重復(fù)定義；見下圖。圖 設(shè)置“科目選項(xiàng)”1 圖 設(shè)置“科目選項(xiàng)”2圖 科目選項(xiàng)設(shè)置好后點(diǎn)擊“表單綁定”6、憑證定義好后，在A6系統(tǒng)中調(diào)用，見下圖。 圖 雙擊系統(tǒng)模版中剛定義好的“報(bào)銷單” 圖 調(diào)用報(bào)銷單7、“報(bào)銷單”流經(jīng)表單審核節(jié)點(diǎn)后在“用友U8”憑證導(dǎo)出中生成憑證見圖 圖 憑證生成調(diào)用單據(jù)圖 生成“報(bào)銷單”憑證7.2.8憑證導(dǎo)出憑證導(dǎo)出分為手動(dòng)導(dǎo)出和自動(dòng)導(dǎo)出 手工導(dǎo)出將該憑證生成到指定目錄下的XML文件，然后由用戶通過U8企業(yè)應(yīng)用集成平臺(tái)的數(shù)據(jù)交換功能導(dǎo)入見下圖第一步：點(diǎn)擊手動(dòng)導(dǎo)出，將XML文件下載到本機(jī)圖 點(diǎn)擊手動(dòng)導(dǎo)出，將