高效時(shí)間管理中層主管培訓(xùn)講義

1、12008/08/15時(shí)時(shí) 間間 管管 理理2課程目標(biāo)課程目標(biāo) 幫助學(xué)員對(duì)時(shí)間管理的概念、誤區(qū)和原則有一些基本而清楚的認(rèn)識(shí)，同時(shí)還能夠在工作和生活中靈活地運(yùn)用時(shí)間管理的方法和技巧。3課程大綱課程大綱什么是時(shí)間？時(shí)間的獨(dú)特性什么是時(shí)間管理？時(shí)間管理的誤區(qū)時(shí)間管理的基本原則4 時(shí)間時(shí)間是物質(zhì)運(yùn)動(dòng)的順序性和持是物質(zhì)運(yùn)動(dòng)的順序性和持續(xù)性，其特點(diǎn)是一維性，是一種特殊續(xù)性，其特點(diǎn)是一維性，是一種特殊的資源。的資源。 什么是時(shí)間？什么是時(shí)間？5時(shí)間的獨(dú)特性時(shí)間的獨(dú)特性 供給毫無(wú)彈性供給毫無(wú)彈性 無(wú)法蓄積無(wú)法蓄積 無(wú)法取代無(wú)法取代 無(wú)法失而復(fù)得無(wú)法失而復(fù)得6 小案例：小案例： 如果銀行每天早晨向你的帳戶撥款如

2、果銀行每天早晨向你的帳戶撥款8.64萬(wàn)元，你在這一天可以隨心所欲，想萬(wàn)元，你在這一天可以隨心所欲，想用多少就用多少，用途也沒有任何規(guī)定。用多少就用多少，用途也沒有任何規(guī)定。 條件是：用剩的錢不能留到第二天用，條件是：用剩的錢不能留到第二天用，也不能節(jié)余歸自己，前一天的錢用光也好，也不能節(jié)余歸自己，前一天的錢用光也好，分文不花也好，第二天你又有分文不花也好，第二天你又有8.64萬(wàn)元。萬(wàn)元。 請(qǐng)問你如何用這筆錢？請(qǐng)問你如何用這筆錢？7 美國(guó)人統(tǒng)計(jì)平均一個(gè)人活到美國(guó)人統(tǒng)計(jì)平均一個(gè)人活到60歲，歲， 時(shí)間上的分配為：時(shí)間上的分配為： 睡覺睡覺 20年年 ；吃飯；吃飯 6年；娛樂年；娛樂 8年年 穿衣打

3、扮穿衣打扮 5年；旅行、堵車年；旅行、堵車 5年；年； 生病生病 3年；打電話年；打電話 1年；其它年；其它2年年 其它其它 1年年 最后剩余的工作學(xué)習(xí)時(shí)間僅最后剩余的工作學(xué)習(xí)時(shí)間僅10年年 看了上面的數(shù)據(jù)，你有何感受？看了上面的數(shù)據(jù)，你有何感受？8 時(shí)間管理的對(duì)象是什么？時(shí)間管理的對(duì)象是什么？ 什么是時(shí)間管理？什么是時(shí)間管理？ 時(shí)間管理是面對(duì)時(shí)間進(jìn)行的時(shí)間管理是面對(duì)時(shí)間進(jìn)行的“管管理者的管理理者的管理”，即，即“自我管理自我管理”9自我檢查自我檢查1、我是否難以說(shuō)清一天里干了些什么？2、我是否碰到了一個(gè)無(wú)法再拖延的問題？3、我是否做了實(shí)際上不需要做的事？4、我是否常常越權(quán)處理？5、我是否往往

4、對(duì)某些任務(wù)要花費(fèi)更多的時(shí)間？6、我是否難以按時(shí)赴約？7、我是否經(jīng)常會(huì)忘記接下去準(zhǔn)備做的事？10時(shí)間管理的誤區(qū)時(shí)間管理的誤區(qū)工作缺乏計(jì)劃工作缺乏計(jì)劃組織工作不當(dāng)組織工作不當(dāng)時(shí)間控制不夠時(shí)間控制不夠整理整頓不足整理整頓不足進(jìn)取意識(shí)不強(qiáng)進(jìn)取意識(shí)不強(qiáng)11誤區(qū)一、工作缺乏計(jì)劃誤區(qū)一、工作缺乏計(jì)劃過(guò)分強(qiáng)調(diào)過(guò)分強(qiáng)調(diào)“知難行易知難行易”，認(rèn)為沒必，認(rèn)為沒必要在行動(dòng)前多做思考要在行動(dòng)前多做思考認(rèn)為不作計(jì)劃也能獲得成效認(rèn)為不作計(jì)劃也能獲得成效不了解做計(jì)劃的好處不了解做計(jì)劃的好處認(rèn)為計(jì)劃趕不上變化認(rèn)為計(jì)劃趕不上變化 不知如何做計(jì)劃不知如何做計(jì)劃不愿意做計(jì)劃原因：不愿意做計(jì)劃原因：12誤區(qū)一、工作缺乏計(jì)劃誤區(qū)一、工作

5、缺乏計(jì)劃工作目標(biāo)不明確工作目標(biāo)不明確沒有工作歸類的習(xí)慣沒有工作歸類的習(xí)慣做事缺乏輕重緩急的順序做事缺乏輕重緩急的順序沒時(shí)間分配的原則沒時(shí)間分配的原則工作缺乏計(jì)劃的后果：工作缺乏計(jì)劃的后果：13誤區(qū)二、工作組織不當(dāng)誤區(qū)二、工作組織不當(dāng)職責(zé)權(quán)限不清，工作內(nèi)容重復(fù)職責(zé)權(quán)限不清，工作內(nèi)容重復(fù)事必躬親，親力而為事必躬親，親力而為溝通不良溝通不良工作時(shí)斷時(shí)續(xù)工作時(shí)斷時(shí)續(xù) 主要表現(xiàn)：主要表現(xiàn)：14誤區(qū)三、時(shí)間控制不夠誤區(qū)三、時(shí)間控制不夠習(xí)慣拖延時(shí)間習(xí)慣拖延時(shí)間不善處理不速之客的造訪不善處理不速之客的造訪不善處理無(wú)端電話的打擾不善處理無(wú)端電話的打擾泛濫的泛濫的“會(huì)議病會(huì)議病”困擾困擾 主要表現(xiàn)：主要表現(xiàn)：15

6、快改變拖延的習(xí)慣，實(shí)時(shí)行動(dòng)吧快改變拖延的習(xí)慣，實(shí)時(shí)行動(dòng)吧 16 問自己：現(xiàn)在最重要的是做什么？而非問：我現(xiàn)在最想做什么？ 先把最令你討厭、最困難的事解決掉，最令你討厭、最困難的事解決掉，不要讓它一直困擾你。 將工作分解成幾個(gè)較小的部份，讓工作容易進(jìn)行。 不要等所有資料都到手才開始工作，有什么就做什么。不要等所有資料都到手才開始工作，有什么就做什么。 找出自己拖延時(shí)間的事項(xiàng)，例如聊天、喝咖啡等，規(guī)定自己某段時(shí)間內(nèi)禁止做這些事。 設(shè)定誘因激勵(lì)自己準(zhǔn)時(shí)不拖延。終結(jié)拖延的六個(gè)方法：終結(jié)拖延的六個(gè)方法：17誤區(qū)四、整理整頓不足誤區(qū)四、整理整頓不足18 挪出一段時(shí)間專門來(lái)整理你的辦公桌。 可以將這個(gè)時(shí)間再

7、分成幾個(gè)小段，每小段專心清理一個(gè)抽屜或桌面。 與工作毫無(wú)關(guān)連的書籍雜物等，都應(yīng)該立即清掉。 一年半年內(nèi)不會(huì)再用到的東西，考慮把它扔掉。想一想，扔掉這個(gè)東西最壞的結(jié)果是什么？如果沒什么大不了，就別猶豫了。 運(yùn)用5S技巧整理、整頓、清掃、清潔、養(yǎng)成習(xí)慣。 你可以這樣清理你的辦公桌：你可以這樣清理你的辦公桌： 19學(xué)了容易忘學(xué)了容易忘20人最大的敵人就是自己。人最大的敵人就是自己。誤區(qū)五、進(jìn)取意識(shí)不強(qiáng)誤區(qū)五、進(jìn)取意識(shí)不強(qiáng) 有些人之所以能夠讓時(shí)間白白流逝，而無(wú)悔痛之意，最根本的原因就是他個(gè)人缺乏進(jìn)取意識(shí)，缺乏對(duì)工作和生活的責(zé)任感和認(rèn)真態(tài)度。 具體表現(xiàn)為： 個(gè)人的消極態(tài)度 做事拖拉，找借口 做夢(mèng)指望“天

8、上會(huì)掉餡餅”21 記住過(guò)去記住過(guò)去 把握現(xiàn)在把握現(xiàn)在 放眼未來(lái)放眼未來(lái)22 昨天昨天是一張已被注銷的支票是一張已被注銷的支票 明天明天是一張尚未到期的本票是一張尚未到期的本票 今天今天是隨時(shí)可運(yùn)用的現(xiàn)金是隨時(shí)可運(yùn)用的現(xiàn)金 -23時(shí)間管理的六項(xiàng)基本原則時(shí)間管理的六項(xiàng)基本原則明確目標(biāo)明確目標(biāo)有計(jì)劃、有組織地進(jìn)行工作有計(jì)劃、有組織地進(jìn)行工作分清工作的輕重緩急分清工作的輕重緩急合理地分配時(shí)間合理地分配時(shí)間與別人的時(shí)間取得協(xié)作與別人的時(shí)間取得協(xié)作制定規(guī)則，遵守紀(jì)律制定規(guī)則，遵守紀(jì)律24如何制定目標(biāo)？一個(gè)完整目標(biāo)的特征：如何制定目標(biāo)？一個(gè)完整目標(biāo)的特征：具體的具體的可衡量的可衡量的可達(dá)成的可達(dá)成的與工作相

9、關(guān)的與工作相關(guān)的有時(shí)間要求的有時(shí)間要求的原則一、明確目標(biāo)原則一、明確目標(biāo)目標(biāo)能喚起你最高尚的才能目標(biāo)能喚起你最高尚的才能25 所謂有計(jì)劃、有組織地進(jìn)行工作，就是把目標(biāo)正所謂有計(jì)劃、有組織地進(jìn)行工作，就是把目標(biāo)正確地分解成工作計(jì)劃，通過(guò)采取適當(dāng)?shù)牟襟E和方法，確地分解成工作計(jì)劃，通過(guò)采取適當(dāng)?shù)牟襟E和方法，最終達(dá)成有效成果。通常會(huì)體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：最終達(dá)成有效成果。通常會(huì)體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面： 將有聯(lián)系的工作進(jìn)行分類處理。將有聯(lián)系的工作進(jìn)行分類處理。 將整理好的各類事務(wù)按流程和輕重緩急進(jìn)行排列。將整理好的各類事務(wù)按流程和輕重緩急進(jìn)行排列。 按排列順序進(jìn)行處理。按排列順序進(jìn)行處理。 為制定上續(xù)方案需要

10、安排一個(gè)考慮的時(shí)間。為制定上續(xù)方案需要安排一個(gè)考慮的時(shí)間。 由于工作能夠有計(jì)劃的進(jìn)行，自然就能看到這些工由于工作能夠有計(jì)劃的進(jìn)行，自然就能看到這些工 作應(yīng)該按什么次序進(jìn)行，哪些工作可以同時(shí)進(jìn)行。作應(yīng)該按什么次序進(jìn)行，哪些工作可以同時(shí)進(jìn)行。原則二、有計(jì)劃、有組織地進(jìn)行工作原則二、有計(jì)劃、有組織地進(jìn)行工作26 制定計(jì)劃的大致步驟：制定計(jì)劃的大致步驟： 確定目標(biāo)確定目標(biāo) 探求完成目標(biāo)的各種方式探求完成目標(biāo)的各種方式 選擇最佳完成方式選擇最佳完成方式 將最佳方式轉(zhuǎn)化為月將最佳方式轉(zhuǎn)化為月/周周/日工作事項(xiàng)日工作事項(xiàng) 編排月編排月/周周/日工作次序，并加以執(zhí)行日工作次序，并加以執(zhí)行 定期檢查目標(biāo)的現(xiàn)實(shí)性

11、以及完成目標(biāo)最佳方式的可行性定期檢查目標(biāo)的現(xiàn)實(shí)性以及完成目標(biāo)最佳方式的可行性 原則二、有計(jì)劃、有組織地進(jìn)行工作原則二、有計(jì)劃、有組織地進(jìn)行工作27原則三、分清工作的輕重緩急原則三、分清工作的輕重緩急28重要重要緊急緊急29 緊 急 不 緊 急 重 要 危 機(jī) 急 迫 的 問 題 有 期 限 壓 力 的 計(jì) 劃 防 患 于 未 然 改 進(jìn) 產(chǎn) 能 建 立 人 際 關(guān) 系 發(fā) 掘 新 機(jī) 會(huì) 規(guī) 劃 、 休 閑 不 重 要 不 速 之 客 某 些 電 話 某 些 信 件 和 報(bào) 告 某 些 會(huì) 議 必 要 而 不 是 重 要 的問 題 受 歡 迎 的 活 動(dòng) 繁 瑣 的 工 作 某 些 信 件 某

12、 些 電 話 浪 費(fèi) 時(shí) 間 之 事 有 趣 的 活 動(dòng) 30 緊急不 緊急重要 壓 力 筋 疲力盡 危 機(jī)處理 忙 于收拾 殘局 有 遠(yuǎn)見 平 衡 紀(jì) 律 自 制 少 有危機(jī)不重要 短 視近利 危 機(jī)處理 被 視為巧 言令色 輕 視目標(biāo) 與計(jì)劃 缺 乏自制 力，抱 怨 人 際 關(guān) 系 浮 泛 ， 破裂 全 無(wú)責(zé)任 感 工 作不保 依 賴 他 人 或 社 會(huì)機(jī) 構(gòu)維生31重要重要緊急緊急3265-80%65-80%20-25%20-25%非非 緊緊 急急 緊緊 急急重重要要非非重重要要33采用80/20原則來(lái)設(shè)定優(yōu)先級(jí)：原則四、合理地安排時(shí)間原則四、合理地安排時(shí)間u完成20的目標(biāo)可能獲得80的

13、效果， 如果你每天的行事歷上有十個(gè)事項(xiàng)要 做，你只要能圓滿達(dá)成其中最重要的 兩個(gè)項(xiàng)目，就可以得到八成的效果。 3435一份專家建議的時(shí)間安排表 生理專家研究，人的效率會(huì)隨著時(shí)間不同而不同，順其自然安排工作內(nèi)容，工作效率才會(huì)高。8：0010：00精力顛峰，適合做規(guī)劃。10：0012：00注意力及短暫記憶力最強(qiáng)，適合腦力激蕩會(huì)議、訓(xùn)練。13；0014：00昏昏欲睡，比較適合進(jìn)行互動(dòng)溝通的工作。14：0016：00開始清醒，長(zhǎng)期記憶力最強(qiáng)，適合閱讀、思考。16：0017：00適合技術(shù)性工作、處理沖突問題。36u在效率最高的時(shí)段，你可以集中精力于：棘手或困難的問題、創(chuàng)造性思考、復(fù)雜的工作、討論或訂定工

14、作計(jì)劃。 u在效率中等的時(shí)段，你可以專心做：與他人交換意見、處理回信、規(guī)劃行程表。 u在效率最差的時(shí)段，你可以處理：例行性事務(wù)、電話聯(lián)絡(luò)事情、接待訪客、基本行政工作。 了解自己的生理時(shí)鐘了解自己的生理時(shí)鐘3738原則五、與別人的時(shí)間取得協(xié)作原則五、與別人的時(shí)間取得協(xié)作 任何人類的組織，不論大小，都有著周而復(fù)始的節(jié)奏性和周期性，而我們作為社會(huì)或團(tuán)體組織中的一員，毫無(wú)疑問地要與周邊的組織或個(gè)人發(fā)生必然的聯(lián)系。 在這種情況下，我們需要互相尊重對(duì)方的時(shí)間安排，也就是說(shuō)要與別人的時(shí)間取得協(xié)作。39原則六、制定規(guī)則，遵守紀(jì)律原則六、制定規(guī)則，遵守紀(jì)律此原則的核心主要體現(xiàn)在如下幾個(gè)方面：在進(jìn)行工作的時(shí)候，一定要念念不忘這個(gè)工作應(yīng)于何時(shí)截止。 即使外部沒有規(guī)定何時(shí)截止，自己也要樹立一個(gè)何時(shí)完成目標(biāo)。 由于不得已的原因而不能按期完成的，一定要提前和相關(guān)部門取得聯(lián)系，將影響縮小在最小范圍內(nèi)。40時(shí)間管理三步曲時(shí)間管理三步曲1、記錄自己的時(shí)