04實(shí)驗(yàn)四總賬管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理葉憲章

1、實(shí)驗(yàn)四 總賬管理系統(tǒng)日常賬務(wù)處理【實(shí)驗(yàn)?zāi)康摹空莆諘?huì)計(jì)電算化通用教學(xué)軟件中總賬系統(tǒng)日常賬務(wù)處理的相關(guān)內(nèi)容，熟悉總賬系統(tǒng)日常賬務(wù)處 理的各種操作，掌握憑證管理和賬簿管理的具體內(nèi)容和操作方法?！緦?shí)驗(yàn)內(nèi)容】1. 憑證管理：填制憑證、出納簽字、審核憑證、憑證記賬2. 賬簿管理：總賬、明細(xì)賬、輔助賬管理【實(shí)驗(yàn)準(zhǔn)備】系統(tǒng)管理員進(jìn)入系統(tǒng)管理，引入“附錄一練習(xí)數(shù)據(jù)備份”文件夾下的實(shí)驗(yàn)三數(shù)據(jù)?！緦?shí)驗(yàn)資料】1月份經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)如下：(1) 1月3日，銷售部購買了 500元的辦公用品，以現(xiàn)金支付，附單據(jù)一張。付款憑證：0001,摘要：購辦公用品。借：營(yíng)業(yè)費(fèi)用(5501)500貸：現(xiàn)金(1001)500(2) 1月5日，財(cái)務(wù)

2、部從工行提取現(xiàn)金9000元，作為備用金，支票號(hào)111。付款憑證：0002,摘要：提現(xiàn)。借：現(xiàn)金(1001)9000貸：銀行存款/工行存款(100201)9000(3) 1月7日，采購部采購電腦 10臺(tái)，每臺(tái)不含稅價(jià)為 4000元，貨款以銀行存款支付，支票號(hào) 114。付款憑證：0003,摘要：購電腦。借：庫存商品/硬件(124301)40000應(yīng)交稅金/應(yīng)交增值稅/進(jìn)項(xiàng)稅(21710101)6800貸：銀行存款/工行存款(100201)46800(4) 1月11日，銷售部收到北京 育新小學(xué)轉(zhuǎn)來一張轉(zhuǎn)賬支票，金額 30000元，用以償還前欠貨 款。收款憑證：0001,摘要：收到貨款。借：銀行存款/

3、工行存款(100201)30000貸：應(yīng)收賬款(1131)30000(5) 1月11日，收到大洋集團(tuán)投資資金20000美元，匯率1:8.5。收款憑證：0002,摘要：收到投資。借：銀行存款/中行存款(100202)170000貸：實(shí)收資本(3101)170000(6) 1月12日，采購部從深圳華光 軟件公司購入“輕松英語”光盤500張，不含稅單價(jià)為10元,貨稅款暫欠，商品已驗(yàn)收入庫(適用稅率17%。轉(zhuǎn)賬憑證：0001,摘要：購光盤借：庫存商品/軟件(124302)5000應(yīng)交稅金/應(yīng)交增值稅/進(jìn)項(xiàng)稅(21710101)850貸：應(yīng)付賬款(2121)5850(7) 1月16日，管理部李同 出差歸

4、來，報(bào)銷差旅費(fèi)2000元。轉(zhuǎn)賬憑證：0002,摘要：報(bào)銷差旅費(fèi)。借：管理費(fèi)用/差旅費(fèi)(550203)2000貸：其他應(yīng)收款(1133)2000(8) 1月23日，銷售部售給 天津宏達(dá)公司 A軟件100套，每套不含稅價(jià)為200元，貨款未收(適 用稅率17為。轉(zhuǎn)賬憑證：0003,摘要：售A軟件，款未收。借：應(yīng)收賬款(1131)23400貸：主營(yíng)業(yè)務(wù)收入 (5101)20000咨稅金/增值稅/銷項(xiàng)稅(21710102)3400(9)1月31日，結(jié)轉(zhuǎn)A軟件產(chǎn)品銷售成本。數(shù)量：100套，單位：80元。轉(zhuǎn)賬憑證：0004,摘要：結(jié)轉(zhuǎn)A軟件成本。借:主營(yíng)業(yè)務(wù)成本(5401)8000貸:庫存商品/軟件(124

5、302)8000(10)1月31日，結(jié)轉(zhuǎn)收入和費(fèi)用。轉(zhuǎn)賬憑證：0005,摘要：結(jié)轉(zhuǎn)收入和費(fèi)用(本業(yè)務(wù)可以通過期末期間損益轉(zhuǎn)賬憑證生成)。借:5101 )20000貸:3131)9500主營(yíng)業(yè)務(wù)成本(5401)8000管理費(fèi)用/差旅費(fèi)(550203)2000營(yíng)業(yè)費(fèi)用(5501)500(11)1月31日，結(jié)轉(zhuǎn)本年利潤(rùn)。轉(zhuǎn)賬憑證：0006,摘要：結(jié)轉(zhuǎn)本年利潤(rùn)(本業(yè)務(wù)可以通過自定義轉(zhuǎn)賬憑證生成)。借:本年利潤(rùn)(3131)9500貸:利潤(rùn)分配/未分配利潤(rùn)(314115)9500【實(shí)驗(yàn)要求】1. 以“趙超”的身份進(jìn)行填制憑證，憑證查詢操作。2. 以“學(xué)員”的身份進(jìn)行出納簽字3. 以“王剛”的身份進(jìn)行審核、

6、記賬、賬簿查詢操作【操作指導(dǎo)】1. 填制憑證(增加憑證、增加其他核算信息憑證、修改憑證、刪除憑證、查詢憑證)以“趙超”的身份啟動(dòng)與注冊(cè)會(huì)計(jì)電算化通用教學(xué)軟件：用戶名“001” ；密碼“1” ；賬套“666” ；會(huì)計(jì)年度 “ 2006” ；日期 “ 2006-01-31 ” 。提示：因?yàn)槊繌垜{證的制單日期不一樣，所以注冊(cè)用友通時(shí)把操作日期設(shè)置為2006-01-31 o這樣，只需注冊(cè)一次，在填制憑證時(shí)可輸入本月不同日期的憑證。 增加普通憑證(業(yè)務(wù)1、9、11)例25增加普通憑證(1) 執(zhí)行“總賬憑證r填制憑證”命令，進(jìn)入“填制憑證”窗口。(2) 單擊“增加”按鈕，增加一張空白憑證。(3) 選擇憑證

7、類型“付款憑證”，輸入制單日期“2006-01-03 ”，附單據(jù)數(shù)“ T。(4) 輸入摘要“購辦公用品”，科目名稱“550T，借方金額“ 500”，回車(摘要自動(dòng)帶到下一行)，輸入科目名稱“1001”，貸方金額“ 500”。(5) 單擊“保存”按鈕，彈出“憑證已成功保存！”信息提示框(6) 單擊“確定”按鈕(7) 同理，輸入其他業(yè)務(wù)的普通憑證。注意：采用序時(shí)控制時(shí)，憑證日期應(yīng)大于等于啟用日期，不能超過業(yè)務(wù)日期。憑證一旦保存，其憑證類別、憑證編號(hào)不能修改。不同行的摘要可以相同也可以不同，但不能為空。每行摘要將隨相應(yīng)的會(huì)計(jì)科目在明細(xì)賬、日 記賬中出現(xiàn)?？颇烤幋a必須是末級(jí)，既可以手工直接輸入，也可以

8、利用右邊的放大鏡按鈕選擇輸入。金額不能為“零”；紅字以“”號(hào)表示?？砂础?鍵取當(dāng)前憑證借貸方金額的差額到當(dāng)前光標(biāo)位置。 增加帶有其他核算信息的憑證(業(yè)務(wù)2、3、4、5、6、7、8、10)在憑證填制過程中，若某科目為“銀行科目”、“外幣科目”、“數(shù)量科目”、“輔助核算科 目”，輸完科目名稱后，則須繼續(xù)輸入該科目的輔助核算信息。例26增加有銀行科目和客戶往來輔助核算業(yè)務(wù)的憑證(1) 執(zhí)行“總賬憑證r填制憑證”命令，進(jìn)入“填制憑證”窗口。(2) 單擊“增加”按鈕，增加一張空白憑證。(3) 選擇憑證類型“收款憑證”；輸入制單日期“2006-01-11 ”。(4) 輸入摘要“收到貸款”，科目名稱“ 10

9、0201"，輔助項(xiàng)(結(jié)算方式“ 2支票”，發(fā)生日期“2006.01.11 ”)，借方金額“ 30000”，回車(摘要自動(dòng)帶到下一行)，輸入科目名稱“113T ,輔助項(xiàng)(客戶“育新小學(xué)”，票號(hào)“113”，發(fā)生日期“ 2006.01.11 ”)，貸方金額“ 30000”。(5) 單擊“保存”按鈕，彈出“憑證已成功保存！”信息提示框。(6) 單擊“確定”按鈕(7) 同理，輸入其他帶有輔助核算的憑證。注意：如果往來單位不屬于已定義的往來單位，則要正確輸入新往來單位的輔助信息，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)追加到往來單位目錄中。在輸入個(gè)人信息時(shí)，若不輸“部門名稱”只輸“個(gè)人名稱”時(shí)，系統(tǒng)將根據(jù)所輸個(gè)人名稱自動(dòng) 輸

10、入其所屬的部門。在輸入數(shù)量時(shí)，系統(tǒng)根據(jù)“數(shù)量X單價(jià)”自動(dòng)計(jì)算出金額，并將金額先放在借方，如果方向不符，可將光標(biāo)移動(dòng)到貸方后，按空格鍵即可調(diào)整金額方向。 修改憑證(可選做)(1) 執(zhí)行“總賬r憑證r填制憑證”命令，進(jìn)入“填制憑證”窗口。(2) 單擊"查詢"按鈕，輸入查詢條件(例如：收款憑證0001號(hào))，找到要修改的憑證。(3) 對(duì)于憑證的一般信息， 將光標(biāo)放在要修改的地方，直接修改；如果要修改憑證的輔助項(xiàng)信息，首先選中輔助核算科目行，然后將光標(biāo)置于備注欄輔助項(xiàng)，待鼠標(biāo)變形時(shí)雙擊，彈出“輔助項(xiàng)”對(duì)話框，在對(duì)話框中修改相關(guān)信息。(4) 單擊“保存”按鈕，保存相關(guān)信息。注意：未經(jīng)審

11、核的錯(cuò)誤憑證可通過“填制憑證”功能直接修改；已審核的憑證應(yīng)先取消審核后，再進(jìn) 行修改。若已采用制單序時(shí)控制，則在修改制單日期時(shí)，不能在上一張憑證的制單日期之前。若選擇"不允許修改或作廢他人填制的憑證"權(quán)限控制，則不能修改或作廢他人填制的憑證。如果涉及銀行科目的分錄已錄入支票信息，并對(duì)該支票做過報(bào)銷處理，修改操作將不影響“支 票登記簿”中的內(nèi)容。外部系統(tǒng)傳過來的憑證不能在總賬系統(tǒng)中進(jìn)行修改，只能在生成該憑證的系統(tǒng)中進(jìn)行修改。 刪除憑證(可選做)刪除憑證要分兩步操作(先作廢后整理)：作廢憑證(1) 在“填制憑證”窗口，先查詢到要?jiǎng)h除的憑證。(2) 執(zhí)行“制單作廢/恢復(fù)”命令(3

12、) 憑證的左上角顯示“作廢”，表示該憑證已作廢。注意：作廢憑證仍保留憑證內(nèi)容及編號(hào)，只顯示“作廢”字樣。作廢憑證不能修改，不能審核。在記賬時(shí)，已作廢的憑證應(yīng)參與記賬，否則月末無法結(jié)賬，但不對(duì)作廢憑證作數(shù)據(jù)處理，相當(dāng)于一張空憑證。賬簿查詢時(shí)，查不到作廢憑證的數(shù)據(jù)。若當(dāng)前憑證已作廢，可執(zhí)行“編輯作廢 /恢復(fù)”命令，取消作廢標(biāo)志，并將當(dāng)前憑證恢復(fù)為有效憑證。整理憑證(1) 在“填制憑證”窗口中執(zhí)行“制單憑證刪除 /整理”命令，打開“選擇憑證期間”對(duì)話框。(2) 選擇要整理的“月份”(3) 單擊“確定”按鈕，打開“作廢憑證表”對(duì)話框。(4) 選擇真正要?jiǎng)h除的作廢憑證(5) 單擊“確定”按鈕，系統(tǒng)將這些

13、憑證從數(shù)據(jù)庫中刪除并對(duì)剩下憑證重新排號(hào)。注意：如果作廢憑證不想保留時(shí)，則可以通過“憑證刪除/整理”功能，將其徹底刪除，并對(duì)未記賬憑證重新編號(hào)。只能對(duì)未記賬憑證作憑證整理。對(duì)已記賬憑證作憑證整理，應(yīng)先恢復(fù)本月月初的記賬前狀態(tài)，再作憑證整理。 查詢憑證例27查詢未記賬的付款憑證(1) 執(zhí)行“總賬憑證r查詢憑證”命令，打開“憑證查詢”對(duì)話框。(2) 選擇輸入查詢條件"付款憑證、未記賬憑證"。單擊"輔助條件"按扭，可輸入更多查詢條 件。(3) 單擊“確認(rèn)”按鈕，進(jìn)入“查詢憑證”窗口。(4) 雙擊某一憑證行，則屏幕可顯示出此張憑證。2. 出納簽字(更換操作員、出納

14、簽字) 更換操作員(1) 在“會(huì)計(jì)電算化通用教學(xué)軟件”的初始窗口，執(zhí)行“文件重新注冊(cè)” 命令，打開“注冊(cè)【控制臺(tái)】”對(duì)話框。(2) 以“學(xué)員”的身份重新注冊(cè)會(huì)計(jì)電算化通用教學(xué)軟件：用戶名：003;密碼：3;賬套：666;會(huì)計(jì)年度：2006;操作日期：2006-01-31 。(3) 單擊“確定”按鈕注意：憑證填制人和出納簽字人可以為不同的人 也可以為同一個(gè)人。按照會(huì)計(jì)制度規(guī)定，憑證的填制與審核不能是同一個(gè)人。在進(jìn)行出納簽字和審核之前，通常需要先更換操作員。 出納簽字(1) 執(zhí)行“總賬憑證r出納簽字”命令，打開“出納簽字”查詢條件對(duì)話框。(2) 輸入查詢條件：?jiǎn)螕簟叭俊眴芜x按鈕，輸入月份“ 20

15、06 -0T。(3) 單擊“確認(rèn)”按鈕，進(jìn)入“出納簽字”的憑證列表窗口。(4) 雙擊某一要簽字的憑證或者單擊“確定”按鈕，進(jìn)入“出納簽字”的簽字窗口。(5) 單擊“簽字”按鈕，憑證底部的“出納”處自動(dòng)簽上出納人姓名。(6) 單擊“下張”按鈕，對(duì)其他出納憑證簽字。(7) 最后單擊“退出”按鈕注意：涉及指定為現(xiàn)金科目和銀行科目的憑證才需出納簽字。憑證一經(jīng)簽字，就不能被修改、刪除，只有取消簽字后才可以修改或刪除，取消簽字只能由出納人自己進(jìn)行。憑證簽字并非審核憑證的必要步驟。若在設(shè)置總賬參數(shù)時(shí)，不選擇“出納憑證必須經(jīng)由出納簽字”，則可以不執(zhí)行“出納簽字”功能。可以執(zhí)行“簽字” | “成批出納簽字”功能

16、對(duì)所有憑證進(jìn)行出納簽字(要求逐張審核)。3. 審核憑證例28更換審核的操作員，以“王剛”的身份重新注冊(cè)會(huì)計(jì)電算化通用教學(xué)軟件。(1) 執(zhí)行“文件重新注冊(cè)”命令，打開“注冊(cè)控制”對(duì)話框。(2) 以“王剛”的身份重新注冊(cè)會(huì)計(jì)電算化通用教學(xué)軟件。用戶名：002;密碼：2;賬套：666;會(huì)計(jì)年度：2006;操作日期：2006-01-31 。(3) 單擊“確認(rèn)”按鈕。例29審核憑證(1) 執(zhí)行“總賬憑證r審核憑證”命令，打開“憑證審核”查詢條件對(duì)話框。(2) 輸入查詢條件，可采用默認(rèn)值。(3) 單擊“確認(rèn)”按鈕，進(jìn)入“憑證審核”的憑證列表窗口。(4) 雙擊要審核的憑證或單擊“確定”按鈕，進(jìn)入“憑證審核”

17、的審核憑證窗口。(5) 檢查要審核的憑證，無誤后，單擊“審核”按鈕，憑證底部的“審核”處自動(dòng)簽上審核人姓 名。(6) 單擊“下張”按鈕，對(duì)其他憑證簽字。(7) 最后單擊“退出”按鈕注意：所有填制的憑證必須經(jīng)過審核。審核人必須具有審核權(quán)。作廢憑證不能被審核，也不能被標(biāo)錯(cuò)。審核人和制單人不能是同一個(gè)人。憑證一經(jīng)審核，不能被修改、刪除，只有取消審核簽字后才可修改或刪除，已標(biāo)記作廢的憑證不能被審核，需先取消作廢標(biāo)記后才能審核。4. 記賬例30記賬(1) 執(zhí)行“總賬憑證r記賬”命令，進(jìn)入“記賬”窗口。(2) 第一步，單擊“全選”按鈕，選擇所有要記賬的憑證。(3) 單擊“下一步”按鈕。(4) 第二步顯示記

18、賬報(bào)告，如果需要打印記賬報(bào)告， 可單擊“打印”按鈕。 如果不打印記賬報(bào)告， 單擊“下一步”按鈕。(5) 第三步記賬，單擊“記賬”按鈕，打開“試算平衡表”對(duì)話框。(6) 單擊“確認(rèn)”按鈕，系統(tǒng)開始登錄有關(guān)的總賬和明細(xì)賬、輔助賬。登記完后，彈出“記賬完 畢”信息提示對(duì)話框。單擊“確定” 注意：，記賬完畢。第一次記賬時(shí)，若期初余額試算不平衡，不能記賬。上月未記賬，本月不能記賬。未審核憑證不能記賬，記賬范圍應(yīng)小于等于已審核范圍。作廢憑證不需審核可直接記賬。記賬過程一旦斷電或其它原因造成中斷后，系統(tǒng)將自動(dòng)調(diào)用“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”恢復(fù)數(shù)據(jù)，然后再重新記賬。5. 取消記賬(可選做)取消記賬操作，不符合會(huì)計(jì)制度規(guī)定，只是為了學(xué)員實(shí)驗(yàn)方便，介紹此功能。 激活“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”菜單(1) 執(zhí)行“總賬期末r對(duì)賬”命令，進(jìn)入“對(duì)賬”窗口。(2) 按Ctrl+H鍵，彈出“恢復(fù)記賬前狀態(tài)功能已被激活”信息提示框。(3) 單擊“確定”按鈕，單擊“退出”按鈕。注意：如果退出系統(tǒng)后又重新進(jìn)入系統(tǒng)或在“對(duì)賬”中按“ Ctrl+H ”鍵將重新隱藏“恢復(fù)記賬前狀態(tài)” 功能。 取消記賬(1) 執(zhí)行“總賬憑證r恢復(fù)記賬前狀態(tài)”命令，打開“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”對(duì)話框。(2) 單擊“最近一次記賬前狀態(tài)”單選按鈕(3) 單擊“確定”按