公司企業(yè)會(huì)議管理培訓(xùn)PPT課件：高效會(huì)議管理技巧

1、企業(yè)會(huì)議管理培訓(xùn)講述人：某某某 時(shí)間：20XX.XX.XX202X202X當(dāng)今會(huì)議面面觀當(dāng)今會(huì)議面面觀01會(huì)議效率不高的原因及解決方案會(huì)議效率不高的原因及解決方案02開會(huì)前的準(zhǔn)備工作開會(huì)前的準(zhǔn)備工作03成功會(huì)議的五種策略成功會(huì)議的五種策略04會(huì)議中的溝通與反饋技巧會(huì)議中的溝通與反饋技巧05主持人的會(huì)議管理技巧主持人的會(huì)議管理技巧06如何對待會(huì)議中的意外情況如何對待會(huì)議中的意外情況07主持人與參會(huì)者的守則與責(zé)任主持人與參會(huì)者的守則與責(zé)任08會(huì)議記錄會(huì)議記錄09會(huì)后跟進(jìn)會(huì)后跟進(jìn)10目錄目錄CONTENTS01當(dāng)今會(huì)議面面觀當(dāng)今會(huì)議面面觀甲甲乙乙丙丙想法想法想法想法想法想法好創(chuàng)意好創(chuàng)意好點(diǎn)子好點(diǎn)子會(huì)

2、議會(huì)議集思廣益圖集思廣益圖當(dāng)今會(huì)議面面觀會(huì)議的意義會(huì)議的意義一個(gè)集思廣益的渠道顯示一個(gè)組織或一個(gè)部門的存在是一種群體溝通的方式當(dāng)今會(huì)議面面觀會(huì)議的會(huì)議的目的目的開展有效的溝通傳達(dá)資訊監(jiān)督員工、協(xié)調(diào)矛盾達(dá)成協(xié)議與解決問題01020304資源共享開發(fā)創(chuàng)意激勵(lì)士氣鞏固主管地位05060708當(dāng)今會(huì)議面面觀達(dá)成協(xié)議與解決問題達(dá)成協(xié)議與解決問題點(diǎn)明點(diǎn)明發(fā)現(xiàn)發(fā)現(xiàn)衡量衡量想出想出評議評議確定確定點(diǎn)明困難所在發(fā)現(xiàn)問題并尋找解決方法想出新點(diǎn)子衡量問題的輕重緩急確定行動(dòng)綱領(lǐng)評議新點(diǎn)子當(dāng)今會(huì)議面面觀按人數(shù)分類按人數(shù)分類團(tuán)隊(duì)會(huì)議一對一會(huì)議按開會(huì)方式分類按開會(huì)方式分類面對面會(huì)議電話會(huì)議視頻會(huì)議按開會(huì)目的分類按開會(huì)目的分

3、類人事安排、講解政策當(dāng)眾表揚(yáng)或批評別人臨時(shí)處理突發(fā)事件固定的團(tuán)隊(duì)會(huì)議集思廣益的會(huì)議當(dāng)今會(huì)議面面觀會(huì)議會(huì)議建議頻率建議頻率注意事項(xiàng)注意事項(xiàng)固定的部門會(huì)議固定的部門會(huì)議至少每月一次至少每月一次不能多于每周一次不能多于每周一次，否則容易形成拖沓的不良習(xí)慣；將會(huì)議時(shí)間記錄在筆記本上將會(huì)議時(shí)間記錄在筆記本上，以防因一時(shí)疏忽造成工作上的被動(dòng)。全體會(huì)議全體會(huì)議至少每兩月一次至少每兩月一次利用全體大會(huì)通報(bào)政策，但不能頻繁不能頻繁，否則回給公司造成沉重的負(fù)擔(dān)。處理突發(fā)事件的會(huì)議處理突發(fā)事件的會(huì)議隨時(shí)隨時(shí)切忌太頻繁切忌太頻繁，否則會(huì)使員工感覺日日有危機(jī)，會(huì)讓公司陷入工作無序的可怕境地。一對一會(huì)議一對一會(huì)議按需要按

4、需要可按需天天開，但是會(huì)議長度最好不要超過長度最好不要超過1 1小時(shí)小時(shí)。當(dāng)今會(huì)議面面觀= =會(huì)議的時(shí)間成本會(huì)議的時(shí)間成本直接的會(huì)議成本直接的會(huì)議成本效率損失成本效率損失成本會(huì)議成本的計(jì)算會(huì)議成本的計(jì)算會(huì)議效率不高的原因及解決方案02會(huì)議效率不高的原因及解決方案高效會(huì)議的預(yù)防性管理高效會(huì)議的預(yù)防性管理0101參會(huì)者參會(huì)者要有聽的技能要有聽的技能0202要充分作好要充分作好準(zhǔn)備工作準(zhǔn)備工作0303明確開會(huì)明確開會(huì)原因及目的原因及目的會(huì)議效率不高的原因及解決方案高效會(huì)議高效會(huì)議8 8大特征大特征1. 只有必要時(shí)才召集2. 好好籌劃過3. 擬訂和分發(fā)了議程表4. 遵守時(shí)間5. 一切按部就班6. 請了

5、最有經(jīng)驗(yàn)的和有才能的人出席7. 作出了評論和歸納8. 記錄所有決定、建議和負(fù)責(zé)人會(huì)議效率不高的原因及解決方案會(huì)議規(guī)范種類會(huì)議規(guī)范種類會(huì)議本身會(huì)議本身要遵守的規(guī)則要遵守的規(guī)則0303固定的會(huì)議固定的會(huì)議流程規(guī)范流程規(guī)范0202時(shí)間安排時(shí)間安排方面的規(guī)范方面的規(guī)范0101會(huì)議效率不高的原因及解決方案開始開始1. 歡迎2. 會(huì)議目的3. 議程4. 具體時(shí)間安排5. 規(guī)章制度3議程11. 分享話題和目標(biāo)2. 交換信息3. 產(chǎn)生生意/做決定/確認(rèn)行動(dòng)4. 總結(jié)2結(jié)束會(huì)議結(jié)束會(huì)議1. 總結(jié)2. 安排下次會(huì)議跟蹤跟蹤1. 備忘錄2. 跟蹤計(jì)劃固定的會(huì)議流程規(guī)范固定的會(huì)議流程規(guī)范會(huì)議效率不高的原因及解決方案會(huì)

6、議本身要遵守的規(guī)則會(huì)議本身要遵守的規(guī)則1.參會(huì)者要將工作安排交給會(huì)議主席2.超過1小時(shí)的會(huì)議要有書面的通知3.所有參會(huì)者都要有準(zhǔn)備發(fā)言的心態(tài)4.會(huì)議要能準(zhǔn)時(shí)開始、準(zhǔn)時(shí)結(jié)束7.要有人提出不同的意見8.會(huì)后要能拿到書面的記錄9.參會(huì)者要履行反饋職責(zé)10.要請第三方監(jiān)控會(huì)議質(zhì)量5.負(fù)責(zé)人對決議能否達(dá)成負(fù)主要責(zé)任6.在會(huì)上要維護(hù)別人的尊嚴(yán) 開會(huì)前的準(zhǔn)備工作03開會(huì)前的準(zhǔn)備工作不必開會(huì)不必開會(huì)5 5個(gè)如果個(gè)如果01已經(jīng)按慣例每周聚會(huì)02會(huì)議成本太大03還有比開會(huì)更好的方法04沒什么特別的事情要討論05你是唯一做決策且知道該怎么做的（開會(huì)讓他人參與只能把問題弄糟）開會(huì)前的準(zhǔn)備工作必須開會(huì)必須開會(huì)5 5個(gè)如

7、果個(gè)如果0102030405必須把信息同時(shí)傳達(dá)給很多人有些事情需要當(dāng)眾表揚(yáng)或批評要讓別人參與決策以集思廣益聽取部門匯報(bào)工作給小組委派任務(wù)開會(huì)前的準(zhǔn)備工作準(zhǔn)備工作的作用準(zhǔn)備工作的作用選擇最恰當(dāng)?shù)倪x擇方式01使參會(huì)者能對討論有清楚的方向可循02清楚的告知參會(huì)者應(yīng)有何種行為表現(xiàn)03節(jié)省時(shí)間與減少?zèng)_突04開會(huì)前的準(zhǔn)備工作 會(huì)議準(zhǔn)備工作會(huì)議準(zhǔn)備工作核對單核對單了解會(huì)議的目的是否一定要開會(huì)確定會(huì)議的形式安排會(huì)議的議程決定會(huì)議的時(shí)間確定會(huì)議的主持人決定會(huì)議的地點(diǎn)研究會(huì)場如何布置確定出席人數(shù)安排出席者座位是否準(zhǔn)備會(huì)議名簽是否安排交通工具是否安排與會(huì)者住宿是否發(fā)出了會(huì)議通知確定視聽教材確定輔助教材準(zhǔn)備會(huì)場周邊位

8、置圖是否要求與會(huì)者準(zhǔn)備資料確定自己人的相關(guān)資料是否安排會(huì)后娛樂項(xiàng)目并 做好事先通知開會(huì)前的準(zhǔn)備工作主持人的主持人的4 4個(gè)準(zhǔn)備個(gè)準(zhǔn)備設(shè)定設(shè)定溝通目標(biāo)溝通目標(biāo)制訂制訂行動(dòng)計(jì)劃行動(dòng)計(jì)劃預(yù)備預(yù)備可能的爭執(zhí)可能的爭執(zhí)進(jìn)行進(jìn)行SWOT分析分析開會(huì)前的準(zhǔn)備工作SWOTSWOT分析分析StrengthStrength優(yōu)勢優(yōu)勢WeaknessWeakness劣勢劣勢OpportunityOpportunity機(jī)會(huì)機(jī)會(huì)ThreatThreat威脅威脅 自身環(huán)境 成功會(huì)議的五種策略04成功會(huì)議的五種策略如何做開場白如何做開場白定義定義35分鐘的談話系統(tǒng)、簡潔及有明確宗旨。內(nèi)容內(nèi)容開會(huì)目的時(shí)間安排議事方式紀(jì)律規(guī)則程

9、序程序概觀會(huì)議進(jìn)行程序；提供與會(huì)議有關(guān)的資訊；規(guī)范議程；指定會(huì)議記錄者；征求對議程設(shè)計(jì)的意見。成功會(huì)議的五種策略盡量開成一種互動(dòng)的會(huì)議氛圍主持人發(fā)言最多的原主持人發(fā)言最多的原因因?qū)?huì)議的議題特別熟地位最高而且聲音較大負(fù)擔(dān)較多的行政責(zé)任如何分配發(fā)言時(shí)間如何分配發(fā)言時(shí)間20%20%機(jī)會(huì)均等機(jī)會(huì)均等主持人發(fā)言時(shí)間保證每個(gè)人發(fā)言成功會(huì)議的五種策略如何掌握議事進(jìn)度如何掌握議事進(jìn)度非語言方式非語言方式語言方式語言方式成功會(huì)議的五種策略彼德彼德德魯克決議法德魯克決議法如何達(dá)成決議如何達(dá)成決議決策方式?jīng)Q策方式1.困難困難2.討論討論3.比較提比較提案案4.估計(jì)估計(jì)5.征求征求用足夠多的時(shí)間檢視困難所在使參會(huì)者

10、達(dá)成共識列舉或圖示各提案并開始討論客觀地比較各提案優(yōu)劣避免意氣之爭估計(jì)各提案獲益律估計(jì)有無采集更多參考資料的需要征求反對意見6.檢視檢視7.尋求認(rèn)尋求認(rèn)同同8.妥協(xié)妥協(xié)9.確認(rèn)確認(rèn)10.執(zhí)行執(zhí)行以中立角度檢視正反意見尋求與會(huì)者對各題案之認(rèn)同對提案做適當(dāng)?shù)男菡c妥協(xié)確認(rèn)議事結(jié)果組成或指定議案執(zhí)行的監(jiān)督單位成功會(huì)議的五種策略4 4種群體決策種群體決策權(quán)威決策權(quán)威決策少數(shù)服從多數(shù)決策少數(shù)服從多數(shù)決策共識決策共識決策無異議決策無異議決策成功會(huì)議的五種策略4 4種團(tuán)隊(duì)決策法種團(tuán)隊(duì)決策法頭腦風(fēng)暴法頭腦風(fēng)暴法德爾菲法德爾菲法思路轉(zhuǎn)換法思路轉(zhuǎn)換法易地思考法易地思考法01030204 會(huì)議中的溝通與反饋技巧05

11、會(huì)議中的溝通與反饋技巧溝通的漏斗溝通的漏斗別人行動(dòng)的別人行動(dòng)的 20%別人聽懂的40%別人聽到的60%你嘴上說的 80%你心里想的 100%溝通漏斗會(huì)議中的溝通與反饋技巧溝通的定義溝通的定義溝通溝通為了設(shè)定的目標(biāo)把信息、思想、情感在個(gè)體或者群體之間傳遞并且達(dá)成協(xié)議的過程。溝通金三角溝通金三角自己對方設(shè)身處地會(huì)議中的溝通與反饋技巧溝通的冰山模式溝通的冰山模式環(huán) 境話題話題5%20%工作層面工作層面 80%95%關(guān)系層面關(guān)系層面會(huì)議中的溝通與反饋技巧有效溝通原則有效溝通原則有明確的有明確的溝通目標(biāo)溝通目標(biāo)有明確的有明確的時(shí)間約束時(shí)間約束重視重視每個(gè)細(xì)節(jié)每個(gè)細(xì)節(jié)積極傾聽積極傾聽努力努力達(dá)成目標(biāo)達(dá)成目

12、標(biāo)會(huì)議中的溝通與反饋技巧失去耐心，造成爭執(zhí)準(zhǔn)備不充分，沒有慎重思考就發(fā)表意見時(shí)間不充分情緒不好語言不通大腦過濾記憶力差溝通困難溝通困難因素因素缺乏自信，主要因?yàn)橹R和信息掌握不夠重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)不足或條理不清不能積極聆聽，有偏見，先入為主，判斷錯(cuò)誤按自己的思路思考，忽略他人的需求會(huì)議中的溝通與反饋技巧如何建立信任如何建立信任找共同點(diǎn)找共同點(diǎn)適當(dāng)暴露適當(dāng)暴露脆弱的地方脆弱的地方不必說出不必說出所有的真相所有的真相適當(dāng)展示適當(dāng)展示能力和水平能力和水平01020304會(huì)議中的溝通與反饋技巧會(huì)議中的反饋技巧會(huì)議中的反饋技巧反饋的兩種類型正面指導(dǎo)反饋建設(shè)性反饋會(huì)議中的溝通與反饋技巧批評三部曲批評三部曲首先表揚(yáng)首

13、先表揚(yáng)特定的成就特定的成就指出做的指出做的不好的地方不好的地方以肯定和支持以肯定和支持結(jié)束結(jié)束- 1 - 2 - 3 - 主持人的會(huì)議管理技巧06主持人的會(huì)議管理技巧傾聽的定義傾聽的定義傾聽傾聽是暫時(shí)忘掉自我的思想、期待、成見和愿望。全神貫注的理解談話者的內(nèi)容，與他一起去體驗(yàn)，感受整個(gè)過程。這是一種管理技巧，可以通過學(xué)習(xí)和鍛煉得到提高。 聽聽別人的故事聽聽別人的故事 聽聽別人完整完整的故事 先先聽聽別人完整的故事主持人的會(huì)議管理技巧傾聽的技巧傾聽的技巧點(diǎn)頭且微笑眼神的接觸發(fā)出傾聽的聲音身體向前傾重復(fù)和總結(jié)必要時(shí)做記錄主持人的會(huì)議管理技巧說話說話技巧技巧展示展示探詢探詢評論評論建立建立測試測試?yán)?/p>

14、解情況理解情況總結(jié)總結(jié)排除排除引進(jìn)引進(jìn)就程序就程序提出建議提出建議 如何對待會(huì)議中的意外情況07如何對待會(huì)議中的意外情況相遇相遇講故事（和討論的主題無關(guān)）講了很長才進(jìn)入主題講的太模糊，沒有具體事例拒絕傾聽別人的主要觀點(diǎn)解決辦法解決辦法可用話語或非語言的暗示事先提醒關(guān)于會(huì)議的程序和時(shí)間限制用總結(jié)的方式結(jié)束cicada cicada 蟬蟬如何對待會(huì)議中的意外情況shark shark 鯊魚鯊魚非語言性打斷重申會(huì)議規(guī)范反問法解決辦法解決辦法有攻擊別人的傾向總是給予消極的、否定的意見相遇相遇如何對待會(huì)議中的意外情況過于敏感防衛(wèi)性很強(qiáng)，心中有面墻不能站在別人的立場看問題點(diǎn)名發(fā)言重復(fù)問題突出他的貢獻(xiàn)相遇相

15、遇解決辦法解決辦法如何對待會(huì)議中的意外情況 兔子般追蹤兔子般追蹤 肯定他的貢獻(xiàn)重申可以試用現(xiàn)在的程序解決辦法解決辦法質(zhì)疑正在使用的程序總是提議不同的程序或建議相遇相遇如何對待會(huì)議中的意外情況解決辦法解決辦法強(qiáng)調(diào)時(shí)間壓力重申會(huì)議規(guī)范帶入別人短暫沉默開會(huì)的同時(shí)一并做別的工作私自進(jìn)入小團(tuán)體討論時(shí)常接電話瞌睡其他：以筆敲桌，背對發(fā)言者，故意看別處等相遇相遇crab crab 螃蟹螃蟹（跑題者）（跑題者）主持人與參會(huì)者的守則與責(zé)任08主持人與參會(huì)者的守則與責(zé)任主持人的守則與責(zé)任主持人的守則與責(zé)任營造和諧氣氛按照議程進(jìn)行正確討論總結(jié)內(nèi)容引導(dǎo)發(fā)言者解釋使人困惑的發(fā)言幫助參會(huì)者理清不假思索的想法尊重別人，避免

16、會(huì)中意見一邊倒的情況減少與議題無關(guān)的爭辯和討論保證中立態(tài)度聽完陳述后，就沒詞了向雙方之一表示贊同阻止對方宣泄，建議雙方冷靜下來后再談?wù)J為雙方都有錯(cuò)誤，指出兩者各自存在的問題建議舉行一個(gè)你可能不是主持人的求借方法會(huì)議引導(dǎo)雙方攻擊你縮小問題的嚴(yán)重性換話題當(dāng)雙方爭執(zhí)時(shí)，表達(dá)不愉快的情緒主持人與參會(huì)者的守則與責(zé)任主持人作為主持人作為矛盾調(diào)停者的矛盾調(diào)停者的失敗表現(xiàn)失敗表現(xiàn)主持人與參會(huì)者的守則與責(zé)任參會(huì)者的守則和責(zé)任參會(huì)者的守則和責(zé)任會(huì)前充分準(zhǔn)備會(huì)中全情投入，貢獻(xiàn)自己的創(chuàng)意與意見以解決問題為己任開放的心態(tài)，摒除部門之見盡可能多的獲取信息耐心聆聽，尊重他人的意見勇于發(fā)言，言之有物不隱善揚(yáng)惡，不人身攻擊避免

17、不當(dāng)?shù)闹w語言會(huì)后總結(jié)主持人與參會(huì)者的守則與責(zé)任如何處理會(huì)議中的沖突如何處理會(huì)議中的沖突決斷：滿足自己的要求決斷：滿足自己的要求回避回避遷就（適應(yīng)）遷就（適應(yīng)）不合作不合作合作合作妥協(xié)妥協(xié)競爭（暴力）競爭（暴力）協(xié)作協(xié)作決斷決斷不決斷不決斷 會(huì)議記錄09會(huì)議記錄010102020303功能功能僅次于主持人記錄及維持議程所設(shè)計(jì)的順序協(xié)助主持人總結(jié)與歸納0101070704040202060605050303才能才能反應(yīng)快寫字快知識面廣記憶力特別強(qiáng)組織能力強(qiáng)傾聽能力強(qiáng)總結(jié)能力強(qiáng)會(huì)議會(huì)議記錄者記錄者會(huì)議記錄會(huì)議記錄的會(huì)議記錄的1010大建議大建議重要的會(huì)議應(yīng)該進(jìn)行錄音定期召開的會(huì)議不用錄音多數(shù)會(huì)議指

18、定記錄者記錄者的筆記流暢不失真會(huì)議記錄者的責(zé)任更全面會(huì)議記錄內(nèi)容全面而準(zhǔn)確會(huì)議結(jié)束后整理會(huì)議內(nèi)容會(huì)議記錄應(yīng)有組織的整理與主席共同修正錯(cuò)誤部分將會(huì)議記錄發(fā)送給與會(huì)者會(huì)議記錄團(tuán)隊(duì)會(huì)議的誤區(qū)團(tuán)隊(duì)會(huì)議的誤區(qū)社會(huì)性懈怠社會(huì)性懈怠0102團(tuán)體思維團(tuán)體思維03團(tuán)體極化團(tuán)體極化 會(huì)后跟進(jìn)10會(huì)后跟進(jìn)0101拿到會(huì)議記錄以后要細(xì)讀0202分析不同參會(huì)者的眾生相0303考慮自己任務(wù)的完成方法0404會(huì)議是一項(xiàng)新任務(wù)的開始參會(huì)者會(huì)后參會(huì)者會(huì)后跟進(jìn)的內(nèi)容跟進(jìn)的內(nèi)容會(huì)后跟進(jìn)主持人的主持人的會(huì)后跟進(jìn)會(huì)后跟進(jìn)06如計(jì)劃進(jìn)行順利，取消下次會(huì)議01請大家填寫會(huì)議評估表02針對意見做出改進(jìn)措施03詢問和聯(lián)絡(luò)缺席的同事04制定跟進(jìn)計(jì)劃負(fù)責(zé)跟進(jìn)05如有需要找高層協(xié)助07會(huì)議之后，檢討得失會(huì)后跟進(jìn)處理說話緊張最好的方式是排練處理說話緊張最好的方式是排練在開會(huì)中有沒有人誤解過我的意思？我有沒有在別人談話時(shí)跳到其他話題？有沒有在會(huì)前讓員工了解會(huì)議的內(nèi)容？面對別人說話的時(shí)候是不是很緊張？是否遇到只有主持人說話而沒人參與？談話結(jié)束后是否確認(rèn)別人明白了你的意思？在分派工作時(shí)大家是否都看著我而不提問總會(huì)把事情的前因后果呈現(xiàn)給別人嗎？是否提前考慮把復(fù)雜的問題用平易近人的方法表達(dá)出來？是否會(huì)在會(huì)議結(jié)束時(shí)問大家還有什么問題嗎？主持人會(huì)后主持人會(huì)后自我評定問卷自我評定問卷會(huì)后跟進(jìn)提高下次會(huì)議質(zhì)量提高下