采購合同付款及發(fā)票管理制度版（共33頁）.doc

1、采購（工程勞務）業(yè)務合同、付款、發(fā)票及財務稽核管理制度文件編號*/III-CW-2018版共33頁第33 頁主管部門：財務部修改狀態(tài)編制人：審核人：批準人：凌云菩提采購（工程勞務）業(yè)務合同、付款、發(fā)票及財務稽核管理制度*財字2018版目 錄第1章 總則 -3 第二章 合同管理-3 第一條、合同的簽訂及審批-3第二條、合同內(nèi)容-4第三條、合同報送及執(zhí)行-5第四條、不合格合同-6第五條、考核監(jiān)督-6第三章 付款管理-6第一條、用款申請單-6第二條、付款審批流程-7第三條、付款方式及具體要求-9第四條、對付款取得收據(jù)等原始憑證的要求-15第五條、財務部集中辦理付款業(yè)務時間及責任劃分-15目 錄第六條

2、、用款申請簽批及相關(guān)責任劃分-16第七條、考核監(jiān)督-18第四章 采購（工程勞務）業(yè)務發(fā)票管理-18 第一條、采購（工程勞務）業(yè)務發(fā)票及處理-18第二條、發(fā)票的取得時限、審核及傳遞管理-19第三條、單筆業(yè)務規(guī)范性及口徑一致性-22第四條、考核監(jiān)督-23第五章 定期對帳-24第六章 補充規(guī)定-24第七章、財務稽核及審計-25第一章 總則第一條、目的：為規(guī)范公司各類采購貨物（工程勞務）合同、付款及采購（或勞務）發(fā)票的管理，有效防范資金風險，使各項業(yè)務有序進行，結(jié)合公司實際情況，制定本制度。第二條、適用范圍：本制度適用于本公司及分子公司。第三條、權(quán)責單位及執(zhí)行：1、本制度由財務部負責制訂、修改、廢止的

3、起草工作。2、分管財務副總經(jīng)理負責本制度的制訂、修改、廢止的核準工3、本制度由財務部負責解釋及監(jiān)督執(zhí)行。由審計部負責稽監(jiān)督。4、本制度自批準簽發(fā)之日起執(zhí)行。第二章 合同管理公司各類貨物采購及工程勞等務業(yè)務均需簽訂合同（對于零星辦公用品的采購，單位價值在500元以下的，憑經(jīng)ERP系統(tǒng)審批核準的部門需求計劃單進行采購，不需訂合同），具體規(guī)定如下：第一條、合同的簽訂及審批2-1-1、采購合同簽批：公司生產(chǎn)用各類材料物資及固定資產(chǎn)的采購，均應由供應部采購業(yè)務經(jīng)辦人經(jīng)根據(jù)經(jīng)批準的采購計劃單及采購價格申報單確定的供應商來簽訂合同。目前采購計劃單已執(zhí)行行ERP流程審批，采購價格申報單執(zhí)行紙質(zhì)與ERP流程并行

4、。采購計劃單、采購價格申報單及采購合同按采購物資屬性及價值不同由相應的領導審批：正常生產(chǎn)用直接原輔材料及機物料等采購由分管副總批準；技術(shù)改造、設備等固定資產(chǎn)采購，采購價值2萬元以下的，由分管副總批準，超過2萬元的由董事長（總經(jīng)理）批準。對于設立最低庫存量的材料物資，由供應部提出采購計劃單經(jīng)保管員核實庫存，報分管副總批準后實施采購。2-1-2、工程勞務合等同簽批：公司的工程建設及設備安裝、保暖、維修、咨詢服務等業(yè)務，應事前簽訂合同及預算表。合同額在2萬元以下的由分管副總批準，超過2萬元的由總經(jīng)理批準。第二條、合同內(nèi)容2-2-1、采購合同內(nèi)容要求：合同內(nèi)容應按規(guī)范格式內(nèi)容完整填寫，詳細填寫品名、規(guī)

5、格、單價、結(jié)算方式、結(jié)算時限、費用承擔及供應商（服務商）帳號信息等內(nèi)容，且均需與實際業(yè)務相符合。2-2-2、工程勞務合同內(nèi)容要求：要列表的方式注明作業(yè)名稱，所屬部門、工序，作業(yè)內(nèi)容，標準，數(shù)量，金額等內(nèi)容。屬于安裝、維修等作業(yè)，同時要對各單項作業(yè)對象位置進行編號，編號及對應內(nèi)容，應與所附圖紙或工程作業(yè)量現(xiàn)場預確認原始記錄表的各單項作業(yè)編號、內(nèi)容相一致。還要約定質(zhì)量、工期、合同金額是打包定價還是預算價、結(jié)算發(fā)票、結(jié)算方式、質(zhì)保期、質(zhì)保金等事項。2-2-3、發(fā)票約定：合同中要特別約定發(fā)票事項，采購業(yè)務需分增值稅專用發(fā)票與增值稅普通發(fā)票，接受勞務需取得本公司主管稅務機關(guān)許可的勞務發(fā)票。合同中應注明具

6、體的發(fā)票開具寄達公司時限。第三條、合同的報送及執(zhí)行2-3-1、合同報送與備查跟蹤：各類采購及工程勞務合同由公司各分管業(yè)務責任人負責簽訂，報分管領導核準后，實施采購，同時由業(yè)務經(jīng)辦人負責，在合同生效當日內(nèi)報送一份到財務部。財務部對合同進行電子表登記備查，跟蹤合同執(zhí)行情況。注意：報到財務部的所有紙質(zhì)合同、協(xié)議、調(diào)價函等，均應使用全新紙張打印或復印，不得用已使用過的紙張。2-3-2、合同執(zhí)行：已生效的合同由簽訂責任部門負責執(zhí)行。對于已生效的采購合同，由經(jīng)辦人在合同生效當日在ERP系統(tǒng)做采購訂單，確保不重復不遺漏，并有效跟蹤到貨及入庫情況。2-3-2-1、財務部將按合同約定執(zhí)行付款事宜，款項支付與否及

7、支付方式，原則上按合同規(guī)定辦理。在付款時，除支付財務帳面應付帳款外，對預付款業(yè)務，付款經(jīng)辦人在提交用款申請的同時，還應附有合同。對一次簽定合同、同一價格多次進貨的，在第一次進貨時發(fā)票要附合同,在以后價格不變的業(yè)務發(fā)票后可不附合同，但要在價格發(fā)生變化時的第一筆業(yè)務發(fā)票后附有供貨方的合同或調(diào)價函。2-3-2-2、各類*產(chǎn)品包裝材料采購業(yè)務，供應部采購員應于每年度一月份報一份經(jīng)董事長(總經(jīng)理）批準的，按供應商不同，分材質(zhì)、規(guī)格填列的各類包裝材料采購價格表交財務部，作審核采購價格之參考依據(jù)。期間如有變化應及時列表經(jīng)董事長批準后報至財務部備案。2-3-2-3、各類采購（工程勞務）業(yè)務合同，相關(guān)責任經(jīng)辦人

8、是第一責任人，應對合同的執(zhí)行全過程進行有效管理，按合同約定內(nèi)容對合同執(zhí)行進行有效跟蹤控制。財務部負責監(jiān)督合同執(zhí)行情況。2-3-2-4、為及時有效防范資金風險，對預付款業(yè)務，合同執(zhí)行出現(xiàn)異常，不能正常履行合同的，經(jīng)辦人應以書面形式向財務部提報經(jīng)分管副總核準的情況說明。2016-9-3日修訂第四條、不合格合同合同內(nèi)容未按本規(guī)定執(zhí)行，尤其是結(jié)算方式及發(fā)票無約定或不合規(guī)范的，及合同內(nèi)容有涂改的，財務部不予受理。正常情況下，公司簽定的所有合同價格均不得約定為不開發(fā)票，或默認為不開票價格。只要發(fā)生業(yè)務均視同開票業(yè)務，特殊情況下需經(jīng)總經(jīng)理書面核準并報財務部備案，否則視為無效。第五條、考核監(jiān)督未按本章規(guī)定執(zhí)行

9、的，每項次負激勵責任人20元。并限期改善，未改善的，每超一日，負激勵責任人5元，直至改善。造成事故的，按公司事故管理制度執(zhí)行。第三章 付款管理第一條、用款申請單3-1-1、所有因采購貨物、接受勞務的付款業(yè)務，除經(jīng)核準的憑發(fā)票付款外，均需憑經(jīng)核準的“用款申請單”付款。“用款申請單”由業(yè)務經(jīng)辦人出具，經(jīng)部門負責人確認，財務部往來會計審核，報財務負責人及總經(jīng)理審批后，按財務管理制度規(guī)定手續(xù)辦理付款事宜。3-1-2、各采購業(yè)務經(jīng)辦人員應對所提交的用款申請中列示的收款人信息及帳號、付款金額與付款方式的真實性、準確性負責，如因提供收款人信息有誤造成財務誤付款，給公司帶來經(jīng)濟損失的，由采購業(yè)務責任人承擔責任

10、；3-1-3、退匯手續(xù)費：因用款申請中收款人帳號信息錯誤造成退匯、退票的，該筆業(yè)務金融機構(gòu)手續(xù)費由業(yè)務責任人個人承擔，由此造成的誤工誤產(chǎn)及一切后果由業(yè)務責任人承擔。3-1-4、用款申請單簽批：所有付款業(yè)務的用款申請單，除第一次付款的新增供應商外，均需由業(yè)務經(jīng)辦人到財務部往來會計處查詢并填寫與收款單位帳面往來余額情況后方可繼續(xù)下一流程環(huán)節(jié)。3-1-5、正常業(yè)務付款時，業(yè)務經(jīng)辦人在申請需持“用款申請單”依上述簽批流程圖順序依次履行簽字手續(xù)。如因董事長出差不能及時簽批的，經(jīng)財務負責人簽批后付款；3-1-6、特殊業(yè)務付款，則用款申請單由業(yè)務部門負責人、董事長簽批，最后交財務負責人審核后付款。3-1-7

11、、付款：出納員在接到業(yè)務經(jīng)辦人交來的經(jīng)財務負責人或董事長總經(jīng)理批準可付款的用款申請時，按實際批復的付款金額及付款方式付款。第二條、付款審批流程3-2-1、預付款業(yè)務：無特殊情況，除采購生產(chǎn)急需材料業(yè)務外，其他預付款業(yè)務在未結(jié)算總價款前，預付款額不超合同總價的50%。預付款業(yè)務流程：業(yè)務經(jīng)手人在財務軟件系統(tǒng)填寫“用款申請單”并打印紙質(zhì)單（含合同等附件）財務部往來會計確認往來余額分管領導簽字財務負責人簽字董事長（總經(jīng)理簽字）財務出納員付款。4-2-1-1、預付款業(yè)務付款手續(xù)：業(yè)務經(jīng)辦人員出具經(jīng)分管經(jīng)理、財務經(jīng)理及總經(jīng)理、董事長批準的用款申請單附合同書、采購計劃單，到財務辦理支付款項手續(xù)。3-2-1

12、-2、對于預付貨款的經(jīng)濟業(yè)務, 各物資采購及工程勞務部門必須慎重把關(guān),與供應商有效溝通，確保合同正常執(zhí)行。對于財務帳面“應付賬款”中連續(xù)半年出現(xiàn)未發(fā)生變化負數(shù)金額的業(yè)務單位, 由各物資采購部門業(yè)務經(jīng)辦人負責將款項追回, 以避免公司利益受到損失（預付工程款不在此內(nèi)）。3-2-2、應付款業(yè)務：原則上須先取得發(fā)票再付款，但在不超出財務規(guī)定的到票時間內(nèi)付款的，按財務管理制度貨幣資金及承兌匯票管理制度中的付款規(guī)定辦理。具體如下：應付款業(yè)務流程：業(yè)務經(jīng)手人在財務軟件系統(tǒng)填寫“用款申請單”并打印紙質(zhì)單）分管領導簽字財務部往來會計核填應付款余額財務負責人簽字董事長（總經(jīng)理簽字）財務出納員付款。3-2-2-1、

13、對貨到付款，發(fā)票未到的規(guī)定： 對于貨到入庫、發(fā)票未到，需按合同付款的，由業(yè)務經(jīng)辦人出具用款申請單，報材料會計在付款申請單上標示驗收入庫單號或臨時收料單號（注：入庫單必須在付款之前傳達材料會計處），及貨款金額，并附“采購合同”。材料會計簽名確認后報財務負責人審簽、董事長核準后付款。對于含量待檢的，原則上在未辦理入庫手續(xù)前（即入庫單未傳達財務前），財務部不受理該筆業(yè)務付款，特殊情況確需付款的需總經(jīng)理特批（由財務認定）。3-2-2-2、對貨到已驗收、發(fā)票已到要求付款的（即帳面應付款）：貨到驗收入庫，相關(guān)單據(jù)傳遞手續(xù)已完畢，并收到該筆業(yè)務發(fā)票的，要求該筆業(yè)務經(jīng)手人對發(fā)票的內(nèi)容（貨物數(shù)量、價格、金額）進

14、行審核，參照該業(yè)務入庫單及合同等進行核對，確認無誤后在發(fā)票右下角簽章確認，將發(fā)票附入庫單等單據(jù)交財務部，并按規(guī)定出具用款申請單，交財務部辦理付款手續(xù)：材料會計核填帳面應付該供應商款項金額、申請部門負責人簽字、財務負責人審簽、董事長核準后付款。3-2-2-3、支付帳面應付款：對于支付帳面應付款的業(yè)務，由業(yè)務經(jīng)辦人開具用款申請單，填明申請支付金額，到財務部往來會計處核填帳面應付金額及賬齡，經(jīng)財務負責人審核，總經(jīng)理董事長簽字批準后，交出納員辦理付款手續(xù)。第三條、付款方式及具體要求付款方式主要有現(xiàn)金、銀行電匯、轉(zhuǎn)帳支票、銀行承兌匯票等，為了規(guī)范開支的管理，防止產(chǎn)生不必要的損失和糾紛，款項的支付主要以銀

15、行付款或銀行承兌匯票付款為主，無特殊情況的均不能支付現(xiàn)金。除電匯付款外，其他方式付款均應取得收款方的收款收據(jù)，具體要求如下：3-3-1、收款人派人上門收款（現(xiàn)金）或匯款到收款單位指定個人賬戶：實際業(yè)務中能以電匯對公賬戶付款的業(yè)務，不得以現(xiàn)金支付。3-3-1-1、收款人派人上門收款（現(xiàn)金）：需以現(xiàn)金支付的業(yè)務，出納員收到經(jīng)批準的用款申請單后，視具體情況辦理：3-3-1-1-1、收款人身份確認：公司“用款申請”發(fā)起經(jīng)辦人對收款人身份進行確認，財務部出納員驗證收款人出具的由收款單位開具并加蓋行政公章的介紹信原件，介紹信開具需針對所辦理業(yè)務，且介紹信落款時間應在辦理實際業(yè)務當日一周內(nèi)，經(jīng)確認無誤的，再

16、辦理支付手續(xù)。公用款申請人需在介紹信上簽字確認。3-3-1-1-2、取得收據(jù)并付款：出納員見證收款人現(xiàn)場開據(jù)收據(jù)，并由收款人在收款憑據(jù)上原筆記簽字（不得復寫）“收款人：XXX”字樣并按手印，出納員在收據(jù)右下方空白處核填該收款人的身份證號，并核對確認與介紹信信息一致。審核無誤付款，收款人應當面查驗，否則，出現(xiàn)問題，由收款人自負。特殊情況下經(jīng)董事長或總經(jīng)理批準后可不需填寫收款人身份證號。3-3-1-2、收款單位要求將款項匯入指定卡號：3-3-1-2-1、收款信息確認函：匯款前，由公司業(yè)務經(jīng)辦人提供與合同約定名稱一致的收款人出具的收款帳號、戶名并加蓋公章、收款方經(jīng)辦人簽字蓋章的“收款信息確認函”傳真

17、件（格式見后附件2），確認函要求注明“本證明傳真件（圖片、掃描件等）與原件具有同等法律效力”字樣。公司業(yè)務經(jīng)辦人在確認函上簽名，并將收款人的確認函附“用款申請單”履行簽批流程。3-3-1-2-2、申批付款：公司業(yè)務經(jīng)辦人負責履行簽批手續(xù)，并將已簽批核準的付款申請單及收款信息確認函，報財務部出納員處辦理匯款（經(jīng)核準的付款申請單及收款信息確認函，兩者卻一不可）。3-3-1-2-3、收款收據(jù)跟催：付款后，由公司業(yè)務經(jīng)辦人負責，在確認收款人收到款項后，當日內(nèi)將收款人開具的此筆現(xiàn)金業(yè)務的收款據(jù)的傳真件傳遞至公司財務部，并由付款申請人負責跟催，在匯款日起7日內(nèi)（以銀行業(yè)務單時間為準計算起始時間），將收款人

18、開具的收據(jù)原件傳遞至公司財務部，并由公司業(yè)務經(jīng)辦人在收據(jù)上簽名確認。收款收據(jù)應加蓋收款單位財務專章或公章。3-3-1-2-4、付款風險控制：為控制公司資金風險，對于沒有經(jīng)過審批或有關(guān)人員越權(quán)審批的付款業(yè)務，出納員不予受理。財務部對手續(xù)不全或有疑問的現(xiàn)金打卡付款業(yè)務有權(quán)拒付。注：現(xiàn)金打卡手續(xù)費由收款方承擔，特殊情況經(jīng)批準的除外。3-3-1-3、對于收款人直接先開具收據(jù)，并需要付款到指定個人卡號的付款業(yè)務：財務憑經(jīng)核準的付款申請及收款單位開具的加蓋財務專章的收款收據(jù)（收據(jù)需要填定收款人姓名、賬號等信息，并應與用款申請單收款人賬號信息一致），公司申請付款人在收據(jù)上簽名確認后，通過公司對公賬戶辦理付款

19、。3-3-1-4、公司派人帶現(xiàn)金外出采購業(yè)務：除零星辦公用品及低值易耗品外的現(xiàn)金，采購金額在10000元以上的材料采購業(yè)務，需由總經(jīng)理批準。由采購業(yè)務經(jīng)辦人提出用款申請，經(jīng)核準后到財務辦理現(xiàn)金借款手續(xù)（借款人應為采購業(yè)務經(jīng)辦人指定的公司員工），無特殊情況超10000元的采購業(yè)務不得以此種方式進行采購。3-3-1-5、其他規(guī)定：對于正常采購（或勞務）業(yè)務付款，因相關(guān)申請部門計劃不到位、不及時，導致原可以電匯或承兌匯票支付的款項，而需要財務部以現(xiàn)金打卡方式加急支付的，財務部有權(quán)拒絕。對于董事長特批的此種情況下的付款，在保證手續(xù)完備，所支付款項安全的前提下，付款手續(xù)費由業(yè)務經(jīng)辦人（即付款申請人）承擔

20、，如果造成資金損失的，還要由業(yè)務經(jīng)辦人承擔相應損失。3-3-2、銀行電匯付款：3-3-2-1、正常電匯付款：財務部憑業(yè)務經(jīng)辦人出具的經(jīng)核準無誤的用款申請單信息辦理電匯付款業(yè)務。銀行電匯付款可不要求對方出具收據(jù)，以銀行出具的交易憑單為付款憑據(jù)。3-3-2-2、退匯重辦業(yè)務：是指銀行已辦理電匯付款手續(xù)，因收款人信息填寫有誤或其它原因，造成電匯付款退匯，需要重新辦理付款的。退匯重辦業(yè)務按以下幾種情況處理：3-3-2-2-1、用款申請單信息有誤：因用款申請單信息有誤，造成付款退匯的，由申請付款責任人在退匯單上簽名確認，并由經(jīng)辦人再行填寫正確地用款申請單，注明“退匯重匯”字樣，并注明重匯原因，出納員簽名

21、（確認已收手續(xù)費），申請人重新履行簽批手續(xù)后，交出納員辦理重新匯款。退匯業(yè)務的原付款手續(xù)費由付款申請經(jīng)辦人承擔。3-3-2-2-2、出納員工作失誤退匯的：由出納員據(jù)退匯憑單，填寫書面退匯原因，報財務負責人簽批（簽批時需提供銀行交易退匯憑單），重新填制電匯單辦理匯款，原匯款手續(xù)費由出納員個人承擔。3-3-2-2-3、其他原因退匯：因銀行間業(yè)務劃轉(zhuǎn)不成功或其它非公司可控原因造成正常電匯付款退匯的，由出納員在第一時間內(nèi)報分管領導核銷原電匯退匯單據(jù)并重新辦理付款。3-3-3、銀行承兌匯票付款：3-3-3-1、電子版銀行承兌匯票支付：財務部憑申請人交來的經(jīng)核準的用款申請，從網(wǎng)上銀行系統(tǒng)按申請金額支付對應

22、的電子承兌匯票。同時打印網(wǎng)銀系統(tǒng)該承兌匯票所有信息，附于用款申請單后，并由收款方開具收款收據(jù)。3-3-3-2、紙質(zhì)版銀行承兌匯票支付：3-3-3-2-1、收款單位派人帶收據(jù)上門收款：公司業(yè)務經(jīng)辦人對上門收款業(yè)務，要提前與收款人溝通，備好上門收款必帶資料：收款收據(jù)與介紹信原件。財務部經(jīng)辦人對收款人身份確認后（確認同前），辦理支付手續(xù)。出納員見證收款人現(xiàn)場開據(jù)收據(jù)，并由收款人在收款憑據(jù)上原筆記簽字（不得復寫）“收款人：XXX”字樣并按手印，出納員在收據(jù)右下方空白處核填該收款人的身份證號，并核對確認與介紹信信息一致。審核無誤付款，收款人應當面點驗貨款。本公司業(yè)務經(jīng)辦人要在相應的介紹信及收款收據(jù)上簽字

23、確認。3-3-3-2-2、以郵寄方式支付銀行承兌匯票：3-3-3-2-2-1、付款手續(xù)與登記：如收款人不能上門收款，需以郵寄方式付款的（此方法存在很大風險,應謹慎），由采購業(yè)務經(jīng)辦人向財務部提交收款方出具的“承兌匯票郵寄地址證明”【證明內(nèi)容含匯票金額、收件人姓名、收件地址、郵編、聯(lián)系電話，證明需加蓋收款方公章，并注明“本證明傳真件（圖片、掃描件等）與原件具有同等法律效力”字樣。證明格式詳見“附件3”】，由付款申請人填寫快遞單，出納員將用款申請單核準金額的承兌匯票，交付款申請人辦理投郵。付款申請人需在財務部出納員見證下封裝快遞袋，并封貼快遞單。收款單位出具的“承兌匯票郵寄地址證明”由財務部作此筆

24、付款業(yè)務附件。同時，由付款申請人負責辦理郵寄承兌匯票的財務登記手續(xù)，即在財務部承兌匯票備查簿上對所支付承兌票號及金額及快遞號簽名確認，出納員應妥善保管紙質(zhì)承兌匯票備查簿，以做備查之用。3-3-3-2-2-2、郵寄跟蹤與收據(jù)跟催：公司采購業(yè)務經(jīng)辦人應在承兌匯票郵寄之日起，從網(wǎng)上跟蹤該快遞，確認快遞簽收后，及時與收款人溝通，跟催收款人開具收款據(jù)，在承兌匯票郵寄之日起15日內(nèi)，將收款人開具的收款據(jù)原件交至財務部往來會計處。對于跟蹤快遞發(fā)現(xiàn)異常的，及時報部門負責人及財務部。財務部對已辦托承兌匯票付款手續(xù)的用款申請，由出納員交往來會計處跟催對方收款收據(jù)并理賬。3-3-3-3、票據(jù)的背書：所有需支付的承兌

25、匯票，原則上均應由出納員據(jù)批準的用款申請單中列示的收款單位，在匯票“被背背書人”欄填寫收款單位全稱，并加蓋我公司在銀行預留印鑒后，方可對外支付或特快郵寄。但對于公司自行從銀行申請辦理的承兌匯票（即應付票據(jù)），在支付給匯票列示的收款人之外的第三方單位時，原則上不能再背書（即不能回頭背書）。承兌匯票分應付票據(jù)與應收票據(jù)兩種。3-3-3-3-1、應付票據(jù)對外支付：應付票據(jù)是公司直接從銀行辦理的承兌匯票。應付票據(jù)付款分以下兩種情況處理：3-3-3-3-1-1、實際收款人與票據(jù)上的收款人是同一名稱的，實際支付時不需再在背面加蓋我公司印章，直接支付。3-3-3-3-1-2、實際收款人與票據(jù)上的收款人不是同

26、一單位的，實際支付時，只需票據(jù)上列明的收款人在票據(jù)背面蓋背書章，但不需填寫被背書單位名稱（即不需在被背書人欄填寫我公司實際支付單位的名稱），然后由我公司直接對外支付即可。3-3-3-3-2、應收票據(jù)對外支付：需要加蓋我公司的印章背書，并在被背書人欄填寫收款單位全稱，方可用于對外支付。3-3-3-4、庫存核對：出納員每日核對承兌匯票庫存，并不定時與往來會計核對已支付承兌匯票未來收據(jù)情況，確保帳實相符。第四條、對付款取得收據(jù)等原始憑證的要求3-4-1、對于現(xiàn)金、銀行、承兌匯票支付業(yè)務收到的外來原始憑證，原則上一律不得更改、涂抹，錯開的原始憑證要重新開具。3-4-2、對于原始憑證內(nèi)容（相關(guān)證明或收據(jù)

27、）或金額有誤確需改錯的，應在錯誤處劃線后，填寫正確內(nèi)容，并加蓋出票單位財務章（公章）及改錯人私章，如未按規(guī)定改錯的或在同一處錯誤更改兩次（含）以上的，出納員一律不予受理；3-4-3、對于一筆業(yè)務款項同時以不同方式支付的，應根據(jù)實際付款方式及金額由收款單位分別開具收款收據(jù)，不能合開一張收據(jù)。第五條、財務部集中辦理付款業(yè)務時間及責任劃分3-5-1、受理現(xiàn)金、銀行、承兌匯票付款業(yè)務時間及付款時限：3-5-1-1、現(xiàn)金付款業(yè)務：每日上午7：30至11：00,下午自上班起至16：00；3-5-1-2、銀行付款業(yè)務：每日上午7：30至16：00前受理當日付款的“用款申請單”。3-5-2、付款時限規(guī)定：在規(guī)

28、定時間內(nèi)，對于經(jīng)核準可支付并已傳遞到財務部出納員處的“用款申請單”及相關(guān)付款單據(jù)，出納員審核無問題后，應按本制度規(guī)定的付款手續(xù)，按受理時間的先后順序辦理付款3-5-2-1、現(xiàn)金付款：憑簽批核準的原始單據(jù)，即時支付?，F(xiàn)金付款超10000元，需提前做計劃（現(xiàn)金打卡支付的除外）。3-5-2-2、銀行付款（含打卡付款業(yè)務）：財務部對收到經(jīng)簽批核準的銀行付款“用款申請單”，當日內(nèi)辦理付款。3-5-2-3、承兌匯票付款：付款經(jīng)辦人應提前與財務部溝通，確認所支付承兌匯票的面額。財務部收到“用款申請單”，且付款手續(xù)完備的，當日內(nèi)辦理支付。3-5-2-4、除加急付款外，當日超時限提交的各類“用款申請單”，次日內(nèi)

29、辦理付款。3-5-2-5、出納員不得私自壓單延遲付款。如果是以銀行電匯付款或現(xiàn)金打卡付款的，遇法定節(jié)假日、公休日或超過銀行規(guī)定付款限額的，付款時間順延。3-5-2-6、對因故不能按規(guī)定時限付款的“用款申請單”金額，出納員應報分管領導確定付款時間，并由出納員及時通知用款申請?zhí)峤蝗?。第六條、用款申請簽批及相關(guān)責任劃分3-6-1、用款申請單簽批：正常情況下，經(jīng)辦人應在“用款申請單”打印當日履行簽批手續(xù)（具體詳見簽批流程）。已批準付款的“用款申請單”，應在當日交財務部付款。經(jīng)核準的用款申請單，以實際簽字核準日期計算，超過7日未交到財務部的，視同無效申請，財務部不再受理該“用款申請單”，再次付款需重新提

30、交“用款申請單”，原已簽批的“用款申請單”，要交至財務部由出納員加蓋“作廢”印章，作新辦用款申請的附件。3-6-2、如收款方的相關(guān)證明手續(xù)不完備，需待公司業(yè)務經(jīng)辦人協(xié)調(diào)提交完整的手續(xù)后方可付款，補齊手續(xù)前財務部不受理該用款申請。3-6-3、收款單位派員到公司收取款項的，應由分管業(yè)務經(jīng)辦人負責提前溝通財務部備款，及收款方到公司收款準確時間，確保付款工作安全有序進行；3-6-4、加急付款：對于特殊情況下，需加急支付的款項，業(yè)務經(jīng)辦人在提交“用款申請單”的同時還應附有經(jīng)核準的書面“加急付款申請”，否則造成因遲付款而延誤生產(chǎn)的，由申請付款的業(yè)務經(jīng)辦人承擔責任。3-6-5、如因業(yè)務經(jīng)辦人提交用款申請及相

31、關(guān)證明材料不及時、不正確而造成財務錯誤付款、延期付款誤工誤產(chǎn)的，由業(yè)務經(jīng)辦人負責。3-6-6、款項跟蹤：對于已核準支付的“用款申請單”，相關(guān)提交申請業(yè)務經(jīng)辦人要負責與收款人及時溝通其收款情況，對出現(xiàn)異常情況要及時與財務部溝通處理，確保公司各項經(jīng)濟業(yè)務正常進行。3-6-7、用款申請傳遞記錄：所有傳遞到財務部的“用款申請單”，均應進行單據(jù)傳遞記錄登記。詳細記錄傳遞時間及所傳單據(jù)信息，以明確責任，該傳遞記錄不允許涂改。3-6-8、出納員在辦理款項支付時，要對用款申請中的收款單位全稱及帳開戶行、帳號等信息與所附合同、收款收據(jù)、發(fā)票等附件資料的信息認真核對并確保一致，方可辦理支付，同時財務付款審核人也應

32、認真仔細復核用款申請、合同、等付款信息內(nèi)容是否相一致，以確保付款準確無誤。第七條、考核監(jiān)督3-7-1、所有付款均應按本規(guī)定執(zhí)行，否則，財務部不予受理付款3-7-2、收據(jù)取得超期：按單筆業(yè)務計算，每超期1天，給予采購業(yè)務經(jīng)辦人負激勵5元。直至財務部收到該業(yè)務收據(jù)。3-7-3、財務部經(jīng)辦人未按規(guī)定辦理付款，又無董事長（總經(jīng)理）特殊簽批的，發(fā)現(xiàn)一次負激勵責任人50元。3-7-4、弄虛作假：每筆負激勵相關(guān)責任人各200元，因此造成損失的，由業(yè)務經(jīng)辦人承擔相應的損失，后果嚴重的追究法律責任。3-7-5、因相關(guān)業(yè)務經(jīng)辦人不負責任，給公司造成損失的，由責任人承擔相應的經(jīng)濟損失。構(gòu)成事故的，按公司事故管理制度

33、執(zhí)行。3-7-6、監(jiān)督結(jié)果由財務部不定期公布。3-7-7、特殊情況，業(yè)務經(jīng)辦人提出書面申請，財務部確認或經(jīng)事長（總經(jīng)理）核準的除外。第四章 采購（工程勞務）業(yè)務發(fā)票管理第一條、采購（工程勞務）業(yè)務發(fā)票及處理4-1-1、基本要求：所有材料物資（含固定資產(chǎn)）采購業(yè)務原則上均應由供應商出具增值稅專用發(fā)票，財務部不接收超過認證期的增值稅專用發(fā)票，特殊業(yè)務不能出具增值稅專用發(fā)票的業(yè)務，經(jīng)財務部認可、總經(jīng)理批準的可開具普通發(fā)票；所有工程勞務業(yè)務發(fā)票均應由提供勞務人按實際業(yè)務內(nèi)容出具符合本公司及主管稅務機關(guān)要求的發(fā)票。4-1-2、發(fā)票接收標準：采購（或工程勞務）發(fā)票所開具的內(nèi)容,應與實際業(yè)務內(nèi)容相符，嚴格按

34、合同執(zhí)行，即：購銷雙方的單位名稱、貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、金額，要求從合同到入庫單到發(fā)票對應一致，與ERP系統(tǒng)的業(yè)務信息一致，否則，財務不接受該業(yè)務的結(jié)算發(fā)票。特殊情況經(jīng)財務確認總經(jīng)理批準的除外。為規(guī)避公司財務風險，財務部有權(quán)拒收任何情況下不合格的采購（或工程勞務）業(yè)務發(fā)票。4-1-3、發(fā)票財務處理：正常情況下，所有的采購（工程勞務）發(fā)票均做財務轉(zhuǎn)帳處理。特殊情況下經(jīng)財務確認，董事長（總經(jīng)理）批準的業(yè)務不受此限。4-1-4、采購（工程勞務）發(fā)票附件：4-1-4-1、采購業(yè)務發(fā)票附件順序依次為：采購入庫單（直轉(zhuǎn)單）、臨時收料待檢單（此單實際業(yè)務未開具的不附。要求：主要原料油粉等必需開具，其他

35、業(yè)務可據(jù)實際情況需要開具）、過磅單（電子小票要求粘貼于“臨時收料待檢單”的右上角，且不得遮蓋有效單據(jù)內(nèi)容，不得手工涂改過磅單信息。以重量為計量單位的采購入庫業(yè)務，保管員應在ERP系統(tǒng)的采購驗收入庫單“備注欄”中填明與過磅信息相符的算式，算式凈重結(jié)果要與入庫單數(shù)量相符合。即毛重減去皮重的凈重數(shù)與入庫單實際開具的凈重相符合。除大罐包裝的原料外，如25kg、200kg等標準包裝的物料，還要注明入庫時抽過小磅的單包裝的凈重）、質(zhì)檢單、對方送（發(fā)）貨單隨貨同行聯(lián)或購貨方備存聯(lián)、采購合同及其它必需附件按比價采購、定點采購、招標采購等性質(zhì)不同，附詢價單（即價格申報單）、招標合同等。4-1-4-2、采購入庫單

36、附件按以上順序附于對應業(yè)務的采購入庫單后，并由保管員負責按相應制度時間節(jié)點要求傳遞到財務部。一次傳遞多張同類業(yè)務單據(jù)時，要按時間先后順序整理好再行傳遞。4-1-4-3、工程勞務發(fā)票后應附有工程勞務驗收報告單。4-1-4-4、財務部負責整理發(fā)票與對應的發(fā)票附件并審核。4-1-4-5、如*材料采購為多品種集中下達采購計劃的，發(fā)票后可不附采購計劃單，但采購人員應對已執(zhí)行的采購計劃單做核銷并妥善保管，以作備查用； 第二條、發(fā)票的取得時限、審核及傳遞管理4-2-1、發(fā)票取得時限及開票核對：4-2-1-1、采購業(yè)務發(fā)票（含運費）：由相關(guān)業(yè)務經(jīng)辦人負責向供應商催收，并自所采購物資驗收合格入庫之日起30日內(nèi)取

37、得，經(jīng)辦人審核無誤并在發(fā)票簽字后，交財務部。結(jié)合公司目前*產(chǎn)品包裝材料貨款結(jié)算可以延期支付的特點，對于未付款的包裝材料結(jié)算發(fā)票，取得時限可延長至自貨物采購入庫之日起90日內(nèi)。4-2-1-2、工程勞務發(fā)票：基建設備部負責，在單項工程勞務合同約定的作業(yè)內(nèi)容結(jié)束之日起60日內(nèi)，負責將與合同約定內(nèi)容、決算金額相符的發(fā)票并傳遞至財務部。4-2-1-3、年度終了前發(fā)票取得：每年12月31日前，對截至當年度會計年度結(jié)賬日前已完成的所有的采購（工程勞務）業(yè)務發(fā)票，均應由相關(guān)業(yè)務經(jīng)辦人負責取得，并傳遞到財務部。4-2-1-4、年度內(nèi)未取得發(fā)票的業(yè)務：所有跨年度的正常業(yè)務，即采購（工程勞務）業(yè)務已完成，當年度內(nèi)未

38、取得發(fā)票的，均應在次年4月30日前取得并傳遞到財務部。4-2-1-5、開票前核對：所有的采購（工程勞務）業(yè)務發(fā)票，在開票前，均應由業(yè)務經(jīng)辦人負責進行核對，由供應商出具業(yè)務明細與公司ERP系統(tǒng)業(yè)務明細數(shù)據(jù)核對，核對業(yè)務內(nèi)容、數(shù)量、金額等無誤后，開具發(fā)票。4-2-2、發(fā)票延期及問題業(yè)務：4-2-2-1、如因發(fā)生爭議等原因，需延期取得發(fā)票的，采購（或勞務）業(yè)務經(jīng)辦人應在上述規(guī)定的發(fā)票取得時限內(nèi)，填報“（財務）問題業(yè)務報告單”，說明原因及處理方案，報財務部往來會計處，經(jīng)財務負責人核準后備案，業(yè)務經(jīng)辦人負責在審批核定期限內(nèi)取得發(fā)票并報財務部。4-2-2-2、如果是先預付款后來發(fā)票的業(yè)務，在結(jié)算時，發(fā)票出

39、具人（以發(fā)票專用章確認）與收款人不符的，對前面已支付的款額，收款人應補足與原收款時間金額一致的出發(fā)票單位收款據(jù)，在補齊手續(xù)之前，財務將不受理該發(fā)票，并停止付款。如果預付款已全額支付后來發(fā)票的，由業(yè)務經(jīng)辦人負責催收發(fā)票，結(jié)算發(fā)票報送財務時間定為經(jīng)濟業(yè)務結(jié)束之日起30天之內(nèi)。4-2-2-3、如無正當理由，又無財務書面許可延期取得結(jié)算發(fā)票的，無論實際業(yè)務如何，均以正常業(yè)務規(guī)定的到票期限進行考核。4-2-3、特殊業(yè)務發(fā)票：對于特殊業(yè)務發(fā)票的取得時限，如經(jīng)董事長特批處理的，可按特批時限為準。如需由財務部處理的，由業(yè)務經(jīng)辦人將業(yè)務移交財務部處理。4-2-4、因質(zhì)量等糾紛原因，不能取得發(fā)票的問題業(yè)務：業(yè)務經(jīng)

40、辦人應在問題業(yè)務發(fā)生時，出具書面問題業(yè)務報告單，經(jīng)分管副總簽批后報財務部。財務部報總經(jīng)理批復后備案。4-2-5、發(fā)票審核：4-2-5-1、業(yè)務經(jīng)辦人審核：業(yè)務經(jīng)辦人對收到的供應商發(fā)票（不得預開票），要在收到發(fā)票的同時，對發(fā)票信息進行審核【主要是購銷雙方的單位名稱及稅號等、貨物名稱（工程勞務內(nèi)容）、規(guī)格、數(shù)量、單價、金額】，確保發(fā)票、合同與實際業(yè)務相符。5-2-5-2、財務復核：財務部指定專人對照合同與相關(guān)附件復核發(fā)票信息的符合性，并于每月25日從網(wǎng)上開票系統(tǒng)導出電子版的進項發(fā)票信息列表，對收到的發(fā)票進行對照核銷，以便及時發(fā)現(xiàn)問題。4-2-6、發(fā)票報送：4-2-6-1、發(fā)票傳遞：所有采購（工程勞

41、務）發(fā)票，均應由業(yè)務經(jīng)辦人在收到發(fā)票當日，審核無誤后，在發(fā)票右下角空白處簽名確認，并將發(fā)票傳遞至財務部，同時在財務部做單據(jù)傳遞記錄登。4-2-6-2、不合格發(fā)票處理：對傳遞到財務部，因發(fā)票不合規(guī)范，財務部拒收的發(fā)票，由業(yè)務經(jīng)辦人負責填寫快遞單，將發(fā)票寄回供應商（需作備查記錄），并由業(yè)務經(jīng)辦人與供應商協(xié)調(diào)及時補票，時限為15天。4-2-7、發(fā)票未完成業(yè)務跟蹤：財務部材料會計按本規(guī)定中發(fā)票取得時間節(jié)點進行監(jiān)督跟蹤到票情況，定期出具超期未到發(fā)票業(yè)務報告單，作為考核依據(jù)。第三條、單筆業(yè)務規(guī)范性及口徑一致性4-3-1、每一筆業(yè)務立合同人、執(zhí)行人、出票人、收款人需一致。4-3-2、如果有特殊情況，經(jīng)董事長

42、（總經(jīng)理）特批的業(yè)務，簽定合同人（即為公司提供勞務及貨物人）在結(jié)算款項時，出具的發(fā)票與合同不符時，在簽定合同時，應單獨有合同補充說明，收款據(jù)必須用出發(fā)票人的收據(jù)，以免給財務工作造成混亂。4-3-3、對于確屬特殊情況業(yè)務，不合財務規(guī)定的業(yè)務單據(jù)，經(jīng)董事長特批的，應有董事長在該單據(jù)上的親筆簽批。第四條、考核監(jiān)督4-4-1、無審批核準，超過規(guī)定時限未將發(fā)票交到財務部的，每超期一天給予業(yè)務經(jīng)辦責任人負激勵5元，直至財務部收到該業(yè)務發(fā)票。4-4-2、財務部審核發(fā)現(xiàn)有不符合規(guī)定的發(fā)票，每筆發(fā)票對當事經(jīng)辦人負激勵20元。發(fā)票退回并限期15日內(nèi)將合格發(fā)票報送財務部。4-4-3、因業(yè)務經(jīng)辦人個人原因造成已收到的

43、供應商發(fā)票丟失的，每筆業(yè)務發(fā)票對業(yè)務經(jīng)辦人負激勵50元；并由業(yè)務經(jīng)辦人負責在發(fā)現(xiàn)日起15日內(nèi)向財務部提供所需的相關(guān)發(fā)票補充手續(xù)。4-4-4、對于發(fā)票丟失或超過增值稅發(fā)票認證期的，同時對財務部責任人進行考核，如發(fā)現(xiàn)屬不按規(guī)定對帳造成的，丟失或過期發(fā)票每筆對責任人負激勵50元。4-4-5、如業(yè)務經(jīng)辦人故意對不規(guī)范業(yè)務發(fā)票隱瞞不報或私自壓票等現(xiàn)象，每發(fā)現(xiàn)一起，對當事人負激勵100元。4-4-6、已傳遞到財務部的相關(guān)業(yè)務單據(jù)，未經(jīng)允許，任何人不得私自將單據(jù)撤出財務部。如有需要，由當事人在財務部做單據(jù)傳遞登記，財務負責人簽字確認后，方可撤單。對私自撤單現(xiàn)象，每起對當事責任人各負激勵20元。4-4-7、監(jiān)

44、督結(jié)果由財務部不定期公布。4-4-8、特殊情況，業(yè)務經(jīng)辦人提出書面申請，財務部確認或經(jīng)事長（總經(jīng)理）核準的除外。第五章 定期對帳為確保各類業(yè)務單據(jù)按時取得及與供應商帳目相符，防范資金風險，對與公司正常發(fā)生業(yè)務往來的供應商，實行定期對帳制度。具體規(guī)詳見2018版 供應商對賬管理規(guī)定。 VX: xjunchao第六章 補充規(guī)定第一條、與新供應商第一次合作時，業(yè)務經(jīng)辦人應及時以書面形式向?qū)Ψ綐I(yè)務單位提供我方的開票資料。第二條、所有業(yè)務單據(jù)上的簽字應真實、清晰、規(guī)范、可識別。第三條、如果外購同一種貨物不同供應商有多種名稱稱呼的，在簽訂采購合同時，業(yè)務責任人應統(tǒng)一以公司已有的標準規(guī)范名稱、規(guī)格等填寫，即

45、與ERP系統(tǒng)檔案中信息一致，并及時與供應商溝通以免發(fā)錯貨。第四條、*產(chǎn)品原料采購業(yè)務經(jīng)辦人，應按月份（以每月20日價格為準）對自己分管的采購物資進行歸類，按供應商不同分別列示價格，出具物資采購報價明細表，于每月25日前報財務部。第五條、公司采購貨物或接受勞務業(yè)務經(jīng)辦人以私人名義或未經(jīng)公司分管領導簽批許可，私自以公司各類公章與外部業(yè)務單位產(chǎn)生的負債業(yè)務（即個人行為后果），由行為個人自負，如因此給公司造成經(jīng)濟糾紛的，公司將追究當事人經(jīng)濟或刑事責任。以職務之便侵吞公司資金的，以貪污論處。第六條、采購業(yè)務經(jīng)辦人應對所提交財務部的原始業(yè)務憑證的合法性、真實性、完整性、規(guī)范性負責,并對傳遞至財務部的用款申

46、請與發(fā)票做好單據(jù)傳遞記錄。第七條、涉及生產(chǎn)用主要采購業(yè)務，應由需求部門提出需求計劃單，經(jīng)技術(shù)部門進行原料分解，報采購部，確認庫存、部門負責人及分管領導核準后，提起采購計劃，進入實際采購流程。其他機物料及辦公用品采購，在查實庫存不能滿足需求時，由需求部門在ERP系統(tǒng)提出物料需求計劃，經(jīng)相關(guān)分管副總核準后（機物料采購由生產(chǎn)副總核準，辦公用品采購由財務副總核準），轉(zhuǎn)采購部施采購。第八條、對經(jīng)董事長批準的特殊業(yè)務，在規(guī)避公司風險的前提下，按董事長批復處理。第九條、考核監(jiān)督：未按本章規(guī)定執(zhí)行的，每項次負激勵各責任人20元，并限期改善。對按規(guī)定個人承擔額高于本條規(guī)定的，以高者為第七章、財務稽核及審計第一條

47、、公司財務部及審計部對所有采購（工程勞務）業(yè)務從需求計劃到采購計劃、合同、價格、質(zhì)量、數(shù)量及采購（工程勞務）業(yè)務完成時限、財務結(jié)算等全過程進行跟蹤監(jiān)督與審計。采購人員及業(yè)務涉及到的相關(guān)部門要自覺接受財務和審計部門的監(jiān)督和質(zhì)詢。第二條、對采購人員及其他相關(guān)人員在業(yè)務過程發(fā)生的違犯廉潔制度的或違反本制度規(guī)定的行為，除按本制度規(guī)定處理外，財務審計監(jiān)督部門有權(quán)對有關(guān)人員提出降級、處罰、開除的處理建議，直至追究法律責任。第三條、凡不配合稽核審計工作的，對當事責任人負激勵100元，出現(xiàn)謾罵、侮辱、毆打稽核審計人員的，按公司員工獎懲辦法處理。制度附件：附件 1、“用款申請單”使用方法；附件2、 收款信息確認函；附件3、承兌匯票郵寄地址證