加強公司印章管理和使用培訓科秦圣揚學習教案

1、會計學1加強加強(jiqing)公司印章管理和使用培訓科秦公司印章管理和使用培訓科秦圣揚圣揚第一頁，共29頁。關于(guny)印章的類別印章(ynzhng)的刻制、啟用備案和停用印章(ynzhng)的管理和使用用印審核審批人出差、請假期間印章的使用用印管理責任和要求監(jiān)督和檢查違紀處罰目錄目錄 /contents一一、三三、四、五、七、六、二、第1頁/共28頁第二頁，共29頁。一印章管理(gunl)和使用的背景 | 印章的類別關于印章(ynzhng)的類別第2頁/共28頁第三頁，共29頁。一、關于印章(ynzhng)的類別印章管理印章管理(gunl)(gunl)和使用背景和使用背景印章(ynzh

2、ng)的類別印章是公司經(jīng)營管理活動中行使職權的重要憑證和工具，印章的管理，關系到公司正常的經(jīng)營管理活動的開展，甚至影響到公司的生存和發(fā)展。為進一步加強公司印章管理，規(guī)范公司印章使用，明確用印責任，完善用印程序，提升工作效率，維護公司利益，防范公司風險，經(jīng)研究，決定加強公司印章管理和使用。（一（一）印章管理和使用背景）印章管理和使用背景第3頁/共28頁第四頁，共29頁。其他具有代表本公司(n s)意愿的印章印章按照使用要求的不同，可分為(fn wi)5大類別印章管理和使用(shyng)背景印章的類別印章的類別一、關于印章的類別（二）印章的類別（二）印章的類別第4頁/共28頁第五頁，共29頁。二印

3、章(ynzhng)的刻制、啟用備案和停用印章(ynzhng)的刻制 | 印章(ynzhng)的啟用備案 | 印章(ynzhng)的停用第5頁/共28頁第六頁，共29頁。（一）印章（一）印章(ynzhng)(ynzhng)的刻制的刻制公司印章刻制須報總經(jīng)理/董事長批準，由人事行政部門統(tǒng)一刻制，包括新刻制印章及因印章磨損或其他原因(yunyn)損壞，需要重新刻制的印章。公司營銷、采購部門(bmn)嚴禁刻制“業(yè)務專用章”，其效力等同于公司公章二、印章的刻制、啟用備案和停用印章的刻制印章的刻制 印章印章的的啟用備案啟用備案 印章的停用（二）印章的啟用備案（二）印章的啟用備案公司印章啟用須報總經(jīng)理總經(jīng)理

4、/ /董事長批準董事長批準，并下發(fā)啟用通知，注明啟用日期、使用范圍、授權管理部門等，并由人事行政部門負責登記、留樣和備案，以便備查。第6頁/共28頁第七頁，共29頁。（1）公司名稱變動；（2）印章使用(shyng)損壞；（3）印章遺失或被竊，停用并聲明作廢。因公司部門撤銷(chxio)、重組，業(yè)務流程重整，或其他原因須停用公司印章的，應根據(jù)公司調(diào)整文件，下發(fā)停用通知，注明停用原因和停用時間等，原有關印章交回公司人事行政部門，由人事行政部門負責切角封存或銷毀。二、印章的刻制、啟用(qyng)備案和停用印章的刻制 印章的啟用備案 印章的停用印章的停用（三）印章的停用（三）印章的停用1 1，有下列情

5、況，印章須停用，有下列情況，印章須停用2,2,特殊停用公章需封存或銷毀特殊停用公章需封存或銷毀第7頁/共28頁第八頁，共29頁。三印章(ynzhng)的管理和使用印章管理要求(yoqi) | 印章的管理和使用 | 印章使用注意事項第8頁/共28頁第九頁，共29頁。（一）印章(ynzhng)的管理印章名稱組織管理管理部門管理、使用要求備注公司公章、合同專用章由分管人事行政總監(jiān)/副總經(jīng)理負責組織管理人事行政部門由一人管理、使用安排素質優(yōu)良、責任心強的專職管理人員對相關印章進行管理、使用法定代表人專用名章由另一人管理、使用，構成制約制衡機制財務用章由財務總監(jiān)/副總經(jīng)理負責組織管理財務部門由資金主管崗

6、人員管理、使用應按照制約制衡機制，安排雙人分別管理、使用，不得由一人同時管理、使用法定代表人印簽章由財務部經(jīng)理或其授權代理人管理、使用三、印章的管理(gunl)和使用印章印章(ynzhng)(ynzhng)的的管理管理印章的管理要求印章的使用（續(xù)表見下一頁）第9頁/共28頁第十頁，共29頁。印章名稱組織管理管理部門管理、使用要求備注發(fā)票專用章、產(chǎn)成品出門專用章、半成品外發(fā)加工章、退換物料發(fā)出專用章、DMF銷售專用章、樹脂聚酯銷售專用章、倉庫專用章由財務總監(jiān)/副總經(jīng)理負責組織管理財務部門安排專人對相關印章進行管理、使用黨委章、工會章由分管黨務、工會的總監(jiān)/副總經(jīng)理負責組織管理黨群工作部門安排專人

7、對相關印章進行管理、使用其他各部門章由各部門分管總監(jiān)/副總經(jīng)理負責組織管理各部門安排專人管理、使用三、印章的管理(gunl)和使用印章印章(ynzhng)(ynzhng)的管理的管理印章的管理(gunl)要求印章的使用（表格承上頁）第10頁/共28頁第十一頁，共29頁。三、印章(ynzhng)的管理和使用印章(ynzhng)的管理印章的印章的管理管理(gunl)(gunl)要求要求印章的使用（二）印章的管理要求第11頁/共28頁第十二頁，共29頁。三、印章的管理(gunl)和使用印章(ynzhng)的管理印章的管理(gunl)要求印章的使用印章的使用（三）印章的使用印章名稱應用對象使用方法公司

8、公章、合同專用章、法定代表人專用名章公司文件、合同協(xié)議、各類對外申報材料、證明、通知、報告、報表、函件、介紹信、授權書、承諾書等印章管理人應按照“用章經(jīng)審批、用章經(jīng)審批、蓋章須登記、用印要存檔蓋章須登記、用印要存檔”的要求，正確合理使用財務專用章、法定代表人印簽章財務專用章主要用于財務收據(jù)、財務報表、銀行賬務、出具財務證明等材料及事項；法定代表人印簽章主要用于辦理銀行支票、匯票等業(yè)務時，與財務專用章一同使用財務部門根據(jù)工作需要，參照公司公章、合同專用章、法定代表人專用名章的使用方法進行用印審批、登記和存檔發(fā)票專用章、產(chǎn)成品出門專用章、半成品外發(fā)加工章、退換物料發(fā)出專用章、DMF銷售專用章、樹脂

9、聚酯銷售專用章、倉庫專用章主要用于公司發(fā)票、產(chǎn)成品裝車發(fā)貨單、半成品外發(fā)加工單、退換物料申報表、DMF銷售裝車發(fā)貨單、樹脂聚酯銷售裝車發(fā)貨單、送貨單、部分客戶訂單等專用單據(jù)上財務部門根據(jù)工作需要，參照公司公章、合同專用章、法定代表人專用名章的使用方法進行用印登記和存檔黨委章、工會章主要用于黨委、工會等相關文件、材料黨群工作部門參照公司公章、合同專用章、法定代表人專用名章的使用方法進行用印審批、登記和存檔其他各部門章主要用于各職能部門對內(nèi)或對外的相關材料各部門可根據(jù)工作需要，參照公司公章、合同專用章、法定代表人專用名章的使用方法進行用印登記和存檔第12頁/共28頁第十三頁，共29頁。各用印申請各

10、用印申請(shnqng)(shnqng)部門應事先履行用印申請部門應事先履行用印申請(shnqng)(shnqng)、審核、審批程序、審核、審批程序通過CRM、SRM或OA系統(tǒng)填寫印章使用審批單（附件(fjin)1）進行線上用印申請。按照印章使用審核(shnh)審批程序表（附件2）中規(guī)定的審核(shnh)、審批程序進行線下審批。三、印章的管理和使用印章的管理印章的管理要求印章的使用印章的使用（三）印章的使用印章管理人應按照“用章經(jīng)審批、蓋章須登記、用印要存檔用章經(jīng)審批、蓋章須登記、用印要存檔”的要求，正確合理使用1使用前審批第13頁/共28頁第十四頁，共29頁。印章管理人應堅持“先批準、后用章

11、”的原則(yunz)，嚴格按照經(jīng)總經(jīng)理/董事長或授權審批人簽字審批后的印章使用審批單用印。三、印章(ynzhng)的管理和使用印章(ynzhng)的管理印章的管理要求印章的使用印章的使用線下審批操作步驟：線下審批操作步驟：印章使用申請部門操作步驟備注營銷部門CRM系統(tǒng)“銷售活動” “印章使用”填表并打印銷售合同、授信協(xié)議類的用印申請，應在財務風控人員將合同審核完畢確認無誤并登記后，由財務風控人員陪同至審批人出審批采購部門SRM系統(tǒng)“行政事務” “印章使用”填表并打印其他部門OA系統(tǒng)“印章使用”“印章使用申請”填表打印第14頁/共28頁第十五頁，共29頁。臺帳登記內(nèi)容應與審批單內(nèi)容、用印類型(l

12、ixng)、用印范圍等一致。三、印章(ynzhng)的管理和使用印章(ynzhng)的管理印章的使用印章的使用印章的管理要求公司公章、合同專用章、法定代表人專用名章使用時必須登記公司公章、合同專用章、法定代表人專用名章使用時必須登記2使用時登記印章管理人在每次用印時應在人事行政部門設立的印章使用登記臺帳（附件3）上進行登記。各類合同、協(xié)議等重要材料，用印后應存檔。各類合同、協(xié)議等重要材料，用印后應存檔。3使用后存檔人事行政人事行政部門部門安排專人收集相關用印材料收集相關用印材料（包括印章使用審批單、各類合同、協(xié)議文本印章使用之日起2 2個工作日內(nèi)進行拍照或掃描個工作日內(nèi)進行拍照或掃描按照用印類

13、型將電子版分類上傳至上傳至OAOA系統(tǒng)系統(tǒng)“印章印章使用使用”專欄專欄進行集成。圖例 存檔流程第15頁/共28頁第十六頁，共29頁。三、印章的管理(gunl)和使用印章(ynzhng)的管理印章印章(ynzhng)(ynzhng)的的使用使用印章的管理要求公司OA系統(tǒng)設置“印章使用印章使用”專欄，下設“公司公章公司公章/ /法定代表人名章法定代表人名章”、“合同專用章合同專用章”2個子欄目。印章管理人應妥善保管好印章使用審批單印章使用審批單、印章使用登記臺帳印章使用登記臺帳、合同、協(xié)議、合同、協(xié)議等紙質檔案。定期核對，確保電子檔案電子檔案與紙質檔案紙質檔案內(nèi)容一致，臺帳記錄臺帳記錄與審批單據(jù)等

14、賬單審批單據(jù)等賬單相符。4存檔注意事項第16頁/共28頁第十七頁，共29頁。三、印章的管理(gunl)和使用印章(ynzhng)的管理印章印章(ynzhng)(ynzhng)的使用的使用印章的管理要求（1）印章管理人用印之前，要做好檢驗、核對工印章管理人用印之前，要做好檢驗、核對工作。作。要對用因材料內(nèi)容進行詳細審核，檢驗是否有錯印、漏印，并核對份數(shù)，經(jīng)檢驗確定無誤后方可用印。（2）印章使用應規(guī)范，做到印章使用應規(guī)范，做到“齊年蓋月齊年蓋月”（即印章的左邊緣與落款日期的年相齊，月、日蓋在印章的下面）；用印時印油適度，落印均衡，確保印章印跡清晰端正、色調(diào)鮮艷飽滿，嚴禁出現(xiàn)顛倒、歪斜或重印。（3）

15、在與外單位、個人訂立合同、協(xié)議時，若用印材料超過三頁的，應加蓋騎縫章。超過三頁的，應加蓋騎縫章。示例圖 騎縫章示例圖 印章做到“齊年蓋月”5印章使用注意事項第17頁/共28頁第十八頁，共29頁。三、印章的管理(gunl)和使用印章(ynzhng)的管理印章印章(ynzhng)(ynzhng)的使用的使用印章的管理要求（4）嚴禁在空白介紹信、空白便函、空白格式化文件、空白紙張等材料上嚴禁在空白介紹信、空白便函、空白格式化文件、空白紙張等材料上用印。用印。（5）對授權委托書、介紹信應嚴格管控對授權委托書、介紹信應嚴格管控，特別是載有“全權委托”、“特別授權”等字樣的授權委托書，以及洽談業(yè)務類介紹信

16、（實質是授權委托書）等，應嚴格履行審批手續(xù)，由公司總經(jīng)理由公司總經(jīng)理/ /董事長審董事長審批。批。（6）嚴禁在行文不規(guī)范嚴禁在行文不規(guī)范（字跡潦草、有明顯涂、改痕跡、表達不清、落款不明）的用印材料上用印。的用印材料上用印。（7）嚴禁任何人私自將公司印章帶出公司使用。嚴禁任何人私自將公司印章帶出公司使用。因工作需要，確需將印章帶出使用，需填寫攜帶印章外出申請表（附件4），由公司總經(jīng)理/董事長審批后，由印章管理部門安排專人陪同，方可帶出。印章帶出使用期間，借用人只可將印章用于申請事由，并對印章的使用后果承擔一切責任。第18頁/共28頁第十九頁，共29頁。四用印審核(shnh)審批人出差、請假期間印

17、章的使用第19頁/共28頁第二十頁，共29頁。用印審批審核人特殊情況處理方案用印審核人員外出參加會議、考察，以及因病因事請假期間應由審核人員的上級代行審核，不得由其下級代行審核總監(jiān)、副總經(jīng)理級用印審批人員應由審核人員的上級代行審批，不得由其下級代行審批總經(jīng)理/董事長公司管理者代表依次行使部分用印審批職權四、用印審核審批(shnp)人出差、請假期間印章的使用印章的管理和使用用印審核、審批人員在市內(nèi)參加(cnji)會議期間，若非緊急事項，由相關審核、審批人員回公司后再行處理。若遇緊急事項(shxing)，可用電話、短信等方式請示后先給予辦理，待審核、審批人員返回公司后補辦相關手續(xù)。第20頁/共28

18、頁第二十一頁，共29頁。五用印(yng yn)管理責任和要求第21頁/共28頁第二十二頁，共29頁。五、用印管理(gunl)責任和要求用印(yng yn)的管理責任和要求印章負責人對印章負管理印章負責人對印章負管理(gunl)(gunl)責任責任各印章管理部分負責人對印章負組織管理責任。各印章管理部門負責人應指導、督促印章管理人嚴格執(zhí)行用印規(guī)定，確保用印安全確保用印安全。用印應遵守規(guī)定用印應遵守規(guī)定印章管理人作為印章管理和使用的直接負責人，應遵守用印規(guī)定，嚴格按審批單或公司制度要求用印。對審批手續(xù)不全或不符對審批手續(xù)不全或不符合公司規(guī)定的用印材料，印章合公司規(guī)定的用印材料，印章管理人不得用印。

19、管理人不得用印。用印過程有異常須及時匯報用印過程有異常須及時匯報各印章管理人在用印過程中，若發(fā)現(xiàn)異常情況，應及時向所在部門負責人、分管總監(jiān)/副總經(jīng)理、總經(jīng)理/董事長匯報。用印遵循用印遵循“誰審批、誰負責誰審批、誰負責”的的原則，不得越權審批原則，不得越權審批公司公章、合同專用章、法定代表人專用名章的用印遵循“誰審批、誰負責”的原則，各用印審批人對最終用印結果負責；各用印審核人對用印材料的真實性、完整性、正確性負審核責任。用印授權審批人不得對用印授權審批人不得對超出授權范圍的用印事項進行越權審批超出授權范圍的用印事項進行越權審批。第22頁/共28頁第二十三頁，共29頁。六用印(yng yn)監(jiān)督

20、和檢查第23頁/共28頁第二十四頁，共29頁。責任主體責任事項具體內(nèi)容處理方式董事會秘書協(xié)管、抽查和指導公司董事會秘書負責協(xié)管公章、公章、合同專用章及法定代表人專用名合同專用章及法定代表人專用名章章，應定期或不定期地對公章、合同專用章及法定代表人專用名章的管理及本通知執(zhí)行情況抽查抽查應及時向董事長報告，且至少每半年提交一次書面抽查報告，完善制度并組織培訓、教育監(jiān)事會主席監(jiān)督、抽查應定期或不定期地對本通知執(zhí)行情況進行監(jiān)督、抽查監(jiān)督、抽查及時向董事長報告，且至少每半年提交一次書面監(jiān)督抽查報告，并提出有關建議內(nèi)部審計檢查、監(jiān)督應定期或不定期地對本通知執(zhí)行情況進行檢查檢查及時向董事長報告，且至少每四個月提交一次書面內(nèi)部審計報告各責任主體應履行(lxng)責任事項，若