嘉禾人壽保險(xiǎn)股份有限公司機(jī)要文件管理規(guī)定

1、嘉禾人壽保險(xiǎn)股份有限公司機(jī)要文件管理規(guī)定第一章總則2第二章機(jī)要文件的界定 2第三章機(jī)要文件的閱讀 3第四章 機(jī)要文件的收發(fā)、傳遞和制作 4第五章 機(jī)要文件的管理 5第六章 機(jī)要文件的清退和銷毀 6第七章附則7第一章總則第一條為規(guī)范公司機(jī)要文件的管理，確保機(jī)要文件保密，安全，傳遞及時(shí)、準(zhǔn)確。根據(jù)中華人民共和國保守國家機(jī)密法 ，結(jié)合我公司實(shí)際情況，特制定本辦法。第二章機(jī)要文件的界定第二條凡內(nèi)容涉及國家秘密（劃分范圍見中華人民共和國保守 國家秘密法、行業(yè)秘密和公司秘密，在一定時(shí)期內(nèi)必須嚴(yán)格限讀范 圍的文件均屬機(jī)要文件。第三條公司機(jī)要文件包括：公司股東大會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、總 經(jīng)理室會(huì)議和業(yè)務(wù)聯(lián)席會(huì)等

2、形成的涉及重大決策的文件材料；公司 稽核、人事、財(cái)會(huì)、投資及業(yè)務(wù)部門等形成的、需要在一定時(shí)期內(nèi)、 限一定范圍人員知悉的文件材料；公司的產(chǎn)品開發(fā)、各種業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì) 報(bào)告（表）、計(jì)算機(jī)軟件程序和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)等文件材料；公司中長期發(fā) 展規(guī)劃、年度工作報(bào)告和工作總結(jié)；年度公關(guān)宣傳策略等文件材料； 公司日常往來中需要保密的信函、傳真和公文等文件材料；第四條機(jī)要文件按密級(jí)劃分為絕密、機(jī)密、秘密三極。第五條機(jī)要文件密級(jí)劃分標(biāo)準(zhǔn)如下：（一）涉及公司核心秘密，如果泄露將給公司造成特別嚴(yán)重?fù)p 失的文件為絕密文件。絕密文件上加蓋“絕密”章。（二）涉及公司重要秘密，如果泄露將使公司遭受較大損失的 文件為機(jī)密文件，機(jī)密文件上加

3、蓋“機(jī)密”章。（三）公司近期需在一定范圍內(nèi)保密的文件為秘密文件，秘密文件上加蓋 “秘密”章。第六條機(jī)要文件密極的劃分由公司綜合行政部（或綜合管理部）在各部門劃定密級(jí)的基礎(chǔ)上確定。在劃分密級(jí)時(shí)主要是根據(jù)文件內(nèi)容、發(fā)放范圍，參照文件的歸檔范圍和保管期限綜合確定。第七條上級(jí)機(jī)關(guān)機(jī)要文件密級(jí)的劃分嚴(yán)格按照制發(fā)機(jī)關(guān)的規(guī)定執(zhí)行。第八條公司內(nèi)部密級(jí)文件的降密、解密由綜合行政部（或綜合管 理部）負(fù)責(zé)。綜合行政部（或綜合管理部）指定專人定期按公文、檔 案管理規(guī)定對密級(jí)進(jìn)行降密、解密，并將需解密的文件報(bào)總經(jīng)理室審 批。第三章機(jī)要文件的閱讀第九條機(jī)要文件要按照制發(fā)機(jī)關(guān)規(guī)定的范圍閱讀，不得擅自擴(kuò)大。第十條絕密文件應(yīng)嚴(yán)

4、格控制知悉范圍。凡收到和發(fā)出中國保監(jiān)會(huì)和 中國人民銀行等上級(jí)機(jī)關(guān)以及公司各部門、各分公司的絕密文件，要 首先呈送總經(jīng)理室領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，然后根據(jù)其批示意見辦理。絕密文件一 般不外借，確因工作需要閱讀文件的有關(guān)人員，要經(jīng)總經(jīng)理室領(lǐng)導(dǎo)批 準(zhǔn)。絕密文件不得摘抄、復(fù)印。第十一條機(jī)要文件應(yīng)在閱文室閱辦。如因工作需要在綜合行政部（或綜合管理部）以外的地方閱辦的機(jī)要文件，須經(jīng)綜合行政部（或綜合管理部）負(fù)責(zé)人按保密規(guī)定批準(zhǔn)第四章機(jī)要文件的收發(fā)、傳遞和制作第十二條中國保監(jiān)會(huì)和中國人民銀行的急件，機(jī)要秘書應(yīng)隨時(shí)領(lǐng) 取。第十三條上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)給公司的信函，一律送給綜合行政部（或綜 合管理部）指定的機(jī)要秘書，由其開封、登記和分

5、發(fā)，其他人員未 經(jīng)委托，不得代辦。第十四條公司機(jī)要文件的傳真應(yīng)由機(jī)要秘書在專用的傳真機(jī)上 收發(fā)。第十五條機(jī)要文件的收發(fā)、傳遞應(yīng)履行登記、簽字手續(xù)，并逐件 清點(diǎn)清楚。傳遞時(shí)要登記編號(hào)，并加蓋密級(jí)圖章。第十六條發(fā)往上級(jí)主管機(jī)關(guān)的機(jī)要文件，應(yīng)提前一天將文件準(zhǔn)備 好，送綜合行政部（或綜合管理部）機(jī)要秘書登記、編號(hào)、封口， 由其送達(dá)有關(guān)單位，并嚴(yán)格履行簽收手續(xù)。第十七條公司機(jī)要文件的制作由綜合行政部（或綜合管理部）負(fù) 責(zé)。（一）由發(fā)文部門按發(fā)文稿紙的要求逐項(xiàng)認(rèn)真填寫， 標(biāo)明密級(jí)和緩急以及保密期限，送總經(jīng)理室有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批簽發(fā)（二）將領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后的文稿和電子文檔一同交綜合行政部 （或綜合管理部）核稿、制作并發(fā)

6、送。原稿及批件留綜合行政部（或綜合管 理部）存檔。第十八條綜合行政部（或綜合管理部）制作機(jī)要文件應(yīng)有嚴(yán)格的 保密意識(shí)。電腦內(nèi)應(yīng)加密加權(quán)，并用光盤備份。第十九條機(jī)要文件的印制份數(shù)要嚴(yán)格按照領(lǐng)導(dǎo)的批示執(zhí)行，機(jī)要秘書在發(fā)送時(shí)要嚴(yán)格履行簽收登記手續(xù)。第五章機(jī)要文件的管理第二十條公司所有機(jī)要文件由綜合行政部（或綜合管理部）統(tǒng)一 管理。機(jī)要文件要求建立嚴(yán)格的登記制度，并保存在保險(xiǎn)柜內(nèi)，傳 閱時(shí)要掌握閱讀范圍，以防丟失和查無下落。第二十一條機(jī)要秘書收到機(jī)要文件后，應(yīng)及時(shí)登記、分發(fā)。第二十二條機(jī)要文件應(yīng)在辦公職場閱文室內(nèi)閱辦，并嚴(yán)格辦理閱 讀登記手續(xù)；離開辦公室時(shí)，必須將文件鎖好，不得隨意亂放。第二十三條總經(jīng)

7、理室領(lǐng)導(dǎo)批示有關(guān)人員可以閱辦的機(jī)要文件，由 總經(jīng)理室秘書通知有關(guān)人員辦理，并履行登記、簽字手續(xù)，以便掌 握文件的去向。閱辦人員應(yīng)抓緊時(shí)間閱讀，并及時(shí)退還，不允許長期放在個(gè)人手中。如辦文需要借閱時(shí)，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，限時(shí)退還第二十四條不得攜帶機(jī)要文件離開辦公職場，如因工作需要攜帶 機(jī)要文件外出時(shí)，要事先采取安全措施。絕密文件一律不得攜帶外 出。第二十五條復(fù)印機(jī)要文件，應(yīng)建立審批、登記、編號(hào)制度，嚴(yán)格 控制復(fù)印份數(shù)，并視同原件一樣管理。復(fù)印機(jī)要文件要經(jīng)過總經(jīng)理 室有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。第二十六條絕密文件一律不得復(fù)制、復(fù)印。第二十七條總經(jīng)理室秘書和機(jī)要秘書，如因故較長時(shí)間不能上班 時(shí)，綜合行政部（或綜合管理部）負(fù)責(zé)人應(yīng)臨時(shí)指定他人代管文件。 原經(jīng)管人員應(yīng)負(fù)責(zé)將有關(guān)規(guī)定向代管人交代清楚，待返回公司時(shí)必 須認(rèn)真交接。第六章機(jī)要文件的清退和銷毀第二十八條總經(jīng)理室秘書和機(jī)要秘書對機(jī)要文件要做到：每月清 查一次，每季清理一次，發(fā)現(xiàn)有不明去向的文件要及時(shí)查找；對借 出或傳閱的機(jī)要文件要及時(shí)收回，不能積壓在個(gè)人手中，以免影響 他人閱讀或丟失。第二十九條公司的機(jī)要文件及訂閱、贈(zèng)送的各種內(nèi)部刊物、資料, 需留存的，一律由機(jī)要秘書統(tǒng)一管理，并做立卷歸檔處理；不需留 存的，經(jīng)綜合行政部（或綜合管理部）負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在登記本上 注銷，統(tǒng)一由綜合行