高效會議管理培訓課件(PPT 53頁)

1、禪宗心印禪宗心印這是一個相傳了幾個世紀的關(guān)于生活的禪宗這是一個相傳了幾個世紀的關(guān)于生活的禪宗故事故事 難因難因是日本一位有名的禪師，有一天，有一是日本一位有名的禪師，有一天，有一位游方弟子來向他請教禪的真諦。位游方弟子來向他請教禪的真諦。難因難因與他與他聊了一會兒后請他喝茶。他向那弟子的茶杯聊了一會兒后請他喝茶。他向那弟子的茶杯里不斷地倒水，水杯滿了，他還是在倒，水里不斷地倒水，水杯滿了，他還是在倒，水都溢了出來。弟子感到非常驚訝，問都溢了出來。弟子感到非常驚訝，問難因難因：“師傅，水已經(jīng)滿了，倒不進去了。師傅，水已經(jīng)滿了，倒不進去了?！?難因難因說：說：“你就像這個杯子，早已裝滿了你你就像這

2、個杯子，早已裝滿了你自己的意見，判斷，思索，如果你不把你的自己的意見，判斷，思索，如果你不把你的杯子倒空，我又如何能告訴你禪的道理呢？杯子倒空，我又如何能告訴你禪的道理呢？”講師介紹 講師簡介講師簡介- -劉寧劉寧 LynnLynn 畢業(yè)于美國畢業(yè)于美國Lesley Lesley University University 管理學碩士管理學碩士 美國麻省理工大學進美國麻省理工大學進修金融、管理類課程修金融、管理類課程 培訓對象：南京大學培訓對象：南京大學研修班、中研修班、中興通訊、南京醫(yī)藥、興通訊、南京醫(yī)藥、舜天國際、江蘇寶華舜天國際、江蘇寶華房地產(chǎn)公司、江蘇蒙房地產(chǎn)公司、江蘇蒙羽集團、江蘇錦

3、泰期羽集團、江蘇錦泰期貨、航天晨光等等貨、航天晨光等等珍惜今天的機緣珍惜今天的機緣 關(guān)閉或靜音您的手機關(guān)閉或靜音您的手機 減少離座外出的次數(shù)減少離座外出的次數(shù) 坐定、積極坐定、積極 空杯空杯& &喜悅喜悅 與我共享兩個小時與我共享兩個小時的美好時光的美好時光 據(jù)調(diào)查，經(jīng)理級和專業(yè)人員每周約花1/4的時間在開會上。美國權(quán)威機構(gòu)的統(tǒng)計表明，每年企業(yè)因不當?shù)臅h管理導致的損失高達60億美元。 另一項調(diào)查表明，企業(yè)80%的員工提升來源于其在會議上的表現(xiàn)引起上司的注意和賞識。 如何開會，如何使會議有效益和如何開會，如何使會議有效益和有效率，對于企業(yè)和企業(yè)人來說，都具有效率，對于企業(yè)和企業(yè)人來說，都具有重

4、要的意義。有重要的意義。 迅速的迅速的逐步的逐步的改進:改進流程新的管理軟件重組： 合并、分立 戰(zhàn)略聯(lián)盟重新定位:綜合成本管理綜合質(zhì)量管理變革:價值鏈重新設(shè)計企業(yè)文化重新定位速度速度戰(zhàn)術(shù)上的戰(zhàn)術(shù)上的戰(zhàn)略上的戰(zhàn)略上的程度程度麥肯錫麥肯錫3030秒電梯理論秒電梯理論 麥肯錫公司曾經(jīng)為一家重要的大客戶做咨詢。麥肯錫公司曾經(jīng)為一家重要的大客戶做咨詢。咨詢結(jié)束的時候，麥肯錫的項目負責人在電梯間里咨詢結(jié)束的時候，麥肯錫的項目負責人在電梯間里遇見了對方的董事長，該董事長問他能不能說一下遇見了對方的董事長，該董事長問他能不能說一下現(xiàn)在的結(jié)果?，F(xiàn)在的結(jié)果。由于該項目負責人沒有準備，而且即由于該項目負責人沒有準備

5、，而且即使有準備也無法在電梯從使有準備也無法在電梯從3030層到層到l l層運行的層運行的3030秒秒鐘內(nèi)把結(jié)果說清楚。最終，麥肯錫失去了這一重要鐘內(nèi)把結(jié)果說清楚。最終，麥肯錫失去了這一重要客戶?？蛻?。從此，麥肯錫要求公司員工凡事要在最短的從此，麥肯錫要求公司員工凡事要在最短的時間內(nèi)把結(jié)果表達清楚，凡事要直奔主題、直奔結(jié)時間內(nèi)把結(jié)果表達清楚，凡事要直奔主題、直奔結(jié)果。果。麥肯錫認為，一般情況下人們最多記得住一二麥肯錫認為，一般情況下人們最多記得住一二三，記不住四五六，所以凡事要歸納在三，記不住四五六，所以凡事要歸納在3 3條以內(nèi)。條以內(nèi)。這就是如今在商界流傳甚廣的這就是如今在商界流傳甚廣的“3

6、030秒電梯理論秒電梯理論”或或稱稱“電梯演講電梯演講”。 會議需要管理嗎？會議管理還需要技巧嗎？ 整個世界在某種程度上說是一個時時處處充滿會議的世界。會議的正面作用是解決問題，反面作用則是帶來難題，因此，會議既需要管理，更不能缺少技巧！1、企業(yè)會議常見的問題： 參而不議，議而不決， 決而不行，行而無果 2、原因如下： 認識不到，重視不夠 準備不足，組織不好 技巧不佳，落實不力企業(yè)會議溝通的現(xiàn)狀企業(yè)會議溝通的現(xiàn)狀1、為什么開會時員工不說話？、為什么開會時員工不說話？2、為什么會議讓員工困乏了？、為什么會議讓員工困乏了？3、為什么會議總是重申無效？、為什么會議總是重申無效？職場會議四類職場會議四

7、類 1、解決問題 2、作出決策 3、推進工作 4、達成共識 5、建立信任 6、鼓舞士氣點明困難所在點明困難所在發(fā)現(xiàn)問題與找尋解決辦法發(fā)現(xiàn)問題與找尋解決辦法決定問題的輕重緩急決定問題的輕重緩急引導眾人集思廣益發(fā)覺新引導眾人集思廣益發(fā)覺新點子點子排除團體間的異議排除團體間的異議厘清解決步驟與劃分責任厘清解決步驟與劃分責任歸屬歸屬點明困難所在發(fā)現(xiàn)問題并尋找解決方法衡量問題的輕重緩急想出新點子評議新點子確定行動綱領(lǐng)按人數(shù)分類按人數(shù)分類按開會方式分類按開會方式分類 按開會目的分類按開會目的分類1.團隊會議2.一對一會議1.面對面會議2.電話會議3.視頻會議1.宣布人事安排、講解政策的會議2.當眾表揚或批

8、評別人的會議3.臨時處理突發(fā)事件的會議4.固定的團隊會議（例會）5.集思廣益的會議1、會議的時間成本2、直接的會議成本3、效率損失成本 1、優(yōu)質(zhì)高效會議的三大原則 會議人數(shù)的8-18-180原則 會議主題的單一明確原則 會議時間的緊縮控制原則 2、哪些人應該參加會議 3、什么時間舉行會議比較合適 4、在哪里舉辦會議最好 5 、主持人的技能和素質(zhì) 6、會議桌的安排 7、會議用具和設(shè)備 8、編制會議議程表1、會議效率不高的原因及預防性管理2、高效會議的八大特征3、會議規(guī)范1、只在必要時召集2、會前充分籌劃3、擬訂和分發(fā)會議程表4、遵守時間5、一切按部就班6、請最有經(jīng)驗的和有才能的人出席7、作出評論

9、和歸納8、記錄所有決定、建議和負責人1 1、主持人的技巧、主持人的技巧2 2、會議的地點、會議的地點3 3、會議的準備工作、會議的準備工作效率不高的原因效率不高的原因預防性管理措施預防性管理措施時間會議一般應安排在周二至周四上午或者下午兩點半以后，避免安排在周一或周五。地點地點盡量設(shè)置在一個封閉的會議室內(nèi)，而且最好圍著圓桌進行。開會對象的選擇事先通知必須出席會議的人，將出席會議的人分為必須參加者、可以旁觀著和可選擇參加者幾類。主持人的技能選擇具有親和力、影響力的人擔當主持人一職。參會者的技能參會者一定要具有傾聽能力。會議的準備工作一定要提前做好具體的準備工作。開會的原因、目的和結(jié)果在會議舉行之

10、前將開會的原因、目的和結(jié)果通知所有的參會者。1計劃計劃2準備準備3主持主持4記錄記錄1、時間安排方面的規(guī)范2、固定的會議流程規(guī)范3、會議本身要遵守的規(guī)則開始歡迎會議目的議程具體時間安排規(guī)章制度3議程1分享話題和目標交換信息產(chǎn)生生意/做決定/確認行動總結(jié)2結(jié)束會議總結(jié)安排下次會議跟蹤備忘錄跟蹤計劃是否要開會準備工作的作用1H5W準備工作核對單主持人的準備工作WhyWhatWhenWhoWhereHow 會議準備工作核對單會議準備工作核對單1.了解會議的目的3.確定會議的形式5.決定會議的時間7.決定會議的地點9.確定出席人數(shù)11.是否準備會議名簽13.是否安排與會者住宿15.確定視聽教材17.準

11、備會場周邊位置圖19.確定自己人的相關(guān)資料2.是否一定要開會4.安排會議的議程6.確定會議的主持人8.研究會場如何布置10.安排出席者座位12.是否安排交通工具14.是否發(fā)出了會議通知16.確定輔助教材18.是否要求與會者準備資料20.是否安排會后娛樂項目并做好事先通知 1、管理者在會議中的幾種角色 領(lǐng)導者 主持人 記錄者 發(fā)言者 專家 監(jiān)督者 唱反調(diào)的人 一致意見的促成者 拉拉隊隊長 有幽默感的人 回飛鏢的人 在會議一開始就樹立起你的威信 清晰地陳述會議目的 闡明會議所要討論的問題 嚴格按會議議程表推進會議順利進行3、把控好會議的三個階段、把控好會議的三個階段 開始階段開始階段 - 熱身熱身

12、 進行階段進行階段 - 熱炒熱炒 收尾階段收尾階段 - 熱心熱心v營造和諧氣氛v按照議程進行v正確討論總結(jié)內(nèi)容v引導發(fā)言者解釋使人困惑的發(fā)言v幫助參會者理清不假思索的想法v尊重別人，避免會中意見一邊倒的情況v減少與議題無關(guān)的爭辯和討論v保證中立態(tài)度 設(shè)定溝通目標 制訂行動計劃 預備可能的爭執(zhí) 進行SWOT分析Strength優(yōu)勢Weakness劣勢Opportunity機會Threat威脅 自身環(huán)境如何正確應對會議中發(fā)生的意外如何正確應對會議中發(fā)生的意外 有人遲到早退怎么辦有人遲到早退怎么辦 出席會議的領(lǐng)導有遲到習慣怎么辦出席會議的領(lǐng)導有遲到習慣怎么辦 有人開小會怎么辦有人開小會怎么辦 如果某

13、個與會者霸占了所有的討論時間怎么辦如果某個與會者霸占了所有的討論時間怎么辦 如果與會者反復重申已經(jīng)討論過的觀點怎么辦如果與會者反復重申已經(jīng)討論過的觀點怎么辦 如果有人干擾會議的進行怎么辦如果有人干擾會議的進行怎么辦 如果某個議題使會議陷入僵局或讓大家覺得很困惑怎如果某個議題使會議陷入僵局或讓大家覺得很困惑怎么辦么辦 如果團隊陷入了沉默怎么辦如果團隊陷入了沉默怎么辦 如果如果“屋子里有只河馬屋子里有只河馬”怎么辦怎么辦 如果與會者由于情緒太過激動而發(fā)生爭執(zhí)怎么辦如果與會者由于情緒太過激動而發(fā)生爭執(zhí)怎么辦決斷：滿足自己的要求決斷：滿足自己的要求回避回避遷就（適應）遷就（適應）不合作不合作合作合作妥

14、協(xié)妥協(xié)競爭（暴力）競爭（暴力）協(xié)作協(xié)作決斷決斷不決斷不決斷 以決策為目的的會議 以解決問題為目的的會議 以推進工作為目的的會議 其他目的的會議 明確目的 圍繞目的組織和管理會議 達成會議目標 哪些會議可以取消或者從簡v會議中的溝通v會議中的反饋技巧別人行動的 20%別人聽懂的40%別人聽到的60%你嘴上說的 80%你心里想的 100%溝通漏斗自己對方設(shè)身處地 環(huán) 境話題話題5%20%工作層面工作層面80%95%關(guān)系層面關(guān)系層面有明確的溝通目標有明確的時間約束重視每一個細節(jié)積極傾聽努力達成目標 缺乏自信，主要因為知識和信息掌握不夠 重點強調(diào)不足或條理不清 不能積極聆聽，有偏見，先入為主，判斷錯誤

15、 按自己的思路思考，忽略他人的需求 失去耐心，造成爭執(zhí) 準備不充分，沒有慎重思考就發(fā)表意見 時間不充分 情緒不好 語言不通 大腦過濾 記憶力差反饋的兩種類型正面指導反饋建設(shè)性反饋v會議記錄者的功能v誰能勝任會議記錄者v對會議記錄的10大建議v僅次于主持人v記錄及維持議程所設(shè)計的順序v協(xié)助主持人總結(jié)與歸納v反應快v寫字快v知識面廣v記憶力特別強v組織能力強v傾聽能力強v總結(jié)能力強社會性懈怠 團體思維 團體極化1、確保會后跟進工作成功才是會議成功的關(guān)鍵、確保會后跟進工作成功才是會議成功的關(guān)鍵2、形成溝通和行動計劃、形成溝通和行動計劃3、發(fā)送電子郵件或備忘錄、發(fā)送電子郵件或備忘錄4、找那些有問題或者有異議的人溝通、找那些有問題或者有異議的人溝通5、確保向所有與會者提供完成他們各自會后任務(wù)所需、確保向所有與會者提供完成他們各自會后任務(wù)所需的資源的資源6、按計劃行動，并保持責任感、緊迫感和使命感、按計劃行動，并保持責任感、緊迫感和使命感7、對會議進行評價，總結(jié)提高、對會議進行評價，總結(jié)提高8、對下次會議作出計劃、對下次會議作出計劃請大家填寫會議評估表針對意見做出改進措施詢問和聯(lián)絡(luò)缺席的同事制定跟進計劃，負責跟進如有需要找高層協(xié)助如計劃進行順利，取消下次會議會議之后檢討得失v只有必要時才開會 v