秘書助理人員培育規(guī)劃-給AM

1、人力處 學習發(fā)展組2010.06工業(yè)技術研究院內(nèi)內(nèi) 容容 大大 綱綱n 訓練規(guī)劃訓練規(guī)劃n 秘書秘書/助理工作職責助理工作職責n 培育構面與八大實體課程培育構面與八大實體課程n 自我發(fā)展聯(lián)誼促進自我發(fā)展聯(lián)誼促進n 附錄附錄-秘書具備的條件秘書具備的條件 (普遍性、個人化、價值觀普遍性、個人化、價值觀)工業(yè)技術研究院目的與原則目的與原則l課程目的：課程目的： 協(xié)助組織培育具專業(yè)任事及服務品質(zhì)的秘書協(xié)助組織培育具專業(yè)任事及服務品質(zhì)的秘書/助理人員，以協(xié)助各級主助理人員，以協(xié)助各級主管預應日益複雜的工作挑戰(zhàn)，並達致工作績效。管預應日益複雜的工作挑戰(zhàn)，並達致工作績效。l 課程對象：課程對象：本院秘書本

2、院秘書/助理同仁助理同仁(含外包人員含外包人員)l受訓原則受訓原則-初任秘書助理者，建議八門課全修初任秘書助理者，建議八門課全修 -由主管推薦秘書由主管推薦秘書/助理選課或由同仁自行選擇參加助理選課或由同仁自行選擇參加 -同區(qū)域服務之學員，宜相互協(xié)調(diào)受訓時間及課程，以不影響公務為原則同區(qū)域服務之學員，宜相互協(xié)調(diào)受訓時間及課程，以不影響公務為原則-本系列課程預計於明年初再開辦一梯次本系列課程預計於明年初再開辦一梯次l訓練紀錄訓練紀錄 -將建議講師同步錄製成數(shù)位課程，以促進持續(xù)學習將建議講師同步錄製成數(shù)位課程，以促進持續(xù)學習 -本訓練紀錄將維護於個人學習護照本訓練紀錄將維護於個人學習護照 -學員全

3、程完成八門系列課程，得頒發(fā)完訓證書學員全程完成八門系列課程，得頒發(fā)完訓證書工業(yè)技術研究院l職場禮儀職場禮儀-職場及服務禮儀 -電話接聽應對技巧l文書檔案管理文書檔案管理-書面溝通及書信能力 -簡報製作與文件整理l行程安排行程安排-每日行程安排與調(diào)整 -擔任對內(nèi)及對外聯(lián)繫窗口l會議管理會議管理-會議籌備及紀錄管理 -e化及網(wǎng)路溝通工具管理l活動規(guī)劃與執(zhí)行活動規(guī)劃與執(zhí)行-活動籌備與分配資源能力 -溝通協(xié)調(diào)能力l知識收集與行政協(xié)助知識收集與行政協(xié)助-收集資訊及提供重要進度 -行政庶務及總務管理 國際秘書聯(lián)合會對秘書的定義：國際秘書聯(lián)合會對秘書的定義： “秘書”是主管的特殊助手，他們掌握辦公室工作的技

4、巧，能在主管沒有過問的情況下 表現(xiàn)自己 的責任感，以實際行動顯示主動性和判斷力，並在所有給予的權利範圍內(nèi)做 出決定。工業(yè)技術研究院工作崗位訓練工作崗位訓練：由主管或資深同仁擔任Coach，工作教導與協(xié)助學習(On-the-Job Training)實體課程實體課程(詳下頁詳下頁)l秘書與行政人員角色定位與生涯規(guī)劃l專業(yè)形象塑造與辦公室禮儀 l文書檔案管理與時間管理l簡報的製作與組織架構l主管行程管理及會議安排l公關與溝通技巧l活動的規(guī)劃與執(zhí)行實務l個人知識管理與資訊蒐集英文課程英文課程l書信寫作l商務會話數(shù)位課程數(shù)位課程l秘書與助理系列課程 (單元一單元六)lTelephoning-Recei

5、ving & Responding MessageslTelephoning-Taking and Leaving Messagesl中堅幹部如何承上啟下 圓滿達成任務 l有效的會議管理l化解衝突 創(chuàng)造雙贏！lWord, Excel, Power Point進階應用自我發(fā)展自我發(fā)展l參與秘書/助理聯(lián)誼活動l經(jīng)驗分享主題l擔任Mentor角色 本院培育構面本院培育構面工業(yè)技術研究院 實體課程規(guī)劃實體課程規(guī)劃-1課程名稱課程名稱課程大綱課程大綱規(guī)劃講師規(guī)劃講師1.秘書與行政人員角色定位與生涯規(guī)劃l角色定位與工作態(tài)度l向上管理與默契培養(yǎng)l職場禮儀與個人形象塑造l創(chuàng)造附加價值與生涯發(fā)展l劉素真

6、現(xiàn)任:臺灣積體電路製造(股)公司資深秘書2.專業(yè)形象塑造與辦公室禮儀 l穿著與儀態(tài)l電話禮儀l訪客接待禮儀l送禮藝術l塑造個人專業(yè)形象l周純?nèi)绗F(xiàn)任:捷易通科技(股)公司 行政總監(jiān))3.文書檔案管理與時間管理 l檔案管理工具與技巧l桌面與文件管理l電子郵件管理l設定目標與工作計畫l有效進行工作l檢視時間運用之效益 l王承瑄 現(xiàn)為個人講師曾任 聯(lián)華電子公司 行政長特別助理4.簡報的製作與組織架構l簡報的準備工作l簡報的內(nèi)容與邏輯組織架構l成功簡報的關鍵技巧l游美未 現(xiàn)為個人工作坊負責人曾任 聯(lián)合利華公司總經(jīng)理秘書工業(yè)技術研究院 實體課程規(guī)劃實體課程規(guī)劃-2課程名稱課程名稱課程大綱課程大綱規(guī)劃講師規(guī)

7、劃講師5.主管行程管理及會議安排l如何安排行程l行事曆等工具使用訣竅l會議籌備及紀錄撰寫l會議管理及評估l林紫嵐現(xiàn)任:臺灣德國萊因技術監(jiān)護顧問股份有限公司 行政經(jīng)理6.公關與溝通技巧l基本公關素養(yǎng)內(nèi)涵l內(nèi)部、外部公關與媒體公關l協(xié)助老闆、企業(yè)打造形象l說話與傾聽技巧l辦公室溝通與人際關係處理l吳美玲 現(xiàn)任:國際顧問公司總經(jīng)理7.活動的規(guī)劃與執(zhí)行實務 l活動的籌備分工與執(zhí)行l(wèi)如何撰寫活動企畫書l大型活動接待計畫l如何記錄活動經(jīng)驗 l解麗文現(xiàn)任:工研院 業(yè)務經(jīng)理8.個人知識管理與資訊蒐集l個人知識管理l外顯知識的知識管理l內(nèi)隱知識的建立l葉惠娟現(xiàn)任: 工研院 總監(jiān)工業(yè)技術研究院l活動名稱：添翼互聯(lián)

8、網(wǎng)l參與成員：全院秘書/助理/人力處同仁l活動時間：每次1.5小時，預計一年三次l活動目的：藉由聯(lián)誼聚會，使學習與分享蔚為風氣l活動流程規(guī)劃，如一、邀請院內(nèi)資深秘書分享工作訣竅二、介紹院內(nèi)新規(guī)章及新制度 三、穿插女性軟性議題 四、其他註註: :建議各單位可選派一位資深且具服務熱忱的助理同仁建議各單位可選派一位資深且具服務熱忱的助理同仁 擔任擔任MentorMentor，得隨時指導新人及協(xié)助相關學習方案的，得隨時指導新人及協(xié)助相關學習方案的 進行進行工業(yè)技術研究院n秘書具備條件普遍性Universaln秘書具備條件個人的Individualn秘書具備條件價值觀Values摘自張萬坤博士之秘書行政

9、與幕僚管理工業(yè)技術研究院n客戶導向Customer Service Orientationn人際關係Human Relationship Buildingn分析思考Analytical thinkingn說服影響Impact and Influencen積極主動Initiative工業(yè)技術研究院n動機Motiven人格特質(zhì)Personality Special Characteristicn技能Skilln工作價值Work valuen社會角色Social rolen自我形象Self-image工業(yè)技術研究院n個人心態(tài)Individual Point of viewn自我肯定Self definitelyn自己才能瞭解多少？ Understands own abilityn熱情Passionn具有工作能力Talent and competency工業(yè)技術研究院人有了知識，就會具備各種分析能力，明辨