常用公文寫(xiě)作技巧-行政辦公室

1、常用公文寫(xiě)作技巧常用公文寫(xiě)作技巧行政辦公室行政辦公室 目目 錄錄一、公文撰寫(xiě)的基本步驟二、常用的幾種公文請(qǐng)示會(huì)議紀(jì)要通報(bào)通知函公公 文文 什么是公文？ 國(guó)家機(jī)關(guān)、社團(tuán)組織、企事業(yè)單位在公務(wù)活動(dòng)中按照規(guī)范的格式制定的具有傳遞信息和記錄作用的公務(wù)文書(shū)。 公文的種類(lèi)主要包括：命令、議案、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見(jiàn)、函、會(huì)議紀(jì)要。l明確發(fā)文主旨；l收集有關(guān)資料；l擬出題綱，安排結(jié)構(gòu)；l落筆起草，擬寫(xiě)正文；l反復(fù)檢查，認(rèn)真修改。公文寫(xiě)作的基本步驟步驟一、步驟一、 明確發(fā)文主旨明確發(fā)文主旨1、文件的中心內(nèi)容是什么？、文件的中心內(nèi)容是什么？比如相關(guān)工作的改善、主要提出目前情況怎樣、

2、存在哪些問(wèn)題等。2、根據(jù)文件內(nèi)容，準(zhǔn)備采用什么文種？、根據(jù)文件內(nèi)容，準(zhǔn)備采用什么文種？比如，針對(duì)下級(jí)來(lái)文所反映的問(wèn)題，是寫(xiě)一個(gè)指示或復(fù)函，還是一個(gè)帶規(guī)定性質(zhì)的通知等。 公文寫(xiě)作的基本步驟3、明確文件發(fā)送范圍和閱讀對(duì)象。、明確文件發(fā)送范圍和閱讀對(duì)象。4、明確發(fā)文的具體要求。、明確發(fā)文的具體要求。例如：是要求對(duì)方了解，還是要求對(duì)方答復(fù)等。公文寫(xiě)作的基本步驟步驟二步驟二、收集有關(guān)資料，進(jìn)行調(diào)查研究收集有關(guān)資料，進(jìn)行調(diào)查研究 發(fā)文的目的和主題明確之后，就可以圍繞這個(gè)主題收集材料。當(dāng)然，這也要根據(jù)具體的情況。例如，通知、公告，一般來(lái)說(shuō)不需要專(zhuān)門(mén)做收集材料和調(diào)查研究工作。步驟三、擬出提綱，安排結(jié)構(gòu)步驟三、

3、擬出提綱，安排結(jié)構(gòu)提綱是文件的內(nèi)容要點(diǎn)，把它的主要框架勾畫(huà)出來(lái)，對(duì)全篇做到通盤(pán)安排、胸有成竹，使寫(xiě)作進(jìn)展順利，盡量避免半途返工。 公文寫(xiě)作的基本步驟步驟四、落筆起草、擬寫(xiě)正文步驟四、落筆起草、擬寫(xiě)正文 結(jié)構(gòu)安排好后，擬寫(xiě)正文。寫(xiě)作中注意兩點(diǎn)：1、 要觀點(diǎn)鮮明，用材得當(dāng)。用語(yǔ)不能含糊不清，模棱兩可。有些文件，只講觀點(diǎn)沒(méi)有實(shí)際材料，就會(huì)使人感到抽象空洞、缺乏依據(jù)。而只羅列材料沒(méi)有鮮明的觀點(diǎn)，則會(huì)使人弄不清要說(shuō)明什么問(wèn)題，不了解發(fā)文的意圖 ，特別是情況匯報(bào)、工作匯報(bào)介紹。2、 要語(yǔ)句簡(jiǎn)練，交代清楚。公文寫(xiě)作的基本步驟 步驟五、反復(fù)檢查，認(rèn)真修改步驟五、反復(fù)檢查，認(rèn)真修改自古以來(lái)，好文章都是要經(jīng)過(guò)反復(fù)

4、修改的，寫(xiě)文件也一樣，尤其是重要文件，往往要經(jīng)過(guò)幾次修改才能通過(guò)。公文的檢查修改主要從五個(gè)方面入手：主題、觀點(diǎn)、材料、結(jié)構(gòu)、語(yǔ)言?？傊l(fā)文必須明確采取什么方式，主要闡述哪些問(wèn)題，具體要達(dá)到什么目的，只有對(duì)這些問(wèn)題做到心中有數(shù)，才能夠落筆起草。公文寫(xiě)作的基本步驟案例分析 大家在以上案例中發(fā)現(xiàn)哪些不妥地方？大家在以上案例中發(fā)現(xiàn)哪些不妥地方？案例解析在這份通知中，分別使用了方言和口語(yǔ)：“咱們局”、“就要到了”、“03年”、“快點(diǎn)” ，這樣的語(yǔ)言顯得很隨便，不符合公文規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn)?shù)奶攸c(diǎn)，而且不夠周密，如：“03年”，是“1903年”還是“2003年”，或者是其他都無(wú)法確定。按照公文的規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn)?shù)囊?，可?/p>

5、改為： 以上我們學(xué)習(xí)了公文寫(xiě)作過(guò)程中要注意的基本步驟。下面我們深入了解日常工作中常用的幾種公文！請(qǐng) 示請(qǐng)示請(qǐng)示向上級(jí)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)時(shí)用的公文。 請(qǐng)示由標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、發(fā)文單位和日期五部分組成。請(qǐng)示由標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、發(fā)文單位和日期五部分組成。一、一、 標(biāo)題標(biāo)題標(biāo)題一般有兩種書(shū)寫(xiě)方式：、由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種構(gòu)成。如*部關(guān)于*的請(qǐng)示；、由事由和文種構(gòu)成，如關(guān)于*的請(qǐng)示。二、二、 主送機(jī)關(guān)主送機(jī)關(guān)指公文受理機(jī)關(guān)。請(qǐng) 示三、正文三、正文緣由：緣由：請(qǐng)示目的、原因、依據(jù)。主體：主體：要求審批的具體問(wèn)題或事項(xiàng)，要寫(xiě)明確。 結(jié)語(yǔ)：結(jié)語(yǔ)：習(xí)慣用語(yǔ)有“當(dāng)否，請(qǐng)批示”、“妥否、請(qǐng)批復(fù)”、“以上請(qǐng)示

6、，呈 請(qǐng)核準(zhǔn)”等。四、發(fā)文單位和日期四、發(fā)文單位和日期要寫(xiě)明確，以便領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)批復(fù)。請(qǐng) 示請(qǐng) 示 請(qǐng)示中應(yīng)注意的問(wèn)題：請(qǐng)示中應(yīng)注意的問(wèn)題：一、一、 一文一事的原則。一文一事的原則。 切忌在一個(gè)請(qǐng)示件中羅列很多不相關(guān)的請(qǐng)示內(nèi)容，使請(qǐng)示事項(xiàng)無(wú)法分清主次緩急，上級(jí)機(jī)關(guān)無(wú)從審批或因請(qǐng)示中某一事件不能解決，使得整個(gè)請(qǐng)示擱置下來(lái)，影響請(qǐng)示事項(xiàng)的及時(shí)批復(fù)。二、切忌多頭主送。二、切忌多頭主送。 行文一般只報(bào)一個(gè)主送機(jī)關(guān)。如多頭主送，容易造成責(zé)任不明或領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的批復(fù)不一致。三、請(qǐng)示與報(bào)告不能混用三、請(qǐng)示與報(bào)告不能混用。 請(qǐng) 示 XX關(guān)于XX的請(qǐng)示XX辦公室：（頂格書(shū)寫(xiě)） 由于（省略）。妥否，請(qǐng)批示。 X X科室

7、二O O X 年 XX 月 XX 日 標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)格格式式計(jì)劃處關(guān)于購(gòu)買(mǎi)辦公桌椅的請(qǐng)示辦公室： 由于本科室新到兩名大學(xué)生需要購(gòu)買(mǎi)以下辦公用品：1、辦公桌二個(gè)。2、椅子二把。3、鋼筆二只。4、筆記本二本。妥否，請(qǐng)批示。 計(jì)劃處 二O O X 年 XX 月 XX 日 請(qǐng)示（舉例）會(huì)議紀(jì)要會(huì)議紀(jì)要會(huì)議紀(jì)要記載和傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)的公文。 會(huì)議紀(jì)要會(huì)議紀(jì)要由首部、正文、尾部三部分組成。會(huì)議紀(jì)要由首部、正文、尾部三部分組成。一、一、 首部首部常用的標(biāo)題方式有兩種：1、會(huì)議名稱+紀(jì)要2、單位名+會(huì)議名+紀(jì)要會(huì)議紀(jì)要二、二、正文正文 概況：概況：會(huì)議日期、會(huì)議地點(diǎn)、主持人、參會(huì)人員、缺席人員、議題、結(jié)果七要

8、素。 主體：主體：它是會(huì)議紀(jì)要的核心內(nèi)容，主要記載會(huì)議情況和會(huì)議結(jié)果，寫(xiě)作時(shí)要注意緊緊圍繞中心議題，把會(huì)議的基本精神，特別是會(huì)議形成的決定、決議準(zhǔn)確的表達(dá)清楚。對(duì)于會(huì)議上有爭(zhēng)議的問(wèn)題和不同意見(jiàn)，必須如實(shí)予以反映。 結(jié)尾：結(jié)尾：可用簡(jiǎn)短、明確、有力的語(yǔ)句提出要求、希望、號(hào)召。三、三、 尾部尾部正文右下方署明主辦單位和時(shí)間。會(huì)議紀(jì)要*公司 （眉首） (秘密等級(jí))專(zhuān)題會(huì)議紀(jì)要編號(hào)：*綜紀(jì)【2011】第001號(hào)時(shí)間：地點(diǎn)：會(huì)議主題：主持人：參加人員：缺席人員： 會(huì)議主要內(nèi)容：.。 會(huì)議結(jié)束！ 會(huì)議記錄： -（簽章） 審閱簽發(fā)： -（簽章）會(huì)議紀(jì)要模板通 報(bào) 通報(bào)通報(bào) 是國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位用

9、以表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或通報(bào)有關(guān)情況的公文。 通 報(bào)通報(bào)由標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文三部分組成。通報(bào)由標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文三部分組成。1、標(biāo)題、標(biāo)題通常有兩種構(gòu)成形式：、由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種組成，如國(guó)務(wù)院辦公廳關(guān)于對(duì)少數(shù)地方和單位違反國(guó)家規(guī)定集資問(wèn)題的通報(bào)；、由事由和文種構(gòu)成，如關(guān)于給不顧個(gè)人安危勇于救人的王同志記功表彰的通報(bào)。通 報(bào) 2、主送機(jī)關(guān)、主送機(jī)關(guān)除普發(fā)性通報(bào)外，其他通報(bào)應(yīng)該標(biāo)明主送機(jī)關(guān)。 3、正文、正文通常由開(kāi)頭、主體和結(jié)尾等部分組成。、開(kāi)頭：說(shuō)明通報(bào)緣由；、主體：說(shuō)明通報(bào)決定；、結(jié)尾：提出通報(bào)的希望和要求。致：抄送：由：日期：事關(guān)：關(guān)于*的通報(bào) 近期（省略）。 做出以

10、下決定：.。以上處罰自*生效。特此通報(bào)！_（簽字）通報(bào)通 知 通知通知 向特定的受文對(duì)象告知有關(guān)事項(xiàng)的曉諭性公文。通知由標(biāo)題、正文、落款三部分組成。通知由標(biāo)題、正文、落款三部分組成。1、標(biāo)題標(biāo)題通常有三種形式：由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種構(gòu)成；由事由和文種構(gòu)成；由文種“通知”作為標(biāo)題。通 知通 知2、正文、正文由開(kāi)頭、主體和結(jié)尾三部分組成。開(kāi)頭：主要交代通知的緣由、根據(jù)；主體：說(shuō)明通知事項(xiàng)；結(jié)尾：提出執(zhí)行要求。通 知3、落款、落款。寫(xiě)出發(fā)文機(jī)關(guān)名稱和發(fā)文時(shí)間。如果已經(jīng)在標(biāo)題中寫(xiě)了機(jī)關(guān)名稱和時(shí)間，這里就可以省略不寫(xiě)。通 知（文種）因（正文）-。特此-。 綜合管理部（發(fā)文機(jī)關(guān)名稱）2010年9月18

11、日（發(fā)文日期） 知通函 函函 無(wú)隸屬單位商洽工作，問(wèn)答問(wèn)題及向主管部門(mén)請(qǐng)求批準(zhǔn)事項(xiàng)時(shí)使用的公文。函函的用法：1、下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)詢問(wèn)一般事宜，或上級(jí)機(jī)關(guān)答復(fù)或催辦下級(jí)機(jī)關(guān)有關(guān)事宜；2、平行機(jī)關(guān)或不向附屬機(jī)關(guān)之間商洽有關(guān)事宜；3、用函來(lái)通知一般事宜。如通知開(kāi)一般性的會(huì)議、請(qǐng)示下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送某項(xiàng)材料等時(shí)，也常用公函；4、向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示較小事宜也常用函。函函由標(biāo)題、主送單位、正文、發(fā)文單位和日期構(gòu)成。函由標(biāo)題、主送單位、正文、發(fā)文單位和日期構(gòu)成。1、標(biāo)題、標(biāo)題- 發(fā)函用關(guān)于XXXX的函 復(fù)函用關(guān)于XXXX的復(fù)函 正式公函，應(yīng)在標(biāo)題下方標(biāo)注發(fā)文字號(hào)。2、主送單位、主送單位：發(fā)函可多頭主送，復(fù)函的主送為來(lái)函單位。函3、正文：、正文： 開(kāi)頭開(kāi)頭發(fā)函說(shuō)明緣由、目的，商洽工作原由、情況交代清楚； 復(fù)函引述來(lái)函日期、發(fā)文號(hào)做起首語(yǔ)，表明收到函。 主體主體發(fā)函寫(xiě)清商洽、詢問(wèn)、請(qǐng)求的事項(xiàng)，明確具體； 復(fù)函要針對(duì)來(lái)函事項(xiàng)逐一鄭重作答，不能回避不答。 結(jié)尾結(jié)尾發(fā)函用“盼復(fù)”、“請(qǐng)回復(fù)”、“專(zhuān)此函達(dá)”； 復(fù)函用“特此復(fù)函”、“此復(fù)”。4、發(fā)文單位和日期：、發(fā)文單位和日期： 標(biāo)明發(fā)文單位名稱和日期。有的加蓋公章，有的寫(xiě)明抄送單位。函發(fā)發(fā)函函廣州XX局銷(xiāo)售公司請(qǐng)求批準(zhǔn)函XX局銷(xiāo)辦函 XXXX 5號(hào)廣州XX局： 我銷(xiāo)售公司從去年十月成立以來(lái)，國(guó)內(nèi)務(wù)活動(dòng)日益增多，經(jīng)常有許