行政總務管理實務

1、1后勤管理實務后勤管理實務 觀念之革新觀念之革新 (1) 不正確的觀念不正確的觀念: a 管理雜務的部門管理雜務的部門 b. 不重要的部門不重要的部門 c. 只會花錢的部門只會花錢的部門 d. 沒有績效的部門沒有績效的部門 e. 冗員的部門冗員的部門 f. 任何人都會做任何人都會做基礎管理培訓基礎管理培訓2 (2)更新觀念更新觀念 : a. 重要的后勤支持部門重要的后勤支持部門 b. 企業(yè)經(jīng)營管理的直接參與部門企業(yè)經(jīng)營管理的直接參與部門 c. 實施企業(yè)資源高效整合的重要部門實施企業(yè)資源高效整合的重要部門 d. 高效優(yōu)質服務是提高全員士氣的重要因素高效優(yōu)質服務是提高全員士氣的重要因素 e. 后勤

2、服務水平是企業(yè)競爭力的重要標桿后勤服務水平是企業(yè)競爭力的重要標桿 f. 成功的總務人員需具備良好的專業(yè)學能成功的總務人員需具備良好的專業(yè)學能 (3) 服務理念及敬業(yè)精神服務理念及敬業(yè)精神: a. 積極主動積極主動 b. 優(yōu)秀的執(zhí)行力優(yōu)秀的執(zhí)行力 c. 良好的協(xié)調力和統(tǒng)籌力良好的協(xié)調力和統(tǒng)籌力 d. 誠懇踏實誠懇踏實 e. 堅持原則堅持原則 f. 持續(xù)學習持續(xù)學習 后勤管理實務后勤管理實務3 后勤管理的一般范疇后勤管理的一般范疇 一般行政一般行政 文書管理 物資采購與管理 固定資產(chǎn)管理 庶務工作庶務工作 工作環(huán)境 宿舍管理 膳食管理 涉外作業(yè)涉外作業(yè) 警衛(wèi)管理 服務臺接待管理 公關管理 環(huán)境安全

3、環(huán)境安全 消防管理.治安秩序.勞動安全 后勤管理實務后勤管理實務4 (1) 需具備之本質學能需具備之本質學能 a.企業(yè)整體活動及經(jīng)營目標之了解企業(yè)整體活動及經(jīng)營目標之了解 b.企管知識之持續(xù)學習企管知識之持續(xù)學習 c.法規(guī)、法令之熟悉法規(guī)、法令之熟悉 (2) 工作方法工作方法 a. PDCA工作循環(huán)工作循環(huán) b. 目標管理目標管理 c. 成本之觀念成本之觀念 d. 效率效率 e. 合作和協(xié)合作和協(xié)二、本質學能及工作方法二、本質學能及工作方法5 2.功能性制度體系的建立功能性制度體系的建立 分類分類工工 作作 內內 容容規(guī)規(guī) 章章 制制 度度一一般般行行政政事務用品采購及管理事務用品采購及管理采

4、購管理辦法采購管理辦法事務用品領用管理辦法事務用品領用管理辦法文書管理文書管理文書管理辦法文書管理辦法資產(chǎn)管理資產(chǎn)管理固定資產(chǎn)管理辦法固定資產(chǎn)管理辦法庶庶務務廠房維修廠房維修維修保養(yǎng)管理辦法維修保養(yǎng)管理辦法車輛管理車輛管理車輛管理管理辦法車輛管理管理辦法宿舍管理宿舍管理宿舍管理辦法宿舍管理辦法涉涉外外服務臺之接待管理服務臺之接待管理外賓接待管理辦法外賓接待管理辦法警衛(wèi)管理警衛(wèi)管理警衛(wèi)人員管理辦法警衛(wèi)人員管理辦法公關管理公關管理公關管理辦法公關管理辦法安安衛(wèi)衛(wèi)安全衛(wèi)生管理安全衛(wèi)生管理安全衛(wèi)生管理辦法安全衛(wèi)生管理辦法整理整頓整理整頓6 2.信息管理信息管理 (1) 建立檔案管理制度建立檔案管理制度

5、 (2) 定期整理定期整理(過期文件之清過期文件之清除除) (3) 文件制式化文件制式化(A4為主最佳為主最佳) (4) 制定保存期限制定保存期限 (5) 集中管理集中管理 (6) 分類編號管理分類編號管理 (7) 調閱管制調閱管制 (8) 無紙化管理無紙化管理 73.保存期限保存期限原則上可區(qū)分為永久保存、保存十年、保存五年、保存三年、保存一年等五大類，參照如下： 保存期限內 容一永久保存1.公司創(chuàng)設執(zhí)照、政府機關登記文件2.股東會、董事會文件、印鑒3.固定資產(chǎn)權狀證明4.專利、契約、研發(fā)、制造資料5.重要財務文件、相關證明書二十年1.帳簿、稅務資料2.預算、決算報表、投資計劃3.重要簽呈、

6、重要會議記錄三五年1.稅法規(guī)定相關交易憑證、傳票、盤點憑證、進出貨單2.員工所得稅、薪資清冊、勞健保文件3.制造技術資料4.期滿或解除之合約四三年1.退解職勞工名單、勞?？?.解雇員工等關系文件3.較重要報表、記錄3 較重要會議記錄五一年1.一般日、月、季報表 2.公告、一般報告書3.其它一般記錄8 1.事務用品之種類事務用品之種類 (1) 非消耗性物品 a.辦公設備：桌、椅、柜、電話、傳真機、復印機、個人計算機等。 b.研發(fā)行銷用品：研發(fā)或品管部門的實驗器具、計測計及行銷部門搬運用品等。 (2) 消耗性物品 a.消耗用品：制造部門及辦公室之器具、工具、消耗品等。 b.印刷品：空白窗體、公文紙

7、張、傳票、卷宗夾、宣傳品、說明書等。 二、事務用品采購與管理二、事務用品采購與管理9 2.事務用品采購事務用品采購(1) 事務用品采購作業(yè)流程事務用品采購作業(yè)流程 流程流程內內 容容a計計 劃劃就現(xiàn)有設備品庫存，使用情形及各單位需求提出就現(xiàn)有設備品庫存，使用情形及各單位需求提出申請，編列年度預算申請，編列年度預算b請請 購購每月固定時間或視需要由各單位提出申請，先經(jīng)每月固定時間或視需要由各單位提出申請，先經(jīng)由單位主管核準由單位主管核準c詢比議價詢比議價視需要總務部門會同使用單位辦理議價視需要總務部門會同使用單位辦理議價d審審 核核金額大小依核決權限規(guī)定由權責主管核定金額大小依核決權限規(guī)定由權責

8、主管核定e驗驗 收收會同使用單位就數(shù)量、外觀、功能進行驗收會同使用單位就數(shù)量、外觀、功能進行驗收f列列 帳帳屬固定資產(chǎn)類需列冊編號管理屬固定資產(chǎn)類需列冊編號管理一般消耗用品亦應列冊控管一般消耗用品亦應列冊控管g領領 用用使用單位填寫領用單據(jù)領用使用單位填寫領用單據(jù)領用10 (2) 事務用品采購管理重點事務用品采購管理重點內內 容容管管 理理 重重 點點a政政 策策公司采購物品性能、功能基準為何？如國產(chǎn)品、公司采購物品性能、功能基準為何？如國產(chǎn)品、外國產(chǎn)品，有無特別規(guī)定之樣式、顏色考慮外國產(chǎn)品，有無特別規(guī)定之樣式、顏色考慮b會會 辦辦專門性設備儀器應會同相關部門辦理事務用品采專門性設備儀器應會同

9、相關部門辦理事務用品采購程辦理購程辦理c請購流程請購流程各單位是否清楚及遵循各單位是否清楚及遵循d詢比議價詢比議價詢比議價記錄完成留存詢比議價記錄完成留存e核決權限核決權限公司是否已清楚制定各項采購之核決權限公司是否已清楚制定各項采購之核決權限f安全庫存安全庫存消耗品可采復倉制消耗品可采復倉制金額較大設備用品應計劃性采購金額較大設備用品應計劃性采購g盤盤 點點定期盤存制及連續(xù)性盤點可并用進行定期盤存制及連續(xù)性盤點可并用進行h整理整理. .整整頓頓事務用品倉之整理事務用品倉之整理. .整頓整頓消耗性物品與非消耗性物品應分開管理消耗性物品與非消耗性物品應分開管理11 1.固定資產(chǎn)之定義固定資產(chǎn)之定

10、義 稅法規(guī)定2000元以上，使用年限2年以上者列入資本支出。 一般企業(yè)以2000元為基礎較多。 2.固定資產(chǎn)之種類固定資產(chǎn)之種類 有形資產(chǎn)：土地、建物、設備、機器、車輛、工具、器具、雜項購置。 無形資產(chǎn)：專利權、商標權、著作權、營業(yè) 權等 三、固定資產(chǎn)管理三、固定資產(chǎn)管理123.財產(chǎn)管理作業(yè)重點財產(chǎn)管理作業(yè)重點 內 容作 業(yè) 重 點a驗收列帳1. 申請單及驗收單核對2. 申請單位填寫財產(chǎn)卡3. 總務單位填寫財產(chǎn)編號及標示4. 列帳并會交會計單位c保養(yǎng)作業(yè)1. 編列維修保養(yǎng)預算2. 定期、不定期由總務人員及供貨商保養(yǎng)檢查d保險作業(yè)1. 建物、機器設備、車輛均應納入保險2. 除新購物品外，注意續(xù)保

11、之辦理3. 建立風險管理之共識，評估現(xiàn)有有形無形資產(chǎn)e財產(chǎn)盤點1. 定期盤點實施2. 固定資產(chǎn)采一物一卡核對3. 有帳無物，有物無帳追查f計算機管理1. 財產(chǎn)清冊可于企業(yè)內部網(wǎng)絡取得最新資料2. 保管單位、取得日期、折舊情形、殘余價值等配合會計單位計算機列文件管理13參、庶務環(huán)境參、庶務環(huán)境 一、工作環(huán)境1.辦公室管理辦公室管理 辦公室令人困擾問題，依日本能率協(xié)會問卷調查，依序為 文書檔案管理 空調 配線 辦公設備 照明 安全2.廠房環(huán)境管理廠房環(huán)境管理 同辦公室管理方式，除注意空調、照明、安全三項，并注意噪音、振動問題 143.工作環(huán)境管理重點工作環(huán)境管理重點 內 容管 理 重 點a空 調1

12、.冷氣風扇、冷卻水塔之定期清洗2.溫濕度之調節(jié)控制b配 線1.辦公室電話線、計算機線、電線應予以固定并事先規(guī)劃2.現(xiàn)場之電線、水管路線應隱蔽固，不影響動線暢通c辦公設備1.辦公室、現(xiàn)場之區(qū)域明確標示2.辦公室設備、桌、椅、柜、電話、計算機、傳真機等定期維護維修d照 明1.自然光線優(yōu)于人工光線2.間接照明優(yōu)于直接照明考慮e安 全1.工作場所如信道是否有障礙物造成危險之可能2.消防設備之定期申報3.消防設施及逃生動線是否有被堵塞情形f振動.噪音1.人類承受噪音極限為130分貝，超過80分貝即有身體不適情形2.不定期查核工作現(xiàn)場噪音振動情形g公共設施1.盥洗設施定期維護檢查2.廁所及會議室可采各單位

13、輪流打掃，并排定人員每日定時檢查15 1.宿舍管理之觀念宿舍管理之觀念 (1) 確保勞動力充足，減少人員流動率確保勞動力充足，減少人員流動率 (2) 女性員工夜班加班之安全女性員工夜班加班之安全 2. 員工宿舍分類員工宿舍分類 (1) 主管宿舍：依職業(yè)或眷屬之需要提供單主管宿舍：依職業(yè)或眷屬之需要提供單戶、單人房或雙人房。戶、單人房或雙人房。 (2) 員工宿舍：一般員工依需要情形申請分員工宿舍：一般員工依需要情形申請分配配 (3) 外勞宿舍：另行就外籍勞工提供宿舍集外勞宿舍：另行就外籍勞工提供宿舍集中管理中管理 三、宿舍管理三、宿舍管理163. 宿舍管理重點宿舍管理重點 內 容管 理 重 點a

14、申 請1.訂定員工住家距離申請標準2.派外長駐人員或輪班等工作需要b設 備1.訂定宿舍標準配備規(guī)定，提供適當家具、家電、被褥及清潔用品2.水電、瓦斯之定期檢查c安全管理1.門禁實施之必要，公私對象攜帶出入實施管理2.訪客登記之實施，指定會客地點3.消防安全設施之具備及定期檢修4.與當?shù)鼐鞕C關應建立好連系管道， 應變突發(fā)狀況時之處理d外勞宿舍管 理1.定期實施安全檢查，尤其電器用品是否過度使用，有無私接電源或其它危險設施2.定期實施清潔衛(wèi)生檢查e交接移轉1.應將提供之設備用品列冊清單，由新搬入員工簽名確認2.移出或移轉應由總務人員會點移交物品f維 修1.定期巡視設施，若有毀損應追查原因2.由住

15、宿人員提出維修申請17 一、警衛(wèi)管理一、警衛(wèi)管理 1. 警衛(wèi)管理方式警衛(wèi)管理方式 (1) 公司員工擔任：國內企業(yè)早期警衛(wèi)均屬由公司 a. 優(yōu)點：屬公司之一份子，向心力強，便于直接管理，并可做其它職務支持及調遷 b. 缺點：專業(yè)性不足，并常因人情門禁松散或成為員工聊天休息場所 (2) 保全公司：現(xiàn)國內企業(yè)已多采保全公司擔任 a. 優(yōu)點：有較充足專業(yè)訓練，門禁管理嚴格 b. 缺點：成本較高，且為間接透過保全公司管理保全人員 肆、涉外作業(yè)182. 警衛(wèi)管理重點警衛(wèi)管理重點 內內 容容管管 理理 重重 點點a警衛(wèi)人員警衛(wèi)人員管管 理理1.1.職務之明訂，權責清楚職務之明訂，權責清楚2.2.制式服裝，儀

16、容整潔，接待有禮制式服裝，儀容整潔，接待有禮3.3.禁止打瞌睡、喝酒、擅離職守或進行與本身職禁止打瞌睡、喝酒、擅離職守或進行與本身職務無關之業(yè)務務無關之業(yè)務b出入管理出入管理1.1.人、物、車輛之檢查，停放引導人、物、車輛之檢查，停放引導2.2.訪客登記及受訪人員引導訪客登記及受訪人員引導3.3.物品出入放行登記及核對物品出入放行登記及核對c定時、定定時、定點 巡點 巡邏邏1.1.防火、防盜、防暴功能防火、防盜、防暴功能2.2.固定路線廠房內外巡邏固定路線廠房內外巡邏d夜勤管理夜勤管理1.1.宿舍及工廠門禁執(zhí)行宿舍及工廠門禁執(zhí)行2.2.緊急事故之搶救連系緊急事故之搶救連系19 1.訪客之類型訪

17、客之類型 (1) 預定來訪之訪客，與公司人員約定好之訪客預定來訪之訪客，與公司人員約定好之訪客 (2) 沒有約定，但對公司有益之訪客沒有約定，但對公司有益之訪客 (3) 沒有約定，且對公司無益之訪客沒有約定，且對公司無益之訪客2.接待人員應就不同類型訪客采不同應對方式接待人員應就不同類型訪客采不同應對方式 (1) 應請各單位人員事先連絡服務人員，告知來訪者應請各單位人員事先連絡服務人員，告知來訪者姓名、人數(shù)、時間、招待地點等以利于接待作業(yè)姓名、人數(shù)、時間、招待地點等以利于接待作業(yè) (2) 應告知接待人員與公司友好廠商名稱，以做適當應告知接待人員與公司友好廠商名稱，以做適當應對接待應對接待 (3

18、) 不知名廠商或訪客意圖不明，應訓練接待人員應不知名廠商或訪客意圖不明，應訓練接待人員應對方式及連絡總務人員處理對方式及連絡總務人員處理二、服務臺之接待管理二、服務臺之接待管理20 3.接待管理重點接待管理重點 內內 容容管管 理理 重重 點點a a服務禮儀服務禮儀1.1.儀容整潔：服裝、精神儀容整潔：服裝、精神2.2.親切有禮：早、好、請、謝謝、對不起親切有禮：早、好、請、謝謝、對不起3.3.熱誠服務：愉快的服務熱誠服務：愉快的服務4.4.茶水服務：奉茶、動作、愉快茶水服務：奉茶、動作、愉快b b連絡引導連絡引導1.1.受訪人員有在公司，應請通知受訪人員到服務受訪人員有在公司，應請通知受訪人

19、員到服務臺或引導至招待地點臺或引導至招待地點2.2.受訪人員不在公司，應留下訪客姓名、電話受訪人員不在公司，應留下訪客姓名、電話c c電話禮儀電話禮儀1.1.自動總機不如人工總機自動總機不如人工總機2.2.對講機不如服務臺人員對講機不如服務臺人員3.3.轉分機接話追蹤轉分機接話追蹤21 1. 企業(yè)公關之對象企業(yè)公關之對象 (1) 政府機關、學校、慈善單位、福利團體、研究單位 (2) 財團、公眾團體、交易往來廠商 2. 企業(yè)公關之目的企業(yè)公關之目的 (1) 希望社會大眾對企業(yè)保持良好的印象與風評之活動 (2) 向社會大眾提供企業(yè)信息之管道 (3) 與各機關企業(yè)建立良好之互動關系及友誼 三、公關管

20、理三、公關管理223.公關管理之作法及重點公關管理之作法及重點 內內 容容管管 理理 重重 點點a對象及對象及資資 料料1.1.名冊建立，依對象不同分列名冊建立，依對象不同分列2.2.連系人員建立資料，生日卡、賀年卡、月歷、祝賀、連系人員建立資料，生日卡、賀年卡、月歷、祝賀、慰問等慰問等b公關方式公關方式1.1.因應媒體之宣導因應媒體之宣導2.2.分送各種資料郵寄企業(yè)文宣分送各種資料郵寄企業(yè)文宣3.3.運用媒體如電影、廣播、報紙、網(wǎng)絡等舉辦各項活運用媒體如電影、廣播、報紙、網(wǎng)絡等舉辦各項活動，包括宣傳及公益活動動，包括宣傳及公益活動4.4.參加各項社團活動參加各項社團活動5.5.依名冊年節(jié)饋贈

21、禮品依名冊年節(jié)饋贈禮品6.6.宴客宴客c媒體的媒體的應應 對對1.1.建立發(fā)言人制度，建立發(fā)言人制度，Q Q與與A A之準備之準備2.2.與媒體記者平均建立良好之互動關系與媒體記者平均建立良好之互動關系23 一、員工上班的目的：生活安定一、員工上班的目的：生活安定。安全無憂、身心健康的工作是生活安定的要件安全衛(wèi)生管理：為防止職業(yè)災害，保障勞工安全與衛(wèi)生 二、職業(yè)意外傷害分類二、職業(yè)意外傷害分類勞委會分類：職業(yè)意外傷害可分為墜落.滾落、跌倒、沖撞、物體飛落、物體飛落、物體倒塌.崩塌、被撞、被夾.被卷、被切割、擦傷、采踏(踏穿)、溺斃、與高溫低溫之接觸、與有害物之接觸、感電、爆炸、物體破裂、火災、

22、不當動作、其它不能歸類、公路交通事故、鐵路交通事故、船舶.飛機交通事故、其它交通事故等23類。 三、安全、衛(wèi)生設備規(guī)定：三、安全、衛(wèi)生設備規(guī)定：工廠法第四十一、四十二條，工廠應具備a. 安全：工人身體上、工廠建筑上、機器裝置、防火防水災之設備b. 衛(wèi)生：空氣流通、飲料清潔、盥洗及廁所、光線、防衛(wèi)毒質之設備。伍、環(huán)境安全伍、環(huán)境安全24五、勞工安全衛(wèi)生管理重點五、勞工安全衛(wèi)生管理重點 內 容管 理 重 點a a制 度 建 立1.依相關法規(guī)辦理，參(4)2.訂定安全衛(wèi)生工作守則a.由雇主或管理權限之雇主代理人負責，各部門主管執(zhí)行b.主辦單位權責 c.各級主管之管理.指揮.監(jiān)督3.意外事故處理程序

23、4.職業(yè)災害統(tǒng)計定期申報b b設備檢查及管理1.危險機械、設備如起重機、升降機、吊籠、 建筑用提升機、鍋爐、壓力容器、高壓氣體設備容器等2.建筑物安全檢查定期申報3.消防安全檢查定期申報c c環(huán)境檢查及管理1.作業(yè)環(huán)境測定管理a.中央空調、坑內、顯著噪音場所b.高溫、粉塵、鉛、有機溶劑、特定化學物質場所d d健 康 管 理1.安全衛(wèi)生教育訓練實施2.健康檢查每年定期實施。醫(yī)院之指定資料列冊保管保密治療3.簡易藥箱、休養(yǎng)床之設立 4.工廠醫(yī)療、護理人員依規(guī)定設立5.飲水凈化處理 6.餐廳及廚房管理7.衛(wèi)浴設備環(huán)境管理 8.污水處理9.廢棄物處理10.5S之整理、整頓、清掃、清潔、素養(yǎng)之推動實施膳

24、食管理 管理原則 管理要點26陸、總務行政人員如何協(xié)助企業(yè)降低成本陸、總務行政人員如何協(xié)助企業(yè)降低成本 內內 容容管管 理理 重重 點點a a事務用品采購事務用品采購1.1.詢、比、議價之用心執(zhí)行詢、比、議價之用心執(zhí)行 2.2.庫存量及需求量之掌控定期清查庫存量及需求量之掌控定期清查3.3.每月定期采購，量販店大賣場、勞消社、一般商店之考慮，祭祀、事務每月定期采購，量販店大賣場、勞消社、一般商店之考慮，祭祀、事務用品等采購可一并進行。用品等采購可一并進行。b b公關費用公關費用1.1.宴客、送禮以經(jīng)濟實惠為前題宴客、送禮以經(jīng)濟實惠為前題2.2.改正以往公關對象，公司闊氣印象改正以往公關對象，公

25、司闊氣印象3.3.只做應做的公關活動只做應做的公關活動c c電力開關管理電力開關管理1.1.宣導隨手關燈習慣宣導隨手關燈習慣2.2.督導、巡視下班后現(xiàn)場、辦公室電源關閉情形督導、巡視下班后現(xiàn)場、辦公室電源關閉情形3.3.規(guī)定及執(zhí)行冷氣開關溫度規(guī)定及執(zhí)行冷氣開關溫度d d電電 話話 費費管管 理理1.1.專線管理或密碼設定方式管理專線管理或密碼設定方式管理2.2.依權責限制國際、長途電話、依權責限制國際、長途電話、IPIP電話電話3.3.現(xiàn)場限撥內線現(xiàn)場限撥內線 4.4.電話費清單分析電話費清單分析e e文具用品文具用品事務用品事務用品1.1.每月固定日期領用每月固定日期領用 2.2.原子筆空筆

26、心更換、手套舊換新原子筆空筆心更換、手套舊換新3.3.記錄單位及個人領用合理性記錄單位及個人領用合理性 4.4.安全存量之建立安全存量之建立 5 5。帳物準確。帳物準確f f回回 收收 紙紙復印紙復印紙1.1.使用回收紙復印使用回收紙復印2.2.便條紙使用便條紙使用g g伙食管理伙食管理1.1.便當、自辦、外包成本比較便當、自辦、外包成本比較 2 2。食堂原料、水電等費用控制。食堂原料、水電等費用控制27 四、需遵照辦理之相關法規(guī)四、需遵照辦理之相關法規(guī) a. 勞動法勞動法 b. 勞動法施行細則勞動法施行細則 c. 公司法公司法 d. 社會保險條例社會保險條例 e. 社會保險條例施行細則社會保

27、險條例施行細則 f. 勞動安全衛(wèi)生法勞動安全衛(wèi)生法 g. 勞動安全衛(wèi)生法施行細則勞動安全衛(wèi)生法施行細則 h. 勞動安全衛(wèi)生組織管理及自動檢查辦法勞動安全衛(wèi)生組織管理及自動檢查辦法 i. 消防法消防法 j. 精密作業(yè)勞工視機能保護設施標準精密作業(yè)勞工視機能保護設施標準 k. 工業(yè)安全標示設置準則工業(yè)安全標示設置準則 l. 危險性工作場所審查暨檢查辦法危險性工作場所審查暨檢查辦法 m. 鍋爐及壓力容器安全規(guī)則鍋爐及壓力容器安全規(guī)則 n. 勞工健康保護規(guī)則勞工健康保護規(guī)則 o. 童工女工禁止從事危險性或有害性工作認定標準童工女工禁止從事危險性或有害性工作認定標準 p. 爆竹煙火制造業(yè)安全設施標準爆竹

28、煙火制造業(yè)安全設施標準 q. 危險性機械或設備代行檢查機構管理規(guī)則危險性機械或設備代行檢查機構管理規(guī)則 r. 國務院或勞動部門相關行政解釋、命令國務院或勞動部門相關行政解釋、命令 現(xiàn)現(xiàn) 場場 管管 理理 實實 務務 一、現(xiàn)場主要工作 二、現(xiàn)場二、現(xiàn)場人員管理人員管理 三、現(xiàn)場、現(xiàn)場物料管理 四、現(xiàn)場現(xiàn)場設備管理 五、現(xiàn)場現(xiàn)場品質管理 六、現(xiàn)場環(huán)境管理 七、現(xiàn)場工序管理 八、現(xiàn)場信息管理 九、現(xiàn)場布局管理總總 綱：管理（作業(yè)）的總則綱：管理（作業(yè)）的總則1. 我（部門或個人，下同）的工作績效目標是什么？2. 我的職責和權限是什么？3. 我的各項工作流程是否已明確規(guī)定？4. 我的各項工作方法是否已

29、規(guī)定，并能經(jīng)濟的達到既定目標？5. 是否具備相應的客觀證據(jù)，以證實我的工作績效或工作過程？6. 當異常發(fā)生時，我清楚該如何運作？并努力尋求改善對策？注：上述要求均應書面化、文件化，眾所周知注：上述要求均應書面化、文件化，眾所周知1、品質： A：按標準作業(yè)書的標準要求作業(yè)； B：進行工序診斷，預防不良發(fā)生； C：盡可能改善工序布局，提高工序能力； D：將以往的經(jīng)驗、教訓，反饋到新機種里；2、降低成本： A：在標準工時內，完成生產(chǎn)數(shù)量； B：減少材料、設備的在線庫存量； C：進行經(jīng)濟動作分析，減少作業(yè)工時； D：杜絕濫用辦公經(jīng)費； E：杜絕各種白干、瞎干、蠻干的行為；一、現(xiàn)場管理工作的主要事項：一

30、、現(xiàn)場管理工作的主要事項：1、品質： A：按標準作業(yè)書的標準要求作業(yè)； B：進行工序診斷，預防不良發(fā)生； C：盡可能改善工序布局，提高工序能力； D：將以往的經(jīng)驗、教訓，反饋到新機種里；2、降低成本： A：在標準工時內，完成生產(chǎn)數(shù)量； B：減少材料、設備的在線庫存量； C：進行經(jīng)濟動作分析，減少作業(yè)工時； D：杜絕濫用辦公經(jīng)費； E：杜絕各種白干、瞎干、蠻干的行為；3、確保交貨期： A：編定生產(chǎn)日程，作進度管理； B：適當調節(jié)工序，平衡工時； C：確保材料準時到位；4、確保人身安全： A：強調安全守則，必要時可強制執(zhí)行； B：必要時請專家會診，提出改善方案； C：定期檢查各種安全防護措施有無失

31、效； D：萬一發(fā)生事故，第一時間內組織拯救，并向上司報告； E：照明、溫濕、噪音、氣味符合要求；5、提高士氣： A：制定鮮明的獎懲制度，鼓勵提合理化建議； B：以身作則，率先示范，發(fā)揮領導效應； C：關心部署身心健康，維系良好的人際關系； D：鼓勵部署自修求進，相互學習，并適時獎勵； E：不遺余力推進5S活動； 團隊合作團隊合作 士氣強化士氣強化 自律自律 目視管理目視管理 品管圈品管圈 提案建議提案建議標準化標準化5S(良好的廠房環(huán)境維持良好的廠房環(huán)境維持)消消除除馬虎、浪費馬虎、浪費成本成本管理管理情報情報設備設備工人的工人的作業(yè)作業(yè)產(chǎn)品及材產(chǎn)品及材料料利潤管理利潤管理 品質及安品質及安全

32、管理全管理 物流物流 管理管理二、現(xiàn)場二、現(xiàn)場人員管理人員管理1、新人需要耐心指導： 第一步：消除新人的心里緊張?？上日乙粌蓚€輕松 的話題，打消新人的緊張心理，心里一旦 輕松，培訓也就成功了一半。 第二步：解說和示范。將工作內容、要點、四周環(huán) 境逐一說明，待對方大致有印象后，實際 操作一遍做示范。 第三步：一起做和單獨做。先讓新人跟著一起做，然后 在一旁觀看新人單獨做。 第四步：確認和創(chuàng)新。 1、作業(yè)是否滿足標準作業(yè)書的要求； 2、能否一個人獨立工作； 3、有無其他偏離各種規(guī)定的行為；2、發(fā)出指令不可抽象： 沒有具體內容的指示，使部下無所適從，要么不去做， 要么靠自己的想像發(fā)揮來做，必然導致作

33、業(yè)結果出現(xiàn) 偏差； 出指示要有6W2H（何事WHAT、何故WHY、 何人WHO、何時開始和結束WHEN、何地WHERE、 為誰FOR WHOM、如何HOW、 成本MUCH）方面 的具體內容，這樣作業(yè)人員才知道自己的作業(yè)目標是什么3、注意缺席頂位： 有許多作業(yè)不良，就是由于頂位人員不熟練而造成的。平 時有計劃地培養(yǎng)全能工，是填平缺席陷阱，避過危機的有 效方法之一，并要對頂位工序重點確認。5、調動每一個人的積極性：健全的獎懲制度是基礎，高明的指示、命令是調動積極性的關鍵；管理人員在安排部下工作時，不能只是簡單地甩下幾個指示、命令，要想辦法誘發(fā)部下參與的積極性才是。積極性一旦調動起來，再棘手搗亂難題

34、都能得到圓滿的解決。管理人員要做到：1、賦予動機；2、經(jīng)歷促成長；3、評價反饋；要 我 做我 要 做制度8、情報交流要順暢：情報交流的成敗與否，取決于是否準確發(fā)出，以及對情報內容是否接收、理解、共鳴，情報交流充分，執(zhí)行才不會偏離要求。管理人員需注意：1、說明前因后果；2、不要抱住“官本位”不放；3、點“題”之前要過渡；4、聞“過”即改；5、“改弦易轍”時要說明；9、褒貶部下要看時機：表揚時要注意： 1、不漏聽、不漏看、不忘記部下取得的成果； 2、要及時在眾人面前表揚； 3、可以借助他人來表揚； 4、莫要夸大其實； 5、莫要瞞上欺下； 6、莫要嘩眾取寵； 7、莫要夜朗自大； 批評時要注意：1、就

35、事論事，切莫言及他人他事；2、批人要留“皮”，不往死里整；3、切忌“四”不： 1、不聽部下解釋，揪住就批，有理沒理先罵一頓再說； 2、不給挽回機會，一錯就批。根本不理會最終結果； 3、不再信任，錯一回批一次，以后就不再使用該人； 4、不采取相應的實際處罰，每次都停留在口頭上；10、管理人員要有問題意識：做為一個管理人員要時刻意識到： 1、靠老經(jīng)驗已經(jīng)無法應付的工作是否增多？ 2、是否認為世上只有自己的專業(yè)高？ 3、是否不愿與其他部門更多地溝通？ 4、計劃中途變更的次數(shù)是否增多？ 5、多品種，少批量，短交期的生產(chǎn)任務是否越來越多？ 6、是否重視最終業(yè)績？ 7、有無輕視外語？ 8、有無輕視電腦的學

36、習與應用？ 9、發(fā)覺和處理問題的能力有無提高？11、要經(jīng)常巡視：百聞不如一見，看一百份報告、聽一百次匯報，都不如親自到現(xiàn)場巡視一趟深刻得多，管理職務不同，巡視的次數(shù)、范圍、視角都有所不同，但巡視的目的卻是相近的，一般來說，巡視有以下幾種目的： 1、確認管理結果； 2、可以把握真實情報； 3、可以發(fā)現(xiàn)新情況； 4、增進上下級的溝通； 巡視時要注意：1、整潔的外表穿戴；2、要有問題意識；3、要有敏銳的洞察力；4、要真實地記錄一切；5、謙遜的舉止。13、指導部下的基本方法OJTOJT是指上司對部下所擔負的工作內容進行培訓指導，使部下掌握工作上所必須具備的能力。需注意： 1、由基礎到應用； 2、從簡單

37、到復雜； 3、讓其動手看看； 4、讓其積極地提問； 5、不停地關心、鼓勵；15、抓緊每天八小時：不少現(xiàn)場管理人員長期日忙夜忙，超負荷運作，結果搞得自己身心健康處于崩潰邊緣，可并不一定能取得良好的業(yè)績，之所以如此，多半出于以下幾點： 1、管理人手配備不足，大事小事都得自己處理； 2、管理手法粗雜，不能有效管理； 3、節(jié)奏慢，拖延成性，習慣在八小時以外辦公； 管理人員需要在“做”與“管”之間不停地切換，“管”是為了保證整體目標能夠實現(xiàn)。而“做”則是引導集體邁向目標的第一步。14、建立鮮明的獎懲制度獎勵是驅使人們走向共同目的地的原動力之一，獎勵優(yōu)秀的人員，是為了激勵全體人員的積極性。處罰是防止某些人

38、偏離既定行進路線的保證，也是為了保證每一個人的行動都符合最低要求。獎勵獎勵懲罰三、現(xiàn)場、現(xiàn)場物料管理：1、領料與入庫都要數(shù)清楚： 在倉庫領料與產(chǎn)品入庫時都要與對口人員當面點清數(shù) 量，無誤后雙方簽名。2、先來先用不能亂： 按材料的制造時期，先生產(chǎn)的先使用，后生產(chǎn)的后使 用，有以下優(yōu)點： 1、確保在保質期內使用； 2、確定不良對策線索時需用； 3、品質改善時需用；四、現(xiàn)場現(xiàn)場設備管理： 1. 制定實施必要的設備操作保養(yǎng)制度，確保安全。2. 對（價）高、精（度）、尖（端）的設備，進行應有的 保全作業(yè)。3. 負責制定設備動力計劃，制定設備更新計劃，進行日常維 護、保養(yǎng)設備，保證設備處于正常的運行狀態(tài)。4. 防止設備劣化： 1、 使用劣化：操作條件、方法 2、 自然劣化：生銹、老化 3、 災害劣化：暴風雨、地震 5. 維持適當?shù)木S修備件，以免影響維修?，F(xiàn)場現(xiàn)場品質管理1. 做好品質，要有三“要”： 1、要下定決心： 上至最高管理者，下至每一個基層員工，都要下 定決心，提升品質。 2、要教育訓練： 有決心還