時(shí)間管理基本要素

1、 有 效 時(shí) 間 管 理 時(shí) 間當(dāng) 我 們 開 始 之 前， 請(qǐng) 先 考 慮 這 個(gè) 問 題：時(shí) 間 對(duì) 你 意 味 著 什 么？ 課 程 目 標(biāo) 本 課 結(jié) 束 后 您 將：了 解 質(zhì) 量 時(shí) 間 的 種 類；知 道 時(shí) 間 管 理 的 含 義；了 解 時(shí) 間 管 理 的 三 要 素；掌 握 管 理 時(shí) 間 的 方 法；掌 握 個(gè) 人 時(shí) 間 管 理 的 方 法； 有 質(zhì) 量 的 時(shí) 間 思 考 的 時(shí) 間 家 庭 的 時(shí) 間 放 松 的 時(shí) 間 多 產(chǎn) 的 時(shí) 間 回 報(bào) 的 時(shí) 間 何 謂 時(shí) 間 管 理 在 您 思 考 這 一 問 題 之 前， 讓 我 們 先 來 做 一 個(gè) 自 我

2、評(píng) 估， 看 看 我 們 是 怎 樣 對(duì) 待 工 作 的。“ 自 己 管 理 自 己 的 人 生、 行 動(dòng) 和 安 排 每 天 的 時(shí) 間。 時(shí) 間 管 理 三 要 素 管 理 時(shí) 間 管 理 個(gè) 人 管 理 團(tuán) 隊(duì) 管 理 時(shí) 間 的 三 大 任 務(wù) 設(shè) 立 目 標(biāo) 制 定 計(jì) 劃 區(qū) 分 輕 重 緩 急 任 務(wù) 之 一：目 標(biāo)沒 有 目 標(biāo) 你 就 不 知 道 你 要 去 哪 兒， 你 就 很 有 可 能 走 到 其 他 地 方 去 了。只 有 當(dāng) 你 的 夢(mèng) 想 書 面 寫 下 來 才 會(huì) 變 成 你 的 目 標(biāo)。好 記 性 不 如 爛 筆 頭。 目 標(biāo) 設(shè) 定 的 SMARTE 原 那

3、么SPECIFIC 結(jié) 果 具 體 明 確MEASURABLE 效 果 可 衡 量ACHIEVABLE 目 標(biāo) 可 達(dá) 到 的RESULTSORIENTED 結(jié) 果 可 操 作 性TIMEBOUNDED 時(shí) 間 約 束EXCITING 計(jì) 劃 令 你 激 動(dòng) 一 些 好 的 目 標(biāo)生 產(chǎn) 力 和 質(zhì) 量 目 標(biāo)： 在1999 年 底 前 將 客 戶 服 務(wù) 的 抱 怨 數(shù) 減 少 50?？?戶 關(guān) 系 目 標(biāo)： 以 8500 美 元 的 代 價(jià) 在 三 季 度 末 之 前 進(jìn) 行 對(duì) 外 部 客 戶 的電 話 調(diào) 查， 以 期 知 道 客 戶 服 務(wù) 改 進(jìn) 的 具 體 要 求 和 領(lǐng) 域。個(gè)

4、 人 發(fā) 展 目 標(biāo)： 到 8 月15 日 完 成 我 的 下 五 年 的 職 業(yè) 發(fā) 展 計(jì) 劃， 并 在 以 后12 個(gè) 月 內(nèi) 列 出 時(shí) 間 表 以 確 保 目 標(biāo) 的 實(shí) 現(xiàn)。Time for us 輪 到 我 們 了： 每 個(gè) 人 寫 出 一 個(gè) 你 將 要 完 成 的 工 作 目 標(biāo)， 注 意 運(yùn) 用 SMARTE 原 那么。 目 標(biāo) 是 構(gòu) 筑 成 功 的 基 石目 標(biāo) 使 我 們 產(chǎn) 生 動(dòng) 力；目 標(biāo) 使 我 們 認(rèn) 清 使 命；目 標(biāo) 有 助 于 我 們 安 排 輕 重 緩 急；目 標(biāo) 引 導(dǎo) 我 們 發(fā) 揮 潛 能；目 標(biāo) 使 我 們 把 握 現(xiàn) 在；目 標(biāo) 促 使 我

5、 們 評(píng) 估 進(jìn) 展；目 標(biāo) 使 我 們 將 工 作 重 點(diǎn) 從 工 作 本 身 轉(zhuǎn) 移 到 工 作 成 果。 任 務(wù) 之 二： 制 定 計(jì) 劃計(jì) 劃 你 的 一 天：設(shè) 置“ 定 計(jì) 劃 的 時(shí) 間 早 上 或 晚 上給 你 的 時(shí) 間 一 定 的 彈 性給 你 的 任 務(wù) 時(shí) 間 1020 的 緩 沖每 天 從 做 一 項(xiàng) 主 要 工 作 開 始。 記 住： 大 多 數(shù) 的 壓 力 和 疾 病 并 不 是 由 工 作 造 成 的， 而 是 由 于 擔(dān) 心 你 未 能 做 好 這 項(xiàng) 工 作。 計(jì) 劃 你 的 一 天每 天 至 少 完 成 一 項(xiàng) 主 要 工 作;每 個(gè) 時(shí) 間 段 里 做

6、一 件 事 情 并 把 它 做 好;每 天 結(jié) 束 時(shí) 選 擇 明 天 的 主 要 任 務(wù) 并 計(jì) 劃 具 體 的 時(shí) 間 段;每 個(gè) 時(shí) 間 段 以 兩 小 時(shí) 或 更 少 為 宜。 “ 成 功 其 實(shí) 很 簡 單， 做 正 確 的 事 情， 以 正 確 的 方 式， 在 正 確 的 時(shí) 間 ARNOLD GLASGOW 任 務(wù) 之 三： 區(qū) 分 輕 重 緩 急任 務(wù) 有 輕 重 緩 急 之 分;評(píng) 價(jià) 輕 重 緩 急 的 指 標(biāo) 為 重 要 性 和 緊 急 性：有 些 任 務(wù) 既 緊 急 也 重 要， 而 有 些 那么 不 是；有 些 任 務(wù) 極 端 重 要 但 不 緊 急；有 些 任 務(wù)

7、 極 端 緊 急 但 并 不 特 別 重 要 。 區(qū) 分 工 作 的 輕 重 緩 急ABC 原 那么AVital 非 常 重 要， 一 定 要 當(dāng) 天 完 成BImportant 比 較 重 要，盡 量 當(dāng) 天 完 成C Optional 可 暫 緩， 可 在 當(dāng) 天 完 成 優(yōu) 先 權(quán) 考 慮 一 下 所 有 自 己 需 要 完 成 的 任 務(wù)， 問 問 自 己 它 們 有 多 重 要， 多 緊 急 ？ 根 據(jù) 兩 方 面 的 得 分 可 得 出 它 們 在 坐 標(biāo) 系 中 的 位 置， 根 據(jù) 位 置 不 同 就 可 得 到 相 應(yīng) 的 優(yōu) 先 權(quán)。重 要 優(yōu) 先 權(quán) 2 優(yōu) 先 權(quán) 1

8、優(yōu) 先 權(quán) 4 優(yōu) 先 權(quán) 3 緊 迫 管 理 個(gè) 人5As 時(shí) 間 管 理 模 型 了 解 分 析 消 除 竊 賊 分 配 安 排AwareAnalyze AttackAssignArrange 個(gè) 人 時(shí) 間 管 理 練 習(xí)： 在“ 個(gè) 人 時(shí) 間 運(yùn) 用 分 析 表 第 1 欄 的 上 半 部， 請(qǐng) 寫 出 公 司 賦 予 你 當(dāng) 前 工 作 的 主 要 職 責(zé)。 在“ 個(gè) 人 時(shí) 間 運(yùn) 用 分 析 表 第 1 欄 的 下 半 部， 請(qǐng) 寫 出 你 每 周 須 完 成 的 主 要 任 務(wù) 也 包 括 那 些 與 工 作 緊 密 聯(lián) 系 的“ 非 工 作 任 務(wù)。 在 第 II 欄 的

9、下 端， 請(qǐng) 填 寫 你 一 周 的 實(shí) 際 時(shí) 數(shù)。 個(gè) 人 時(shí) 間 運(yùn) 用 分 析 表 第I 欄 所 做 的 工 作 應(yīng) 該 做 的 工 作 實(shí) 際 做 的 工 作 第II 欄 所 花 的 時(shí) 間 周 實(shí) 際 工 作 總 時(shí) 數(shù)_ 小 時(shí) 個(gè) 人 時(shí) 間 管 理考 慮 下 列 問 題：看 看 自 己 填 寫 的“個(gè) 人 時(shí) 間 運(yùn) 用 分 析 表， 你 有 何 感 受？你 是 否 都 運(yùn) 用 了“適 當(dāng) 的 時(shí) 間 去 干“ 適 當(dāng) 的 工 作。提 問：哪 一 段 時(shí) 間 是 我 一 天 中 最 忙 的 時(shí) 候哪 一 項(xiàng) 活 動(dòng) 不 值 得 我 花 那 么 多 時(shí) 間什 么 類 型 的 活

10、 動(dòng) 占 用 了 最 多 的 時(shí) 間 分 配Assign ) 表 格 的 應(yīng) 用 本 身 是 無 足 輕 重 的， 重 要 的 是 通 過 這 種 方 法， 你 能 夠 分 配 時(shí) 間 用 于 重 要 的 活 動(dòng) 上。 控 制 / 參 與 控 制 和 參 與 如 果 某 項(xiàng) 活 動(dòng) 處 于 高 控 制高 參 與 區(qū) 域，那么 表 明 它 對(duì) 你 非 常 重 要，你 是 完 成 和 控 制 該 項(xiàng) 活 動(dòng) 的 主 要 力 量。 自 己他 人 參 與優(yōu) 先 權(quán) 2 優(yōu) 先 權(quán) 1 優(yōu) 先 權(quán) 3 優(yōu) 先 權(quán) 4 自 己 控 制 安 排( Arrange) 年 度 計(jì) 劃 周 / 日 計(jì) 劃 表 格

11、 實(shí) 戰(zhàn) 練 習(xí) 運(yùn) 用 我 們 學(xué) 到 的 方 法， 安 排 一 天 的 行 事 順 序。 消 滅 時(shí) 間 竊 賊 拖 延 不 會(huì) 拒 絕 不 速 之 客 混 亂 的 辦 公 室 太 多 文 字 工 作許 多 事 情 占 用 了 人 們 寶 貴 的 時(shí) 間， 因 此 你 必 須 清 楚 地 意 識(shí) 到 隱 藏 在 生 活 中 的 時(shí) 間 竊 賊。常 見 的 時(shí) 間 竊 賊 對(duì) 你 最 有 影 響 的 五 種 是： 編 號(hào) 事 實(shí) 描 述 對(duì) 時(shí) 間 的 影 響 對(duì) 策 時(shí) 間 竊 賊 問 卷 消 滅 竊 賊1 不 會(huì) 拒 絕情 景 一： 當(dāng) 同 事 匆 匆 進(jìn) 來 問 我 是 否 可 以 停

12、 一 分 鐘 幫 助 他 們 時(shí)， 我 正 坐 在 桌 旁， 集 中 精 力 于 一 項(xiàng) 主 要 工 作， 我 想 我 應(yīng) 該 幫 他 們 又 不 想 耽 誤 他 們 的 工 作， 因 此 我 停 下 手 邊 的 工 作 關(guān) 注 他 們， 麻 煩 的 是 這 實(shí) 際 上 耽 誤 了 我 的 工 作。情 景 二： 我 經(jīng) 常 接 到 各 類 推 銷 員 的 電 話， 大 多 數(shù) 人 推 銷 的 東 西 我 都 不 喜 歡， 他 們 的 請(qǐng) 求 是 只 需 幾 分 鐘， 但 通 常 花 掉 我 半 個(gè) 小 時(shí) 甚 至 更 多 的 時(shí) 間。 消 滅 竊 賊2 煲 電 話 粥 問 卷：誰 通 常 來

13、電？ 為 什 么？ 什 么 重 要 事？多 久？每 天 有 多 少 電 話？ 平 均 長 度 是 多 少？什 么 時(shí) 候 最 容 易 被 干 擾？ 消 滅 竊 賊3 不 速 之 客 對(duì) 策：將 不 速 之 客 攔 在 辦 公 室 外；保 持 站 立， 談 話 不 會(huì) 持 續(xù) 多 久；假設(shè) 有 人 堅(jiān) 持 將 頭 探 進(jìn) 來 問“ 有 時(shí) 間 嗎？ 你 回 答“ 是 的， 但 不 是 現(xiàn) 在 并 訂 一 個(gè) 雙 方 接 受 的 時(shí) 間留 下 E-mail 或 BP 號(hào)， 以 減 少 互 相 的 干 擾。消 滅 竊 賊4 混 亂 的 辦 公 桌雜 亂 無 章辦 公 室 的 雜 亂 無 章 會(huì) 引

14、起 麻 煩。 要 想 整 齊 有 序， 你 必 須 克 服 道 格 拉 斯 的 混 亂 法 那么：“混 亂 總 是 想 填 滿 任 何 讓 其 存 在 的 空 間通 常 而 言， 辦 公 桌 雜 亂 無 章 是 因 為 你 沒 有 定 下 存 放 事 物 的 規(guī) 矩。 你 必 須 改 變 自 己 的 習(xí) 慣！ 消 滅 竊 賊4 拖 延列 出 所 有 需 要 完 成 的 任 務(wù)；根 據(jù) 輕 重 緩 急 進(jìn) 行 分 類；將 任 務(wù) 分 解 成 幾 個(gè) 步 驟；確 立 每 個(gè) 步 驟 的 最 后 期 限；每 天 安 排 10 分 鐘 以 對(duì) 付 那 些 開 頭 難 的 工 作；留 出 10 分 鐘

15、安 排 明 天 的 工 作。消 滅 竊 賊6 太 多 的 文 字 工 作 管 理 文 件： 有 條 不 紊 一 旦 你 有 條 不 紊 地 處 理 文 件 后， 你 將 最 佳 使 用 你 所 有 的 時(shí) 間 不 要 將 文 件 堆 得 很 高， 否 那么 你 會(huì) 重 復(fù) 看 同 一 份 文 件 如 何 有 效 地 統(tǒng) 籌 時(shí) 間決 定 什 么 對(duì) 你 來 說 是 真 正 重 要 的, 并 把 它 寫 下 來對(duì) 你 的 行 為 方 式、 習(xí) 慣、 組 織 內(nèi) 溝 通 方 法 等 有 所 了 解知 道 工 作 中 你 需 要 負(fù) 責(zé) 哪 些 東 西， 而 哪 些 是 你 不 需 要 負(fù) 責(zé) 的觀 察 自 己 目 前 是 如 何 利 用 時(shí) 間 的 如