淺談檔案信息化建設(shè)與管理3400字

1、淺談檔案信息化建立與管理3400字 摘要:隨著檔案的開(kāi)展,檔案信息資源的數(shù)量不斷增加,質(zhì)量也不斷進(jìn)步,文章闡述了檔案信息化建立的意義,并提出了檔案工作信息化建立的假設(shè)干措施及大力推進(jìn)檔案管理信息化建立,力圖使檔案工作與社會(huì)開(kāi)展同步。尤其如今計(jì)算機(jī)管理廣泛應(yīng)用于各類(lèi)單位管理的方方面面,在各項(xiàng)管理活動(dòng)中,電子文件以其快捷的辦公速度和傳遞速度逐步取代了紙質(zhì)文件,如何加強(qiáng)檔案信息化建立是做好檔案管理工作的關(guān)鍵。 關(guān)鍵詞:檔案管理 信息化 建立與管理一、前言近年來(lái)檔案部門(mén)社會(huì)現(xiàn)代化的開(kāi)展,辦公自動(dòng)化、無(wú)紙化等事物的出現(xiàn),使檔案的生成方式發(fā)生很大變化,諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運(yùn)作過(guò)程在計(jì)算機(jī)和通

2、訊線(xiàn)路中進(jìn)展,這樣檔案的前身必須以機(jī)讀文件為主要形態(tài),那么檔案也自然以機(jī)讀形式存在,這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對(duì)更多的機(jī)讀形式以磁盤(pán)為載體的檔案。廣闊信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容,這些信息可能來(lái)自不同的機(jī)讀形式的檔案中。把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來(lái)是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。不失時(shí)機(jī)地提供有價(jià)值的檔案信息。必須有一個(gè)精選的過(guò)程,使得機(jī)讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性,真實(shí)性、有價(jià)值性,用戶(hù)才能獲得更為完善的效勞。由此看來(lái),檔案信息電子化是檔案利用工作開(kāi)展的必然趨勢(shì)。二、檔案管理信息化檔案信息化建立的重要性不言而喻,主要有三方面。一是可改善檔

3、案管理工作。只有實(shí)現(xiàn)檔案信息化,才能沖破檔案利用的種種局限,使檔案管理部門(mén)從封閉走向開(kāi)放,從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和效勞職能轉(zhuǎn)變,實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、管理,為社會(huì)提供高效、優(yōu)質(zhì)的效勞;二是可用翔實(shí)的檔案信息支持決策和管理。1、檔案信息化的內(nèi)容信息化的根底設(shè)施建立。軟硬件根底設(shè)施是檔案信息化建立不可缺少的根本條件,是檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用和信息技術(shù)應(yīng)用的根底,而其核心是檔案信息網(wǎng)絡(luò)。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的必要手段;檔案信息資源建立。檔案信息是國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)開(kāi)展的戰(zhàn)略資源之一,它的開(kāi)發(fā)和利用是檔案信息化的核心任務(wù),是檔案信息化建立獲得實(shí)效的關(guān)鍵。2、檔案的標(biāo)準(zhǔn)和標(biāo)準(zhǔn)

4、建立管理性標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn)是對(duì)電子文件/檔案信息進(jìn)展管理的一套規(guī)那么,包括計(jì)算機(jī)平安法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn),數(shù)字檔案信息資源合法性確實(shí)認(rèn)等,它需要國(guó)家檔案行政管理部門(mén)統(tǒng)一制定并推廣施行,以保證電子文件/檔案信息的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和資源共享,標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn)是檔案信息化建立的重要根底之一,主要包括電子文件歸檔和電子檔案管理,檔案信息的資源標(biāo)識(shí)、描繪、存儲(chǔ)、查詢(xún)、交換、管理和使用等,逐步形成關(guān)于中國(guó)檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn)體系。3、檔案信息化信息化是指培育、開(kāi)展以智能化工具為代表的新的消費(fèi)力并使之造福于社會(huì)的歷史過(guò)程。智能工具一般必須具備信息獲取、信息傳遞、信息處理、信息再生和信息利用的功能,檔案信息化,就是在國(guó)家檔案行政管理部門(mén)的統(tǒng)一

5、規(guī)劃和組織下,在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù),對(duì)檔案信息資源進(jìn)展處置、管理和提供利用效勞。換言之,檔案信息化是指檔案管理形式從過(guò)去的以檔案實(shí)體保管為重點(diǎn)向以檔案實(shí)體這種主要形式為社會(huì)提供效勞為重點(diǎn)的轉(zhuǎn)變過(guò)程,這是一個(gè)長(zhǎng)期的開(kāi)展過(guò)程,在這個(gè)過(guò)程中,要不斷地采用現(xiàn)代信息技術(shù)裝備檔案部門(mén),從而極大地進(jìn)步檔案管理和利用的現(xiàn)代化程度,其涵蓋以下幾個(gè)個(gè)方面:實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化;實(shí)現(xiàn)檔案信息接收、傳遞、存儲(chǔ)和提供利用的一體化;實(shí)現(xiàn)檔案信息高度共享;第四,必將引發(fā)檔案管理形式的變革。三、檔案管理信息化存在的主要問(wèn)題1、檔案網(wǎng)絡(luò)平安問(wèn)題檔案信息現(xiàn)代化不可防止地將涉及平安,如何維護(hù)檔案網(wǎng)絡(luò)的安個(gè)性

6、問(wèn)題也日益突出,并且成為限制其開(kāi)展的一大障礙盡管有防火墻、身份驗(yàn)證等有效的安個(gè)防范措施來(lái)進(jìn)展防范,卻也難以完個(gè)阻擋眾多的網(wǎng)上非法侵襲行為另外,要認(rèn)真執(zhí)行檔案安個(gè)保管的各項(xiàng)責(zé)任制度,杜絕一切事l改隱患,嚴(yán)把檔案利用審查關(guān),小該提供利用的檔案堅(jiān)決小能提供利用要嚴(yán)格執(zhí)行隔離,采取可靠的防范技術(shù)和措施,確保檔案部門(mén)網(wǎng)絡(luò)的信息平安,對(duì)面向公眾的上網(wǎng)信息進(jìn)展嚴(yán)格審查,確保都是可以公開(kāi)的信息。2、電子文件的真實(shí)性問(wèn)題電子文件具有信息載體的非紙質(zhì)性、信息的非法識(shí)讀性、信息系統(tǒng)的依賴(lài)性、信息載體的脆弱和小穩(wěn)定性、信息與載體的別離性、信息存儲(chǔ)的高密度性、信息的易修改和易喪失性等特征,從而給檔案管理工作既帶來(lái)了開(kāi)展

7、的機(jī)遇,又帶來(lái)了問(wèn)題;如何保證電子文件的真實(shí)性和可利用性?就目前維護(hù)電子文件真實(shí)性的力法和手段還小能到達(dá)確保電子文件真實(shí)性的日的,制訂嚴(yán)格的管理制度和先進(jìn)的技術(shù)來(lái)維護(hù)電子文件的真實(shí)性將是一項(xiàng)長(zhǎng)期而又艱巨的工作。3、檔案文件管理的標(biāo)準(zhǔn)化電子文件管理主要存在的幾個(gè)問(wèn)題:確保文件小被非法篡改;文件格式可以超越時(shí)空、跨越平臺(tái)地被準(zhǔn)確識(shí)讀;承載信息的載體可以穩(wěn)定,并具有較長(zhǎng)的使用壽命而解決這此問(wèn)題需要有系統(tǒng)、成熟的標(biāo)準(zhǔn)。四、實(shí)現(xiàn)單位檔案信息化建立與管理的相關(guān)對(duì)策電子計(jì)算機(jī)技術(shù)是當(dāng)今新技術(shù)革命的先導(dǎo)技術(shù)。電子計(jì)算機(jī)具有運(yùn)算速度快,準(zhǔn)確度高,存貯信息和邏輯判斷才能強(qiáng)以及自動(dòng)進(jìn)展運(yùn)算等特點(diǎn),在文件的管理上,運(yùn)

8、用計(jì)算機(jī)進(jìn)展文件的接收、查找、借閱、歸還,以及辯認(rèn)到期應(yīng)銷(xiāo)毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作。在檔案管理上,運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)展檔案的搜集、整理、編制檢索工具、內(nèi)容介紹和編制內(nèi)目錄,還可用于庫(kù)房的管理。用于特殊的檔案工作工程,如編制大型索引、為檔案的編研工作提供效勞以及檔案統(tǒng)計(jì)等工作。因此首先要從硬件上裝備電子計(jì)算機(jī),進(jìn)步各類(lèi)檔案館、檔案室計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度,逐步進(jìn)步檔案信息化程度。其次要建立和完善局域網(wǎng)。使各項(xiàng)工作都網(wǎng)絡(luò)化,加強(qiáng)檔案的利用。主要措施如下:1、系統(tǒng)設(shè)計(jì)謀略要求系統(tǒng)在設(shè)計(jì)之初應(yīng)充分考慮到系統(tǒng)的平安應(yīng)急措施、數(shù)據(jù)的異地備份等硬備份管理策略。同時(shí)要在網(wǎng)絡(luò)的根底建立、系統(tǒng)晉級(jí)、人文策

9、略、系統(tǒng)權(quán)限等方面加強(qiáng)平安管理,保證檔案電子數(shù)據(jù)的真實(shí)性、穩(wěn)定性。2、人才建立信息化人才隊(duì)伍建立是檔案信息化成功之本,對(duì)其他各個(gè)要素的開(kāi)展速度和質(zhì)量起著決定性的作用,推進(jìn)檔案信息化的關(guān)鍵是人才,檔案信息電子系統(tǒng)的骨干力量是計(jì)算機(jī)技術(shù)隊(duì)伍,其素質(zhì)程度直接影響電子信息化程度的進(jìn)步。檔案人員要做好電子文件的管理,既要佳得計(jì)算機(jī)技術(shù),又要位得進(jìn)一步深化開(kāi)展了的檔案學(xué)理論、原那么和經(jīng)過(guò)改革的檔案管理方法與技術(shù),才能為加快實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)建立提供充足的技術(shù)支持。3、進(jìn)步檔案意識(shí)轉(zhuǎn)變觀(guān)念檔案工作是檔案理工作中的重要組成局部,在單位建立和開(kāi)展中起著不可替代的作用。檔案管理部門(mén)要加大檔案法律的法規(guī)宣傳,進(jìn)步包

10、括檔案管理人員在內(nèi)的學(xué)校性體人員的檔案意識(shí),用開(kāi)展的目光來(lái)對(duì)待檔案信息化建立,使檔案信息化觀(guān)念深化人心,充分認(rèn)識(shí)檔案信息化建立的重要性。要把檔案信息化建立納入單位總體規(guī)劃,納入單位議事日程,要真正把檔案信息化建立落到實(shí)處,不要流于形式4、增加經(jīng)費(fèi)投入設(shè)備單位應(yīng)加大投資從的加快檔案館信息化建立的步伐。把檔案網(wǎng)絡(luò)建立納入到單位網(wǎng)絡(luò)的總體規(guī)劃預(yù)算之中,要裝備硬件設(shè)備,檔案管理系統(tǒng)等軟件。從實(shí)際出發(fā),實(shí)在加強(qiáng)檔案信息化根底設(shè)施的投入和建立,為檔案信息化建立裝備必要的物質(zhì)條件的,要利用檔案館信息化建立己獲得的成果,積極向上級(jí)反映網(wǎng)絡(luò)化建立的重要性。五、完畢語(yǔ)檔案信息化建立是一項(xiàng)長(zhǎng)期、全面而又詳細(xì)的工作,信息化的實(shí)現(xiàn)不是檔案館(室)某一部門(mén)的工作,也不是單靠幾個(gè)計(jì)算機(jī)技術(shù)人員就能實(shí)現(xiàn)的,它需要所有檔案人員的積極參與與配合,檔案隊(duì)伍素質(zhì)對(duì)檔案工作信息化建立的質(zhì)量起著關(guān)鍵的作用,因此,檔案隊(duì)伍計(jì)算機(jī)技