費用報銷管理辦法(修訂版0517)

1、蘇州中化國際聚氨酯有限公司文件編號費用報銷管理辦法版號修改次發(fā)布日期2010年 5月18 日第 PAGE 7 頁 共 NUMPAGES 7頁生效日期2010年 5月18 日本文件經(jīng)以下人員編制、審核和批準后生效編制人崗位簽名日期審核人崗位簽名日期批準人崗位簽名日期會簽：質量安全部生產(chǎn)部供應鏈辦公室財務部1。適用范圍本管理辦法適用于蘇州中化國際聚氨酯有限公司。2.目的為加強費用的管理,明確費用報銷標準，規(guī)范費用報銷程序,嚴格控制不合理支出,參考中化國際總部相關費用管理制度規(guī)定,結合本公司實際情況，制定本管理辦法。3。職責3.1 費用報銷人(即經(jīng)辦人）:對費用發(fā)生的真實性、合理性負責;3.2 各部

2、門經(jīng)理：各部門費用控制第一責任人。在預算范圍內(nèi)對其分管部門人員報銷費用的真實性、合理性負責,即實質審核；3.3 費用審核崗：對票據(jù)的合法性、金額的準確性負責, 即形式審核；3。4總經(jīng)理或其授權人：公司費用控制第一責任人。在預算范圍內(nèi)對費用的真實性、合理性負責；3。5 財務總監(jiān)：對費用預算的執(zhí)行、合規(guī)性、單據(jù)的合法性負責;3.6 費用審核崗：對費用報銷審批手續(xù)的完備性、單據(jù)合法性、金額準確性負責，符合本管理辦法的予以報銷,不符合的退回報銷人（注明不合規(guī)的事項）.4.定義本辦法所述“費用”是指各部門為管理組織經(jīng)營活動而發(fā)生的各項費用。包括：交通費（含公交車、出租車、其它交通工具等車費）、車用雜費（

3、燃料費、停車費、過路費、修理費等）、業(yè)務招待費（含餐費、禮品費、活動費）、郵寄費、通訊費（電話、手機費等）、國內(nèi)及國外差旅費、培訓費、書報雜志費、圖書資料費、會務費、修理費、辦公用品費、行政事業(yè)費、物業(yè)管理費、折舊、財產(chǎn)保險、稅項類、規(guī)費類、律師訴訟費、咨詢/審計、信息費等。5.費用管理的原則5。1厲行節(jié)約5.1。1 公司所有員工應本著既滿足業(yè)務需要、又降低費用支出的原則自覺嚴格遵守費用管理規(guī)定，在全公司范圍內(nèi)樹立勤儉節(jié)約、杜絕鋪張浪費的良好風氣.5.1.2 部門的第一審批者（部門經(jīng)理）對費用的合理性、真實性承擔領導責任。財務部對費用的真實性、合規(guī)及合法性進行核查，如發(fā)現(xiàn)做假者,對當事人進行通

4、報批評，并按做假金額予以2倍的罰款，同時對第一審批者追究連帶責任.5。1。3 公司不得承擔屬于個人的下列支出:娛樂、健身、旅游、招待、購物、饋贈等支出；購買商業(yè)保險、證券、股權、收藏品及因個人行為導致的罰款、賠償?shù)戎С?5。2 分級審批費用報銷審批按從簡的基本原則：“部門實質審核、財務形式審核、公司領導審批.公司不提倡對費用報銷審批進行全面的授權。5。3事前審批5.3。1 為控制大額費用的開支，對于業(yè)務招待費（重點可控制禮品費）、出差、用車油費報銷、大額專項費用（出國費、咨詢審計費、律師訴訟費、會議費、廣告宣傳費、修理費、信息費、培訓費等）須經(jīng)事前申請，方可發(fā)生及報銷。在發(fā)生上述項目費用時需事

5、前填寫“事前審批申請單（附件一）,申請單內(nèi)容包含:事由、時間、人員、地點、預計里程（金額）等；5。3.2 上述費用報銷時需提供領導的事前審批記錄(郵件打印或申請單)；對于無法提供的，各級審批人員不得受理,財務部門不得報銷；5.3.3 對于已經(jīng)事前審批，但實際費用超過事前審批的，必須經(jīng)總經(jīng)理批準后方可報銷。5.4 預算管理原則各項費用均納入預算管理,各部門經(jīng)理對本部門預算費用負責。可控費用開支應嚴格控制在預算范圍內(nèi)，原則上不允許突破，特殊情況(如開拓新業(yè)務等）需增加費用開支,應申報公司董事會審批.6.費用報銷操作細則6。1報銷受理時間6。1.1 費用報銷時間：審批時間為工作日，報銷時間為周一至周

6、四，月末26日起暫停報銷；6。1.2 現(xiàn)金借款：超過5000元,應提前一天通知財務出納崗；6。1.3 報銷支付方式：統(tǒng)一打在個人工資卡上并短信通知，公司原則上無現(xiàn)金支付報銷費用.6。2報銷流程6.2.1 因公借款6.2。1。1業(yè)務員出差借款:借款時，由借款申請人憑領導審批確認簽字的“借款單”（附件二)，（借款金額每次不超5000元，每月限額20000元)到財務部出納崗借支現(xiàn)金.依據(jù)公司銷售政策，業(yè)務員應在每筆業(yè)務結束后及時整理費用發(fā)票予以報銷，如有前期借款需沖抵時，須在報銷單上注明已借款金額；業(yè)務借款需在2個月內(nèi)清理,在有逾期借款時不得新增借款，逾期催收兩次未還(書面通知含郵件）,將通知HR在

7、工資中扣除。6。2.1.2 總經(jīng)理借款或費用報銷:單筆金額超(含)2萬元的,需事前報公司理事長審批,個人借款在業(yè)務發(fā)生后2個月內(nèi)清理。6。2。1.3 會議類等專項借款：1個月內(nèi)清理完畢.報銷人部門經(jīng)理費用審核崗總經(jīng)理財務總監(jiān)出納崗流程說明報銷申請請單審批單報銷單申請單給予報銷審核審核NYYN審批NYNY審批N復審Y部門經(jīng)理核定費用的真實性、合理性及票據(jù)的合法性。費用審核崗對票據(jù)的合法性、金額的準確性進行審核公司總經(jīng)理或授權人，對費用的真實性、合理性審批確認。財務總監(jiān)對費用的合理性審批確認出納崗對費用報銷審批手續(xù)的完備性、金額的準確性進行復核后報支。6。2。2 費用的報銷程序：費用實際發(fā)生后，報

8、銷人須整理、粘貼有效單據(jù)，填寫“費用報銷單/差旅費報銷單（附件三)，經(jīng)有效簽字人審核、審批后報銷。報銷流程圖如下。6。3 報銷要求6.3。1單據(jù)要求：費用報銷須提供符合財務制度及國家稅法規(guī)定的有效單據(jù),票面事項填寫齊全，單據(jù)的大（?。懡痤~不得涂改，并加蓋開具單位財務專用或發(fā)票專用章。6。3.2 單據(jù)具體要求如下:6.3.2.1各類發(fā)票應為全國統(tǒng)一發(fā)票監(jiān)制章地方稅務局統(tǒng)一監(jiān)制的發(fā)票，票面應有發(fā)票代碼、發(fā)票號碼。6.3。2。2事業(yè)單位統(tǒng)一收據(jù)應由財政部門監(jiān)制。6。3。2.3各種車、船、飛機、郵局（航空運輸電子客票必須提供航空運輸電子客票行程單）的有效票證。6.3.3 費用報銷單必須詳細注明費用事

9、項、發(fā)生時間、大小寫、合計金額等內(nèi)容.6。3。4單據(jù)報銷時效:所有發(fā)票單據(jù)需在2個月內(nèi)報銷。超過兩個月的發(fā)票須經(jīng)公司財務總監(jiān)批準后方可報銷，同時個人承擔相應比例。每年度終了1個月后不再報銷上年度的單據(jù)。費用單據(jù)時效(天）個人承擔比例（）60061902091-12050120以上1007具體費用項目報銷規(guī)定7。1業(yè)務招待費業(yè)務招待費用包括本地及出差發(fā)生的招待用餐費、禮品費。7。1.1發(fā)生招待餐費，填寫報銷單時,必須注明招待事由、時間、出席人員等。7.1.2公司從嚴控制招待禮品費支出，一般情況下應使用公司統(tǒng)一訂制的禮品.確需外購禮品，超過2000元的，應事前報總經(jīng)理和公司財務總監(jiān)審批。7.1。3

10、 所有業(yè)務招待費用，均應按實際發(fā)生次數(shù)在報銷單上分別填列，不允許將多次招待費用合并填寫總計金額,也不允許將一次招待費用分開報銷.7.2 國內(nèi)差旅費用7.2。1 國內(nèi)差旅費包括差旅發(fā)生的交通費、差旅住宿費、出差補貼等.7。2。2 差旅交通費是指至出差目的地的往返飛機、火車、汽車、輪船的票款,機場往返交通費、高速公路過橋費及目的地市內(nèi)交通費。7。2.3 公司人員出差如需乘坐乘坐飛機一律坐經(jīng)濟艙。差旅費限額標準表：職務、級別交通工具住宿限額（元）火車飛機輪船省會城市其余城市總監(jiān)（含）以上級別軟臥普通艙二等艙實報實報部門經(jīng)理硬臥普通艙三等艙300200其余人員硬臥三等艙2001507。2.4 差旅住宿

11、費僅為酒店住宿房費.酒店電話費列入通訊費用、酒店內(nèi)用餐費用列入招待餐費。7.2.4.1住宿費超過標準的一般不予報銷,超標有特殊原因的需經(jīng)部門經(jīng)理就該項費用作出專門解釋后,經(jīng)總經(jīng)理批準后方可報銷。7.2。4。2目的地招待費應事先報部門經(jīng)理同意，填制報銷單時應按照招待費報銷規(guī)定單獨列明相關內(nèi)容,在差旅費中一同報銷。7.2.4.3出差補貼標準為每人20元/天.餐費標準為50元/天。參加培訓或會議無出差補貼;常州、太倉、上海三地往來無補貼。公司領導出差無補貼。7。2。4。4差旅費報銷時，填寫單據(jù)應注明起止日期、事由、地點、各項費用(不得合在一起填其他項）明細金額。同部門人員一起出差的所有費用必須一次報

12、銷，所有人員的報銷應填寫在一張報銷單上，不允許多次分批報銷或代其他人報銷差旅費。行程分開后,分開后的費用分別報銷。7。3 郵電通訊費7.3。1 郵電通訊費包括手機費、無線網(wǎng)卡、電話會議、網(wǎng)絡專線費、辦公電話費、快遞費等。7.3.2 手機費按“職級有別、崗位有別”的原則報銷。7。3。2.1公司領導手機費實報實銷。7。3。2.2根據(jù)崗位工作需要,各部門年初核定本部門可報銷手機費的人員名單及每月額度報至HR,經(jīng)總經(jīng)理審批后由HR交財務部審核崗備案。7。3。2。3新進人員限額,須經(jīng)部門經(jīng)理核定并經(jīng)總經(jīng)理審批后方可報銷。7。3。2。4由總經(jīng)理根據(jù)實際業(yè)務需要對個人手機費進行核定，超過部分由公司承擔70,

13、人員名單由HR按季度提交給財務審核崗。7。3。3 辦公電話費，有異常話費時，由辦公室核對。7。4 辦公用品費7。4.1 各部門根據(jù)工作需要訂閱書報資料，各部門領用辦公用品統(tǒng)一通過辦公室集中采購。7.4。2 針對特殊情況下確有需要自行采購辦公用品的,必須事先報總經(jīng)辦總經(jīng)理(或授權人）批準,且報銷時應附書面批準的文件。 7.5 市內(nèi)交通及燃料費7.5。1 市內(nèi)交通及燃料費包括加班打車費、因公市內(nèi)交通費、汽油費、停車費、洗車費等。原則上盡量使用公司車輛或公共交通，如確需打車，需提前取得部門經(jīng)理確認.各項交通違章罰款、上下班或因私打車費不允許報銷。7。5.2 應按單據(jù)發(fā)生時間、起止地點、實際事由逐筆填寫費用報銷單，不允許合并計算填列.7。6 工會經(jīng)費公司工會經(jīng)費的撥付由工會經(jīng)辦人員事前提出申請、工會主席批準后，到財務辦理撥付手續(xù)。工會經(jīng)費的使用由工會統(tǒng)一安