會計電算化 課程上機實驗

1、長江大學(xué)裴瀟 電算化會計 實驗指導(dǎo)手冊經(jīng)濟管理實驗教學(xué)中心1主 要 內(nèi) 容實驗一:系統(tǒng)管理和根底設(shè)置實驗二：總賬管理系統(tǒng)初始設(shè)置實驗三：總賬管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理實驗四：出納管理實驗五：總賬管理系統(tǒng)的期末處理實驗六:UFO報表管理2實驗七：現(xiàn)金流量表的編制實驗八：薪資管理實驗九：固定資產(chǎn)管理實驗十：應(yīng)收款管理實驗十一：應(yīng)付款管理3實驗一:系統(tǒng)管理和根底設(shè)置一、實驗?zāi)康?1.掌握財務(wù)軟件中有關(guān)系統(tǒng)管理和根底設(shè)置的相關(guān)內(nèi)容； 2.理解系統(tǒng)管理在整個過程中的作用及根底設(shè)置的重要性。4 二、實驗內(nèi)容 1.建立單位賬套 2.增加操作員 3.進行財務(wù)分工 4.輸入根底信息 5.備份賬套數(shù)據(jù)5三、系統(tǒng)管理 在

2、財務(wù)、業(yè)務(wù)一體化管理應(yīng)用模式下，系統(tǒng)管理為各個子系統(tǒng)提供了一個公共平臺，用于對整個系統(tǒng)的公共任務(wù)進行統(tǒng)一管理，如根底信息的設(shè)置、企業(yè)賬套的建立、修改、刪除和備份，操作員的建立、角色的劃分和權(quán)限的分配等，其他任何產(chǎn)品的獨立運行都必須以此為根底。 6 主要內(nèi)容 一系統(tǒng)管理模塊的功能 二系統(tǒng)管理的使用者 三企業(yè)賬套數(shù)據(jù)的管理 四操作員及權(quán)限的管理7一系統(tǒng)管理模塊的功能 1賬套管理 賬套是一組相互關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)。每一個獨立核算的企業(yè)都有一套完整的賬簿體系，把這樣一套完整的賬簿體系建立在計算機系統(tǒng)中就稱為一個賬套。每一個企業(yè)都可以為其每一個獨立核算的下級單位建立一個核算賬套。換句話講，在企業(yè)管理系統(tǒng)中，可以

3、為多個企業(yè)或企業(yè)內(nèi)多個獨立核算的部門分別立賬，且各賬套數(shù)據(jù)之間相互獨立，互不影響，使資源得以最大程度地利用。 賬套管理功能一般包括建立賬套、修改賬套、刪除賬套、引入/輸出賬套等。 82.年度賬管理年度賬與賬套是兩個不同的概念，一個賬套中包含了企業(yè)所有的數(shù)據(jù)，把企業(yè)數(shù)據(jù)按年度進行劃分，稱為年度賬。年度賬可以作為系統(tǒng)操作的根本單位，因此設(shè)置年度賬主要是考慮到管理上的方便性。 年度賬管理包括年度賬的建立、引入、輸出和結(jié)轉(zhuǎn)上年數(shù)據(jù)，清空年度數(shù)據(jù)。9賬套和年度賬的區(qū)別： 1賬套是年度賬的上一級，賬套是由年度賬組成。首先有賬套然后才有年度賬，一個賬套可以擁有多個年度的年度賬。 2對于擁有多個核算單位的客戶

4、，可以擁有多個賬套(最多可以擁有999個賬套)。10 對于賬套和年度賬的兩層結(jié)構(gòu)的方式好處是：1便于企業(yè)的管理，如進行賬套的上報，跨年的數(shù)據(jù)管理結(jié)構(gòu)調(diào)整等等；2方便數(shù)據(jù)備份輸出和引入；3減少數(shù)據(jù)的負擔(dān)，提高應(yīng)用效率。11 3系統(tǒng)操作員及操作權(quán)限的集中管理 為了保證系統(tǒng)及數(shù)據(jù)的平安與保密，系統(tǒng)管理提供了操作員及操作權(quán)限的集中管理功能。通過對系統(tǒng)操作分工和權(quán)限的管理，一方面可以防止與業(yè)務(wù)無關(guān)的人員進入系統(tǒng)，另一方面可以對系統(tǒng)所包含的各個子系統(tǒng)的操作進行協(xié)調(diào)，以保證各負其責(zé)，流程順暢。 操作權(quán)限的集中管理包括定義操作者角色、設(shè)定系統(tǒng)用戶和設(shè)置功能權(quán)限。12 4設(shè)立統(tǒng)一的平安機制 對企業(yè)來說，系統(tǒng)運行

5、平安、數(shù)據(jù)存儲平安是必須的，為此，每個應(yīng)用系統(tǒng)都無一例外地提供了強有力的平安保障機制。如設(shè)置對整個系統(tǒng)運行過程的監(jiān)控機制，設(shè)置數(shù)據(jù)自動備份、去除系統(tǒng)運行過程中的異常任務(wù)等。 13 二系統(tǒng)管理的使用者 鑒于系統(tǒng)管理模塊在整個會計信息系統(tǒng)中的地位和重要性，因此，對系統(tǒng)管理模塊的使用系統(tǒng)予以嚴(yán)格控制。系統(tǒng)只允許以兩種身份注冊進入系統(tǒng)管理。一是以系統(tǒng)管理員的身份，二是以賬套主管的身份。 14 1.以系統(tǒng)管理員的身份注冊系統(tǒng)管理 系統(tǒng)管理員負責(zé)整個應(yīng)用系統(tǒng)的總體控制和維護工作，可以管理該系統(tǒng)中所有的賬套。以系統(tǒng)管理員身份注冊進入，可以進行賬套的建立、引入和輸出，設(shè)置操作員和權(quán)限，監(jiān)控系統(tǒng)運行過程，去除異

6、常任務(wù)等。 系統(tǒng)管理員是系統(tǒng)中權(quán)限最高的操作員，他要對系統(tǒng)數(shù)據(jù)平安和運行平安負責(zé)。通用會計信息系統(tǒng)中一般預(yù)置默認的系統(tǒng)管理員及口令，企業(yè)在正確安裝應(yīng)用系統(tǒng)后，應(yīng)該及時更改系統(tǒng)管理員的密碼，以保障系統(tǒng)的平安性。 15 2.以賬套主管的身份注冊系統(tǒng)管理 賬套主管負責(zé)所選賬套的維護工作。主要包括對所管理的賬套進行修改、對年度賬的管理包括創(chuàng)立、清空、引入、輸出以及各子系統(tǒng)的年末結(jié)轉(zhuǎn)，以及該賬套操作員權(quán)限的設(shè)置。 對所管轄的賬套來說，賬套主管是級別最高的，擁有所有模塊的操作權(quán)限。16 由于賬套主管是由系統(tǒng)管理員指定的，因此第一次必須以系統(tǒng)管理員的身份注冊系統(tǒng)管理，建立賬套和指定相應(yīng)的賬套主管之后，才能以

7、賬套主管的身份注冊系統(tǒng)管理。系統(tǒng)管理員(Admin)和賬套主管看到的系統(tǒng)管理登錄界面是有差異的。系統(tǒng)管理員登錄界面只需包括效勞器、操作員、密碼三項，而賬套主管登錄界面除以上三項外還必須包括賬套、會計年度及操作日期。 17 三企業(yè)賬套數(shù)據(jù)的管理 賬套管理包括賬套的建立、修改、引入和輸出。其中，系統(tǒng)管理員有權(quán)進行賬套的建立、引入和輸出操作；而賬套信息的修改那么由賬套主管負責(zé)。 18 1.建立賬套 企業(yè)應(yīng)用會計信息系統(tǒng)之始，首先需要在系統(tǒng)中建立企業(yè)的根本信息、核算方法、編碼規(guī)那么等，稱之為建賬，然后在此根底上啟用會計信息系統(tǒng)的各個子系統(tǒng)，進行日常業(yè)務(wù)處理。 建立企業(yè)賬套時，需要向系統(tǒng)提供以下表征企業(yè)

8、特征的信息，歸類如下：19 賬套根本信息 賬套號:由于在一個會計信息系統(tǒng)中，可以建立多個企業(yè)賬套，因此必須設(shè)置賬套號作為區(qū)分不同賬套數(shù)據(jù)的唯一標(biāo)識。 賬套名稱:一般用來描述賬套的根本特性，可以輸入核算單位簡稱或用該賬套的用途命名。賬套號與賬套名稱是一一對應(yīng)的關(guān)系，共同來代表特定的核算賬套。 賬套路徑:用來指明賬套在計算機系統(tǒng)中的存放位置，為方便用戶，應(yīng)用系統(tǒng)中一般預(yù)設(shè)一個存儲位置，稱其為默認路徑，但允許用戶更改。 賬套啟用日期:用于規(guī)定該企業(yè)用計算機進行業(yè)務(wù)處理的起點，一般要指定年、月。啟用日期在第一次初始設(shè)置時設(shè)定，一旦啟用不可更改。在確定賬套啟用日期的同時，一般還要設(shè)置企業(yè)的會計期間，即確

9、認會計月份的起始日期和結(jié)賬日期。 20核算單位根本信息 包括企業(yè)名稱、簡稱、地址、郵政編碼、法人、通訊方式等。在以上各項信息中，單位全稱是必須項，因為發(fā)票打印時要使用企業(yè)全稱，其余情況全部使用企業(yè)的簡稱。 21 賬套核算信息 記賬本位幣是企業(yè)必須明確指定的，通常系統(tǒng)默認為人民幣，很多軟件也提供以某種外幣作為記賬本位幣的功能。 行業(yè)性質(zhì)說明企業(yè)所執(zhí)行的會計制度。 企業(yè)類型是區(qū)分不同企業(yè)業(yè)務(wù)類型的必要信息，選擇不同的企業(yè)類型，系統(tǒng)在業(yè)務(wù)處理范圍上有所不同。 編碼方案是對企業(yè)關(guān)鍵核算對象進行分類級次及各級編碼長度的指定，以便于用戶進行分級核算、統(tǒng)計和管理。 數(shù)據(jù)精度：是指定義數(shù)據(jù)的保存小數(shù)位數(shù)。以上

10、賬套參數(shù)確定后，應(yīng)用系統(tǒng)會自動建立一套符合用戶特征要求的賬簿體系。 22 2.修改賬套 賬套建立完成后，如果發(fā)現(xiàn)有些參數(shù)有誤需要修改，或者希望查看建賬時所設(shè)定的信息，可以執(zhí)行賬套修改功能。只有賬套主管有權(quán)修改賬套，即便如此，有些系統(tǒng)已使用的關(guān)鍵信息仍無法修改，如賬套號、啟用會計期。 23 3.引入和輸出賬套 賬套輸出是將系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)備份到硬盤、軟盤等存儲介質(zhì)，一方面為保證數(shù)據(jù)的完整性，另一方面當(dāng)系統(tǒng)遭受意外破壞時，可以利用備份數(shù)據(jù)盡快恢復(fù)系統(tǒng)，從而保證企業(yè)日常業(yè)務(wù)的正常進行。為數(shù)據(jù)平安起見，系統(tǒng)一般提供賬套刪除前的強制備份，并且只授權(quán)于系統(tǒng)管理員。 引入賬套功能是指將系統(tǒng)外某賬套數(shù)據(jù)引入本系

11、統(tǒng)中。在計算機環(huán)境中，無論是計算機故障或病毒侵犯，都會致使系統(tǒng)數(shù)據(jù)受損，這時利用賬套引入功能，恢復(fù)備份數(shù)據(jù)，可以將損失降到最小。另外，子公司的賬套數(shù)據(jù)可以定期被引入母公司系統(tǒng)中，以便進行有關(guān)賬套數(shù)據(jù)的分析和合并工作。 24 四操作員及權(quán)限的管理 實施企業(yè)財務(wù)管理軟件時，首先明確指定各系統(tǒng)授權(quán)的操作人員，并對操作人員的使用權(quán)限進行明確規(guī)定，以防止無關(guān)人員對系統(tǒng)進行非法操作，同時也可以對系統(tǒng)所包含的各個功能模塊的操作進行協(xié)調(diào)，使得流程順暢，從而保證整個系統(tǒng)和會計數(shù)據(jù)的平安性和保密性。25 1.角色管理 角色是指在企業(yè)管理中擁有某一類職能的組織，這個角色組織可以是實際的部門，可以是由擁有同一類職能的

12、人構(gòu)成的虛擬組織。例如：實際工作中最常見的會計和出納兩個角色(他們可以是一個部門的人員，也可以不是一個部門但工作職能是一樣的角色統(tǒng)稱)。 此功能的好處是方便控制操作員權(quán)限，可以依據(jù)職能統(tǒng)一進行權(quán)限的劃分。 本功能可以進行賬套中角色的增加、刪除、修改等維護工作。26 2.用戶管理 用戶指有權(quán)登錄并使用系統(tǒng)的人，即通常意義上所說的操作員。用戶管理包括的用戶的增加、修改和刪除，由系統(tǒng)管理員全權(quán)管理。27 增加用戶 增加系統(tǒng)操作員時，必須明確以下關(guān)于用戶的特征信息：用戶編號、姓名、所屬部門和用戶密碼。 用戶編號是系統(tǒng)區(qū)分不同操作人員的唯一標(biāo)志，因此必須唯一。 用戶姓名一般會出現(xiàn)在其處理的票據(jù)、憑證上，

13、因此應(yīng)記錄其真實姓名，以便對其操作行為進行監(jiān)督。 用戶密碼是登錄系統(tǒng)的通行證，也是計算機環(huán)境下不同于手工的控制方式之一，初始時由系統(tǒng)管理員統(tǒng)一設(shè)置，使用后由操作員本人定期更改，以確保不被他人竊取。28 修改或刪除用戶 用戶剛剛設(shè)置完成，可以對其姓名及口令進行更改，一旦以其身份進入過系統(tǒng)，便不能被修改和刪除。 29 3.設(shè)置操作員權(quán)限 設(shè)置操作員權(quán)限是從內(nèi)部控制的角度出發(fā)，對系統(tǒng)操作人員進行嚴(yán)格的崗位分工，嚴(yán)禁越權(quán)操作的行為發(fā)生，保證系統(tǒng)使用的平安性。 系統(tǒng)管理員和賬套主管都有權(quán)設(shè)置操作員權(quán)限，不同的是：系統(tǒng)管理員可以指定或取消某一操作員為一個賬套的主管，也可以對各個賬套的操作員進行授權(quán)；賬套主

14、管的權(quán)限局限于他所管轄的賬套，在該賬套內(nèi)，賬套主管默認擁有全部操作權(quán)限，可以針對本賬套的操作員進行權(quán)限設(shè)置。 賬套主管自動擁有所有模塊的操作權(quán)限?？梢詾橐粋€操作員賦予幾個模塊的操作權(quán)限，也可以為一個操作員賦予一個模塊中局部功能權(quán)限。 30 四、根底設(shè)置 一個賬套是由假設(shè)干個子系統(tǒng)構(gòu)成的，這些子系統(tǒng)有很多共性，會共享公用的根底信息，根底信息是系統(tǒng)運行的基石。 31 主要內(nèi)容 (一) 企業(yè)門戶 (二) 根本信息 (三) 根底檔案32 (一) 企業(yè)門戶 為使企業(yè)能夠存儲在企業(yè)內(nèi)部和外部的各種信息，使企業(yè)員工、用戶和合作伙伴能夠從單一的渠道訪問其所需的個性化信息，我們?yōu)槟峁┝似髽I(yè)應(yīng)用平臺。通過企業(yè)應(yīng)

15、用平臺，企業(yè)員工可以通過單一的訪問入口訪問企業(yè)的各種信息，定義自己的業(yè)務(wù)工作，并設(shè)計自己的工作流程。 信息的及時溝通，資源的有效利用，與合作伙伴的在線和實時的鏈接，將提高企業(yè)員工的工作效率以及企業(yè)的總處理能力。 331.企業(yè)門戶的內(nèi)容1系統(tǒng) 重注冊 重新注冊是為方便用戶更改登錄信息，切換登錄用戶及登錄賬套等。 退出 是指退出U8系統(tǒng) 34 2視圖 企業(yè)流程 個性流程 通過“個性流程功能，您可根據(jù)您日常處理的業(yè)務(wù)設(shè)計個性化的業(yè)務(wù)流程圖。 工作中心 “我的工作包括業(yè)務(wù)工作、工作日歷、信息中心、移動短消息、我的鏈接五局部。 3窗口 切換命令窗口354工具 計算器 配置 配置功能主要用于配置生產(chǎn)制造產(chǎn)

16、品的效勞器和效勞器端口，以及移動短信息的發(fā)送端口及短信息接收的刷新時間。系統(tǒng)將檢測本機設(shè)置，使用默認的效勞器、效勞器端口、短信端口及刷新時間，您可根據(jù)自己的需要更改這些設(shè)置。 風(fēng)格配置 通過風(fēng)格配置功能，您就可以擁有表達自身特色的、個性化的頁面風(fēng)格。系統(tǒng)提供了四種配置方案，也可自行定義您所喜愛的頁面顯示形式。365 幫助 內(nèi)容 索引 網(wǎng)上用友 技術(shù)支持網(wǎng)站 關(guān)于用友ERP-U8376工作列表 企業(yè)應(yīng)用平臺的工作列表可以使您快速進入您具有權(quán)限的各相關(guān)模塊，以防止重復(fù)登錄，節(jié)省時間。 ERP-U8系統(tǒng)企業(yè)應(yīng)用平臺上有如下內(nèi)容：38設(shè)置頁簽 根底設(shè)置 根本信息、根底檔案、數(shù)據(jù)權(quán)限、單據(jù)設(shè)置、工作流設(shè)

17、置、快速使用向?qū)А?根本信息:系統(tǒng)的啟用 根底檔案：本單位信息部門檔案、職員檔案等、客商信息、財務(wù)信息會計科目、外幣設(shè)置、結(jié)算方式、憑證類別、工程目錄等39會計科目增加、修改、刪除 會計科目編碼 中/英文會計科目 科目類型 賬頁格式具體賬頁格式的設(shè)置科目性質(zhì)輔助核算日記賬與銀行賬設(shè)置受控系統(tǒng)設(shè)置40賬頁格式 定義該科目在賬簿打印時的默認打印格式。通常系統(tǒng)會提供金額式、外幣金額式、數(shù)量金額式、外幣數(shù)量式四種賬頁格式供選擇輔助核算 也叫輔助賬類。用于說明本科目是否有其它核算要求，系統(tǒng)除完成一般的總賬、明細賬核算外，還提供部門核算、個人往來核算、客戶往來核算、供給商往來核算、工程核算五種專項核算功能

18、供選用。41設(shè)置會計科目輔助工程 可以進行輔助核算的內(nèi)容有：部門核算、個人往來核算、客戶往來核算、供給商往來核算、工程核算五種專項核算功能供選用。42憑證類別設(shè)置通常，系統(tǒng)提供五種常用分類方式供選擇： 1.記賬憑證2.收款、付款、轉(zhuǎn)賬憑證3.現(xiàn)金、銀行、轉(zhuǎn)賬憑證4.現(xiàn)金收款、現(xiàn)金付款、銀行收款、銀行付款、轉(zhuǎn)賬憑證5.自定義憑證類別 43 某些類別的憑證在制單時對科目有一定限制，通常系統(tǒng)有五種限制類型供選擇： 借方必有：制單時，此類憑證借方至少有一個限制科目有發(fā)生額； 貸方必有：制單時，此類憑證貸方至少有一個限制科目有發(fā)生額； 憑證必有：制單時，此類憑證無論借方還是貸方至少有一個限制科目有發(fā)生額

19、； 憑證必?zé)o：制單時，此類憑證無論借方還是貸方不可有一個限制科目有發(fā)生額； 無限制：制單時，此類憑證可使用所有合法的科目。44 在錄入憑證之前，應(yīng)進行憑證類別的設(shè)置；已使用的憑證類別不能刪除，也不能修改類別字；假設(shè)限制科目為非末級科目，那么在制單時，其所有下級科目都將受到同樣的限制。45 工程核算是賬務(wù)系統(tǒng)輔助核算管理的一種重要功能。所謂工程可以是一個專門的經(jīng)營或管理的內(nèi)容。 定義工程核算類會計科目：必須將需進行工程核算的科目設(shè)置為輔助核算內(nèi)容是“工程核算后，才能定義工程和目錄。 定義工程大類 指定核算科目 設(shè)置工程檔案46業(yè)務(wù)頁簽 財務(wù)會計：總賬、應(yīng)收款管理、應(yīng)付款管理、固定資產(chǎn)、網(wǎng)上報銷、

20、網(wǎng)上銀行、WEB財務(wù)、UFO報表、現(xiàn)金流量表、公司對賬、票據(jù)通、報賬中心 管理會計：本錢管理、工程管理、預(yù)算管理、資金管理 客戶關(guān)系管理：客戶關(guān)系管理 供給鏈：合同管理、售前分析、銷售管理、出口管理、采購管理、委外管理、質(zhì)量管理、GSP質(zhì)量管理、庫存管理、存貨核算、WEB進銷存47 生產(chǎn)制造：物料清單、主生產(chǎn)方案、產(chǎn)能管理、需求規(guī)劃、生產(chǎn)訂單、車間管理、工程變更、設(shè)備管理 人力資源：HR根底設(shè)置、人事管理、薪資管理、考勤管理、招聘管理、經(jīng)理自助 集團應(yīng)用：預(yù)算管理、結(jié)算中心、集團財務(wù)、合并報表、行業(yè)報表、網(wǎng)上結(jié)算 OA：OA 決策管理：管理駕駛倉、數(shù)據(jù)分析、專家財務(wù)評估 企業(yè)應(yīng)用集成：企業(yè)應(yīng)用

21、集成、企業(yè)應(yīng)用集成遠程48工具頁簽系統(tǒng)效勞：系統(tǒng)管理系統(tǒng)管理、升級工具、系統(tǒng)配置預(yù)警設(shè)置、應(yīng)用效勞器配置、遠程配置、財務(wù)總賬工具、科目轉(zhuǎn)換、賬務(wù)函數(shù)轉(zhuǎn)換、財政部報表接口、決策數(shù)據(jù)倉庫設(shè)置、專家財務(wù)數(shù)據(jù)庫維護、數(shù)據(jù)分析配置、OAOA_WorkBench、OA流程監(jiān)控器、OA系統(tǒng)工具、數(shù)據(jù)傳輸數(shù)據(jù)復(fù)制、集團應(yīng)用數(shù)據(jù)下發(fā)、數(shù)據(jù)接收、數(shù)據(jù)對照、NC憑證接口49 注意： 如果操作員沒有某一產(chǎn)品的任何功能權(quán)限，而只有我的賬表權(quán)限，那么企業(yè)應(yīng)用平臺中業(yè)務(wù)列表不顯示此產(chǎn)品。50實驗二：總賬管理系統(tǒng)初始設(shè)置 賬務(wù)軟件的初始化實際上是手工記賬和計算機記賬的交接過程。在這一過程中要輸入一個企業(yè)具體的會計核算規(guī)那么、

22、方法和根底數(shù)據(jù)，將通用財務(wù)軟件系統(tǒng)轉(zhuǎn)化成一個適合特定企業(yè)的專用的財務(wù)軟件系統(tǒng)，使之能夠完成該企業(yè)的會計電算化工作。 51 賬務(wù)系統(tǒng)的初始設(shè)置一般由財務(wù)主管或財務(wù)主管指定的專人進行。初始設(shè)置工作在系統(tǒng)投入使用時進行，以后一般不再重新設(shè)置或修改，如需修改應(yīng)在年末結(jié)賬后進行。 賬務(wù)系統(tǒng)初始化，根據(jù)其在賬務(wù)系統(tǒng)中的作用大致上可以分成兩個層次：第一個層次是系統(tǒng)工作必不可少的根本設(shè)置；第二個層次是為了方便用戶使用、提高系統(tǒng)工作效率和靈活的處理會計業(yè)務(wù)能力的設(shè)置及其與財務(wù)管理有關(guān)的深入設(shè)置。52一、實驗?zāi)康?1.掌握財務(wù)軟件中總賬系統(tǒng)初始設(shè)置的相關(guān)內(nèi)容； 2.理解總賬系統(tǒng)初始設(shè)置的意義； 3.掌握總賬系統(tǒng)設(shè)

23、置的具體內(nèi)容和操作方法；53二、實驗內(nèi)容 1.總賬系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置； 2.根底檔案設(shè)置：會計科目、憑證類別、外幣及匯率、結(jié)算方式、輔助核算檔案等； 3.期初余額錄入。54 三、會計數(shù)據(jù)資料的準(zhǔn)備 在系統(tǒng)運行前，應(yīng)對系統(tǒng)所需的各種根底數(shù)據(jù)進行整理，以滿足系統(tǒng)運行的要求。這些數(shù)據(jù)包括： 1.往來賬戶數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備 必須對往來賬戶的有關(guān)資料如：單位名稱、個人姓名、地址、 、郵政編碼等資料進行認真的整理，作到名稱使用標(biāo)準(zhǔn)，有關(guān)資料齊全，以符合賬務(wù)系統(tǒng)的要求。55 2.銀行賬數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備 賬務(wù)系統(tǒng)一般都提供銀行對賬功能，但在啟用此項功能之前，必須在系統(tǒng)中錄入最近一次對賬企業(yè)方與銀行方的調(diào)整前余額，以及啟用日期之前

24、的單位日記賬和銀行對賬單的未達項，對于系統(tǒng)所需的這些數(shù)據(jù)，都要事先整理出來。 56 3.科目余額的準(zhǔn)備 賬務(wù)系統(tǒng)使用之初必須將各個會計科目的期初余額輸入到計算機中，如果賬務(wù)系統(tǒng)啟用日期不是年初那么還需要將系統(tǒng)使用之前各科目的各月的借貸方發(fā)生額輸入計算機，以便今后編制年終會計報表使用。 一般賬務(wù)系統(tǒng)只需要輸入最低級科目的發(fā)生額和余額，其上級科目的發(fā)生額和余額可由計算機自動進行計算而生成。 為了獲取系統(tǒng)所需的這些數(shù)據(jù)，在系統(tǒng)投入使用之前必須對手工會計賬簿進行清理，結(jié)平所有賬戶，列出所有明細科目的發(fā)生額、余額的清單，以備賬務(wù)系統(tǒng)初始化設(shè)置使用。 57 4.憑證摘要的標(biāo)準(zhǔn)化 在會計信息系統(tǒng)中為了提高編

25、制憑證的效率，減少漢字的輸入量，一般設(shè)有憑證摘要庫以便存放單位常用的摘要，使用時通過摘要編碼或現(xiàn)場幫助功能，自動輸入摘要的內(nèi)容。這就要求在系統(tǒng)使用之前，必須對單位使用的摘要進行認真的標(biāo)準(zhǔn)化，這種標(biāo)準(zhǔn)化一方面是指對摘要表述的標(biāo)準(zhǔn)化，另一方面還要符合軟件的要求，如商品化通用軟件一般都對摘要有長度的限制，使用摘要的字數(shù)不能超過此長度。 58 四、系統(tǒng)控制參數(shù)設(shè)置 首次啟用一個新建賬套的賬務(wù)處理子系統(tǒng)或啟用一個賬務(wù)處理子系統(tǒng)之后，都可以對賬務(wù)處理子系統(tǒng)的控制功能作進一步的設(shè)置。59一憑證控制設(shè)置 1.制單控制 在填制憑證時，系統(tǒng)能夠進行的控制。1制單序時控制 2資金及往來赤字控制 3可以使用其他系統(tǒng)受

26、控科目 4允許修改他人填制的憑證 5支票控制 6制單權(quán)限控制到科目60 2.外幣核算 如果企業(yè)有外幣業(yè)務(wù)，那么應(yīng)選擇相應(yīng)的匯率方式固定匯率、浮動匯率。 3.憑證控制 處理憑證時，系統(tǒng)能夠進行的操作控制。1打印憑證頁腳姓名 2憑證審核控制到操作員 3出納憑證必須經(jīng)由出納簽字61 4.憑證編號方式控制 “系統(tǒng)編號為填制憑證時，按照憑證類別按月自動編制憑證編號。“手工編號為在制單時手工錄入憑證編號。 5.往來控制方式 客戶往來款項和供給商往來款項是由應(yīng)收、應(yīng)付系統(tǒng)核算，還是由賬務(wù)處理子系統(tǒng)核算。 62二賬簿設(shè)置 用來調(diào)整各種賬簿的輸出方式及打印要求等。 1.打印位數(shù)寬度 2.明細賬日記賬、多欄賬打印

27、輸出方式 3.憑證、正式賬每頁打印行數(shù)： 4.明細賬查詢權(quán)限控制到科目：63三明細權(quán)限設(shè)置 對操作員的操作權(quán)限做進一步控制。如制單權(quán)限控制到科目、憑證審核權(quán)控制到操作員、明細賬查詢控制到科目。64 五、期初余額錄入 在初次使用賬務(wù)處理子系統(tǒng)時，應(yīng)將經(jīng)過整理的手工賬目的期初余額錄入計算機。 如果是年中啟用賬務(wù)處理子系統(tǒng)，應(yīng)先將各賬戶此時的余額和年初到此時的借貸方累計發(fā)生額計算清楚，作為啟用系統(tǒng)的期初數(shù)據(jù)錄入到賬務(wù)處理子系統(tǒng)中，系統(tǒng)將自動計算年初余額。65 如果企業(yè)是在年初建賬，或不反映啟用日期以前的發(fā)生額，那么期初余額就是年初數(shù)。如果科目有輔助核算，還應(yīng)整理各輔助工程的期初余額，以便在期初余額中

28、錄入。 期初余額的錄入分兩局部：總賬期初余額錄入、輔助核算科目期初余額錄入。66一總賬期初余額錄入 余額和累計發(fā)生額的錄入要從最末級科目開始，上級科目的余額和累計發(fā)生數(shù)據(jù)由系統(tǒng)自動計算。如果某科目為數(shù)量、外幣核算，應(yīng)錄入期初數(shù)量、外幣余額，而且必須先錄入本幣余額，再錄入數(shù)量外幣余額。假設(shè)期初余額有外幣、數(shù)量余額，那么必須有本幣余額。紅字余額用負號輸入。67二輔助科目期初余額錄入 在錄入期初余額時，對于設(shè)置為輔助核算的科目，系統(tǒng)會自動為其開設(shè)輔助賬頁。相應(yīng)地，在輸入期初余額時，這類科目總賬的期初余額是由輔助賬的期初明細匯總而來，即不能直接輸入總賬期初數(shù)。 期初余額錄入完畢后，應(yīng)該試算平衡。期初余

29、額試算不平衡，將不能記賬，但可以填制憑證；已經(jīng)記過賬，那么不能再錄入、修改期初余額，也不能執(zhí)行“結(jié)轉(zhuǎn)上年余額的功能。68 假設(shè)使用了應(yīng)收、應(yīng)付系統(tǒng)，并且客戶往來或供給商往來由應(yīng)收、應(yīng)付系統(tǒng)核算，那么，應(yīng)該到應(yīng)收、應(yīng)付系統(tǒng)中錄入含客戶、供給商賬類的科目的明細期初余額。在賬務(wù)處理系統(tǒng)中，只能錄入這些科目的總余額，假設(shè)這些科目還有其他輔助核算，如部門核算或工程核算，那么只能錄入這些科目下各部門總余額或各工程的總余額。69實驗三：總賬管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理 賬務(wù)系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理主要包括記賬憑證的輸入、審核、修改和記賬等工作。其中記賬憑證的處理是賬務(wù)系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理過程中手工業(yè)務(wù)處理和計算機業(yè)務(wù)處理的連接

30、點，也是計算機賬務(wù)系統(tǒng)最根本最主要的數(shù)據(jù)來源。因此憑證處理是賬務(wù)處理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。 70一、實驗?zāi)康?1.掌握財務(wù)軟件中總賬系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理的相關(guān)內(nèi)容； 2.熟悉總賬系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理的各種操作； 3.掌握憑證管理、出納管理和賬簿管理的具體內(nèi)容和操作方法。71二、實驗內(nèi)容 1.憑證管理：填制憑證、審核憑證、憑證記賬的操作方法； 2.出納管理：現(xiàn)金、銀行存款日記賬、資金日報表的查詢方法、支票登記簿的操作方法； 3.賬簿管理：總賬、科目余額表、明細賬、輔助賬的查詢方法。72 三、憑證管理 一憑證填制 每一張憑證應(yīng)該只記錄一筆經(jīng)濟業(yè)務(wù)，不可把記錄不同經(jīng)濟業(yè)務(wù)的分錄填入一張憑證。 憑證填制的內(nèi)容主要有：7

31、3 1.增加憑證 輸入憑證頭局部：憑證類別、憑證編號、憑證日期和附件張數(shù)等。 憑證類別：輸入憑證類別字。憑證類別是在初始化時設(shè)置的。 74憑證編號：一般情況下，由系統(tǒng)分類按月自動編制，即每類憑證每月都從0001號開始，對于網(wǎng)絡(luò)用戶，如果是幾個人同時制單時，在憑證的右上角，系統(tǒng)提示了一個參考憑證號，真正的憑證編號只有在憑證已填制并經(jīng)保存完畢后才給出，如果只有一個人制單或使用單用戶版制單時憑證右上角的憑證號即是正在填制的憑證的編號。制單日期：系統(tǒng)自動取進入賬務(wù)系統(tǒng)前輸入的業(yè)務(wù)日期為記賬憑證填制的日期。 附件張數(shù)：所附原始憑證的張數(shù)。75 輸入憑證正文局部： 輸入本張憑證的每一筆分錄。每筆分錄由摘要

32、、科目、借貸方向和金額組成。 摘要：輸入本筆分錄的業(yè)務(wù)說明，摘要要求簡潔明了。 科目：科目必須輸入末級科目，且應(yīng)已存在?？颇靠梢暂斎肟颇烤幋a、中文科目名稱、英文科目名稱或助記碼。 借貸方向和金額：即該筆分錄的借方或貸方本幣發(fā)生額，金額不能為零，但可以是紅字。必須借貸平衡。76 輸入輔助核算信息 如果輸入的會計科目有輔助核算要求，那么應(yīng)輸入相應(yīng)的輔助核算內(nèi)容；如果一個科目同時兼有多種輔助核算，那么同時要求輸入各種輔助核算的有關(guān)內(nèi)容。77銀行賬輔助核算 中選擇支票控制，即該結(jié)算方式被設(shè)置為支票管理時，銀行賬輔助信息不能為空，而且該方式的票號應(yīng)在支票登記簿中有記錄。在制單時，如果所輸?shù)慕Y(jié)算方式應(yīng)使用

33、支票登記簿， 在輸入支票號后，系統(tǒng)那么會自動勾銷支票登記簿中未報銷的支票，并將報銷日期填上制單日期。 輸入的結(jié)算方式、票號和發(fā)生日期將在進行銀行對賬時使用。 假設(shè)當(dāng)前分錄的金額為其他所有分錄的借貸方差額，那么在金額處按“=鍵即可。78個人往來及其他輔助核算 根據(jù)科目屬性輸入相應(yīng)的輔助信息。如部門、個人、工程、客戶、供給商、數(shù)量、自定義項等。如果該科目要進行數(shù)量核算，那么屏幕提示用戶輸入“數(shù)量、“單價。系統(tǒng)根據(jù)數(shù)量單價自動計算出金額。 當(dāng)輸入一個不存在的個人姓名時，應(yīng)先編輯該人姓名及其他資料。在錄入個人信息時，假設(shè)不輸入“部門名稱只輸入“個人名稱時，系統(tǒng)將根據(jù)所輸入個人名稱自動輸入其所屬的部門。

34、79 2.修改憑證 對錯誤憑證進行修改，可分為“無痕跡修改和“有痕跡修改兩種。 “無痕跡修改即不留下任何曾經(jīng)修改的線索和痕跡。 “有痕跡修改，即留下曾經(jīng)修改的線索和痕跡，通過保存錯誤憑證和更正憑證的方式留下修改線索。這時可以采用紅字沖銷法或補充登記法進行更正。 80 3.沖銷憑證 如果需要沖銷某張已記賬的憑證，可以采用“制單中的“沖銷憑證命令制作紅字沖銷憑證。 只能針對已記賬憑證制作“紅字沖銷憑證。 制作“紅字沖銷憑證將錯誤憑證沖銷后，需要再編制正確的藍字憑證進行補充。 通過紅字沖銷法增加的憑證應(yīng)視同正常憑證進行保存和管理。814.作廢及刪除憑證 日常操作過程，假設(shè)遇到某張憑證需要作廢時，可以

35、使用“作廢/恢復(fù)功能，將這些憑證作廢。 作廢憑證仍保存憑證內(nèi)容及編號，只顯示“作廢字樣。 作廢憑證不能修改，不能審核。 在記賬時，已作廢的憑證將參與記賬，否那么月末將無法結(jié)賬，但系統(tǒng)不對作廢憑證進行數(shù)據(jù)處理，即相當(dāng)于一張空憑證。 82 5.查詢憑證 在制單過程中，可以通過“查詢功能對憑證進行查看，以便隨時了解經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生的情況，保證填制憑證的正確性。 在“填制憑證窗口中，選擇“查看菜單中的命令可以查看到當(dāng)前科目最新余額，外部系統(tǒng)制單信息、聯(lián)查明細賬及查找分單等。 如果憑證尚未記賬，那么可以直接在填制憑證功能中查看。83二審核憑證 審核憑證是指由具有審核權(quán)限的操作員按照會計制度規(guī)定，對制單人填制

36、的記賬憑證進行合法性檢查。其目的是防止錯誤及舞弊。 84 在確認一批憑證無錯誤時可以選擇“審核菜單中的“成批審核憑證命令，可以完成成批審核的操作。 審核員和制單員不能是同一個人。審核操作員除了需要具有憑證審核權(quán)限外，還需要具有對待審核憑證制單員所制憑證的審核權(quán)，這個權(quán)限在“明細權(quán)限中設(shè)置。 85三憑證匯總 憑證匯總是按條件對記賬憑證進行匯總并生成一張科目匯總表。進行匯總的憑證可以是已記賬憑證，也可以是未記賬憑證，因此財務(wù)人員可在憑證未全部記賬前，隨時查看企業(yè)目前的經(jīng)營狀況及其他財務(wù)信息。 86四、記賬 計算機賬務(wù)處理中的記賬過程首先是一個數(shù)據(jù)傳遞的過程，把經(jīng)過審核簽章的、要求記賬的記賬憑證從錄

37、入憑證數(shù)據(jù)庫文件中，傳遞到記賬憑證數(shù)據(jù)庫文件中，這一工作由計算機自動完成。經(jīng)過記賬的憑證是不能修改的，也就是記賬憑證數(shù)據(jù)庫文件中的數(shù)據(jù)是不能修改的，由此形成了會計核算系統(tǒng)穩(wěn)定的數(shù)據(jù)。87 系統(tǒng)記賬一般都遵循這樣一個過程： 一選擇記賬憑證 開始記賬時，系統(tǒng)首先要求用戶選擇要記賬的憑證范圍。憑證范圍由月份、憑證類別、憑證編號決定，系統(tǒng)一般給出憑證編號的最大范圍作為默認值。一般月份不能為空，類別如果為空，系統(tǒng)自動將各類已審核的記賬憑證全部進行記賬。 88二系統(tǒng)自動檢驗記賬憑證 雖然記賬憑證在輸入和審核時已經(jīng)經(jīng)過屢次檢驗，但為了確保會計數(shù)據(jù)的正確，系統(tǒng)在登記機內(nèi)賬簿時仍將對記賬憑證進行一次平衡校驗和會計科目等有關(guān)內(nèi)容的檢驗。如果發(fā)現(xiàn)不平衡憑證或錯誤憑證，系統(tǒng)會將不平衡的憑證或錯誤憑證的類別和憑證號顯示給用戶，同時停止記賬 89三數(shù)據(jù)保護 記賬工作涉及到系統(tǒng)內(nèi)多個數(shù)據(jù)庫，記賬過程一旦發(fā)生意外，會使記賬涉及到的數(shù)據(jù)庫受到