公司傳真文件收發(fā)管理辦法_第1頁
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文檔簡介

1、公司傳真文件收發(fā)管理辦法目的為加強公司傳真文件管理,保證傳真信息能得到及時反饋,保證公司領導能及時,全面地處理好公司傳真信息,保證公司工作順利開展,特制定本辦法.適用范圍本辦法所指傳真文件包括:與項目招投標相關的傳真文件;與客戶,設計院及供貨廠商聯(lián)系的有關項目工程的傳真文件;政府下發(fā)的相關傳真文件;公司生產(chǎn)經(jīng)營管理有關的傳真文件以及其它往來傳真文件.職責總經(jīng)理辦公室負責傳真文件的收發(fā)統(tǒng)一管理,負責傳真文件收發(fā)登記與存檔,傳真收件的傳閱與閱簽意見的督辦落實.傳真收發(fā)管理工作要求 TOC o 1-5 h z 總經(jīng)理辦公室文秘專員為收發(fā)傳真執(zhí)行者,必須嚴格遵照傳真收發(fā)管理程序執(zhí)行.文秘專員外出,由總

2、經(jīng)理辦公室主任指定人員按照規(guī)定程序代為管理.傳真文件的收發(fā)登記,分類,批轉(zhuǎn),傳閱應講究效率,避免延誤工作.公司傳真收件人,發(fā)件人須積極配合文秘專員執(zhí)行本管理辦法,如因個人原因違反程序規(guī)定,對公司生產(chǎn)經(jīng)營造成負面影響的,將根據(jù)情況的嚴重性追究當事人的責任.管理程序傳真收件的管理程序 TOC o 1-5 h z 辦公室文員接收傳真后,分類登記.對于收件人明確,涉及內(nèi)容為單純業(yè)務聯(lián)系的傳真文件,直接復印存檔,并將原件直接交收件人.對于收件人或責任人不明確,涉及問題復雜,或其它需要請示領導指示的,應加傳真文件傳閱箋報總經(jīng)理辦公室主任閱批,由其決定傳給相關責任人或相關領導閱示.傳閱完畢或轉(zhuǎn)交相關責任人辦理時,應收回傳真文件傳閱箋與傳真文件復印件一并留存.傳真發(fā)件的管理程序因業(yè)務需要需對外發(fā)送傳真時,相關人員撰稿后,按照公司業(yè)務職權(quán)規(guī)定,報關負責人簽發(fā),發(fā)送時由總經(jīng)理辦公室文秘專員登記,發(fā)送后簽發(fā)件交文秘專員留存.傳真文件的存檔與項目相關的傳真文件,項目完工后收集整理項目檔案時,由文秘專員將傳真文件復印件和傳真文件傳閱箋移交項目檔案管理人員,由其歸檔,自己保留備份,供綜合檔案歸檔.其它傳真文件,按檔案管理要求,由文秘專員每年定期整理,歸入綜合檔案.傳真文

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