印章管理制度(共13頁)

1、第 PAGE 14 頁 共 NUMPAGES 14 頁印章(ynzhng)管理規(guī)定(gudng)為了(wi le)保證福建寶利特集團有限公司（以下簡稱集團）及下屬各子公司（以下簡稱子公司)印章刻制、保管以及使用的合法性、嚴肅性和安全性，依據(jù)集團規(guī)范運營、防范風險的管理規(guī)定，有效地維護公司利益，特制定本管理規(guī)定。本管理規(guī)定所指印章包括集團及子公司公章、法定代表人印章、財務專用章、發(fā)票專用章、采購合同專用章、銷售合同專用章、人力資源部專用章、品管專用章、報關專用章等具有法律效力的印章。本管理規(guī)定適用于公司公文、信函、授權委托書、證件、證書、財務報表、統(tǒng)計報表及對外簽署的合同、協(xié)議及其他須用印章的文

2、本等。印章授權管理和使用部門：（一）集團及各子公司各類印章（含電子章）由集團法定代表人授權向相關部門核發(fā)或核銷。（二）集團及子公司各類印章（含電子章）由各公司最高管理者授權相關部門管理和使用。（三）各類印章（含電子章）授權以下部門分別管理和使用：1、集團及子公司法定代表人印章由集團法定代表人或其授權指定的代理人負責管理和使用；2、集團公章及其電子章由集團行政部主管負責管理和使用，電子章僅限于集團建設工程報建使用，各子公司公章由總經(jīng)理負責管理和使用；3、集團及子公司財務專用章、發(fā)票專用章由集團財務管理中心主管或其授權指定的代理人負責管理和使用；4、集團及子公司采購合同專用章及其電子章由采購管理中

3、心主管負責管理和使用；5、集團及子公司銷售合同專用章及其電子章由各公司銷售部主管負責管理和使用；6、集團人力資源部專用章由人力資源管理中心主管負責管理和使用；7、集團及子公司品管專用章由各公司品管部主管負責管理和使用；8、集團及子公司報關專用章由責任報關員負責管理和使用；9、上述電子章僅限于規(guī)定的范圍內使用，未規(guī)定使用電子章的，一律禁止使用電子章；10、凡因工作需要并符合本條規(guī)定配置印章或更換印章的部門應在在公司請購系統(tǒng)中提交請購單，注明用途、規(guī)格要求等，經(jīng)總裁審批通過，方可配置或更換印章；11、印章(ynzhng)刻制由集團(jtun)行政部負責(fz)，經(jīng)公安機關核準，到指定的單位刻制；印

4、章的規(guī)格、樣式由集團行政部按有關規(guī)定辦理。12、印章刻制或作廢的相關批文和文件資料，由集團行政部負責整理匯總，及時送交集團檔案處存檔。13、電子章制作、維護及作廢由網(wǎng)絡信息部負責，印章專管人員提交申請，經(jīng)集團法定代表人審批后，方可制作或作廢。印章的管理（一）公司的所有印章，均由集團檔案處負責登記、留樣并確定印章保管及使用責任人（以下簡稱為印章專管人員）。印章啟用時由集團行政部下發(fā)關于公司啟用有關_專用章的通知（詳見本管理規(guī)定附件一），注明啟用日期、發(fā)放單位/部門和使用范圍和啟用印模。（二）集團檔案處向印章專管人員移交印章時，應填寫公司印章留樣備案表（詳見本管理規(guī)定附件二）。（三）由于印章磨損而

5、更換領用印章，仍需在集團檔案處登記、留樣。 （四）因公司名稱變動、部門撤銷或重組、印章使用損壞等情形的，原部門有關印章應由印章專管人員及時交回集團檔案處，由集團行政部負責聲明作廢。（五）嚴禁印章專管人員將印章轉借他人。（六）印章丟失或被盜時，印章專管人員應立即以書面形式告知集團行政部，集團行政部主管應及時采取相關補救措施，包括但不限于追查印章下落、公告印章作廢、對責任人進行處罰等。（七）公司決定需要停用印章或電子章的，由董事長簽字同意后由集團行政部下發(fā)關于公司停用有關_專用章的通知（詳見本管理規(guī)定附件三）將停用原因、時間通知公司各有關部門，并收回停用的印章切角封存或銷毀。（八）各部門不得擅自刻

6、制印章或制作電子章，違反本項規(guī)定者屬于嚴重違反公司規(guī)章制度，給予無條件除名處理，因此造成的全部經(jīng)濟損失由當事人向公司承擔全額賠償責任，情節(jié)嚴重的追求其法律責任。印章專管人員的職責公司所有印章專管人員應遵守本條以下規(guī)定：（一）印章(ynzhng)專管人員每天下班前應檢查印章(ynzhng)是否齊全，存放在安全的地方(dfng)并上鎖，次日上班后，應首先檢查所保管印章存放處有無異樣，若發(fā)現(xiàn)意外情況應立即上報。（二）印章專管人員因事、病、休假等原因不在崗位時，印章授權人應指定他人代管印章，印章專管人員要向代管人員交接工作，交代用印時的注意事項。印章代管期間，代管人員對印章的管理和使用承擔一切責任。專

7、管人員正常上班后，代管人員應向專管人員交接工作，登記用印的起止日期，實行管印人員登記備案制，以明確責任，落實到人。交接工作時，應嚴格辦理交接手續(xù)，填寫印章交接單（詳見本管理規(guī)定附件四），登記交交接日期、管理印章類別。交接人員簽字，印章授權人簽字認可后備存。若遇緊急突發(fā)事件，無法立即辦理印章交接手續(xù)的，印章專管人員應通過電話或短信等方式，交接印章，并上報總裁，返崗后補辦印章交接手續(xù)。（三）印章專管人員要堅持原則，遵守保密規(guī)定，嚴格照章用印。未按批準權限用印或用印審批手續(xù)不全的，印章專管人員不予用印；經(jīng)辦人拒絕印章專管人員審核文件內容或審批手續(xù)的，印章專管人員可拒絕用印并報告總裁/總經(jīng)理處理。（四

8、）印章專管人員用印蓋章位置要準確、恰當，印跡要端正清晰，印章的名稱與用印件的落款要一致，不漏蓋、不多蓋。介紹信、便函、授權委托書要有存根，要在落款和騎縫處一并加蓋印章。（五）因印章管理不嚴、使用不當、遺失，對印章專管人員予以嚴厲處罰；（六）印章專管人員離職時，其管理的印章記錄和檔案須作為員工離職移交工作的一部分。印章專管人員離職時，應將管理的印章、用印登記簿等用印相關文件資料送交檔案處后方可辦理離職手續(xù)。崗位交接人員應按印章領用規(guī)定及時到檔案處辦理印章領出手續(xù)。（七）禁止任何人未經(jīng)批準攜帶公章外出。如確需帶出使用時，須經(jīng)總裁/總經(jīng)理批準并填寫公章外出使用審批單（詳見本規(guī)定附件五）方可帶出；非公

9、章專管人員攜帶外出時，用印人還應填寫印章交接單辦理交接手續(xù)后方可帶出。攜帶公章外出人員對公章的使用后果承擔一切責任。各類印章的使用規(guī)定（一）公司印章的使用1、各類印章必須按照使用部門的明確職能和管理范圍用章，不得超越本部門職能和管理范圍用章。2、印章專管人員(rnyun)在使用公章前必須認真(rn zhn)審核文件資料，凡所填寫(tinxi)的內容和擬使用公章的文稿材料不符的，不予用章；公司相應管理權限主管簽署的文件或授權辦理的文件，審核無誤后方可蓋章，否則，出現(xiàn)事故，責任由印章專管人員承擔一切責任。3、凡需要加蓋公司印章的公文、介紹信、便函、授權委托書、發(fā)文批準書、業(yè)務報表 、邀請函等重要文

10、件，均須填寫_公司用印審批記錄單，（詳見本管理規(guī)定附件六）經(jīng)相關部門主管審批簽字后，方可使用公司印章。4、公司印章、法定代表人印章、財務專用章及公司其他印章（合同專用章除外）所用印的文件、資料、附件資料及_公司用印審批記錄單作為用印憑據(jù)檔案由印章專管人員留存。5、嚴禁在空白表格包括但不限于證書、信箋、合同、協(xié)議、證明等空白文件上蓋章。嚴禁在手寫文件上加蓋公司印章。如遇特殊情況，必須報經(jīng)總裁/總經(jīng)理簽字同意后，方可用章。（二）合同用印管理規(guī)定1、公司定版各類合同，如采購合同、銷售合同、勞動合同等，由印章專管人員根據(jù)本部門管理權責審核和用印，并做好用印記錄。2、銷售/采購合同專用電子章僅用不公司定

11、版的銷售/采購合同。3、非公司定版的合同，由顧問律師和相關部門主管審議，并簽署審核意見，上報公司總裁/總經(jīng)理審批，審批通過后，經(jīng)辦人應填寫公司合同專用章用印審批單（詳見本管理規(guī)定附件七），印章專管人員核查后方可用印。4、用印的合同上應當先由合同授權簽約代表人簽字并注明年月日后，方可用印。5、禁止在手寫合同或合同內容填寫不全的合同上用印。6、對外簽署的合同或協(xié)議等，須加蓋騎縫章。（三）財務人員依日常的權限及常規(guī)工作內容自行使用財務印章的無須辦理本條第（一）項的審批程序。公司對外報送的各類業(yè)務報表（財務報表、統(tǒng)計報表等）及其他需用公司財務印章的文本等，須按規(guī)定辦理用印手續(xù)。（四）公司各類印章實行用

12、印登記制度，印章專管人員應每年度6月30前、12月31日前應將該期間填寫的用印登記簿（詳見本管理規(guī)定附件八）及用印資料檔案全部移交集團檔案處存檔。法律責任（一）任何人員必須嚴格依照本制度規(guī)定程序使用印章，不符合(fh)本制度規(guī)定時，不得擅自使用。（二）違反本制度的規(guī)定使用(shyng)印章或電子(dinz)章，造成丟失、盜用、仿制等，給公司造成損失的，要依法追究賠償責任；造成法律責任的，要依法追究一切經(jīng)濟與法律責任。附則（一）本規(guī)定附公司印章管理的相關文件范本。（二）本規(guī)定自發(fā)布之時效實施。 （三）本規(guī)定由集團人力資源管理中心負責解釋。附件一：關于公司啟用有關_專用章的通知_公司各部門及分子公

13、司：根據(jù)_公司公司印章管理規(guī)定第_條的規(guī)定，由于_，現(xiàn)公司已啟用“_專用章”，該印章由公司_部門管理，專管人員為_。為實現(xiàn)公司各部門業(yè)務對接、規(guī)范我公司的對內對外管理，自_年_月_日起，啟用本通知附件的公章，原“_專用章”印章同時廢止。特此函告。附件：新舊印章樣式 _年_月_日舊印章(ynzhng)樣式 新印章樣式 附件(fjin)二：公司印章(ynzhng)留樣備案表NO:_印章名稱：_章審批人：_刻制人：_啟用時間：_配置及保管部門：_印章用途：_印章專管人員：_印章留樣本留樣印章(ynzhng)自_年_月_日啟用(qyng)。印章領用憑據(jù)(pngj)及承諾：本人作為本留樣印章的保管及使用

14、責任人，于_年_月_日自公司辦公室領取本印章，本人承諾將盡職妥善保管本印章，依照公司印章管理制度使用印章、登錄該印章的使用記錄、保管相應的審批文件資料；若因本人故意或過失使用本印章導致公司遭受經(jīng)濟損失時，本人自愿全額賠償對公司因此導致的全部經(jīng)濟損失并接受公司的相應處罰。印章專管人員：_年_月_日附件三：_公司文件 司辦發(fā)20_號關于公司停用有關_專用章的通知_公司各部門及分子公司：根據(jù)_公司公司印章管理規(guī)定第_條的規(guī)定，由于_，現(xiàn)公司決定作廢停用原由公司_部門專管人員_管理的“_專用章”。_年_月_日前加蓋該印章的全部公司文件仍然有效。特此(tc)函告。附件：停用印章(ynzhng)樣式 _年

15、_月_日停用印章(ynzhng)樣式 主題詞：印章 停用 通知抄送：_，_，_，_。_ _年_月_日印發(fā)附件四：印 章 交 接 單NO:_部門名稱：_交接印章名稱：_交接日期：_月_日用印注意事項說明：1、交接人雙方的行為均應遵守_公司公司印章管理規(guī)定之規(guī)定。2、其他說明事項：_3、印章留樣：留樣4、本印章(ynzhng)自_年_月_日_時起，經(jīng)印章(ynzhng)授權人簽字確認后，其保管責任和用印責任均由印章接收人_負責。移交(yjio)人：_ 接收人：_年_月_日 _年_月_日印章授權人簽字確認：_ _年_月_日附件五：印章外出使用審批單NO:_1、部門名稱：_2、外出印章名稱：_3、使用

16、日期：_月_日4、用印事項：_5、外出使用原因：_6、用印(yng yn)責任人：_印章(ynzhng)留樣：留樣7、本印章(ynzhng)自_年_月_日_時經(jīng)授權人簽字同意外出使用期間，其保管責任和用印責任均由印章_負責。申請人：_ _年_月_日印章授權人簽字確認：_ _年_月_日附件六：_公司用印審批記錄單 NO:_申請人：_；申請日期：_。申請人所在部門：_所在部門負責人審核意見：同意(由當事人勾選)_。文件名稱正/復印件份數(shù)用途說明正本復印件正本復印件正本復印件正本復印件審批同意人【本欄根據(jù)是否需要逐級審批的具體情況填寫，不需填全所有欄目】印章專管人同意簽名：財務部負責人同意簽名：總裁/總經(jīng)理同意簽名：申請使用的印章：公司印章法定代表人印章合同專用章財務專用章用印情況(由當事人勾選)已用印 (申請人簽名) (日期)已用印 (保管人簽名) (日期)備注說明注意事項用印文件的復印件作為本審批單必須附備的文件。附件(fjin)七：_公司(n s)合同專用章用印審批單NO:_用印申請部門合同份數(shù)經(jīng)辦人簽字聯(lián)系電話簽約方甲方：乙方：其他方（包括擔保方或丙方）：涉及金額簽約負責人聯(lián)系電話部門主管簽字顧問律師意見：相關部門主管意見：總經(jīng)理審批備注：本審批單適用(shyng)于公司非定版合同。附件(f