會議室管理辦法(1)

1、會議室管理方法書目 TOC o 1-3 h z u HYPERLINK l _Toc310861180 1.目的 PAGEREF _Toc310861180 h 2 HYPERLINK l _Toc310861181 2.適用范圍 PAGEREF _Toc310861181 h 2 HYPERLINK l _Toc310861182 3.術(shù)語和定義 PAGEREF _Toc310861182 h 2 HYPERLINK l _Toc310861183 4.引用文件 PAGEREF _Toc310861183 h 2 HYPERLINK l _Toc310861184 5.職責(zé) PAGEREF

2、_Toc310861184 h 2 HYPERLINK l _Toc310861185 6.管理內(nèi)容和規(guī)定2 HYPERLINK l _Toc310861186 7.業(yè)務(wù)/管理流程4 HYPERLINK l _Toc310861187 8.記錄4 HYPERLINK l _Toc310861188 9.附則4 HYPERLINK l _Toc310861189 10.附件4 HYPERLINK l _Toc310861190 附加說明：6目的為規(guī)范公司會議室管理，規(guī)范會議室服務(wù)，使會議室資源得到合理、高效利用，保證各項會議的順當(dāng)進行，特制定本方法。適用范圍本規(guī)定適用于公司辦公區(qū)所屬會議室的管理

3、。術(shù)語和定義3.1. 會議室：會議室分為專用會議室和一般會議室。包括公司辦公區(qū)的各類公共會議室、報告廳、培訓(xùn)室和接待室。3.2.專用會議室：召開公司級重要會議及重要活動的會議室。3.3.一般會議室：除公司專用會議室外的其他會議室。引用文件無職責(zé)5.1綜合部負(fù)責(zé)公司專用會議室的日常管理工作，其中包括會議室預(yù)訂管理、會議服務(wù)、運維管理、會議室設(shè)備維護等。5.2工程部負(fù)責(zé)公司會議室的工程改造施工工作，其中包括室內(nèi)改造、空調(diào)改造修理及線路改造等。5.3.生產(chǎn)部 負(fù)責(zé)公司會議室的照明設(shè)施的維護及改造。5.4.各部門負(fù)責(zé)公司專用會議室的預(yù)訂申請和其他運用相關(guān)事宜的協(xié)作；負(fù)責(zé)部門屬地區(qū)域劃分的一般會議室的日

4、常管理工作，包括預(yù)訂管理、設(shè)備維護等。管理內(nèi)容和規(guī)定6.1會議室的預(yù)定專用會議室預(yù)定：各部門可通過綜合管理部查詢公司專用會議室的運用狀況并進行預(yù)定，預(yù)定時應(yīng)供應(yīng)會議時間、會議名稱、參會人數(shù)、會務(wù)需求、預(yù)定人姓名、聯(lián)系電話。依據(jù)先預(yù)定先運用的原則，在會議支配沖突時依據(jù)重要會議優(yōu)先的原則，由綜合管理部統(tǒng)一進行協(xié)調(diào)，并告知相關(guān)部門。6.1.2一般會議室預(yù)定：會議室申請部門或個人可干脆與會議室責(zé)任部門進行預(yù)定，填寫會議室運用預(yù)約登記表（附件二）。一般會議室按申請的先后依次預(yù)約運用。特別狀況下，經(jīng)各會議室申請人協(xié)商后可以調(diào)整先后運用依次。6.1.3各部門或個人應(yīng)當(dāng)在會議召開前24小時進行預(yù)定。6.1.4

5、同一會議室相鄰兩場會議之間預(yù)定間隔應(yīng)不少于15分鐘，以便下一場會議的打算。6.2. 會議服務(wù)6.2.1.公司一級會議（如經(jīng)營管理類、生產(chǎn)運營類、重大研發(fā)項目、重要投資等），供應(yīng)茶水、會議服務(wù)人員等相關(guān)服務(wù)。6.2.2.各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的二級會議或其他會議，不供應(yīng)茶水與會議服務(wù)人員等相關(guān)服務(wù)。6.2.3.公司級外部接待活動依據(jù)需求供應(yīng)茶水、飲品、會議服務(wù)人員等相服務(wù)。6.3.會議室運用規(guī)定6.3.1.會議室運用期間，申請部門有權(quán)合理運用會議室相關(guān)設(shè)施，包括投影儀、視頻會議設(shè)備等，運用方需自帶筆記本電腦，若需借用筆記本電腦、投影儀等設(shè)備，應(yīng)填寫會議用品借用登記表（附件三）。會服人員依據(jù)會議運用需求供應(yīng)麥

6、克風(fēng)、音響、投影傳輸線、接線板等會議器材，并在前對相關(guān)設(shè)備調(diào)試連接，確保狀態(tài)穩(wěn)定，符合運用要求。6.3.2.運用方要保持會議室整齊，敬重會議服務(wù)人員的勞動，疼惜設(shè)備設(shè)施。在運用設(shè)備過程中發(fā)覺問題應(yīng)剛好告知會議服務(wù)人員進行設(shè)備調(diào)整、修復(fù)。6.3.3.綜合管理部負(fù)責(zé)對會議室合理布局，運用方不得隨意改動，不得擅自搬挪會議室內(nèi)的設(shè)備、家具等。如需移動，需提前與綜合管理部聯(lián)系，經(jīng)同意后方可挪動，運用結(jié)束后應(yīng)馬上復(fù)位。6.4會議室運維管理6.4.1.專用會議室：綜合管理部負(fù)責(zé)對會議室內(nèi)的家具及相關(guān)設(shè)備進行日常的維護保養(yǎng)。定期對設(shè)施進行檢測，發(fā)覺故障后剛好進行處理，最大限度地保障會議室的正常運用。6.4.2

7、.一般會議室：各部門應(yīng)設(shè)立兼職會議室管理人員，負(fù)責(zé)責(zé)任區(qū)內(nèi)會議室日常管理工作。（1）疼惜會議用桌椅，規(guī)范布設(shè)會場，保持會議室整齊；（2）會后清點會議室設(shè)備設(shè)施，并做記錄，發(fā)覺故障剛好報修；（3）假期期間鎖門關(guān)窗、切實做好防火、防盜等平安工作。 6.4.3. 會議室內(nèi)應(yīng)張貼統(tǒng)一樣式的資產(chǎn)種類、資產(chǎn)數(shù)量、責(zé)任部門和責(zé)任人標(biāo)識。6.4.4. 會議室內(nèi)設(shè)備、家具等物品的損壞、丟失，如無法確定責(zé)任人，應(yīng)由會議室責(zé)任部門擔(dān)當(dāng)。6.4.5. 綜合管理部對各會議室的運用和維護進行定期檢查。發(fā)覺不按規(guī)定運用的，將要求相關(guān)部門進行改正。業(yè)務(wù)/管理流程無記錄附則.本制度自發(fā)布之日起施行。 9.2.本制度由綜合部負(fù)責(zé)

8、說明。附件附件一：會議室管理職責(zé)劃分附件二：會議室運用預(yù)定登記表附件三：會議用品借用登記表附件一：會議室管理職責(zé)劃分會議室類別會議室號碼會議室功能可容納人數(shù)責(zé)任部門專用會議室A10-04視頻會議室、多功能會議室（有投影儀）42 A10-05VIP接待室12 A10-08會議室、培訓(xùn)室10 A09-08視頻會議室、多功能會議室（有投影儀）34 A09-09多功能會議室（有投影儀）14 一層報告廳多功能會議室、培訓(xùn)室200工廠101會議室VIP接待室12工廠102會議室視頻會議室、多功能會議室（有投影儀）48一般會議室 A09-13會議室、培訓(xùn)室10 A08-11會議室、培訓(xùn)室20 A08-10會

9、議室、培訓(xùn)室14 A07-06會議室、培訓(xùn)室14 A07-07會議室、培訓(xùn)室14 A07-09多功能會議室（有投影儀）40 A06-09多功能會議室（有投影儀）36 A06-07會議室、培訓(xùn)室14 A06-06會議室、培訓(xùn)室14 A05-08多功能會議室（有投影儀）22 A05-06會議室、培訓(xùn)室14 A05-05會議室、培訓(xùn)室14 A04-06會議室、培訓(xùn)室14 A04-07視頻會議室、多功能會議室（有投影儀）36 A04-10會議室、培訓(xùn)室20 A04-15會議室、培訓(xùn)室14 A03-05會議室、培訓(xùn)室14 A03-06會議室、培訓(xùn)室14 A03-08多功能會議室（有投影儀）36 A03-19會議室、培訓(xùn)室25 A03-20會議室、培訓(xùn)室28 A02-01會議室、培訓(xùn)室14附件二：會議室運用預(yù)約登記表 會議室運用預(yù)約登記表表號：生效日期：依次號：序號會議名稱申請部門運用日期預(yù)約時間申請人聯(lián)系方式備注起先結(jié)束1234567891011121314151617181920說明1.會議室由所轄部門統(tǒng)一管理，若沒有預(yù)約登記，任何部門和個人不得擅自運用會議室、不得擅自挪用會議室多媒體設(shè)備和桌椅等物品。2.運用人應(yīng)疼惜會議室設(shè)施，活動結(jié)束后，應(yīng)進行必要的檢查，關(guān)閉會議室內(nèi)各種電器設(shè)備的電源，關(guān)好門窗，對會議室進行清掃和整理，附件三：會議用品借用登記表 會議