基于信息化手段的郵件時(shí)限管理模式探索(共8頁(yè))

1、基于(jy)信息化手段(shudun)的郵件(yujin)時(shí)限管理模式探索（安徽省巢湖市郵政局監(jiān)督檢查與安全保障部 胡偉 2011年4月）摘 要：郵件傳遞時(shí)限是郵政生產(chǎn)的核心、也是郵政企業(yè)的生命線，做好郵件時(shí)限管理工作對(duì)郵政長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展具有重要意義。但由于郵件時(shí)限管理是個(gè)涉及“營(yíng)業(yè)、分揀封發(fā)、郵路運(yùn)輸、郵件投遞”各環(huán)節(jié)的系統(tǒng)工程，以致于很難有效開(kāi)展郵件時(shí)限管理工作。文章結(jié)合給據(jù)郵件查詢系統(tǒng)的數(shù)據(jù)分析應(yīng)用，探索了以信息化手段創(chuàng)新郵件時(shí)限管理模式的新路子。關(guān)鍵詞：信息化、郵件、時(shí)限、管理郵政通信是社會(huì)發(fā)展和人們?nèi)粘Ｉ畈豢缮俚耐ㄐ殴ぞ?。隨著改革開(kāi)放深入、市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，社會(huì)對(duì)通信的需求越來(lái)越迫切，人們對(duì)

2、郵件時(shí)限的要求也越來(lái)越高。在當(dāng)今信息社會(huì)里，郵件時(shí)限提早一天或半天，乃至幾小時(shí)、幾分鐘對(duì)社會(huì)生產(chǎn)、流通以及人們的生活都將產(chǎn)生很大影響。因此在郵政通信生產(chǎn)中嚴(yán)格郵件時(shí)限管理、加速郵件傳遞對(duì)提高郵政社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益具有重要意義。1. 當(dāng)前郵件時(shí)限管理模式現(xiàn)狀分析1.1 時(shí)限管理手段有待改進(jìn)郵件時(shí)限管理是個(gè)系統(tǒng)工程，涉及到“營(yíng)業(yè)收寄、分揀封發(fā)、郵路運(yùn)輸、郵件投遞”各環(huán)節(jié)時(shí)限管理。當(dāng)前郵件時(shí)限管理主要依靠生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)檢查、人工報(bào)表和電話等手段來(lái)掌控郵件傳遞時(shí)限。為了解全程傳遞時(shí)限，還會(huì)采用“A角對(duì)B角”寄遞郵件方式測(cè)試“A區(qū)到B區(qū)”全程時(shí)限。針對(duì)當(dāng)前郵件傳遞時(shí)限管理模式，剖析難點(diǎn)如下：（1）為掌控“營(yíng)、

3、分、運(yùn)、投”時(shí)限質(zhì)量，各環(huán)節(jié)質(zhì)檢員需頻繁到生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)抽查各類紙質(zhì)交接單據(jù)、郵件收寄或落地日戳。管理層按月匯總各環(huán)節(jié)時(shí)限質(zhì)量報(bào)表才能粗略了解當(dāng)月郵件全程時(shí)限質(zhì)量。該管理模式存在兩個(gè)問(wèn)題，一是人工現(xiàn)場(chǎng)檢查上報(bào)的時(shí)限質(zhì)量報(bào)表數(shù)據(jù)往往真實(shí)性、準(zhǔn)確度較低，從而導(dǎo)致全程時(shí)限質(zhì)量的匯總情況與實(shí)際情況偏差較大；二是這種粗放型的人工管理模式不僅管理環(huán)節(jié)繁瑣，而且時(shí)限質(zhì)量管理數(shù)據(jù)只能反映某個(gè)時(shí)段，無(wú)法精確到某個(gè)時(shí)間點(diǎn)，不易實(shí)現(xiàn)精細(xì)化的時(shí)限質(zhì)量管理。（2）當(dāng)前(dngqin)時(shí)限(shxin)管理模式不僅(bjn)消耗大量人力、時(shí)間，而且缺少統(tǒng)一規(guī)范的時(shí)限管理手段。這點(diǎn)導(dǎo)致質(zhì)檢員現(xiàn)場(chǎng)檢查手段多樣化，致使同一環(huán)節(jié)、同一

4、時(shí)段的時(shí)限質(zhì)量檢查結(jié)果不同。此外，采用“A角對(duì)B角”寄遞郵件雖可大體測(cè)算出“A區(qū)到B區(qū)”郵件全程傳遞時(shí)限，但卻無(wú)法判定郵件延誤時(shí)是由哪個(gè)環(huán)節(jié)導(dǎo)致的，各環(huán)節(jié)的時(shí)限責(zé)任無(wú)法區(qū)分。1.2 無(wú)法適應(yīng)信息化改革形勢(shì)在“信息化引領(lǐng)發(fā)展”戰(zhàn)略方向指引下，郵政信息化改革日益深化。“營(yíng)、分、運(yùn)、投”四環(huán)節(jié)郵件處理信息化平臺(tái)基本建設(shè)完備且實(shí)現(xiàn)了互通互聯(lián)，快速高效、信息化的郵件處理方式逐漸形成。新型郵件處理作業(yè)方式相比以往純?nèi)斯ぷ鳂I(yè)方式發(fā)生了很大改變，同時(shí)也對(duì)郵件時(shí)限的信息化管理水平要求越來(lái)越高。另外隨著郵政“流程優(yōu)化工程”深入推進(jìn)，干線郵路、中心局之間相繼實(shí)現(xiàn)了總包交接無(wú)紙化、封發(fā)清單無(wú)紙化，在這之后還將組織實(shí)施

5、“電子化支局間”、“中心局、市縣局與投遞局間”給據(jù)郵件封發(fā)清單無(wú)紙化改革，“營(yíng)、分、運(yùn)、投”各環(huán)節(jié)之間的紙質(zhì)交接單據(jù)正在逐步取消。反觀當(dāng)前郵件時(shí)限管理模式：依賴查驗(yàn)紙質(zhì)交接單據(jù)，信息化手段低下，這些都無(wú)法很好地適應(yīng)郵件處理信息化改革形勢(shì)。2. 采用“給據(jù)郵件查詢系統(tǒng)數(shù)據(jù)分析”方式創(chuàng)新郵件時(shí)限管理模式2.1 給據(jù)郵件查詢系統(tǒng)功能給據(jù)郵件跟蹤查詢系統(tǒng)是在營(yíng)業(yè)系統(tǒng)與網(wǎng)運(yùn)系統(tǒng)互聯(lián)互通、投遞系統(tǒng)基礎(chǔ)上建設(shè)的，可通過(guò)郵政內(nèi)部網(wǎng)、公眾外網(wǎng)和郵政電子化支局系統(tǒng)等多種方式對(duì)用戶交寄給據(jù)郵件的收寄、分揀、投遞等多個(gè)狀態(tài)進(jìn)行查詢。簡(jiǎn)而言之：該系統(tǒng)可對(duì)信函、印刷品、包裹等給據(jù)郵件全程傳遞進(jìn)行跟蹤查詢。2.2 給據(jù)查詢

6、系統(tǒng)在郵件時(shí)限管理中的數(shù)據(jù)分析應(yīng)用按照集團(tuán)公司標(biāo)準(zhǔn)，郵件全程時(shí)限劃分為六個(gè)時(shí)段：營(yíng)業(yè)局到出口中心局時(shí)限（腿1），出口中心局內(nèi)部處理時(shí)限（腿2），中心局間干線運(yùn)輸時(shí)限（腿3），進(jìn)口中心局內(nèi)部處理時(shí)限（腿4），進(jìn)口中心局到投遞局時(shí)限（腿5），投遞局時(shí)限（腿6）。在給據(jù)郵件查詢系統(tǒng)輸入郵件編碼可直觀顯示出該六個(gè)時(shí)段（即6個(gè)腿）。舉例(j l)：在查詢(chxn)系統(tǒng)中輸入(shr)郵件編碼KA10164245411，查詢結(jié)果如圖1。由圖可知：營(yíng)業(yè)局為甘家口所、出口中心局為國(guó)家局（即北京中心局）、經(jīng)轉(zhuǎn)中心局為合肥中心局、進(jìn)口中心局為無(wú)為中心局、投遞局為無(wú)為石澗支局。由此可直觀知道該郵件全程時(shí)限“腿1、

7、腿2、腿3、腿4、腿5、腿6”。圖1：基于圖1可視化的郵件全程跟蹤數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)分析應(yīng)用主要3個(gè)方面。2.2.1 數(shù)據(jù)分析應(yīng)用一：計(jì)算郵件傳遞過(guò)程的各環(huán)節(jié)時(shí)限、全程時(shí)限，劃分時(shí)限責(zé)任（1）計(jì)算各環(huán)節(jié)時(shí)限、郵件全程時(shí)限營(yíng)業(yè)局到出口(ch ku)中心局時(shí)限（腿1）=T1T1= “2011-04-10 20:20:00” “2011-04-10 15:03:11” 5.3小時(shí)(xiosh)出口中心局內(nèi)部處理(chl)時(shí)限（腿2）=T2T2= “2011-04-10 23:46:00” “2011-04-10 20:20:00” 3.4小時(shí)中心局間干線運(yùn)輸時(shí)限（腿3）= T3T3=“2011-04-13

8、10:00:00” “2011-04-10 23:46:00” 58.2小時(shí)進(jìn)口中心局內(nèi)部處理時(shí)限（腿4） =T4 T4=“2011-04-13 12:30:00” “2011-04-13 10:00:00” 2.5小時(shí)進(jìn)口中心局到投遞局時(shí)限（腿5）=T5T5=“2011-04-13 13:41:08” “2011-04-13 12:30:00” 1.2小時(shí)投遞局時(shí)限（腿6）= T6T6=“2011-04-13 16:00:00” “2011-04-13 13:41:08” 2.3小時(shí)合計(jì)各生產(chǎn)環(huán)節(jié)時(shí)限，可知郵件傳遞全程時(shí)限為=+=72.9小時(shí)3天。（2）判定各生產(chǎn)環(huán)節(jié)的郵件處理時(shí)限頻次是否符

9、合要求根據(jù)集團(tuán)公司“包裹郵件傳遞時(shí)限頻次規(guī)定”和由（1）計(jì)算得出的各生產(chǎn)環(huán)節(jié)時(shí)限對(duì)“各環(huán)節(jié)郵件處理時(shí)限頻次是否符合要求”進(jìn)行判定，其結(jié)果見(jiàn)下表：時(shí)段名稱時(shí)長(zhǎng)（小時(shí)）生產(chǎn)環(huán)節(jié)時(shí)限頻次規(guī)定是否按規(guī)定頻次時(shí)限作業(yè)腿15.3 甘家口支局、市趟郵路運(yùn)輸人員支局（所）收寄的總包須在當(dāng)天郵車開(kāi)行前1小時(shí),封發(fā)交運(yùn)。是腿23.4 北京中心局內(nèi)部處理人員當(dāng)天收寄的，次日12點(diǎn)前全部處理完畢，趕發(fā)計(jì)劃車次。是腿358.2“北京至合肥”干線郵路運(yùn)輸人員、“無(wú)合”郵路運(yùn)輸人員次日6點(diǎn)以前全部處理完畢，趕發(fā)計(jì)劃車次。是腿42.5 無(wú)為中心局內(nèi)部處理人員12點(diǎn)前到局的，當(dāng)日處理完畢，趕發(fā)計(jì)劃車次是腿51.2 區(qū)鄉(xiāng)郵路運(yùn)輸

10、人員12點(diǎn)前到局的，當(dāng)日處理完畢，趕發(fā)計(jì)劃車次是腿62.3 石澗投遞員12點(diǎn)前到局的，本鎮(zhèn)須當(dāng)日投遞 是通過(guò)（1）、（2）兩點(diǎn)可知：“編碼KA10164245411”郵件全程跟蹤數(shù)據(jù)貫穿“營(yíng)、分、運(yùn)、投”環(huán)節(jié)，各環(huán)節(jié)時(shí)限責(zé)任劃分一目了然?；诳梢暬泥]件跟蹤查詢數(shù)據(jù)，不僅可分析出單一郵件的全程傳遞時(shí)限，還能分析出該郵件所在的總包、郵件處理批次傳遞時(shí)限。從某種意義上來(lái)說(shuō)，用于數(shù)據(jù)分析的郵件數(shù)量越多越能客觀真實(shí)反映各環(huán)節(jié)的整體郵件時(shí)限質(zhì)量水平、越能盡早發(fā)現(xiàn)影響全程時(shí)限質(zhì)量“瓶頸”問(wèn)題。2.2.2 數(shù)據(jù)分析應(yīng)用(yngyng)二：了解(lioji)各環(huán)節(jié)郵件(yujin)處理時(shí)間節(jié)點(diǎn)，掌控郵件綜合作

11、業(yè)計(jì)劃執(zhí)行情況 郵件綜合作業(yè)計(jì)劃就是根據(jù)郵件傳遞頻次時(shí)限規(guī)定，按照“環(huán)環(huán)相扣、緊密銜接”原則編排的“營(yíng)、分、運(yùn)、投”環(huán)節(jié)生產(chǎn)作業(yè)計(jì)劃。郵件綜合作業(yè)計(jì)劃執(zhí)行的好壞直接影響到郵件全程時(shí)限管理。由圖1可知：編碼KA10164245411的郵件全程傳遞涉及到“北京出口局”、“合肥經(jīng)傳局”、“無(wú)為進(jìn)口局”，根據(jù)各環(huán)節(jié)郵件處理時(shí)間點(diǎn)可掌握三個(gè)局的郵件綜合作業(yè)計(jì)劃執(zhí)行情況。這里就以無(wú)為局郵件綜合作業(yè)計(jì)劃執(zhí)行情況為例，數(shù)據(jù)分析如下：（1）綜合作業(yè)計(jì)劃規(guī)定一：“合無(wú)”進(jìn)口郵路05：00從合肥中心局出發(fā)，09：30返回?zé)o為局。參照?qǐng)D1，KA10164245411郵件是在“2011-04-13 10:00:00”到

12、達(dá)無(wú)為局。這也就表明裝載該郵件的“合無(wú)”郵路郵車是在10點(diǎn)到達(dá)無(wú)為局，郵車到達(dá)時(shí)間相比作業(yè)計(jì)劃時(shí)間延遲30分鐘。因路面狀況、交通情況等情況，郵車延遲30分鐘是在允許范圍內(nèi)?；谝陨戏治隹芍?月13日無(wú)為局“合無(wú)”郵路運(yùn)輸計(jì)劃執(zhí)行較好，干線郵路運(yùn)輸時(shí)限符合作業(yè)計(jì)劃要求。（2）綜合作業(yè)計(jì)劃規(guī)定二：西鄉(xiāng)農(nóng)村郵路郵車達(dá)到石澗投遞站的時(shí)間點(diǎn)為14：00 。參照?qǐng)D1，KA10164245411郵件是在“2011-04-13 13:41:08”到達(dá)石澗投遞站。這也就表明裝載該郵件的“西鄉(xiāng)”郵路郵車是在13：41到達(dá)石澗，接近14：00。由此可知：4月13日無(wú)為西鄉(xiāng)農(nóng)村郵路運(yùn)輸計(jì)劃執(zhí)行較好，郵路運(yùn)輸準(zhǔn)班、準(zhǔn)

13、時(shí)。（3）綜合作業(yè)計(jì)劃規(guī)定三：分揀封發(fā)人員接進(jìn)口郵件開(kāi)拆封發(fā)后于11：30交區(qū)鄉(xiāng)支局所總包郵件。參照?qǐng)D1，“編碼KA10164245411郵件”在內(nèi)部處理作業(yè)結(jié)束后“2011-04-13 12:30:00”交到郵路。采用倒退法計(jì)算時(shí)間：先減去轉(zhuǎn)運(yùn)與分揀封發(fā)人員規(guī)定的交接時(shí)間20分鐘，再減去當(dāng)天“無(wú)合”進(jìn)口干線郵路30分鐘延誤，可推算出分揀封發(fā)人員交送“區(qū)鄉(xiāng)支局所總包郵件”到區(qū)鄉(xiāng)郵路的時(shí)間節(jié)點(diǎn)為11:40分（接近11:30）。由此可知：4月13日無(wú)為局內(nèi)部郵件處理作業(yè)符合作業(yè)計(jì)劃要求，處理時(shí)限符合規(guī)定。（4）綜合(zngh)作業(yè)(zuy)計(jì)劃規(guī)定(gudng)四：農(nóng)村支局（所）凡郵車在15：30

14、前到達(dá)的各支局所，必須組織本鎮(zhèn)班當(dāng)日投遞，此后時(shí)間到達(dá)的各支局所次日投遞。參照?qǐng)D1，編碼KA10164245411郵件是在“2011-04-13 13:41:08“到達(dá)投遞站，當(dāng)日16：00便將郵件包裹單妥投到客戶。這反映出4月13日無(wú)為投遞站作業(yè)計(jì)劃執(zhí)行情況較好，投遞時(shí)限符合要求。 通過(guò)（1）、（2）、（3）、（4）數(shù)據(jù)分析可掌握4月13日無(wú)為進(jìn)口局在“郵運(yùn)、分揀、投遞”3環(huán)節(jié)的郵件綜合計(jì)劃作業(yè)整體運(yùn)行情況。同樣在給據(jù)郵件查詢系統(tǒng)中查詢跟蹤無(wú)為中心局出口郵件，還可知道無(wú)為局作為出口局時(shí)“營(yíng)業(yè)封發(fā)”情況。2.2.3 數(shù)據(jù)分析應(yīng)用三：監(jiān)控郵件傳遞過(guò)程是否規(guī)范作業(yè)，有無(wú)錯(cuò)封、遺漏現(xiàn)象圖1中每個(gè)系統(tǒng)

15、數(shù)據(jù)行都代表了某個(gè)生產(chǎn)作業(yè)環(huán)節(jié)進(jìn)行了一步郵件信息系統(tǒng)操作，同時(shí)也表示該環(huán)節(jié)的郵件實(shí)物處理結(jié)束和信息操作所有步驟完成。以圖1投遞環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)行（即最后一行數(shù)據(jù)）舉例說(shuō)明。該數(shù)據(jù)行的郵件處理動(dòng)作是“包裹單妥投”，該動(dòng)作表示投遞站在該郵件包裹單投遞結(jié)束后進(jìn)行了投遞系統(tǒng)“歸班登記”操作?！皻w班登記”操作是投遞系統(tǒng)信息操作“排班表維護(hù)郵件接收平衡合攏處理打印投遞清單歸班登記”的最后一步驟，當(dāng)該步驟完成也就表明郵件投遞信息處理5步驟已完成且投遞員將郵件正確投遞到戶。利用系統(tǒng)數(shù)據(jù)行這種特點(diǎn)，可根據(jù)圖1各郵件作業(yè)環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)行是否缺失，監(jiān)控郵件實(shí)物傳遞過(guò)程中有無(wú)遺漏、郵件信息和實(shí)物處理是否同步，從而掌握該環(huán)節(jié)郵件處理

16、質(zhì)量、郵件作業(yè)是否規(guī)范；同時(shí)還可根據(jù)數(shù)據(jù)行“處理機(jī)構(gòu)”屬性是否有誤，監(jiān)控郵件各郵件作業(yè)環(huán)節(jié)之間封發(fā)路向是否正確，及時(shí)發(fā)現(xiàn)導(dǎo)致郵件傳遞逾限等問(wèn)題的原因。3.結(jié)束語(yǔ)省郵政公司李丕征總經(jīng)理在地市局調(diào)研時(shí)曾說(shuō)：“數(shù)據(jù)分析工作是企業(yè)發(fā)展的重要智囊，要增強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)分析重要性的認(rèn)識(shí)，充分運(yùn)用其指導(dǎo)企業(yè)經(jīng)營(yíng)、管理等各項(xiàng)工作”。運(yùn)用“給據(jù)郵件查詢系統(tǒng)”數(shù)據(jù)分析創(chuàng)新郵件時(shí)限管理模式正是這一思想的實(shí)踐。給據(jù)郵件查詢系統(tǒng)為管理人員提供統(tǒng)一、規(guī)范的時(shí)限監(jiān)控平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了給據(jù)郵件的可視化動(dòng)態(tài)跟蹤，極大提高了時(shí)限管理信息化水平。借助它，管理人員不必親臨生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)只需使用微機(jī)查詢郵件編碼便可掌控郵件全程傳遞時(shí)限數(shù)據(jù)。通過(guò)系統(tǒng)數(shù)據(jù)分

17、析應(yīng)用，更容易區(qū)分各環(huán)節(jié)時(shí)限責(zé)任段落，盡早發(fā)現(xiàn)時(shí)限“瓶頸”問(wèn)題進(jìn)而采取應(yīng)對(duì)措施，極大提高了管理工作效率。這種新型郵件時(shí)限管理模式不僅實(shí)現(xiàn)了“足不出戶”管理，更為實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理提供了“抓手”。參 考 文 獻(xiàn)1 陸林森整體推進(jìn)信息化建設(shè)(jinsh)和應(yīng)用致力為地方經(jīng)濟(jì)提供現(xiàn)代郵政服務(wù),2009.021高慶茂國(guó)內(nèi)給據(jù)郵件跟蹤查詢(chxn)系統(tǒng)的操作/epaper/html/2010-06/10/content_18903.htm，2010-06-10作者簡(jiǎn)介：胡偉，1977年生，男，安徽巢湖人，學(xué)士(xush)，工程師，安徽省郵政職業(yè)技能鑒定專家，主要從事信息化應(yīng)用研究。聯(lián)系方式：1330565

18、5727或056523150991 專著、論文集、學(xué)位論文、報(bào)告序號(hào) 主要責(zé)任者文獻(xiàn)題名出版地出版者出版年如1 劉國(guó)鈞，陳紹業(yè)，王鳳圖書館目錄北京：高等教育出版社19572 期刊文章序號(hào) 主要責(zé)任者文獻(xiàn)題名刊名，年，期如2 金顯賀，王昌長(zhǎng)，王忠東一種用于在線檢測(cè)局部放電的數(shù)字濾波技術(shù)清華大學(xué)學(xué)報(bào)（自然科學(xué)版），1993，43 報(bào)紙文章序號(hào) 主要責(zé)任者文獻(xiàn)題名報(bào)紙名，出版日期（版次）如3 謝希德創(chuàng)造學(xué)習(xí)的新思路人民日?qǐng)?bào)，1998-12-25（10）4 電子文獻(xiàn)序號(hào) 主要責(zé)任者電子文獻(xiàn)題名電子文獻(xiàn)的出處或可獲得(hud)地址，發(fā)表或更新日期/引用(ynyng)日期(任選(rn xun)如4 王明亮關(guān)于中國(guó)學(xué)術(shù)期刊標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)