基建工程項(xiàng)目檔案驗(yàn)收中存在的問題及對策分析

1、基建工程項(xiàng)目檔案驗(yàn)收中存在的問題及對策分析摘要基建又叫基本建設(shè)，指國民經(jīng)濟(jì)各部門為了擴(kuò)大生產(chǎn)進(jìn)行的基礎(chǔ)固定資產(chǎn)再擴(kuò)大活動(dòng)，包括建筑、購置及安裝等環(huán)節(jié)。新建、改擴(kuò)建及恢復(fù)工程等都屬于基建范疇，涵蓋面大，管理復(fù)雜。在單位開展基建工程活動(dòng)中，項(xiàng)目檔案是十分重要且不可缺少的部分，檔案必須保持全面、有條理的存放和管理，特別對于基建工程，項(xiàng)目檔案不僅包括實(shí)體檔案文件，還包含大量電子信息文件等。項(xiàng)目驗(yàn)收是整個(gè)工程的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，綜合評估工程質(zhì)量的各方面，而基建檔案則需要發(fā)揮監(jiān)察、審計(jì)等重要作用。因此，為了提高驗(yàn)收成果，有效評估工程質(zhì)量，提高檔案管理水平至關(guān)重要。關(guān)鍵詞基建;工程;檔案;驗(yàn)收doi：10.39

2、69/j.issn.1673-0194.2019.12.078中圖分類號G271文獻(xiàn)標(biāo)識碼A文章編號1673-0194（2019）12-0-020引言在基建工程實(shí)施建設(shè)中，每個(gè)環(huán)節(jié)都會(huì)出現(xiàn)大量的檔案文件，檔案管理人員從工程開始就需要做好各項(xiàng)檔案管理工作，主要包括檔案收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用等方面。良好的檔案管理直接關(guān)系工程質(zhì)量的好壞、資金安全利用率的高低、審計(jì)是否真實(shí)可靠，并形成有效監(jiān)察機(jī)制。基建檔案對工程項(xiàng)目具有記錄與指導(dǎo)、參考與借鑒、憑證與復(fù)核3大功能，特別是在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收工作中，檔案是不可替代的一部分，可以作為工程質(zhì)量的把關(guān)者。在基建工程中，檔案非常重要，但當(dāng)前許多企事業(yè)單

3、位中檔案管理工作仍然存在許多問題，最終在驗(yàn)收使用中逐一體現(xiàn)出來，但此時(shí)已經(jīng)難以糾正。因此，在日常工作中做好檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)也為最終驗(yàn)收做好準(zhǔn)備。本文就驗(yàn)收工作中發(fā)現(xiàn)的些許問題進(jìn)行總結(jié)分析，并提出相應(yīng)的對策，以期為順利開展檔案管理工作提供借鑒。1基建工程檔案的內(nèi)涵及作用基建工程檔案指在國民經(jīng)濟(jì)各部門進(jìn)行基建活動(dòng)中產(chǎn)生的文件資料等內(nèi)容，檔案管理工作就是對這些資料文件等進(jìn)行統(tǒng)一收集、整理與保管的過程。檔案管理工作主體是檔案，工作目的是服務(wù)于檔案使用者，為了更好地服務(wù)檔案使用者，必須系統(tǒng)化、精準(zhǔn)化收集和整理檔案，做到優(yōu)質(zhì)、集中處理。檔案的最大特點(diǎn)在于數(shù)量龐大、種類繁多，特別是在當(dāng)下的社會(huì)環(huán)境中，檔案

4、已經(jīng)從單一的紙質(zhì)文件發(fā)展為多媒體文件，不僅包含了文字性資料，還包括了圖紙、圖表、音像資料等文件，對檔案管理者提出了更高的要求。在現(xiàn)實(shí)中，企業(yè)管理容易出現(xiàn)疏漏等問題，不利于檔案最終使用?；⒐を?yàn)收需要使用的檔案文件是在建設(shè)過程中逐步產(chǎn)生的，對整個(gè)工程項(xiàng)目完整真實(shí)記錄，能夠反映建設(shè)中存在的問題，同時(shí)也是工程竣工后進(jìn)行日常維護(hù)、檢查、管理等方面的依據(jù)和憑證。不可忽視的是，基于檔案繁雜的特點(diǎn)，許多單位不重視此項(xiàng)工作，驗(yàn)收檔案工作不到位，嚴(yán)重干擾了檔案發(fā)揮自身作用?；n案在工程驗(yàn)收中的重要性基建工程檔案管理工作是連接整個(gè)工程的線索，從項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性分析、設(shè)計(jì)、招標(biāo)，一直到施工、建設(shè)、監(jiān)理和竣工驗(yàn)收

5、各個(gè)環(huán)節(jié)中，始終需要與檔案的收集管理工作同步進(jìn)行，特別在最終驗(yàn)收中對檔案管理工作進(jìn)行最終考核。基建檔案包括了工程前期文件、施工文件及竣工文件等，在驗(yàn)收工作中，整理保存真實(shí)、可靠的檔案，并進(jìn)入下一階段的存檔中，對工程后期使用、維修、改擴(kuò)建提供資料。摘除或修正一些失真、不切實(shí)際的檔案，避免其進(jìn)入下一階段的存檔中，影響后期工程使用。同時(shí)，在驗(yàn)收工作中，企業(yè)要檢驗(yàn)檔案的真實(shí)性，為保證工程質(zhì)量提供依據(jù);檢驗(yàn)檔案的全面性，對處理糾紛提供證據(jù);檢驗(yàn)檔案的規(guī)范性，為節(jié)約資源、提高效率提供保障;檢驗(yàn)檔案的系統(tǒng)性，為日后開展相關(guān)基建工程提供借鑒?；üこ虣n案的驗(yàn)收原則檔案驗(yàn)收作為項(xiàng)目工程檔案管理的最后一項(xiàng)內(nèi)容，直

6、接關(guān)系著整個(gè)項(xiàng)目檔案的水平和質(zhì)量。驗(yàn)收中需要對項(xiàng)目檔案進(jìn)行移交、驗(yàn)收和評價(jià)，這一點(diǎn)也是企業(yè)其他檔案管理與基建檔案管理的最大不同之處，是基建工程中最重要的一步?；üこ添?xiàng)目檔案的驗(yàn)收可以考核項(xiàng)目檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和有效性，也是檢驗(yàn)工程進(jìn)行過程中槽案管理是否同步進(jìn)行的有效手段。檔案驗(yàn)收的重點(diǎn)是檢驗(yàn)內(nèi)部質(zhì)量，項(xiàng)目檔案的內(nèi)部質(zhì)量包含了項(xiàng)目文件材料的形成和館藏質(zhì)量。檔案最終是否擁有價(jià)值主要依賴項(xiàng)目文件的內(nèi)部質(zhì)量，檔案只有具備準(zhǔn)確性、完整性、系統(tǒng)性，才能體現(xiàn)價(jià)值，具備一定的實(shí)用性。這就要求項(xiàng)目文件的書面材料經(jīng)久耐用，寫作清晰;圖紙準(zhǔn)確無誤，簽字程序齊全，從而真實(shí)反映項(xiàng)目完成的實(shí)際情況;文件分類、

7、卷中文件的順序以及質(zhì)量符合檔案質(zhì)量要求?；üこ虣n案驗(yàn)收中存在的問題雖然目前企業(yè)對檔案管理工作已經(jīng)提出了更高的要求，但由于多方面原因，基建檔案驗(yàn)收檔案管理仍然存在許多問題，需要企業(yè)進(jìn)行分析并找出解決策略，避免后期開展基建工作時(shí)再發(fā)生同類問題，影響工程項(xiàng)目順利開展和最后的驗(yàn)收使用。首先，基建工程開展過程中普遍存在將全部精力集中在項(xiàng)目建設(shè)的問題，忽視了檔案管理的重要性，由于認(rèn)識上的欠缺導(dǎo)致沒有足夠精力投入到檔案收集管理中，最突出的特點(diǎn)是檔案完整性欠缺，真實(shí)性較差。工程項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人與檔案管理負(fù)責(zé)人之間溝通不到位，未能及時(shí)進(jìn)行工作銜接，開展同步化管理。其次，檔案管理工作人員對基建項(xiàng)目的參與度較差，在驗(yàn)

8、收中發(fā)現(xiàn)他們對項(xiàng)目缺乏了解，缺乏全局性的目光，從而導(dǎo)致檔案管理效率差，效果不佳?；n案管理部門的工作人員在參與工程時(shí)，存在專業(yè)知識匱乏，不能在參與過程中發(fā)揮良好效果。此外，在驗(yàn)收中，接收單位和移交單位的檔案管理人員和技術(shù)人員沒有共同進(jìn)行工作交接，直接影響接收單位對工程資料的核查和把關(guān)，后期接收單位一旦發(fā)現(xiàn)問題，移交單位缺少相應(yīng)的技術(shù)支持也難以解答，不能及時(shí)處理和解決問題，從而影響驗(yàn)收效率。最后，一般驗(yàn)收前，建設(shè)管理部門不會(huì)檢查施工單位的工程資料整理情況，導(dǎo)致驗(yàn)收出現(xiàn)多種問題，不僅耽誤時(shí)間，還要進(jìn)行復(fù)驗(yàn)，導(dǎo)致工程資料與工程不能同步通過驗(yàn)收，嚴(yán)重影響驗(yàn)收效率。優(yōu)化基建工程檔案驗(yàn)收的對策5.1進(jìn)一

9、步加強(qiáng)檔案管理體制建設(shè)良好的規(guī)章制度是保證工作順利有序開展的重要保障，只有建立在完善、統(tǒng)一、規(guī)范規(guī)章制度上的工作體制才能做到規(guī)范有序、有章可循、有據(jù)可依，并在規(guī)范管理下，能夠督促工作人員嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行和操作，提高工作效率。首先，必須嚴(yán)格規(guī)范文件立卷歸檔的時(shí)效性和準(zhǔn)確性，不能在工程進(jìn)行到下一步時(shí)才進(jìn)行檔案收集和整理。其次，在檔案整理中，明確立卷分工，避免出現(xiàn)重復(fù)檔案、冗余檔案的情況，為后期提高效率打好基礎(chǔ)。最后，嚴(yán)格把控檔案歸檔的要求，將不相關(guān)文件、錯(cuò)誤文件嚴(yán)格排除在外。其他檔案文件按照內(nèi)容進(jìn)行分類，相關(guān)聯(lián)的文件整理在同一卷中，保持完整性和合理性。在嚴(yán)格規(guī)范下進(jìn)行操作，減少多余文件，方便后期使

10、用，提高工作水平。.2加強(qiáng)過程管理，實(shí)行全過程統(tǒng)一管理工程資料不是某階段單獨(dú)出現(xiàn)的文件，而是伴隨工程從立項(xiàng)到竣工整個(gè)過程中的所有資料，且每一個(gè)過程都會(huì)產(chǎn)生大量文件，中間稍有疏漏則會(huì)導(dǎo)致檔案完整性受到損害。因此，提高檔案管理的全局性，將工作關(guān)口前移，早期進(jìn)行介入，在工程開工前規(guī)劃好檔案管理工作，與工程項(xiàng)目管理部門共同完成參建單位的檔案交底工作。此外，明確檔案收集要求，提高相關(guān)人員對檔案歸檔的意識，使他們充分了解工程資料管理中的注意事項(xiàng)、文件的歸檔范圍以及質(zhì)量要求等問題，與檔案管理人員共同完成收集工作。在此過程中，檔案管理部門與參建單位要建立良好的聯(lián)系和暢通的聯(lián)絡(luò)渠道，為工程建設(shè)中共同管理和監(jiān)督打

11、好基礎(chǔ)。.3提高檔案管理部門的工程建設(shè)參與度檔案管理人員應(yīng)積極投入到項(xiàng)目建設(shè)中，充分了解工程全局，落實(shí)工程檔案的保管、收集等標(biāo)準(zhǔn)，及時(shí)規(guī)避和整改工程資料收集整理中經(jīng)常發(fā)生的問題，避免后期發(fā)現(xiàn)檔案問題難以找到源頭。此外，檔案管理人員需要與承建單位等各方加強(qiáng)溝通，保證檔案流通渠道的通暢。為了保障驗(yàn)收中工程各方面的資料符合歸檔要求，需要相關(guān)部門共同參與到檔案驗(yàn)收整理工作中來，檔案管理人員負(fù)責(zé)核查工程資料是否符合歸檔要求，專業(yè)工程資料整理是否符合行政管理單位的要求。專業(yè)技術(shù)人員則需要嚴(yán)格把關(guān)檔案的準(zhǔn)確性、合理性和完整性，確保檔案完整。檔案管理人員和使用者共同完成檔案驗(yàn)收，提高工作效率。驗(yàn)收時(shí)技術(shù)人員要在場，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并解決問題，提高一次驗(yàn)收通過率。主要參考文獻(xiàn)楊愛云，宋瑩，朱明慧，等.實(shí)施目標(biāo)管理和績效考核建立基建企業(yè)工程項(xiàng)目文件歸檔工作標(biāo)準(zhǔn)化監(jiān)督指導(dǎo)體系基建企業(yè)工程項(xiàng)目檔案監(jiān)督指導(dǎo)標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)踐J.辦公室業(yè)務(wù)，2019（1）.劉峰.基建工程檔案管理中存在的問題及對策探討J.江西建材，2018（12）.李建華.淺談提高基建檔案管理水平的方法及措施J.辦公室業(yè)務(wù)，2018（18）.鞏玉靜.建設(shè)項(xiàng)目檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理方法探析J.北京檔案，2018（8）.5張?jiān)P.論基建檔案管理中存在