內(nèi)部控制手冊(cè)第部分內(nèi)控矩陣C成品油直銷及分銷業(yè)務(wù)控制矩陣

1、4.7成品油直銷及分銷業(yè)務(wù)內(nèi)部控制矩陣業(yè)務(wù)目標(biāo)業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)1.市場(chǎng)細(xì)分1.11.2經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)：未按規(guī)定制定市場(chǎng)策略和營(yíng)銷措施，導(dǎo)致市場(chǎng)份額下降、經(jīng)營(yíng)效益流失。1.1各級(jí)分公司組織專門(mén)人員對(duì)區(qū)域市場(chǎng)進(jìn)行調(diào)查，了解、分析當(dāng)?shù)厥袌?chǎng)的消費(fèi)規(guī)模、客戶分布和競(jìng)爭(zhēng)狀況。根據(jù)競(jìng)爭(zhēng)態(tài)勢(shì)和消費(fèi)特點(diǎn)，細(xì)分目標(biāo)市場(chǎng)，制定相應(yīng)的市場(chǎng)策略和營(yíng)銷措施。依據(jù)不同的區(qū)域和銷售對(duì)象設(shè)立直銷經(jīng)理/分銷經(jīng)理，負(fù)責(zé)開(kāi)拓和維護(hù)區(qū)域內(nèi)成品油的直銷/分銷業(yè)務(wù)。2.確定銷售目標(biāo)1.1經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)：計(jì)劃未按規(guī)定下達(dá)，影響經(jīng)營(yíng)。2.1各級(jí)分公司營(yíng)銷部門(mén)根據(jù)上級(jí)下達(dá)的月度銷售計(jì)劃，結(jié)合市場(chǎng)規(guī)模、前期客戶購(gòu)油情況以及后期資源、價(jià)格走勢(shì)分析，制定月度銷售計(jì)

2、戈”，報(bào)同級(jí)分公司分管副經(jīng)理批準(zhǔn)后，分解落實(shí)并下達(dá)到各直銷/分銷經(jīng)理。3.銷售及客戶管理1.2經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)：未按規(guī)定進(jìn)行市場(chǎng)分析和客戶檔案管理，導(dǎo)致市場(chǎng)份額下降。未按規(guī)定維護(hù)主數(shù)據(jù)，不能實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)控制。3.1直銷/分銷經(jīng)理應(yīng)走訪客戶，了解客戶意見(jiàn)和需求，根據(jù)需要填寫(xiě)區(qū)域市場(chǎng)客戶檔案更新表，報(bào)部門(mén)負(fù)責(zé)人。商業(yè)客戶中心負(fù)責(zé)人安排專人負(fù)責(zé)檔案維護(hù)，及時(shí)對(duì)區(qū)域市場(chǎng)客戶檔案進(jìn)行調(diào)整、充實(shí)和更新，至少每季編寫(xiě)市場(chǎng)消費(fèi)、競(jìng)爭(zhēng)分析報(bào)告，報(bào)分管副經(jīng)理?！綞RP】直銷/分銷經(jīng)理根據(jù)需要填寫(xiě)區(qū)域市場(chǎng)客戶主數(shù)據(jù)維護(hù)表，由分公司經(jīng)營(yíng)管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核確認(rèn)后，由主數(shù)據(jù)維護(hù)員按規(guī)定在ERP系統(tǒng)中維護(hù)客戶主數(shù)據(jù)。4.信用核定和控制

3、1.32.1經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)：未按規(guī)定實(shí)施信用管理，造成損失，影響財(cái)務(wù)報(bào)告。4.1各省（市）分公司（區(qū)外銷售公司）信用管理領(lǐng)導(dǎo)小組（經(jīng)理任組長(zhǎng)）負(fù)責(zé)制定相應(yīng)的信用政策和信用總體規(guī)模，對(duì)營(yíng)銷部門(mén)和客戶進(jìn)行分類管理，設(shè)定不同層次營(yíng)銷部門(mén)和客戶的信用額度，并明確相應(yīng)的管理權(quán)限和相關(guān)責(zé)任。地市公司根據(jù)客戶資金、信用等狀況，在規(guī)定的信用政策和信用總體規(guī)模內(nèi)擬定客戶具體信用額度和時(shí)限，按規(guī)定權(quán)限審批。1.32.1經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)：未按規(guī)定實(shí)施信用管理，造成損失影響財(cái)務(wù)報(bào)告。未按規(guī)定維護(hù)信用主數(shù)據(jù)，不能實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)控制。4.2地市公司根據(jù)客戶的資金、購(gòu)買(mǎi)、信用等狀況，至少每半年對(duì)客戶進(jìn)行資信評(píng)估，建立客戶信

4、用動(dòng)態(tài)檔案或在客戶檔案中維護(hù)信用資料?！綞RP】根據(jù)需求填寫(xiě)客戶信用主數(shù)據(jù)申請(qǐng)表，按規(guī)定程序批準(zhǔn)后，由財(cái)務(wù)部門(mén)在ERP系統(tǒng)中維護(hù)。1.32.13.1經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)：未按規(guī)定程序和權(quán)限簽署合同，造成損失，影響財(cái)務(wù)報(bào)告。合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)：合同不符合法律、法規(guī)規(guī)定。4.3直銷/分銷經(jīng)理在確定的客戶具體信用額度內(nèi)，按照經(jīng)法律事務(wù)部審定的銷售合同示范文本擬訂銷售合同，經(jīng)營(yíng)銷部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，由合同簽訂人按規(guī)定權(quán)限與客戶簽訂銷售合同。對(duì)示范合同文本條款進(jìn)行文字性修改的，經(jīng)同級(jí)法律事務(wù)部門(mén)（崗位）審核；進(jìn)行實(shí)質(zhì)性修改的，報(bào)法律事務(wù)部審核。1.3經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)：未簽訂貨款回籠責(zé)任書(shū)或未及時(shí)反饋貨款回籠情況，造

5、成損失。4.4各級(jí)分公司經(jīng)理班子與營(yíng)銷部門(mén)負(fù)責(zé)人每年要簽訂貨款回籠責(zé)任書(shū)；營(yíng)銷部門(mén)負(fù)責(zé)人與直銷/分銷經(jīng)理簽訂貨款回籠責(zé)任書(shū)（單筆或匯總），并與考核掛鉤。財(cái)務(wù)部門(mén)及時(shí)反饋客戶欠款情況，定期報(bào)相關(guān)部門(mén)和分管副經(jīng)理，督促貨款回籠。5.制定價(jià)格策略業(yè)務(wù)目標(biāo)業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)1.12.1經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)：未按規(guī)定定價(jià)，造成損失。未按規(guī)定維護(hù)價(jià)格主數(shù)據(jù)，不能實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)控制。財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)：交易不真實(shí)，影響財(cái)務(wù)報(bào)告。5.1各?。ㄊ校┓止荆▍^(qū)外銷售公司）價(jià)格領(lǐng)導(dǎo)小組（經(jīng)理任組長(zhǎng)）結(jié)合市場(chǎng)情況，按照規(guī)定價(jià)格制定直銷/分銷的最低限價(jià)和浮動(dòng)權(quán)限?！綞RP】財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)價(jià)格文件，在ERP系統(tǒng)中維護(hù)銷售價(jià)格主數(shù)據(jù)。1.12.1經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)：

6、未按規(guī)定定價(jià)，造成損失。財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)：交易不真實(shí)，影響財(cái)務(wù)報(bào)告。5.2地市公司在?。ㄊ校┓止荆▍^(qū)外銷售公司）規(guī)定的最低限價(jià)以上，結(jié)合當(dāng)?shù)貙?shí)際，制定具體的銷售價(jià)格。低于最低限價(jià)銷售的，須由地市公司分管副經(jīng)理審核后，上報(bào)?。ㄊ校┓止荆▍^(qū)外銷售公司）按規(guī)定的浮動(dòng)權(quán)限審批。6.開(kāi)票與收款1.32.1經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)：未按規(guī)定銷售開(kāi)票、收款，造成損失，影響財(cái)務(wù)報(bào)告。6.1現(xiàn)款銷售：【非ERP】各級(jí)分公司營(yíng)業(yè)部門(mén)收款人員根據(jù)客戶付款開(kāi)具發(fā)票或收款憑證，由不相容崗位人員復(fù)核無(wú)誤后開(kāi)具提貨通知單并加蓋印章（或發(fā)出提油卡）。ERP各級(jí)分公司營(yíng)業(yè)部門(mén)根據(jù)客戶需求和收款憑證，在ERP系統(tǒng)維護(hù)銷售訂單。由不相容崗位

7、人員復(fù)核無(wú)誤后開(kāi)具銷售發(fā)票，打印系統(tǒng)提貨通知單并加蓋印章（或發(fā)出提油卡）。1.32.1經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)：未經(jīng)審批擅自賒銷，造成損失，影響財(cái)務(wù)報(bào)告。6.2信用銷售：【非ERP】根據(jù)簽訂的銷售合同，各級(jí)分公司直銷/分銷經(jīng)理填寫(xiě)信用銷售審批單據(jù)，經(jīng)營(yíng)銷部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后，附開(kāi)票通知單據(jù)交營(yíng)業(yè)部門(mén)開(kāi)票。收款人員確認(rèn)客戶欠款金額不超過(guò)規(guī)定的額度，開(kāi)具銷售發(fā)票或提貨通知單并加蓋印章（或發(fā)出提油卡）；超出規(guī)定信用額度的需重新履行審批程序。【ERP】根據(jù)簽訂的銷售合同，由營(yíng)銷部門(mén)開(kāi)票人員在ERP系統(tǒng)維護(hù)銷售訂單。各級(jí)分公司直銷/分銷經(jīng)理應(yīng)填寫(xiě)信用銷售審批單據(jù)，經(jīng)營(yíng)銷部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，附開(kāi)票通知單據(jù)交營(yíng)銷部

8、門(mén)開(kāi)具銷售發(fā)票，打印系統(tǒng)提貨通知單并加蓋印章（或發(fā)出提油卡）。超出規(guī)定信用額度的需重新履行審批程序，或經(jīng)批準(zhǔn)后由財(cái)務(wù)部門(mén)信用主數(shù)據(jù)維護(hù)員在系統(tǒng)中一次性釋放凍結(jié)的訂單。1.11.2經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)：代保管業(yè)務(wù)未按規(guī)定執(zhí)行，造成損失，影響財(cái)務(wù)報(bào)告。6.3代保管業(yè)務(wù)：開(kāi)具發(fā)票的客戶，應(yīng)在開(kāi)票之日15天內(nèi)提貨。各級(jí)營(yíng)銷部門(mén)對(duì)于逾期未提的油品根據(jù)合同中關(guān)于代保管的條款轉(zhuǎn)入代保管賬內(nèi)，并根據(jù)政府規(guī)定、市場(chǎng)情況、資源狀況等確定是否收取代保管費(fèi)，報(bào)分管副經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)會(huì)同營(yíng)銷部門(mén)至少每半年檢查一次客戶代保管情況。1.12.1經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)：未按規(guī)定上報(bào)、審核銷售日?qǐng)?bào)，導(dǎo)致管理信息失真，影響財(cái)務(wù)

9、報(bào)告。6.4【非ERP】各級(jí)分公司營(yíng)銷部門(mén)每日對(duì)銷售開(kāi)單情況進(jìn)行匯總，復(fù)核無(wú)誤后填寫(xiě)收款記錄，報(bào)財(cái)務(wù)部門(mén)。ERP各級(jí)分公司營(yíng)銷部門(mén)每日應(yīng)對(duì)銷售開(kāi)單情況、收款記錄進(jìn)行核對(duì)，銷售發(fā)票、U款票據(jù)隨同ERP系統(tǒng)銷售日?qǐng)?bào)表一并報(bào)財(cái)務(wù)部門(mén)；檢查、處理系統(tǒng)中未清的銷售訂單；核對(duì)校驗(yàn)自有庫(kù)存轉(zhuǎn)出數(shù)量與代保管轉(zhuǎn)入數(shù)量一致。1.2經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)：合資和專項(xiàng)銷售未按規(guī)定進(jìn)行，影響正常經(jīng)營(yíng)。6.5合資和專項(xiàng)銷售：銷售大區(qū)分公司根據(jù)油品銷售事業(yè)部下達(dá)的月度合資、專項(xiàng)計(jì)劃，按規(guī)定的付款方式和規(guī)定的價(jià)格進(jìn)行結(jié)算。按規(guī)定“先款后貨”的專項(xiàng)銷售，業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)財(cái)務(wù)部門(mén)提供收款記錄下達(dá)專項(xiàng)油發(fā)貨通知單；按規(guī)定“先貨后款”的合資和專項(xiàng)銷售

10、，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人在規(guī)定額度內(nèi)批準(zhǔn)后下達(dá)合資和專項(xiàng)油發(fā)貨通知單。7.油庫(kù)發(fā)貨1.2經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)：未按規(guī)定組織配送，造成損失。7.1需配送的業(yè)務(wù)由直銷/分銷經(jīng)理填寫(xiě)運(yùn)輸申請(qǐng)單報(bào)物流部門(mén)，由調(diào)度人員根據(jù)調(diào)運(yùn)單組織運(yùn)輸。交貨后將客戶簽字的發(fā)貨單交營(yíng)銷部門(mén)匯總。業(yè)務(wù)目標(biāo)業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)1.32.1經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)：油庫(kù)發(fā)貨錯(cuò)誤，造成損失或管理信息失真，影響財(cái)務(wù)報(bào)告。7.2【非ERP】油庫(kù)發(fā)貨人員根據(jù)各級(jí)分公司營(yíng)銷部門(mén)開(kāi)具并蓋有印章的提貨通知單（或提油卡）安排客戶或運(yùn)輸部門(mén)提貨，并將提貨通知單留存。ERP油庫(kù)驗(yàn)單人員接到客戶提單時(shí)，應(yīng)查詢ERP系統(tǒng)提單信息并核對(duì)驗(yàn)證提單內(nèi)容相符后，按客戶需求的發(fā)貨數(shù)量（不大于提

11、單數(shù)量）在系統(tǒng)中發(fā)貨過(guò)賬，打印油品出庫(kù)單交客戶提油。1.2經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)：未按規(guī)定進(jìn)行數(shù)量管理，造成損失。合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)：計(jì)量精度不符合國(guó)標(biāo)規(guī)定。7.3罐裝油品前，發(fā)貨人員應(yīng)檢查罐車的清潔度、是否專車專用，以確保出庫(kù)油品質(zhì)量。油庫(kù)發(fā)油以油庫(kù)計(jì)量表發(fā)貨量為準(zhǔn)，確保實(shí)發(fā)數(shù)與應(yīng)提數(shù)量致。數(shù)質(zhì)量部門(mén)至少每半年檢查油庫(kù)發(fā)貨計(jì)量的精確度。1.22.1經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)：代保管業(yè)務(wù)未按規(guī)定執(zhí)行，造成損失，影響財(cái)務(wù)報(bào)告。7.4【非ERP】對(duì)一次不能提完的油品，油庫(kù)為客戶建立代保管臺(tái)賬，并將剩余油品轉(zhuǎn)入客戶代保管賬。按照規(guī)定開(kāi)展油庫(kù)代保管業(yè)務(wù)的，應(yīng)根據(jù)客戶需求開(kāi)具分提貨通知單。ERP對(duì)一次不能提完的油品，油庫(kù)按規(guī)定收回原代

12、保管提單，打印剩余數(shù)量的代保管提單，作為客戶下次提貨的依據(jù)。2.1經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)：核對(duì)發(fā)貨不及時(shí)，導(dǎo)致管理信息失真，影響財(cái)務(wù)報(bào)告。7.5【非ERP】油庫(kù)發(fā)貨人員每日交班前整理提貨通知單，匯總發(fā)貨數(shù)量，編制日發(fā)貨報(bào)表和代保管臺(tái)賬，報(bào)油庫(kù)記賬人員稽核。ERP油庫(kù)發(fā)貨人員每日交班前整理出庫(kù)單，報(bào)油庫(kù)記賬人員與ERP系統(tǒng)發(fā)貨數(shù)量進(jìn)行核對(duì)。1.3經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)：未及時(shí)核對(duì)油庫(kù)發(fā)貨數(shù)量和調(diào)整差異，造成損失。7.6油庫(kù)記賬人員復(fù)核日發(fā)貨量、提貨通知單累計(jì)數(shù)量以及代保管臺(tái)賬，檢查是否平衡，發(fā)現(xiàn)規(guī)定范圍內(nèi)的差異及時(shí)查找原因并進(jìn)行調(diào)整，超出規(guī)定范圍的應(yīng)及時(shí)上報(bào)油庫(kù)負(fù)責(zé)人。1.3經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)：超計(jì)劃或無(wú)計(jì)劃供應(yīng)，影響正常經(jīng)營(yíng)。7.7銷售大區(qū)分公司駐廠辦事處按照下達(dá)的發(fā)貨通知單均衡發(fā)貨供應(yīng)給合資公司和專項(xiàng)用戶。不能超計(jì)劃或無(wú)計(jì)劃供應(yīng)。8.財(cái)務(wù)記賬2.1財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)：會(huì)計(jì)核算有誤，影響財(cái)務(wù)報(bào)告。8.1【非ERP】各級(jí)分公司財(cái)務(wù)部門(mén)每日復(fù)核原始票據(jù)和收款記錄，登入相應(yīng)的會(huì)計(jì)科目進(jìn)行賬務(wù)處理，并經(jīng)不相容崗位稽核。ERP各級(jí)分公司財(cái)務(wù)部門(mén)每日復(fù)核原始票據(jù)和收款記錄，并與ERP系統(tǒng)集成的銷售會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行核對(duì)。8.2各級(jí)分公司財(cái)務(wù)部門(mén)核對(duì)應(yīng)收賬款和預(yù)收款，參見(jiàn)7.1應(yīng)收款項(xiàng)管理業(yè)務(wù)流程控制點(diǎn)3.2和3.3、并將對(duì)賬結(jié)果通