城建檔案著錄與檢索ppt課件

1、城建檔案著錄與檢索主講人：呂燦.第一節(jié) 城建檔案著錄(1)城建檔案著錄是指在編制城建檔案目錄時(shí)，為提取城建檔案信息，對(duì)城建檔案的內(nèi)容和方式特征進(jìn)展分析、選擇和記錄的過程。 它是編制檢索工具的一項(xiàng)根底任務(wù)，也就是按照一定的規(guī)那么,把城建檔案的各種特征集中概括地反映出來,以便于計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存管理和檢索利用,也可以用它進(jìn)展手工檢索。 目前著錄任務(wù)仍以手工方式進(jìn)展，它是一項(xiàng)任務(wù)量大，技術(shù)性強(qiáng)的任務(wù)，需求很多專業(yè)人員和檔案任務(wù)人員參與。檔案著錄必需根據(jù)一致的原那么、規(guī)范，具有一致的著錄工程、一致的著錄格式、一致的著錄順序和一致的標(biāo)識(shí)符號(hào)，這樣才便于計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)非全文檢索，以便更好地為利用者提供效力。根據(jù)：國(guó)家

2、規(guī)范GB/T50323-2001.第一節(jié) 城建檔案著錄(2)一、著錄級(jí)別1工程工程級(jí)著錄 2案卷級(jí)著錄 3文件級(jí)著錄.第一節(jié) 城建檔案著錄(3)二、著錄格式按照不同著錄對(duì)象，工程工程級(jí)著錄格式分為房屋建筑工程、市政根底設(shè)備工程、城市管線工程、建立工程規(guī)劃管理工程、建立用地規(guī)劃管理工程、通用工程工程六種。 卡片式還運(yùn)用段落符號(hào)式著錄格式 .第一節(jié) 城建檔案著錄(4)三、著錄詳簡(jiǎn)級(jí)次著錄工程分為必要工程與選擇工程：(1).必要工程包括：正題名、第一責(zé)任者、時(shí)間、檔號(hào)含分類號(hào)、工程號(hào)、案卷號(hào)、縮微號(hào)、主題詞號(hào)。(2).選擇工程包括：并列題名、副題名及闡明文字、文件編號(hào)、其它責(zé)任者、文本、密級(jí)、保管期

3、限、載體形狀、叢編、附注、提要、檔案館室代號(hào)等。.第一節(jié) 城建檔案著錄(5)四、著錄工程城建檔案著錄工程分大項(xiàng)、小項(xiàng)和單元。大項(xiàng)包括題名與責(zé)任者、稿本與文種、密級(jí)與保管期限、時(shí)間、載體數(shù)量、專業(yè)記載、附注與提要、排檢與編號(hào)等。各大項(xiàng)下又分假設(shè)干小項(xiàng)，小項(xiàng)下又分假設(shè)干單元。 .城建檔案檢索任務(wù)是城建檔案業(yè)務(wù)任務(wù)的一個(gè)獨(dú)立環(huán)節(jié)城建檔案業(yè)務(wù)任務(wù)包括搜集、整理、鑒定、保管、檢索、利用和編研七項(xiàng)。它是開展利用業(yè)務(wù)的前期任務(wù)。主要是編制和運(yùn)用檢索工具，為城建檔案的利用做好預(yù)備任務(wù)。完好意義上的城建檔案檢索任務(wù)包括兩部分內(nèi)容：一是編目，即建立檢索系統(tǒng)，編制檢索工具；二是檢索，即利用已建立的檢索工具，按照利用

4、者的意圖查找所需檔案信息。.第二節(jié) 城建檔案的編目 (1)城建檔案編目是城建檔案管理任務(wù)中的一項(xiàng)重要的業(yè)務(wù)活動(dòng)，其任務(wù)的成果將直接產(chǎn)生各種各樣的檢索工具，并供城建檔案檢索之用。城建檔案的編目過程分為二個(gè)階段：第一階段是城建檔案的著錄；第二階段是城建檔案目錄的組織，亦即狹義意義上的城建檔案編目。根據(jù)：國(guó)家規(guī)范GB/T50328-2001 .第二節(jié) 城建檔案的編目(2)一、卷內(nèi)文件頁號(hào)1.卷內(nèi)文件均按有書寫內(nèi)容的頁面編號(hào)。每卷單獨(dú)編號(hào)，頁號(hào)從“1開場(chǎng)。2.頁號(hào)編寫位置：?jiǎn)蚊鏁鴮懙奈募谟蚁陆?；雙面書寫的文件，正面在右下角，反面在左下角。折疊后的圖紙一概在右下角。3.成套圖紙或印刷成冊(cè)的科技文件資料

5、，自成一卷的，原目錄可替代卷內(nèi)目錄，不用重新編寫頁碼。4.案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號(hào)。 .第二節(jié) 城建檔案的編目(3)二、卷內(nèi)目錄的編制1.卷內(nèi)目錄式樣見例如圖9-1。2.序號(hào)：以一份文件為單位，用阿拉拍數(shù)字從1依次標(biāo)注。3.責(zé)任者：填寫文件的直接構(gòu)成單位和個(gè)人。有多個(gè)責(zé)任者時(shí)，選擇兩個(gè)主要責(zé)任者，其他用“等替代。4.文件編號(hào)：填寫工程文件原有的文號(hào)或圖號(hào)。5.文件題名：填寫文件標(biāo)題的全稱。6.日期：填寫文件構(gòu)成的日期。7.頁次：填寫文件在卷內(nèi)所排的起始頁號(hào)。最后一份文件填寫起止頁號(hào)。8.卷內(nèi)目錄陳列在卷內(nèi)文件首頁之前。.第二節(jié) 城建檔案的編目(4)三、卷內(nèi)備考表的編制1.卷內(nèi)備

6、考表的式樣見例如圖9-2。2.卷內(nèi)備考表主要標(biāo)明卷內(nèi)文件的總頁數(shù)、各類文件頁數(shù)(照片張數(shù))，以及立卷單位對(duì)案卷情況的闡明。3.卷內(nèi)備考表陳列在卷內(nèi)文件的尾頁之后。.第二節(jié) 城建檔案的編目(5)四、卷內(nèi)封面的編制1.案卷封面印刷在卷盒、卷夾的正外表，也可采用封面方式。2.案卷封面的內(nèi)容應(yīng)包括：檔號(hào)、檔案館代號(hào)、案卷題名、編制單位、起止日期、密級(jí)、保管期限、共幾卷、第幾卷。3.檔號(hào)應(yīng)由分類號(hào)、工程號(hào)和案卷號(hào)組成。4.檔案館代號(hào)應(yīng)填寫國(guó)家給定的本檔案館的編號(hào)。5.案卷題名應(yīng)簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確地提示卷內(nèi)文件的內(nèi)容。案卷題名應(yīng)包括工程稱號(hào)、專業(yè)稱號(hào)、卷內(nèi)文件的內(nèi)容。6.編制單位應(yīng)填寫案卷內(nèi)文件的構(gòu)成單位或主要責(zé)

7、任者。7.起止日期應(yīng)填寫案卷內(nèi)全部文件構(gòu)成的起止日期。8.保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期三種期限。9.密級(jí)分為絕密、三種。同一案卷內(nèi)有不同密級(jí)的文件，應(yīng)以高密級(jí)為本卷密級(jí)。.第三節(jié) 城建檔案檢索任務(wù) 城建檔案檢索任務(wù)：依托事先編制好的各種檢索工具，從數(shù)量龐大的館藏城建檔案中將利用者需求的信息查找出來的任務(wù)。編制系統(tǒng)、完好、科學(xué)的檢索工具，建立完備的檢索體系是檔案管理部門管理業(yè)務(wù)程度的標(biāo)志。 檔案檢索任務(wù)要迅速準(zhǔn)確、全面系統(tǒng)、方便適用、規(guī)范規(guī)范。.第四節(jié) 城建檔案的檢索工具(1) 檢索工具的編制是城建檔案檢索任務(wù)的中心內(nèi)容。它既是檔案利用者與檔案信息之間的“橋梁，承當(dāng)指引利用者找到所需檔案信息的作

8、用；同時(shí)客觀上也是檔案管理人員管理檔案，統(tǒng)計(jì)、鑒定、編研、甚至熟習(xí)館藏、了解“家底的必要手段。.第四節(jié) 城建檔案的檢索工具(2)一、檢索工具的主要功能1.存貯城建檔案信息 2.查找城建檔案信息 3.組織傳送交流城建檔案信息 在檢索工具的三種功能中，查找功能是首要功能，是編制檢索工具的主要目的；存貯功能是根底和前提；交流功能是附助功能。.第四節(jié) 城建檔案的檢索工具(3)二、檢索工具的種類按作用劃分 ：1檢索性工具；2館藏性工具；3報(bào)道性工具 。按載體方式劃分 ：1書本式簿冊(cè)式 ；2卡片式 ；3地圖式 。此外，根據(jù)檢索工具的檢索深度不同可將它分為工程級(jí)目錄、案卷級(jí)目錄與文件級(jí)目錄三種；按檢索廣度不

9、同把檢索工具分為專標(biāo)題錄和普檢目錄兩種；按檢索手段不同分為手工檢索工具和機(jī)械檢索工具兩種等。 .第四節(jié) 城建檔案的檢索工具(4)三、檢索工具的編制指點(diǎn)思想正確：在手工檢索的根底上，逐漸推行電腦和光盤檢索系統(tǒng)，并向規(guī)范化、規(guī)范化和現(xiàn)代化開展。 執(zhí)行一致規(guī)范：.第四節(jié) 城建檔案的檢索工具(5)四、常見檢索工具的編制1.總目錄 2.分類目錄3.主題詞目錄4.檔案專標(biāo)題錄5.地圖索引.第五節(jié) 城建檔案計(jì)算機(jī)檢索(1)一、計(jì)算機(jī)檢索的含義與特點(diǎn)二、建立計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)的條件三、著錄任務(wù)四、計(jì)算機(jī)檢索方法與步驟五、計(jì)算機(jī)檢索的根本流程.第五節(jié) 城建檔案計(jì)算機(jī)檢索(2)一、計(jì)算機(jī)檢索的含義與特點(diǎn)城建檔案計(jì)算機(jī)

10、檢索是指由計(jì)算機(jī)輔助完成城建檔案信息的存儲(chǔ)和查檢過程。 計(jì)算機(jī)檢索與傳統(tǒng)的手工檢索相比較，具有如下優(yōu)點(diǎn)：1任務(wù)效率高； 2查全查準(zhǔn)率高； 3檢索途徑多； 4輸出方式 多樣；5資源共享 。.第五節(jié) 城建檔案計(jì)算機(jī)檢索(3)二、建立計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)的條件1.硬件條件：包括計(jì)算機(jī)主機(jī)、外存儲(chǔ)設(shè)備、信息輸入和輸出設(shè)備等。2.軟件條件 ：包括系統(tǒng)軟件、運(yùn)用軟件。3.數(shù)據(jù)庫 ：按一定構(gòu)造和規(guī)那么組織起來的有序數(shù)據(jù)的集合。是計(jì)算機(jī)城建檔案檢索系統(tǒng)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的物質(zhì)根底。 .第五節(jié) 城建檔案計(jì)算機(jī)檢索(4)三、著錄任務(wù)著錄任務(wù)又可稱前處置任務(wù)，是建立計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)前所進(jìn)展的數(shù)據(jù)預(yù)備任務(wù)，是在建立計(jì)算機(jī)檔案目錄數(shù)據(jù)庫

11、時(shí)，對(duì)檔案內(nèi)容特征進(jìn)展分析、選擇和記錄的過程。在計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)中，檔案檢索是經(jīng)過對(duì)數(shù)據(jù)庫的搜索實(shí)現(xiàn)的。而數(shù)據(jù)庫的建立，必需依賴于檔案目錄工程的輸入。所以，城建檔案著錄任務(wù)是實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)檢索的前提條件。.第五節(jié) 城建檔案計(jì)算機(jī)檢索(5)四、計(jì)算機(jī)檢索方法關(guān)鍵字檢索 在日期范圍中檢索 模糊檢索 全條件檢索全文檢索.第五節(jié) 城建檔案計(jì)算機(jī)檢索(6)五、計(jì)算機(jī)檢索的根本流程完好的計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)由存儲(chǔ)信息輸入、檢索查找、輸出三個(gè)分系統(tǒng)組成。 (1)窗口查詢；(2)觸摸屏查詢；(3)網(wǎng)上查詢。.城建聲像檔案任務(wù)第一節(jié) 聲像檔案概述聲像檔案是以聲音、圖像或以聲像同步、視聽結(jié)合的方式將信息記錄在特殊載體上而構(gòu)成

12、的特殊檔案。聲像檔案具有如下特點(diǎn)： 1.載體資料具有特殊性；2.載體資料具有易損性；3.高容量存儲(chǔ)特點(diǎn)；4.可讀性低；5.復(fù)制性能好；6.傳播速度快；7.保管要求高。.第二節(jié) 聲像設(shè)備及載體 現(xiàn)代聲像檔案的類型 聲像型；縮微型；機(jī)讀型。 聲像檔案及設(shè)備照相機(jī)與照片；錄音機(jī)與錄音帶 ；攝像機(jī)與錄像帶 ；計(jì)算機(jī)及存儲(chǔ)設(shè)備。.第三節(jié) 城建聲像檔案管理1一、城建聲像檔案的范圍城市建立活動(dòng)中構(gòu)成的照片、錄像帶、錄音帶等聲像檔案原那么上都屬于城建聲像檔案的范圍。 二、建立工程聲像檔案歸檔內(nèi)容 深圳1市政、公用工程檔案 ；2本市確定的重點(diǎn)工程的檔案； 3十層以上、投資在五百萬元以上 、建筑面積一萬平方米以上

13、的辦公、商業(yè)、住宅、綜合樓等其它單位建立工程的檔案 ；4設(shè)計(jì)新穎、有特征的建筑工程和具有留念性的新、老建筑和構(gòu)筑物的檔案。 .第三節(jié) 城建聲像檔案管理2三、建立工程聲像檔案拍攝任務(wù)要求 1聲像檔案應(yīng)由聲像制造人員跟蹤拍攝，包括錄像、照相，并按照有關(guān)規(guī)范要求編制成聲像檔案。2拍攝內(nèi)容主要包括：開工前原貌、開工儀式、樁基及根底部分施工、管線鋪設(shè)復(fù)土前重要環(huán)節(jié)，重要會(huì)議、艱苦技術(shù)改造及工程事故處置、工程開工全貌、工程開工驗(yàn)收等。3錄像、照相應(yīng)拍攝建筑物全景、中景、近景、特寫、正面、側(cè)面、反面、以及工程構(gòu)造細(xì)部。4拍攝次數(shù)視工程詳細(xì)情況而定，普通工程需到現(xiàn)場(chǎng)拍攝35次，大型重點(diǎn)工程810次。.第三節(jié)

14、城建聲像檔案管理3四、建立工程聲像檔案歸檔質(zhì)量要求1照片應(yīng)該是原版，原件，底片與照片相符；2照片圖像明晰，焦點(diǎn)準(zhǔn)確，畫面構(gòu)圖完好，主題突出，曝光正常； 3照片尺寸應(yīng)為3R光面紙；底片不能有磨損、劃傷和污斑；4錄像資料圖像應(yīng)明晰、畫面穩(wěn)定、聲音清楚，信號(hào)制式應(yīng)是PAL制式； 5 錄像帶應(yīng)無變形、斷裂、發(fā)霉及磁粉零落； 6 聲像照片資料應(yīng)有必要的文字闡明，闡明包括：時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、人物、背景及攝制者。 .第三節(jié) 城建聲像檔案管理4五、聲像資料的搜集為了保證城建檔案聲像檔案的完好、系統(tǒng)，必需對(duì)分散在個(gè)人手中的有價(jià)值的聲像資料進(jìn)展搜集。.第三節(jié) 城建聲像檔案管理51對(duì)艱苦工程的開工檔案除文字和圖紙資料外，還要注重對(duì)聲像資料的搜集、整理、移交和歸檔，開工資料中沒有或短少聲像資料的，應(yīng)視為開工資料不完好。2對(duì)城市艱苦改、擴(kuò)建工程、艱苦建立工程要不失時(shí)機(jī)地進(jìn)展跟蹤攝影和攝像；對(duì)反映城市容顏的名勝古跡，老城改造等活動(dòng)務(wù)必及時(shí)拍攝，為后人留下完好的聲像資料。3加強(qiáng)橫向聯(lián)絡(luò)，建立信息網(wǎng)絡(luò)。與各建立單位，規(guī)劃和建立系統(tǒng)各有關(guān)單位獲得經(jīng)常性聯(lián)絡(luò)，溝通訊息，加強(qiáng)配合，把反映城市建的艱苦活動(dòng)及時(shí)拍攝下來。4.廣泛開辟聲像檔案資源，向產(chǎn)生聲像資料的單位如新聞媒體、展覽館、博物館、影視單位、攝影喜好者進(jìn)展