【精品課件】秘書理論與實務(wù)(共76張)

1、秘書理論與實務(wù)之秘書理論篇第一章 緒論第一節(jié) 秘書的含義和職業(yè)特征第二節(jié) 秘書工作的內(nèi)容、特點和作用第三節(jié) 秘書學(xué)的含義、研究對象和研究方法第一節(jié) 秘書的含義和職業(yè)特征一、秘書的含義二、秘書的類別三、秘書的職業(yè)特征一、秘書的涵義（一）古代的“秘書” 1. 宮中秘藏的各種圖書典籍（或朝廷的機要文件）。 2. 讖緯圖箓一類的文圖資料。 3.官職、機構(gòu)名稱。公元二世紀(jì)，東漢漢桓帝設(shè)秘書監(jiān) 。 物 人（二）西方的秘書國際職業(yè)秘書協(xié)會所下的定義是： 具有熟練的辦公室工作能力，不需上級敦促即能能主動負(fù)責(zé)，積極進取、干練果斷、能在授權(quán)范圍內(nèi)作正確決定的經(jīng)理助手。 各國對秘書定義的共性：（1）秘書是一種社會職

2、業(yè)，而不僅是一種官職名稱；（2）秘書主要是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的人員。但要求與權(quán)限有何不同。 （三）現(xiàn)代秘書定義分析 四角號碼詞典“秘書是掌管文書和機要的干部?！?商務(wù)印書館1988年修訂版新華詞典，秘書：管理文書并協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)人處理工作的人員； 上海辭書出版社1989年版縮印本辭海，秘書：協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)人綜合情況，調(diào)查研究，聯(lián)系接待，辦理文書和交辦事項等的工作人員； 袁維國主編秘書學(xué)(1990年9月出版)，秘書，在我國現(xiàn)代主要指黨和政府機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團體、軍隊、院校內(nèi)的一種行政職位。其主要職責(zé)是輔助管理，綜合服務(wù)；主要工作是撰擬文告、管理文書、接待來訪、管理會議、調(diào)查研究、處理信息、辦理事物、參謀咨詢、

3、聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào)等工作。 1989年董繼超在普通秘書學(xué)把秘書分為廣義和狹義，狹義的秘書是指“掌管文書并直接輔助領(lǐng)導(dǎo)者全面處理事務(wù)的專門人員?！?廣義秘書定義是指在領(lǐng)導(dǎo)者身邊或中樞機構(gòu)工作，并以辦文、辦會和承辦領(lǐng)導(dǎo)交辦指示為主要輔助任務(wù)的專門人員。 傅西路：“秘書是為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)的辦公室人員，是領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手” 勞保部2003年秘書國家職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)：從事辦公室程序性工作，協(xié)助上司處理政務(wù)及日常事務(wù)，并為決策及其實施提供服務(wù)的人員。 思考： 1.定義的方法。列舉法還是種差+鄰近的屬？ 2.秘書是職業(yè)、職位還是職務(wù)？ 3.對秘書下定義時應(yīng)主指狹義的辦公廳室中的秘書，還是應(yīng)包括廣義的如研究室、信訪局、保密局、檔

4、案局等與辦公廳室獨立平行的機構(gòu)的工作人員？ 4、秘書的本質(zhì)特征是什么？核心認(rèn)識：秘書活動的主要對象是領(lǐng)導(dǎo)者；秘書活動的根本職能是輔助管理；二、秘書的類別 （一）現(xiàn)代秘書的類別 1、按服務(wù)對象和經(jīng)濟來源分：公務(wù)秘書和私人秘書 2、按不同行業(yè)和所屬部門分：黨務(wù)、行政、經(jīng)濟（工業(yè)、農(nóng)業(yè)、金融、保險、稅務(wù)、商業(yè)等）、軍事、司法、文教（文化、教育、衛(wèi)生、體育、宣傳、文藝、科研等） 3、按業(yè)務(wù)范圍的寬窄分：通用秘書和專業(yè)秘書（企業(yè)秘書、科技秘書、教學(xué)秘書等） 4、按輔助對象不同：集體秘書和個人秘書 5、按秘書自身的特長分：參謀智囊型秘書、事務(wù)型秘書、公共關(guān)系型秘書、技術(shù)型秘書和綜合型秘書 6、按秘書投入精

5、力分：專職秘書和兼職秘書 7、按工作性質(zhì)和工作內(nèi)容分：文字秘書、機要秘書、行政秘書、事務(wù)秘書、法律秘書、信訪秘書、科技秘書、外事秘書 根據(jù)秘書職業(yè)資格鑒定等級縱向分類二級五級秘書職業(yè)資格證書是1997年勞動保障部推出的第一個全國統(tǒng)考秘書職業(yè)資格證書。證書適用范圍從事辦公室工作、日常事務(wù)性工作、協(xié)助上司處理工作、為上司決策及實施提供服務(wù)的從業(yè)人員。秘書資格證書全國統(tǒng)一鑒定由勞動和社會保障部管理，是國內(nèi)唯一的秘書從業(yè)人員資格證書。全國統(tǒng)一教材、試卷、考試時間，證書全國通用。獲取秘書資格證書的申報條件：五級秘書（具備以下條件之一者）：（1） 經(jīng)五級秘書正規(guī)培訓(xùn)達規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)學(xué)時數(shù)，并取得結(jié)業(yè)證書。（2）

6、 在本職業(yè)連續(xù)見習(xí)工作2年以上。四級秘書（具備以下條件之一者）：（1）取得五級秘書職業(yè)資格證書，連續(xù)從事本職業(yè)工作2年以上，經(jīng)四級秘書正規(guī)培訓(xùn)達規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)學(xué)時數(shù)，并取得結(jié)業(yè)證書。（2）取得五級秘書職業(yè)資格證書，連續(xù)從事本職業(yè)工作3年以上。（3）連續(xù)從事本職業(yè)工作4年以上。（4）取得經(jīng)勞動和社會保障行政部門審核認(rèn)定、以四級秘書技能為培養(yǎng)目標(biāo)的中等以上職業(yè)學(xué)校本職業(yè)（專業(yè)）畢業(yè)證書。三級秘書（具備以下條件之一者）：（1）取得四級秘書職業(yè)資格證書，連續(xù)從事本職業(yè)工作4年以上，經(jīng)三級秘書正規(guī)培訓(xùn)達規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)學(xué)時數(shù)，并取得結(jié)業(yè)證書。（2）取得四級秘書職業(yè)資格證書，連續(xù)從事本職業(yè)工作5年以上。（3） 取得大學(xué)

7、本科畢業(yè)證書，并連續(xù)從事本職業(yè)工作2年以上。二級秘書（具備以下條件之一者）：（1）取得三級秘書職業(yè)資格證書，連續(xù)從事本職業(yè)工作4年以上，經(jīng)二級秘書正規(guī)培訓(xùn)達規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)學(xué)時數(shù)，并取得結(jié)業(yè)證書。 （2）取得三級秘書職業(yè)資格證書，連續(xù)從事本職業(yè)工作6年以上。（3）取得大學(xué)本科畢業(yè)證書，并連續(xù)從事本職業(yè)工作4年以上。培訓(xùn)教材及教授內(nèi)容：（一）秘書職業(yè)考核的內(nèi)容以秘書國家職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和秘書國家職業(yè)資格培訓(xùn)教程為依據(jù)。（二）秘書職業(yè)考核的內(nèi)容包括職業(yè)道德、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)素質(zhì)、案例分析、工作實務(wù)等四個基本內(nèi)容。（三）涉外秘書增加外語考核部分，秘書職業(yè)資格二級增加業(yè)績評估范圍。二、秘書的類別（二）現(xiàn)代秘書的職責(zé)毛澤東和機

8、要秘書張玉鳳2010年10月12日，駐利比亞大使王旺生會見利比亞總?cè)舜螅ㄗh會）外事秘書沙胡米，就中阿（拉伯）友好大會事宜及中利雙邊關(guān)系等進行了友好交談。 三、秘書的職業(yè)特征（一）輔助性管理 參與管理的輔助性 輔助管理的全過程 處理事務(wù)的被動型 工作結(jié)果的幕后性（二）綜合性服務(wù) 工作內(nèi)容的多樣性 綜合服務(wù)的全面性 工作服務(wù)的前導(dǎo)性 第二節(jié) 秘書工作的內(nèi)容、特點和作用一、秘書工作的內(nèi)容二、秘書工作的性質(zhì)三、秘書工作的特點四、秘書工作的作用一、秘書工作的內(nèi)容（一）秘書工作的任務(wù) 1951年，我國政務(wù)院召開全國第一次秘書長會議，發(fā)布決定，對各級政府機關(guān)秘書長或辦公廳主任的工作任務(wù)作出了具體規(guī)定。共包括

9、7項：1、 協(xié)助首長綜合情況，研究對策，推行工作；2、 協(xié)助首長密切各方面的工作關(guān)系；3、 協(xié)助首長掌管機關(guān)內(nèi)部的統(tǒng)一戰(zhàn)線工作；4、 協(xié)助首長掌管保密工作；5、 掌管機要工作；6、 主持日常行政事務(wù)； 7、 掌管機關(guān)事務(wù)工作 。 參與政務(wù)，掌管事務(wù)具體包括：調(diào)研工作；信息工作；協(xié)調(diào)工作；督查工作；文書工作；檔案工作；會議工作；信訪工作；保密工作；事務(wù)管理工作。 秘書理論與實務(wù) （二）秘書/助理的工作職掌與權(quán)責(zé)項目內(nèi)容1、日常行事計劃表管理預(yù)約會面的受理及安排，預(yù)定表的制作及分發(fā)，預(yù)定計劃的變更及聯(lián)系、調(diào)整、向有關(guān)方面聯(lián)絡(luò)、交涉、調(diào)整，向上司再次確定，預(yù)計計劃進行管理，交通工具的選定、訂座與購票

10、，旅費及預(yù)付款等的收受2、環(huán)境的整理準(zhǔn)備照明及隔音的管理、色彩的調(diào)整、空氣的調(diào)節(jié)（換氣和溫度），上司辦公室和會客室的整理、清掃、裝飾、更換擺設(shè)、辦公室配置的檢查、上司辦公桌的整理、用品、消耗品的準(zhǔn)備和管理3、會議工作開會通知的制作及寄發(fā)、參加者名簿的制作、會場的選定及預(yù)約、會場的設(shè)立、必要用品等準(zhǔn)備、確認(rèn)出席者、與延遲未到者的聯(lián)絡(luò)、茶點及飯菜的準(zhǔn)備、會場結(jié)束后的整理、議事記錄的制作及分發(fā).項目內(nèi)容4、照顧身邊瑣事照顧茶點和吃飯、跑腿（到銀行、郵局、百貨公司等）、向醫(yī)院、理發(fā)廳預(yù)約、名片、文具用品、圖書、用具等購買和管理、上司健康的管理（包括藥品的準(zhǔn)備等）、與上司家人的聯(lián)絡(luò)、私人事情的幫忙和各種

11、有關(guān)團隊的聯(lián)絡(luò)及調(diào)整，上司外出的準(zhǔn)備、汽車的安排（與司機聯(lián)絡(luò)及調(diào)整）、上司的接送、上司其它事務(wù)的代理。5、會計方面的業(yè)務(wù)各種傳票的制作、旅費、交際費、機密費、各種會費的出納、結(jié)帳、上司私人的出納、支票和票據(jù)的處理、稅務(wù)手續(xù)的代辦與記帳。6、緊急情況的處理發(fā)生火災(zāi)、地震、風(fēng)水害等緊急情況時，對來訪客人的疏導(dǎo)、急病及意外事故的處理、非法侵入者的處置、勞動問題決裂和紛爭時的處理，發(fā)生緊急情況時，對公司內(nèi)、外的聯(lián)絡(luò)。項目內(nèi)容7、接待工作面談、執(zhí)行訪客的安排、上司不在及上司正在工作時的應(yīng)對、向上司傳達、引導(dǎo)訪客到上司辦公室或會客室，加以招待（茶點、飲食等的準(zhǔn)備及端送）接送、上司辦公室及會客室的事后處理，

12、安排送花、送水果等到飯店客戶去。8、交際應(yīng)酬的業(yè)務(wù)電話的接聽、傳達、代替上司接、打電話、上司不在時的應(yīng)付。9、文書的制作婚喪喜慶的信息收集、確認(rèn)及聯(lián)絡(luò)、婚喪喜慶電報的拍發(fā)、各種行事的通知及邀請函等回復(fù)（參加與否）的制作與寄發(fā)，婚喪喜慶的會場的招待工作，代表參加喪禮、答謝及探病禮品的選定、購買、管理、發(fā)送。項目內(nèi)容10、信息的搜集加工文獻和資料要點的制作及復(fù)印，和上司有關(guān)者的名簿及通訊的制作、翻譯、口頭翻譯、信息處理機器（個人計算機等）的操作和管理11、文書的處理公司內(nèi)外文書的收發(fā)、秘密文件的處理，請示書及傳閱文書等的傳達、文書處理機器（電傳打字機、傳真機）的操作和管理。12、文書的處理和保管卷

13、宗：文書的整理、保存、廢棄、文書整理的操作和管理，資料整理：名片、雜志、圖書、磁盤等的整理、保存、廢棄、報紙雜志的剪貼整理，訪客卡片和會面簿等的保管整理、檢索。項目內(nèi)容13、資料的儲存、檢索上司及秘書用數(shù)據(jù)庫的制作、數(shù)據(jù)庫的利用、文獻及資料索引的制作、儲存、檢索和上司有關(guān)者的個人記錄資料的制作、儲存和檢索14、溝通支持性工作客戶服務(wù)、美工設(shè)計、媒體應(yīng)對、公關(guān)活動企劃、主持公司慶典、參加應(yīng)酬、外勤工作、其它主管臨時交辦事項15、特別命令事項的執(zhí)行特別命令事項的處理及報告 學(xué)院曾對市的100家中小型企業(yè)（其中國營企業(yè)15家，外資企業(yè)18家，合資企業(yè)30家，鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)27家，私營企業(yè)10家）開展過問卷

14、調(diào)查，調(diào)查者列舉了23項工作，秘書從業(yè)人員是否認(rèn)可和是否承擔(dān)承擔(dān)該項工作的統(tǒng)計數(shù)據(jù)如下：(1)撰寫各種文字材料，認(rèn)可度100%、實際承擔(dān)100%；（2）處理商務(wù)文書，認(rèn)可度75%、實際承擔(dān)100%；(3)搜集信息，備領(lǐng)導(dǎo)咨詢，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)作出正確的經(jīng)營決策，認(rèn)可度82%、實際承擔(dān)65%；(4)管好檔案、資料，認(rèn)可度70%、實際承擔(dān)85%。(5)有效組織會議，做好會務(wù)工作，認(rèn)可度100%、實際承擔(dān)100%二、秘書工作的性質(zhì)輔助性 1、通過考察秘書工作產(chǎn)生、發(fā)展的過程，我們發(fā)現(xiàn)，秘書工作是出現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)人出現(xiàn)之后，才應(yīng)運而生的 。 2、考察秘書工作的具體內(nèi)容，可以發(fā)現(xiàn)，秘書從事調(diào)研、收集信息、處理

15、文書、督促查辦等工作，最終指向是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。 3、秘書部門在組織機構(gòu)中的中介地位，也決定了秘書工作的輔助性。輔助性的特征：輔助的直接性；輔助的全面性；輔助的非獨立性。三、秘書工作的特點機要性被動性事務(wù)性四、秘書工作的作用樞紐作用參謀、助手作用耳目作用協(xié)調(diào)作用形象作用第三節(jié) 秘書學(xué)的含義、研究對 象和研究方法一、秘書學(xué)的性質(zhì)與研究對象二、秘書學(xué)的研究領(lǐng)域三、秘書學(xué)與相關(guān)學(xué)科的關(guān)系四、秘書學(xué)的研究方法一、秘書學(xué)的性質(zhì)與研究對象（一）秘書學(xué)的學(xué)科性質(zhì)秘書學(xué)是一門研究秘書工作和秘書活動規(guī)律的科學(xué)，是一門綜合性的應(yīng)用學(xué)科。 應(yīng)用說 分支說 邊緣說 綜合說 實踐說（二）秘書學(xué)的研究對象代表性觀點介紹：秘書

16、工作居主導(dǎo)地位。秘書、秘書機構(gòu)、秘書工作。輔助領(lǐng)導(dǎo)說。秘書活動說。（一）秘書史：通史/國別史/斷代史/專項秘書史（二）秘書理論：基礎(chǔ)秘書理論/應(yīng)用秘書理論/交叉秘書理論 （三）秘書業(yè)務(wù)： 文字、文書、信息、協(xié)調(diào)、督查、信訪、接待、會議、值班等（四）秘書技術(shù)： 秘書人員用于處理事務(wù)的方法、手段和技能，與秘書業(yè)務(wù)相比，有更強的實踐性、可操作性。二、秘書學(xué)的研究領(lǐng)域1、秘書學(xué)與哲學(xué)2、秘書學(xué)與管理學(xué)3、秘書學(xué)與行政學(xué)4、秘書學(xué)與領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)5、秘書學(xué)與信息學(xué)6、秘書學(xué)與文書學(xué)、檔案管理學(xué)7、秘書學(xué)與應(yīng)用寫作學(xué)8、秘書學(xué)與公共關(guān)系學(xué)三、秘書學(xué)與相關(guān)學(xué)科的關(guān)系1、歷史和邏輯相統(tǒng)一的方法2、理論與實踐相結(jié)合的

17、方法3、學(xué)科比較的方法4、經(jīng)驗分析的方法5、案例的研究方法四、秘書學(xué)的研究方法第二章 秘書機構(gòu)一、秘書機構(gòu)的名稱二、秘書機構(gòu)的性質(zhì)和特征三、秘書機構(gòu)的設(shè)置四、秘書機構(gòu)的地位和職能 一、秘書機構(gòu)的名稱秘書機構(gòu)是各級各類領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的綜合性辦事機構(gòu)。秘書機構(gòu)有廣義和狹義之分。狹義：是指擔(dān)負(fù)文牘性工作，并直接為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)的辦事部門，如辦公廳中的秘書、文書、機要等業(yè)務(wù)部門。廣義：是指具有參謀助手、溝通協(xié)調(diào)、督促協(xié)調(diào)等功能，并為領(lǐng)導(dǎo)工作和機關(guān)工作服務(wù)的辦事部門，如辦公廳中的秘書、文書、機要、信息、調(diào)研、協(xié)調(diào)、督查、信訪、接待和值班等業(yè)務(wù)部門。狹義秘書機構(gòu)的服務(wù)對象是領(lǐng)導(dǎo)工作，廣義秘書機構(gòu)的服務(wù)對象是領(lǐng)導(dǎo)工

18、作和機關(guān)工作。二、秘書機構(gòu)的性質(zhì)和特征1、秘書機構(gòu)的性質(zhì)輔助性2、秘書機構(gòu)的特點輔助功能的綜合性。其全面性和全局是其它職能部門和咨詢機構(gòu)所不具備的。所處位置的中樞性。所謂中樞機關(guān)，就是在決策管理系統(tǒng)中起主導(dǎo)作用的機關(guān)，秘書機構(gòu)是最貼近中樞機關(guān)的辦事部門。組織關(guān)系的封閉性。只接受本級機關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)，直接對本級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)負(fù)責(zé)。3、秘書部門與職能部門的區(qū)分秘書部門地位和功能與職能部門的不同點，如表部門名稱 工作范圍 職 能 工作性質(zhì) 地 位 秘書部門 無法分解到具體業(yè)務(wù)部門的工作 全局范圍內(nèi)提供輔助服務(wù)、人事溝通、綜合協(xié)調(diào)全局性 承上啟下，聯(lián)系左右，溝通各方的樞紐 職能部門 某一項具體職能部門的業(yè)務(wù)工作

19、分工專管某項業(yè)務(wù)局部性 承擔(dān)某項業(yè)務(wù)職責(zé) 表1-2 秘書部門與職能部門的區(qū)別三、秘書機構(gòu)的設(shè)置 根據(jù)級別層次的不同，秘書機構(gòu)可分別稱為辦公廳、辦公室、秘書處、秘書科、秘書股等。 各級政府機構(gòu)設(shè)置國務(wù)院辦公廳秘書一局秘書二局秘書三局國務(wù)院應(yīng)急管理辦公室（國務(wù)院總值班室）督查室電子政務(wù)辦公室。人事司行政司財務(wù)室浙江省政府辦公廳秘書處綜合處信息處督查室農(nóng)業(yè)處工業(yè)處財經(jīng)處發(fā)展處涉外處科教處人事處行政處保衛(wèi)處紹興市人民政府辦公室秘書處 綜合處 城交處 科教處 工業(yè)處 商旅社保處 涉外處 農(nóng)業(yè)政法處 信息處 督查處 調(diào)研處 政治處 接待辦 政報室 行政處 法規(guī)處 行政復(fù)議處 應(yīng)急辦 紹興縣人民政府辦公室

20、秘書科綜合科調(diào)研科信息科督查科 工業(yè)科農(nóng)經(jīng)科城交科流通涉外科科教文衛(wèi)科政工科縣政府法制辦公室縣委、縣府接待處 公司企業(yè)中的秘書部門是公司企業(yè)內(nèi)部的行政管理機構(gòu)，是在經(jīng)理、廠長領(lǐng)導(dǎo)之下設(shè)置的履行輔助管理和綜合服務(wù)職責(zé)的綜合機構(gòu)。由于公司、企業(yè)不同，秘書部門的設(shè)置也多種多樣。 董事會（董事長） 總經(jīng)理 工廠部 總工程師 副總經(jīng)理 總經(jīng)濟師 總會計師 生產(chǎn)部 開發(fā)部 行政部 銷售部 財務(wù)部質(zhì)檢部 人事部 采購部貨倉部 計劃部技術(shù)部 公司企業(yè)的秘書部門的種類部門種類 稱 謂 所在企業(yè)類型 職 能 綜合性的秘書部門 公司辦公室或集團辦公室 國有大中型企業(yè)、國有公司等帶有行政機關(guān)管理特色的公司、工礦企業(yè)和

21、商業(yè)企業(yè) 全面掌管單位內(nèi)部的行政管理事務(wù)，負(fù)責(zé)對外宣傳、聯(lián)絡(luò)、開展公共關(guān)系事務(wù)，甚至涉及輔助業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)的工作 職能性的秘書部門 經(jīng)理辦公室或廠長辦公室 公司企業(yè)作為行政辦公室 擔(dān)負(fù)單位內(nèi)部行政事務(wù)和其他事務(wù)性、臨時性的工作任務(wù)，協(xié)調(diào)各個職能部門之間的關(guān)系 部門種類 稱 謂 所在企業(yè)類型 職 能 專業(yè)性的秘書部門 文秘室或值班室 人員規(guī)模比較小的公司企業(yè)中 負(fù)責(zé)單位文書信函的撰寫制發(fā)，管理文件檔案，接打電話、接待來客以及單位領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦的各種工作 由一兩名秘書承擔(dān)的秘書辦公室 前臺 公司企業(yè)規(guī)模小，不設(shè)秘書部門的單位 全時在崗，負(fù)責(zé)電話接聽、文電處理、文稿制作、來客接待等 續(xù) 表 臨時性秘書機構(gòu)

22、臨時性秘書機構(gòu)是指各級各類領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)在實際工作需要時所設(shè)置的非常設(shè)性秘書班子，主要是為解決臨時發(fā)生的重要事件、臨時組織的重要活動或會議等所成立的為臨時性領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)服務(wù)的秘書機構(gòu)。四、秘書機構(gòu)的地位和職能（一）地位（二）秘書機構(gòu)的職能1.參謀助手職能基本職能參謀職能表現(xiàn)在：（1）有意識地為領(lǐng)導(dǎo)收集、整理信息。 （2）隨時為領(lǐng)導(dǎo)提供參謀性服務(wù)。2.督促檢查3.綜合協(xié)調(diào)職能第三章 秘書素養(yǎng)與悟性第一節(jié) 秘書的智能結(jié)構(gòu)第二節(jié) 秘書職業(yè)道德第三節(jié) 秘書心理與性格第四節(jié) 秘書與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系 國際專業(yè)秘書協(xié)會章程，對于秘書的基本素質(zhì)提出如下要求：1、象心理學(xué)家一樣善于觀察和理解他人2、象政治家一樣有靈敏的頭腦3、

23、象外交家一樣有瀟灑的風(fēng)度4、有調(diào)查各種棘手問題的豐富經(jīng)驗5、有良好的速記能力及文字功夫6、熟悉各種商業(yè)往來中的法律關(guān)系7、能熟練地使用各種辦公自動化機器8、具有擔(dān)當(dāng)全面金融和稅務(wù)方面的知識9、能熟練地對各種文件資料進行整理歸類。 第一節(jié) 秘書的智能結(jié)構(gòu)一、秘書的知識結(jié)構(gòu)知識結(jié)構(gòu)是知識在每個人頭腦中的內(nèi)化狀況，包括各種知識間的比例，聯(lián)系和相互作用，各人興趣不同，知識結(jié)構(gòu)各有差異，而知識結(jié)構(gòu)能決定一個人的發(fā)展方向。第一層 基礎(chǔ)知識第二層 專業(yè)知識第三層相關(guān)知識二、秘書的基本能力（一）表達能力（二）調(diào)研能力（三）辦事能力（四）人際關(guān)系能力（五）操作能力第二節(jié) 秘書職業(yè)道德（一）秘書的職業(yè)道德 在秘書

24、職業(yè)活動中所必須遵循的，與秘書這特定職業(yè)相適應(yīng)的行為規(guī)范，是社會道德在秘書職業(yè)活動中的具體體現(xiàn)，是秘書職業(yè)活動長期實踐的產(chǎn)物。 在秘書素質(zhì)體系中，職業(yè)道德是最根本、最重要的的構(gòu)成因素，是知識、能力、心理等其他構(gòu)成因素的核心和靈魂。（二）秘書職業(yè)道德規(guī)范1、忠誠： 忠誠的內(nèi)涵比較豐富，忠誠于秘書崗位、事業(yè)，忠誠領(lǐng)導(dǎo)，忠誠于國家、人民。2、廉潔 清廉是秘書人員的立身之本。特別對公務(wù)秘書尤為重要。3、謙和是秘書人員在職業(yè)活動中處理人際關(guān)系的基本原則。4、謹(jǐn)慎秘書工作須細致謹(jǐn)慎，這是秘書工作性質(zhì)，內(nèi)容所決定的。5、守密是秘書人員應(yīng)加強守密的道德意識，培養(yǎng)成良好的保密習(xí)慣（三）加強秘書職業(yè)道德修養(yǎng)職業(yè)道

25、德修養(yǎng)是一個長期磨練和實踐的過程，注意：1、強化職業(yè)意識 強烈的職業(yè)意識為秘書自我修養(yǎng)樹立了目標(biāo)，使秘書的職業(yè)道德修養(yǎng)成為自己完成社會角色的自覺行為。2、道德學(xué)習(xí)和實踐注意獲取道德知識，加強對道德的歷史、范疇、規(guī)范、要求等道德理論的理解，把職業(yè)道德意識變?yōu)樽杂X的職業(yè)習(xí)慣。3、提高個性心理品質(zhì)。陳布雷，名訓(xùn)恩，字畏壘。浙江慈溪人。1890年生。1911年畢業(yè)于杭州浙江高等學(xué)校，1926年在江西加入國民黨，先后任國民黨中央宣傳部副部長、蔣的侍從室主任、中央政治會議秘書長等職?？谷諔?zhàn)爭爆發(fā)后，任國民政府軍事委員會副秘書長，有蔣介石的“文膽”之稱。 田家英，四川成都人。1936年在成都參加抗日救亡工作

26、。1938年入陜北公學(xué)學(xué)習(xí)。同年加入中國共產(chǎn)黨。1942年1月8日，田家英在解放日報發(fā)表的雜文從侯方域說起，受到毛澤東的好評。1948年，經(jīng)過胡喬木的推薦，田家英到毛澤東身邊當(dāng)秘書，直至1966年。第三節(jié) 秘書的心理與性格 上司挨罵之后 這家規(guī)模公司不大，總經(jīng)理辦公室只有3個秘書，主任老劉、經(jīng)驗豐富的小張和小王。這天上午，小張外出有事。十點左右，企劃部有人來電話讓小王過去取份材料，她剛走，總經(jīng)理就來電話，讓主任把去年的工作總結(jié)送過去。負(fù)責(zé)文件收發(fā)的是小王。主任左翻右翻怎么也找不到去年的工作總結(jié)，于是等得不耐煩的總經(jīng)理在電話里大發(fā)雷霆：“怎么搞的？連份總結(jié)也找不到，你這個主任一天到晚在干些什么？

27、”有什么辦法？主任沮喪地只好等小王回來。小王剛進門，主任就把自己胸中的怒氣全部朝小王頭上傾泄：“托您的福，總經(jīng)理給了好果子吃！你干什么去了？！” 小王想說明，但主任沒有給她說話的余地：“廢物！飯桶！” 小王怎么受得了這樣的委屈，她淚流滿面地沖出辦公室，屋里只剩下主任對著碩大的天花板抽悶姻。 這時，小張回來了。面對這種情況，現(xiàn)在小張應(yīng)該怎么辦？現(xiàn)在小張有這么幾種選擇： a、“小王經(jīng)常犯這種毛病，存完文件不說一聲，我都說過她好幾次了！”b、趕緊找出文件遞給上司。c、趕緊找出文件給老板送去。d、“老板這些天也真像吃錯藥了！”e、“頭，實在不好意思，我要是早點回來就好了?！?對于秘書以上幾種選擇，你認(rèn)

28、為哪種選擇比較合適，請說明理由，并對其他幾種選擇進行評析 動機和興趣情感和意志氣質(zhì)和性格一、優(yōu)秀秘書的心理品質(zhì)動機和興趣1、動機是促使秘書行動的原因，是秘書心理活動中的重要機能。秘書應(yīng)注意使自己具備高尚的職業(yè)動機，缺乏動機和動機不正的人，是不可能勝任秘書工作的。2、興趣是秘書積極探究某種事物或某項活動的意識傾向，興趣會引起持久的注意力，從而不斷獲得新知識，秘書的興趣應(yīng)注意廣泛興趣和中心興趣的結(jié)合。情感和意志1、情感：是秘書對客觀事物是否符合其需要而產(chǎn)生的內(nèi)心體驗，在秘書活動中，情感既可起到正面的推動作用，也可能起到反向的減力作用。2、意志：是秘書自覺地確定目標(biāo)，支配行動，克服困難，實現(xiàn)預(yù)定目標(biāo)的心理過程。秘書意志的自覺性，秘書意志的果斷性，秘書意志的自制性。氣質(zhì)和性格1、氣質(zhì)：氣質(zhì)是指一個秘書較穩(wěn)定的心理活動加動力特征，氣質(zhì)的劃分只是相對的，秘書人員應(yīng)該根據(jù)職業(yè)特點和自身狀況，自覺重視和加強氣質(zhì)修養(yǎng)，克服不良的氣質(zhì)傾向，培養(yǎng)良